Superintendencia Financiera de Colombia

CIRCULAR EXTERNA 13 DE 2013 

(Mayo 3)

Ref.: Modificación de las instrucciones relativas a las cuentas de ahorro con trámite simplificado y del numeral 1º de la Circular Externa 7 de 2013.

Este despacho, en uso de sus facultades, en especial la prevista en el numeral 9º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010 y con el fin de promover mecanismos que faciliten la inclusión financiera, considera necesario modificar las instrucciones relacionadas con el trámite simplificado para la apertura de cuentas de ahorro.

En consecuencia, a través de la presente circular se realizan los siguientes ajustes:

1. Se modifican los numerales 6º “Trámite simplificado para la apertura de cuentas de ahorro”, 6.1 “Condiciones especiales para el trámite simplificado de apertura de cuentas de ahorro”, 6.2 “Información a los consumidores financieros”, 6.3 “Extractos”, 6.4 “Instrucciones especiales respecto de la administración de los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo y de riesgo operativo” y 6.6 “Terminación de las cuentas” del capítulo cuarto del título II de la Circular Básica Jurídica.

2. Se modifica el literal q) del numeral 4.2.2.1.1.2 “Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de solicitud de vinculación de clientes y de realizar entrevistas”, así como el numeral 5.2 “Transferencias nacionales” del capítulo décimo primero del título I de la Circular Básica Jurídica.

3. Adicionalmente, se modifica el numeral 1º de la Circular Externa 7 de 2013, con el fin de aclarar que el numeral 7º “Instrucciones relativas a la administración y el manejo de los depósitos de dinero electrónico de personas naturales” se incorpora al capítulo cuarto del título II de la Circular Básica Jurídica.

La presente circular rige a partir de su publicación y modifica las demás disposiciones que resulten contrarias.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de los establecimientos de crédito.

TÍTULO I

CAPÍTULO XI-Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

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i) Los productos o servicios financieros abiertos a nombre de los beneficiarios del programa “Familias en acción” y “Familias guardabosques” que hacen parte del programa “Contra cultivos ilícitos” administrados por la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional (Acción Social), siempre que estén destinadas exclusivamente al manejo de los recursos provenientes de dichos programas.

j) Aquellas operaciones, productos o servicios financieros en los cuales la información del potencial cliente se suministre directamente por una caja de compensación legalmente constituida y contenga cuando menos, la información de que trata el numeral 4.2.2.1.1.

k) Cuentas de ahorro abiertas exclusivamente para el pago de nómina. Cuando se manejen otros recursos en tales cuentas, no se aplicará dicha excepción.

l) Cuentas de ahorro electrónicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.

m) Las carteras colectivas en las que se inviertan los recursos recuperados que se restituyan a los afectados por los captadores o recaudadores no autorizados, a que se refiere el Decreto 4334 de 2008 y demás normas que lo que lo modifiquen, sustituyan o adicionen. Dicha excepción se aplicará exclusivamente para la inversión de los citados recursos.

n) Las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su apertura, a las que se refiere el numeral 6º del capítulo IV del título II de la Circular Básica Jurídica.

o) Los créditos educativos de que trata el artículo 10.7.1.1.8. el Decreto 2555 de 2010, otorgados a personas naturales. Para que proceda esta excepción, el Instituto Colombiano de Crédito y Estudios Técnicos en el Exterior —Icetex— deberá contar con mecanismos alternativos que le permitan realizar un adecuado conocimiento de los destinatarios de tales créditos y que reconozcan la naturaleza de las operaciones que realiza.

p) Las transferencias de recursos de que trata el artículo 1º del Decreto 4830 de 2010, realizadas por el Fondo Nacional de Calamidades a entidades públicas del orden nacional o territorial para ser administrados por estas. Tratándose de los ordenadores del gasto y de las firmas autorizadas que puedan disponer de los recursos que el fondo sitúe en las carteras colectivas de la Fiduciaria Previsora S.A. o de la entidad que para el efecto designe el Gobierno Nacional para la administración del fondo, contarán con veinte (20) días para obtener la información respectiva.

q) Los depósitos de dinero electrónico a los que se refiere el inciso primero del artículo 2.1.15.1.2 del Decreto 2555 de 2010 que cumplan con las características previstas en los numerales 7.1 y 7.2 del capítulo cuarto del título II de la presente circular y las cuentas de ahorro con trámite simplificado cuyos saldos máximos no excedan en ningún momento tres (3) salarios mínimos legales mensuales vigentes, de acuerdo con lo señalado por el numeral 6.4 del mencionado capítulo. Tales depósitos y cuentas de ahorro estarán exceptuadas además, de las obligaciones contenidas en las siguientes disposiciones del presente capítulo:

(i) Los literales b) y c) del numeral 4.2.2.1.1 “Conocimiento del cliente”;

(ii) El numeral 4.2.2.1.1.3 “Personas públicamente expuestas”; y

(iii) El numeral 4.2.2.1.2 “Conocimiento del mercado”.

Adicionalmente, para los mencionados depósitos y cuentas de ahorro, la segmentación de los factores de riesgo a la que se refiere el numeral 4.2.2.2.2 del presente capítulo, deberá realizarse con la información que tengan disponible las entidades.

En todo caso, los establecimientos de crédito, a medida que cuenten con información adicional, deberán dar cumplimiento a las instrucciones del presente capítulo.

Las anteriores excepciones no eximen a las entidades vigiladas de llevar a cabo el conocimiento de sus clientes de acuerdo con los parámetros establecidos en el presente capítulo.

4.2.2.1.1.3. Personas públicamente expuestas.

El Sarlaft debe prever procedimientos más exigentes de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, tales como: personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público.

En tal sentido, el Sarlaft debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar los casos de clientes que responden a tales perfiles, así como procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones que realizan. En todo caso, el estudio y aprobación de la vinculación de tales clientes deberá llevarse a cabo por una instancia o empleado de jerarquía superior al que normalmente aprueba las vinculaciones en la entidad.

El evento en que un cliente o beneficiario final pase a ser una persona públicamente expuesta en los términos señalados en el presente numeral, deberá informarse a la instancia o empleado de jerarquía superior encargado de tales vinculaciones.

TÍTULO I

CAPÍTULO XI-Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

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Al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades vigiladas deben exigir a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias de la transferencia la siguiente información:

• En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación, domicilio y número telefónico.

• En el caso de personas jurídicas: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio y número telefónico.

Cuando se actúe a través de mandatario deberá exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.

5.1.2. Transferencias realizadas a través de Money Remitters o cualquier otro sistema.

5.1.2.1. Información del ordenante.

La siguiente es la información mínima del ordenante que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago: nombres y apellidos, país, ciudad y entidad originadora/Money Remitters.

En el caso en que el mensaje relacionado contenga información adicional debe capturarse tal información.

5.1.2.2. Pagos de transferencias.

Al momento de pagar transferencias del exterior, las entidades vigiladas deben exigir a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias de la transferencia, la siguiente información:

• En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación, domicilio y número telefónico.

• En el caso de personas jurídicas: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio y número telefónico.

Cuando se actúe a través de mandatario deberá exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.

5.2. Transferencias nacionales.

En el caso de transferencias nacionales, la siguiente es la información mínima del ordenante y beneficiario que debe permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago:

• En el caso de personas naturales: nombre/s y apellido/s; tipo y número de identificación, domicilio, número telefónico y ciudad.

• En el caso de personas jurídicas: Nombre o razón social, NIT, tipo y número de identificación de quien actúa como representante legal, domicilio, número telefónico y ciudad.

Cuando se actúe a través de mandatario deberá exigirse además el nombre/s y apellido/s y tipo y número de identificación.

Tratándose de las cuentas de ahorro electrónicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen, así como las cuentas de ahorro con trámite simplificado para su aperturaa que se refieren el numeral 6º del capítulo IV del título II de la Circular Básica Jurídica, la información mínima del ordenante que deberá permanecer con la transferencia o mensaje relacionado a través de la cadena de pago, será el nombre, el número de identificación y la fecha de expedición del respectivo documento de identidad.

En el caso de los depósitos de dinero electrónico de que tratan los numerales 7.1 y 7.2 del capítulo cuarto del título II de la Circular Básica Jurídica, la información mínima del ordenante que deberá permanecer con la transferencia o mensaje será: el nombre, el número de identificación y la fecha de expedición del respectivo documento de identidad.

6. Práctica insegura.

La SFC califica como práctica insegura y no autorizada, conforme lo establecido en el literal a) del numeral 5º del artículo 326 EOSF, la realización de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente capítulo.

TÍTULO II

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j) Indicar que la cuenta será remunerada e informar el período de pago, especificando la tasa de interés en términos efectivos anuales.

k) Las condiciones para interponer quejas o reclamos, sea ante la entidad, ante el defensor del cliente o ante la Superintendencia Financiera de Colombia;

l) Señalar los datos y condiciones para comunicarse con el defensor del cliente de la entidad;

m) Los canales disponibles para la atención de consultas sobre el manejo de la cuenta;

n) Las medidas de seguridad que deberán tener en cuenta para la realización de las operaciones por cada canal, así como el procedimiento para el bloqueo, inactivación, reactivación y cancelación de estas cuentas;

o) Los mecanismos de control de fraude que las entidades ofrezcan a sus clientes, así como el costo de dicho servicio;

p) Informar los demás beneficios adicionales que la entidad establezca; y

q) Cualquier modificación de las condiciones anteriormente señaladas.

6. Trámite simplificado para la apertura de cuentas de ahorro.

Tratándose de cuentas de ahorro que cumplan con las siguientes características:

(i) Dirigidas únicamente a personas naturales;

(ii) Con límites a las operaciones débito por un monto que no supere en el mes calendario tres (3) salarios mínimos legales mensuales vigentes;

(iii) Cuyo saldo máximo no exceda, en ningún momento, ocho (8) salarios mínimos legales mensuales vigentes; y

(iv) Que el cliente sólo tenga una cuenta de ahorro con estas característicasen la respectiva entidad.

Los establecimientos de crédito deberán observar las disposiciones especiales establecidas en el presente numeral y aquellas previstas en el título primero, capítulo décimo primero de la Circular Básica Jurídica “Instrucciones en materia de administración del riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo”.

En lo no previsto en estas normas, las entidades deberán atender las disposiciones legales, así como las instrucciones generales impartidas por esta Superintendencia para las cuentas de ahorro.

Las excepciones y reglas especiales previstas en el presente numeral, aplicarán únicamente en el evento en que las cuentas de ahorro con trámite simplificado cumplan las características aquí establecidas. En caso contrario, los establecimientos de crédito deberán:

(i) Atender las instrucciones generales en materia de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo previstas en el título I, capítulo décimo primero de la Circular Básica Jurídica, en particular, aquellas relacionadas con los procedimientos necesarios para realizar un pleno conocimiento e identificación de sus clientes; y

(ii) Cumplir todos los requerimientos de seguridad y calidad para la realización de operaciones, previstos en el título I, capítulo décimo segundo de la Circular Básica Jurídica.

6.1. Condiciones especiales para el trámite simplificado de apertura de cuentas de ahorro.

Para efectos de realizar la apertura de las cuentas de ahorro con trámite simplificado, los establecimientos de crédito deberán contar como mínimo con la siguiente información contenida en el documento de identidad de los clientes: el nombre completo, el número de identificación y la fecha de expedición del respectivo documento.

En todo caso, las entidades vigiladas deberán establecer procedimientos para verificar el contenido y veracidad de la información del cliente. Para las cuentas de ahorro de que trata el presente numeral, no será necesario conservar tarjetas de registro de firmas ni recolectar huellas dactilares.

6.2. Información a los consumidores financieros.

En virtud de lo previsto en el artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, los establecimientos de crédito deberán informar claramente a los consumidores financieros todas las características y restricciones aplicables a las cuentas de ahorro con el trámite simplificado, así como los efectos de su incumplimiento.

De otra parte, las entidades deberán suministrar a los clientes, a través de mecanismos adecuados, información clara, completa y oportuna, antes y durante la vigencia del contrato, sobre los medios y canales habilitados por la entidad para la realización de operaciones y transacciones.

TÍTULO II

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6.3. Extractos.

Tratándose de las cuentas de ahorro a que se refiere el presente numeral no será necesario que las entidades vigiladas envíen físicamente los extractos; sin embargo, deberán poner a disposición de los clientes los extractos o estados de cuenta, a través de los mecanismos que establezcan para el efecto.

En todo caso, las entidades deberán informar oportuna y claramente a los consumidores financieros dónde, cómo y cuándo pueden acceder a esta información. Igualmente, tales mecanismos deberán permitir que el cliente consulte la información correspondiente a la tasa de interés efectiva reconocida por las entidades sobre el saldo durante el período cubierto, cuando a ello hubiere lugar, los movimientos de la cuenta, la periodicidad y forma de liquidar los rendimientos, así como los cambios que se presenten respecto de esta información.

6.4. Instrucciones especiales respecto de la administración de los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo y de riesgo operativo.

Tratándose de las cuentas de ahorro abiertas con el trámite simplificado de que trata el presente numeral, los establecimientos de crédito deberán adoptar mecanismos especiales en sus sistemas de administración de riesgos, de manera que les permitan administrarlos, considerando las características particulares de estas cuentas.

En este sentido podrán:

a) Establecer un número y monto máximo de transacciones y operaciones permitidas para conservar las características previstas en el presente numeral;

b) Limitar los canales a través de los cuales se pueden realizar dichas transacciones y operaciones; y

c) Las demás que se consideren necesarias.

En todo caso, cuando el saldo máximo de las cuentas de ahorro con trámite simplificado no exceda en ningún momento tres (3) salarios mínimos legales mensuales vigentes, se extenderá la aplicación de las instrucciones especiales para la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo establecidas para los depósitos de dinero electrónico en el numeral 7.7 del presente capítulo.

6.5. Instrucciones especiales en materia de seguridad y calidad para la realización de operaciones.

Las entidades vigiladas deberán observar las disposiciones generales previstas en el título I, capítulo décimo segundo “Requerimientos mínimos de seguridad y calidad para la realización de operaciones”, con excepción de los siguientes requerimientos:

a) La personalización de las condiciones bajo las cuales se les prestarán los servicios, a la que se refiere el numeral 3.1.9 del título I capítulo décimo segundo de la Circular Básica Jurídica.

b) La posibilidad de manejar una contraseña diferente para cada uno de los instrumentos o canales prevista en el numeral 3.1.10 del título I capítulo décimo segundo de la Circular Básica Jurídica.

c) La elaboración del perfil de las costumbres transaccionales de los clientes dispuesta en el numeral 3.1.13 del título I capítulo décimo segundo de la Circular Básica Jurídica.

d) La generación y entrega de soportes en los eventos en que se realicen donaciones, de que trata el numeral 3.3.4. del título I capítulo décimo segundo de la Circular Básica Jurídica.

e) La información y capacitación a los clientes sobre las medidas de seguridad, así como la constancia del cumplimiento de esta obligación, prevista en los numerales 3.3.8. y 3.4.4. del título I capítulo décimo segundo de la Circular Básica Jurídica.

f) El establecimiento de las condiciones sobre las cuales los clientes van a ser informados en línea acerca de las operaciones realizadas con sus productos, de que trata el numeral 3.4.3. del título I capítulo décimo segundo de la Circular Básica Jurídica.

g) La entrega de constancias y paz y salvos sobre productos cancelados a los que se refiere el numeral 3.4.8 del título I capítulo décimo segundo de la Circular Básica Jurídica.

h) La emisión de tarjetas personalizadas señalada en el numeral 6.9 del título I capítulo décimo segundo de la Circular Básica Jurídica.

i) Ofrecer tarjetas débito que manejen internamente los mecanismos fuertes de autenticación de que trata el numeral 6.11 del título I capítulo décimo segundo de la Circular Básica Jurídica.

Sin embargo, los anteriores requerimientos podrán ser implementados por las entidades vigiladas, atendiendo el análisis del sistema de administración de riesgo operativo y las medidas de protección al consumidor financiero que se adopten para este trámite.

6.6. Terminación de las cuentas.

Si al momento de terminar el contrato de las cuentasde que trata el presente numeral el saldo supera tres (3) salarios mínimos legales mensuales vigentes, los establecimientos de crédito deberán realizar todos los procedimientos generales previstos en las normas vigentes para efectuar el diligenciamiento del formulario de vinculación.