Superintendencia Financiera de Colombia

CIRCULAR EXTERNA 13 DE 2016 

(Marzo 30)

Ref.: unificación del medio de envío de la información transmitida a la Superintendencia Financiera de Colombia.

Teniendo en cuenta que las entidades sujetas a inspección, vigilancia y control de esta superintendencia actualmente tienen habilitados tres canales de comunicación, a saber, (i) el sistema Red Digital de Servicios Integrados (RDSI), (ii) el sistema de trámites en línea por internet y (iii) el sistema de canales dedicados, esta superintendencia con el objetivo de realizar una actualización tecnológica y unificar los canales de envío de información, en ejercicio de sus facultades legales, en especial las consagradas en el numeral 5 º del artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y en el numeral 9º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, imparte las siguientes instrucciones:

1. Expedir el documento técnico A-DT-GTI-001 “Transmisión de información a la SFC”, el cual establece el canal de comunicación a través del cual se envíe toda la información objeto de reporte por parte de las entidades sujetas a la inspección, vigilancia y control de la SFC y las siguientes opciones del sistema de trámites en línea por internet: 6 = Envío de informes financieros; 11 = Fondos de capital extranjero; 14 = Portafolios financieros; 15 = Envío de información de operaciones de intermediación; 18 = Transmisión de informes especiales y 22 = Pruebas.

2. Establecer el cronograma para la realización de transmisiones en modo de pruebas y oficiales (“Cronograma de pruebas y transmisiones oficiales”) que determinará la forma en que empezará a utilizarse el documento técnico A-DT-GTI-001, el cual se anexa.

Las entidades deben realizar pruebas obligatorias con el informe que se indica en el cronograma, sin anexos, con corte a 31 de diciembre de 2015.

3. Dejar sin efectos los documentos técnicos SB-DS-016 y SB-DS-015 (relativos a la transmisión de información a través del sistema Red Digital de Servicios Integrados (RDSI)), conforme se ponga en marcha el cronograma del que trata la instrucción segunda de esta circular.

4. La presente circular rige a partir de su publicación.

Se adjunta: (i) documento técnico A-DT-GTI-001 “Transmisión de información a la SFC” y (ii) documento “Cronograma de pruebas y transmisiones oficiales”.

N. del D.: la presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades sujetas a inspección, vigilancia y control.

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Transmisión de información a la SFC

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1. Introducción.

Este documento establece los aspectos a tener en cuenta para la transmisión de la siguiente información a la Superintendencia Financiera de Colombia - SFC:

1. Toda la información objeto de reporte por parte de las entidades sujetas a la inspección, vigilancia y control de la SFC.

2. Las siguientes opciones del sistema de trámites en línea por internet:

6 = Envío de informes financieros;

11 = Fondos de capital extranjero;

14 = Portafolios financieros;

15 = Envío de información de operaciones de intermediación;

18 = Transmisión de informes especiales y

22 = Pruebas.

La información que transmitan las entidades debe ser autenticada por parte del representante legal (principal o suplente), del revisor fiscal (principal o suplente), del contador o del defensor del consumidor financiero, según sea el caso, mediante firma digital, utilizando para el efecto cualquiera de las entidades de certificación existentes en Colombia, que se encuentre debidamente acreditadas en los términos establecidos en la Ley 527 de 1999, el Decreto 333 de 2014 y demás disposiciones que los modifiquen, adicionen o sustituyan. Todo lo anterior, de conformidad con la Circular Externa 24 de 2015.

2. Objetivo.

El objetivo de este documento técnico es facilitar el proceso de envío de información y optimizar los niveles de seguridad en el envío y recepción de la misma a la SFC.

3. Definiciones.

Canal dedicado: medio de comunicación exclusivo entre dos extremos (Entidad > SFC), provistos por un ISP (proveedor de servicios de internet) avalado por la SFC, sin reúso de la conexión lo que permite mejorar las velocidades de transmisión según el ancho de banda contratado.

Línea de comando: método que permite a las personas dar instrucciones a algún programa informático por medio de una línea de texto simple.

Navegador: un navegador web (en inglés, web browser) es un software, aplicación o programa que permite el acceso a la web, interpretando la información de distintos tipos de archivos y sitios web para que estos puedan ser visualizados.

Transmisión: es la transferencia física de datos (un flujo digital de bits) por un canal de comunicación punto a punto o punto a multipunto.

4. Desarrollo.

4.1. Requerimientos técnicos.

Para realizar el envío de la información se debe contar previamente con:

• Java JRE última versión

• Alguno de los siguientes navegadores:

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4.2. Verificación de la versión de Java.

Para garantizar el adecuado funcionamiento del módulo de transmisión de información es requerido, como mínimo, una máquina virtual de Java del tipo JRE 7 update 25.

La verificación de la máquina virtual de Java instalada en la computadora se podrá llevar a cabo siguiendo cualquiera de estas estrategias:

Verificación por línea de comandos o

Verificación por medio de servicios web.

4.2.1. Verificación por línea de comandos.

En una consola de comandos ejecutar la siguiente instrucción: java -version. Si la máquina virtual de Java se encuentra correctamente instalada el resultado de la operación será, por ejemplo, el siguiente: java version “1.7.0_25”

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De lo contrario, si la máquina virtual no se encuentra instalada, el resultado de la operación se mostrará de la siguiente forma:

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En este último caso el usuario administrador del equipo deberá realizar la correspondiente instalación del prerrequisito. Adicionalmente, es importante anotar que el applet requiere de una máquina virtual 1.7.0 update 25 o superior. Por lo tanto, las verificaciones que arrojen resultados con una versión

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menor deberán ser motivo de actualización de acuerdo con las directrices dadas en el numeral 4.3 de este documento.

4.2.2. Verificación por medio de servicios web.

Existen varios servicios web (páginas en internet) encargados de verificar la versión y la correcta instalación de una máquina virtual de Java. Entre otros servicios tenemos los siguientes:

http://javatester.org/ 

http://java.com/es/download/testjava.jsp 

http://java.com/en/download/installed.jsp 

Una verificación exitosa de máquina virtual se visualizará de la siguiente manera (http://java.com/es/download/testjava.jsp):

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Por su parte, Internet Explorer mostrará el siguiente mensaje:

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4.3. Instalación de la máquina virtual.

Si la computadora no cuenta con máquina virtual de Java, es necesario realizar la instalación con un usuario (Administrador) que tenga permisos suficientes para la instalación de software y deberá seguir los pasos descritos a continuación. El proceso se podrá llevar a cabo de la forma tradicional (interfaz gráfica y asistente de instalación) o en modo silencioso aplicable en instalaciones masivas y desatendidas en una red local administrada.

— Descargar la máquina virtual de Java (JRE 7 Update 25 o superior) de la siguiente página: http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/index.html.

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— Aceptar los términos de licencia definidos por Oracle para la respectiva descarga.

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— Después de aceptar los términos de licencia se deberá descargar, en todos los casos (independientemente que el equipo de cliente presente un procesador con arquitectura de 64 bits) la versión x86 Offline de la máquina virtual.

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El archivo descargado presentará la siguiente nomenclatura: jre-<version>-<plataforma>-i586.<exe|rpm> y se deberá ejecutar haciendo doble clic sobre el mismo.

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En la pantalla de bienvenida se deberá hacer clic en el botón Install.

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— El asistente de instalación mostrará una pantalla de avance del proceso tal como la que se ve a continuación.

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— Al finalizar el proceso, el asistente de instalación notificará de la situación con una pantalla de éxito o falla.

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4.4. Solicitud de usuario y contraseña.

Las entidades, deberán enviar un correo electrónico con firma digital del representante legal a la cuenta: soporte@superfinanciera.gov.co con el asunto “Nuevo sistema de transmisión de información - Tipo-Código”, solicitando la asignación del respectivo usuario y contraseña que permita el acceso a este sistema, anexando el formato publicado en la página web de la SFC en el enlace: Interés del vigilado/Reportes/ Índice de reportes de información a la Superintendencia Financiera/ Guías para el reporte de información/ Documentos técnicos/Usuarios para transmisión, con la información correspondiente a las personas autorizadas para realizar los envíos.

Nota:

Si su entidad solicitó usuario para la opción 24 SIRI - creación de ESFA - Estado de Situación Financiera de Apertura y opción 27 Remisión de información de estados financieros NIIF, puede utilizarlo para el envío de su información por este medio.

Por cada entidad se crearán hasta cinco (5) usuarios de acceso. Por este motivo, es importante que las entidades informen oportunamente a la SFC, conforme lo indica el primer inciso de este numeral, cualquier novedad en materia de eliminación, cambio o adición de usuarios.

Si olvidó su contraseña debe solicitar la activación enviando un correo a Soporte@superfinanciera.gov.co siguiendo el mismo procedimiento de solicitud de usuario y contraseña.

4.5. Envío de información.

En este punto es importante tener en cuenta que el tamaño de los archivos que se envíen por medio de este sistema pueden tener un tamaño máximo de 2 Gb. Vale aclarar que el tiempo de envío de archivos de este tamaño, depende de la velocidad del canal dedicado o de internet contratado por la entidad. Si el tamaño del archivo es superior a 2 Gb y menor a 3Gb, la entidad puede comprimirlo, firmarlo y, posteriormente, enviarlo.

Para iniciar la transmisión de información, ingrese a la URL https://www.superfinanciera.gov.co/SuperfinancieraArchivos/, una vez se encuentre en la página, debe suministrar el usuario y la contraseña.

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Al ingresar visualizará los diferentes tipos de informes que puede enviar.

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Para ingresar al componente de carga masiva de archivos se cuenta con dos alternativas:

• Haga clic en el botón
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de la opción
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que se encuentra en el menú central de la página.
• Haga clic izquierdo sobre el menú superior
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y posteriormente haga clic izquierdo sobre la opción
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del menú desplegado. Será dirigido a una nueva ventana.

Nota:

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El diseño de esta advertencia puede variar dependiendo del navegador desde el cual esté trabajando, pero el mensaje es similar.

Ahora el recuadro cambiará a:

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En el módulo “Características del tipo de archivo a enviar”, debe seleccionar la información correspondiente al envío.

En la imagen se pueden ver los procesos de negocio, que utilizan las entidades para enviar su información:

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Para el proceso de negocio “Informes entidades bancarias”, mostrará la siguiente imagen:

Selección del proceso de negocio.

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Ventana de carga de los archivos:

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Para el proceso de negocio “Validación de portafolios”, se desplegará la información como lo muestra la imagen:

Selección del proceso de negocio:

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Ventana de carga de archivo:

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Para el proceso de negocio “Informes financieros entidades supervisadas” se mostrarán las siguientes imágenes:

Selección tipo de informe y proceso de negocio:

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Selección del periodo de corte:

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Selección del tipo envío:

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Ventana de carga de los archivos:

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Para el proceso de negocio “Informes financieros entidades controladas” mostrará las siguientes opciones:

Selección del proceso de negocio y el tipo de reporte:

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Selección del periodo de corte:

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Selección del tipo de envío:

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Ventana de carga de los archivos:

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Para el proceso de negocio “Fondos de capital extranjero” desplegará las siguientes opciones:

Selección del proceso de negocio y del tipo de informe:

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Selección del periodo de corte:

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Selección del tipo de envío:

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Ventana de carga de los archivos:

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Para el proceso de negocio “Operaciones de intermediación” mostrará las siguientes opciones:

Selección de tipo de informe, periodo de corte y tipo de envío:

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Selección del periodo de corte:

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Ventana de carga de los archivos:

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El componente presenta una barra de tareas con algunos botones de acción y otros para contabilizar los archivos en sus distintos estados.

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A continuación se presenta una descripción breve de cada uno.

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El número que se encuentra junto a este ícono indica el número de archivos que se encuentran en la cola de espera para ser cargados en el servidor.

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El número que se encuentra junto a este ícono indica el número de archivos que se están subiendo en el momento al servidor.
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El número que se encuentra junto a este ícono indica el número de archivos que ya se encuentran cargados en el servidor.
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El número de archivos definitivos enviados.

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Permite subir un archivo copiado previamente en el sistema operativo a la cola de carga.

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Permite agregar un archivo a la cola de carga. Despliega un buscador de archivos al presionarlo.

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Realiza la operación de borrado. Al presionarlo despliega un submenú con varias opciones de borrado así:

• Los archivos seleccionados en la vista

• Los archivos en la cola de espera

• Los archivos cargados al servidor

• Anular la subida definitiva de un archivo

• Todos los elementos

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Permite reintentar la carga de un archivo cuando su subida no se ha podido efectuar por algún fallo.

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Permite intercambiar la visualización de los archivos entre la vista de mosaico y la lista de detalle.

Para cargar un archivo primero hay que agregarlo a la cola de carga. Para esto haga clic izquierdo en botón
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o arrástrelo desde el explorador de archivos. Puede arrastrar más de un archivo a la vez. También puede copiar un archivo en su PC (utilizando Ctrl + C o clic derecho + copiar) y luego haga clic izquierdo en el botón
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La zona central de la pantalla se cargará con los detalles del archivo seleccionado, con su nombre completo, su extensión y tamaño. Para enviar el archivo a procesar haga clic en el botón
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Puede cancelar la carga en cualquier momento presionando el botón
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Cuando se complete la carga podrá ver la siguiente interfaz:

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Además, el botón
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es cambiado por el botón de subida en estado desactivado:
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En el caso de que se carguen varios archivos puede observar una barra de desplazamiento.

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Para cambiar el tipo de visualización a una vista de detalle presione el botón
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Puede eliminar un archivo seleccionado de manera individual de la lista de carga presionando el botón
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presente en la esquina superior derecha de la imagen (en una vista en mosaico) o puede proceder a subirlo al servidor presionando el botón
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Adicionalmente puede borrar varios archivos a la vez presionando el botón
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en la barra.

Se desplegará un menú que le permitirá seleccionar que conjunto de archivos borrar:

• Los archivos seleccionados en la vista “Seleccionar”.

• Los archivos en la cola de espera “Espera”.

• Los archivos cargados al servidor “Completado”.

• Anular la subida definitiva de un archivo “Anular”.

• Todos los elementos “Todo”.
Para validar el estado de procesamiento de la información enviada, puede ingresar por la opción
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seleccionando
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Enseguida podrá visualizar el estado, fecha de corte, fecha de envío. Si le es permitido el reenvío, si el envío es para validación y finalmente se habilita la opción de descargar la respuesta al envío realizado.

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La respuesta estará disponible una vez el archivo se haya procesado. Para acceder a esta, debe ubicar la fecha y hora del envío, en la columna
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podrá ver el siguiente símbolo
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que al hacer clic, le permitirá descargar la respuesta.

Nota: La carpeta textos en la que se comparte información se mantiene.

4.6. Gestión de seguridad.

4.6.1. Restaurar contraseña de acceso.
Para restablecer la contraseña de acceso, haga clic izquierdo en el botón
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de la barra superior y siga esta ruta:
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Se desplegará la siguiente interfaz:

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Inserte los datos solicitados y presione el botón
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, aparecerá la siguiente ventana informativa la cual le indica que deberá autenticarse de nuevo en la plataforma.
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4.7. Transmisión de entidades con canales dedicados.

Las entidades que cuenten con canales dedicados para la transmisión de información hacia la SFC, deben configurar las rutas necesarias en sus equipos de red bien sea el firewall, el router y/o los switches para que el tráfico generado por este módulo sea enviado por medio de este canal y así obtener

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una mayor eficiencia en las transmisiones y de igual manera deberán crear un registro en los DNS locales para llegar a la página de la SFC.

Para tal fin, las entidades deben comunicarse con la línea de soporte de la SFC para obtener el direccionamiento que deben configurar en las reglas de enrutamiento y en sus DNS locales.

A continuación se realiza una demostración gráfica del camino que debe tomar el tráfico generado por el módulo de transmisión de información.

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4.8. Contingencia.

En el evento en que se presente una contingencia, este sistema cuenta con canales redundantes (principal y secundario) en esquema activo-pasivo con un nivel de servicio platino que es el más alto que permite el acuerdo marco de precios para servicios de conectividad contratados por la Agencia Colombia Compra Eficiente para las entidades del Estado. En caso de que estos canales, principal y secundario, presenten fallas se puede utilizar el sistema de canales dedicados, teniendo en cuenta que deben tener acuerdos pre-establecidos con los proveedores ISP avalados por la Superintendencia Financiera.

4.9. Soporte.

En el evento de requerir soporte por inconvenientes o dudas sobre el nuevo mecanismo para la transmisión de información, agradecemos comunicarse con la mesa de ayuda, al teléfono 5940200, extensión 1004, de lunes a viernes entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m., o escribir al correo electrónico: soporte@superfinanciera.gov.co.

5. Historial de cambios.

FechaVersiónCambios
   
   

Cronograma de pruebas y transmisiones oficiales

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Cronograma de pruebas y transmisiones oficiales

El informe que se utilice para las pruebas se debe enviar sin anexos.

EntidadInformeFecha de pruebasFecha transmisión oficial
TipoCódigoDesdeHastaDesdeDesde
50 Subordinadas financieras exterior

1 al 15002 de mayo de 201606 de mayo de 201610 de mayo de 2016
16 al 30016 de mayo de 201620 de mayo de 201623 de mayo de 2016
31 al 60023 de mayo de 201627 de mayo de 201631 de mayo de 2016
61 al 114031 de mayo de 201603 de junio de 201607 de junio de 2016
6 Almacenes generales de depósito.Todas007 de junio de 201610 de junio de 201613 de junio de 2016
10 Sociedades de capitalización.0
81 Organismos de autorregulación30 -1 saf
82 Bolsas de valores.1 saf
83 Sociedades administradoras de depósitos centralizados de valores.31 -1 saf
84 Sociedades calificadoras de valores.1-saf
261 Servicios públicos domiciliariosTodas1-saf13 de junio de 201617 de junio de 201620 de junio de 2016
2 Corporación financieraTodas020 de junio de 201624 de junio de 201627 de junio de 2016
23 Administradora fondos de pensiones y cesantías.0
118 Sociedades administradoras de sistemas de pago de bajo valor.0
5 Sociedad FiduciariaTodas027 de junio de 201601 de julio de 201605 de julio de 2016
13 Seguros Generales0
1 Establecimientos BancariosTodas005 de julio de 201608 de julio de 201611 de julio de 2016
4 Compañía de Financiamiento0
15 Cooperativas de segurosTodas011 de julio de 201615 de julio de 201618 de julio de 2016
108 Banco de la República0
400 Bolsas agropecuarias1-saf
402 Cámaras de compensación de las bolsas agropecuarias30-1 saf
501 Sociedades administradoras de sistemas de negociación y de registro de divisas0
502 Sociedades administradoras de sistemas de negociación de valores y de registro de operaciones0
504 Cámaras de riesgo central de contraparte0
505 Sociedades administradoras de sistemas de compensación y liquidación de divisas0
508 Oficinas de representación sin establecimiento de comercio de sociedades fiduciarias0
509 Proveedores de precios para valoración0
600 Titularizadora0-1 saf

Cronograma de pruebas y transmisiones oficiales

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EntidadInformeFecha de pruebasFecha transmisión oficial
TipoCódigoDesdeHastaDesdeDesde
11 Corredores de segurosTodas018 de julio de 201622 de julio de 201625 de julio de 2016
22 Instituciones oficiales especialesTodas025 de julio de 201629 de julio de 201601 de agosto de 2016
25 Entidad administradora del régimen solidario de prima media.0
29 Sociedades de intermediación cambiaria y servicios financieros especiales.0
32 Cooperativas de carácter financiero0
87 Sociedades administradoras de inversión1 -3 saf
91 Fondos de garantía1 saf
101 Entidades gubernamentalesTodas101 de agosto de 201605 de agosto de 201608 de agosto de 2016
109 Entidades especiales - PUC financiero1
111 Oficinas de representación sin establecimiento de comercio1
300 Sistemas centralizados de informaciónTodasOperaciones intermediación08 de agosto de 201612 de agosto de 201616 de agosto de 2016
30 Oro y otros minerales no ferrososTodas1 saf16 de agosto de 201619 de agosto de 201622 de agosto de 2016
33 Tabaco1 saf
35 Calzado y otros artículos de cuero1 saf
36 Madera y corcho1 saf
37 Papel y pulpa de papel1-saf
38 Imprentas y editoriales1-saf
31 AlimentosTodas1 saf22 de agosto de 201626 de agosto de 201629 de agosto de 2016
14 Seguros de vidaTodas029 de agosto de 201602 de septiembre de 201605 de septiembre de 2016
39 Productos químicos y petroquímicosTodas1 saf05 de septiembre de 201609 de septiembre de 201612 de septiembre de 2016
34 Textiles y confeccionesTodas1 saf

12 de septiembre de 201616 de septiembre de 201619 de septiembre de 2016
40 Caucho y plástico1-saf
41 Objetos de barro losa y porcelanaTodas1-saf19 de septiembre de 201623 de septiembre de 201626 de septiembre de 2016
42 Vidrio y productos de vidrio1-saf
43 Cemento1-saf
44 Otros productos minerales no metálicos elaboradosTodas1-saf26 de septiembre de 201630 de septiembre de 201603 de octubre de 2016
45 Siderúrgica1-saf
46 Metalmecánica1-saf
47 Maquinaria, Equipos y Suministros EléctricosTodas1-saf03 de octubre de 201607 de octubre de 201610 de octubre de 2016
48 Equipos de Transporte1-saf

Cronograma de pruebas y transmisiones oficiales

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EntidadInformeFecha de pruebasFecha transmisión oficial
TipoCódigoDesdeHastaDesdeDesde
49 Fabricación de productos diversos 1-saf   
51 Emisiones sindicadas1-saf
52 Electricidad1-saf
53 Distribución de gas y otros combustibles1-saf
54 Acueducto1-saf
55 Edificaciones para viviendas, oficinas o bodegasTodas1-saf10 de octubre de 201614 de octubre de 201618 de octubre de 2016
56 Obras civiles1-saf
57 Otras construcciones1-saf
58 Otras construcciones1-saf
59 Vehículos diversos y repuestos1-saf
60 Comercializadoras de otros artículosTodas1-saf18 de octubre de 201621 de octubre de 201624 de octubre de 2016
61 Transporte aéreo1-saf
62 Transporte marítimo y fluvial1-saf
63 Transporte terrestre1-saf
64 Comunicaciones1-saf
66 Sociedades inversorasTodas1-saf24 de octubre de 201628 de octubre de 201631 de octubre de 2016
67 Otras empresas arrendadoras de equiposTodas1-saf31 de octubre de 201604 de noviembre de 201608 de noviembre de 2016
68 Clínicas1-saf
69 Otros servicios de salud privados1-saf
70 Hoteles, moteles, hostales y similares1-saf
74 Universidades1-saf
77 Centrales de abastos1-saf
78 Centros de convenciones y exposiciones1-saf
85 Comisionistas de Bolsa de Valores1 al 4430-1-3-4 saf08 de noviembre de 201611 de noviembre de 201615 de noviembre de 2016
45 al 10030-1-3-4 saf15 de noviembre de 201618 de noviembre de 201621 de noviembre de 2016
80 Otros servicios ofrecidos por empresas privadasTodas1-saf21 de noviembre de 201625 de noviembre de 201628 de noviembre de 2016
86 Comisionistas independientes de valoresTodas1-saf28 de noviembre de 201603 de diciembre de 201605 de diciembre de 2016
100 Cooperativas1-saf
102 Ganadería (incluye fondos ganaderos)1-saf
93 Fondos mutuos de inversión1 al 431-saf05 de diciembre de 201609 de diciembre de 201612 de diciembre de 2016
44 al 871-saf12 de diciembre de 201616 de diciembre de 201619 de diciembre de 2016

Cronograma de pruebas y transmisiones oficiales

Página 4

EntidadInformeFecha de pruebasFecha transmisión oficial
TipoCódigoDesdeHastaDesdeDesde
 88 al 1301-saf19 de diciembre de 201623 de diciembre de 201626 de diciembre de 2016
103 AgriculturaTodas1-saf26 de diciembre de 201630 de diciembre de 201602 de enero de 2017
104 Silvicultura y reforestación1-saf
105 Caza y pesca1-saf
106 Extracción de petróleo, gas natural y carbón1-saf
110 Otras actividades de servicios comunitarios sociales y personales1-saf
132 Bebidas1-saf
401 Sociedades comisionistas de bolsas agropecuariasTodas1 saf02 de enero de 201705 de enero de 201709 de enero de 2017