CIRCULAR EXTERNA 134 DE 2002 

(Mayo 22)

Solicitud de información financiera del año 2001

Conforme a lo dispuesto en los artículos 22, 45 y 53 de la Ley 643 de 2001, y 4º, 5º, 7º del Decreto 1259 de junio 20 de 1994, corresponde a la Superintendencia Nacional de Salud ejercer la inspección, vigilancia y control de las empresas concesionarias que operan el monopolio rentístico de apuestas permanentes, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones. Con base en las mismas la entidad está facultada para “solicitar información en la forma y oportunidad” requerida.

1. Obligatoriedad para el diligenciamiento y presentación de la información financiera.

Esta circular imparte instrucciones para la presentación de los estados financieros del período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año 2001, utilizando los formatos establecidos por la entidad, los cuales se constituyen en el formulario oficial de la entidad.

La información financiera requerida deberá ser enviada por todos los concesionarios que operan el monopolio rentístico de apuestas permanentes.

2. Envío de la información financiera.

La Superintendencia Nacional de Salud, acatando la Directiva Presidencial 02 del año 2000, que corresponde a la agenda de conectividad, en cuanto al uso de internet como medio de contacto del gobierno con la ciudadanía, ha puesto en funcionamiento el recibo y la entrega de información a través de internet, de manera que los concesionarios podrán obtener los formatos de diligenciamiento, accediendo a la página web de la Superintendencia Nacional de Salud www.supersalud.gov.co/información del sector/formatos apuestas.

Una vez diligenciados deben ser enviados en la fecha de vencimiento establecida al correo: apuestas@supersalud.gov.co, en caso de presentarse inconvenientes se puede enviar a la cuenta: emartínez@supersalud.gov.co.

Los formatos diligenciados serán validados internamente por la superintendencia asignando un indicador de validación. Únicamente se darán por recibidos en la entidad cuando este indicador sea correcto, es decir, que no presente ningún error en la validación de los datos y en la estructura del archivo.

La superintendencia en su sistema interno de correspondencia generará un NURC (número único de registro de correspondencia) de radicación de correspondencia, el cual se informará vía e-mail a las sociedades junto con el resultado de la validación.

Las sociedades se deben asegurar que el archivo enviado se encuentra libre de virus, no se encuentra corrupto y puede ser leído; en caso de presentarse con virus, esta superintendencia lo dará como no recibido. Las sociedades serán responsables de los daños y perjuicios que acarree a la entidad la presencia de virus en los archivos enviados.

Los concesionarios que tengan inconvenientes para enviar los formatos por correo electrónico pueden enviarlos por correo, protegiendo adecuadamente el disquete, conjuntamente con la impresión del documento.

Podrán también solicitar la ayuda de esta superintendencia a través de los medios descritos en el numeral 6.7 de esta circular o acercarse a nuestra entidad para reclamar el disquete con los formatos respectivos.

3. Documentos adicionales.

Los estados financieros remitidos deben complementarse con los siguientes documentos de acuerdo con lo establecido en el artículo 39 de la Ley 10 de 1990, a saber:

a) La certificación del representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina;

b) El dictamen del revisor fiscal;

c) Las notas a los estados financieros;

d) El proyecto de distribución de utilidades, y

e) Certificado de existencia y representación legal.

4. Plazos.

La información deberá ser recibida en nuestra entidad antes del 15 de junio del año 2002.

Con el propósito de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 45 de la Ley 643 de 2001, es importante que se remita dentro de los plazos establecidos y en forma completa la documentación exigida.

La atención al público se efectuará de lunes a viernes en jornada continua de 9:00 a.m. a 4.00 p.m. en la sede de la Superintendencia Nacional de Salud; para el envío a través de internet, se encontrará disponible las veinticuatro (24) horas del día.

5. Sanciones.

Los plazos señalados para el envío de la información se consideran suficientemente amplios y por lo tanto serán improrrogables.

El incumplimiento de las órdenes impartidas en esta circular para el envío de la información financiera dará lugar a la imposición de multas hasta de mil (1.000) salarios mínimos diarios legales vigentes, de conformidad con el numeral 24, artículo 5º del Decreto 1259 de 1994.

Así mismo, habrá lugar a la sanción cuando no se diligencien los formatos de solicitud siguiendo las instrucciones y pasos señalados por esta superintendencia, y atendiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados contenidos en el Decreto 2649 de 1993 y sus modificatorios.

Por cuanto la información financiera remitida a la superintendencia debe venir certificada de acuerdo con lo establecido en la Ley 43 de 1990, artículo 3º, parágrafo 3º, por el representante legal y el contador, y dictaminada por el revisor fiscal de la empresa de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 39 de la Ley 10 de 1990 y la Circular Externa 116 del 8 de mayo de 2001, tales personas serán responsables de las inexactitudes o errores que en su revisión se determine y podrán ser sancionadas conforme a lo previsto en la ley.

6. Generalidades.

6.1. Es importante resaltar que la información suministrada y que sea enviada a esta superintendencia por cualquier medio mantiene la reserva que la ley obliga y, por tal razón, no será de uso público.

6.2. No se tendrán por recibidos aquellos archivos que presenten errores en la validación de sus datos o de su estructura, igualmente, los disquetes que presenten daños físicos.

6.3. Carecerán de validez oficial los estados financieros que no se acompañen del escrito mediante el cual el representante legal y contador los certifican y el revisor fiscal los dictamina.

6.4. Cuando el envío se efectúe en disquete, éste deberá venir marcado con un rótulo que indique el NIT, el nombre del representante legal y la denominación completa de la empresa a la cual corresponde dicha información a quien se pueda notificar el estado de la información suministrada, igualmente la fecha de corte de los respectivos estados financieros.

6.5. No se podrán hacer modificaciones a los formatos enviados vía internet o por disquete, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

6.6. Es de recordar que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, serán sancionados con prisión de uno a seis años (L. 222/95, art. 43 ).

6.7. Esta superintendencia atenderá todas las consultas que se susciten sobre el diligenciamiento y remisión de la información a esta entidad, de lunes a viernes, en jornada continua de 8 a.m. a 5 p.m., de la siguiente manera:

Correo electrónico: emartínez@supersalud.gov.co

Bogotá, D. C.: PBX 3300210, 3300240 extensión 3073 o 3074.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales, revisores fiscales, contadores públicos, concesionarios que operan el monopolio rentístico de apuestas permanentes.

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