CIRCULAR EXTERNA 137 DE 2002 

(Agosto 6)

“Instrucciones en materia de información contable, administrativa, estadística y de margen de solvencia”.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 16 de 2005 de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Véase Circular Externa 139 de 2002 de la Superintendencia Nacional de Salud)

Asunto: Instrucciones en materia de información contable, administrativa, estadística y de margen de solvencia.

TÍTULO PRELIMINAR

La Superintendencia Nacional de Salud,

en desarrollo de sus funciones legales, principalmente de su facultad para impartir las instrucciones sobre la manera en que deben cumplirse las disposiciones legales, prevista en el numeral 7º del artículo 7º del Decreto 1259 de 1994 y con el fin de facilitar las acciones de vigilancia, inspección y control, establece a través de la presente circular externa las reglas aplicables a la información de carácter financiero, contable y administrativo que las entidades vigiladas deben remitir a esta superintendencia. Para ello, sin perjuicio de la sujeción y cumplimiento de las entidades vigiladas respecto de la normatividad vigente en materia del Sistema General de Seguridad Social en Salud, se tiene en cuenta que las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas en salud, empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas, cajas de compensación familiar que administran régimen subsidiado, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados, están sujetas a la aplicación de los planes únicos de cuentas, establecidos por el Gobierno Nacional, mediante el Decreto 2650 del 28 de diciembre de 1993 para el sector comercial, la Resolución 400 del 1º de diciembre de 2000 en concordancia con la Resolución 377 del 23 de diciembre de 2000 para el sector público y la Resolución 1017 del 28 de abril de 1994 en concordancia con la Resolución 1472 del 12 de diciembre de 2000 para el sector cooperativo.

TÍTULO I

Estados financieros

Respecto de las normas y técnicas contables que se aplican a la información financiera, la Superintendencia Nacional de Salud instruye a las entidades vigiladas observar y adoptar las normas consagradas en el Código de Comercio, las leyes 222 de 1995 y 603 de 2000, el Decreto 2649 de 1993, la Resolución 377 de diciembre de 1999 de la Contaduría General de la Nación y el estatuto tributario, sin perjuicio de lo dispuesto en normas que regulan el SGSSS.

Las entidades autorizadas para administrar el régimen contributivo y el régimen subsidiado en especial el título III del libro II de la Ley 100 de 1993, deben tener en cuenta que los planes de contabilidad generalmente aceptados, PCGA, priman sobre cualquier otra norma; no obstante, las entidades vigiladas destinatarias de la presente circular, podrán adoptar las instrucciones que mediante actos administrativos hayan proferido los diferentes organismos de control y vigilancia del Estado; de lo cual deberán informar a esta superintendencia y revelar en las notas a los estados financieros la aplicación de dichas instrucciones.

Las entidades adaptadas, cajas de compensación familiar incluidos los convenios (consorcios y uniones temporales) que administren régimen subsidiado, deberán remitir sólo la información contable, administrativa, estadística y de margen de solvencia, relacionada con el negocio de salud enmarcado dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

CAPÍTULO ÚNICO

Presentación de estados financieros

1. Estados financieros intermedios.

Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas en salud, empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas, cajas de compensación familiar que administran régimen subsidiado, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados, presentarán con cortes trimestrales (mar. 31, jun. 30, sep. 30 y dic. 31), el balance general y el estado de pérdidas y ganancias en los formatos que esta superintendencia ha diseñado para tal fin adjuntos a esta circular, diligenciando los anexos incluidos que muestran la desagregación de las cuentas respectivas:

FormatoNombrePágina Nº
SNS-EF-00Relación de formatos a reportar por ámbito de aplicación56
SNS-EF-01Balance general consolidado57-58
SNS-EF-02Estado de resultados59-60
SNS-EF-03Estado de cambios en la situación financiera61
SNS-EF-04Estado de flujo de efectivo62
SNS-EF-05Estado de cambios en el patrimonio63
SNS-EF-06Bancos64
SNS-EF-07Inversiones temporales65
SNS-EF-08Cuentas por cobrar régimen subsidiado66
SNS-EF-09Ingresos por cobrar cuotas planes de prepago y/o planes complementarios67
SNS-EF-10Cuentas por cobrar Fosyga y otros ingresos por cobrar68
SNS-EF-11Recobros enfermedades de salto costo69
SNS-EF-12Vinculados económicos70
SNS-EF-13Anticipos y avances71
SNS-EF-14Gastos pagados por anticipado72
SNS-EF-15Propiedad, planta y equipo73
SNS-EF-16Cargos diferidos74
SNS-EF-17Cuentas de orden75
SNS-EF-18Cuentas de orden acreedoras - facturas devueltas por glosas76
SNS-EF-19Obligaciones financieras77
SNS-EF-20Cuentas por pagar a prestadores de servicios de salud – margen de solvencia78
SNS-EF-21Cuentas por pagar – edad y morosidad de las cuentas por pagar a proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios – régimen contributivo79
SNS-EF-22Cuentas por pagar – edad y morosidad de las cuentas por pagar a proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios – régimen subsidiado80
SNS-EF-23Cuentas por pagar – edad y morosidad de las cuentas por pagar a proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios – planes de atención complementaria en salud, medicina prepagada, servicios de ambulancia prepagada81
SNS-EF-24Cuentas por pagar – edad y morosidad de las cuentas por pagar a proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios – prestación de atención inicial de urgencias82
SNS-EF-25Cuentas por pagar – edad y morosidad de las cuentas por pagar a proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios – enfermedades de alto costo, enfermedades catastróficas83
SNS-EF-26Proveedores84
SNS-EF-27Cuentas por pagar Fosyga85
SNS-EF-28Provisiones86
SNS-EF-29Provisión del 3% de la UPC-S de los gastos de administración87
SNS-EF-30Pagos recibidos por anticipado superiores a dos meses88
SNS-EF-31Otros ingresos o costos operacionales89
SNS-EF-32Costos directos en la prestación de servicios de salud90
SNS-EF-33Costos POS91
SNS-EF-34Costos por la prestación de servicios entidades de prepago92
SNS-EF-35Costos por servicios de ambulancia prepagada93
SNS-EF-36Servicios y otros gastos de administración94
SNS-EF-37Ingresos y egresos no operacionales95
SNS-EF-38Corrección monetaria96
SNS-EF-39Ajustes integrales por inflación97
SNS-EF-40Indicadores financieros98-99
SNS-EF-41Estado de flujo de caja100
SNS-EF-42Patrimonio mínimo saneado101
SNS-EF-43Patrimonio mínimo EPS indígena102
SNS-IL-44Información legal – reformas estatutarias, reglamento emisión y colocación de acciones103
SNS-IA-45Información sede principal104
SNS-IA-46Información de sucursales o regionales105
SNS-IA-47Relación de accionistas para sociedades comerciales (EPS-EMP-SAP)106
SNS-IA-48Reporte mensual de recaudo cotizaciones107
SNS-IE-49Datos demográficos por sexo y grupo etáreo – régimen contributivo (EPS – EAS)108
SNS-IE-50Datos demográficos por sexo y grupo etáreo – régimen subsidiado (ESS – EPS – EPSI – CCF)109
SNS-IE-51Datos demográficos por sexo, tipo de contrato y grupo etáreo (EMP – SAP – PACS)110
SNS-IE-52Información número de ambulancias111
SNS-IE-53Información encargos fiduciarios112
SNS-IE-54Reaseguro para enfermedades de alto costo113
SNS-IE-55Relación de pagos póliza de reaseguro enfermedades de alto costo114

Los estados financieros y anexos relacionados deberán allegarse a esta superintendencia en las siguientes fechas:

Fecha de corteFecha de reporte
31 de marzo30 de abril
30 de junio31 de julio
30 de septiembre31 de octubre
31 de diciembre25 de febrero del año siguiente al término del período contable

Nota: Cuando la fecha de presentación coincida con un día no hábil, el cumplimiento deberá efectuarse el día siguiente hábil y en ningún caso será prorrogable.

La información debe estar firmada por el representante legal y certificada por el revisor fiscal. La certificación del revisor fiscal es avalada que la información suministrada es cierta y extraída de los registros contables y estadísticos de la compañía y se presenta conforme con las instrucciones técnicas establecidas para el envío de esta información.

La Superintendencia Nacional de Salud tendrá como no recibida la información financiera (trimestral y/o de fin de ejercicio) que no esté debidamente certificada por el representante legal, revisor fiscal y/o contador de la respectiva entidad.

Las entidades que posean programas de EPS, ARS, SAP, CCF e IPS, deberán presentar los estados financieros correspondientes a dicho programa, en forma independiente de las demás actividades del ente económico de acuerdo con lo establecido en la presente circular.

En atención a las instrucciones impartidas por la Superintendencia Nacional de Salud y la Junta Central de Contadores, los revisores fiscales de los entes vigilados deberán “Emitir con destino a la Superintendencia Nacional de Salud, un informe trimestral sobre la existencia de procedimientos adoptados por la administración para conducir adecuadamente la entidad, al igual que para asegurar su viabilidad financiera, incluido el aseguramiento de su continuidad como empresa en marcha y la capacidad para atender oportunamente las obligaciones y compromisos adquiridos”. Este informe debe ser reportado en las mismas fechas que se han fijado en esta circular para el envío de los estados financieros con corte trimestral.

2. Estados financieros de fin de ejercicio.

Para la presentación de estados financieros de fin de ejercicio que coinciden con el último trimestre, este despacho precisa el contenido mínimo de la información que deben remitir las compañías, en el siguiente orden:

2.1. Estados financieros básicos.

Los estados financieros deben cumplir con las normas de contabilidad establecidas en el Decreto 2650 del 28 de diciembre de 1993 para el sector comercial, la Resolución 4444 del 21 de noviembre 1995 en concordancia con la Resolución 377 del 23 de diciembre de 2000 para el sector público y la Resolución 1017 del 28 de abril de 1994 en concordancia con la Resolución 1472 del 12 de diciembre de 2000 para el sector cooperativo, de tal manera que las entidades suministren una información comprensible, útil, pertinente, comparable y confiable sobre la situación económica de la entidad, el resultado de sus operaciones y los cambios en la situación financiera, mediante los siguientes estados financieros básicos:

• Balance general (Comparativo con el ejercicio inmediatamente anterior).

• Estado de resultados (Comparativo con el período inmediatamente anterior).

• Estado de cambios en el patrimonio.

• Estado de cambios en la situación financiera.

• Estado de flujos de efectivo.

De acuerdo con los siguientes formatos y en los siguientes períodos:

FormatoEstado financieroPeríodos de presentación
SNS-EF-01Balance generalTrimestral y al cierre del ejercicio anual
SNS-EF-02Estados de resultadosTrimestral y al cierre del ejercicio anual
SNS-EF-03Estados de cambios en la situación financieraAl cierre del ejercicio anual
SNS-EF-04Estados de flujo de efectivoAl cierre del ejercicio anual
SNS-EF-05Estados de cambios en el patrimonioAl cierre del ejercicio anual

2.2. Notas a los estados financieros.

Las notas como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros, incluyendo como mínimo la siguiente información:

• Entidad reportante.

• Principales políticas y prácticas contables.

• Políticas, manejo y conformación de las cuentas, en secuencia lógica, guardando la misma presentación de los estados financieros.

• Limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que incidan en el normal desarrollo del proceso contable y afecten la consistencia y razonabilidad de las cifras.

Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros, pero deben constituirse en una herramienta fundamental para revelar claramente los hechos económicos generados durante el respectivo ejercicio contable, no debe ser una simple desagregación de cuentas. Las notas deben ser utilizadas para explicar en forma clara y concisa el comportamiento económico, financiero y contable de la entidad, enfatizando en aquellos rubros que presenten variaciones considerables de un período contable a otro.

Las notas a los estados financieros corresponden al ente económico, no obstante las mismas deben incluir las relacionadas con el programa ARS.

2.3. Estados financieros consolidados.

Las entidades que de conformidad con las normas legales estén obligadas a presentar estados financieros consolidados (subordinación de sociedades) deberán preparar y difundir dichos estados que presenten la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio, así como los flujos de efectivo de la matriz o controlante y sus subordinados como si fuera un solo ente económico. Estos estados financieros deben ser remitidos a la Superintendencia Nacional de Salud y acompañados de los estados financieros de fin de ejercicio, dentro los plazos estipulados en la presente circular.

2.4. Publicación de los estados financieros.

El balance general y el estado de pérdidas y ganancias a 31 de diciembre de cada año, comparados a igual fecha del año anterior, deben ser publicados dentro de los 10 días siguientes, contados a partir de la fecha de autorización por parte del máximo órgano de la entidad debidamente determinado en sus estatutos, en un periódico de amplia circulación en el lugar de domicilio de la entidad, en los formatos SNS-EF-01 y SNS-EF-02: balance general y estado de resultados respectivamente, expresados en miles de pesos.

Para el caso de las entidades adaptadas y las cajas de compensación familiar, la Superintendencia Nacional de Salud efectuará el pronunciamiento a que haya lugar, sin perjuicio de trasladar el resultado del mismo al órgano de control competente, para efectos de la evaluación de los estados financieros consolidados.

2.5. Informes adicionales.

Los siguientes informes deberán ser remitidos a la Superintendencia Nacional de Salud el 25 de febrero del año siguiente al término del período contable, indicando el medio en el cual se envían (papel, medio magnético):

• El proyecto de distribución de utilidades.

• Extracto del acta de la reunión de junta directiva en la cual se sometió a su consideración los estados financieros básicos, así como el informe presentado por este órgano.

• Informe del representante legal sobre la forma como se llevó a cabo su gestión y las medidas cuya adopción recomienda, así mismo deberá incluir en dicho informe lo establecido en la Ley 603 de julio 27 de 2000.

• Dictamen del revisor fiscal.

• Certificación de los estados financieros firmada por el representante legal y el contador público de la entidad, de conformidad con las normas establecidas.

• Copia de la convocatoria a la reunión ordinaria de asamblea general de accionistas o junta de socios.

• Información y documentación exigida por los artículos 291 y 446 del Código de Comercio.

El dictamen del revisor fiscal correspondiente al ente económico debe incluir un capítulo por cada programa, dependencia o negocio que administra dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

No obstante y con el propósito de agilizar el proceso de evaluación de la información financiera, las entidades podrán enviar cualquier otra aclaración que permita establecer los cambios relevantes observados en los estados financieros, con lo cual se evitará la solicitud expresa de información adicional.

2.6. Copia del acta de asamblea general de accionistas o junta de socios, juntas directivas y consejos directivos.

Las sociedades anónimas, limitadas y organismos de carácter cooperativo y asociaciones mutuales, cabildos y/o autoridades indígenas deberán remitir copia auténtica del acta de la reunión de la asamblea general de accionistas, el acta debe estar elaborada y aprobada conforme lo establecen los artículos 189 (inc. 1º) y 431 del Código de Comercio, y demás normas aplicables y pertinentes según la naturaleza de la entidad respectiva, en este sentido deberá ser enviada a esta superintendencia por el representante legal dentro de los 30 días hábiles siguientes a la reunión de asamblea según lo dispone el artículo 448, acompañada de los documentos que allí se detallan y por el revisor fiscal dentro de los 15 días hábiles siguientes a la reunión, en cumplimiento del artículo 432 del citado código. El envío del acta puede ser conjunta con la firma del representante legal y el revisor fiscal dentro de los 15 días hábiles siguientes a la reunión de la asamblea.

2.7. Reclasificación corrección monetaria.

El numeral 6º artículo 7º del Decreto 1259 de 1994 faculta a la Superintendente Nacional de Salud para “Instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto a sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación”.

El numeral 9º artículo 7º del mismo decreto que establece: “Fijar con sujeción a los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y a las instrucciones del Contador General de la Nación, cuando sea del caso, los mecanismos y procedimientos contables que deben adoptar los hospitales, las entidades de medicina prepagada, las empresas sociales del Estado, las entidades especiales de previsión social, las instituciones prestadoras de servicios de salud y las empresas promotoras de salud, cuando no estén sujetas a la inspección, vigilancia y control de otra autoridad”.

Por lo anterior, las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas en salud, empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas, cajas de compensación familiar, convenios (consorcios y uniones temporales) que administran el régimen subsidiado, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados deberán cancelar los saldos de la cuenta corrección monetaria y trasladarlos como cargo o abono según corresponda, a la cuenta de revalorización del patrimonio. Este registro deberá realizarse al cierre del respectivo ejercicio contable.

La cancelación de la cuenta corrección monetaria del período contra la revalorización del patrimonio se aplicará a partir del año 2002 y los subsiguientes, hasta cuando sean expedidas nuevas disposiciones al respecto.

TÍTULO II

Instrucciones en materia contable

Las instrucciones en materia contable que deben cumplir las entidades promotoras de salud y entidades adaptadas en salud en la administración del régimen subsidiado, y las empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas y cajas de compensación familiar que administren el régimen subsidiado, así como las empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados, son las siguientes:

CAPÍTULO I

Activo

A continuación se detallan las cuentas y la forma de diligenciar los valores correspondientes al formato SNS-EF-01, así como los formatos relacionados para cada una de estas cuentas del formato SNS-EF-00.

1. Disponible.

1.1. Cuentas corrientes y de ahorro - cotizaciones.

Registra el valor de las cotizaciones recaudadas en forma directa por las EPS o a través de la red bancaria, producto de los aportes de seguridad social en salud.

Las cuentas recaudadoras (corrientes y de ahorros) de cotizaciones suscritas por el ente económico deberán registrarse en cuentas independientes del resto de rentas y bienes de la entidad. Dichas cuentas deben estar debidamente reportadas al Ministerio de Salud.

Estas cuentas recaudadoras se utilizan para registrar los recursos del sistema, los cuales deben ser utilizados exclusivamente para hacer las transferencias al Fosyga por concepto de las subcuentas de compensación, solidaridad, promoción y prevención y el retiro de los valores de la UPC, derivados del proceso de compensación.

Las operaciones financieras se deberán realizar sobre los saldos que resulten en favor de la entidad, una vez verificada y aprobada la compensación por parte del Fondo de Solidaridad y Garantía.

Débitos

1. Por el valor de los recaudos por concepto de cotizaciones.

2. Por el valor correspondiente a los intereses moratorios de las cotizaciones presentadas en forma extemporánea con cargo a otros ingresos operacionales.

3. Por las notas crédito por concepto de rendimientos financieros.

4. Por las reconsignaciones originadas en cheques devueltos.

5. Por el traslado de los fondos fiduciarios u otras operaciones financieras para generar los rendimientos antes del proceso de compensación.

6. Por el valor de otras notas crédito expedidas por las entidades financieras.

Créditos

1. Por el giro a la subcuenta de compensación del Fosyga derivado del proceso de compensación.

2. Por el traslado de los recursos a las diferentes cuentas corrientes y de ahorro comerciales que le corresponden a la EPS por concepto de la unidad de pago por capitación.

3. Por los excedentes que resulten en el proceso de compensación y que deberán girarse a la subcuenta de compensación del Fosyga.

4. Por el descuento de los costos financieros originados en el recaudo de la cotización, sin que éstos superen el 50% de los intereses que produzca el manejo de los recursos.

5. Por el giro al Fosyga correspondiente al 100% de los rendimientos financieros generados por las cuentas recaudadoras.

6. Por la devolución de cheques correspondientes al recaudo de aportes.

7. Por el valor de los traslados originados en transferencia de fondos fiduciarios u otras operaciones financieras.

8. Por el giro de los recursos correspondientes a la liquidación de la subcuenta de promoción y prevención.

9. Por el traslado de recursos destinados al pago de incapacidades, promoción y prevención una vez efectuada la declaración de compensación.

10. Por la devolución de los mayores valores pagados por los aportantes en las respectivas cotizaciones.

11. Por el valor de las notas débito por concepto de comisiones y gastos bancarios.

1.2. Cuentas corrientes y de ahorro UPC–S.

Registra el valor de los recaudos por concepto de unidades de pago por capitación del régimen subsidiado, provenientes de los contratos derivados con los entes territoriales (departamentos, distritos y/o municipios), cuya fuente de financiación corresponde a recursos propios y/o por cofinanciación, en cuentas independientes constituidas para tal fin.

Débitos

1. Por los valores reconocidos y consignados por los entes territoriales por concepto de UPC-S.

2. Por los recursos transferidos por la Caja de Compensación Familiar para financiar el régimen de subsidios en salud.

3. Por las notas crédito por concepto de rendimientos financieros.

Créditos

1. Por el pago a los proveedores de servicios de salud del régimen subsidiado.

2. Por los excedentes de los recursos administrados directamente por la caja de compensación familiar para financiar la ampliación de cobertura para la población de los niveles III y IV del Sisbén.

3. Por las notas débito por concepto de comisiones o gastos bancarios.

1.3. Encargos fiduciarios.

Registra el valor de los depósitos constituidos mediante encargos fiduciarios, para el manejo de los recursos derivados de los contratos del régimen subsidiado con las(sic) entes territoriales (departamentos, distritos y/o municipios) cualquiera que sea su denominación, exigidos por el SGSSS para las empresas solidarias de salud.

Débitos

1. Por los pagos realizados por los entes territoriales.

2. Por las notas crédito producto de los rendimientos financieros obtenidos.

Créditos

1. Por la autorización de giro a los proveedores de salud del régimen subsidiado.

2. Por la cancelación o terminación del respectivo encargo fiduciario.

3. Por las notas débito expedidas por las entidades fiduciarias por concepto de comisiones y gastos financieros.

2. Inversiones temporales.

2.1. Inversiones obligatorias.

Registra las inversiones realizadas por el ente económico en cumplimiento de las normas del SGSSS vigentes.

Débitos

1. Por adquisición de títulos para conformar el portafolio obligatorio de inversiones, producto de las provisiones para el pago de las glosas efectuadas a los prestadores de servicios de salud.

2. Por la adquisición de títulos para conformar el portafolio obligatorio de inversiones, producto de las provisiones causadas en favor del sistema como resultado de la diferencia al descontar del porcentaje mínimo de la UPC-S establecido por el CNSSS, el costo causado por la prestación de servicios de salud del POS-S y el valor proporcional de la póliza para enfermedades de alto costo que corresponda al ejercicio.

3. Por la adquisición de títulos para conformar el portafolio obligatorio de inversiones, producto de los recursos recibidos por parte de los entes territoriales, en los casos que no se hubiera presentado la respectiva cuenta de cobro por la institución prestadora; en todo caso sin apropiar más del porcentaje previsto para gastos administrativos estimados para tal efecto, de conformidad con la normatividad legal vigente.

4. Por la adquisición de títulos para conformar el portafolio obligatorio de inversiones, producto de la provisión causada por concepto de copagos del régimen subsidiado.

5. Por la adquisición de títulos para conformar el portafolio obligatorio de inversiones, producto de la provisión causada por concepto del porcentaje del 3% sobre la UPC-S.

6. Por los rendimientos financieros generados por dichas inversiones cuando el ente económico capitaliza los mismos.

Créditos

1. Por la disminución o cancelación de la inversión obligatoria, generada por la actualización de los cálculos de la provisión.

2. Por la utilización de los recursos para el pago de los costos, cuando el porcentaje de la UPC-S sea insuficiente.

3. Por la utilización de los recursos cuando se sobrepase el porcentaje mínimo establecido para los costos médico–asistenciales relacionados con la administración del régimen subsidiado.

4. La venta o redención de los títulos.

3. Deudores.

3.1. UPC–S por cobrar.

Registra la causación mensual de la UPC-S derivada de los contratos de administración de los recursos del régimen subsidiado con los entes territoriales, por el valor equivalente a los beneficiarios efectiva y debidamente afiliados y carnetizados, siempre y cuando la ARS garantice como mínimo: la atención de primer nivel a sus afiliados y haya contratado la póliza de reaseguro para enfermedades de alto costo, conforme con las normas, y según la UPC-S establecida por el CNSSS y ubicación geográfica.

Débitos

1. Por la causación mensual de la UPC del régimen subsidiado derivada de los contratos con los entes territoriales.

2. Por los mayores valores correspondientes a las novedades reportadas.

Créditos

1. Por los pagos efectivamente recibidos de los diferentes entes territoriales.

2. Por los ajustes que se originen producto de la liquidación de los contratos.

3.2. Ingresos por cobrar cuotas planes de prepago, ingresos por cobrar planes complementarios.

Registra la causación mensual de las cuotas de los contratos de prestación de servicios de prepago y/o planes complementarios, con abono al rubro ingresos recibidos por anticipado cuotas devengadas, en el evento en que se hayan recibido efectivamente o cuotas no devengadas, cuando éstas no se han recibido, independientemente de la modalidad de pago.

Previo el pago por parte del usuario de por lo menos una cuota anticipada, de acuerdo con la modalidad de pago y el recaudo por parte de la entidad de prepago y/o entidad promotora de salud y la cuota de inscripción en caso de existir, se procederá a la emisión del contrato de prestación de servicios, una vez se verifique y soporte la afiliación al plan obligatorio de salud de los usuarios.

De acuerdo con la modalidad de pago anticipado, mensual, trimestral, semestral o anual, las entidades de prepago y entidades promotoras de salud deben efectuar la causación de las cuentas por cobrar en el momento en que se haga exigible y ésta no haya sido cancelada por el usuario acreditando la cuenta ingresos recibidos por anticipado.

Si dentro de los sesenta (60) días siguientes a la fecha de vencimiento de la cuota pendiente no se ha efectuado su pago, se procederá a trasladar dicho valor a la cuenta Deudas de Difícil Cobro.

Si dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de registro en la cuenta Deudas de Difícil Cobro, no se regulariza el pago de las cuotas atrasadas se procede a constituir la provisión respectiva por el ciento por ciento (100%) del valor de las cuotas en mora.

Simultáneamente, se reclasifican en cuentas de orden el saldo de dichos contratos, trasladando de la Cuenta de Orden - Contratos Vigentes a la Cuenta de Orden – Contratos en Mora.

Débitos

1. Por el valor correspondiente a las cuotas causadas del contrato pendientes de cobro según la modalidad de pago (mensual, trimestral o semestral).

Créditos

1. Por el valor recaudado de las cuotas causadas exigibles.

2. Por el traslado de las cuotas causadas no recaudadas oportunamente a la cuenta Deudas de Difícil Cobro.

3. Por el valor de los saldos existentes a la cancelación del contrato por mora en el pago de las respectivas cuotas.

3.3. Deudas de Difícil Cobro (cuotas MP, PAC).

Registra el valor de las cuotas del contrato de planes complementarios y de prepago, en el evento que éstas presenten una mora superior a 60 días. Si dentro de los 60 días siguientes a la fecha de vencimiento de la cuota pendiente no se ha efectuado su pago, se procederá a trasladar dicho valor entre el día 61 y 90 a la cuenta Deudas de Difícil Cobro. Si dentro de los 30 días siguientes a la fecha de registro antes indicado, no se lograre regularizar el pago de las cuotas atrasadas, deberán proceder a constituir una provisión del 100% del importe de las Deudas de Difícil Cobro.

Débitos

1. Por la reclasificación de las cuotas de contratos de planes complementarios y de prepago en mora.

Créditos

1. Por la recuperación de la cartera en mora.

2. Por el castigo de la cartera de planes complementarios y de prepago.

3.4. Cuentas por cobrar Fosyga.

Registra los valores en favor del ente económico a cargo del Fosyga, como resultado del proceso de compensación y de saldos no conciliados en las subcuentas de:

Registra los valores en favor del ente económico a cargo del Fosyga:

A. Compensación y con resultado deficitario.

B. Promoción y prevención resultante de la diferencia que existe entre el reconocimiento por usuario y la provisión autorizada para descuento en la compensación.

C. Por los fallos de tutela en favor de los usuarios.

D. Por el valor de los medicamentos autorizados por los comités técnico científicos de las entidades promotoras de salud.

Débitos

1. Por los valores reconocidos por la EPS a cargo del Fosyga, por concepto de licencias de maternidad.

2. Por el valor descontado por concepto de licencias de maternidad en las autoliquidaciones o por los pagos realizados por este concepto a cargo del Fosyga.

3. Por concepto de la liquidación de los recursos asignados para promoción y prevención, surtidos en el proceso de compensación y a cargo del Fosyga.

4. Por el resultado deficitario de las declaraciones de giro y compensación en favor de la EPS.

5. Por los mayores valores consignados al Fosyga.

6. Por el valor asumido por el Sistema General de Seguridad Social en Salud por concepto de las tutelas falladas en favor de los usuarios.

7. Por el valor de los medicamentos autorizados por el comité técnico científico de la EPS.

Créditos

1. Por los pagos realizados en forma parcial o total por el Fosyga.

2. Por el valor de las glosas efectuadas por el Fosyga.

Recursos deficitarios artículo 217 de la Ley 100 de 1993: Registra los valores deficitarios en favor de la Caja de Compensación Familiar, a cargo del Fosyga, como resultado del balance anual efectuado por la CCF con base en los recursos efectivos de que trata el artículo 217 de la Ley 100 de 1993 y el valor de las unidades de pago por capitación a que tiene derecho por cada uno de sus afiliados por la totalidad de la vigencia de los contratos suscritos durante el año.

Créditos

1. Con el resultado deficitario.

Débitos

Por los valores en favor de la Caja de Compensación Familiar, con cargo a los recursos de la subcuenta de solidaridad del Fosyga.

3.5. Otros ingresos por cobrar.

Registra los valores devengados por el ente económico pendientes de cobro y originados en el desarrollo de operaciones por concepto de recobros y otros servicios de salud prestados a los usuarios o beneficiarios, a cargo de estos mismos, de los empleadores y administradoras de riesgos profesionales.

La entidad que perciba intereses de mora a cargo de los respectivos empleadores y trabajadores independientes por el pago de las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud solamente podrán causar el primer mes de mora en la cuenta Otros Ingresos por Cobrar, a partir del segundo mes moratorio deberá imputar los mismos en las cuentas de orden. Una vez se materialice el pago de tales intereses, la entidad lo registrará en sus Estados de Resultados como Otros Ingresos Operacionales, siempre que no correspondan a otros ejercicios o vigencias contables, caso en el cual se deberá imputar en las cuentas de Ingresos no Operacionales.

Débitos

1. Por el valor facturado a las administradoras de riesgos profesionales por concepto de prestación de servicios de salud a cargo de la póliza para la atención de los accidentes de trabajo y la enfermedad profesional.

2. Por el valor facturado a las compañías aseguradoras por concepto del cobro de prestación de servicios originados en la atención de accidentes de tránsito.

3. Por el valor facturado a las otras EPS por servicios de salud prestados en su red propia a los respectivos afiliados.

4. Por los servicios prestados a los afiliados dependientes, cuando el empleador se encuentra en mora con el respectivo pago de las cotizaciones.

5. Por el valor del primer mes de interés de mora en el pago de la cotización a cargo del empleador o trabajador independiente.

Créditos

1. Por el pago realizado por las ARP, EPS, compañías de seguros y empleadores por concepto de cancelación de prestación de servicios de salud.

2. Por el no reconocimiento total o parcial de la deuda por parte de ARP, EPS, compañías de seguros y empleadores.

3. Por el ajuste realizado a las cuentas por cobrar presentadas por parte de ARP, EPS, compañías de seguros y empleadores.

3.6. Recobros enfermedades de alto costo.

Registra el valor de las indemnizaciones efectivas y liquidadas, debidamente certificadas por parte de las compañías de seguros, en atención a los reclamos presentados por los entes económicos sobre enfermedades de alto costo del régimen contributivo y subsidiado.

Débitos

1. Por el valor de las reclamaciones efectivamente liquidadas y certificadas por las compañías de seguros.

2. Por el ajuste a las objeciones presentadas y aceptadas por las compañías de seguros.

Créditos

1. Por el pago total y/o parcial de las reclamaciones por parte de las compañías de seguros.

3.7. Provisiones.

3.7.1. Provisiones UPC–S por Cobrar.

Registra el valor provisionado por el ente económico para cubrir eventuales pérdidas de la UPC-S por cobrar derivada de los contratos de administración de los recursos del régimen subsidiado con los entes territoriales. Para el efecto se consideran como deudas de difícil cobro de la UPC-S las que sean iguales o superiores a 360 días de vencidas, sobre las cuales la entidad deberá constituir y mantener una provisión del 100%.

Débitos

1. Por la recuperación de la cartera objeto de esta provisión.

2. Por el castigo de cartera, de acuerdo con las políticas trazadas por el ente económico.

Créditos

1. Por la cartera determinada con morosidad igual o superior a 360 días.

3.7.2. Provisiones-cuotas planes de prepago y/o planes complementarios.

Registra los montos provisionados por el ente económico para cubrir eventuales pérdidas sobre los ingresos por cobrar de servicios de salud prepagado y/o planes complementarios, con morosidad superior a noventa (90) días, equivalente al 100% del valor de las cuotas en mora.

Débitos

1. Por la recuperación de la cartera objeto de esta provisión.

2. Por el castigo de la cartera determinada como incobrable.

Créditos

1. Por la cartera determinada con morosidad superior a 90 días.

2. Por el valor de los ajustes efectuados a los cálculos de la provisión.

4. Inventarios.

Se incorporan a esta cuenta conceptos tales como: inventario de medicamentos, otros suministros para afiliados y dotación servicio ambulancia.

5. Cuenta Activa de Reporte-Otros Programas o Negocios de Salud.

Registra el total de los activos correspondientes a otros programas o negocios de salud (EPS, ARS, SAP, CCF e IPS).

El valor de este rubro debe ser igual al reportado en los estados financieros del programa EPS, ARS, SAP, IPS o CCF, los cuales deben ser enviados a la dependencia respectiva de la Superintendencia Nacional de Salud.

La separación entre la labor de afiliación y administración de los recursos y la de prestación de los servicios se hace indispensable para adelantar las funciones de consolidación de la información de los diferentes entes y las labores de inspección, vigilancia y control sobre los mismos.

Debe tenerse en cuenta la exigencia consagrada por el artículo 185 de la Ley 100 de 1993, consistente en que las instituciones prestadoras de servicios de salud deben gozar de autonomía administrativa, técnica y financiera; toda institución prestadora de servicios de salud debe contar con un sistema contable que le permita registrar los costos de los servicios ofrecidos.

6. Cuentas de orden.

Registra los hechos económicos que pueden generar derechos afectando la estructura financiera del ente, así como también aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del control interno de activos, particularmente los relacionados con el SGSSS.

Con relación a los contratos de prepago, en el evento del registro de provisiones por cuotas de prepago pendientes por recaudar, se debe reclasificar en cuentas de orden el saldo de dichos contratos, trasladando de la cuenta de orden – contratos vigentes a la cuenta de orden – contratos en mora. Cumplidas las formalidades legales del caso, para poder dar por terminado el contrato respectivo por parte de las entidades, éstas procederán a castigar las cuentas de difícil cobro y reversar las cuentas de orden referentes, sin perjuicio de generar los registros contables que considere apropiados tal como un control de cuentas por cobrar castigadas por vía de cuentas de orden.

Débitos

1. Por la totalidad del importe del contrato de medicina prepagada y/o sus renovaciones, plan de atención complementaria y contrato de régimen subsidiado suscrito con el respectivo ente territorial; en este último caso, se debe tener en cuenta que las cajas de compensación familiar deben incluir en las mismas los contratos relacionados con los recursos de que trata el artículo 217 de la Ley 100 de 1993.

2. Por la reclasificación del equivalente a las cuotas provisionadas de los contratos de medicina prepagada y planes de atención complementaria, las cuales deben ser registradas como contratos en mora.

3. Por los cheques postfechados recibidos por el ente económico derivados del pago por la prestación de servicios de salud.

4. Por las autorizaciones por concepto de licencias de maternidad.

5. Por el importe determinado en la cartera del régimen contributivo del SGSSS.

6. Por las reclamaciones realizadas a las compañías de seguros correspondiente a enfermedades de alto costo.

7. Por el valor de dos o más meses de intereses moratorios por cobrar a los empleadores o trabajadores independientes correspondiente al pago de(sic) extemporáneo las cotizaciones.

8. Por el importe de los activos castigados.

9. Por los cheques devueltos por cotizaciones.

Créditos

1. Por el pago d e la cuota del contrato de medicina prepagada y/o planes de atención complementaria de acuerdo a la modalidad de pago.

2. Por el importe correspondiente al castigo de las cuentas de difícil cobro de los planes complementarios.

3. Por la causación del derecho para hacer efectivo los cheques postfechados.

4. Por el valor descontado por concepto de licencias de maternidad en la declaración de giro y compensación.

5. Por la causación mensual o el pago del contrato de régimen subsidiado suscrito con el respectivo ente territorial, una vez los afiliados estén efectivamente carnetizados, garantizada la atención de primer nivel y estén protegidos por la póliza de alto costo.

6. Por el reconocimiento de las reclamaciones por recobros de enfermedades del alto costo debidamente certificadas por la compañía de seguros.

7. Por el pago efectivo de los cheques inicialmente devueltos correspondiente a la cotización en salud.

8. Por la recuperación de los activos castigados.

9. Por la reclasificación de las cuotas en mora de los contratos de prepago vigentes.

CAPÍTULO II

Pasivo

1. Proveedores.

Comprende el valor de las obligaciones a cargo del ente económico, por concepto de los servicios de salud y/o adquisición de bienes para ser prestados o entregados a los afiliados, en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con el objeto social: régimen contributivo, régimen subsidiado, planes complementarios, medicina prepagada y ambulancia prepagada.

Cuando se establezca en el régimen contributivo y régimen subsidiado, la modalidad de contratación y forma de pago con las IPS y demás prestadores de servicios de salud, se causará teniendo en cuenta lo convenido en los contratos.

En los contratos por capitación, la causación se hará por el 100% del valor de la cuota correspondiente al mes durante el cual se encuentren asegurados los afiliados, de acuerdo con los contratos o convenios celebrados con las instituciones prestadoras de servicios de salud independientemente de la presentación o no, de cuentas de cobro o facturas.

En los contratos por evento, la causación se hará con la presentación de las facturas y cuentas de cobro, y en todo caso al cierre de cada mes calendario deberán quedar causados, por lo menos, la totalidad de los costos, registrados los pasivos correspondientes a bienes o servicios recibidos y facturados.

La factura deberá ser causada por el cien por ciento de su valor y la fecha de la factura será la de radicación, sin embargo es importante aclarar que la contabilidad deberá registrar, en forma separada, el alto costo de los conceptos de régimen contributivo y régimen subsidiado.

Para efectos de la contratación con la red pública se deberá tener en cuenta que las entidades que administran los recursos del régimen subsidiado de salud, contratarán y ejecutarán con las instituciones de salud pública del orden municipal o distrital de la entidad territorial sede del contrato, de acuerdo con los porcentajes mínimos establecidos en la ley (hoy 40%). Adicionalmente, se deberá tener en cuenta que en el caso de existir en el municipio o distrito respectivo, hospitales públicos de mediana o alta complejidad del orden territorial, dicha proporción no será menor a los porcentajes establecidos para tal fin (hoy 50%). Tales hechos y transacciones económicas deberán reflejarse claramente en notas a los estados financieros.

Ahora bien, tratándose de cuentas glosadas por parte del ente económico, el registro contable correspondiente deberá efectuarse en cuentas de orden, una vez la auditoría médica o financiera así lo establezca.

Respecto a la recepción de la facturación por concepto de servicios de salud, las entidades deberán considerar que el año o ejercicio contable, es el mismo año calendario que comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre.

Se debe aplicar el principio contable de causación que establece la obligatoriedad de reconocer los hechos económicos en el período que se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.

La fecha de expedición de las facturas debe corresponder con la fecha en que fueron prestados los servicios de salud.

En consecuencia la Superintendencia Nacional de Salud, determina como prácticas ilegales o no autorizadas los procedimientos administrativos implementados por las entidades que vulneren las normas contables de conformidad con lo anteriormente señalado y ordena se suspenda de inmediato la exigencia a los proveedores y prestadores de servicios de salud de expedir facturas con fecha del año siguiente cuando los servicios han sido prestados durante el año inmediatamente anterior.

Las entidades promotoras de salud, administradoras del régimen subsidiado y entidades que administren planes adicionales de salud, cualquiera sea su naturaleza deberán recibir facturas de las instituciones prestadoras de servicios de salud, durante los primeros 20 días calendario del mes siguiente a la prestación del servicio.

Las facturas correspondientes al cierre del período fiscal que sean presentadas con posterioridad al 20 de enero del año siguiente, deben ser registradas como un gasto no operacional.

Créditos

1. Por el valor de la factura y cuentas de cobro por concepto de prestación de servicios de salud.

2. Por el valor de las notas crédito enviadas a los proveedores.

Débitos

1. Por el valor del abono o cancelación de la factura y cuenta de cobro por concepto de prestación de servicios de salud.

2. Por el valor de la glosa aceptada por parte de la IPS, en el evento de que la EPS haya causada(sic) la totalidad de la factura (valor bruto).

3. Por el valor de las notas débito que se envíen a los proveedores.

1.1. Alto costo.

Registra las obligaciones con terceros por concepto de cuentas de proveedores de bienes, cuentas a prestadores de servicios y cuentas a usuarios de las EPS, ARS, EAS y EMP sobre cuentas, que por su naturaleza, la ley ha denominado enfermedades de alto costo.

Créditos

1. Por el valor de las facturas y cuentas de cobro, que se deriven de la administración del sistema de seguridad social en salud por concepto de enfermedades de alto costo.

Débitos

1. Por el valor pagado total o parcial de las obligaciones con las instituciones prestadoras de servicios de salud correspondientes al cuarto nivel de atención y/o instituciones especializadas.

2. Por el valor objetado si los prestadores a) aceptan la reclamación, y b) si no cumplen con la obligación de aclarar las glosas en los términos establecidos en las normas vigentes.

2. Cuentas por pagar.

2.1. Cuentas por pagar Fosyga.

Registra las obligaciones a cargo del ente económico a favor del Fondo de Solidaridad y Garantía provenientes de las cotizaciones del régimen contributivo, el punto de solidaridad, los valores de promoción y prevención, el reconocimiento de las prestaciones económicas, el resultado de la compensación, los rendimientos a declarar y la compensación de saldos no conciliados del sistema de seguridad social en salud en los términos previstos en las normas legales vigentes.

Por el tratamiento de cuenta corriente que se le da a la cuenta por pagar Fosyga y para efectos de revelación y reporte, su movimiento contable se realizará según la naturaleza activa o pasiva que prevalezca en las operaciones que la afectan.

Subcuenta de compensación: Registra el valor de las cotizaciones de las declaraciones de giro y compensación presentadas al Fondo de Solidaridad y Garantía provenientes de las cotizaciones del régimen contributivo, las cuales deberán imputarse en las cuentas respectivas de conformidad con lo establecido en la norma. Se registra en el formato SNS-EF-27.

Créditos

1. Por el valor de las cotizaciones efectivamente compensadas.

2. Por el valor deficitario resultante en el proceso de compensación con cargo al Fosyga (Cuenta por Cobrar – Subcuenta de Compensación).

Débitos

1. Por el valor correspondiente a un punto de la cotización, equivalente al 1% del IBC, destinado a la subcuenta de solidaridad del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

2. Por el porcentaje definido por el Sistema General de Seguridad Social en Salud determinado en la declaración de giro y compensación correspondiente al monto de la cotización obligatoria definido por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, que deberá destinarse a la promoción de la salud y prevención de la enfermedad.

3. Por el monto de la cotización obligatoria determinado por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, que le sea reconocido a las entidades promotoras de salud para que éstas asuman y paguen las incapacidades originadas por enfermedad general de los afiliados cotizantes.

4. Por el valor total que la entidad promotora de salud haya pagado o autorizado pagar a las afiliadas cotizantes por concepto de licencias de maternidad en el mes inmediatamente anterior, liquidado de conformidad con las normas legales vigentes y aquellas que las adicionen, modifiquen o complementen.

5. Por el valor de la unidad de pago por capitación (UPC) que le sean reconocidas por el Sistema General de Seguridad Social en Salud como pago por el plan obligatorio de salud, POS, por cada uno de sus afiliados, cotizantes y beneficiarios, de acuerdo con los montos establecidos por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.

6. Por el saldo a favor del Fosyga, una vez realizado el proceso de compensación, (superavitaria), se girará a la subcuenta de compensación del Fosyga.

7. Por las notas débito de los cheques devueltos correspondiente al pago de las cotizaciones.

8. Por el valor girado al Fosyga correspondiente a la cotización recaudada de personas que se encuentren desafiliadas al Sistema General de Seguridad Social en Salud, sin derecho a ser compensadas.

Subcuenta de solidaridad: Registra las obligaciones a cargo del ente económico a favor del Fondo de Solidaridad y Garantía provenientes del punto de solidaridad. Se registra en el formato SNS-EF-27.

Créditos

1. Por el valor correspondiente a un punto de la cotización, equivalente al 1% del IBC, destinado a la subcuenta de solidaridad del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

2. Por el valor determinado en el proceso de compensación y equivalente al 1% del IBC de los saldos no conciliados.

Débitos

Por el giro a la subcuenta de solidaridad del Fosyga.

Subcuenta promoción y prevención: Registra las transacciones superavitarias o deficitarias del proceso de compensación, correspondientes a los recursos asignados para atender las actividades de promoción y prevención de la salud. Surtido el proceso de compensación. Finalmente el valor per cápita reconocido por el Sistema General de Seguridad Social en Salud en cada declaración de giro y compensación deberá contabilizarse como un ingreso operacional de la entidad. Se registra en el formato SNS-EF-27.

Créditos

1. Por el valor resultante de aplicar el porcentaje determinado por el CNSSS al ingreso base de cotización que deberá destinarse a la promoción de la salud y prevención de la enfermedad.

2. Por el ajuste a favor que resulte en el proceso de compensación, entre el porcentaje obtenido del IBC y el valor per cápita reconocido por el CNSSS; registrando la cuenta por cobrar al Fosyga, en la subcuenta de promoción y prevención.

Débitos

1. Por el cargo a la cuenta por pagar promoción y prevención.

2. Por el ajuste a cargo del ente económico cuando el porcentaje descontado de los aportes sea mayor que el valor reconocido por usuario, caso en el cual se debe girar dicho valor a la subcuenta de promoción y prevención del Fosyga.

3. Por el traslado del saldo a favor de las entidades promotoras de salud para atender las actividades de promoción y prevención de la salud, recursos que podrán ser registrados como ingresos operacionales, los cuales se deberán contabilizar por cada declaración de compensación presentada.

Incapacidades por enfermedad general: Registra el valor o saldos pendientes por aplicar o descontar correspondientes a las incapacidades por enfermedad general establecidas por el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Se registra en el formato SNS-EF-27.

Créditos

1. Por el valor determinado por el ente económico correspondiente al cálculo efectuado y apropiado del proceso de compensación.

2. Por el valor determinado en el proceso de compensación de los saldos no conciliados.

Débitos

1. Por el valor descontado en autoliquidaciones por concepto de incapacidades.

2. Por el reconocimiento de las incapacidades por enfermedad general a los afiliados cotizantes, con abono a la cuenta por pagar – incapacidades por enfermedad general.

Rendimientos a declarar: Registra las obligaciones a cargo del ente económico a favor del Fondo de Solidaridad y Garantía provenientes de los rendimientos financieros generados en las cuentas recaudo. Se registra en el formato SNS-EF-27.

Créditos

1. Por el valor de los rendimientos financieros obtenidos por el manejo de los recursos del sistema.

Débitos

1. Por el reconocimiento de los costos del recaudo y traslado a la cuenta rendimientos financieros.

2. Por el pago al Fosyga.

2.1.1. Cotizaciones.

Registra el valor de las cotizaciones efectivamente recaudadas por el ente económico. El saldo de esta cuenta, debe corresponder a las cotizaciones pendientes por compensar de la EPS, en el formato SNS- EF-27.

Créditos

1. Por el valor de las cotizaciones recaudadas de los afiliados al régimen contributivo (el 12% del ingreso base de cotización, IBC, el 8% correspondiente a las cotizaciones de los afiliados en huelga o suspendidos, las cotizaciones incompletas o pendientes por identificar) efectivamente recaudadas.

Débitos

1. Por los valores efectivamente compensados con cargo a la cuenta Subcuenta de Compensación.

2. Por el valor girado por cotizaciones que no corresponden a los afiliados de la entidad promotora de salud.

2.2. Cuentas por pagar incapacidades por enfermedad general.

Representa el valor reconocido y causado, correspondiente a las incapacidades por enfermedad general de los afiliados cotizantes del régimen contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Se registra en el formato SNS-EF-27.

Créditos

1. Por el reconocimiento y autorización de las incapacidades por enfermedad general a los afiliados cotizantes del régimen contributivo.

Débitos

1. Por el pago de las incapacidades por enfermedad general a los afiliados del régimen contributivo.

2.3. Otras cuentas por pagar Fosyga.

Excedentes recursos artículo 217 de la Ley 100 de 1993. Vigencias 1996 a 1999: Corresponde al valor de los excedentes de los recursos de que trata el artículo 217 de la Ley 100 de 1993, administrados directamente por las cajas de compensación familiar, para financiar la afiliación de los potenciales beneficiarios al régimen subsidiado definidos como tales: los núcleos familiares de las madres comunitarias del ICBF, los niños menores de 6 años abandonados del ICBF y demás beneficiarios prioritarios.

Créditos

1. Por el valor correspondiente a los recursos superavitarios de las vigencias 1996 a 1999.

Débitos

1. Por el reconocimiento de los servicios en salud en aplicación de los recursos respectivos

2. Por la cancelación al Fosyga del saldo de los excedentes de los recursos que no han sido ejecutados, en caso de la revocatoria de la autorización para la administración de los recursos del régimen subsidiado.

3. Provisiones del SGSSS.

Registra el valor constituido para la protección de los recursos destinados a la prestación de servicios en salud y determinados en el plan obligatorio de salud de los regímenes contributivo y subsidiado, de acuerdo con lo establecido por el Gobierno Nacional.

3.1. Provisión régimen subsidiado.

Registra la constitución trimestral de la provisión correspondiente a favor del sistema con los recursos que resulten de descontar del porcentaje mínimo de la UPC-S, establecido por el CNSSS para la prestación de servicios de salud POS-S, los costos POS-S y el valor proporcional de la póliza para enfermedades de alto costo que corresponda al ejercicio.

Créditos

1. Por el valor resultante entre la diferencia obtenida del monto de la UPC-S destinada a la prestación de servicios de salud y el costo POS-S.

Débitos

1. Por la liberación de recursos destinados a la prestación de servicios de salud POS–S cuando el porcentaje de la UPC–S definido por el CNSSS, sea insuficiente y en todo caso, este rubro no puede presentar saldo de naturaleza contraria.

3.2. Provisión 3% de la UPC-S de los gastos de administración.

De conformidad con las normas, la entidad que administra los recursos del régimen subsidiado y que no acredite el número mínimo de afilados, a menos que sus gastos administrativos sean iguales o inferiores en tres (3) puntos al porcentaje que defina el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, deberá constituir una provisión del 3% sobre los ingresos efectivamente recibidos por UPC-S.

Esta provisión se realizará hasta el momento en el cual la entidad acredite nuevamente el número mínimo de afiliados exigido en la norma. Se registra en el Formato SNS-EF-29.

Créditos

1. Por la constitución de la provisión.

2. Por el cálculo de la provisión trimestral establecida en el formato SNS-EF-29.

Débitos

1. Por la ejecución de los recursos, los cuales se utilizaran para sufragar los costos médico – asistenciales.

2. Por la destinación que determine los organismos rectores del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

3.3. Provisión glosas.

En el evento en que la entidad promotora de salud, cajas de compensación familiar, empresas solidarias de salud y empresas promotoras de salud indígenas o administradoras de planes adicionales no se pronuncien dentro de los plazos establecidos por el SGSSS para informar a la IPS si acepta o no las explicaciones dadas a la glosa, el ente económico estará obligado a efectuar la correspondiente provisión para el pago de la cuenta dentro del mes siguiente, constituyendo para tal efecto inversiones de alta liquidez.

Créditos

1. Por la constitución de la provisión.

Débitos

1. Con el pago a las IPS.

3.4. Provisión cubrimiento servicios de salud.

Registra las provisiones establecidas por el SGSSS sobre el 100% de los servicios hospitalarios autorizados y no cobrados hasta por un plazo de cinco meses, fecha a partir de la cual se desmontará la provisión en caso de no existir la correspondiente factura o cuenta de cobro. Esta provisión se constituirá dentro del mes siguiente a que se emita la autorización y se llevará al costo médico.

Créditos

1. Por la constitución del 100% de los servicios hospitalarios autorizados y no cobrados.

Débitos

1. Por el pago a las IPS.

2. Por el desmonte total de la provisión al no existir la factura o cuenta de cobro.

3.5. Provisión copagos régimen subsidiado.

Esta provisión se constituirá solamente cuando la ARS genere ganancia o excedente operacional. Para tal fin debe registrar la provisión trimestral correspondiente al sistema con los recursos que la entidad recibe por concepto de copagos para el financiamiento de la prestación del POS-S, sobre la cual se deberá constituir una inversión.

La comentada provisión se estimará de la siguiente manera:

• Si al restarle a la ganancia operacional el valor de los copagos, el resultado es igual o mayor a los copagos, la provisión se hará por el valor del ingreso de copago.

• Si al restarle a la ganancia operacional el valor de los copagos, el resultado es menor que el valor de los copagos, la provisión debe constituirse por dicho resultado.

Créditos

1. Por la constitución de la provisión.

Débitos

1. Por la liberación de la provisión para el pago de servicios de salud, cuando el costo supere el 85% de la UPC-S.

3.6. Provisiones para contingencias.

Las entidades públicas y empresas industriales y comerciales del Estado deben constituir la provisión por el valor correspondiente a la atención inicial de urgencias que no cuenta con reserva presupuestal.

Créditos

1. Por el valor de las cuentas presentadas sin reserva presupuestal.

Débitos

1. Por la apropiación presupuestal cuando hay un crédito judicialmente reconocido, como son las sentencias y las conciliaciones aprobadas por parte de los organismos competentes.

4. Ingresos recibidos por anticipado.

4.1. Contratos de prepago, contratos planes complementarios.

Registra el valor recibido por anticipado de por lo menos una cuota del contrato de prepago o plan complementario, de acuerdo con la modalidad de pago anticipado – mensual, trimestral, semestral o anual.

Para afectos de la causación de la segunda cuota del contrato de prestación de servicios, de acuerdo con la modalidad de pago acordada, ésta se registrará en una subcuenta denominada cuotas no devengadas, para el caso en que dicha cuota no haya sido efectivamente recibida, con cargo al rubro ingresos por cobrar planes de prepago o a la subcuenta ingresos recibidos por anticipado cuotas devengadas, en el evento en que se haya recibido el pago.

Una vez se haya recibido efectivamente el valor de la cuota correspondiente, se debita esta subcuenta por el valor mensual proporcional a la cuota causada con crédito al ingreso operacional directo - planes de medicina prepagada y/o planes de atención complementaria.

Créditos

1. Por el valor efectivamente recibido de las cuotas del contrato.

2. Por la causación de las cuotas no recibidas efectivamente.

Débitos

1. Por la amortización mensual de las cuotas del contrato de medicina prepagada y/o planes de atención complementaria independientemente de la modalidad de pago.

4.2. Contratos régimen subsidiado.

Registra las unidades de pago por capitación del régimen subsidiado que giren las entidades territoriales en forma anticipada a las ARS.

Créditos

1. Por el valor de los ingresos recibidos anticipadamente.

Débitos

Por el traslado a la cuenta de resultados en la medida que se cause el ingreso correspondiente.

Por la devolución del valor recibido por anticipado, cuando se haya girado un mayor valor o no corresponda según el caso.

5. Cuenta pasiva de reporte – otros programas de salud.

Registra el total de los pasivos correspondientes a otros programas o negocios de salud (EPS, ARS, SAP, CCF e IPS).

El valor de este rubro debe ser igual al reportado en los estados financieros del programa EPS, ARS, SAP, CCF o IPS, los cuales deben ser enviados a la dependencia respectiva de la Superintendencia Nacional de Salud.

CAPÍTULO III

Patrimonio

Está conformado por las cuentas que representan los bienes y derechos de la entidad, una vez deducidas las cuentas que registran las obligaciones de carácter no patrimonial, contraídas con asociados y terceros.

Comprende las siguientes cuentas: Capital social (aportes de los accionistas, socios o propietarios), fondo social mutual, superávit de capital, reservas, revalorización de patrimonio, fondos de destinación específica, dividendos o participaciones decretados en acciones, resultados del ejercicio, resultados de ejercicios anteriores, superávit por valorizaciones y el superávit por donaciones.

1. Patrimonio mínimo saneado.

Para efectos de calcular el patrimonio mínimo saneado que debe ser acreditado y como quiera que los valores registrados como superávit por prima en colocación de acciones y revalorización del patrimonio no son distribuibles y solamente son susceptibles de ser capitalizados, tales valores constituyen capital y en consecuencia pueden ser incluidos en dicho cálculo, el cual se determina de la siguiente forma:

CuentaValor (miles de $)
Capital socialXXXXXX
Reserva legalXXXXXX
Prima en colocación de accionesXXXXXX
Revalorización del patrimonioXXXXXX
Patrimonio mínimo antes de deducir pérdidas$ XXXXXX
Menos: Pérdidas acumuladas a la fecha de corteXXXXXX
Patrimonio mínimo saneado$ XXXXXX

El capital social está conformado por el capital suscrito y pagado, capital actividad IPS, capital asignado al programa o fondo social mutual según el que le aplique al ente económico. Se diligencia en el formato SNS-EF42.

1.1. Régimen subsidiado y contributivo.

Se debe acreditar y mantener como mínimo un patrimonio saneado equivalente a 10.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes, por cada uno de estos regímenes, de acuerdo con lo estipulado en los decretos 1485 de 1994 y 1804 de 1999.

Para el caso de las entidades promotoras de salud indígenas deberán mantener un patrimonio mínimo equivalente a 150 salarios mínimos legales mensuales vigentes por cada 5.000 afiliados, de conformidad con lo establecido en la Ley 691 de 2001.

1.2. Empresas de medicina prepagada.

Se debe acreditar y mantener un patrimonio mínimo saneado en salarios mínimos legales mensuales vigentes, de acuerdo con el número de beneficiarios o afiliados, según el siguiente esquema, de conformidad con lo establecido en los decretos 1570 de 1993 y 1486 de 1994:

Rango de usuariosPatrimonio mínimo en smlmv
Menos de 6.00010.000
Más de 6.00012.000
Más de 25.00014.000
Más de 75.00016.000
Más de 150.00018.000
Más de 250.00022.000

1.3. Servicio de ambulancia prepagado.

Se debe acreditar y mantener un patrimonio mínimo saneado en salarios mínimos legales mensuales vigentes y número de ambulancias, de acuerdo con el número de beneficiarios o afiliados, según el siguiente esquema, con fundamento en lo previsto en el Decreto 1615 de 2001:

Rango de usuariosNúmero ambulanciasPatrimonio mínimo en smlmv
Menos de 5.00022.000
Más de 5.000 y menos de 15.00033.000
Más de 15.000 y menos de 25.00043.500
Más de 25.000 y menos de 50.00054.000
Más de 50.000 y menos de 100.00075.000
Más de 100.000 y menos de 170.00095.500
Más de 170.000 y menos de 250.000106.000
Más de 250.000, más cada 80.000 afiliados11 e incorporar 2 por cada 80.000 afiliadosPor cada 80.000, 6.000 + 1.000 afiliados

Con respecto al último rango de usuarios es de aclarar que las entidades que tengan más de 250.000 usuarios y por cada 80.000 afiliados que se adicionen se incorporarán 2 ambulancias y un patrimonio de 1.000 smlmv al patrimonio requerido para más de 250.000 usuarios.

Las entidades que al corte del mes inmediatamente anterior a la fecha de expedición de la presente circular no cumplan con el patrimonio mínimo saneado, deberán presentar a la Superintendencia Nacional de Salud un plan de ajuste dentro de los 30 días calendario siguientes a la fecha de expedición de esta circular, cuyo plazo de saneamiento no podrá ser superior a 6 meses.

2. Cuenta patrimonial de reporte – otros programas de salud.

Registra el total de las cuentas de patrimonio correspondientes a otros programas o negocios de salud (EPS, ARS, SAP, CCF e IPS).

El valor de este rubro debe ser igual al reportado en los estados financieros del programa EPS, ARS, SAP, IPS o CCF, los cuales deben ser enviados a la dependencia respectiva de la Superintendencia Nacional de Salud.

3. Cuentas de orden acreedoras.

Registra la totalidad del valor de los contratos por capitación suscritos con la red prestadora de servicios de salud para el régimen subsidiado y contributivo y el valor total de las glosas correspondientes a la facturación con los prestadores de servicios de salud.

Registra la totalidad del valor de los contratos por capitación suscritos con la red prestadora de servicios de salud para el régimen subsidiado y contributivo.

Registra el valor total de las glosas correspondientes a la facturación con los prestadores de servicios de salud. Las glosas deben registrarse en el momento en que se presentan, independientemente que sean o no, subsanables.

Registra la contratación con la red pública y para el efecto se deberá tener en cuenta que las entidades que administran los recursos del régimen subsidiado de salud, contratarán y ejecutarán con las instituciones de salud pública del orden municipal o distrital de la entidad territorial sede del contrato, de acuerdo con los porcentajes mínimos establecidos en la ley (hoy 40%). Adicionalmente, se deberá tener en cuenta que en el caso de existir en el municipio o distrito respectivo, hospitales públicos de mediana o alta complejidad del orden territorial, dicha proporción no será menor de los porcentajes establecidos para tal fin (hoy 50%). Tales hechos y transacciones económicas deberán reflejarse claramente en notas a los estados financieros.

Créditos

1. Por el valor total de los contratos por capitación del régimen subsidiado y contributivo suscritos con las instituciones prestadoras de servicios de salud.

2. Por el valor de las glosas realizadas a las facturas de los proveedores de servicios de salud, las cuales deben ser registradas por terceros.

3. Por las autorizaciones por concepto de licencias de maternidad reconocidas por el Sistema General de Seguridad Social en Salud en favor de las beneficiarias.

Débitos

1. Por la amortización de los contratos por capitación con las instituciones prestadoras de servicios de salud.

2. Por la cancelación de los contratos por capitación con las instituciones prestadoras de servicios de salud.

3. Por la aceptación del valor glosado a la IPS, afectando las cuentas respectivas de balance y de resultado.

4. Por el valor descontado en las autoliquidaciones y/o pagado por concepto de licencias de maternidad a las beneficiarias.

CAPÍTULO IV

Ingresos operacionales

1. Servicios de salud UPC – Régimen contributivo.

Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico, por la organización y garantía de la prestación de los servicios incluidos en el plan obligatorio de salud, POS, para cada afiliado. El Sistema General de Seguridad Social en Salud reconocerá un valor per cápita, que se denominará unidad de pago por capitación, UPC, de acuerdo con su estructura poblacional y una prima adicional por la ubicación geográfica de algunos afiliados, conforme con lo establecido en los acuerdos del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.

Para su reconocimiento se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones:

1.1. De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 202 de la Ley 100 de 1993 sobre la vinculación al régimen contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud a través del pago de una cotización o “ aporte económico previo”, se reitera el concepto del pago anticipado o previo de la cotización en salud por parte de los aportantes para que los usuarios accedan a la prestación de los servicios de salud del plan obligatorio de salud. En consecuencia, efectuado el pago de la cotización a la respectiva administradora de salud, ésta debe observar las siguientes instrucciones para registrar sus ingresos (UPC) resultantes del proceso de compensación, efectuado oportunamente:

1.2. Solamente se podrán causar los ingresos por concepto de UPC, una vez se surta el proceso de compensación de las diferentes declaraciones y sean presentadas al Fosyga. Se podrán registrar contablemente los ingresos por UPC con la presentación de las declaraciones de giro y compensación, incluyendo únicamente la declaración de adición de recaudos de cotizaciones del mes y de meses anteriores, presentados por la entidad el primer día hábil del mes siguiente.

1.3. En razón a que el recaudo de las cotizaciones no pagadas puede ser incierto; y teniendo en cuenta que las entidades promotoras de salud recaudarán las cotizaciones obligatorias de los afiliados por delegación del Fondo de Solidaridad y Garantía, deben tenerse en cuenta los principios contables de realización y prudencia y las normas que establecen en caso de mora superior a un mes, la suspensión de la afiliación de los usuarios a la EPS y la pérdida de antigüedad para efectos de la aplicación de los períodos mínimos de cotización, después de transcurridos seis meses sin que medie pago de cotización en salud. En tal sentido, no se pueden registrar ingresos por UPC derivados de una cotización que no se ha pagado a la administradora de salud respectiva.

Créditos

1. Por el valor de los ingresos por UPC, una vez presentada la declaración de giro y compensación.

2. Por el valor de los ingresos por UPC de la declaración de adición de recaudos de cotizaciones del mes y de meses anteriores, que se presenta el primer día hábil del mes siguiente.

Débitos

1. Por los ajustes y objeciones a las declaraciones de giro y compensación, ordenadas por el administrador del encargo fiduciario.

2. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

2. Servicios de salud UPC - régimen subsidiado.

Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico, por la unidad de pago por capitación del régimen subsidiado, derivada de los contratos con los entes territoriales para la administración del régimen subsidiado y para garantizar la prestación de los servicios de salud de la población afiliada, la cual está dada de acuerdo con su estructura poblacional y ubicación geográfica, conforme con lo dispuesto por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud.

La causación mensual de la UPC-S derivada de los contratos de administración de los recursos del régimen subsidiado deberá efectuarse por el valor equivalente a los beneficiarios efectiva y debidamente afiliados y carnetizados, que la ARS garantice la atención de primer nivel a sus afiliados y haya contratado la póliza de reaseguro para enfermedades de alto costo, conforme con las normas, y según la UPC-S establecida por el CNSSS mensual y ubicación geográfica.

Para el caso de las cajas de compensación familiar que, siendo autorizadas como ARS y de conformidad con los respectivos convenios con las direcciones de salud, opten por administrar directamente los recursos del subsidio familiar destinados a salud, bien dentro del programa de EPS administrado por la Caja o, dentro del programa ARS, realizarán los ingresos correspondientes a las UPC por la población que alcance a ser afiliada con tales recursos.

Al finalizar cada mes y contando con el correspondiente soporte (contrato de administración suscrito y carnetización) se realizará el ejercicio de calcular el valor de la UPC-S que le reconocerá el sistema al programa por los afiliados debidamente carnetizados, lo cual se constituye en ingresos operacionales por concepto de unidad de pago por capitación subsidiada UPC-S, estos ingresos son el producto de la compensación mensual que efectúan las CCF, conforme a lo dispuesto por el CNSSS.

En el evento en que las normas que reglamentan el Sistema General de Seguridad Social en Salud establezcan descuentos a la UPC-S del régimen subsidiado, tales como: los recursos para las actividades de promoción y prevención, interventorías de contratos del régimen subsidiado por parte de los entes territoriales; estos se registrarán como un menor valor de la misma, en el porcentaje y monto determinado por el organismo legislador. Estos hechos económicos deben estar plenamente revelados en las notas a los estados financieros.

Créditos

1. Por el valor de la unidad de pago por capitación del régimen subsidiado, obtenida de los contratos con los entes territoriales y con prima adicional.

2. Por la causación de la unidad de pago por capitación reconocida por la Caja de Compensación Familiar al programa de régimen subsidiado en virtud de los contratos con los entes territoriales.

Débitos

1. Por los ajustes y objeciones efectuadas con el ente territorial en la liquidación de los respectivos contratos, así como el resultado de la interventoría de los mismos.

2. Por la cancelación de los saldos al cierre del ejercicio.

3. Servicios de Salud UPC Adicional.

Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico, correspondientes al aporte adicional a cargo del cotizante, equivalente al valor de la unidad de pago por capitación, UPC, establecida por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, según la edad y el género de la persona adicional inscrita en el grupo familiar, que dependa económicamente del cotizante, conforme a las normas establecidas por el SGSSS.

Créditos

1. Por el valor de la UPC Adicional a cargo del cotizante por los beneficiarios adicionales con derecho a ser inscritos.

Débitos

1. Por ajustes generados por inconsistencias en el reporte y pago de la UPC adicional.

2. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

4. Ingresos planes de prepago.

Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico en la prestación de servicios de salud de los contratos de prepago. Para efectos de la causación del ingreso realizado, mensualmente del rubro ingresos recibidos por anticipado cuotas devengadas se disminuye en aquellas cuotas que se causen y se acreditan a la cuenta de ingresos operacionales ingresos planes de prepago, independientemente de la modalidad de pago.

Créditos

1. Por el valor de los ingresos en la prestación de servicios de salud.

Débitos

1. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

5. Servicios de salud planes complementarios de salud.

Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico en la prestación de servicios de salud de los contratos de planes complementarios con personas afiliadas al plan obligatorio de salud. Para efectos contables sólo se imputará a la contabilidad del PACS los costos por servicios adicionales o condiciones adicionales al POS, suministrados a través del PACS, las cuentas del POS y del PACS deben estar completamente separadas.

La causación de ingresos por plan complementario se suspenderá para aquellos casos en que la entidad promotora de salud admita pagos periódicos y el afiliado registre 60 o más días de mora en su pago.

Créditos

1. Por el ingreso realizado que debe estar en función del tiempo expirado, entre la fecha que inicia la prestación del servicio de salud o cubrimiento y la fecha de corte del mes o meses completos que se registran contablemente.

Débitos

1. Por los descuentos que se otorguen contractualmente con ocasión de pagos anticipados.

2. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

6. Recuperaciones.

Corresponde a los dineros reembolsados por las compañías aseguradoras por conceptos tales como: buen manejo, baja siniestralidad, deducibles y demás características de este tipo de productos, en virtud de la contratación de la póliza para enfermedades de alto costo.

Dichos recursos deben imputarse a gastos para la prestación de servicios de salud y en caso de no ser necesaria su utilización deben contabilizarse dentro del porcentaje de la UPC-S no gastada en salud y hará parte de la provisión que deben constituir las ARS en virtud de las normas establecidas por el CNSSS.

Créditos

1. Por el valor de los reembolsos de las compañías aseguradoras por la contratación de las pólizas de enfermedades de alto costo.

Débitos

1. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

7. Ingresos por copagos.

7.1. Copagos régimen contributivo.

Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico correspondiente a los pagos compartidos a cargo de los beneficiarios del cotizante que se aplicarán para complementar la financiación del plan obligatorio de salud.

Créditos

1. Por el valor de los copagos recibidos de los beneficiarios del cotizante, en la prestación de los servicios de salud.

Débitos

1. Por los ajustes generados.

2. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

7.2. Copagos régimen subsidiado.

Registra los ingresos del ente económico correspondientes a los pagos o aportes que realizan los beneficiarios del régimen subsidiado para contribuir a financiar el valor de los servicios de salud que reciben. Dichos copagos son establecidos según los niveles o categorías conforme a lo dispuesto por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y al Sisben.

Créditos

1. Por el valor de los copagos recibidos de los afiliados al régimen subsidiado.

Débitos

1. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

8. Cuotas moderadoras.

8.1. Cuotas moderadoras régimen contributivo.

Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico, correspondiente a las cuotas moderadoras a cargo de los afiliados cotizantes y beneficiarios, establecidas con el propósito de racionalizar el uso de los servicios del Sistema.

Créditos

1. Por el valor de los ingresos por cuotas moderadoras en la prestación de los servicios de salud.

Débitos

1. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

8.2. Cuotas moderadoras prepago.

Registra el valor de los ingresos obtenidos por el ente económico, correspondiente a las cuotas moderadoras a cargo de los afiliados a medicina prepagada.

Créditos

1. Por el valor de los ingresos por cuotas moderadoras en la prestación de los servicios de salud.

Débitos

1. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

9. Recobro enfermedades de alto costo.

Registra el valor de las indemnizaciones efectivas y liquidadas, debidamente certificadas por parte de las compañías de seguros, en atención a los reclamos presentados por los entes económicos por sobre enfermedades de alto costo del régimen contributivo y subsidiado.

Créditos

1. Por el valor de las reclamaciones debidamente liquidadas y certificadas por las compañías aseguradoras.

2. Por el ajuste a las objeciones presentadas y aceptadas por las compañías aseguradoras.

Débitos

1. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

10. Otros ingresos operacionales.

Registra los ingresos operacionales provenientes de conceptos diferentes a los especificados anteriormente, tales como:

El valor per cápita por promoción y prevención reconocido por el sistema general de seguridad social en salud en cada declaración de giro y compensación una vez surtido el respectivo proceso de compensación. Se debe incluir en el formato SNS-EF-31 de los estados financieros.

Las comisiones a cargo de las administradoras de riesgos profesionales por la prestación de los servicios de salud derivados del sistema de riesgos profesionales.

Los rendimientos financieros de las cotizaciones del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Estos rendimientos solamente los reconocerán las EPS hasta el día 18 de junio de 2002; a partir de dicha fecha tales rendimientos pertenecen al Sistema General de Seguridad Social en Salud, conforme a las disposiciones legales.

Los ingresos derivados por la prestación de los servicios de salud a las personas exceptuadas del sistema.

Los ingresos de los rendimientos financieros correspondiente al 85% de la UPC-S destinada a la prestación de servicios de salud.

Los ingresos por concepto de los pagos efectuados por los usuarios que no acreditan los períodos mínimos de cotización.

El valor asumido por el Sistema General de Seguridad Social en Salud por concepto de las tutelas falladas a favor de los usuarios con cargo al Fosyga.

El valor de los medicamentos autorizados por el comité técnico científico de la entidad promotora de salud con cargo al Fosyga.

Los ingresos por la prestación de servicios de prepago correspondientes a cuotas de inscripción, exámenes de admisión y otros no contemplados en los ítems anteriores.

Los intereses de mora generados por concepto del pago extemporáneo de las cotizaciones por parte de los empleadores y trabajadores independientes.

Créditos

1. Por los valores causados correspondientes a los ingresos descritos anteriormente.

Débitos

1. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

CAPÍTULO V

Costos operacionales

Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la prestación de los servicios de salud ofrecidos y vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un período determinado de acuerdo con las normas legales vigentes.

Al final del ejercicio económico, los saldos de las cuentas de costo de servicios de salud se cancelarán con cargo al estado de resultados.

Se deben registrar los costos que se surtan de compromisos o contratos de los cuales se puedan derivar obligaciones a cargo de la entidad y derechos a favor de terceros, en función de las relaciones contractuales que procedan de su actividad y su enlace con el usuario, la entidad o profesional adscrito y el contratante, por virtud del cumplimiento de los contratos.

Se deben registrar los costos en cuentas específicas según la naturaleza de la transacción.

1. Costos régimen contributivo POS-C

Comprende el monto asignado por el ente económico para la prestación de los servicios incluidos en el plan obligatorio de salud del régimen contributivo, discriminados por procedimientos y forma de contratación o prestación directa, tales como capitación o por eventos y/o cualquier otra modalidad de contratación.

Cuando la entidad posea instituciones prestadoras de servicios de salud que no tengan personería jurídica independiente y que las mismas tengan autonomía técnica, financiera y administrativa se deberá tener en cuenta lo siguiente:

De conformidad con las normas del SGSSS deberá establecerse una separación de cuentas entre el patrimonio destinado a la actividad de la entidad y el patrimonio que tenga por objeto la prestación del servicio de salud.

Débitos

1. Por el valor del contrato realizado con la institución prestadora del servicio y profesionales médicos adscritos.

2. Por el valor de la factura realizada por la institución prestadora del servicio o profesionales médicos adscritos.

3. Por los ajustes o modificaciones al contrato.

Créditos

1. Por las glosas efectuadas y aprobadas durante el respectivo ejercicio.

2. Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.

2. Costos régimen subsidiado POS-S.

Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la prestación de los servicios de salud del régimen subsidiado, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un período determinado.

Se deben registrar los costos que se surtan de compromisos o contratos de los cuales se puedan derivar obligaciones a cargo de la administradora del régimen subsidiado y derechos a favor de terceros, en función de las relaciones contractuales que procedan de su actividad y su enlace con el usuario, la entidad o profesional adscrito y el contratante, por virtud del cumplimiento de los contratos.

Para efectos de la contratación con la red pública se deberá tener en cuenta que las entidades que administran los recursos del régimen subsidiado de salud, contratarán y ejecutarán con las instituciones de salud pública del orden municipal o distrital de la entidad territorial sede del contrato, de acuerdo con los porcentajes mínimos establecidos en la ley (hoy 40%). Adicionalmente, se deberá tener en cuenta que en el caso de existir en el municipio o distrito respectivo, hospitales públicos de mediana o alta complejidad del orden territorial, dicha proporción no será menor a los porcentajes establecidos para tal fin (hoy 50%). Tales hechos y transacciones económicas deberán reflejarse claramente en notas a los estados financieros.

Se deben registrar los costos en cuentas específicas según la naturaleza de la transacción.

Al final del ejercicio económico, los saldos de las cuentas de costo de servicios de salud se cancelarán con cargo al estado de resultados.

Débitos

1. Por el valor del contrato realizado con la institución prestadora del servicio y o grupo de profesionales.

2. Por el valor de la factura o cuenta de cobro realizada por la institución prestadora del servicio o profesionales médicos adscritos.

3. Por los ajustes o modificaciones al contrato.

Créditos

1. Por las glosas efectuadas y aprobadas durante el respectivo ejercicio.

2. Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.

3. Costos por prestación de servicios empresas de medicina prepagada.

Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la prestación de los servicios de salud ofrecidos y vendidos bajo la modalidad de planes de medicina prepagada, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un período determinado.

Al final del ejercicio económico, los saldos de las cuentas de costo de servicios de salud se cancelarán con cargo al estado de resultados.

Se deben registrar los costos que se surtan de compromisos o contratos de los cuales se puedan derivar obligaciones a cargo de la entidad y derechos a favor de terceros, en función de las relaciones contractuales que procedan de su actividad y su enlace con el usuario, la entidad o profesional adscrito y el contratante, por virtud del cumplimiento de los contratos.

Se deben registrar los costos en cuentas específicas según la naturaleza de la transacción.

Comprende el monto asignado por el ente económico para la prestación de los servicios incluidos en el plan de medicina prepagada, discriminados por procedimientos y forma de contratación o prestación directa que no sea en IPS propia, tales como capitación o por eventos y/o cualquier otra modalidad de contratación.

Débitos

1. Por el valor de las facturas recibidas de la institución prestadora del servicio y/o grupo de profesionales.

2. Por los ajustes o modificaciones al contrato.

Créditos

1. Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.

4. Costos prestación de servicios planes complementarios de salud.

Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la prestación de los servicios de salud ofrecidos y vendidos bajo la modalidad de planes complementarios, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un período determinado.

Al final del ejercicio económico, los saldos de las cuentas de costo de servicios de salud se cancelarán con cargo al estado de resultados.

Se deben registrar los costos que se surtan de compromisos o contratos de los cuales se puedan derivar obligaciones a cargo de la entidad y derechos a favor de terceros, en función de las relaciones contractuales que procedan de su actividad y su enlace con el usuario, la entidad o profesional adscrito y el contratante, por virtud del cumplimiento de los contratos.

Se deben registrar los costos en cuentas específicas según la naturaleza de la transacción, teniendo en cuenta que cuando el costo sea causado en PACS, por tratarse de un servicio del POS pero prestado en condiciones adicionales, este deberá ser imputado tanto en el POS como en el PACS, en la proporción que le correspondería a cada uno, además, la actividad pertinente también debe quedar registrada en ambos planes.

Comprende el monto asignado por el ente económico para la prestación de los servicios incluidos en el plan complementario, discriminados por procedimientos y forma de contratación o prestación directa que no sea en IPS propia, tales como capitación o por eventos y/o por cualquier otra modalidad de contratación.

Débitos

1. Por el valor del contrato realizado con la institución prestadora del servicio y/o grupo de profesionales.

2. Por los ajustes o modificaciones al contrato.

Créditos

1. Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.

5. Costos por servicios de ambulancias prepagadas.

Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la prestación de los servicios de transporte de pacientes en ambulancia y/o la atención prehospitalaria, que dentro de su modalidad de servicio contemple los sistemas de prepago, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un período determinado.

Al final del ejercicio económico, los saldos de las cuentas de costo de los servicios de transporte de pacientes en ambulancia y/o la atención prehospitalaria se cancelarán con cargo al estado de resultados.

Se deben registrar los costos que se surtan de compromisos o contratos de los cuales se puedan derivar obligaciones a cargo de la entidad y derechos a favor de terceros, en función de las relaciones contractuales que procedan de su actividad y su enlace con el usuario, la entidad o profesional adscrito y el contratante, por virtud del cumplimiento de los contratos.

Se deben registrar los costos en cuentas específicas según la naturaleza de la transacción.

Comprende el monto asignado por el ente económico para la prestación de los servicios incluidos en el plan de servicios de ambulancia prepagados, discriminados por procedimientos y forma de contratación. Se registra en el formato SNS-EF-35.

Débitos

1. Por el valor del contrato realizado con la entidad.

2. Por los ajustes o modificaciones al contrato.

Créditos

1. Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.

6. Prima de seguros enfermedades de alto costo régimen contributivo y régimen subsidiado.

Registra el costo de la prima de seguros para el cubrimiento de las enfermedades catastróficas o alto costo a los usuarios del plan obligatorio de salud.

Débitos

1. Por el valor correspondiente a la prima de seguros.

2. Por los ajustes o modificaciones realizados al valor de la prima.

Créditos

1. Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.

7. Enfermedades catastróficas o de alto costo - eventos régimen contributivo y régimen subsidiado.

Registra los servicios o tratamientos cubiertos por enfermedades catastróficas o de alto costo a los usuarios del plan obligatorio de salud, facturados bajo la modalidad de contratación por evento o por cualquier otro sistema de contratación diferente al de capitación.

Incluye las enfermedades o tratamientos señalados por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud mediante acuerdos.

Débitos

1. Por el valor de la actividad realizada.

2. Por los ajustes o modificaciones efectuados.

Créditos

1. Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.

8. Provisiones Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Registra el valor constituido para la protección de los recursos destinados a la prestación de servicios en salud y determinados en el plan obligatorio de salud de los regímenes contributivo y subsidiado, de acuerdo con lo establecido por el Gobierno Nacional.

8.1. Provisión - cuotas planes de prepago.

Registra los montos provisionados por el ente económico para cubrir eventuales pérdidas sobre los ingresos por cobrar de servicios de salud prepagado, con morosidad superior a noventa (90) días, equivalente al 100% del valor de las cuotas en mora.

8.2. Provisión régimen subsidiado.

Registra la constitución trimestral de la provisión correspondiente a favor del Sistema con los recursos que resulten de descontar del porcentaje mínimo de la UPC-S, establecido por el CNSSS para la Prestación de Servicios de Salud, POS-S, los costos POS-S y el valor proporcional de la póliza para enfermedades de alto costo que corresponda al ejercicio.

8.3. Provisión glosas.

En el evento en que la entidad promotora o administradora de planes adicionales no se pronuncie dentro de los plazos establecidos por el SGSSS para informar a la IPS si acepta o no las explicaciones dadas a la glosa, el ente económico estará obligado a constituir la correspondiente provisión para el pago de la cuenta dentro del mes siguiente, constituyendo para tal efecto inversiones de alta liquidez.

8.4. Provisión cubrimiento servicios de salud.

Registra las provisiones establecidas por el SGSSS sobre el 100% de los servicios hospitalarios autorizados y no cobrados hasta por un plazo de cinco meses, fecha a partir de la cual se desmontará la provisión en caso de no existir la correspondiente factura de cobro. Esta provisión se constituirá dentro del mes siguiente al que se emita la autorización y se llevará al costo médico.

Débitos

1. Por el valor de la provisión.

Créditos

1. Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.

8.5. Otros costos operacionales.

Registra otros costos operacionales provenientes de conceptos diferentes a los especificados anteriormente.

Débitos

1. Por los valores causados.

Créditos

1. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

CAPÍTULO VI

Gastos de administración

Agrupa las cuentas que representan las erogaciones en que incurre la entidad en el desarrollo de su actividad, en un período determinado.

Mediante el sistema de causación se registrará el gasto con cargo a las cuentas del estado de resultados. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago.

Al final del ejercicio económico las cuentas de gastos y costos se cancelarán con cargo al estado de resultados.

1. Provisión UPC-S por cobrar.

Registra el valor provisionado por el ente económico para cubrir eventuales pérdidas de la UPC–S por cobrar derivada de los contratos de administración de los recursos del régimen subsidiado con los entes territoriales. Para el efecto se consideran como deudas de difícil cobro de la UPC–S las que sean iguales o superiores a 360 días de vencidas, sobre las cuales la entidad deberá constituir y mantener una provisión del 100%.

Débitos

1. Por el valor de la provisión con cargo a la cuenta respectiva en el activo.

2. Provisión cuotas planes de prepago y/o planes complementarios.

Registra los montos provisionados por el ente económico para cubrir eventuales pérdidas sobre los ingresos por cobrar de servicios de salud prepagado y/o planes complementarios, con morosidad superior a noventa (90) días, equivalente al 100% del valor de la cuotas en mora.

Débitos

1. Por el valor de la provisión con cargo a la cuenta respectiva en el activo.

CAPÍTULO VII

Ingresos no operacionales

Comprende los ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal del programa ARS, incluye entre otros, los ítems relacionados con operaciones de carácter financiero en moneda nacional o extranjera.

Créditos

1. Por los valores causados correspondientes a los ingresos que no tienen relación con la actividad operacional.

Débitos

1. Por la cancelación de saldos al cierre del ejercicio.

CAPÍTULO VIII

Cuenta de reporte de ingresos – otros programas de salud

Registra el total de ingresos correspondientes a otros programas o negocios de salud (EPS, ARS, SAP, CCF e IPS).

El valor de este rubro debe ser igual al reportado en los estados financieros del programa EPS, ARS, SAP, IPS o CCF, los cuales deben ser enviados a la dependencia respectiva de la Superintendencia Nacional de Salud.

CAPÍTULO IX

Cuenta de reporte de egresos – otros programas de salud

Registra el total de costos operacionales y no operacionales correspondientes a otros programas o negocios de salud (EPS, ARS, SAP, CCF e IPS).

El valor de este rubro debe ser igual al reportado en los estados financieros del programa EPS, ARS, SAP, IPS o CCF, los cuales deben ser enviados a la dependencia respectiva de la Superintendencia Nacional de Salud.

• Actividad como entidad promotora de salud.

Registra el total de gastos derivados de la actividad desarrollada por la compañía de medicina prepagada en relación con el programa de la entidad promotora de salud.

• Actividad como institución prestadora de servicios de salud.

Registra el total de gastos derivados de la actividad desarrollada por la entidad promotora de salud respecto de sus instituciones prestadoras de salud, sin personería jurídica independiente.

Programas en proceso de liquidación

Las entidades deben registrar la contabilidad de los programas que se encuentren en liquidación de conformidad con las normas contables reglamentadas en Colombia. Por lo tanto, esta debe manejarse y presentarse separada de los demás programas que posea el ente económico.

Los estados financieros serán presentados a la Superintendencia Nacional de Salud bajo el criterio descrito en la presente circular en las llamadas “cuentas de reporte – otros programas o negocios de salud”.

Nota: Los rubros que no fueron mencionados en la presente circular y que sean utilizados por las entidades, para su manejo contable, deben remitirse a los respectivos planes de cuentas que les apliquen.

TÍTULO III

Margen de solvencia

Esta superintendencia, en ejercicio de las facultades conferidas por el numeral 6 del artículo 7º del Decreto 1259, se permite impartir las siguientes instrucciones para la acreditación del margen de solvencia por parte de las entidades promotoras de salud, EPS, entidades adaptadas, EAS, entidades promotoras de salud indígenas, administradoras del régimen subsidiado, ARS, empresas de medicina prepagada, EMP y servicios de ambulancia prepagados, SAP, de conformidad con lo ordenado por la Ley 100 de 1993 y los decretos 1485 y 1486 de julio 13 de 1994, 723 del 14 de mayo de 1997, 882 del 13 de mayo de 1998, 46 del 19 de enero de 2000 y 783 del 3 de mayo de 2000.

CAPÍTULO I

Ámbito de aplicación

Para efectos de la aplicación del contenido de la presente circular, debe entenderse que la obligación periódica de acreditación del margen de solvencia se refiere a todas las entidades promotoras de salud, cualquiera sea su forma legal: las de carácter privado, las públicas bien sean empresas industriales o comerciales del Estado, sociedades de economía mixta, establecimientos públicos o cualquier otra forma de organización administrativa, así como las adaptadas, las transformadas y las administradoras del régimen subsidiado, las empresas de medicina prepagada y las de servicios de ambulancia prepagados. Este margen de solvencia se aplica a dichas entidades en razón de la administración que efectúan de los recursos del régimen contributivo y/o del subsidiado, así como de la venta de los planes adicionales de salud entre los que se encuentran los planes de medicina prepagada y los planes de atención complementaria.

En consideración a lo señalado en el artículo 5º del Decreto 783 de mayo 3 de 2000, las empresas de medicina prepagada incluidos los servicios de ambulancia prepagados deberán acreditar el margen de solvencia establecido en el Decreto 882 de 1998, en consecuencia, las instrucciones contenidas en la presente circular, serán de obligatorio cumplimiento para las dependencias, programas y entidades de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados en cuanto a la acreditación periódica del margen de solvencia.

Se precisa que en virtud del Decreto 882 del 1998, quedaron derogadas las normas generales que consagraban el margen de solvencia para entidades promotoras de salud, EPS, y administradoras del régimen subsidiado, ARS, artículos 8º y 10 del Decreto 1485 de 1994, artículo 3º, Parágrafo 1º del Decreto 1890 de 1995, en lo que se refiere a margen de solvencia y artículo 6º, parágrafo 1º, literal b), del Decreto 2357 de 1995, quedando vigente el artículo 9º del Decreto 1485 de 1994, sobre el margen de solvencia para pagos anticipados. Para las empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados, quedaron derogados el artículo 10 del Decreto 1570 de 1993, y el artículo 5º del Decreto 1486 de 1994, y las instrucciones impartidas por este despacho contenidas en la Circular Externa 30 de 1994.

CAPÍTULO II

Generalidades

1. Margen de solvencia.

El margen de solvencia debe entenderse como la liquidez que deben tener las entidades promotoras de salud, las entidades adaptadas, las administradoras del régimen subsidiado, las empresas de medicina prepagada y los servicios de ambulancia prepagados, cualquiera que sea su forma legal, para responder en forma adecuada y oportuna por sus obligaciones con terceros, sean estos proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios.

Se entiende por liquidez la capacidad de pago que tienen las entidades para cancelar, en un término no superior a treinta (30) días calendario, contados a partir de la fecha establecida para el pago, las cuentas de los proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o usuarios.

Consecuencias del incumplimiento en los pagos de obligaciones con terceros

A. Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas y administradoras de régimen subsidiado, con cuentas por pagar a los proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o usuarios con edad superior a 30 días calendario, contados a partir de la fecha prevista para su pago:

1. No podrán realizar nuevas afiliaciones, salvo los beneficiarios de aquellos afiliados que se encontraban cotizando tratándose de régimen contributivo y los recién nacidos en el régimen subsidiado.

2. No podrán realizar mercadeo de sus servicios con el objeto de obtener nuevas afiliaciones o traslado de afiliados.

3. No podrán afectar el flujo de ingresos provenientes de la unidad de pago por capitación para cancelar obligaciones provenientes de la amortización de inversiones en infraestructura asistencial o administrativa.

4. No podrán, realizar cualquier operación de compra o arrendamiento financiero con opción de compra sobre bienes inmuebles y realizar inversiones de cualquier naturaleza como socio o asociado.

Nota: Al encontrarse las entidades vigiladas en la situación aquí descrita, es obligación informar de ello por escrito a la Superintendencia Nacional de Salud, con las medidas adoptadas para proceder al pago de lo adeudado. Para efectos de determinar el momento en el cual se comenzarán a aplicar las limitaciones o consecuencias anteriormente referidas, la Superintendencia procederá a evaluar la situación de la entidad, de conformidad con los numerales 3.3 y 4 de la presente circular.

El informe deberá enviar se a la superintendencia a más tardar en los ocho (8) días hábiles siguientes al incumplimiento superior a 30 días aquí previsto.

Para efecto de garantizar la correcta aplicación de los recursos de la seguridad social dentro del régimen subsidiado, se deberán seguir las siguientes reglas:

• Las entidades que tengan deudas con las instituciones prestadoras de servicios de salud, con plazo superior a 45 días, contados a partir de la fecha de presentación oportuna de la cuenta o la convenida para el pago, deberán destinar del total del flujo de recursos derivados de recuperación de cartera como de la unidad de pago por capitación del régimen subsidiado, el 87% al pago de las instituciones prestadoras, sólo estando habilitadas para apropiar el 13% de la acreencia recuperada o el valor de la unidad de pago por capitación como gasto administrativo, hasta tanto regularicen sus pagos con la red de prestadores, fecha a partir de la cual podrán apropiar los porcentajes adicionales, dentro de los límites legales. Con cargo a estos recursos las entidades que administran el régimen subsidiado deberán cancelar sus obligaciones pendientes y aquellas necesarias para garantizar la adecuada prestación de servicios de salud a su población afiliada. Para este efecto, el representante legal y la junta u órgano administrativo, deberán adoptar las medidas correspondientes.

• Para efecto de la aplicación del numeral anterior, se tomará el porcentaje de participación de la red externa en la contratación y facturación de la entidad promotora de salud o administradora del régimen subsidiado según los tres niveles de atención, garantizando que se destina del total de los ingresos mencionados, el porcentaje equivalente de participación, más un 15% de los recaudos se deben dirigir a las instituciones prestadoras de servicios de salud que no tengan ninguna clase de relación de subordinación, en cualquier vía, con la entidad administradora del régimen subsidiado, hasta tanto la entidad no se encuentre al día con la red de terceros encargada de la prestación de servicios de salud. Esta disposición se aplicará a partir del 1º de marzo del año 2000.

El incumplimiento de esta disposición dará lugar a la revocatoria del certificado de funcionamiento.

Lo aquí dispuesto no será aplicable respecto de las administradoras del régimen subsidiado, en tanto estas no reciban los recursos correspondientes por parte de los entes territoriales.

No obstante, para los contratos de administración de recursos del régimen subsidiado que se celebren a partir del 1º de abril del año 2000, cuando las entidades administradoras del régimen subsidiado hubieren recibido en forma oportuna los recursos del ente territorial y retarden sus obligaciones en plazos superiores a 30 días contados a partir de la fecha prevista para su pago, el ente territorial podrá girar directamente a la red prestadora de servicios de salud contratada por la administradora del régimen subsidiado, los recursos correspondientes, siempre y cuando exista un pronunciamiento previo de la Superintendencia Nacional de Salud con vigencia no inferior a quince (15) días en relación con el incumplimiento de margen de solvencia y notificación del mismo a la entidad administradora del régimen subsidiado. Para lo cual deberán seguir el siguiente procedimiento:

El ente territorial debe solicitar a esta superintendencia su pronunciamiento sobre la aplicabilidad de la citada norma a una ARS determinada, adjuntando: a) Certificación expedida por el ente territorial donde se relacionen los pagos efectuados, correspondientes a la contratación de la vigencia respectiva, realizada con la ARS en cuestión, discriminando número del contrato, valor pagado y mes a que corresponde el pago; b) Relación de cuentas por pagar expedida por los representantes legales de las instituciones prestadoras de servicios de salud en donde conste la razón social de la ARS deudora, plazo convenido para el pago, fecha de radicación de la cuenta en la ARS y valor adeudado (debe tenerse en cuenta que esta relación sólo debe corresponder a la prestación de servicios de salud de los afiliados al régimen subsidiado, amparados por contratos suscritos entre el ente territorial y la ARS a partir del 1º de abril de 2000).

A su vez la Superintendencia Nacional de Salud requerirá a la ARS respectiva con el fin de que allegue a este órgano de control: a) Relación de las cuentas por cobrar al ente territorial que se encuentre solicitando el giro sin situación de fondos, respecto de los contratos suscritos a partir del 1º de abril de 2000; b) Relación de las cuentas por pagar a las instituciones prestadoras de servicios de salud, las cuales sólo deben corresponder a la prestación de servicios de salud a los afiliados del régimen subsidiado del ente territorial que solicitó la aplicación de esta norma, amparados bajo los contratos suscritos entre el ente territorial y la ARS, posteriores al 1º de abril de 2000.

La Superintendencia Nacional de Salud evaluará conjuntamente la información allegada por el ente territorial y la ARS, si es del caso se citará a ambas partes, con el fin de emitir su pronunciamiento sobre la viabilidad de dar aplicación al artículo 4º del Decreto 46 de 2000.

Una vez en firme el pronunciamiento de la Superintendencia Nacional de Salud, la entidad territorial está autorizada para retener por un período no mayor a tres meses los recursos a que tendría derecho la administradora del régimen subsidiado por concepto de unidad de pago por capitación, y los girará a las diferentes entidades contratadas.

Si transcurridos los tres meses, la entidad administradora del régimen subsidiado no ha acreditado el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos que celebren a partir del 1º de abril del año 2000 ante la Superintendencia Nacional de Salud, la entidad territorial estará autorizada a realizar el mismo procedimiento referido en el párrafo anterior, por un período igual;

B. Los afiliados de las entidades promotoras de salud y entidades adaptadas con cuentas por pagar, con edad superior a 60 días calendario, contados a partir de la fecha prevista para su pago, podrán trasladarse de entidad sin observancia del tiempo mínimo de permanencia previsto en el régimen de movilidad general, siempre y cuando se encuentren al día en los pagos de sus obligaciones, tales como pago de cotizaciones y copagos.

Por su parte, las entidades administradoras del régimen subsidiado, estarán obligadas a realizar la cesión de sus contratos a cualquiera de las administradoras de ese régimen que tengan capacidad para ello y le trasladarán a esa administradora inmediatamente los recursos del aseguramiento por los meses que faltan hasta la terminación del contrato. Cuando la entidad se abstenga de realizar estas operaciones, la Superintendencia Nacional de Salud podrá ordenar la cesión, de conformidad con las normas vigentes;

C. Las empresas de medicina prepagada o servicios de ambulancia prepagados, con cuentas por pagar, con edad superior a 30 días calendario, contados a partir de la fecha prevista para su pago:

1. Deberán abstenerse de celebrar actuaciones relacionadas con la promoción, mercadeo, gestión, venta y suscripción de nuevos contratos de medicina prepagada o servicio de ambulancia prepagado, así como de incluir nuevos usuarios en contratos vigentes.

2. Deberán continuar garantizando el cumplimiento de los contratos vigentes y la renovación de los mismos de conformidad con las normas que regulan la actividad, empleando en todo caso la mayor diligencia en la prestación de los servicios a sus clientes a fin de que éstos reciban la atención debida en el desarrollo de las relaciones contractuales.

3. No podrán afectar el flujo de ingresos provenientes del pago de las cuotas de los contratos de medicina prepagada o ambulancia prepagado para cancelar obligaciones provenientes de la amortización de inversiones en infraestructura asistencial o administrativa.

4. No podrán realizar operaciones de compra o arrendamiento financiero con opción de compra sobre bienes inmuebles ni efectuar inversiones de cualquier naturaleza como socio o asociado.

En el evento que la EPS, ARS, EAS, EMP y SAP, se encuentre en cualquiera de las situaciones aquí descritas, con anterioridad a la fecha establecida para remitir la acreditación del margen de solvencia a la Superintendencia Nacional de Salud, es obligación informar de ello por escrito, adjuntando a la documentación señalada en el numeral 5 de la presente circular externa, un informe con las medidas adoptadas para proceder al pago de lo adeudado. Lo anterior para efectos de determinar el momento en el cual la Superintendencia Nacional de Salud comenzará a aplicar las limitaciones anteriormente referidas, previa evaluación de la situación de la entidad, de conformidad con la normatividad vigente.

La documentación deberá enviarse a la superintendencia dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al haberse detectado el incumplimiento superior a 30 días aquí previsto.

Una vez acreditado ante esta superintendencia el pago de lo adeudado por las EPS, EAS, ARS, EMP y SAP a través del correspondiente documento suscrito por el representante legal, revisor fiscal y contador acompañado de los soportes que así lo demuestren, podrá solicitar ante la Superintendencia Nacional de Salud la autorización para reasumir el ejercicio de las actividades suspendidas la cual se otorgará mediante acto administrativo de esta superintendencia;

D. Suspensión o revocatoria del certificado de funcionamiento.

El artículo 230 de la Ley 100 de 1993, establece la revocatoria o suspensión del certificado de funcionamiento concedido a una EPS y/o ARS, entre otros casos cuando las entidades dejen de cumplir cualquiera de los requisitos establecidos para el otorgamiento de la autorización, por su parte el artículo 180 de la misma ley determina como uno de los requisitos que deben cumplir las EPS y/o ARS para su autorización la acreditación periódica del margen de solvencia que asegure la liquidez y solvencia de la entidad; en consecuencia, en lo que se refiere al margen de solvencia, la suspensión o revocatoria del certificado de funcionamiento de una EPS y/o ARS se dispondrá cuando no se acredite periódicamente el margen de solvencia que asegure la liquidez y solvencia de la entidad.

De otra parte, de conformidad con lo previsto en el Decreto 1486 del 13 de julio de 1994, artículo 3º, numeral 5º el Superintendente Nacional de Salud podrá disponer la revocatoria o suspensión del certificado de funcionamiento concedida a una entidad, programa o dependencia de medicina prepagada o servicio de ambulancia prepagado por incumplimiento a las normas sobre patrimonio, patrimonio técnico o margen de solvencia, en consecuencia en lo que se refiere al margen de solvencia, la suspensión o revocatoria se dispondrá cuando se presenten cuentas por pagar, con edad superior a 30 días calendario, contados a partir de la fecha prevista para su pago.

En desarrollo de la competencia de la Superintendencia Nacional de Salud para adoptar medidas cautelativas, en el ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control, de conformidad con el numeral 10º del artículo 335 del Decreto 663 de 1993, la suspensión o revocatoria del certificado de funcionamiento de una entidad promotora de salud, entidad adaptada, administradora de régimen subsidiado, empresa de medicina prepagada o servicio de ambulancia prepagado originadas por el incumplimiento del margen de solvencia serán de aplicación inmediata. En consecuencia, el recurso de reposición que proceda contra las mismas no suspenderá la ejecutoriedad del acto administrativo.

En relación con la revocatoria del certificado de funcionamiento, de una entidad, dependencia o programa de medicina prepagada o servicio de ambulancia prepagado por el incumplimiento del margen de solvencia, la Superintendencia Nacional de Salud podrá proceder a su disolución y liquidación en los términos del capítulo IV, artículo 23 del Decreto 1570 de 1993 y demás normas que le adicionen, complementen, modifiquen o sustituyan.

2. Publicación de los nombres de entidades con afiliaciones suspendidas.

La Superintendencia Nacional de Salud, podrá informar a los usuarios del SGSSS a través de medios de comunicación de amplia circulación nacional, los nombres de las entidades promotoras de salud y administradoras del régimen subsidiado, a las cuales se les han impuesto las medidas dispuestas en el artículo 2º y/o artículo 3º del Decreto 882 de 1998. Así mismo podrá publicar los nombres de las empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados que como consecuencia del incumplimiento del margen de solvencia tienen los certificados de funcionamiento suspendidos o se han aplicado las medidas del Decreto 882 de 1998. Todo lo anterior, sin perjuicio de las demás acciones que pueda ejercer el ente de inspección, vigilancia y control.

CAPÍTULO III

Definiciones

1. Obligaciones con terceros.

Se considera que son obligaciones con terceros las cuentas por pagar referidas a los conceptos que se describen a continuación:

Cuentas de proveedores de bienes: Cuentas por pagar a quienes suministren insumos o productos utilizados o requeridos por la EPS, ARS, EAS, EMP y SAP para la normal y oportuna prestación del servicio en salud.

Cuentas a prestadores de servicios: Cuentas por pagar a los prestadores de servicios, derivada de la atención en salud prestada a los afiliados y usuarios de las EPS, ARS, EAS, EMP y SAP.

Cuentas a usuarios: Cuentas por pagar a los afiliados y usuarios de las EPS, ARS, EAS, EMP y SAP por concepto de reembolsos por pagos de servicios en salud a cargo de las EPS, ARS, EAS, EMP y SAP así como de las prestaciones económicas a cargo de las entidades promotoras de salud.

2. Fechas establecidas para el pago o plazo convenido.

2.1. Las entidades podrán convenir la forma de contratación y pago que más se ajuste a sus necesidades e intereses, tales como la capitación, el pago por conjunto de atención integral, el pago por actividad, o la combinación de cualquier forma de éstas o cualquier otra. En todo caso deberán establecer la forma de presentación de las facturas, los términos para el pago de los servicios una vez éstas se presenten, y un procedimiento para la resolución de objeciones a las cuentas.

Cuando no exista contrato o en los contratos no se establezcan los términos para el pago, deberá observarse el siguiente procedimiento:

1. Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas, administradoras del régimen subsidiado, empresas de medicina prepagada deberán comunicar a los prestadores de servicios el período del mes en el cual recibirán las facturas o cuentas de cobro. Este período será durante veinte (20) días calendario del mes, incluido el mes de diciembre (D. 46/2000, art. 8º, par. tercero.)

2. Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas, administradora del régimen subsidiado y empresas de medicina prepagada tendrán un plazo de veinte (20) días calendario, contados a partir de la fecha de radicación, para revisar integralmente la cuenta e iniciar el proceso de pago o realizar las objeciones que resulten procedentes. En todo caso la fecha de radicación de la factura debe corresponder a la fecha en la que ésta se presentó por primera vez, ajustada a los requisitos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

3. En caso de no objeción, la entidad promotora de salud, administradoras del régimen subsidiado o empresa de medicina prepagada, deberá cancelar la cuenta dentro de los diez (10) días calendario siguientes al vencimiento del plazo estipulado en el numeral precedente.

Las entidades deberán cancelar íntegramente la parte de las cuentas que no hubieran sido glosadas, en los términos contractuales, como condición necesaria para que la institución prestadora de servicios de salud esté obligada a tramitar y dar alcance a las respectivas glosas formuladas de la cuenta, siempre que la factura cumpla con las normas establecidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Se considera práctica no autorizada la devolución de una cuenta de cobro o factura de servicios sin el correspondiente pago de la parte no glosada.

Las instituciones prestadoras de servicios de salud tendrán la obligación de aclarar ante las entidades, las glosas debidamente fundamentadas, dentro de los veinte (20) días siguientes a su comunicación formal. El saldo frente a las correspondientes glosas será cancelado en la medida en que éstas sean aclaradas.

Si las glosas no son resueltas por parte de la institución prestadora de servicios de salud, IPS, en los términos establecidos por el reglamento, no habrá lugar al reconocimiento de intereses, ni otras sanciones pecuniarias.

En ningún caso podrá entenderse que el no cumplimiento de los plazos establecidos, exonera a la entidad promotora de salud, entidad adaptada, administradora del régimen subsidiado o entidad que administra planes adicionales de salud, de cancelar los servicios efectivamente prestados ni a la institución prestadora de servicios de salud el restituir aquellos dineros facturados y objetados o no debidos, que hubieren sido entregados por las entidades promotoras de salud y demás entidades.

A partir de la fecha en que la institución prestadora de servicios de salud responda formalmente a la glosa ante la entidad promotora de salud, administradora del régimen subsidiado o administradora de los recursos de la seguridad social o entidades de prepago ésta tendrá un plazo máximo de treinta (30) días para informar a la institución prestadora de servicios de salud si acepta o no las explicaciones dadas a la glosa, con independencia de la fecha establecida para el pago.

Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas y entidades que administren planes de medicina prepagada, servicios de ambulancia prepagados y planes complementarios, deberán constituir una provisión sobre el ciento por ciento de los servicios hospitalarios autorizados y no cobrados hasta por un plazo de cinco (5) meses, fecha a partir de la cual se desmontará la provisión, en caso de no existir la correspondiente factura de cobro. La provisión, la cual tendrá plenos efectos contables, fiscales y tributarios se constituirá dentro del mes siguiente a que se emita la autorización y se llevará al costo médico. Esta provisión deberá estar plenamente constituida al 1º de diciembre del año 2000, siendo obligatorio iniciar su constitución a partir del 1º de febrero del mismo año. De esta forma, las entidades deberán afectar su estado de pérdidas y ganancias con la constitución y reversión de provisiones en los términos expuestos. Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas y entidades que administren planes adicionales de salud, podrán utilizar en forma alternativa instrumentos técnicos para el cálculo de la provisión debidamente aprobados por la revisoría fiscal que reflejen en forma plena el criterio expuesto, con demostrada eficacia a la luz de la realidad operativa, financiera y contable de la institución.

Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas y entidades que administren planes adicionales de salud, deberán adelantar una revisión íntegra de la cuenta, antes de proceder a sus glosas.

En el evento en que las glosas formuladas resulten infundadas el prestador de servicios de salud tendrá derecho al reconocimiento de intereses moratorios desde la fecha de presentación de la factura, reclamación o cuenta de cobro.

Las autorizaciones que emita la entidad promotora de salud, entidad adaptada o entidad que administre planes adicionales de salud son de su plena responsabilidad frente al período que se emite, sin que sean procedentes correcciones retroactivas que afecten a la institución prestadora frente a servicios prestados.

Las entidades promotoras de salud o entidades adaptadas que autoricen la atención hospitalaria de un usuario, son responsables del pago de la cuenta mientras el usuario deba permanecer hospitalizado como consecuencia de la respectiva autorización. En el evento en que durante el proceso de atención hospitalaria derivada de la autorización otorgada por la entidad promotora de salud o entidad adaptada, el empleador deje de cumplir con su obligación de cotizar, la entidad promotora de salud no podrá eludir el pago de sus obligaciones contraídas frente a la institución prestadora de servicios de salud o trasladar a la institución prestadora de servicios de salud la responsabilidad de cobro al empleador. La entidad promotora de salud o entidad adaptada tendrá acción de repetición conforme las disposiciones legales. En ningún caso será procedente el pago de sumas frente a las instituciones prestadoras de servicios de salud, por parte de la entidad promotora de salud o entidad adaptada con fecha anterior a la establecida en la autorización expedida por la entidad promotora de salud o entidad adaptada, sin perjuicio de las normas especiales en materia de atención inicial de urgencias.

2.2. Atención de urgencias. La atención inicial de urgencias debe ser prestada en forma obligatoria por todas las entidades públicas y privadas que presten servicios de salud a todas las personas. Para el pago de servicios prestados su realización no requiere contrato ni orden previa y el reconocimiento del costo de estos servicios se efectuará mediante resolución motivada en caso de ser un ente público o pagador. La atención de urgencias en estas condiciones no constituye hecho cumplido para efectos presupuestales y deberá cancelarse máximo en los tres (3) meses siguientes a la radicación de la factura de cobro.

Por lo anterior, los valores registrados por concepto de atención de urgencias en el formato SNS-EF-24-CxP-AIU, podrán ser clasificados en las columnas de plazo convenido, máximo en las columnas por edades entre 1 y 90 días; lo que indica que una vez cumplido ese plazo convenido, dichos valores deberán clasificarse como cuentas por pagar en mora, en las edades allí señaladas en el formato.

Las entidades que presenten cuentas por pagar de atención inicial de urgencias clasificadas en mora serán objeto de las medidas enunciadas en el numeral 2.1.1.1 Consecuencias del incumplimiento en los pagos de obligaciones con terceros, de la presente circular.

Cuando se trate de entidades que administran el régimen subsidiado, estarán obligadas a realizar la cesión de sus contratos a cualquiera de las administradoras del régimen que tengan capacidad para ello y le trasladarán inmediatamente los recursos del aseguramiento por los meses que faltan hasta la terminación del contrato. Cuando la entidad se abstenga de realizar estas operaciones, la Superintendencia Nacional de Salud podrá ordenar la cesión, de conformidad con las normas vigentes, sin perjuicio de que el ente territorial haya realizado o no el pago de la UPC-S correspondiente.

Las entidades que registren cuentas por pagar de atención inicial de urgencias entre 1 y 30 días o más en mora deberán someterse a las medidas descritas anteriormente y, adicionalmente:

• Los afiliados dentro del régimen contributivo quedarán en libertad de trasladarse a otra entidad promotora de salud, sin sujetarse al régimen de movilidad general, siempre que se encuentren al día en el pago de sus obligaciones y surtan los trámites formales dispuestos en las normas legales.

3. Fechas de radicación de la factura.

Se entiende como fecha de radicación de la factura aquella fecha en que la factura es presentada por el proveedor y recibida en la EPS, EAS, ARS, EMP o SAP, y para todos los efectos ésta deberá ser la fecha que se tenga en cuenta para los respectivos registros contables que permitan clasificar la edad de la cuenta, y así efectuar los pagos en los plazos establecidos.

Es necesario precisar que cuando se presenten glosas, la fecha de radicación de la factura debe corresponder a la fecha en la que ésta se presentó por primera vez, ajustada a los requisitos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, a partir de esta fecha correrán los términos establecidos en el Decreto 723 de 1997, para aceptar o glosar las facturas.

Las entidades promotoras de salud, administradoras del régimen subsidiado y entidades que administren planes de salud, cualquiera sea su naturaleza deberán recibir facturas de las instituciones prestadoras de servicios de salud, durante los primeros 20 días calendario del mes siguiente a la prestación de servicios.

Para efecto del reconocimiento de intereses por mora en el pago de acuerdo a los términos pactados con las entidades promotoras de salud, administradoras del régimen subsidiado y entidades que administren planes de salud, deberán las instituciones prestadoras de servicios de salud presentar las cuentas de cobro, facturas o reclamaciones a más tardar dentro de los 6 meses siguientes a la fecha de prestación de los servicios de salud o de la ocurrencia del hecho generador de las mismas así como lo establecido en el artículo 7º del Decreto 1281 de 2002.

La EPS, ARS, EMP y SAP responden adecuadamente por el pago de sus obligaciones con terceros en la medida que: 1) reciba las facturas o documentos de cobro observando las condiciones establecidas para ello, 2) pague en los términos establecidos para el efecto y la ARS reciba los recursos de la entidad territorial.

4. Requisitos para la recepción de facturas por la prestación de servicios de salud en el año inmediatamente anterior.

El artículo 177 de la Ley 100 de 1993, establece como función básica de las EPS la de organizar y garantizar directamente o indirectamente, la prestación del plan de salud obligatorio a los afiliados.

El artículo 185 de la Ley 100 de 1993, determina como función de las instituciones prestadoras de servicios de salud prestar los servicios en su nivel de atención correspondiente a los afiliados y beneficiarios dentro de los parámetros y principios señalados por la ley.

El parágrafo del artículo 185 de la Ley 100 de 1993 señala: “ Toda institución prestadora de servicios de salud contará con un sistema contable que permita registrar los costos de los servicios ofrecidos (...)”.

El artículo 52 del Código de Comercio establece: “Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio”.

El artículo 48 del Decreto 2649 de 1993 determina: “Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente”.

El artículo 10 del régimen de contabilidad para entidades públicas señala: Contabilidad pública. Para efectos de la presente ley, la contabilidad pública comprende, además de la Contabilidad General de la Nación, la de las entidades u organismos descentralizados, territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al que pertenezcan y la de cualquier otra entidad que maneje o administre recursos públicos y sólo en lo relacionado con estos.

El numeral 5.6 del régimen de contabilidad para entidades públicas, referente a las normas generales de contabilidad pública determina respecto a la causación lo siguiente: “El registro de ingresos y gastos debe hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan, y no el momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de aquellos (…)” .

El artículo 616-1 del régimen del impuesto a la renta y complementarios, adicionado por el artículo 37 de la Ley 223 de 1995, estableció: “La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales (…) ”.

Teniendo en cuenta lo anterior, la Superintendencia Nacional de Salud instruye a las EPS, ARS (EPS, ESS, EPSI, CCF y UT), IPS y ESE lo siguiente:

4.1. El año o ejercicio contable, es el mismo año calendario que comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre.

4.2. El cumplimiento en materia contable del principio de causación el cual establece la obligatoriedad de reconocer los hechos económicos en el período que se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.

4.3. Igualmente el cumplimiento de la expedición de las facturas cuando se realicen o presten los servicios y deben contener la fecha en que estos fueron prestados.

4.4. En consecuencia la Superintendencia Nacional de Salud, determina como prácticas ilegales o no autorizadas los procedimientos administrativos implementados por las EPS, ARS (EPS, ESS, EPSI, CCF UT ), IPS y ESE que vulneren las normas contables de conformidad con lo anteriormente señalado y ordena se suspenda de inmediato la exigencia a los proveedores y prestadores de servicios de salud de expedir facturas con fecha del año siguiente cuando los servicios han sido prestados durante el año inmediatamente anterior.

CAPÍTULO IV

Procedimiento interno para la acreditación del margen de solvencia

Para acreditar el margen de solvencia requerido para asegurar la liquidez de la EPS, EAS, ARS, EMP y SAP en los términos de la normatividad vigente, es necesario:

1. Cuantificar el monto mensual de gastos representados por las obligaciones con terceros, es decir, por concepto de las cuentas por pagar a proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios (adquisición de bienes —compra de equipos, materiales y suministros e impresos y publicaciones— adquisición de servicios) con fundamento en la información contable como fuente única de información confiable y útil para efectos de evaluar y hacer seguimiento a las entidades en la acreditación del margen de solvencia.

2. Establecer los procedimientos y mecanismos de control necesarios que le permitan disponer de la información individual por cada factura recibida de los proveedores, teniendo en cuenta las fechas de radicación, los plazos convenidos para el pago, las fechas de pago, los conceptos y los valores pagados y que a la vez le permitan clasificar por edad, con base en las fechas de vencimiento, las cuentas por pagar a las que se ha hecho referencia.

3. Realizar mensualmente el flujo detallado de efectivo, que le permita establecer los pagos de las obligaciones y los ingresos con los cuales atenderán estos pasivos.

Las entidades que desarrollen actividades de entidades promotoras de salud, entidades adaptadas, administradoras de régimen subsidiado, empresas de medicina prepagada o servicios de ambulancia prepagados a través de un programa, deben acreditar el margen de solvencia sólo con aquellos criterios aquí establecidos, que sean imputables exclusivamente al mismo.

Las cajas de compensación familiar que administren recursos del régimen subsidiado deben acreditar el margen de solvencia únicamente con lo que corresponde al programa de ARS.

CAPÍTULO V

Reporte de información

Con el fin de acreditar el margen de solvencia, las EPS, EAS, ARS, EMP y SAP deberán enviar trimestralmente a la Superintendencia Nacional de Salud la información debidamente diligenciada en los formatos de los estados financieros, con observancia de las instrucciones respectivas, contenidas en esta circular. La información debe discriminarse por cada uno de los meses que conforma el trimestre reportado. Todo lo anterior, sin perjuicio de:

a) La obligación de informar dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al haberse detectado el incumplimiento superior a 30 días, y

b) La Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de sus funciones podrá solicitarle a las EPS, EAS, ARS, EMP y SAP la acreditación del margen de solvencia en cualquier momento.

La información, será remitida mediante comunicación escrita en la cual se deberá señalar la fecha del envío, así como el medio utilizado para ello: es decir, medio magnético o correo electrónico y deberá estar firmada por el representante legal, el revisor fiscal de la correspondiente entidad, el contador y/o jefe de contabilidad con la indicación de los números de las correspondientes tarjetas profesionales para el caso de estos dos últimos.

Debe señalarse que la firma del revisor fiscal certifica que los libros de contabilidad están al día y que en ellos se encuentran registradas todas las operaciones, que estas últimas se ajustan a las normas vigentes sobre margen de solvencia y en especial certifica que la información contenida en el formato respectivo fue extraída de los registros y soportes contables como única fuente de información confiable y útil para efectos de la evaluación y seguimiento que este ente de control debe efectuar a las entidades vigiladas. De lo contrario se tendrá como no presentada la certificación del margen de solvencia.

La presentación de los formatos, implicará que los mismos fueron diligenciados y suscritos por el representante legal, revisor fiscal de la entidad, el contador y/o jefe de contabilidad.

Si se omitieren las firmas a que se ha hecho referencia, la información se tendrá como no presentada.

CAPÍTULO VI

Fechas de reporte

Las EPS, EAS, ARS, EMP y SAP diligenciarán los formatos anexos a la presente y los remitirán, atendiendo lo siguiente:

TrimestrePeríodo con cortes a:Fecha de presentación
I31 de enero, 28 de febrero y 31 de marzo30 de abril
II30 de abril, 31 de mayo y 30 de junio31 de julio
III31 de julio, 31 de agosto y 30 de septiembre31 de octubre
IV31 de octubre, 30 de noviembre y 31 de diciembre25 de febrero del año siguiente al término de pede(sic) período contable

Nota: Cuando la fecha de presentación coincida con un día no laborable, el cumplimiento deberá efectuarse el día siguiente hábil y en ningún caso la Superintendencia Nacional de Salud otorgará prórroga para su presentación.

TÍTULO IV

Patrimonio mínimo saneado

En relación con las exigencias de patrimonio mínimo saneado que deben acreditar las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas en salud, empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados, de conformidad con la normatividad que rige para cada una de las entidades de aseguramiento, esto es, artículo 5º del Decreto 1485 de 1994 para las entidades promotoras de salud; artículo 5º, numeral 5º del Decreto 1804 de 1999 para las empresas solidarias de salud; artículo 14, literal c), de la Ley 691 de 2001 para las entidades promotoras de salud indígenas; el artículo 7º del Decreto 1570 de 1993 para las empresas de medicina prepagada y el artículo 1º del Decreto 1615 de 2001 para los servicios de ambulancia prepagados.

CAPÍTULO I

Determinación del patrimonio mínimo saneado

Para efectos de calcular el patrimonio mínimo que debe ser acreditado por las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas en salud, empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas y como quiera que los valores registrados como superávit por prima en colocación de acciones y revalorización del patrimonio no son distribuibles y solamente son susceptibles de ser capitalizados, tales valores constituyen patrimonio y, en consecuencia, pueden ser incluidos en el cálculo del patrimonio mínimo. En estas condiciones, el monto del patrimonio mínimo saneado se determina de la siguiente forma:

Capital social*XXXXX
Reserva legalXXXXX
Prima en colocación de accionesXXXXX
Revalorización del patrimonioXXXXX
Patrimonio mínimo antes de deducir pérdidasXXXXX
Menos: Pérdidas acumuladas a la fecha de corte(XXXXX)
Patrimonio mínimo saneado$ XXXXX

* El capital social es equivalente a: Capital suscrito y pagado o capital asignado a un programa o fondo social mutual.

CAPÍTULO II

Monto de patrimonio mínimo por tipo de asegurador

1. Entidades promotoras de salud que administran régimen contributivo.

Las entidades promotoras de salud que administren el régimen contributivo deberán determinar de acuerdo con lo señalado en el numeral 1, capítulo III, patrimonio mínimo saneado de la presente circular y acreditar trimestralmente un patrimonio mínimo saneado igual o superior del equivalente a los 10.000 salarios mínimos legales vigentes a la fecha que se esté reportando en el formato SNS-EF-42.

2. Entidades promotoras de salud que administran régimen subsidiado y empresas solidarias de salud.

Las entidades promotoras de salud que administren el régimen subsidiado y las empresas solidarias de salud deberán determinar de acuerdo con lo señalado en el numeral 1º, capítulo III, patrimonio mínimo saneado de la presente circular y acreditar trimestralmente un patrimonio mínimo saneado igual o superior al equivalente a los 10.000 salarios mínimos legales vigentes a la fecha del reporte en el formato SNS-EF-42.

En este sentido las entidades promotoras de salud que administren los dos regímenes (contributivo y subsidiado) deberán determinar para cada uno de los regímenes de acuerdo con lo señalado en el numeral 1, capítulo III, patrimonio mínimo saneado de la presente circular y acreditar trimestralmente un patrimonio mínimo saneado igual o superior del equivalente a los 10.000 salarios mínimos legales vigentes a la fecha del reporte. Es decir, que para los dos regímenes en total debe determinar y acreditar un patrimonio mínimo saneado equivalente a los 20.000 smlmv a la fecha de reporte.

3. Entidades promotoras de salud indígenas.

Las entidades promotoras de salud indígenas deberán certificar trimestralmente un patrimonio mínimo equivalente a 150 salarios mínimos legales vigentes a la fecha del reporte por cada 5.000 afiliados según formato SNS-EF-43.

4. Empresas de medicina prepagada.

Las entidades y programas de medicina prepagada con un número menor de 6.000 usuarios deberán determinar de acuerdo con lo señalado en el numeral 1, capítulo III, patrimonio mínimo saneado de la presente circular y acreditar un capital mínimo saneado equivalente a los 10.000 smlmv a la fecha que se esté reportando, formato SNS-EF-42. Para un número de usuarios superior del indicado, el monto será el establecido en el párrafo tercero del numeral 1º del artículo 7º del Decreto 1570 de 1993, así:

Rango del usuariosmlmv *
Más de 6.00012.000
“ “ 25.00014.000
“ “ 75.00016.000
“ “ 150.00018.000
“ “ 250.00022.000

* Salario mínimo legal mensual vigente a la fecha que se esté reportando.

El número de usuarios que deben tener en cuenta las empresas de medicina prepagada para dar cumplimiento a esta exigencia de patrimonio mínimo, será el que registre la entidad a la fecha de expedición de la presente circular. Las entidades que cambien de rango de usuarios, actualizarán su patrimonio mínimo de acuerdo con su nuevo número de usuarios.

5. Servicios de ambulancia prepagados.

Los servicios de ambulancia prepagados con un número menor a 5.000 usuarios deberán determinar de acuerdo con lo señalado en el numeral 1º, capítulo III, patrimonio mínimo saneado de la presente circular y acreditar un número de 2 ambulancias y un capital mínimo saneado equivalente a los 2.000 smlmv a la fecha de reporte, formato SNS-EF-42. Para un número de usuarios superior al indicado, el monto será el establecido en el artículo 1º del Decreto 1615 de 2001, así:

UsuariosNº de ambulanciasPatrimonio en smlmv*
Más de 5.000 y Menos de 15.00033.000
Más de 15.000 y Menos de 25.00043.500
Más de 25.000 y Menos de 50.00054.000
Más de 50.000 y Menos de 100.00075.000
Más de 100.000 y Menos de 170.00095.500
Más de 170.000 y Menos de 250.000106.000
Más de 250.000 y por cada 80.000usuarios adicionales 11 e incorporar 2 ambulancias más por cada 80.000 usuarios-6.000 + 1.000 adicionales por cada 80.000 nuevos usuarios

* Salario mínimo legal mensual vigente a la fecha del reporte.

6. Entidades promotoras de salud que administran planes de atención complementaria en salud, PACS.

Las entidades promotoras de salud que adicionalmente a los regímenes contributivo y subsidiado pretendan prestar o estén autorizados para ofrecer planes de atención complementaria de salud, deberán acreditar para soportar la operación en la prestación de estos planes un monto de patrimonio adicional a las exigencias de sus respectivos regímenes de 10.000 smlmv a la fecha de reporte, formato SNS-EF-42.

CAPÍTULO III

Variación del patrimonio

Cuando la Superintendencia Nacional de Salud determine que el patrimonio mínimo saneado de una entidad promotora de salud, empresa solidaria de salud, entidad promotora de salud indígena, empresa de medicina prepagada o servicio de ambulancia prepagado ha caído por debajo de los límites mínimos establecidos en las disposiciones legales correspondientes o en sus estatutos, afectándose gravemente su continuidad en la prestación del servicio, podrá pedir las explicaciones del caso y ordenarle que cubra la deficiencia dentro de un término no superior de seis (6) meses, contados a partir de la fecha de corte mensual de los estados financieros en los cuales se evidencia la variación del patrimonio mínimo.

En consecuencia, la entidad que se encuentre en estas circunstancias con anterioridad a la fecha de reporte de la información contenida en esta Circular Externa deberá informar inmediatamente a la Superintendencia Nacional de Salud de tal situación señalando las medidas previstas para superar la deficiencia y enviando un cronograma que contenga la implementación de estas medidas dentro del término establecido de seis (6) meses.

CAPÍTULO IV

Fechas de reporte

TrimestrePeríodo con cortes a:Fecha de presentación
I31 de enero, 28 de febrero y 31 de marzo30 de abril
II30 de abril, 31 de mayo y 30 de junio31 de julio
III31 de julio, 31 de agosto y 30 de septiembre31 de octubre
IV31 de octubre, 30 de noviembre y 31 de diciembre25 de febrero del año siguiente al término del período contable

Nota: Cuando la fecha de presentación coincida con un día no hábil, el cumplimiento deberá efectuarse el día siguiente hábil y en ningún caso la Superintendencia Nacional de Salud otorgará prórroga para su presentación.

TÍTULO V

Información legal y administrativa

CAPÍTULO I

Información legal

Estatutos sociales

Cuando la entidad efectúe reformas de cualquier naturaleza que conlleve a modificación de los estatutos sociales, tales como cambios en la razón social, objeto social, capital, funciones de órganos directivos, incrementos de aportes sociales, ampliación de base social, conformación de órganos directivos y de vigilancia, entre otras, deberá remitirse a este despacho copia auténtica de la escritura pública contentiva de la respectiva reforma y el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio respectiva, donde conste la inscripción de la reforma correspondiente.

Certificado de existencia y representación legal

Así mismo, allegará este certificado cuando se efectúen modificaciones que no afecten los estatutos sociales, vale decir, cambio de domicilio, representante legal, de junta directiva, de revisor fiscal, etc., así como variación del capital suscrito y pagado.

Reglamentos de emisión y colocación de acciones

Los reglamentos de emisión y colocación de acciones de la entidades vigiladas deben ser autorizados previamente por la Superintendencia Nacional de Salud.

Posteriormente, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 392 del Código de Comercio, vencido el término de la oferta para suscribir las acciones, el representante legal y el revisor fiscal deberán comunicar de inmediato a esta superintendencia el número de las acciones suscritas, los pagos efectuados a cuenta de las mismas y la cifra en que se incrementa el capital suscrito.

Con el reporte trimestral de la presente circular deberán allegar a esta superintendencia debidamente diligenciado el formato SNS-IL-44.

CAPÍTULO II

Información administrativa

Cambio de representante legal, domicilio y/o dirección de la sede administrativa principal

En el evento de presentarse cambio de representante legal u otros directivos de la compañía, así como del domicilio y/o dirección de la sede, deberá informarse por escrito a este despacho, a lo sumo dentro de los cinco (5) días siguientes al registro de dichos cambios. Formato SNS-IA-45.

Apertura o cierre de sucursales

Las entidades deben diligenciar por única vez el formato SNS-IA-46 con el registro de las ciudades, direcciones y nombres de los encargados de las sucursales o regionales, teléfonos, fax, correo electrónico, etc., así como el número de empleados discriminado por personal administrativo y personal asistencial en cada una de las oficinas principales y sucursales o regionales.

Lo anterior, sin perjuicio que tratándose de la apertura o cierre de sucursales o cambios en las mismas, a través del mencionado formato se actualice la información, en los eventos de apertura y cambios, del domicilio completo, nombre del gerente o director y número telefónico y demás información contenida en el formato, y en el evento de cierres, las razones fundamentadas que sustenten la decisión adoptada.

Relación de accionistas o socios de las entidades comerciales

Este informe incluye cada uno de los accionistas que participan con el 1% o más del capital social de la entidad vigilada, diligenciando en su totalidad los datos predefinidos en el formato SNS-IA-47. Este informe deberá ser enviado a este despacho en forma semestral a 30 de junio y a 31 de diciembre, dentro de los primeros 20 días, contados a partir de la fecha antes indicada.

Información de pólizas de alto costo

Esta superintendencia le solicita reportar semestralmente con corte a junio 30 y 31 de diciembre, la información relacionada con la póliza para el reaseguro de enfermedades de alto costo en el régimen subsidiado y régimen contributivo tomada por las EPS, entidades adaptadas, empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas y cajas de compensación familiar, para lo cual se debe diligenciar correctamente el formato SNS-IA-54, utilizando un (1) formato por cada póliza vigente. Igualmente debe diligenciar el cuadro adjunto, sobre la relación de cuentas de la aseguradora del SGSSS frente a la compañía de seguros.

Información de encargos fiduciarios para manejo de recursos del régimen subsidiado para las empresas solidarias de salud y las EPS indígenas.

Las empresas solidarias de salud y las entidades promotoras de salud indígenas EPSI deberán reportar en el formato SNS-IE-53 el nombre de la entidad fiduciaria, número del contrato, vigencia y valor de la comisión por administración de los recursos, con reportes semestrales con corte a 30 de junio y 31 de diciembre.

TÍTULO VI

Información estadística

Afiliados al SGSSS y usuarios de servicios de prepago

Las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas en salud, empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas y cajas de compensación familiar que administran régimen subsidiado, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagada deberán remitir la información del número de afiliados al SGSSS para cada uno de los regímenes (contributivo y subsidiado) y los usuarios de los servicios prepagados para lo cual deben diligenciar los formatos SNS-IE-49, SNS-IE-50 y SNS-IE-51 respectivamente, clasificados por departamento y/o municipio, género (sexo) y grupo etáreo.

Información número de ambulancias.

Las entidades, programas o dependencias de servicio de ambulancias prepagado deberán suministrar a la Superintendencia Nacional de Salud información sobre la ubicación de sus unidades y el perímetro por cubrir, a fin de verificar que la atención al usuario sea oportuna, eficaz, eficiente y de calidad, para lo cual deberán contar con el número de ambulancias de traslado simple o asistenciales en proporción a sus beneficiarios. Para tales efectos deben diligenciar el formato SNS-IE-52, debidamente certificado por el representante legal y revisor fiscal.

TÍTULO VII

Sanciones

La Superintendencia Nacional de Salud velará por el cumplimiento de las normas vigentes en materia contable, sobre el margen de solvencia y patrimonios mínimos de las entidades promotoras de salud, entidades adaptadas en salud, empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas, cajas de compensación familiar que administran régimen subsidiado, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia. El incumplimiento o inoportunidad en el envío de la información aquí solicitada o de las instrucciones emitidas en la presente circular dará lugar al ejercicio de las facultades sancionatorias consagradas en la Ley 100 de 1993, artículos 230 y 233, artículo 5º del Decreto 1259 de 1994, sin perjuicio de la aplicación de las medidas cautelares previstas en el Decreto 882 de 1998, artículos 2º y 3º, el cual se aplica a las empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados por remisión expresa del Decreto 783 de 2000 y demás normas vigentes.

TÍTULO VII(sic)

Vigencia y derogatoria

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga los formatos 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 y 25 de la Circular Externa 1 de 1996 y la totalidad de las circulares externas 58 de 1993; la 7, 25, 28 y 42 de 1994; la 3 de 1996, la 25, 51 de 1997; la 58 de 1998; la 82 de 1999, deroga la circular 10 de 1994 y la Circular 76 de 1998, Circular 44 de 1997, Circular 061 de 1997, Circular 111 de 2000 y Circular 127 de 2001, su incumplimiento dará lugar al ejercicio de las facultades sancionatorias consagradas en el artículo 233 de la Ley 100 de 1993 y el artículo 5º del Decreto 1259 de 1994.

La información administrativa, contable, financiera y de margen de solvencia que corresponde al tercer trimestre de 2002 debe ser reportada a más tardar el 31 de octubre del presente año de acuerdo con las instrucciones contenidas en esta circular.

El anexo que contiene los formatos y el anexo que contiene las instrucciones técnicas forman parte integral de la presente circular.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales, juntas directivas, revisores fiscales y contadores de entidades promotoras de salud, entidades adaptadas en salud, empresas solidarias de salud, entidades promotoras de salud indígenas, cajas de compensación familiar, convenios (consorcios y uniones temporales) que administran régimen subsidiado, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados.

(Nota: Véase Circular Externa 139 de 2002 de la Superintendencia Nacional de Salud).

(Nota: Derogada por la Circular Externa 16 de 2005 de la Superintendencia Nacional de Salud)

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