CIRCULAR EXTERNA 14 DE 1995

 

CIRCULAR EXTERNA 14 DE 1995 

(Agosto 16)

(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 1997 numeral 4º de la Superintendencia de Valores).

Por virtud de lo previsto en el artículo 39 de la Ley 190 de 1995, o estatuto anticorrupción, las obligaciones contenidas en los artículos 102 a 107 del estatuto orgánico del sistema financiero para las instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria, se aplicarán a las entidades sometidas a inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Valores.

Así las cosas, las instituciones sometidas a inspección, vigilancia o control de esta superintendencia tienen la obligación de adoptar las medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.

Por consiguiente, esta superintendencia considera pertinente establecer unos parámetros para lograr el mejor cumplimiento de las obligaciones que impone el estatuto anticorrupción a las referidas entidades.

Las bolsas de valores, sociedades comisionistas de bolsa, las sociedades comisionistas independientes de valores, las sociedades administradoras de fondos de inversión, sociedades administradoras de depósitos centralizados de valores, y sociedades calificadoras de valores, están obligadas a incorporar y observar en el desarrollo diario de su objeto la aplicación de los siguientes deberes:

1. Conocimiento de su cliente.

En virtud de este principio las entidades mencionadas deben conocer adecuadamente la actividad económica que desarrollan sus clientes, su magnitud, y las características básicas de las transacciones en las que se involucra corrientemente. Así mismo, deben establecer la frecuencia, volumen y características de las transacciones financieras de sus usuarios y que el volumen y movimiento de fondos de estos clientes guarda relación con la actividad económica de los mismos.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 1997 numeral 4º de la Superintendencia de Valores).

2. Obligación de reporte de operación sospechosa.

Las entidades sometidas a inspección, vigilancia o control de esta superintendencia deberán reportar de manera inmediata y suficiente a la Fiscalía General de la Nación, o a los cuerpos especiales de policía judicial que ésta designe, cualquier información relevante sobre manejo de fondos cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes; o sobre transacciones de sus usuarios que por su número, por las cantidades transadas, o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas.

Solamente la experiencia y la naturaleza de la entidad vigilada o controlada permite evaluar la razonabilidad de una sospecha, por lo cual no pueden existir catálogos exhaustivos sobre operaciones sospechosas, si bien se deberán establecer unos parámetros como elementos auxiliares en la realización del control adecuado.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 1997 numeral 4º de la Superintendencia de Valores).

3. Adopción de procedimientos.

Con el objeto de dar cumplimiento a las obligaciones consagradas en el artículo 102 del estatuto orgánico del sector financiero, dentro de los tres meses siguientes a la vigencia del estatuto anticorrupción que se vencen el 6 de septiembre de 1995, las entidades sujetas a inspección, vigilancia o control de esta superintendencia deben diseñar y poner en práctica los procedimientos específicos para el control exigido, conforme con los parámetros expuestos en el presente instructivo que se exponen en este documento, y designar funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de los mismos.

3.1. Sociedades comisionistas de valores y sociedades administradoras de fondos de inversión. En virtud de lo anterior, esta superintendencia ha dispuesto que las sociedades comisionistas de bolsa, las sociedades comisionistas independientes de valores, y las sociedades administradoras de fondos de inversión establezcan las siguientes medidas de control:

3.1.1. Registro de clientes. En adelante, las sociedades comisionistas de bolsa, las sociedades comisionistas independientes de valores y las sociedades administradoras de fondos de inversión deberán llevar un registro de sus clientes, conforme a la siguiente clasificación:

a) Entidades financieras;

b) Entidades pertenecientes al sector público;

c) Emisores inscritos en el registro nacional de valores;

c.1. Grandes contribuyentes

c.2. Otros;

d) Personas jurídicas no inscritas en el registro nacional de valores e intermediarios;

e) Personas naturales, y

f) Adherentes a los fondos de valores y fondos de inversión.

En el registro de clientes se deberá consignar el movimiento detallado de las operaciones que realice cada cliente, de tal forma que incluya la clase de operación efectuada, sus características básicas y que permita establecer promedios y sacar estadísticas sobre las mismas.

3.1.2. Apertura de cuentas. Las sociedades comisionistas de bolsa, comisionistas independientes de valores, así como las sociedades administradoras de fondos de inversión, deberán iniciar su relación con los clientes llenando un formato denominado de “apertura de cuenta” con los mismos, solicitando la información y documentación mínima que adelante se especificará, lo que a su vez les permite desarrollar el “registro de clientes”.

Para la apertura de cuentas con cualquiera de los distintos tipos de clientes clasificados en el punto 3.1.1, se deberán diligenciar formatos que contengan mínimo la siguiente información:

3.1.3. Formato de apertura de cuenta. En dicho formato se deberá incluir, como mínimo, la siguiente información:

a) Número de la cuenta;

b) Nombres completos de sus titulares (representantes o apoderados si se trata de personas jurídicas);

c) Cédula de ciudadanía o número de identificación tributaria, NIT, si se trata de personas jurídicas;

d) Profesión, oficio, ocupación o actividad;

e) Domicilio, dirección y teléfono residencia. Tratándose de personas jurídicas estos datos se deben obtener del respectivo representante legal o apoderado;

f) Domicilio, dirección y teléfono oficina;

g) Nacionalidad;

h) Información financiera: A los clientes clasificados en los literales c2, d) y e), del punto 3.1.1 de esta circular, se debe solicitar el ingreso mensual, según rangos que se establezcan, conforme a la naturaleza de los mismos. A los clientes clasificados en el literal f) del punto 3.1.1, se les deberá solicitar la mencionada información, si el aporte que realicen al fondo de valores o al fondo de inversión es igual o superior a cuatrocientos veinte (420) salarios mínimos mensuales, e

i) Número de las cuentas corrientes bancarias y las entidades respectivas.

3.1.4. Documentación adicional. Adicionalmente, al momento de la apertura de la cuenta, se solicitará la siguiente documentación o información:

a) Copia de la cédula de ciudadanía o extranjería en el caso de personas naturales nacionales o extranjeras residentes, según se trate;

b) Exhibición de pasaporte, en caso de personas naturales extranjeras no residentes, del cual deberá tomarse la información general allí incluida, y

c) Presentación del número de identificación tributaria, NIT, y certificado de existencia y representación de reciente expedición, en el caso de las personas jurídicas nacionales, y de documento análogo, debidamente autenticado en el consulado respectivo para personas jurídicas extranjeras.

Para el representante legal o apoderado, tanto de personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, se aplicará lo previsto en los literales a) y b), para las personas naturales. En todo caso, se podrá solicitar que se acredite debidamente la representación legal.

A los incapaces se le solicitará la tarjeta de identidad si se trata de menores de edad y la cédula de ciudadanía del representante o apoderado.

Quedarán exceptuados de la obligación de anexar la información adicional aquellos clientes que se ubiquen dentro de los siguientes:

a) Entidades sometidas a inspección y vigilancia de las Superintendencias Bancaria y de Valores;

b) Entidades pertenecientes al sector público;

c) Inversionistas en fondos de valores y fondos de inversión cuyos aportes sean inferiores a la suma de cuatrocientos veinte (420) salarios mínimos mensuales, y

d) Emisores de valores inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios calificados como grandes contribuyentes.

3.1.5. Excepciones bajo responsabilidad expresa. En casos excepcionales, por virtud del conocimiento y experiencia que se tenga con algunos clientes, y bajo la responsabilidad expresa del presidente o gerente de la entidad o quien haga sus veces, quien deberá suscribir el formato de apertura de cuenta respectivo, podrá eximirse a algunos clientes del cumplimiento de algunos de los requisitos mencionados en los numerales 3.1.3 y 3.1.4 anteriores.

En todo caso, el presidente o gerente de la entidad, o quien haga sus veces, que asuma la responsabilidad referida deberá demostrar la debida diligencia en el cumplimiento de las obligaciones que le impone el estatuto orgánico del sector financiero.

3.1.6. Cumplimiento. Los mecanismos de control arriba enunciados y las medidas de auditoría que se adopten para el cumplimiento de lo mismos, deben informarse a la Superintendencia de Valores a más tardar el 4 de septiembre de 1995.

El registro de clientes, mediante el diligenciamiento de formato de información y el anexo de la documentación exigida en los puntos 3.1.3 y 3.1.4 de esta circular, deberá implementarse de inmediato, para aquellos clientes nuevos u ocasionales. Tratándose de clientes con los cuales ya se tenga establecida una relación comercial se contará con un término de cuatro (4) meses para efectos de actualizar la información y documentación referida, de manera que al cabo de ese lapso el registro de clientes esté al día.

El registro de clientes deberá actualizarse anualmente.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 1997 numeral 4º de la Superintendencia de Valores).

4. Reporte de operación sospechosa.

Con el objeto de cumplir con el mandato previsto en el artículo 102, literal d) del estatuto orgánico del sistema financiero enunciado arriba en el numeral 2º de este instructivo, y en virtud de la facultad consagrada en el numeral 4º del artículo 102 citado, las bolsas de valores del país deberán adoptar conjuntamente unos parámetros para que los mecanismos de control y auditoría versen exclusivamente sobre aquellas transacciones, operaciones o saldos cuyas cuantías sean superiores a unas sumas o porcentajes determinados, considerados como razonables y suficientes por parte de esta superintendencia.

Para tal efecto, las bolsas conjuntamente deberán presentar los parámetros definidos ante la superintendencia a más tardar el próximo 25 de agosto.

Ahora bien, es importante aclarar que las transacciones que queden cobijadas por los parámetros que aquí se establezcan no implica que éstas deban ser reportadas de manera inmediata a la Fiscalía General de la Nación.

Precisamente lo que se persigue con el establecimiento de los mismos es fijar unas condiciones claras sobre las cuales se entraría a realizar el análisis descrito cuando se trata de reportar una operación sospechosa. En otras palabras, las operaciones que queden cobijadas por estos parámetros entrarán a ser evaluadas por las sociedades intermediarias, con base en su experiencia en el desarrollo de este tipo de actividades, así como en los antecedentes e información que tengan con relación a ese cliente. Esta evaluación servirá para determinar si la cuantía o características de la operación no guardan relación con la actividad económica del mismo por razón de su número, cantidad o características, o con el tipo de operación de que se trate, y por tanto, puedan llevar razonablemente a sospechar que se está usando a la entidad para transferir, manejar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 1997 numeral 4º de la Superintendencia de Valores).

5. Control de transacciones en efectivo.

Con el objeto de dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 103 del estatuto orgánico del sistema financiero, las sociedades comisionistas de bolsa, comisionistas independientes de valores, y las sociedades administradoras de fondos de inversión, deberán dejar constancia, en formulario especialmente diseñado al efecto, de la información relativa a las transacciones en efectivo que realicen (recibo de dinero en efectivo para desarrollar su encargo o para participar en los portafolios colectivos de inversión), cuyo valor sea superior a la suma de $ 7.500.000. Estos formularios deberán contener, por lo menos, la siguiente información:

a) Identidad, firma y dirección de la persona que físicamente ordena o realice la transacción;

b) Identidad y dirección de la persona en nombre de la cual se ordena o realice la transacción;

c) Identidad del beneficiario o destinatario de la transacción si la hubiere;

d) Identidad de la cuenta afectada por la transacción, si existe;

e) Tipo de transacción de que se trate (contrato de comisión, adhesión a portafolios colectivos de inversión, pago de otras operaciones autorizadas), y

f) Fecha, lugar, hora y monto de la transacción.

Los destinatarios de esta circular deberán adoptar las medidas que resulten apropiadas para la determinación de la existencia de transacciones múltiples que deben ser consideradas como una sola transacción, conforme a lo previsto en el artículo 6º del Decreto 1872 de 1992.

Para el efecto, se tomará el conjunto de operaciones que se lleven a cabo en una misma oficina o en varias oficinas, en un mismo día y sean susceptibles de acumularse con base en la aplicación de los medios técnicos y operativos disponibles para el normal desarrollo de las actividades de las instituciones, de modo que resulte factible para un funcionario de la entidad establecer que mediante la suma de valores correspondientes a cada una de las transacciones realizadas por o en beneficio de determinada persona, se va a superar el límite señalado y que, por tanto, debe proceder a diligenciar el correspondiente formulario.

Las sociedades anteriormente mencionadas deben informar, a la delegatura para la promoción y seguimiento del mercado dentro de los 20 primeros días calendario de los meses de abril, julio, octubre y diciembre el número de transacciones en efectivo realizadas, sus montos y el lugar donde se reciben los dineros.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 1997 numeral 4º de la Superintendencia de Valores).

6. Procedimientos de control por parte de los emisores de valores.

Teniendo en cuenta el papel que juegan los emisores de valores en el mercado público de valores, en la medida en que están captando recursos provenientes del ahorro e inversión del público, y que por lo tanto, en desarrollo de esa actividad pueden ser utilizados como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas, las sociedades emisoras de valores inscritas en el registro nacional de valores e intermediarios deberán adoptar los siguientes controles:

6.1. Las sociedades emisoras de valores inscritas en el registro nacional de valores e intermediarios, que no tengan el carácter de entidades financieras vigiladas por la Superintendencia Bancaria y que coloquen directamente sus valores, es decir, sin utilizar un intermediario para el efecto, deberá solicitar a todo comprador los siguientes datos:

a) Nombre completo o razón social;

b) Documento de identidad o NIT;

c) Actividad económica;

d) Dirección permanente;

e) Teléfono, y

f) En el caso de personas jurídicas, certificado reciente de existencia y representación legal, en el que consten los nombres del representante legal, los miembros de la junta directiva u órgano equivalente y el revisor fiscal, en el caso de las sociedades obligadas a tenerlo.

6.2. Los emisores de valores deberán mantener actualizada la información a que hace referencia el numeral anterior.

6.3. Igualmente, deberán dar cumplimiento a la obligación de reporte de operación sospechosa, para lo cual evaluarán previamente la información solicitada en virtud de los numerales anteriores, con el objeto de determinar si el volumen y transacciones efectuadas por el suscriptor de los valores guarda relación con la actividad económica del mismo. Las entidades en la situación anterior, deberán dar cumplimiento a las obligaciones consagradas en el numeral 5º sobre reporte de transacciones en efectivo, cuando la transacción se realice por este medio.

6.4. Sin perjuicio de lo anterior, las sociedades emisoras de valores inscritas en el registro nacional de valores e intermediarios, en el desarrollo ordinario de sus negocios deberán tener en cuenta el deber “conocimiento del cliente”, y estarán sometidos a la obligación de reporte de operación sospechosa, descritos en los numerales 1º y 2º de este instructivo. Así las cosas, a manera de ejemplo, en las relaciones con sus proveedores o clientes deberán conocer adecuadamente la actividad económica que ellos desarrollan, su magnitud, las características básicas de los negocios que con ellos realicen, con el objeto de evaluar si guardan relación con la actividad económica de los mismos.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 1997 numeral 4º de la Superintendencia de Valores).

7. Conservación de documentos.

Los documentos que sirvan de soporte para efectos de los controles que corresponde adoptar a los destinatarios del presente instructivo, deberán mantenerse a disposición de la Superintendencia de Valores y de la Fiscalía General de la Nación, y conservarse de acuerdo con las normas que rigen la guarda y conservación de documentos.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 1997 numeral 4º de la Superintendencia de Valores).

8. Acceso a la información producida en virtud de los controles adoptados.

Sin perjuicio de la obligación de reportar en forma inmediata y suficiente a la Fiscalía General de la Nación o a los cuerpos especiales de policía judicial que ésta designe, la información sobre operaciones sospechosas a que se refiere la letra d) del numeral 2º del artículo 102 del estatuto orgánico del sector financiero, las entidades mencionadas sólo estarán obligadas a suministrar información obtenida en desarrollo de los mecanismos de control establecidos cuando así lo soliciten los directores regionales o seccionales de la Fiscalía General de la Nación, quienes podrán ordenarlo durante las indagaciones previas o en la etapa de instrucción, directamente o por conducto de las entidades que cumplen funciones de policía judicial, exclusivamente para efectos de investigaciones de delitos cuya realización les competa, conforme lo dispuesto por el artículo 105 del estatuto orgánico del sistema financiero, o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 1997 numeral 4º de la Superintendencia de Valores).

9. Reserva sobre la información reportada.

Las entidades sometidas a inspección, vigilancia o control de esta superintendencia no podrán dar a conocer a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas que han comunicado a la Fiscalía General de la Nación información sobre las mismas, en cumplimiento de la obligación consagrada en el numeral 2º, literal d) del artículo 102 del estatuto orgánico del sector financiero, y deberán guardar reserva sobre dicha información.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 1997 numeral 4º de la Superintendencia de Valores).

10. Ausencia de responsabilidad por reporte de operaciones sospechosas.

Cuando se realice un reporte de operación sospechosa en los términos descritos en el numeral 2º de esta circular, no habrá lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para los directivos o empleados de la entidad, en virtud de lo dispuesto por el artículo 42 de la Ley 190 de 1995.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 1997 numeral 4º de la Superintendencia de Valores).

11. Responsabilidad de cumplimiento.

11.1. Funcionario de cumplimiento. En virtud de lo dispuesto por el numeral 3º del artículo 102 del estatuto orgánico del sector financiero, las entidades sometidas a inspección, vigilancia o control de esta superintendencia que están obligadas a adoptar los procedimientos de control arriba enunciados, deberán designar dentro de las mismas el o los funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos. Para tal efecto, deberán tener a disposición de esta superintendencia la información relativa a los funcionarios mencionados dentro del plazo establecido en el numeral 3.1.6 de esta circular, es decir, a más tardar el próximo 4 de septiembre.

11.2. Revisor fiscal. El revisor fiscal de las entidades obligadas a adoptar los procedimientos y nombrar los funcionarios de control descritos en este instructivo, en ejercicio de las funciones que le son propias, deberá verificar que las mismas den cumplimiento a todas las obligaciones establecidas en la ley y en este instructivo para el control del lavado de dinero proveniente de actividades delictivas.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 1997 numeral 4º de la Superintendencia de Valores).

12. Régimen sancionatorio.

La no adopción de los anteriores procedimientos de control o el incumplimiento de los mismos por parte de las entidades sometidas a inspección, vigilancia o control de esta superintendencia dará lugar a las sanciones previstas en el artículo 1.2.2.1 del estatuto orgánico del mercado público de valores.

Adicionalmente, la violación a la reserva de la información reportada en los términos de los numerales 2º y 9º de esta circular, dará lugar a las sanciones previstas en el artículo 1.2.2.1 del EOMV, sin perjuicio de la sanción penal que por tal conducta pueda corresponder.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 1997 numeral 4º de la Superintendencia de Valores).

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