CIRCULAR EXTERNA 14 DE 1998 

(Mayo 7)

Asunto: Revisoría fiscal

En cumplimiento de la facultad conferida por el Decreto 2150 de 1992 artículo 7º, numeral 4º y dada la importancia que tiene para este ente de control la función de la revisoría fiscal, en especial la consagrada en el artículo 49 numeral 3º de la Ley 21 de 1982, la superintendencia se permite fijar los criterios técnicos y bases bajo las cuales los revisores fiscales de las cajas de compensación familiar ejecutarán su labor en forma profesional, íntegra, permanente, independiente y preventiva.

Antecedentes

Esta instrucción se imparte, teniendo en cuenta que en términos generales el legislador asignó la función de revisoría fiscal al contador público porque el cargo requería de conocimientos técnicos para estimar con eficiencia la gestión de la administración y de una capacidad de análisis profunda, para evaluar en forma adecuada los controles de las entidades; luego consideró, que un tercero debía velar porque las transacciones se reflejaran en la contabilidad en forma adecuada y oportuna para que la administración proyectara el desarrollo de las empresas. Igualmente, examinó las calidades morales de quien poseía los conocimientos técnicos mencionados y concluyó que éstas eran de alta estima y que debía relevarlas exigiéndole independencia mental respecto de quien recibiría el producto de sus cualidades y capacidad; y por ello, decidió confiar al contador público tal responsabilidad.

Así las cosas, para la revisoría fiscal ejercida en las cajas de compensación familiar deberá designarse profesionales idóneos, íntegros y responsables, que investidos de la representación permanente de los afiliados, a las corporaciones, tienen la función de informar regularmente sobre el manejo de la entidad, el funcionamiento de los controles, el cumplimiento por parte del administrador de sus deberes legales y estatutarios y si los estados financieros reflejan fielmente la situación financiera de la entidad y sus resultados económicos.

En tal virtud, una de las funciones del revisor fiscal está la de cerciorarse que las operaciones sociales se ajusten a la ley, los estatutos, las decisiones de los órganos sociales y de las encomendadas por la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Aún cuando, por su misma naturaleza humana, al revisor fiscal no le es exigible un conocimiento de la verdad absoluta, él debe, según parámetros profesionales (normalmente más exigentes que los aplicables a cualquier persona), realizar todas las gestiones necesarias para obtener evidencia válida y suficiente que le permita concluir si los actos se ajustan o no a las disposiciones citadas. Dado que la certeza que debe obtener es de carácter profesional, es entendido que cualquier otro profesional de la contaduría pública debería llegar a conclusiones similares.

Es precisamente en este entorno normativo y conceptual en que este ente de control advierte la importancia de la revisoría fiscal y, por lo mismo exige un buen desarrollo de su gestión fiscalizadora, cumpliendo a cabalidad con las funciones establecidas en el artículo 49 de la Ley 21 de 1982, a saber:

“1. Asegurar que las operaciones de la caja se ejecuten de acuerdo con las decisiones de la asamblea general y el consejo directivo, con las prescripciones de las leyes, el régimen orgánico del subsidio familiar y los estatutos.

2. Dar oportuna cuenta, por escrito a la asamblea, al consejo directivo, al director administrativo y a la Superintendencia del Subsidio Familiar, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la entidad y en el desarrollo de sus actividades.

3. Colaborar con la Superintendencia del Subsidio Familiar y rendir los informes generales periódicos y especiales que le sean solicitados.

4. Inspeccionar los bienes e instalaciones de la caja y exigir las medidas que tiendan a su conservación o a la correcta y cabal prestación de los servicios sociales a que están destinados.

5. Autorizar con su firma los inventarios, balances y demás estados financieros.

6. Convocar a la asamblea general a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario.

7. Las demás que le señalen las leyes o los estatutos y las que siendo compatibles con las anteriores, le encomienden la asamblea general y la Superintendencia del Subsidio Familiar.”

Por lo tanto, la revisoría fiscal de las cajas de compensación familiar, desarrollará su función bajo los siguientes aspectos:

I. Objetivos

Con fundamento en las normas legales relacionadas con la revisoría fiscal, principalmente el artículo 49 de la Ley 21 de 1982 concordante con los artículos 37 y 38 del Decreto 341 de 1988 y artículo 10 de la Ley 145 de 1960, los principales objetivos de la revisoría fiscal de las cajas de compensación familiar son:

1. Controlar y analizar permanente para que el patrimonio de la corporación sea adecuadamente protegido, conservado y utilizado. Y para que las operaciones se ejecuten con la máxima eficiencia posible.

2. Vigilar permanentemente para que los actos de los órganos de la caja, al tiempo de su celebración y ejecución, se ajusten al objeto social de la misma, las normas legales, estatutarias y reglamentarias vigentes y a las instrucciones impartidas por esta superintendencia, de suerte que no se cometan irregularidades en detrimento de los afiliados (empleadores y trabajadores), terceros y a la propia corporación.

3. Inspeccionar constantemente sobre el manejo de libros de contabilidad, los libros de actas, los documentos contables y archivos en general, para asegurarse que los registros hechos en libros sean los correctos y cumplen todos los requisitos establecidos por la ley, de manera que pueda estar seguro que se conservan adecuadamente los documentos soporte de los hechos económicos, de los derechos y de las obligaciones de la corporación, como fundamento que son de la información contable de la misma.

4. Emitir certificaciones, dictámenes e informes sobre los estados financieros, para determinar si el balance presenta en forma fidedigna la situación financiera y el estado de pérdidas y ganancias, el resultado de las operaciones, de acuerdo con normas de contabilidad generalmente aceptadas.

En cumplimiento de los objetivos es necesario tener absoluta claridad que la función de control interno corresponde a la auditoría interna y no a la revisoría fiscal.

II. Características

1. Permanencia. Su responsabilidad y acción deben ser permanentes, tal como se deduce de lo dispuesto en los numerales 1º y 4º del artículo 49 de la Ley 21 de 1982, principalmente.

2. Cobertura total. Su labor debe cubrir las operaciones en su fase de preparación, celebración y ejecución, de tal manera que ningún aspecto o área de operación de la corporación quede sin fiscalización por parte del revisor fiscal. Todas las operaciones o actos de la corporación, como todos sus bienes, son objeto de su fiscalización.

3. Independencia de acción y criterios. El revisor fiscal debe cumplir con las responsabilidades que le asigna la ley y su criterio debe ser personal, basado en las normas legales, en su conciencia social y en su capacidad profesional.

En todo caso su gestión debe ser libre e independiente no sólo mental sino en cuanto a planeación y ejecución de su trabajo; razón por la cual debe mantenerse ajeno a todo conflicto de interés que le reste independencia y a cualquier tipo de subordinación respecto de los administradores que son, precisamente, los sujetos pasivos de su control.

4. Función preventiva. La vigilancia que ejerce el revisor fiscal debe ser de carácter preventivo, sus informes oportunos, para que no se incurra en actos irregulares o no se continúe en conductas ajenas a la licitud, inconveniencia social o a las órdenes del ente de control, según lo dispone el numeral 2º del artículo 49 de la Ley 21 de 1982.

Para el correcto desempeño de las funciones del revisor fiscal, los administradores de la corporación están en la obligación de suministrarle la información por él solicitada y en caso de no recibirla en debida forma y en su oportunidad, o no obtenerla, deberá poner este hecho en conocimiento de este ente de control, según el caso.

III. Presentar observaciones

El revisor fiscal tiene asignadas funciones específicas y concretas previstas en la ley que son de obligatorio cumplimiento. Sobre el particular se destaca la contenida en los numerales 1º y 4º del artículo 49 de la Ley 21 de 1982 según los cuales debe presentar observaciones, mecanismo a través del cual la revisoría fiscal puede señalar a la administración de la caja cómo debe ser el control permanente de los bienes y valores sociales, sus métodos y procedimientos y todo el conjunto de acciones tendientes a hacerlo adecuado y oportuno. De dichas observaciones se dejará constancia escrita de su cumplimiento por parte de los administradores.

IV. Comunicaciones

Dentro del desarrollo de las funciones del revisor fiscal sus comunicaciones pueden agruparse de la siguiente manera:

1. Para solicitar informes con el ánimo de establecer un control permanente.

2. Para presentar observaciones sobre el sistema contable, sobre las medidas de conservación de bienes y sobre control interno.

3. Para rendir informes o dictámenes a los máximos órganos sociales, asamblea general de afiliados, consejo directivo, al director administrativo y a la Superintendencia del Subsidio Familiar. Estas comunicaciones en ocasiones requieren convocar previamente a los órganos de dirección.

4. Para denunciar irregularidades.

Forma de las comunicaciones

Con excepción de las intervenciones que se hagan en el seno de los órganos directivos (las cuales serán verbales), todas las demás comunicaciones deben hacerse por escrito. Si el asunto lo aconseja puede previamente darse un aviso verbal, pero es indispensable reiterarlo por escrito.

Cuando la ley, los reglamentos, los estatutos, las decisiones de la asamblea o las normas profesionales lo exijan, se utilizarán los formatos establecidos para el efecto.

V. Colaboración con las autoridades

Igualmente es indispensable resaltar la función que le asiste a la revisoría fiscal en cuanto a la colaboración con las autoridades gubernamentales para lo cual en el caso concreto deberá realizarlo con la Superintendencia de Subsidio Familiar.

Teniendo en cuenta que las cajas de compensación familiar cumplen funciones de seguridad social, el revisor fiscal es un puente trascendental con la Superintendencia para que el Subsidio Familiar en cualquiera de sus formas, cumpla con su objeto social por lo cual su colaboración debe ser integral, amplia y oportuna y no limitada al envío de los informes que este organismo le solicite.

VI. Papeles de trabajo

Los papeles de trabajo, obligatorios para los revisores fiscales, son según el pronunciamiento número cinco, emitido por el consejo técnico de la contaduría pública: "...la totalidad de los documentos preparados o recibidos por el contador público, de manera que en conjunto, constituyen un compendio de información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo."

Razón por la cual en los papeles de trabajo, el revisor fiscal de las cajas dejarán constancia de las labores realizadas y podrán consistir en cualquier medio que garantice su consulta, conservación y reproducción. Tales papeles deberán prepararse de conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptadas y con las normas que regulan la profesión contable, así:

a) Los papeles de trabajo son de propiedad del revisor fiscal. La circunstancia de que sean de naturaleza confidencial exigen su protección en forma permanente; no pueden reproducirse sin autorización expresa, excepto en los casos previstos por la ley y deberán conservarse por lo menos durante cinco años contados desde la fecha de emisión, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9º de la Ley 43 de 1990;

b) El revisor fiscal debe darle la importancia necesaria a la elaboración de los papeles de trabajo, puesto que ellos son el respaldo de las labores realizadas junto con las copias de los documentos examinados que considere pertinentes que harán parte de los papeles de trabajo. Con base en ellos preparará sus informes y el dictamen de los estados financieros.

La Superintendencia del Subsidio Familiar podrá solicitárselos al revisor fiscal, en cualquier momento.

En este orden de ideas la superintendencia velará no sólo por la existencia de los papeles de trabajo sino por la calidad de los mismos.

VII. Informes y dictamen del revisor fiscal

Todo informe rendido por un revisor fiscal debe estar apoyado en papeles de trabajo. Cuando se trate de informes especiales sobre áreas o asuntos seleccionados, es conveniente dejar una relación clara y completa de los papeles de trabajo específicos con base en los cuales se produjo el reporte y, de ser el caso, de los procedimientos de auditoría realizados y de los documentos sociales relacionados con dichos papeles de trabajo. Esto con el fin de que si posteriormente el informe fuere utilizado por las autoridades y ellas requieren su ratificación, sea posible hacerlo.

El revisor fiscal, sobre todo si está informando a las autoridades o a terceros, debe considerar tanto desde el punto de vista legal como profesional, el valor de las pruebas (en sentido jurídico procesal) sobre las cuales basa su informe.

Los informes deben ser precisos y redactados en forma unívoca.

En primer lugar, debe advertirse que esta función no se reduce a expresar una opinión. La ley dice autorizar y dictaminar, lo que significa que el revisor puede no autorizar un estado financiero, inventario o balance; es decir, que en términos profesionales éste puede emitir una opinión adversa de los mismos (L. 21/82, art. 49, num. 5º).

En segundo lugar, ha de resaltarse que la ley específicamente habla de cualquier balance; es decir, que están sujetos a tal autorización y dictamen no sólo los estados financieros de fin de ejercicio, sino también los de períodos intermedios (L. 21/82, art. 49, D. 341/88, art. 38).

En tercer lugar, todo estado financiero autorizado debe ser dictaminado (D. 341/88, art. 38). El contenido mínimo del dictamen está previsto tanto en el artículo 38 del Decreto 341 de 1988, como en el 10 de la Ley 145 de 1960.

Para poder expresar una opinión, el revisor fiscal debe haber satisfecho previamente tres requisitos: 1. Haber obtenido las informaciones necesarias para cumplir sus funciones. 2. Haber aplicado los procedimientos aconsejados por la técnica de la interventoría de cuentas; es decir, por las normas de contabilidad generalmente aceptadas, y 3. Sobre la satisfacción de estos dos requisitos debe pronunciarse expresamente en su dictamen.

Esta superintendencia enfatiza que el revisor fiscal debe tener a su disposición, para efectos de su labor, todos los documentos, libros y actuaciones de la Caja de Compensación Familiar, con el fin de poder presentar su dictamen y los informes que crea pertinentes.

Asuntos materia de dictamen

El revisor fiscal sólo dictaminará sobre los estados financieros, para lo cual deberá expresar, por lo menos:

1. Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir sus funciones.

2. Si en el curso de la revisión se han seguido los procedimientos aconsejables por la técnica de la interventoría de cuentas.

3. Si, en su concepto, la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable y si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos, a las decisiones de la asamblea o consejo directivo y a las directrices impartidas por el Gobierno Nacional o por la Superintendencia del Subsidio Familiar.

4. Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias han sido tomados fielmente de los libros y si, en su opinión, el primero presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado y el segundo refleja el resultado de las operaciones en dicho período.

5. La razonabilidad o no de los estados financieros y las reservas o salvedades que tengan sobre la fidelidad de los mismos.

6. Las recomendaciones que deban implementarse para la adecuada gestión de la entidad.

Asuntos materia de informe

El revisor fiscal se encuentra obligado a presentar los informes periódicos que solicite esta superintendencia y a la asamblea general de afiliados, para lo cual en este último deberá expresar:

1. Si los actos de los órganos de la caja de compensación se ajustan a la ley, los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la asamblea y de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

2. Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas en su caso, se llevan y se conservan debidamente.

3. Si hay y son adecuadas las medidas de control interno y de conservación y custodia de los bienes de la Caja de Compensación Familiar o de terceros, recibidos a título no traslaticio de dominio.

Con el fin de unificar las fechas límite para la presentación de informes por parte de la administración a esta superintendencia y teniendo en cuenta las necesidades manifestadas por las Cajas de Compensación Familiar, en el sentido de la dificultad actual que se presenta para rendir la evaluación del último trimestre de los informes de gestión, establecida a través de la Resolución 151 del 16 de marzo de 1994, esa fecha se ampliará hasta el día 15 de febrero.

En consecuencia, los informes que a continuación se relacionan deberán remitirse en las fechas señaladas en la presente circular y venir debidamente certificadas por el revisor fiscal.

Informe Fecha límite
Evaluación trimestral de informes de gestión febrero15, abril 30, julio 31, octubre 31
Informe estadístico para cuociente nacional de vivienda y sector primarioenero 15
Plan anual de ejecución y flujo mensualizado de cajaenero 30
Informe trimestral sobre el Fovisenero 10, abril 10, julio 10 y octubre 10
Informe trimestral en relación con contratosfebrero 15, abril 30
Tercerosjulio 31, octubre 31
Informe trimestral de subsidios no cobrados por parte de los beneficiariosfebrero 15, abril 30, julio 31, octubre 31
Estados financieros anuales y anexosmarzo 31
Relación mensual de morosos y Empresas expulsadasEl último día hábil del mes siguiente
Estados financieros semestrales31 agosto
Presupuesto anual de ingresos y egresos e inversiones31 octubre del año anterior al que se presupuesta
Certificado sobre origen y disponibilidad de los recursosDe acuerdo al proyecto
En consecuencia, esta entidad velará estrictamente por la observancia de las normas a que se ha hecho referencia.

Anexo 1
Contratos suscritos por la corporación
CódigoCaja Nombre del contratistaCédula de ciudadaníaValor del contratoDuración
Contrato de suministros desde $ 5.000.000     
Contrato de obra civil desde $ 10.000.000     
Contrato de arrendamiento financiero desde $ 2.000.000     
Contrato de prestación de servicios desde $ 2.000.000     
Contrato de interventoría desde $ 10.000.000     
Contrato de concesión desde $ 5.000.000     
Contrato de compraventa de inmuebles desde $ 50.000.000     
Director administrativoRevisor fiscal

N. del D.: Esta circular va dirigida a consejos directivos, directores administrativos, revisores fiscales.

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