CIRCULAR EXTERNA 14 DE 1999 

(Septiembre 3)

Asunto: Recibos extraviados de propiedad industrial.

En vista de que la expedición de títulos correspondientes a algunos expedientes de propiedad industrial se ha interrumpido debido al extravío de los recibos de pago de derechos, de acuerdo con los principios que regulan la actuación administrativa contemplados en los artículos 209 de la Constitución Política y 3º del Código Contencioso Administrativo, se hace necesario dar una solución para continuar con el trámite. En consecuencia frente a tal situación se debe proceder de la siguiente manera:

1. Una vez identificada la ausencia del recibo de pago en el expediente, el jefe de la división de signos distintivos deberá informar esta circunstancia a la oficina de control interno y solicitar a la oficina de sistemas verificar en la base de datos si la entrega del recibo de pago se encuentra radicada:

a) Si el recibo de pago se encuentra radicado, el jefe de la oficina de sistemas debe expedir una certificación, con destino a la división de signos distintivos, en la que se indique la fecha de radicación del recibo de pago, el número de radicación, de evento, de actuación, de registro en la base de datos y de ser ello posible, de la persona que ingresó la información. Una copia de dicha certificación debe ser anexada al expediente y otra remitida a la oficina de control interno;

b) Si el recibo de pago no aparece radicado, se entenderá que el pago no se ha efectuado y se obrará en correspondencia. No obstante lo anterior, si el solicitante ha remitido copia del recibo de pago y/o del memorial remisorio correspondiente, en el que conste que se recibió el anexo, se remitirá a la división financiera para que certifique si el recibo fue expedido por esta superintendencia.

Si las dos circunstancias son verificadas, la división financiera deberá remitir a la división de signos distintivos certificación de ello y copia a la oficina de control interno.

2. En cualquiera de las hipótesis anteriores, la oficina de control interno presentará denuncia penal e iniciará los trámites administrativos que procedan por los recibos faltantes que le sean informados.

3. La división de signos distintivos continuará con el trámite presumiendo la existencia del pago de aquellos recibos a los cuales se les haya expedido algunas de las certificaciones señaladas en los literales a) y b) del numeral 1º de la presente circular. La oportunidad del pago se verificará con la copia de los recibos y/o memoriales con la información del sistema según el caso. Copia de la denuncia penal deberá incluirse en el expediente.

4. La oficina de control interno debe realizar las investigaciones administrativas correspondientes por los recibos perdidos. Para tal efecto, deberá también tener en cuenta la información remitida por la oficina de sistemas.

N. del D.: Esta circular va dirigida a usuarios de propiedad industrial.

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