CIRCULAR EXTERNA 14 DE 2003 

(Agosto 5)

Asunto: Presentación de la información contable financiera y de actividades del primer semestre de 2003.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2º de la Resolución 412 de 1988, que establece como fecha máxima improrrogable el 31 de agosto de cada año y de obligatorio cumplimiento para la presentación de la información contable-financiera y de actividades por el semestre terminado en 30 de junio, a continuación me permito recordarles la información que debe ser tramitada y reportada ante esta superintendencia, en miles ($ 000) de pesos, en los formatos, anexos y otros detallados a continuación:

1. Estados financieros y anexos.

1.1. Balance general consolidado (activo, pasivo, patrimonio e índices financieros).

1.2. Estado consolidado de ingresos y egresos (informativo de aportes para terceros y pasivo a la fecha).

1.3. Estado de origen y aplicación de recursos:

a) Estado de cambios en la situación financiera;

b) Estado de cambios en el capital de trabajo;

c) Estado de flujo de efectivo.

1.4. Estado de pérdidas y ganancias de mercadeo (por actividades y consolidado).

1.5. Estado de pérdidas y ganancias de los programas de vivienda.

1.6. Valor cuota mensual de subsidio monetario.

1.7. Anexo para inversiones temporales.

1.8. Anexo para inversiones por fondos con destinación específica.

1.9. Anexo al estado de egresos Fovis.

1.10. Anexo situación Fonede Ley 789 de 2002.

1.11. Anexo Fonniñez Ley 789 de 2002.

De conformidad con las nuevas responsabilidades al sistema de protección social, dispuestas por la Ley 789 del 27 de diciembre de 2002 y de manera concordante con los presupuestos definidos para la vigencia de 2003, se han elaborado para ser diligenciados los anexos del Fondo para el Fomento al Empleo y Protección al Desempleo, Fonede y el Fondo de Atención Integral a la Niñez y la jornada escolar complementaria.

En el balance general se han dispuesto las nuevas cuentas para la presentación de los valores a 30 de junio de 2003 para el Fonede y, en el estado de ingresos y egresos se clasifican para este reporte, las respectivas apropiaciones de recursos con traslado para el Fonede relacionadas directamente con el concepto del cual fueron tomadas las fuentes.

Así mismo, cabe recordar que con la vigencia de la Ley 789, a partir del 27 de diciembre de 2002, el porcentaje no ejecutado en el primer semestre de 2003 del pasivo a 31 de diciembre de 2002 en la cuenta 285020 apropiación para la Superintendencia del Subsidio Familiar, efectuada por el año 2002 por la cuenta 521000 de apropiaciones, debe estar constituido como fuente del Fonede en cumplimiento al literal b) del artículo 6º de la mencionada ley; considerando además, que el espíritu de la misma es constituir este fondo desde el inicio de la vigencia del año 2003.

II. Aspectos legales-administrativos

Es indispensable la siguiente información complementaria:

2.1. Información sobre el manejo administrativo-operativo de los programas desarrollados directamente y de aquellas instituciones en las cuales tengan participación, con base en la Ley 100 de 1993, EPS, IPS, ARS y AFP, y la presentación de los estados de resultados.

2.2. Notas a los estados financieros, de conformidad con las normas técnicas sobre revelaciones dispuestas en los artículos 113 a 121 del capítulo III del Decreto 2649 de 1993.

2.3. Copia del acta del consejo directivo de la sesión en que haya sido tratado y evaluado el segundo informe trimestral de gestión, con observancia de los numerales 6º y 8º del artículo 54 y el 50 de la Ley 21 de 1982 o en su defecto copia del acto administrativo donde se aprueben los estados financieros con corte a 30 de junio.

2.4. La información contable-financiera debe enviarse certificada por el director administrativo y el contador y dictaminada por el revisor fiscal de la corporación (arts. 33 D. 2649/93 y 37 L. 222/95).

2.5. El informe semestral o intermedio de la revisoría fiscal (arts. 26 D. 2649/93 y 38 L. 222/95) es de presentación improrrogable a esta fecha.

2.6. Por considerarse de importancia, para verificar el cumplimiento de la normatividad sobre libros oficiales, se solicita fotocopia de los folios del libro mayor y balances por el mes de junio de 2003.

III. Otras consideraciones y forma de presentación

3.1. La corporación deberá diligenciar el anexo relacionado con la apropiación para el Fovis en los componentes de vivienda, jornada escolar complementaria y atención integral a la niñez, cuando a ello hubiere lugar.

3.2. Una vez diligenciada la información de conformidad con el presente instructivo, deberá ser exhaustivamente revisada para el envío en forma correcta, completa y oportuna por parte de la corporación.

3.3. Para efecto del diligenciamiento y presentación de los formatos antes definidos y la información general, deberán utilizar la tecnología de correo electrónico implementada por esta superintendencia.

3.4. La información financiera y de actividades solicitada, debe presentarse además en disquete en formato de excel y en forma impresa, con las firmas autógrafas del director administrativo, contador y revisor fiscal.

3.5. De las celdas que conforman los cuadros en excel, algunas están protegidas y aquellas que carecen de seguridad son las disponibles para digitar la información correspondiente. Por tanto, para que la información sea cargada en la base de datos y analizada por esta superintendencia, se requiere la remisión del archivo, con las mismas características, por parte de ustedes.

N. del D.: La presente circular va dirigida a consejos directivos, directores administrativos, revisores fiscales y contadores.

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