CIRCULAR EXTERNA 14 DE 2003 

(Agosto 27)

Asunto: Modificación a la Circular Básica Contable y Financiera (Circ. Externa 13/2003) con ocasión del Decreto 2280 del 11 de agosto de 2003.

Con ocasión de la expedición del Decreto 2280 del 11 de agosto de 2003 por el cual se modifica el Decreto 790 de 2003, es necesario actualizar los subnumerales 1.1, 1.2 y 1.3 del capítulo XIV de la Circular Básica Contable y Financiera, ajustándolo a lo establecido en el citado decreto.

La presente circular externa rige a partir de la fecha de su publicación, modifica la disposición citada de la Circular Externa 13 de 2003 (Circ. Básica Contable y Financiera) y, por tanto, se reemplazan e incorporan las páginas 75 y 76 que se anexan.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a miembros de los órganos de administración y vigilancia y asociados de las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Los recursos que acrediten la constitución del fondo de liquidez será la sumatoria de las cuentas mayores códigos 1120 y 1210 del plan único de cuentas, que deberá quedar registrado en el mismo mes objeto del reporte, es decir, que las entidades de que trata la presente circular deberán calcular el 10% del total de los saldos de los recursos captados del mes y constituir dicho fondo. El monto del fondo de liquidez deberá coincidir con los saldos de los extractos, de las cuentas de ahorros y títulos adquiridos para tal fin.

1.1. Entidades receptoras.

Las entidades de que trata el presente capítulo, deberán mantener permanentemente un monto equivalente a por lo menos el dos por ciento (2%) o el diez por ciento (10%) según el caso de los depósitos y exigibilidades en las siguientes entidades:

a) Establecimiento de crédito y organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero, vigilados por la Superintendencia Bancaria. Para el efecto, los recursos se deberán mantener en cuentas de ahorro, certificados de depósito a término, certificados de ahorro a término o bonos ordinarios, emitidos por la entidad receptora, y

b) En un fondo o en un patrimonio autónomo administrado por sociedades fiduciarias vigiladas por la Superintendencia Bancaria, o en fondos de valores administrados por sociedades comisionistas de bolsa sometidos a la vigilancia de la Superintendencia de Valores. En ambos casos los recursos se deberán mantener en títulos de máxima liquidez y seguridad, condiciones que quedarán estipuladas en los contratos respectivos.

En este caso, varias organizaciones solidarias obligadas a dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 1º del presente capítulo, podrán participar en un mismo fondo fiduciario o fondo de valores. Los constituyentes y beneficiarios del fondo administrado por una sociedad fiduciaria, así como los suscriptores del fondo de valores serán únicamente los organismos solidarios a los cuales les aplica esta normatividad.

1.2. Cumplimiento del fondo de liquidez.

Los fondos de empleados y las asociaciones mutualistas que no hayan constituido el fondo de liquidez en los términos previstos en el Decreto 790 de 2003, deberán constituirlo, así:

El 20% del total del fondo quedará conformado en el mes de junio de 2003.

El 40% del total del fondo quedará conformado en el mes de julio de 2003.

El 60% del total del fondo quedará conformado en el mes de agosto de 2003.

El 80% del total del fondo quedará conformado en el mes de septiembre de 2003.

El 100% del total del fondo quedará conformado en el mes de octubre de 2003.

Los fondos de empleados con ocasión a la expedición del Decreto 2280 de julio 30 de 2003, deberán constituir el dos por ciento (2%) sobre el ahorro permanente, dentro de los plazos máximos antes mencionados, es decir, hasta octubre de 2003.

Los ajustes del fondo de liquidez en caso de ser necesario, deberán hacerse dentro del mismo mes objeto del reporte.

Para todos los casos, el fondo se deberá mantener constante y en forma permanente durante el respectivo periodo, entendiéndose por este el lapso comprendido entre la fecha de constitución o ajuste y la fecha del siguiente ajuste.

1.3.1. (sic) Ejercicio.

2105Depósitos de ahorros$ 560.899.200
2110Certificado de depósito ahorro a término860.300.000
2125Depósitos de ahorros contractual350.800.000
2130Depósitos de ahorro permanente955.000.800

Total captación acumulada al final del mes $ 2.727.000.000 x 10% = $ 272.700.000.

Registro contable de la constitución del fondo de liquidez en el mes objeto de reporte:

1120Fondo de liquidez$ 72.700.000 
112005Depósito de ahorro  
1210Fondo de liquidez$ 200.000.000 
121003Certificado de depósito a término  
1110Bancos y otras entidades $ 272.700.000
111005Bancos comerciales  

NOTA: Sin perjuicio de que el fondo de liquidez se registre como inversión o disponible, las entidades podrán optar por constituir una u otra, siempre y cuando la sumatoria de ambas computen con el cien por ciento del mínimo requerido como fondo de liquidez.

1.3. (sic) Disminución del fondo de liquidez.

El fondo de liquidez solo podrá ser disminuido en una proporción inferior a la establecida en el punto 1 del presente capítulo, en los siguientes casos:

1.4.1. Por la utilización de tales recursos para atender necesidades de liquidez originadas en la atención de retiros o reintegros derivados de los depósitos y exigibilidades de la entidad. En este evento el representante legal deberá, antes de su utilización, dar aviso a la Superintendencia de la Economía Solidaria, informando el motivo de tal decisión. Al día siguiente de cada utilización, el representante legal y el revisor fiscal o quien haga sus veces, deberán suministrar la siguiente información:

a) Saldo del fondo de liquidez antes de la utilización;

b) Monto de la utilización;

c) Fecha de la operación, y

d) Fecha probable de reposición.

1.4.2. La utilización del fondo de liquidez no deberá obedecer a imprevisiones de la administración de la entidad en el manejo del flujo de caja. Los motivos que originen la utilización del fondo en los términos previstos, solo serán válidos para el respectivo periodo, de tal manera que el siguiente ajuste del fondo de liquidez debe corresponder, nuevamente, como mínimo al 10% de los depósitos captados teniendo en cuenta los saldos registrados en los estados financieros del mismo mes.

La obligación de avisar previamente sobre la utilización del fondo de liquidez, no implica que esta superintendencia deba impartir autorización, sin perjuicio de que mediante controles posteriores, esta superintendencia pueda pronunciarse sobre el particular.

1.4. (sic) Traslado de cuentas.

En el caso que las cooperativas y las asociaciones mutuales adopten por trasladar los ahorros permanentes ya existentes a los aportes sociales y estos estaban constituidos por estatutos o mandatos de asamblea, la misma asamblea general podrá tomar la decisión de dicho traslado ya sea parcial o total, o por reforma estatutaria, siempre y cuando cada asociado manifieste la voluntad expresa por escrito del traslado y se le indique al ahorrador que el valor se le convierte en un capital de riesgo.

Para los fondos de empleados la asamblea general mediante reforma estatutaria sería el único organismo que podrá autorizar que a partir de la fecha de la aprobación de la reforma, la distribución del compromiso “aporte y ahorro” se efectúe mediante una distribución menor para ahorros permanentes y el resto para aportes sociales. Los ahorros ya constituidos permanecerán en dicho depósito y seguirán con el mismo tratamiento, toda vez que fueron decisiones imperativas de asambleas anteriores, cuando estas entidades deben mantener por mandato legal según lo contemplado en el artículo 16 del Decreto 1481 de 1989, ahorros permanentes.

1.5. (sic) Presentación de informes.

De conformidad con lo previsto en el numeral 5º, capítulo decimoprimero, título quinto de la Circular Básica Jurídica 7 del 14 de abril de 2003, expedida por esta superintendencia, las entidades objeto del presente capítulo, deben informar el monto y composición del fondo de liquidez en el formato 27, que para el efecto ha sido diseñado.

El reporte del fondo de liquidez en el formato 27, se hará a través de Confecoop, con las mismas especificaciones de los reportes habituales.

Adicionalmente, y de conformidad con lo previsto en el Decreto 790 de 2003, el último día hábil de la tercera semana de cada mes, todas las entidades de que trata el presente capítulo deberán reportar a la Superintendencia de la Economía Solidaria el monto del fondo y su composición, en medio impreso en el nuevo formato 27, adjuntando copia de los extractos de las cuentas de ahorro, fotocopia de los títulos correspondientes a CDT, CDATs, bonos ordinarios y/o extracto de cuenta expedido por la sociedad fiduciaria y comisionistas de bolsa según sea el caso. Este informe deberá presentarse debidamente validado y auditado por parte del revisor fiscal de la entidad, o quien haga sus veces.

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