Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada

CIRCULAR EXTERNA 14 DE 2010 

(Junio 2)

Asunto: Autorizaciones para actuar ante la entidad, consultas de trámites firmados, notificaciones y presentación de recursos.

Con el propósito de garantizar que las actuaciones y trámites que se adelantan ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada se realicen en forma transparente y eficiente, se considera procedente impartir las siguientes instrucciones:

1. Autorizaciones para información.

Es importante insistir en que para adelantar cualquier trámite ante esta superintendencia no es necesario ni se requiere ningún tipo de intermediario o tramitador.

La entidad viene adelantando el mejoramiento de sus canales de comunicación tanto con vigilados como con ciudadanos con el propósito de mantener un permanente, expedito y directo contacto con todos y cada uno de los empresarios y servicios del sector de vigilancia y seguridad privada.

Es así como el sitio web institucional recoge información actualizada de interés sectorial, las principales noticias de la superintendencia, los actos administrativos que se expiden semanalmente y el desarrollo normativo y reglamentario —conceptos jurídicos, circulares y resoluciones de carácter general, novedades operativas y mensuales—, y en el inmediato plazo publicará las resoluciones que impongan sanciones y medidas cautelares debidamente ejecutoriadas, de las cuales sean acreedores los entes vigilados.

El sistema de información actualizado SIMA entró a operar el pasado 15 de marzo y se constituye en una herramienta que facilitará la atención de todo trámite al interior de la entidad y, en una segunda fase, permitirá su diligenciamiento en línea. Así mismo, con el fin de lograr una mayor eficiencia en la atención de todas las solicitudes de trámites, fue expedido y actualizado —con carácter vinculante para vigilados y funcionarios— el manual del usuario que contiene claras reglas de juego para impedir que sea recibida y radicada correspondencia que no cumpla con la totalidad de requisitos legalmente establecidos para cada caso.

Por lo anterior, con el fin de afianzar la transparencia en los trámites y procedimientos internos y externos que se realizan ante la superintendencia, es obligatorio para todos los servicios de vigilancia y seguridad privada, sin excepción alguna, presentar por escrito la autorización manifiesta de las personas que a nombre de la empresa y servicio de vigilancia y seguridad privada se encuentran facultadas para solicitar ante la entidad cualquier tipo de información sobre los trámites o solicitudes radicados en la misma. Tales autorizaciones deben ser suscritas por los representantes legales de los servicios vigilados y, sin el cumplimiento de esta previsión, la superintendencia se abstendrá de proporcionar información alguna.

2. Consulta de trámites firmados.

Con el fin de establecer un instrumento directo de información, la superintendencia desde el año 2007 creó una plantilla en el sitio web institucional en donde se encuentran registrados todos los actos administrativos emitidos por esta entidad, que se encuentran pendientes de su notificación. Se trata de una plantilla integrada por seis (6) columnas en la que se puede identificar el número y fecha de radicación, el NIT de la empresa o la cédula de ciudadanía del solicitante, el nombre o razón social de la persona natural o jurídica, el número del acto administrativo y la fecha de su expedición.

Se trata de un mecanismo que se mantiene actualizado con el cual se busca sostener el mejoramiento de los canales de comunicación e información, para que puedan conocer directamente los resultados de los trámites ante nuestra entidad, se insiste sin ninguna forma de intermediación y sin necesidad de desplazarse hasta nuestras instalaciones.

3. Notificaciones.

De conformidad con el precepto contenido en el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo, es claro que la notificación personal se debe efectuar a la persona natural o al representante legal de la persona jurídica, destinataria del acto administrativo; para lo cual, en el primer caso, se deberá presentar el documento de identificación y, en el segundo, el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio correspondiente, con fecha de expedición no superior a un (1) mes.

Tratándose de notificación al apoderado debe tenerse en cuenta, adicionalmente, que conforme a lo dispuesto en el artículo 65 del Código de Procedimiento Civil, los poderes generales para toda clase de procesos, únicamente se otorgan mediante escritura pública, y en los especiales para varios procesos separados se deberá indicar con claridad los asuntos para los cuales se confiere el poder, de manera que impida confusión alguna.

Así mismo, el citado precepto normativo dispone que podrá otorgarse poder especial para una actuación específica mediante documento en el cual se indique que el interesado en el acto administrativo correspondiente, concede poder o autorización a otro, según la Ley 962 de 2005, para efectuar la notificación personal del mismo, haciendo el respectivo reconocimiento de firma ante notario, por parte del poderdante. El acto de notificación personal, entonces se surtirá anexando el poder respectivo y presentando el documento de identificación.

No obstante y con el propósito de facilitar el proceso de notificación ante la superintendencia, los interesados pueden consultar e imprimir el formato de poder sugerido por esta entidad, publicado en el sitio web institucional: www.supervioilanciamov.co, en el apartado trámites y registros en línea/notificaciones/Circular Externa 052 de 2007.

4. Interposición de recursos.

Para la presentación de recursos en sede de vía gubernativa —reposición, apelación o queja—, es necesario que, cuando se trate de personas jurídicas, la realice su representante legal o su (s) suplente (s), para lo cual deberán anexar el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio respectiva, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes; tratándose de personas naturales, la presentación deberá efectuada el titular del trámite, para lo cual deberá presentar su documento de identificación.

En los casos en los cuales los interesados deseen interponer recursos a través de representante o apoderado este deberá ser necesariamente abogado y estar legalmente constituido, esto es, actuando mediante poder con presentación personal ante notario público o elevado a escritura pública, de conformidad con lo dispuesto en el Código de Procedimiento Civil.

La interposición de un recurso supone que el representante o apoderado deberá acercarse a la oficina de notificaciones de la superintendencia, allegar el documento contentivo del mismo, el poder con presentación personal ante notario o elevado a escritura pública e identificarse con su cédula de ciudadanía y aportar copia simple de ella.

5. Autorización de correo electrónico y envío de estados financieros.

Con la finalidad de hacer más fluida la comunicación con la superintendencia, es preciso que los servicios y empresas de vigilancia y seguridad privada procedan a autorizar mediante el formato preestablecido por esta entidad —que se acompaña al presente instructivo— el envío de correspondencia e incluso la citación para notificarse de actos administrativos.

También es preciso insistir en que la obligación que tienen las empresas de vigilancia y seguridad privada de enviar anualmente los estados financieros a esta entidad, debe efectuarse a través del sitio web institucional, de conformidad con las instrucciones impartidas en la Circular Externa 008 del 6 de abril de 2010.

Finalmente, se reitera que ninguna información sobre servicios particulares será suministrada por vía telefónica y que ningún funcionario de la entidad puede atender a personas no autorizadas sobre tales servicios.

N. del D.:La presente circular externa va dirigida a servicios de vigilancia y seguridad privada y ciudadanía en general.

Autorización para el envío electrónico de comunicaciones emitidas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada

Yo __________________________________________________________, identificado con la cédula de ciudadanía número ________________ de _______________, en mi calidad de representante legal de la empresa ________________________________________________________________ identificada con NIT número _____________________, autorizo a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada para que a través del correo electrónico _____________________________@_________________ sean enviadas y comunicadas las actuaciones administrativas adelantadas por la entidad.

Firma: _______________________________

C.C.: ________________________________

Fecha: _______________________________

Nota: La presente autorización se hace dentro del marco de la Ley 962 de 2005, artículo 1º, numeral 4º, artículo 25.

Advertencia: Para efectos de la notificación se aplicará lo dispuesto en el artículo 44 y siguientes del Código Contencioso Administrativo.