Superintendencia de Puertos y Transporte

CIRCULAR EXTERNA 14 DE 2011 

(Diciembre 2)

Asunto: Reporte de obras y equipos

La Superintendencia Delegada de Puertos al tenor de las funciones de vigilancia, inspección y control estipuladas en la Ley 1ª de 1991 y la Ley 1242 de 2008, los decretos 101 y 1016 de 2000 y el Decreto 2741 de 2001; comunica a los vigilados portuarios que disponen de un permiso portuario (contrato de concesión, otrosí modificatorio, resoluciones de homologación, autorización temporal y licencia portuaria) autorizado por las entidades concedentes; la obligación de reportar la ejecución de inversiones, obras y equipos; según la información señalada en el siguiente cuadro:

TemaObjetoPeriodicidadTipo de documento
Obras y equiposVigilancia e inspección y control a la infraestructura
portuaria marítima y fluvial de los concesionarios.
Trimestral
(quince días después
de cada trimestre)
Físico y magnético

Adicionalmente, en cada reporte trimestral los vigilados portuarios remitirán los cronogramas de inversiones y obras aprobados por las entidades condecentes. El formato de reporte de obras y equipos con su instructivo adjunto, hace parte integral del presente acto administrativo.

El primer reporte de obras y equipos con el nuevo formato, será el correspondiente al cuarto trimestre de 2011; es decir, los vigilados portuarios deberán remitirlo antes del 15/01/2012 y así sucesivamente para los próximos trimestres.

Finalmente, se recuerda a los vigilados portuarios que la omisión al reporte de obras y equipos; dará lugar a las sanciones, que ello implica.

La presente circular externa comienza a regir el 1º de enero de 2012.

Comuníquese.

Diciembre 2 de 2011.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a sociedades portuarias regionales, sociedades portuarias marítimas, sociedades portuarias fluviales, muelles homologados, beneficiarios de autorizaciones temporales licencias portuarias.

Formato de reportes de obras civiles y equipos instructivo para el diligenciamiento del formato adjunto de seguimiento a las obras civiles y equipos

Las concesiones portuarias que se encuentren ejecutando inversiones o mantenimientos en obras civiles y equipos, deben enviar la información trimestre vencido a la Superintendencia de Puertos y Transporte, en el formato adjunto que contenga la siguiente información:

1. Sociedad portuaria: Escriba el nombre de la sociedad portuaria o razón social.

2. Número oficio y fecha: Escriba el número de oficio y fecha de aprobación de las actividades a ejecutar.

3. Descripción. Escriba las actividades ejecutadas de obras civiles y equipos portuarios.

4. Unidad de medida: Escriba la unidad de medida de cada inversión aprobada.

5. Informe trimestral: Escriba las cantidades programadas, ejecutadas, acumuladas, los valores programados y ejecutados en pesos (COPS), en dólares (USD, como los porcentajes de los valores programados y ejecutados en cada trimestre.

6. Informe anual: Escriba los valores programados y ejecutados de las actividades de Inversión de obras civiles y equipos en la vigencia.

7. Información del contrato: Diligencie la siguiente información:

Número: Corresponde al número de identificación del contrato o contratos de obra suscrito entre el concesionario y el contratista para ejecutar la obra referenciada.

Contratista: Nombre del contratista (s) que ejecutarán la obra.

Valor contratado: Corresponde al valor en millones de pesos contratado al inicio del contrato.

Fecha de inicio: Corresponde a la fecha de inicio de las obras a ejecutar.

Fecha de terminación: Corresponde a la fecha de terminación de los trabajos contratados. Este dato es tomado del acta de finalización.

Valor final: Valor final real en millones de pesos. Este valor puede coincidir con el valor contratado cuando no existen modificaciones y es tomado del acta de liquidación.

8. Información pólizas: Diligencie la siguiente información:

Tipo: Tipo de póliza tomada por el concesionario.

Número: Número de identificación de la póliza.

Objeto: Descripción del objeto que cubre la póliza.

Tomador: Corresponde a quien toma la póliza.

Beneficiario: Corresponde al beneficiario de la póliza en caso de siniestro.

Compañía aseguradora: Nombre de la compañía aseguradora que expide la póliza.

Esta compañía debe estar debidamente registrada.

Valor: Valor en millones de pesos que cubrirá la póliza.

Vigencia desde-hasta: Corresponde al periodo que cubre la póliza expresada en día-mes-año.

9. Registro contable: Esta información está compuesta por los siguientes campos:

Número del comprobante: Número del comprobante de contabilidad (estos comprobantes deben ser remitidos como soporte del reporte solicitado en formato “pdf”).

Fecha del comprobante: Fecha del comprobante de contabilidad.

Código: Número de las cuentas según el PUC (plan único de cuentas) con un mínimo de seis (6) dígitos, para identificar la clase, grupo, cuenta y subcuenta, de todas las cuentas afectadas en los registros efectuados. Cada cuenta debe registrar el valor por el cual fue afectada (Nota: deben estar incluidas todas las cuentas afectadas de manera que el valor coincida exactamente con el reportado y en caso de presentarse diferencia debe ser explicada y debidamente soportada).

Denominación de la cuenta y/o rubro contable: Escriba el nombre de la cuenta según el PUC comercial.

Naturaleza de la cuenta (débito o crédito): Escriba el carácter de la cuenta (débito o crédito).

Valor de cada cuenta: Digite el valor de cada cuenta.

Valor total: Sumatoria de los comprobantes reportados que debe coincidir con el valor reportando en el mes correspondiente.

Notas: En este espacio escriba las aclaraciones, en caso de ser necesario.

10. Valor total: Sumatoria de la información trimestral de las actividades de inversiones de obras civiles y equipos.

11. Contrato de concesión portuaria, otrosí, etc. Escriba el número y la fecha del contrato de concesión, otrosí, resolución de autorización temporal, resolución de homologación y/o resolución de licencia portuaria; según el caso.

12. Valor programado, en la vigencia “contrato de concesión, otrosí”: escriba el valor programado en la vigencia del contrato de concesión, otrosí, tanto en pesos (COPS) como en dólares (USD).

13. Valor ejecutado, en la vigencia “contrato de concesión, otrosí”: Escriba el valor ejecutado en la vigencia del contrato de concesión, otrosí, tanto en pesos colombianos (COPS) como en dólares americanos (USD).

Nota: En un caso que el concesionario marítimo o fluvial (Sociedad Portuaria, homologación, autorización temporal y/o licencia portuaria) tenga más de un acto administrativo o contrato de concesión otorgado por una entidad concedente; diligencie el formato de reporte de obras civiles y equipos para cada caso correspondiente.

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Nota: Las cifras en pesos colombianos (COPS)

Las cifras en dólares (USD)

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