CIRCULAR EXTERNA 14 DE 2014

 

Superintendencia Financiera

CIRCULAR EXTERNA 14 DE 2014 

(Junio 12)

Ref.: Formato de presentación para el estado de situación financiera de apertura (ESFA).

Como es de su conocimiento, la Ley 1314 de 2009 ordenó la convergencia hacia los estándares internacionales de mayor aceptación a nivel mundial en materia de contabilidad, divulgación de información financiera y aseguramiento de la información; y mediante el Decreto 2784 de 2012 se reglamentó la citada ley, estableciendo el marco técnico normativo para los preparadores de información financiera que conforman el grupo 1, el cronograma para su aplicación y los requisitos para la elaboración del Estado de Situación Financiera de Apertura (ESFA), entre otras cosas.

Según lo establecido en el numeral 3º del artículo 3º del decreto citado, el ESFA será el estado financiero en el cual por primera vez se medirán de acuerdo con el nuevo marco técnico normativo los activos, pasivos y patrimonio de las entidades que hacen parte del grupo 1.

Así mismo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 5º de la Resolución 743 de 2013 expedida por la Contaduría General de la Nación, esta Superintendencia requiere que los emisores de valores que se encuentran bajo el ámbito del Régimen de Contabilidad Pública señalados en el literal a) del artículo 2º de la citada resolución, presenten el ESFA en los términos establecidos en la presente circular externa.

Para la presentación del ESFA la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) en el inciso primero del numeral 6º de la Circular Externa 38 de 2012 estableció que los preparadores de información financiera que hacen parte del Grupo 1 deben elaborar su ESFA al 1º de enero de 2014, de conformidad con las directrices establecidas en el marco técnico normativo anexo al Decreto 2784 de 2012 para la adopción por primera vez.

No obstante lo anterior, esta Superintendencia recibió una comunicación por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público según la cual están evaluando el tratamiento para las entidades vigiladas, siguiendo las mejores prácticas internacionales en la aplicación del marco técnico normativo anexo al Decreto 2784 de 2012, así como lo dispuesto en los decretos 1851 y 3022 de 2013. Igualmente, la comunicación viene acompañada por un oficio del consejo técnico de la Contaduría Pública mediante el cual informa que los estudios y recomendaciones a esos ajustes normativos se remitirán al finalizar el mes de julio de 2014, y en ese sentido, recomienda a esta Superintendencia ampliar el plazo previsto para la remisión del ESFA.

En consideración a lo anterior, para la adecuada transmisión del ESFA, y de conformidad con lo previsto en los numerales 2º y 5º del artículo 97 del estatuto orgánico del sistema financiero, y lo dispuesto en los numerales 9º y 14 del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, esta Superintendencia imparte las siguientes instrucciones:

1. Modificar el plazo de remisión del ESFA establecido en el inciso primero del numeral 6º de la Circular Externa 038 de 2012, en los siguientes términos:

El plazo para la remisión del ESFA individual o separado, según corresponda con el marco técnico normativo anexo al Decreto 2784 de 2012 y sus normas posteriores, será el día 30 de julio de 2014.

El plazo para la remisión del ESFA consolidado, según corresponda con el marco técnico normativo anexo al Decreto 2784 de 2012 y sus normas posteriores, será el día 30 de agosto de 2014.

2. Los preparadores de información financiera que hacen parte del Grupo 1 sujetos a la supervisión y control exclusivo de esta Superintendencia deberán presentar el ESFA haciendo uso del formato anexo a la presente circular externa, con su correspondiente instructivo.

3. El ESFA deberá ser presentado por las entidades vigiladas o controladas de manera exclusiva por la SFC, así como los portafolios de terceros administrados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores, los negocios fiduciarios y cualquier otro vehículo de propósito especial, administrados por entidades vigiladas por esta Superintendencia, que hagan parte del grupo 1.

4. La remisión del ESFA deberá realizarse a través de la página web de la Superintendencia Financiera de Colombia www.superfinanciera.gov.co / Interés del Vigilado /Trámites/ Trámites en Línea y Remisión de Información / 24. Proceso de Autorizaciones – SIRI opción estados financieros de apertura, firmado por el representante legal.

Hacen parte integral de la presente circular externa, los formatos y el instructivo.

La presente circular externa rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los representantes legales y revisores fiscales de los preparadores de información financiera que hacen parte del grupo 1 establecidos en el artículo 1º del Decreto 2784 de 2012 sujetas a la vigilancia o control exclusivo de la Superintendencia Financiera de Colombia, que incluyen a los emisores señalados en el literal a) del artículo 2º de la Resolución 743 de 2013 expedida por la Contaduría General de la Nación.

Instructivo del estado de situación financiera de apertura para las entidades supervisadas por la SFC que hacen parte del grupo 1 según lo establecido en el artículo 1º del Decreto 2784 de 2012, así como para los emisores señalados en el literal a) del artículo 2º de la Resolución 743 de 2013 de la contaduría general de la nación

Introducción

La Superintendencia Financiera de Colombia, con el fin de velar para que sus entidades supervisadas que hacen parte del Grupo 1, realicen en forma ordenada y planificada el proceso de implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera, NIIF, impartió mediante la Circular Externa 38 de 2013, algunas instrucciones entre las que se encuentra el deber de remitir el estado de situación financiera de apertura, en adelante (ESFA) con corte al 1º de enero de 2014.

La SFC de acuerdo con las facultades establecidas en los numerales 9º y 14 del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, presenta el siguiente instructivo el cual permitirá facilitar el proceso de preparación del ESFA, el cual deberá remitirse en las nuevas fechas establecidas en la circular externa que incluye este instructivo.

Consideraciones generales:

Para la elaboración del ESFA los preparadores de información financiera que hacen parte del Grupo 1 deben efectuar las siguientes actividades:

• Realizar un análisis profundo de la información financiera del modelo de negocio.

• Identificar las diferencias que existen entre los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia (COL – GAAP) y los principios y conceptos de las NIIF, que les sean aplicables a sus operaciones y a cada uno de los elementos de sus estados financieros.

• Definir y documentar las políticas contables que se aplicarán bajo las Normas Internacionales de Información Financiera, NIIF.

• Identificar las excepciones que son obligatorias y definir las exenciones a las cuales se acoge, de acuerdo con los requisitos de la NIIF 1. Los preparadores de información financiera deberán establecer un control adicional del detalle de los ajustes del proceso de aplicación por primera vez que generen efectos retroactivos.

• Realizar la depuración de la contabilidad para elaborar el estado de situación financiera de apertura (ESFA).

• Preparar cada ajuste en partida doble y reconocer dicho efecto en el detalle asignado como “ganancias (pérdidas) acumuladas”, para el efecto deberá diferenciar, de conformidad con la estructura del archivo dispuesto (hoja de trabajo según la naturaleza jurídica de cada preparador de información), el control diferenciado para cada uno de los ajustes del proceso de convergencia allí definidos. Así mismo, se considera necesario que los preparadores de información financiera cuenten con un control adicional que discrimine el impuesto diferido que se genere a partir de los ajustes del proceso de aplicación por primera vez.

• Realizar las mediciones y valoraciones de todas las partidas de sus estados financieros de acuerdo con lo establecido en las Normas Internacionales de Información Financiera y en especial en la NIIF 1.

• El ESFA debe ser remitido en el archivo que corresponda según la industria y plan único de cuentas vigente que resulte aplicable al corte del 31 de diciembre de 2013. En ese sentido, los preparadores de información financiera deberán diligenciar y remitir el formato Excel que les corresponda, reportando en miles de pesos y sin decimales.

Diligenciamiento del estado de situación financiera de apertura (ESFA) en formato Excel

El archivo en Excel del ESFA está compuesto de seis (6) hojas, las cuales se nombran a continuación:

1. Carátula.

2. Hoja de trabajo.

3. Estado situación financiera de apertura ESFA.

4. Conciliación patrimonial.

5. Notas de revelación de información financiera.

6. Patrimonio técnico (solvencia).

Se deberá tener en cuenta en el diligenciamiento de las diferentes columnas y filas que contiene la matriz, que las celdas que se encuentran formuladas, no deben ser modificadas por ninguna razón, para no alterar la información contenida en las diferentes hojas.

En virtud de la naturaleza jurídica y la capacidad legal de cada una de las entidades o negocios que deben diligenciar el formato habrá hojas que no estarán disponibles. En ese sentido, sólo deben diligenciar las hojas que se encuentren en cada uno de los formatos dispuestos por cada una de las industrias o clase del negocio.

A continuación se presenta por cada hoja la forma como deberá ser diligenciada:

1. Carátula: En esta hoja se presenta la información básica de la entidad. Es necesario que se diligencien en su totalidad todas las celdas requeridas; si algún concepto no aplica, se debe digitar en la fila o celda correspondiente las palabras “No Aplica”. Los siguientes son los datos que deberán incluirse en esta hoja:

Tipo de entidad: Selecciónelo en la lista desplegable.

Código y nombre de la entidad: Una vez usted marque el tipo de entidad, encontrará el código y nombre de la misma.

Tipo de fondo, de inversión colectiva, universalidad, negocio fiduciario o administración de portafolios de terceros: Seleccione en la lista desplegable. Cuando se trate de un Administrador de Portafolios de Terceros deberá indicarlo, marcando el campo con una “X” y proceder a digitar el nombre del mismo.

Código y nombre del fondo, de inversión colectiva, universalidad, subtipo de negocio fiduciario o administración de portafolios de terceros: Seleccione en la lista desplegable. Si se trata de un Administrador de Portafolios de Terceros deberá indicarlo, marcando el campo con una “X” y proceder a digitar el nombre del mismo.

Código del fondo, patrimonio autónomo o prima media: Seleccione el código correspondiente de la lista desplegable.

Tipo de reporte: Despliegue la ventana y encontrará el tipo de reporte que usted puede seleccionar: 1.1. Individual, 2.2 Separado y 3.3 Consolidado.

Matriz, subordinada, independiente: Despliegue la ventana y encontrará el tipo al que usted pertenece 1.1 Matriz, 2.2 Subordinada y 3.3 Independiente.

Nombre de la matriz (si es subordinada): Diligencie el nombre de su matriz en caso de que aplique.

• Nombre del líder del proyecto de convergencia: Diligencie el nombre del responsable o líder del proyecto de convergencia en su entidad.

• Cargo del líder del proyecto de convergencia: Diligencie el cargo que tiene en la actualidad el responsable o líder del proyecto de convergencia en su entidad.

• Teléfono de contacto: Diligencie el número telefónico de contacto del líder del proyecto de convergencia en su entidad.

• Correo corporativo del líder del proyecto: Diligencie el correo electrónico del líder del proyecto en cada entidad.

2. Hoja de trabajo:

Consideraciones especiales:

• Los emisores de valores deberán diligenciar en la hoja de Excel, nombrada como “hoja de trabajo”, las columnas y las filas del balance general que corresponda al sector al que pertenece.

• La hoja de trabajo incluye códigos y nombres de cuentas que deberán ser utilizadas por sectores que usan planes de cuentas diferentes. Para el caso de las sociedades emisoras de valores bajo el control de la Contaduría General de la Nación, se incluyen los códigos y nombres de las cuentas que utiliza actualmente, las cuales se encuentran resaltadas en color vino tinto con el fin de facilitar la inclusión de la información financiera, con corte al 31 de diciembre de 2013. Esta información deberá diligenciarse con los mismos nombres dispuestos en este instructivo.

En esta hoja se presentan algunos casos en que una misma entidad cuenta con códigos diferentes, como los emisores del sector real que se encuentran bajo la competencia de la Contaduría General de la Nación. Dichas entidades deberán utilizar las cuentas con el concepto descrito que incluye los nombres de las cuentas que tenían disponibles al 31 de diciembre de 2013.

La primera parte, de esta hoja de trabajo consta de 10 columnas, a continuación se explica su diligenciamiento:

• Código de la cuenta: Este código corresponde al definido actualmente en el plan único de cuentas por sector o industria supervisada por esta Superintendencia.

Nombre de la cuenta: Corresponde al definido en el correspondiente plan único de cuentas.

• Saldo inicial PCGA al 1 de enero de 2014: La entidad debe diligenciar aquí el saldo correspondiente al registrado con corte al 31 de diciembre de 2013.

• Ajustes por errores en PCGA débito: Una vez realizado el análisis de la información financiera, la entidad debe reportar aquí los ajustes que se generen atendiendo lo establecido en la NIIF 1 adopción por primera vez, los cuales deben ser registrados en la casilla correspondiente con naturaleza débito.

• Ajustes por errores en PCGA crédito: Una vez realizado el análisis de la información financiera la entidad debe registrar en esta columna los ajustes respectivos de naturaleza crédito que se originen por este concepto de acuerdo con lo establecido en la NIIF 1 - adopción por primera vez.

• Ajustes por convergencia a NIIF débito: La entidad debe determinar y registrar los ajustes débito que resulten del proceso de convergencia a partir de la aplicación de la NIIF 1 - adopción por primera vez.

• Ajustes por convergencia a NIIF crédito: La entidad debe determinar y registrar los ajustes crédito que resulten del proceso de convergencia a partir de la aplicación de la NIIF 1 - adopción por primera vez.

• Reclasificaciones por convergencia a NIIF débito: Si como resultado del proceso de aplicación por primera vez se identifican nuevas partidas o elementos de los estados financieros que deban reclasificarse, los efectos de naturaleza débito se deben reflejar en esta columna.

• Reclasificaciones por convergencia a NIIF crédito: Si como resultado del proceso de aplicación por primera vez se identifican nuevas partidas o elementos de los estados financieros que deban reclasificarse, los efectos de naturaleza crédito se deben reflejar en esta columna.

• Columna de control al 1 de enero de 2014: Esta columna deberá diligenciarse con los valores o saldos de los activos, pasivos y patrimonio que queden definidos al final del ejercicio de aplicación por primera vez de las NIIF. Las demás partidas que no conlleven su reconocimiento bajo NIIF deberán presentar al final del diligenciamiento, en todos los casos, un saldo igual cero (0).

Las hojas de trabajo contienen las agrupaciones a cuatro (4) dígitos por cada una de las cuentas mayores de balance de acuerdo al catálogo de cuentas respectivo, como por ejemplo:

• Subtotal disponible.

• Subtotal operaciones del mercado monetario.

• Subtotal inversiones. (etc...)

Se mantuvo el detalle de las cuentas de orden, debido a que muchas de ellas son susceptibles de ser reclasificadas al estado de situación financiera de apertura. Seguidamente esta hoja incluye tres (3) hojas adicionales en el que se muestra el detalle del Estado de situación financiera (activo, pasivo y patrimonio).

Activo: Presenta el desglose del activo bajo NIIF, una vez reclasificado las cuentas, esta información se debe realizar manualmente.

Pasivo: Presenta el desglose del pasivo bajo NIIF, una vez habiendo reclasificado las cuentas, esta información se debe realizar manualmente.

Patrimonio: Presenta el desglose del patrimonio bajo NIIF, una vez habiendo reclasificado las cuentas, esta información se debe realizar manualmente.

3. Estado de situación financiera de apertura ESFA: Esta hoja de trabajo es el ESFA de la entidad, objetivo final de la NIIF 1, su proceso de presentación es el siguiente:

Automáticamente se traen los datos básicos de la hoja de carátula, contenidos en la primera hoja, la cual se encuentra debidamente formulada.

Dentro de esta hoja de trabajo, también se encuentra el desglose del activos, pasivo y patrimonio bajo NIIF, las cuentas están ordenadas por liquidez de acuerdo con la operatividad de cada sector e incluye los nombres de las cuentas que utiliza la taxonomía XBRL, recomendada por el IASB. (Esta información será remitida de la hoja de trabajo anteriormente diligenciada, la cual se encuentra formulada).

Esta hoja es el producto principal del ejercicio, pues incluye el estado de situación financiera (ESFA) bajo NIIF.

4. Conciliación patrimonial: En esta hoja las entidades deberán presentar los ajustes que se originan del cambio en la situación financiera al dejar de aplicar los principios colombianos y la aplicación por primera vez de las NIIF; estos ajustes que de conformidad con los principios de la NIIF 1 deben reflejarse en el renglón “ganancias (pérdidas) acumuladas” del patrimonio.

La conciliación patrimonial muestra los siguientes campos, los cuales se encuentran formulados:

• Saldo del patrimonio bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados locales.

• Modificación en los activos

• Modificación en los pasivos

• Modificación en el patrimonio

• Total de la modificación por convergencia

• Modificación por errores

• Saldo del patrimonio bajo NIIF.

La hoja presenta la variación absoluta ($) y relativa (%), con los ajustes que afectan el patrimonio. Es importante mencionar que los saldos de esta conciliación no se deben reportar por su naturaleza, sino como resultado de las disminuciones y aumentos en el patrimonio.

Seguidamente, se presenta un desglose de la modificación en los activos, pasivos y patrimonio, renglones en los que se deben presentar los ajustes y eliminaciones realizados y finalmente remitir en una línea el valor total de los incrementos y disminuciones de los activos, pasivos y patrimonio.

Se agregaron filas adicionales que estarán disponibles en caso de que la entidad requiera hacer uso de un mayor detalle, como complemento a la información de los ajustes reconocidos.

Finalmente se solicita el detalle del efecto del reconocimiento de errores bajo principios contables locales y el impacto en el capital mínimo, cumplimiento con aplicación de las NIIF y el mínimo requerido año 2014, para que posteriormente se calcule y se presente el exceso o defecto en el cual la entidad incurre al aplicar los estándares internacionales.

5. Notas de revelación de información financiera: Las notas tienen como objetivo evidenciar el desglose de cada una de las operaciones y rubros de la entidad y como su nombre lo indica son las revelaciones de las decisiones que las entidades tomaron para la convergencia. Dentro de las respectivas celdas, la entidad supervisada debe exponer de una manera breve y clara cada una de los ajustes y reclasificaciones.

En el anexo de las políticas se deben exponer la política contable que acogió la sociedad en la convergencia a NIIF, así como las excepciones y exenciones, sus diversos impactos en el balance de apertura y las mediciones iniciales y posteriores, así como las repercusiones que esta situación tendría en la entidad al aplicar dicho estándar internacional.

A continuación se desglosa la siguiente información:

• Notas: En este campo debe diligenciar el número de la Nota, la cual debe cruzar con las cuentas a nivel general presentadas en el correspondiente estado de situación financiera (ESFA).

• Activos, pasivos y patrimonio: En este campo se hace referencia a cada una de las partidas que conforman el balance, por cada una de las clasificaciones.

• Saldo NIIF a 01/01/2014: Este saldo es traído de la hoja de situación financiera de apertura.

• Políticas: La entidad debe diligenciar cada una de las políticas correspondientes de acuerdo con lo establecido en la Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF, en especial lo dispuesto en la NIC 8 y la NIIF 1, incluidas las excepciones y las exenciones.

• Detalle de la nota: En este espacio, la entidad encontrará el formato adjunto en el cual debe detallar de una manera clara, sencilla y exacta las diferentes Notas de las partidas bajo IFRS, con el fin de que exista una debida trazabilidad sobre el proceso realizado para la presentación del ESFA, la entidad deberá remitir en la casilla correspondiente la conciliación y explicación de todos los ajustes, errores y reclasificaciones realizados por grupos homogéneos de cada uno de los saldos bajo NIIF, incluyendo los impactos de la convergencia hacia los estándares internacionales.

6. Patrimonio técnico (relación de solvencia).

En esta hoja las entidades vigiladas por la SFC que deban cumplir con relaciones de solvencia, deberán remitir el resultado de los impactos que conlleva la aplicación por primera vez de las NIIF. En ese orden, les corresponde diligenciar de manera explicativa el formato de acuerdo con los nuevos estados financieros.

La entidad que deba diligenciar esta hoja, le corresponde señalar el valor reportado una vez aplicados las NIIF, así como el valor ponderado de cada uno de los activos.

Fin del instructivo

ANEXOS

BALANCE DE APERTURA Banco de la República 

BALANCE DE APERTURA Caxdac 

BALANCE DE APERTURA Entidades Vigiladas 

BALANCE DE APERTURA Establecimientos de Credito 

BALANCE DE APERTURA FICs SCB 

BALANCE DE APERTURA Fideicomisos 

BALANCE DE APERTURA Fondos de Cesantías 

BALANCE DE APERTURA Pensiones Voluntarias y Obligatorias 

BALANCE DE APERTURA Prima Media 

BALANCE DE APERTURA Seguros 

BALANCE DE APERTURA Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones 

BALANCE DE APERTURA Sociedades Fiduciarias y Negocios Administrados