Superintendencia del Subsidio Familiar

CIRCULAR EXTERNA 14 DE 2013 

(Septiembre 20)

Asunto: Guía para la formulación de proyectos y programas.

El Decreto-Ley 2595 del 13 de diciembre de 2012, modificó la estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar y en el numeral 4º del artículo segundo señaló dentro de sus funciones la de: “Instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto, sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación”.

En concordancia con lo anterior, el numeral 8º de la misma norma establece que la superintendencia debe: “Velar por el adecuado funcionamiento y aplicación de los recursos que administren las cajas de compensación familiar conforme las diferentes operaciones que se les autoriza a realizar en forma directa o a través de terceros”.

De otra parte, el artículo 12 del Decreto-Ley 2595 de 2012 determina las funciones de la Superintendencia Delegada para Estudios Especiales y la Evaluación de Proyectos, dentro de las cuales se encuentran las que se señalan a continuación:

“1. Realizar la evaluación y conceptuar sobre los planes, programas y proyectos de inversión para obras o servicios sociales que desarrollen las entidades bajo su vigilancia y sin cuya autorización aquellos no podrán emprenderse.

(…).

6. Adelantar estudios técnicos de factibilidad, costo beneficio, costo efectividad, análisis de tendencias y los demás que sean necesarios para el seguimiento, control y evaluación de los planes, programas y proyectos de las cajas de compensación familiar y demás instituciones sujetas a su vigilancia.

(…).

8. Recomendar al superintendente la aprobación, objeción o negación de la implementación y ejecución de planes, programas o proyectos de inversión de conformidad con los criterios de finalidad social, redistribución de ingresos, eficacia, eficiencia y economía definidos por la superintendencia.

9. Realizar la evaluación de los convenios de cooperación internacional que desarrollan las cajas de compensación familiar y demás instituciones sujetas a su vigilancia. (…)”.

Por lo expuesto se hace necesario facilitar la formulación, presentación y evaluación de los planes, programas y proyectos de inversión que las cajas de compensación familiar deben someter a aprobación de esta superintendencia, por lo cual es conveniente unificar los criterios y requisitos que a partir de la fecha se tendrán en cuenta para tales fines.

CAPÍTULO I

Aspectos generales

1.1. Petición formal del representante legal.

El director administrativo o su suplente debidamente reconocido, suscribirá el escrito de solicitud del plan, proyecto o programa en el cual indicará los anexos que remite.

1.2. Copia del acta del consejo directivo.

Para la autorización de los planes, proyectos o programas se deberá adjuntar copia del acta del consejo directivo, donde la superintendencia pueda verificar lo siguiente:

• Los miembros del consejo directivo asistentes y su calidad de principal o suplente.

• Aprobación expresa del valor del plan, proyecto o programa (incluyendo los posibles gastos capitalizables conforme a la normatividad legal vigente).

• La mayoría calificada para la respectiva aprobación.

• La firma del presidente y secretario del consejo directivo en la respectiva acta.

1.3. Certificado del revisor fiscal.

El revisor fiscal certificará de dónde provienen los recursos que se utilizarán para la ejecución del plan, proyecto o programa (origen), indicando específicamente como están representados (disponibilidad).

Para los programas que correspondan a los fondos de ley (Foniñez, Fovis, Fonede (Fosfec), L. 115/94), se deberá remitir proyección de apropiaciones mensuales, certificando la razonabilidad de las mismas.

Para los programas autocosteables de salud y mercadeo (L. 1438/2011), el revisor fiscal deberá certificar además de lo anterior, que los recursos que utilizará el proyecto provienen exclusivamente de dichos programas, o en su defecto, especificar las fuentes de financiación, las que en todo caso deberán estar permitidas en la legislación vigente.

1.3.1 Origen de los recursos. Dentro de las fuentes de los recursos, se pueden contemplar las siguientes:

• Recursos de remanentes, reservas para obras y programas de beneficio social y capital de trabajo.

• Recursos de fondos de ley.

• Recursos de convenios de cooperación.

• Recursos del crédito.

• Donaciones.

• Aportes de capital de terceros.

• Daciones en pago.

• Excedentes del 55%.

• El revisor fiscal tendrá especial cuidado al certificar el capital de trabajo de no incluir recursos de cuentas que sean para atender los servicios subsidiados (L. 21/82, art. 43, num. 4º), en el evento de inversiones en servicios autocosteables.

• Así mismo, certificará los flujos de efectivo proyectados del proyecto para los periodos de ejecución.

1.3.2. Disponibilidad. Esta puede estar compuesta por recursos en cuentas bancarias, títulos valores, CDT, daciones en pago, entre otros, identificando específicamente como están representados. (Títulos valores, entidad financiera, banco, número de cuenta, valor, etc.).

Nota: La certificación deberá contener la información anteriormente mencionada, con saldos a la fecha de su expedición.

En el caso de venta de activos se deberá certificar el valor en libros y la utilidad o pérdida generada.

1.4. Proyecto.

1.4.1. Descripción general.

a) Nombre. Relacionado con lo que se proyecta realizar.

b) Descripción del proyecto. Explicar en forma detallada y ordenada el proyecto a realizarse.

c) Localización. Señalar el sitio exacto, dirección, dónde se desarrollarán las actividades centrales del proyecto, ubicándolo geográficamente.

d) Servicio. Determinar el servicio o servicios vinculados al proyecto. Cuando el proyecto afecta dos o más servicios se deberá indicar la participación porcentual y monetaria de cada uno.

1.4.2. Objetivos.

Enunciado claro y preciso de los propósitos, fines y logros a los cuales se aspira llegar, convertidos en elementos de entrada o de partida tanto para el sistema de seguimiento y evaluación, como para la construcción de indicadores.

1.4.3. Justificación.

Establecer las motivaciones que llevan a la caja a proponer el proyecto, cumpliendo con las metas propuestas en el plan operativo de la caja y, en el plan nacional y regional de desarrollo.

Adicionalmente señalar cómo el proyecto contribuye a la disminución de las necesidades básicas insatisfechas de la población objeto.

1.4.4. Valor de la inversión.

Valor total que se proyecta ejecutar, si el proyecto contempla varias vigencias, indicar los montos para cada una de ellas, en pesos corrientes, y la distribución porcentual por servicios, de conformidad con lo señalado en el cuadro de inversiones presentado por la caja.

El valor total del proyecto debe incluir todos los posibles conceptos requeridos para hacer realidad la inversión, como: derechos, impuestos, gastos notariales, asesorías, asistencias técnicas, capacitaciones, investigaciones, diseños e interventorías, licencias, entre otros. Dicho valor total debe coincidir con lo aprobado por el consejo directivo.

1.4.5. Tiempo de ejecución.

Tiempo estimado que durará la ejecución del proyecto medido en años, meses, semanas o días.

1.4.6. Tiempo de recuperación.

Establecer el tiempo en que se recuperará la inversión destinada para adelantar proyectos de servicios autocosteables (salud, mercadeo, vivienda, otros); para el caso de los programas y servicios subsidiados dicha recuperación se debe medir desde el punto de vista de la cobertura e impacto social hacia los afiliados (costo-beneficio).

1.4.7. Estudio de mercado.

Determinar el grado de necesidad, la demanda del servicio que se pretende implementar y su impacto.

Identificar la oferta actual del servicio objeto del proyecto con su respectivo impacto, tanto en el servicio ofrecido por la caja, como en el entorno o competencia.

Incluir el análisis efectuado de los precios del mercado y la forma en la cual se calculó el valor total del proyecto.

1.4.8. Cobertura.

Corresponde a la proyección de la población por categorías que se beneficiará del proyecto, cuantificando la cobertura actual, la potencial y la proyectada.

1.4.9. Desarrollo del proyecto.

Definir las características del servicio proyectado, las políticas administrativas y financieras, estructura orgánica, plan de desarrollo estratégico, entre otros.

1.4.10. Evaluación social.

Busca medir el impacto social, los aportes tanto positivos como negativos de un proyecto a la estructura socioeconómica en su conjunto y cómo contribuye al mejoramiento de la calidad de vida de sus trabajadores afiliados y sus familias.

1.5. Evaluación financiera.

Los criterios de decisión deben estar fundamentados en el caso de servicios como mercadeo, salud y vivienda, en términos de autosostenibilidad, es decir, en la no utilización de recursos del 4% de aportes, por lo tanto las cajas de compensación familiar en estos servicios podrán competir en igualdad de condiciones a los demás agentes que participan en el mercado.

La superintendencia no tramitará la solicitud de proyectos que involucren únicamente la ejecución de estudios, diseños, ni anteproyectos en forma independiente; estas actividades deberán quedar incluidas dentro de la inversión total que se presente en el proyecto definitivo para el respectivo pronunciamiento. En caso de que no se apruebe dicho proyecto, los conceptos antes definidos deberán registrarse como gastos de administración y funcionamiento del respectivo servicio.

1.5.1. Estudio financiero.

Todo proyecto que requiera inversión debe estar incluido dentro del límite máximo del monto anual de inversiones, clasificado por el servicio al que corresponda; incluyendo los programas de vivienda, los cuales deben tener identificada las fuentes de recursos.

Los proyectos presentados deben contener como mínimo los siguientes aspectos:

1.5.1.1. Presupuesto de ingresos y egresos del proyecto.

Se estimará un periodo de tiempo no inferior al de recuperación de la inversión y/o ejecución del proyecto para la proyección de los ingresos y egresos de operación del proyecto.

Registrar el valor total que se proyecta ejecutar, discriminando ítems tales como: costos directos, costos indirectos, costos financieros, gastos legales, gastos generales, diseños y estudios, imprevistos e impuestos, relacionados de manera detallada. Cuando el proyecto se estime ejecutar en varias vigencias, se deberá actualizar a pesos corrientes por la variación de la inflación.

1. Flujo libre de caja del proyecto.

El flujo se estimará por períodos de tiempo de ejecución del proyecto, se deberán relacionar las bases presupuestales que sirvieron de referencia para este cálculo (ejemplo: porcentajes de variación de tarifas, IPC, variaciones en los gastos de administración, variaciones en generación de ingresos, etc.).

2. Indicadores de evaluación económica.

Como resultado del flujo de efectivo la caja de compensación debe calcular y presentar los siguientes indicadores:

• VPN: Valor presente neto.

• TIR: Tasa interna de retorno.

• TIO: Tasa de oportunidad de la caja de compensación: Cuando se trate de recursos del crédito, la tasa de oportunidad del proyecto deberá corresponder al costo del empréstito contratado.

• Tiempo de recuperación de la inversión.

• Valor de salvamento.

En los casos que involucren recursos del crédito, la tasa de oportunidad deberá corresponder a la del costo del empréstito contratado.

En ningún caso se tramitarán proyectos cuya proyección sea inferior al tiempo de recuperación de la inversión.

Los criterios de decisión deben estar fundamentados en el caso de servicios como mercadeo, salud y vivienda, en términos de rentabilidad para lo cual se establecerán los anteriores indicadores.

En los proyectos que involucren servicios sociales destinados al subsidio a la oferta, podrán reflejar resultados económicos negativos pero deberán estar sustentados con el análisis de impacto social.

3. Estados financieros

Se debe enviar las variaciones que se generen en la estructura del balance a partir de la inversión realizada y el efecto sobre la estructura de ingresos y egresos del servicio que se afecta.

Para aquellos proyectos que no sean generadores directos de ingresos, se deberá efectuar un análisis incremental respecto de los egresos adicionales que se deriven por variaciones en la demanda del servicio.

CAPÍTULO II

Aspectos específicos

Los requerimientos contemplados en este capítulo son complementarios a los enunciados anteriormente.

2.1. Proyectos de construcción.

• Presupuesto de obra detallando unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor total.

• Planos arquitectónicos generales del proyecto.

• Licencia de construcción: opcional en el caso de disponerse a la fecha de presentarse el proyecto, o certificación en la cual conste que la respectiva licencia se encuentra en trámite, en este caso, el inicio de obra de un proyecto aprobado quedará condicionada a la obtención de esta licencia.

• Cronograma de ejecución del proyecto.

• Licencia ambiental o plan de manejo ambiental o procedimiento a que corresponda.

• Interventoría: Todo proyecto de construcción debe contar con una interventoría ya sea en forma directa o contratada y su costo debe estar incluido dentro del valor total de la inversión.

• Estudio de suelos: Con entidad o empresa reconocida.

• Uso del suelo: En los proyectos de construcción la corporación debe verificar previamente la destinación prevista del suelo para la zona en donde se va a ejecutar el proyecto, definida dentro del plan de ordenamiento territorial (POT).

• Capacidad actual y futura de las instalaciones.

• Definición de tarifas, presentando el estudio de operación y mantenimiento.

2.2. Negociación de bienes inmuebles.

Para efectos de la negociación de bienes inmuebles, las cajas de compensación familiar deberán acreditar los siguientes aspectos:

2.2.1. Compra de bienes inmuebles. Las cajas de compensación familiar deberán anexar:

• Avalúo comercial realizado por peritos inscritos ante las lonjas de propiedad raíz; con vigencia no superior a un año, el cual debe incluir entre otros, un estudio de títulos, linderos, precio, ubicación y método valuatorio.

• Certificado de libertad y tradición del inmueble con una vigencia no mayor a treinta días a la fecha de radicación de la solicitud de autorización previa ante la Superintendencia del Subsidio Familiar.

• La caja debe verificar previamente la destinación prevista del suelo definida para la zona en donde está ubicado el inmueble objeto de la compra, definida dentro del plan de ordenamiento territorial (POT).

• La caja deberá describir el resultado del estudio de suelos, previo a la compra de un terreno.

• Justificación de la transacción.

2.2.2. Venta de bienes inmuebles.

En relación con la venta de inmuebles, las cajas deberán informar el modo de adquisición o la tenencia a cualquier otro título, por ejemplo adquisición por fusión o dación en pago y establecer la imposibilidad de otorgarle usos alternos dentro de los fines del sistema. Se debe tener en cuenta que en el evento en que el bien inmueble haya sido adquirido con recursos de fondos especiales (vivienda o de educación, entre otros), el producto de la venta deberá retornar a esos servicios e indicar la destinación específica que se dará a los mismos.

En todos los casos, la caja deberá identificar el valor en libros del inmueble en venta y determinar la utilidad o pérdida en venta de activos, y explicar esta última situación con respecto a los beneficios que justificaron originalmente su adquisición.

Se debe anexar el certificado de libertad y tradición con una vigencia no mayor a 30 días de la fecha de presentación del proyecto, incluyéndose el avalúo comercial del bien inmueble, no mayor a un año.

2.2.3. Arrendamiento de bienes inmuebles.

Con el objeto de propiciar un flujo óptimo en los procesos de las cajas de compensación familiar, estas solamente deberán enviar a esta superintendencia para autorización de contratos de arrendamiento, aquellos que superen un canon de arrendamiento mensual de cuarenta (40) salarios mínimos legales mensuales vigentes. El canon mensual de arrendamiento deberá corresponder a una determinación técnica fundamentada en avalúo realizado por perito adscrito a la lonja de propiedad raíz de la localidad, correspondiente al inmueble que se planee contratar vs. otros inmuebles de la zona.

La caja deberá sustentar con las demás alternativas estudiadas que el arrendamiento es la mejor opción económica, financiera y social.

2.2.4. Permuta de bienes inmuebles.

En estos casos aplicarán los requerimientos contemplados en esta circular, tanto para venta como para compra de bienes inmuebles.

2.2.5. Comodato de bienes inmuebles.

Cuando la caja de compensación reciba bienes inmuebles en comodato, tramitará el proyecto conforme a los requerimientos contenidos en los aspectos generales de esta circular.

De conformidad con el artículo 44 de la Ley 21 de 1982, las cajas de compensación no podrán entregar en comodato bienes pertenecientes a estas.

2.3. Proyectos de vivienda financiados con recursos de promoción de oferta, (Fovis).

Se entenderá por promoción de oferta de vivienda de interés social, el conjunto de actividades que adelanten las cajas de compensación familiar para:

a) Desarrollar proyectos de vivienda de interés social contratando la construcción con constructores privados, públicos, organizaciones no gubernamentales u organizaciones populares de vivienda.

b) Financiar oferentes de proyectos y programas de vivienda de interés social en las condiciones que establezca el consejo directivo de la respectiva caja y otorgar créditos hipotecarios y microcréditos para adquisición de vivienda de interés social, en las condiciones establecidas en la Ley 546 de 1999 y demás normas vigentes sobre la materia.

c) Adquirir proyectos de vivienda de interés social.

d) Comprar y adecuar lotes para adelantar proyectos de vivienda de interés social.

e) Destinar recursos en programas integrales de renovación y redensificación urbana.

2.3.1. Los proyectos de vivienda financiados con recursos de promoción de oferta (Fovis)

Además de los aspectos generales contemplados en esta circular, deben integrar los siguientes aspectos para la adquisición y desarrollo de proyectos de vivienda de interés social:

• El nombre del proyecto de vivienda a desarrollar.

• Las modalidades de solución de vivienda que el mismo contemple.

• El número de soluciones contempladas en el proyecto, el valor de venta de las mismas, el área por unidad de construcción, la disponibilidad de servicios públicos y el número y fecha de licencia de construcción.

• El plazo de ejecución del proyecto con su respectivo cronograma.

• El monto de los recursos aprobados.

• Las fechas de desembolso de los recursos.

• Las fechas de reintegro de los recursos.

• El presupuesto y flujo de caja del proyecto.

• Presupuesto de obra detallando unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor total.

• Planos arquitectónicos generales del proyecto.

• Licencia ambiental o plan de manejo ambiental o procedimiento a que corresponda.

• Interventoría: Todo proyecto de construcción debe contar con una interventoría ya sea en forma directa o contratada y su costo debe estar incluido dentro del valor total de la inversión.

• Estudio de suelos: Con entidad o empresa reconocida.

• Uso del suelo: En los proyectos de construcción la corporación debe verificar previamente la destinación prevista del suelo para la zona en donde se va a ejecutar el proyecto, definida dentro del plan de ordenamiento territorial (POT).

2.3.2. Proyectos financiados con recursos de promoción de oferta para otorgar créditos hipotecarios y microcréditos, debe incluirse

a) La proyección del plan anual de ejecución.

b) Monto total de los recursos aprobados que se destinarán para otorgar créditos hipotecarios y microcréditos para adquisición de vivienda de interés social.

c) El valor individual de los créditos hipotecarios y los microcréditos para adquisición de vivienda de interés social.

d) Los sistemas de amortización que se apliquen.

e) Las tasas de interés que se aplicarán según el caso, acordes con la reglamentación vigente sobre la materia, identificando los puntos adicionales de margen de intermediación que les permita a las cajas cubrir el costo de operación.

f) El plazo de financiación para cada caso.

g) Los requisitos y garantías que se requieran para la aplicación del crédito hipotecario y el microcrédito para adquisición de vivienda de interés social.

h) Las estrategias de recuperación de cartera, estudio de siniestralidad y cumplimiento de las condiciones y exigencias establecidas en la Ley 546 de 1999 y demás normas vigentes sobre la materia.

i) La implementación de procesos administrativos y operativos que permitan subrogar los recursos de promoción de oferta de los numerales 1º, 3º y 4º del artículo 2º del Decreto Reglamentario 2080 del 9 de junio de 2010, en la colocación de créditos hipotecarios y microcréditos para adquisición de vivienda de interés social.

2.3.3. Para el otorgamiento de financiación a oferentes de proyectos y programas de vivienda de interés social para sus respectivos afiliados, incluir

a) La proyección del plan anual de ejecución.

b) Monto total de los recursos aprobados que se destinarán para el otorgamiento de financiación de proyectos de vivienda de interés social.

c) Los requisitos y garantías que se requieren para la aplicación de los montos de financiación de los proyectos de vivienda de interés social.

d) Las estrategias de recuperación de cartera.

2.3.4. Para la adquisición de lotes para adelantar proyectos de vivienda de interés social, incluir

a) Área total del lote.

b) El valor del lote a adquirir.

c) Ubicación y definición del lote.

d) Certificación emitida por la entidad territorial correspondiente en la que conste que el lote a adquirir no se encuentra ubicado en zona de alto riesgo no mitigable. De encontrarse parte del terreno ubicado en zona de riesgo mitigable, deberá presentarse copia del respectivo plan de mitigación.

e) Certificado de libertad y tradición del lote con vigencia no superior a treinta (30) días calendario.

f) Disponibilidad de servicios públicos.

g) Monto de los recursos aprobados.

h) Las fechas de desembolso de los recursos.

i) Las fechas de reintegro de los recursos.

j) Avalúo comercial.

De presentarse algún cambio en la normatividad vigente se deben tomar los requerimientos exigidos en la norma actualizada.

2.4. Fovis voluntario.

Las cajas de compensación familiar que no estén obligadas a constituir el Fondo para el Subsidio de Vivienda de Interés Social podrán constituir voluntariamente dicho fondo, con recursos provenientes del presupuesto de excedentes financieros, presupuesto de inversión o aporte patronal.

Ante esta superintendencia se deberá solicitar la respectiva aprobación de constitución de los fondos, o el incremento de los mismos, en ambos casos se deberá hacer explícito el porcentaje de aporte el cual no podrá variar durante la respectiva vigencia anual.

El Fovis voluntario de las cajas de compensación familiar se someterá a la reglamentación de los fondos de que trata el Decreto Reglamentario 2190 de 2009 y demás disposiciones que lo modifiquen, complementen o adicionen.

2.5. Fecha límite para la presentación de proyectos.

Las cajas de compensación podrán presentar los proyectos de inversión hasta el 30 de noviembre de cada año.

CAPÍTULO III

Aspectos específicos sobre programas

3.1. Adulto mayor y población con discapacidad

Adulto mayor

Las cajas de compensación familiar conforme a lo previsto en el artículo 46 de la Constitución Política y la Ley 1251 de 2008, deberán ofrecer los servicios individuales y colectivos orientados a la búsqueda del bienestar y el desarrollo de los adultos mayores afiliados, para asegurarles su integración al entorno familiar. Para lo cual deberán formular o continuar con programas estructurados e independientes de manera que se tenga una población identificada, determinando de esta forma el tipo de servicio que se le debe prestar: sociales, psicológicos, especializados, entre otros, de forma que integre los servicios de recreación, turismo, capacitación, cultura y salud no POS, ofrecidos con tarifas diferenciales de acuerdo a su categoría.

La caja deberá diligenciar la siguiente ficha técnica

• Nombre del programa.

• Valor del programa.

• Antecedentes.

• Diagnóstico o problema identificado.

• Justificación de la acción de la caja.

• Objetivos.

• Descripción general.

• Componentes del programa: Breve descripción de las acciones a realizar en los servicios de salud (promoción y prevención), capacitación, recreación, turismo, cultura, entre otros.

• Localización.

• Cobertura.

• Tiempo de ejecución.

• Evaluación social del programa.

Población con discapacidad

Las cajas de compensación familiar deberán ofrecer programas de prevención, tratamiento, educación especial y rehabilitación para los disminuidos físicos, sensoriales y psíquicos de acuerdo a lo determinado en el artículo 47 de la Constitución Política y lo prescrito por la ley en esta materia. Podrán incluir en sus presupuestos los recursos necesarios, para adelantar programas de orientación y asistencia sicológica para las familias.

Para la atención de la población con discapacidad, deberán formular o continuar con programas estructurados e independientes, determinando el tipo de servicio que se preste: sociales, psicológicos, especializados, entre otros, de forma que integre los servicios de recreación, turismo, capacitación, cultura y salud no POS, ofrecidos con tarifas diferenciales de acuerdo a su categoría.

La caja deberá diligenciar la siguiente ficha técnica:

• Nombre del programa.

• Valor del programa.

• Antecedentes.

• Diagnóstico o problema identificado.

• Justificación de la acción de la caja.

• Objetivos.

• Descripción general.

• Componentes del programa: Breve descripción de las acciones a realizar en los servicios de salud (promoción y prevención), capacitación, recreación, turismo, cultura, entre otros.

• Localización.

• Cobertura.

• Tiempo de ejecución.

• Evaluación social del programa.

3.2. Atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria atención integral a la primera infancia.

Las cajas de compensación familiar destinarán al Fondo para la Atención Integral de la Niñez y Jornada Escolar Complementaria, creado por el artículo 16 numeral 8º de la Ley 789 de 2002, el porcentaje máximo que les autorizó la Ley 633 de 2000 y mantendrán para gastos de administración el mismo porcentaje previsto en dicha norma para Fovis.

Las cajas de compensación familiar para la formulación de los programas de atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria, tendrán en cuenta los parámetros técnicos definidos por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y el Ministerio de Educación Nacional, los cuales se observarán en la revisión y evaluación de los programas que se presenten.

Los programas que ejecuten las cajas de compensación familiar para la atención de la niñez —primera infancia—, deberán cumplir integralmente con los objetivos establecidos en el artículo 4º del Decreto Reglamentario 1729 de 2008, en el marco de la política pública de la primera infancia y referentes a la atención en:

a) Educación.

b) Salud y nutrición.

c) Recreación.

d) Protección.

e) Prevención.

La caja deberá diligenciar la siguiente ficha técnica:

• Nombre del programa.

• Diagnóstico.

• Valor del programa.

• Antecedentes.

• Justificación.

• Objetivos.

• Descripción del programa.

• Componentes del programa.

• Población objetivo, especificando el total de la población que se atiende por el componente o modalidad de acuerdo a lo definido por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, programa y por institución.

• Localización: Ubicación física de los sitios donde se desarrollará el programa, identificando los municipios, el nombre de la institución y modalidad de atención (jardines infantiles, centro de desarrollo infantil, hogares de bienestar, otros).

• Tiempo y lugar: Duración del programa en meses, especificando fecha de inicio y terminación.

Jornada escolar complementaria

Para la jornada escolar complementaria la caja, deberá incluir la ficha técnica teniendo en cuenta la modalidad de los programas establecidos en los lineamientos de la circular institucional Ministerio de Educación Nacional - Superintendencia del Subsidio Familiar del 11 de mayo de 2009, medio ambiente, escuelas deportivas, artística y cultural, ciencia y tecnología, articulándolos al proyecto educativo institucional (PEI) del plantel educativo. Estos programas deben ofrecerse en la jornada contraria al horario escolar.

Se tendrá en cuenta que las jornadas escolares complementarias tienen dentro de sus objetivos, priorizar la atención a la población de niños, niñas y adolescentes con mayor condición de vulnerabilidad y en riesgo de desertar del sistema educativo, por lo cual se identificarán los estudiantes que trabajen en contrajornada para ofrecerles las jornadas escolares complementarias como estrategia que motive el abandono del trabajo, promoviendo su desarrollo integral y el disfrute de sus derechos como niños, niñas y adolescentes.

La caja deberá diligenciar la siguiente ficha técnica:

• Nombre del programa.

• Valor del programa.

• Antecedentes.

• Indicación de la fecha de inicio del programa.

• Evaluación del programa.

• Diagnóstico.

• Justificación.

• Objetivos.

• Descripción del programa.

• Componentes del programa.

• Población objetivo: Identificación de estudiantes que estén matriculados en algún grado del nivel de educación básica y media en un establecimiento educativo. Número de estudiantes por cada modalidad ofrecida. Se presentará un registro por cada uno de los participantes en el programa, independiente del número de usos que el mismo haga de la institución o servicio que se ofertan dentro del mismo programa.

• Localización: Ubicación física de las instituciones educativas, especificando los municipios y el nombre de la institución.

• Tiempo: Especificar la duración del programa. Número de horas semanales y mensuales en cada una de las modalidades ofrecidas.

Lugar en donde se desarrollarán las actividades.

Tener en cuenta que de conformidad con el Decreto Reglamentario 1729 de 2008, en relación con los recursos del Fondo para la Atención Integral de la Niñez y Jornada Escolar Complementaria, se podrán destinar para construcción, mejora, adecuación o dotación de instalaciones, siempre y cuando sean de propiedad de las cajas de compensación familiar, en las que se desarrollen estos programas. Los gastos de administración del fondo para la atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria serán hasta del 5%.

Las actividades concernientes a la celebración del día del niño institucionalizadas con la Ley 724 de 2001 y reglamentadas con el Decreto 1621 de 2002, se incluirán dentro los programas atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria, a fin de que sean impartidas a la misma población vulnerable y con los recursos de Foniñez. Las estadísticas que se presenten de esta actividad se anexarán por separado con el fin de no distorsionar la población objetivo que se atiende en el programa.

Para todos los programas, si existen convenios, estos harán parte de la ficha técnica del proyecto, por lo cual es obligatoria su presentación con los anexos respectivos y se tendrá en cuenta que el mismo esté perfeccionado, firmado por las partes, fechado, acta de inicio, acta del consejo directivo de la caja de compensación en lo pertinente a la aprobación de la suscripción del convenio y certificado del revisor fiscal.

Para los programas en ejecución se debe presentar la ficha técnica con los parámetros anotados, detallando el estado del programa y los resultados obtenidos, diligenciando la parte correspondiente a programas en ejecución y evaluación del programa.

3.3. Foniñez voluntario.

Las cajas de compensación familiar obligadas a destinar recursos al Fondo para la Atención Integral de la Niñez y Jornada Escolar Complementaria y aquellas que no estén obligadas y decidan voluntariamente hacerlo, podrán, previa aprobación de la Superintendencia del Subsidio Familiar, destinar de los remanentes presupuestales de cada ejercicio, recursos para los programas de Foniñez; para tal fin deberán atender a lo dispuesto en el parágrafo 1º del artículo 43 de la Ley 21 de 1982, en concordancia con el artículo 62 de la misma ley.

Para tal efecto deberán presentar los requisitos señalados en la parte general de esta circular, y de conformidad con el Decreto Reglamentario 1729 de 2008.

3.4. Agencias de gestión y colocación de empleo.

Para la aprobación de este programa, la caja deberá incluir en la ficha técnica los siguientes lineamientos:

• Nombre.

• Localización.

• Objetivo general.

• Objetivos específicos.

• Valor del programa.

• Tiempo de ejecución.

• Impacto social.

• Indicadores de gestión.

Además, deberá adjuntar la resolución del Ministerio del Trabajo por medio de la cual se le autorice como agencia de gestión y colocación de empleo.

4. Convenios de cooperación.

Para el seguimiento de los convenios de cooperación nacional e internacional, la caja de compensación deberá enviar dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su celebración, a la Superintendencia Delegada de Estudios Especiales y Evaluación de Proyectos, una copia de los mismos, con la aprobación del consejo directivo y el certificado de revisor fiscal en cuanto al origen y disponibilidad de recursos.

El convenio deberá contener como mínimo:

• Objetivo.

• Valor.

• Valor de la contrapartida dada por la caja de compensación, que puede consistir en logística, recurso humano, asistencia técnica, infraestructura, entre otros.

• Localización.

• Población objeto.

• Duración.

La caja de compensación deberá desarrollar los convenios bajo los siguientes parámetros:

• Con el fin de coadyuvar en la ejecución de las políticas públicas que en materia de protección y desarrollo social adopte el Gobierno Nacional, se podrán celebrar convenios y alianzas para la consecución de recursos con entidades del orden nacional e internacional que favorezcan la realización de las actividades y el desarrollo de programas y proyectos enmarcados en la misión del sistema del subsidio familiar y conforme a las políticas fijadas por el Gobierno Nacional, respetando los principios y parámetros establecidos en las leyes 21 de 1982 y 789 de 2002.

• Las cajas de compensación familiar podrán presentar como aportes de contrapartida para la ejecución de proyectos de cooperación nacional o internacional, la cuantificación de los recursos en especie, tales como talento humano, capacidad instalada, infraestructura, equipos, experiencia y know how para la viabilización en la consecución de recursos, debiendo en todo caso, respetar la destinación específica que tienen los recursos del 4% o de cualquier otra unidad o negocio de la caja, pues se debe tener presente la prohibición expresa contenida en el artículo 44 de la Ley 21 de 1982, concordante con el numeral 19 del artículo 24 de la Ley 789 de 2002.

• En materia de cooperación nacional e internacional, la población objetivo en los programas que ejecuten las cajas de compensación familiar puede ser afiliada o no afiliada a la respectiva caja, desempleados, población vulnerable o desplazada y en general, toda la comunidad, debiéndose, en todo caso, respetar la normatividad vigente que regula el funcionamiento de las cajas de compensación familiar, en cuanto a la prestación social subsidio familiar se refiere frente a su población afiliada.

• Las cajas de compensación familiar que incursionen en este tipo de actividad solo podrán ejecutarlas dentro de un contexto de administración delegada, en cuya gestión o ejecución, las cajas, en ningún caso, podrán generar una posición deficitaria que afecte sus recursos.

De igual manera podrán celebrar también los acuerdos administrativos, de asociación, y/o contratos de aporte, en los cuales las cajas de compensación familiar se encarguen de administrar, operar y/o desarrollar programas sociales dirigidos a la población afiliada y no afiliada, en concordancia con la política social adoptada por el Gobierno Nacional, departamental y/o municipal.

El avance y la ejecución del convenio deben ser reportados en los informes trimestrales de gestión y en los formatos estadísticos remitidos por esta superintendencia.

5. Observaciones a tener en cuenta.

5.1. El envío de la información debe hacerse físicamente y a través de medio magnético, internet o CD. La información financiera-contable debe ser diligenciada en hoja de cálculo, al igual que los cuadros que se elaboren como base para los proyectos.

5.2. La solicitud de aprobación y/o presentación, el acta del consejo directivo, el certificado del revisor fiscal, los planos, avalúos, certificados de tradición y libertad y demás documentos que deban adjuntarse, deben venir en medio físico.

5.3. La caja puede presentar proyectos de inversión que involucren adecuaciones y mejoras a inmuebles no propios siempre y cuando el proyecto garantice la recuperación de esa inversión.

5.4. Los proyectos o programas que presenten las cajas y que no se ajusten a las directrices que se establecen en esta circular, no serán atendidos, por lo tanto se devolverán.

5.5. Las cajas de compensación deberán procurar ejecutar el 100% de las inversiones inicialmente programadas, justificando al final del año las razones por las cuales no se cumplió con las metas propuestas.

5.6. Todos los proyectos deben presentarse con la información general y específica ya detallada, ante el consejo directivo de la caja para su correspondiente aprobación y posterior remisión a la superintendencia.

5.7. Esta circular deja sin efecto la Circular Externa 31 de 2007, 7 de 2010 y 10 de 2011 y rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a consejos directivos, directores administrativos, revisores fiscales.