CIRCULAR EXTERNA 148 DE 1999 

(Julio 12)

Asunto: Desmonte del sistema Sidunea 2.52, por implantación del piloto Bogotá sistema Siglo XXI

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, iniciará el piloto del sistema global de información y mejoramiento de la gestión aduanera proyecto Siglo XXI el próximo 26 de julio de 1999 a las 00:00 horas, en las administraciones de la ciudad de Santafé de Bogotá, D.C.

Por tal motivo, los subdirectores de las áreas responsables de la administración del sistema, comunican los procedimientos que se deben tener en cuenta para efectuar el desmonte gradual del sistema Sidunea y la implantación del sistema global de información y mejoramiento de la gestión aduanera proyecto Siglo XXI.

Se ha definido como principio general que las operaciones de importación que hayan comenzado bajo un sistema informático deben finalizar por el mismo, es decir, a partir del 26 de julio de 1999 a las 00:00 horas comenzará a funcionar el sistema Siglo XXI, fecha en la cual se dejarán de incorporar los documentos de viaje en Sidunea, continuando únicamente con el levante de la mercancía de los documentos de viaje que ya hayan sido registrados en éste.

El período en el cual se debe continuar con las incorporaciones en el sistema Sidunea, estará sujeto a si la mercancía fue capturada en este sistema antes de las 00:00 horas del 26 de julio de 1999, teniendo en cuenta las posibles prórrogas autorizadas y los tránsitos autorizados que lleguen de las diferentes administraciones que en el momento de iniciar el mismo, no cuenten con el sistema Siglo XXI.

A continuación se describe el procedimiento administrativo y técnico de cierre a desarrollar para efectuar el desmonte del sistema Sidunea 2.52, e iniciar el piloto del proyecto Siglo XXI.

1. Transportadores aéreos

1.1. Registro de documentos de viaje.

1.1.1. Incluir en Sidunea —módulo de carga— los documentos de viaje (carga, tránsitos, cabotajes, continuaciones de viaje, transbordos) recibidos hasta las 23:59 del día 25 de julio de 1999.

1.1.2. Iniciar la incorporación de los avisos de llegada de los vuelos programados para llegar después de las 00:00 horas del día 26 de Julio de 1999, como mínimo una hora antes. Posteriormente registrará los documentos de viaje, tránsitos, cabotajes, traslados, continuaciones de viaje y transbordos en el nuevo sistema Siglo XXI y efectuar la entrega de los documentos requeridos para la declaración del régimen, y continuará el trámite de acuerdo con lo previsto en el manual de procedimientos del sistema Siglo XXI.

1.2. Retiro de la carga del lugar de arribo con destino a depósito o zona franca

1.2.1. Para el retiro de la carga del lugar de arribo, al día siguiente del 26 de julio de 1999, deberán presentar al grupo de verificación de carga, al depósito, al usuario operador de zona franca y a la división de servicio comercio exterior, un inventario detallado (cuadro 1) de la cantidad de carga que a la fecha se encuentre en su bodega y que fue registrada en Sidunea.

Cuadro 1

Inventario de carga en lugar de arribo Sidunea

Transportador________ Fecha elaboración: ________

Consignatario Número registro Fecha registro Número de guía Fecha guía Total bultos Total peso Depósito destino

1.2.2. A La carga amparada con el documento de viaje que posea número de registro asignado por Sidunea, se le permitirá el traslado a depósito, registrándolas en los libros correspondientes.

1.2.3. Para efecto de la carga que está en lugar de arribo, aprehendida, antes de la hora cero, se aplicará el procedimiento actualmente definido.

1.2.4. La carga que venga con registro del sistema Siglo XXl, se le permitirá el retiro diligenciando la “planilla de envío” generada por este sistema.

2. Depósitos

2.1. Ingreso de la carga

2.1.1. A la carga que posea número de registro asignado por Sidunea se le permitirá el ingreso de la mercancía utilizando el libro “control de mercancías” autorizado por la división de servicio comercio exterior.

2.1.2. A la carga que venga con registro del sistema Siglo XXI se le permitirá el ingreso, diligenciando la “planilla de recepción” de entrada a depósito generada por este sistema, y en ningún caso esta operación se registrará en el libro “control de mercancías”.

2.1.3. En el libro “control de mercancías”, inmediatamente después del último registro del ingreso de mercancías en las condiciones antes anotadas, el delegado del depósito procederá al cierre de la radicación, consignando fecha, hora, nombre y cédula de la persona delegada por el depósito, esta actuación deberá ser refrendada por un funcionario de la administración especial de aduanas de Santafé de Bogotá.

2.2. Mercancía almacenada

De toda la mercancía que se encuentra en depósito en proceso de nacionalización cuyo documento de transporte posee número de registro asignado por Sidunea y de la mercancía aprehendida, el depósito hará un inventario (cuadro 2) que entregará al funcionario de la división de servicio al comercio exterior de la administración de aduanas, el día 30 de julio.

Cuadro 2

Inventario de mercancía en depósito Sidunea

Depósito: ________ Fecha elaboración: ________

Consignatario Número registro Fecha registro Número de guía Piezas (bultos) Peso Estado (AP.AB.NA)

AP = Mercancía aprehendida.

AB = Mercancía abandonada.

NA = Mercancía en proceso de nacionalización.

A partir de esta fecha el depósito seguirá reportando las situaciones administrativas que la mercancía, de acuerdo al procedimiento actual.

2.3. Levante de la mercancía.

2.3.1. A las mercancías que figuren en el libro “control de mercancías” con registro asignado por Sidunea incluidas las mercancías con prórroga, se les otorgará el levante por el módulo declaraciones de Sidunea.

2.3.2. Las mercancías que presenten el número de registro asignado por el sistema Siglo XXI, deben ser nacionalizadas de acuerdo al procedimiento reglamentado para el sistema Siglo XXI.

2.3.3. En el libro “control de levantes”, inmediatamente después del último registro del levante en las condiciones antes anotadas, el delegado del depósito procederá al cierre del registro consignando: fecha, hora, nombre y cédula de la persona delegada por el depósito. Esta actuación deberá ser refrendada por un funcionario de la administración especial de aduanas de Santafé de Bogotá.

3. Zona franca

3.1. Introducción de la carga

3.1.1. A la carga amparada por documento de transporte con número de registro asignado por Sidunea, se le permitirá la introducción utilizando el “formulario de movimiento de ingreso de mercancías”.

3.1.2. A la carga amparada por documento de transporte con número de registro asignado por Siglo XXI, se le permitirá el ingreso, con base en la planilla de envío y mediante el diligenciamiento de la “planilla de recepción” y en ningún caso se podrá registrar en el libro de “control de mercancías”.

3.1.3. En el libro “control de mercancías”, inmediatamente después del último registro del ingreso de mercancías en las condiciones antes anotadas, el usuario operador de zona franca, procederá al cierre de la radicación consignando fecha, hora, documento de transporte, usuario, valor FOB, nombre y cédula de la persona delegada por la zona franca. Esta actuación deberá ser refrendada por un funcionario de la administración especial de aduanas de Santafé de Bogotá.

3.2. Levante de la mercancía

3.2.1. A partir de las 00:00 horas del 26 de julio, toda mercancía que figure ingresada por Siglo XXI, obtendrá el levante por Siglo XXI.

3.2.2. A partir de las 00:00 horas del 26 de julio, toda mercancía que figure en los “formularios de movimiento de ingreso de mercancías” ingresada por Sidunea, obtendrá el levante por Sidunea

4. Zona franca transitoria

4.1. Ingreso de la mercancía

4.1.1. El ingreso de la carga registrada en Sidunea a la zona franca transitoria (Corferias, etc.), deberá registrarse en el libro “control de mercancías”.

4.1.2. El ingreso de la carga registrada en Siglo XXI, se realizará con base en la “planilla de envío” y mediante el diligenciamiento de la “planilla de recepción” y en ningún caso se podrá registrar en el libro “control de mercancías”.

4.1.3. En el libro “control de mercancías”, inmediatamente después del último registro del ingreso de mercancías en las condiciones antes anotadas, el funcionario de la administración especial de operación aduanera de Santafé de Bogotá, procederá al cierre de la radicación consignando en el libro: fecha, hora, documento de transporte, usuario, nombre y cédula.

4.2. Levante de la mercancía

4.2.1. A partir de las 00:00 horas del 26 de julio, toda mercancía que figure ingresada por Siglo XXI, obtendrá el levante por Siglo XXI.

4.2.2. A partir de las 00:00 horas del 26 de julio, toda mercancía que figure en los “formularios de movimiento de ingreso de mercancías” ingresada por Sidunea, obtendrá el levante por Sidunea.

5 Solicitud del cierre técnico del sistema Sidunea

Dentro de las 24 horas de efectuado el último levante de mercancía registrada por Sidunea, el depósito o zona franca, deberá solicitar a la división servicio de información de la administración de su jurisdicción, la visita técnica de cierre, que esta dependencia realizará en cada uno de los depósitos y zonas francas tal y como se detalla a continuación.

6. Cierre técnico del sistema Sidunea 2.52

Con el fin de mantener las políticas de seguridad de la información, en las administraciones donde se implante el sistema Siglo XXI, la división de métodos y procedimientos de la ONSI y la división servicio de información de la administración o quien haga sus veces, deberán realizar las siguientes actividades en los depósitos, zonas francas y en la administración misma:

6.1. División de métodos y procedimientos de la oficina nacional de servicio de información, ONSI.

A las 00:00 horas del 26 de julio, la división de métodos y procedimientos de la oficina nacional de servicio de información, suspenderá mediante procedimiento interno, el acceso al módulo de carga de Sidunea 2.52 de las administraciones.

6.2. División servicio de información de la administración

Una vez solicitado por el depósito o zona franca la visita de cierre técnico del Sidunea, la división servicio de información de la administración competente, procederá a:

6.2.1. Tomar 3 copias magnéticas de todos los archivos, contenidos en los subdirectorios /envíos, /Sidunea y /Abal de la versión 2.52 de Sidunea, hasta el último día de operación. Las copias estarán destinadas a la división de métodos y procedimientos de la oficina nacional de servicio de información ONSI, a la división de servicio de información de la administración y al depósito.

La obtención de estas copias se podrán realizar en cartridge de ¼ o minicartridge de 8 mm 5 GB y con la utilización del comando TAR de UNIX. Cada una de las cintas deberá ser rotulada con la siguiente información:

• Fecha de extracción del Backup

• Uname de la máquina

• Código comercial del depósito

• Nombre y ciudad del depósito

• Contenido de la cinta

• Funcionario que realizó el procedimiento

• Nombre del funcionario responsable del depósito

• Destino de la copia

6.2.3. El funcionario de la división de servicio de información, elaborará un acta en la que conste el último número de levante automático, último número de levante con inspección física y el número interno de la última declaración, aclarando si éste pertenece a inspección física o levante automático, la cual debe ser firmada por éste, el funcionario responsable del depósito o del usuario operador de zona franca.

6.2.4. Obtenidas las copias, se procederá a efectuar una prueba de recuperación de las cintas en otro subdirectorio, que garantice la calidad de los dispositivos de grabación magnética.

6.2.5. Efectuada la prueba de restauración, la división de servicio de información autorizará el borrado de la totalidad de la información del sistema Sidunea, en el equipo autónomo.

6.2.6. Enviará las copias de los documentos generados durante la visita y la cinta correspondiente a la división de métodos y procedimientos de la ONSI y guardará en lugar seguro la copia perteneciente a su división.

N. del D.: Esta circular va dirigida a transportadores aéreos, depósitos habilitados conectados, sociedades de intermediación aduanera, usuarios aduaneros permanentes con Sidunea 2.52, zona franca y demás usuarios de la función aduanera.

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