CIRCULAR EXTERNA 15 DE 2001 

(Diciembre 3)

Asunto: Modificación circular única de 2001.

ART. 1º—Modificar título VIII capítulo primero, número 1.1.1

a) Se modifica y adiciona el libro VII el cual quedará así:

Libro VII. De los libros. Se inscribirá en este libro:

Los libros de comercio y demás actos para los cuales la ley establezca la formalidad del registro.

La dirección de la página Web y sitios de internet, respecto de personas naturales, conforme a lo dispuesto en el artículo 91 de la Ley 663 de 2000, para cuyo efecto bastará que el interesado, su representante o apoderado informe por escrito a la respectiva cámara de comercio la referida dirección";

b) Se modifica el libro IX suprimiendo los aspectos referentes a los acuerdos de reestructuración, y eliminando el último inciso de este libro quedando así:

Libro IX. De las sociedades comerciales e instituciones financieras. Se inscribirán en este libro:

— La escritura de constitución, reforma y disolución de las sociedades comerciales e instituciones financieras, así como las providencias referentes a estos actos;

— El acto o acuerdo en que conste la designación, remoción o revocación de los administradores o revisores fiscales, así como las providencias referentes a estos actos;

— Las escrituras públicas por las cuales se delegue la administración en las sociedades colectivas y en comandita, así como aquellas en virtud de las cuales se reasuma la administración;

— La resolución por la cual se conceda, prorrogue, suspenda o revoque el permiso de funcionamiento de una institución financiera, así como la que aprueba la liquidación de la misma;

— La aprobación de la liquidación de las sociedades comerciales;

— La certificación del revisor fiscal sobre capital suscrito y pagado;

— La resolución por la cual se autorice la emisión de bonos;

— El nombramiento del representante legal de los tenedores de bonos, con la copia del acto administrativo en el cual conste que la entidad fue designada como representante de los tenedores;

— El nombramiento del representante de los accionistas con dividendo preferencial sin derecho a voto;

— La escritura de escisión de una sociedad o institución financiera;

— El acuerdo de adquisición de una entidad financiera;

— La comunicación del representante legal de la sociedad o del socio que ejerce el derecho de retiro;

— La comunicación del representante legal de la sociedad o del socio que ejerció el retiro informando que readquiere sus derechos en virtud de la revocación de la decisión que lo originó;

— El acto administrativo mediante el cual se determine la improcedencia del derecho de retiro;

— El documento por medio del cual la sociedad controlante haga constar la configuración y modificación de la situación de control respecto de sus vinculados;

— El documento por medio del cual se haga constar la configuración y modificación de grupos empresariales;

— El acto administrativo por medio del cual se declare la asistencia de la situación de control o de grupo empresarial;

— El programa de fundación y el folleto informativo de promoción de las acciones objeto de oferta, en los casos de constitución de sociedades anónimas;

— Copia de la escritura pública de conversión de sociedad a empresa unipersonal;

— Copia de la escritura pública de conversión de empresa unipersonal a sociedad;

— El documento de escritura pública de constitución de la empresa unipersonal;

— El documento de reforma, disolución y liquidación de la empresa unipersonal;

— El documento mediante el cual el titular de la empresa unipersonal ceda total o parcialmente las cuotas sociales;

— El documento por el cual se delega la administración de la empresa unipersonal, así como la reforma y la revocación de la delegación;

— La dirección de la página Web y sitios en internet, conforme a lo dispuesto en el artículo 91 de la Ley 633 de 2000, para cuyo efecto bastará que el interesado, su representante o apoderado informe por escrito a la respectiva cámara de comercio la referida dirección".

c) Se adiciona el libro XVIII el cual quedará así:

Libro XVIII. De los acuerdos de reestructuración. Se inscribirán en este libro:

— El aviso que informe sobre la promoción del acuerdo de reestructuración.

— El aviso que informe la convocatoria a la reunión de determinación de votos y acreencias.

— La convocatoria a reunión para la reforma del acuerdo de reestructuración.

— La noticia de celebración del acuerdo.

— La parte pertinente del acuerdo de reestructuración donde se establezca la obligación a cargo del empresario de someter a la autorización del comité de vigilancia la enajenación de los bienes de la empresa.

— La constancia de terminación del acuerdo.

— El aumento de capital proveniente de la capitalización de pasivos”.

ART. 2º—Modificar el título VIII capítulo primero número 1.1.2 adicionando un nuevo número.

El número 1.1.2 quedará así:

“1.1.2. Procedimiento para llevar el registro mercantil

La matrícula del comerciante y del establecimiento de comercio, así como su renovación, se efectuarán mediante la presentación del formulario respectivo debidamente diligenciado.

Los modelos de los formularios de matrícula serán uniformes en todas las cámaras de comercio y deben ser autorizados previamente por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Al momento de ser presentados los documentos para la inscripción, las cámaras los radicarán con indicaciones de la hora y fecha de recepción.

La inscripción de los actos y documentos se efectuará en estricto orden cronológico, de acuerdo con la radicación de los mismos, mediante extracto de su texto en los libros respectivos.

Si en un mismo documento cuentan varios actos sujetos a inscripción y no procede el registro respecto de todos, las cámaras de comercio deberán efectuar la inscripción de aquellos respecto de los cuales sea viable el registro. En el libro respectivo y en las certificaciones correspondientes, se dejará constancia de ello.

Para efectos de lo dispuesto en los artículos 53 del Decreto 633 de 1993, 75 inciso segundo de la Circular Externa 8 del 5 de mayo de 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República, y 55 de la Ley 643 de 2001, las cámaras de comercio deberán proceder a efectuar la matrícula de las casas de cambio, los compradores y vendedores de divisas, y las personas naturales y jurídicas que ejerzan la actividad de vendedores de juegos de suerte y azar, respectivamente, en la forma y para los efectos previstos en el Código de Comercio.

Una vez efectuada la inscripción, el secretario insertará una constancia en el documento registrado que contendrá los siguientes datos:

• Cámara de comercio;

• Fecha de inscripción, y

• Número de inscripción y libro en el cual se efectuó.

Para la inscripción de la designación de los administradores y revisores fiscales será necesario informar a la respectiva cámara de comercio el número del documento de identificación del designado, así como la constancia de que el mismo aceptó el cargo. Estas constancias, por sí solas, no serán objeto de inscripción ni causarán derechos de registro.

Las cámaras de comercio sólo registrarán las copias de los documentos, las cuales podrán destruirse siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado, en los términos de las disposiciones legales sobre la materia.

Para efectos de inscripción de nuevos libros será necesario acreditar ante la respectiva cámara de comercio que a los existentes les faltan pocos folios por utilizar, o que deben ser sustituidos por causas ajenas a su propietario, mediante la presentación del propio libro o del certificado del revisor fiscal o contador público.

1.1.2.1. Respecto de los libros de comercio.

Una vez efectuada la inscripción de los libros sometidos a dicha formalidad, el secretario de la cámara insertará una constancia en la primera hoja del libro registrado que contendrá los siguientes datos:

• Cámara de comercio;

• Fecha de inscripción;

• Número de inscripción y libro en el cual se efectuó;

• Persona a quien pertenece;

• Nombre del libro o uso al que se destina, y

• Número de hojas útiles de que está compuesto.

Las cámaras de comercio deberán autenticar las hojas útiles de los libros mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas”.

ART. 3º—Modificar el título VIII capítulo primero, número 1.2.1 derogando el último inciso de este número.

ART. 4º—Modificar el título VIII capítulo primero, número 1.2.5.1

Al literal a) II. Datos específicos, se adiciona una viñeta así:

“—Sanciones impuestas.”

ART. 5º—Modificar el título VIII capítulo primero, número 1.3.1

a) Al Libro I. Se adiciona un inciso al final así:

“La dirección de la página Web y sitios de internet, conforme a lo dispuesto en el artículo 91 de la Ley 663 de 2000, para cuyo efecto bastará que el interesado, su representante o apoderado informe por escrito a la respectiva cámara de comercio la referida dirección";

b) Modifíquese la denominación del libro II la cual quedará así:

“Libro II. De los libros de las entidades sin ánimo de lucro”.

ART. 6º—Modificar el título VIII capítulo primero, número 1.4.1 inciso primero el cual quedará así:

Las cámaras de comercio deben abstenerse de efectuar la inscripción de actos libros y documentos cuando la ley las autorice a ello. Por lo tanto si se presentan inconsistencias de orden legal que por ley no impidan la inscripción ésta se efectuará. Así mismo deberán abstenerse de registrar actos o decisiones ineficaces o inexistentes, en conformidad con lo dispuesto en el artículo 897 del Código de Comercio (1) .

(1) Proceder al registro de actos jurídicos que adolecen de ineficacia o inexistencia es un contrasentido jurídico, pues se le dan efectos a los que por ley no pueden tenerlos. Consejo de Estado. Sentencia 3 de octubre de 1994. Expediente 2838.

ART. 7º—Modificar el título VIII, capítulo II, número 2.6 párrafo quinto el cual quedará así:

“El pago se hará mediante consignación en cheque de gerencia o en efectivo a: DTN Superindustria y Comercio, cuenta corriente 050-00110-6, Banco Popular, sucursal Bogotá.”

ART. 8º—Adicionar al anexo 4.5 “Estado comparativo de resultados” 1020-F05, lo siguiente:

Otros ingresos
Conciliación y arbitraje
Corrección monetaria
Egresos
Egresos imputables a los egresos públicos
Dirección y administración
Gastos de personal
Honorarios
Impuestos
Arrendamientos
Contribuciones SIC – Contraloría
Afiliaciones – Confecámaras
Seguros
Servicios públicos
Servicio de vigilancia
Mantenimiento y reparación de activos fijos
Gastos de viajes
Depreciación
Amortizaciones
Diversos (anexo)
Provisiones
Promoción y desarrollo
Actividades culturales
Campañas cívicas
Seminarios, cursos y concursos
Congresos y asambleas
Ferias y misiones
Publicidad y propaganda
Publicaciones especiales
Promoción de los registros
Egresos imputables a los ingresos privados
Dirección y administración
Gastos de personal
Honorarios
Impuestos
Arrendamientos
Contribuciones y afiliaciones
Seguros
Servicios públicos
Servicio de vigilancia
Mantenimiento y reparación activos fijos
Gastos de viajes
Depreciación
Amortizaciones
Diversos (anexo)
Provisiones
Promoción y desarrollo
Actividades culturales
Campañas cívicas
Seminarios cursos y concursos
Congresos y asambleas
Ferias y misiones
Publicidad y propaganda
Publicaciones especiales
Promoción de los registros
Conciliación y arbitraje
Superávit o déficit

Representante legalRevisor fiscalResponsable de la contabilidad 
C.C._____________T.P.________T.P.____________________ 
ConceptoPresupuesto inicialModificacionesEjecutado

Adiciones

TrasladosPresente ejercicioAnterior ejercicio

Ingresos públicos 
Ingresos privados 
Egresos públicos 
Egresos privados 
Superávit o déficit 

Representante legalResponsable del informe
C.C._____________T.P.________________

N. del D.: La presente circular va dirigida a miembros de juntas directivas, representantes legales, auditores y revisores fiscales de las cámaras de comercio, confederación colombiana de cámaras de comercio confecámaras y usuarios de los servicios públicos a cargo de las cámaras de comercio.

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