Superintendencia Financiera de Colombia

 

Superintendencia Financiera de Colombia

CIRCULAR EXTERNA 15 DE 2013 

(Mayo 17)

Ref.: Instrucciones relacionadas con el funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores.

Esta superintendencia, en uso de sus facultades legales y en particular las consignadas en el literal a) del artículo 2.10.5.2.4, el literal u) del artículo 2.10.5.2.7, el literal m) del artículo 2.15.1.4.1 y el numeral 9º del artículo 11.2.1.4.2 todos del Decreto 2555 de 2010, considera necesario adicionar el capítulo quinto al título IX de la Circular Básica Jurídica, con el fin de establecer los lineamientos que se deben cumplir para el acceso y funcionamiento de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a través de los cuales las sociedades comisionistas de bolsa de valores envían órdenes a los sistemas de negociación de valores y a las bolsas de valores autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Las presentes instrucciones se imparten con el fin de establecer estándares mínimos para el funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes y su interacción con los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores, así como los aspectos particulares que deben ser tenidos en cuenta para la gestión de los riesgos asociados a la operación a través de dichos sistemas. Las instrucciones buscan además recoger las recomendaciones emitidas por la Organización Internacional de Comisiones de Valores (CICV - IOSCO) en relación con mecanismos de acceso electrónico directo.

Transición: Las sociedades comisionistas de bolsa de valores que a la fecha de entrada en vigencia de la presente circular tengan en funcionamiento sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, así como los administradores de sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores que tengan habilitado el acceso de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a sus sistemas tendrán un plazo de seis (6) meses para ajustar sus operaciones de conformidad con lo señalado en el capítulo quinto del título IX de la Circular Básica Jurídica, contados a partir de la entrada vigencia de la presente circular.

Esta circular rige a partir de la fecha de su publicación.

Se anexan las páginas correspondientes.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las sociedades comisionistas de bolsa de valores, de las bolsas de valores, de los administradores de los sistemas de negociación de valores y de los organismos de autorregulación del mercado de valores.

TÍTULO IX

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CAPITULO V-Reglas relativas al funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes

Consideraciones generales

En desarrollo de sus operaciones, las sociedades comisionistas de bolsa de valores sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia deben cumplir con los lineamientos que se señalan a continuación, en relación con los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes que ofrecen a sus clientes para facilitar la canalización de sus órdenes hacia los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores.

Igualmente, los administradores de sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores sometidas a inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia deben atender las instrucciones que se señalan en la parte respectiva del presente capítulo en relación con el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a los sistemas que administran.

En este sentido, el presente capítulo incorpora las instrucciones especiales que deben cumplir los sistemas o mecanismos que permiten a los comitentes remitir directamente sus órdenes a los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores, pero siempre bajo la responsabilidad de una sociedad comisionista de bolsa de valores quien otorga esta facilidad tecnológica.

Para tal efecto, se requiere que las sociedades comisionistas de bolsa de valores mantengan controles adecuados, políticas y procedimientos para gestionar los riesgos que se deriven de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, para lo cual las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben asegurar que cuentan con: mecanismos para identificar, gestionar, monitorear, controlar y mitigar los riesgos asociados al funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes; herramientas de acceso para la actuación de sus clientes y de sus operadores a través de dichos sistemas y la interacción con uno o varios sistemas de negociación de valores o bolsas de valores. Lo anterior debe ser concordante con las obligaciones de las sociedades comisionistas de bolsa de valores en cuanto a los distintos sistemas de administración de riesgos que le son aplicables a su actividad.

Así mismo, el presente capítulo incorpora las instrucciones especiales que deben cumplir los administradores de sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores para permitir el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a los sistemas que administran.

1. Definiciones.

Para los efectos del presente capítulo, se deben tener en cuenta los siguientes términos:

Contrato de ruteo electrónico de órdenes: Acuerdo en virtud del cual una sociedad comisionista de bolsa de valores que es afiliado a un sistema de negociación de valores o miembro de una bolsa de valores, pone a disposición de sus clientes de contrato de comisión el envío o transmisión electrónica de sus órdenes a dichos sistemas bajo el respaldo y responsabilidad de la sociedad comisionista de bolsa de valores.

Límites operativos: Criterios o condiciones aplicables al ingreso de órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes para permitir una gestión y control acorde con la normativa del mercado, la reglamentación de los sistemas de negociación de valores, de las bolsas de valores y las políticas de riesgo de la sociedad comisionista de bolsa de valores.

Operadores: Persona natural vinculada a una sociedad comisionista de bolsa de valores que ejecuta o imparte instrucciones para la colocación de órdenes en un sistema de negociación de valores o una bolsa de valores y tenga acceso a los mismos.

Órdenes: Ofertas o posturas de compra y/o de venta impartidas por los clientes de una sociedad comisionista de bolsa de valores o ejecutadas por parte de sus operadores y las cuales son transmitidas o enviadas a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Sistema electrónico de ruteo de órdenes: Sistema electrónico a través del cual los clientes de contrato de comisión o los operadores de una sociedad comisionista de bolsa de valores direccionan y administran órdenes hacia los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia y consultan las operaciones realizadas.

En el caso de órdenes de clientes, aquellas direccionadas o administradas a través de un sistema electrónico de ruteo de órdenes deben cumplir con las disposiciones aplicables al registro de las mismas en los libros electrónicos de órdenes (LEO) para su respectivo ingreso y transmisión.

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Trazabilidad: Proceso mediante el cual las sociedades comisionistas de bolsa de valores llevan a cabo un seguimiento permanente o continuo de las órdenes, y en general, de toda la actividad de los usuarios de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

2. Ámbito de aplicación.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, deben cumplir con el régimen aplicable al contrato de comisión para la realización de operaciones sobre valores, y en particular las reglas aplicables al funcionamiento de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes como uno de los canales o mecanismos para facilitar la ejecución de dicho contrato.

Se incluyen en el ámbito de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes los utilizados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores para enviar órdenes a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores, ya sea por parte de sus clientes o para facilitar o gestionar el acceso de sus propios operadores a dichos sistemas.

Igualmente, los administradores de sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia que decidan permitir el acceso a sus sistemas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben cumplir con el régimen aplicable a su actividad y en particular las instrucciones señaladas en el presente capítulo.

3. Agentes autorizados para el ofrecimiento y uso de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes pueden ser ofrecidos y utilizados para la canalización de órdenes bajo contrato de comisión de cualquier tipo de cliente de una sociedad comisionista de bolsa de valores, sean estos clientes inversionistas o inversionistas profesionales de conformidad con lo establecido en los artículos 7.2.1.1.1 y 7.2.1.1.2 del Decreto 2555 de 2010, sin perjuicio de las disposiciones legales que definan límites en la capacidad de los clientes para realizar operaciones sobre determinados tipos de valores, operaciones o instrumentos financieros. En todo caso, las sociedades comisionistas de bolsa de valores son responsables de evaluar el perfil de riesgo del cliente con el fin de determinar si el acceso a su sistema electrónico de ruteo se ajusta al mismo.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores cuando ofrezcan a sus clientes o habiliten para sus operadores un sistema electrónico de ruteo de órdenes serán administradores del mismo. Este administrador es responsable que el sistema electrónico de ruteo de órdenes opere adecuadamente y que los clientes u operadores en calidad de usuarios del mismo, cumplan con lo establecido en los reglamentos, manuales, contratos y demás normas aplicables.

De acuerdo con lo anterior, las sociedades comisionistas de bolsa de valores son responsables por el monitoreo de las órdenes ingresadas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, así como de la identificación, gestión y control de los riesgos asociados a dichos sistemas y el cumplimiento de las operaciones.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores que provean sistemas electrónicos de ruteo de órdenes tienen que cumplir con todos los deberes que les son predicables de su naturaleza de intermediarios de valores, las disposiciones del contrato de comisión y demás normas aplicables.

4. Valores y operaciones.

Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes pueden ser utilizados para transmitir órdenes sobre cualquier tipo de valor negociado en un sistema de negociación de valores o en una bolsa de valores, sin perjuicio de la facultad de los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores o de las propias sociedades comisionistas de bolsa de valores de limitar el tipo de operaciones o valores sobre los cuales se podrá ofrecer o facilitar el acceso a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, lo cual debe ser informado de manera previa y expresa a los clientes por parte de la sociedad comisionista de bolsa.

5. Requerimientos aplicables a las sociedades comisionistas de bolsa de valores.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores en desarrollo de los contratos de ruteo electrónico de órdenes deben cumplir con lo siguiente:

5.1. Requisitos previos.

De manera previa a la puesta en funcionamiento de un sistema electrónico de ruteo de órdenes por parte de las sociedades comisionistas de bolsa de valores, éstas deben cumplir como mínimo con los siguientes aspectos:

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5.1.1. Contar con la aprobación de la junta directiva de la sociedad para el desarrollo y ofrecimiento a sus clientes de sistemas electrónicos de ruteo para la canalización de sus órdenes y de los manuales que contengan las políticas y procedimientos aplicables al desarrollo de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes y a la gestión de riesgos de los mismos.

5.1.2. Contar con un contrato marco que contenga como mínimo los parámetros establecidos en el presente capítulo.

5.1.3. Contar con la infraestructura física, administrativa, humana, técnica, tecnológica y operativa, adecuada para el funcionamiento y control del sistema electrónico de ruteo de órdenes, de conformidad con requerimientos y estándares establecidos por los administradores de sistemas de negociación de valores o de las bolsas de valores para garantizar un acceso seguro a sus sistemas, así como aquellos particulares que puedan llegar a establecer los organismos de autorregulación o la Superintendencia Financiera de Colombia.

5.1.4. Implementar las políticas y procedimientos especiales para gestionar los riesgos asociados al sistema electrónico de ruteo de órdenes que permita a la sociedad identificar, medir, controlar y monitorear eficazmente los riesgos que se puedan generar en el funcionamiento de dicho sistema, la operativa de sus clientes u operadores a través del mismo y la interconexión a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores.

5.1.5. Contar con planes de contingencia que garanticen la continuidad de la transmisión de órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, su modificación o cancelación, así como la consulta de las operaciones.

5.1.6. Contar con procedimientos que sirvan para garantizar la trazabilidad de todas las órdenes y operaciones realizadas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes para que puedan ser auditadas desde el momento en que se ingresen al sistema electrónico de ruteo y se transmitan a los respectivos sistemas de negociación de valores o bolsas de valores, así como durante su ejecución o cuando se efectúen modificaciones o cancelaciones, y el correspondiente calce de operaciones en los sistemas de negociación o bolsas de valores hasta su liquidación.

En consecuencia, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben contar con procesos de archivo y custodia de pistas de auditoría para asegurar la trazabilidad de las órdenes, y en general, de toda la información relacionada con la actividad de los usuarios de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

Adicionalmente, los mecanismos relacionados con el uso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes por parte de los operadores de la sociedad comisionista de bolsa de valores deben permitir la identificación plena del respectivo operador bajo un único código y única posición en la cual actúa, en concordancia con las disposiciones y modalidades de acceso de operadores establecidas por el respectivo sistema de negociación de valores o bolsa de valores.

5.1.7. Implementar mecanismos y procedimientos de control de riesgos que permitan la aplicación automática de límites operativos a la actividad de los clientes y los operadores en los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.1.8. Contar con mecanismos de autenticación de los usuarios a través de códigos y claves de acceso únicos, individuales e intransferibles, e implementar herramientas técnicas que permitan validar que los mismos no permitan el acceso o uso no autorizado. Para el efecto, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deberán ejecutar un procedimiento seguro en su creación, modificación o cancelación, así como la trazabilidad de la operativa de cada uno de los códigos y la adecuada y completa conservación de las pistas de auditoría correspondientes. Esta información debe estar a disposición de los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores, de los organismos de autorregulación del mercado de valores y de la Superintendencia Financiera de Colombia.

5.1.9. Dar cumplimiento, en lo que resulte aplicable, a lo previsto en el capítulo décimo segundo del título I de la Circular Básica Jurídica (Circ. Externa 7/96) o demás normas que lo adicionen, sustituyan o modifiquen, y en particular a los numerales 3.2, 3.3, 4.9, 5º y 7º de dicho capítulo.

5.1.10. Contar con la certificación de los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores a los cuales se pretende acceder a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes sobre el cumplimiento de los estándares de comunicación, seguridad y demás que sean requeridos para acceder a sus respectivos sistemas. Estos estándares deben ser monitoreados permanentemente por las sociedades comisionistas de bolsas de valores y por el respectivo sistema de negociación de valores o las bolsas de valores a la cual se accede a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.1.11. Realizar de manera periódica y coordinada con los administradores de los sistemas de negociación de valores y de las bolsas de valores, pruebas sobre la capacidad de los sistemas para la recepción y manejo de órdenes a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

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5.1.12. Adoptar las medidas pertinentes para evitar el uso indebido de los accesos directos otorgados a los clientes, el acceso por parte de terceros no autorizados, así como la ejecución de órdenes o estrategias que puedan vulnerar la normativa del mercado de valores, para lo cual deben establecer políticas, procedimientos y mecanismos para el monitoreo y la generación de alertas sobre la operación de los clientes a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. Los mecanismos de monitoreo y las alertas deben ser diseñadas con base en criterios definidos por la junta directiva de la sociedad comisionista de bolsa de valores para las distintas etapas del proceso (pre-negociación, tiempo real y post-negociación), para lo cual se podrán tener en cuenta, entre otros, aquellos emitidos por los organismos de autorregulación de valores, siempre y cuando los mismos no entren en conflicto con la normativa aplicable.

En cualquier caso, si una sociedad comisionista de bolsa de valores llega a identificar circunstancias, órdenes u operaciones que puedan vulnerar la normativa del mercado o advierta la posible realización de conductas que atentan contra la transparencia, confianza y seguridad del mercado, debe informar de manera inmediata a los organismos de autorregulación y a la Superintendencia Financiera de Colombia.

5.1.13. Capacitar a sus operadores y a sus clientes sobre el manejo de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. En particular, los clientes deben ser capacitados e informados sobre los riesgos a los cuales se encuentran expuestos por el uso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes y los mecanismos o reglas de seguridad aplicables a los mismos.

5.1.14. Dar cumplimiento de la normativa aplicable al manejo de órdenes de clientes a través del libro electrónico de órdenes (LEO). Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben asegurarse que en los LEO se puedan diferenciar las órdenes impartidas a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, de aquéllas que se hayan recibido a través de otros medios o canales.

5.1.15. Asegurar que los clientes que utilicen sistemas electrónicos de ruteo de órdenes tengan la información clara y precisa sobre la(s) persona(s) que desarrollará(n) las funciones de asesoría y suministro de información en cualquier momento que cada cliente lo requiera.

5.2. Reglamentos y manuales.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben elaborar e implementar reglamentos y manuales en los cuales se señalen como mínimo las políticas y procedimientos para: el ingreso, validación, rechazo y aceptación de órdenes, administración, controles y supervisión de los diferentes riesgos que se pudieran generar, así como los controles para la realización de las operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

Dichos reglamentos y manuales deben ser aprobados por la junta directiva de la sociedad comisionista de bolsa de valores y ser enviados para su no objeción a la Superintendencia Financiera de Colombia.

En los manuales deben estar contenidos todas las políticas y los procedimientos, incluidos los de tipo comercial o tecnológico y los relativos a la administración de riesgos, así como todas aquellas disposiciones que permitan dar cumplimiento a lo establecido en el presente capítulo y a los principios o estándares establecidos por la Organización Internacional de Comisiones de Valores (OICV o IOSCO por sus siglas en inglés) relacionados con los mecanismos de acceso electrónico directo o direct electronic access to markets, cuyos principales aspectos se destacan a continuación:

5.2.1. Previos al acceso electrónico directo.

5.2.1.1. Estándares mínimos para los clientes.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben verificar respecto de sus clientes como mínimo lo siguiente:

— La existencia de recursos financieros suficientes y apropiados, tanto valores como efectivo y las correspondientes garantías, de acuerdo con la estrategia y el perfil de riesgo del cliente, previamente establecido por la sociedad comisionista de bolsa de valores, de conformidad con el marco normativo aplicable.

—Que el inversionista, especialmente en el caso de personas jurídicas, tenga procedimientos adecuados que garanticen que las personas que hacen uso del sistema electrónico de ruteo de órdenes tienen los conocimientos y/o experiencia suficientes sobre las reglas de mercado y en especial las disposiciones o reglas aplicables a la gestión de órdenes a través del sistema.

5.2.1.2. El contrato de ruteo electrónico de órdenes debe establecer como mínimo que el cliente está dispuesto a cumplir:

— Con la normativa del mercado;

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— los deberes y obligaciones establecidos en la regulación y;

— la reglamentación de los sistemas de negociación de valores y de las bolsas de valores.

5.2.1.3. Responsabilidad de las sociedades comisionistas de bolsa de valores.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores son responsables por el monitoreo de las órdenes ingresadas por sus operadores o por sus clientes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, así como de la identificación, gestión y control de los riesgos asociados a dichos sistemas y el cumplimiento de las operaciones.

5.2.2. Flujo de información.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben establecer mecanismos adecuados de información como mínimo en los siguientes aspectos:

5.2.2.1. Identificación del cliente. Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben revelar a las autoridades del mercado, una vez se les requiera y de manera oportuna, la información que permita identificar a sus clientes y operadores, así como la trazabilidad de las órdenes y operaciones realizadas a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.2.2.2. Información previa y posterior a la negociación. Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben garantizar que los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes permitan acceder a toda la información del mercado necesaria para el adecuado funcionamiento del respectivo sistema, antes, durante y después de la operación, así como facilitar una adecuada y oportuna gestión de los riesgos.

5.2.3. Sistemas y controles.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben contar con sistemas y controles que:

5.2.3.1. Faciliten el acceso electrónico directo siempre y cuando sean eficaces y razonablemente diseñados, de forma tal que permitan la gestión de los riesgos en la negociación sin afectar la trasparencia y seguridad del mercado.

5.2.3.2. Permitan el acceso a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores, para lo cual tendrán que implementar controles automatizados de pre-negociación, los cuales permitan controlar el acceso electrónico directo de los clientes para aquellas órdenes que excedan las posiciones y los límites de exposición al riesgo de contraparte o demás que defina la sociedad comisionista de bolsa de valores. Igualmente, deben existir controles y mecanismos para monitorear las órdenes enviadas a través de estos sistemas y las operaciones producto de esas órdenes con el fin de prevenir o alertar situaciones que pudieran vulnerar la transparencia del mercado.

5.2.3.3. Garanticen el funcionamiento adecuado, de forma tal, que tengan la capacidad técnica y operativa para procesar grandes volúmenes de órdenes y operaciones, así como mecanismos apropiados de contingencia que les permitan dar continuidad a la operación a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes hacia los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores.

5.2.3.4. Establezcan de manera clara y precisa los responsables de la cadena de administración y gestión de los riesgos, así como los mecanismos de solución de problemas detectados, los planes de contingencia y las actualizaciones de los sistemas.

5.3. Disponibilidad de recursos.

Previa a la realización de operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben asegurarse que el cliente a quien se facilita el acceso cuenta con los recursos en dinero y/o los valores, así como las garantías que correspondan para impartir órdenes a través del sistema. Para el efecto, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben implementar mecanismos de control automatizado que permitan verificar la disponibilidad de recursos o valores del cliente, independientemente del medio a través del cual se envíen las órdenes a la sociedad comisionista de bolsa de valores, salvo aquellos casos en los cuales el cliente es depositante directo de sus valores y/o cuando la custodia de los mismos se encuentra a cargo de una entidad diferente a la sociedad comisionista de bolsa de valores.

5.4. Deberes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores.

5.4.1. Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben cumplir con lo señalado en los artículos 7.3.1.1.2 y 7.3.1.1.3 del Decreto 2555 de 2010, en relación con los deberes especiales de los intermediarios de valores y, en particular, el deber de asesoría frente a los clientes inversionistas. Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de clientes no eximen a las sociedades comisionistas de bolsa de valores de cumplir con las normas aplicables a su actividad como intermediarios de valores y las disposiciones en materia de los sistemas de administración de riesgos.

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5.4.2. Cumplir las disposiciones sobre el sistema de administración de riesgo operativo (SARO).

5.4.3. Cumplir las disposiciones sobre el sistema de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (Sarlaft).

5.4.4. Realizar el monitoreo de las órdenes que se transmitan por conducto de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones de los clientes y advertir la posible realización de conductas que atenten contra la transparencia, confianza y seguridad del mercado.

5.4.5. Establecer mecanismos para facilitar a sus clientes el acceso a la información para su operativa en los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.4.6. De sus operadores que ejecutan órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes:

5.4.6.1. Cumplir con todos los deberes aplicables a la actividad de intermediación de valores y a las personas naturales vinculadas a las sociedades comisionistas de bolsa de valores de acuerdo con lo establecido en la Ley que regula la materia y en particular en el Decreto 2555 de 2010 y las normas que lo adicionen, sustituyan o modifiquen, las instrucciones de la Superintendencia Financiera de Colombia, de los organismos de autorregulación del mercado de valores y los reglamentos de los sistemas de negociación de valores y de las bolsas de valores.

5.4.6.2. Ejecutar las órdenes bajo los límites y criterios aplicables al manejo de un mismo perfil o posición en la sociedad comisionista de bolsa (cuenta propia, terceros o vehículos de administración de recursos de terceros), las cuales deben ser concordantes con aquellas establecidas para operar directamente en los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores a las cuales se accede.

5.4.6.3. Acceder a los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes bajo un código y clave de acceso único, que permita su identificación plena en los sistemas. En ningún caso un operador podrá ejecutar órdenes para otros operadores o terceros mediante el uso de códigos o claves de usuarios distintos del suyo propio.

5.5. Contenido mínimo de los contratos.

En los contratos de ruteo electrónico de órdenes se deben incorporar como mínimo los siguientes contenidos:

5.5.1. El objeto del contrato.

5.5.2. Términos y definiciones.

5.5.3. Las condiciones económicas del contrato.

5.5.3.1. Determinación de costos y gastos.

5.5.3.2. Régimen de tarifas aplicables para el acceso al mercado a través del sistema electrónico de ruteo de órdenes.

5.5.4. Los valores que pueden ser negociados en el marco del contrato, así como el tipo de operaciones que se podrán realizar con base en éste y los límites operativos que serán aplicables.

5.5.5. Horarios de disponibilidad del sistema electrónico de ruteo de órdenes y las reglas de operación en días u horarios no hábiles del mercado.

5.5.6. Deberes y responsabilidades de cada una de las partes.

En particular, el contrato debe prever como mínimo las siguientes obligaciones:

5.5.6.1. Obligaciones de las sociedades comisionistas de bolsa de valores.

5.5.6.1.1. Informar los mecanismos a través de los cuales los inversionistas puedan conocer la información financiera, económica, contable, jurídica y administrativa de los emisores o del tipo de operaciones que realiza, incluyendo aquella que se considera información relevante o cualquier otra sensible para la operativa del cliente a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.5.6.1.2. Capacitar en forma previa y permanente a los clientes en relación con el manejo de la plataforma tecnológica para la ejecución de órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, las modificaciones o actualizaciones de los mismos, así como informar acerca de los riesgos asociados a su uso.

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5.5.6.1.3. Adicionar a su código de conducta reglas para evitar infracciones a las normas del mercado de valores por parte de los operadores que efectúen operaciones a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.5.6.1.4. Obtener de sus clientes información sobre su situación financiera y su perfil de riesgo a fin de verificar que cuenten con recursos y valores suficientes, conocimiento de las reglas del mercado, del sistema de negociación de valores o bolsas de valores al cual accede y del funcionamiento del sistema electrónico de ruteo de órdenes. Igualmente, las sociedades comisionistas de bolsa de valores están obligadas a actualizar periódicamente dicha información y en todo caso, siempre que ocurran eventos o circunstancias materiales que afecten o cambien la situación del cliente o su perfil de riesgo.

5.5.6.2. Obligaciones del cliente.

5.5.6.2.1. Contar con los recursos y valores necesarios para realizar operaciones en los sistemas de negociación de valores, a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.5.6.2.2. Conservar en todo momento la confidencialidad y privacidad en el uso de su clave y código de acceso a los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.5.6.2.3. No permitir el uso de su clave y código de acceso a los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes por parte de terceros. En caso de incumplir con este deber, el cliente será responsable de todos los actos realizados por éstos, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar.

5.5.6.2.4. Declarar en forma expresa su aceptación y sujeción a las normas de mercado, así como a los reglamentos de los sistemas de negociación de valores o de las bolsas de valores a los que accede, y a las reglas y disposiciones propias del contrato suscrito con la sociedad comisionista de bolsa de valores.

5.5.8. Vigencia del contrato.

5.5.9. Las condiciones y régimen de terminación del contrato.

5.5.10. La fecha en que se suscribe el contrato y fecha a partir de la cual empieza a regir.

Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben enviar los modelos de contratos de ruteo electrónico de órdenes a celebrar con sus clientes, así como sus ajustes, para la no objeción de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Está prohibido a las sociedades comisionistas de bolsa de valores facilitar el uso de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a sus clientes sin celebrar un contrato que incorpore las condiciones mínimas establecidas en el presente capítulo y demás normas aplicables.

5.6. Condiciones de operación de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

5.6.1. Capacidad.

Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben tener capacidad suficiente para gestionar los volúmenes de órdenes previsibles y tener la posibilidad de ampliar su capacidad para responder al aumento del flujo de órdenes.

5.6.2. Continuidad de las actividades.

Los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben disponer de mecanismos eficaces para procurar la continuidad de las operaciones con el fin de solucionar los imprevistos que puedan alterar su funcionamiento como fallos del sistema. Dichos mecanismos deben garantizar la reanudación rápida de sus actividades e incorporar, en lo que proceda, como mínimo los siguientes aspectos:

5.6.2.1. La consideración de una serie de posibles escenarios referidos al funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes que requieran mecanismos específicos para garantizar la continuidad en el envío y administración de las órdenes.

Para el efecto, dichos mecanismos deben garantizar la continuidad del envío y gestión de las órdenes de los clientes que aseguren un tratamiento ágil, adecuado y eficiente de las mismas y sin que se afecten los derechos de los clientes.

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5.6.2.2. La obtención de copias de seguridad de los datos críticos de las órdenes y operaciones realizadas a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

5.6.2.3. La disponibilidad de procedimientos para el traslado o funcionamiento del sistema electrónico de ruteo de órdenes a un centro alterno de operación o para realizar la canalización segura, oportuna y eficiente de las órdenes de los clientes a través de otros mecanismos para la recepción de órdenes.

5.6.2.4. La disponibilidad de un programa de pruebas, evaluación y revisión de los mecanismos de contingencia.

5.6.3. Pruebas.

Antes de la puesta en funcionamiento de un sistema electrónico de ruteo de órdenes y de cualquier actualización al mismo, las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben disponer de metodologías y sistemas o entornos de prueba que permitan simular adecuadamente la operativa del sistema. Las sociedades comisionistas de bolsa de valores deben dejar constancia o registro de la ejecución, desempeño y cumplimiento de las pruebas, así como establecer la periodicidad con la que se evaluará la capacidad y mecanismos de continuidad de su sistema.

El empleo de estas metodologías deben garantizar, entre otras cosas, que el funcionamiento del sistema electrónico de ruteo de órdenes sea compatible con las obligaciones impuestas al funcionamiento de los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores en la normativa, y que los controles relativos al cumplimiento y a la gestión del riesgo en el sistema funcionen según lo previsto.

Las pruebas de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben ser ejecutadas en los entornos de prueba de los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores, los cuales deben permitir la simulación del desempeño y funcionamiento que tendría el respectivo sistema electrónico de ruteo de órdenes en el escenario de producción del mismo. En ningún caso las sociedades comisionistas de bolsa de valores podrán ejecutar operaciones en los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores que correspondan a órdenes ingresadas para la realización de pruebas de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

6. Supervisión.

Los organismos de autorregulación del mercado de valores, en virtud de su función normativa, en concordancia con lo establecido por la ley, por los decretos del Gobierno Nacional y por las instrucciones de la Superintendencia Financiera de Colombia, deben establecer las reglas y criterios particulares para el desarrollo de la actividad de intermediación de valores a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, con el fin de buscar la integridad del mercado y la protección de los inversionistas. Igualmente, dichos organismos de autorregulación del mercado de valores continuarán actuando como supervisor de primera línea en la actividad de intermediación de valores y en particular de la desarrollada a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

Toda la información relacionada con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente capítulo para el funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes debe estar a disposición de los organismos de autorregulación del mercado de valores y de la Superintendencia Financiera de Colombia.

7. Requerimientos aplicables a los administradores de sistemas de negociación de valores y a las bolsas de valores.

Los administradores de sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores que permitan el acceso a sus sistemas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben cumplir con lo siguiente:

7.1. Requisitos previos.

De manera previa a la habilitación del acceso de un sistema electrónico de ruteo de órdenes deben cumplir como mínimo con los siguientes aspectos:

7.1.1. Establecer en el reglamento del sistema las condiciones generales bajo las cuales se facilitará el acceso, teniendo en cuenta los aspectos comerciales, tecnológicos, técnicos, de seguridad, de administración de riesgos y disponibilidad de información pre y post negociación que procedan para permitir un acceso seguro, eficiente y continuo a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, acorde con la normativa del mercado.

Los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores deben certificar que el respectivo sistema electrónico de ruteo de órdenes cumple con los estándares de comunicación, seguridad y demás que sean requeridos por estos para acceder a sus respectivos sistemas. Para el efecto, los

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sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores deben definir, diseñar e implementar los mecanismos que consideren apropiados para monitorear el cumplimiento de dichos estándares.

7.1.2. Contar con infraestructura física, administrativa, humana, técnica, tecnológica y operativa, adecuada para facilitar el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. En particular, antes de permitir el acceso de un sistema electrónico de ruteo de órdenes debe garantizar que sus sistemas cuentan con la capacidad suficiente para recibir los volúmenes de mensajería u operación previsibles desde tales sistemas y contar con la flexibilidad para aumentar su capacidad para responder ante eventos que generen un incremento en la operativa de los sistemas.

7.1.3. Contar con planes de contingencia que garanticen la continuidad de la transmisión de órdenes a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes, su modificación o cancelación, así como la consulta de las operaciones.

7.1.4. Contar con procedimientos que sirvan para garantizar la trazabilidad de todas las órdenes y operaciones realizadas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes en sus sistemas para que puedan ser auditadas desde el momento en que se transmitan a los sistemas de negociación de valores o a las bolsas de valores, así como durante su ejecución o cuando se efectúen modificaciones o cancelaciones y el correspondiente calce hasta su liquidación.

7.1.5. Garantizar que los códigos y claves de acceso que se otorguen a las sociedades comisionistas de bolsa de valores para el acceso de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes permitan dar cumplimiento a la normativa aplicable a la negociación por cuenta propia como por cuenta de terceros, así como la trazabilidad de la operativa de dichos sistemas.

Para el efecto, los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores deben contar con mecanismos que permitan la identificación plena del respectivo operador y la sociedad comisionista de bolsa de valores a la que corresponde, bajo un único código y única posición en la cual actúa, en concordancia con las disposiciones y modalidades de acceso de operadores establecidas por el respectivo sistema de negociación de valores o bolsa de valores.

7.1.6. Realizar pruebas sobre la capacidad de los sistemas para la recepción y manejo de órdenes ingresadas a través de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes. Para tal efecto, deben disponer de metodologías y sistemas o entornos de prueba que permitan simular adecuadamente la carga operativa de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes en sus sistemas, y dejar constancia o registro de la ejecución, desempeño y cumplimiento de las mismas.

7.2. Requisitos de funcionamiento.

Los administradores de sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores que permitan el acceso de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben cumplir como mínimo con los siguientes aspectos:

7.2.1. Disponer de mecanismos eficaces para garantizar la continuidad de las operaciones con el fin de solucionar los imprevistos que puedan alterar su funcionamiento tales como fallos del sistema, entre otros y que pongan en riesgo el acceso o adecuada operación de sus sistemas y de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes que acceden a los mismos. Dichos mecanismos deben procurar la reanudación rápida de sus actividades e incorporar, en lo que proceda, como mínimo los siguientes aspectos:

7.2.1.1. La consideración de una serie de posibles escenarios referidos al funcionamiento de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes que requieran mecanismos específicos para garantizar la continuidad en el envío y administración de las órdenes.

7.2.1.2. La obtención de copias de seguridad de los datos críticos de las órdenes y operaciones realizadas a través de sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

7.2.1.3. La disponibilidad de procedimientos para el traslado o funcionamiento del sistema a un centro alterno de operación y las condiciones aplicables al acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes a través de dicho centro.

7.2.1.4. La disponibilidad de un programa periódico de pruebas, y de evaluación y revisión de los mecanismos de contingencia que impacten el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes.

7.2.2. Suministrar la información a las sociedades comisionistas de bolsa de valores sobre las condiciones de acceso de sus sistemas electrónicos de ruteo de órdenes en situaciones de contingencia.

7.2.3. Los administradores de los sistemas de negociación de valores o bolsas de valores que faciliten el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes de las sociedades comisionistas de bolsa

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de valores deben monitorear la operación desarrollada a través de éstos, e informar en forma inmediata a la Superintendencia Financiera de Colombia y a los organismos de autorregulación del mercado de valores cualquier situación que pueda llegar a alterar o poner en riesgo el adecuado funcionamiento del mercado. Igualmente, deben dar tratamiento a los problemas detectados con la mayor rapidez posible y en el orden correspondiente a su prioridad, estar en capacidad de ajustar, reducir o detener el acceso de los sistemas electrónicos de ruteo cuando pongan en riesgo el adecuado funcionamiento del sistema o la seguridad y transparencia del mercado.

Las decisiones que se adopten para solucionar los problemas que surjan en la interconexión de los sistemas electrónicos de ruteo de órdenes deben tener en cuenta la necesidad de que los sistemas de negociación de valores o las bolsas de valores sigan funcionando de manera segura y ordenada.

7.3. Información de los sistemas de negociación de valores y de las bolsas de valores.

Toda la información relacionada con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente capítulo para los sistemas de negociación de valores y las bolsas de valores debe estar a disposición de los organismos de autorregulación del mercado de valores y de la Superintendencia Financiera de Colombia.