Superintendencia de Notariado y Registro

CIRCULAR EXTERNA 1536 DE 2013 

(Septiembre 17)

Asunto: Sistema integral para la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo, SIPLAFT, en el sector notariado.

(Nota: Véase Circular 177 de 2014 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

(Nota: Véase Circular 1812 de 2013 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

(Nota: Véase Circular 2173 de 2013 de la Ministerio de la Superintendencia de Notariado y Registro)

Las instrucciones contenidas en la presente circular se refieren exclusivamente a la prevención y el control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo, por razón del proceso de escrituración que se lleva en las notarías.

Para los efectos de esta circular el lavado de activos y/o la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas (en adelante LA/FT), se vincula al riesgo legal, de contagio, operativo y reputacional a que se expone el sector notariado, con el consecuente efecto negativo que ello puede representar para su credibilidad y la del sector en su conjunto, en ejercicio de la función notarial, al acudir a ésta, entre otros, para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinadas a ellas, o para dar apariencia de legalidad a los mismos.

Así mismo, el papel que juegan los notarios en la economía mundial es evidente, ya que al dar fe pública de los actos realizados por terceros, genera autenticidad en cuanto a la certeza de las personas otorgantes, de la fecha de la escritura pública y de las declaraciones de voluntad de los comparecientes. Es por esto que la actividad notarial es considerada un servicio público trascendental en razón de estar destinado a satisfacer de manera continua y obligatoria una necesidad de interés general, e indirectamente muestra indicadores de crecimiento económico al observarse el desarrollo de más actos notariales con cuantía en determinadas regiones o en sectores de la economía. A su vez, las indagaciones y demás procedimientos que los notarios y sus dependientes hacen para elaborar los informes que deben presentar a la UIAF o a la Superintendencia de Notariado y Registro, estarán amparados bajo el principio de presunción de buena fe.

Es por esto por lo que, las instrucciones contenidas en el presente documento se refieren exclusivamente a la prevención y el control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo, siendo dirigida a notarios en cumplimiento de su función de instrucción y determinación de los criterios técnicos y jurídicos que deben cumplir las notarías vigiladas, para prevenir y detectar el lavado de activos y la financiación del terrorismo (LA/FT).

Por último corresponde a las notarías diseñar e implementar el SIPLAFT, de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos exigidos en la presente circular y de conformidad con los estándares internacionales sobre la materia, especialmente los proferidos por el GAFI(1) - GAFISUD(2), y adaptando las normas regulatorias que el Gobierno Nacional ha expedido sobre el componente, en especial las leyes 1121 de 2006 y 1621 de 2013. Así mismo, el SIPLAFT debe abarcar las actividades que se consignan en escritura pública y deberá prever políticas, procedimientos, mecanismos de control e instrumentos para identificar los documentos e informaciones suministrados por los usuarios del servicio, y así evitar el riego de LA/FT mediante los reportes correspondientes.

1. Marco normativo.

1.1. Recomendaciones internacionales sobre LA/FT.

La Convención de las Naciones Unidas contra el tráfico ilícito de estupefacientes del año 1988 y el Convenio internacional de las Naciones Unidas para la represión de la financiación del terrorismo del año 2000, determinaron la importancia y necesidad de adoptar medidas y utilizar herramientas efectivas que permitan minimizar y eliminar las prácticas relacionadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo.

A su vez, el Grupo de Acción Financiera Internacional, GAFI, diseñó cuarenta (40) recomendaciones para prevenir el lavado de activos, las cuales fueron actualizadas en el año 2012 en cooperación con los organismos regionales estilo GAFI, y los organismos observadores, incluyendo el Fondo Monetario Internacional, el Banco Mundial y las Naciones Unidas. Las revisiones contemplan nuevas amenazas emergentes, clarifican y fortalecen muchas de las obligaciones existentes, manteniendo la estabilidad necesaria y el rigor de las recomendaciones.

Así mismo, en esta actualización, ratificó al notariado dentro de las recomendaciones 22, 28, 29 y 34 del GAFI(3) como un sector vulnerable para el lavado de activos y la financiación del terrorismo debido a que los notarios, delegados por el Estado, dan fe de los actos o negocios que los usuarios del servicio celebran por escritura púbica.

En este escenario, los notarios adquieren singular importancia que los obliga a adoptar las previsiones que sean necesarias para analizar adecuadamente la información de los usuarios y reportar, si fuere el caso, operaciones sospechosas a la UIAF.

1.2. Normas nacionales.

El artículo 10 de la Ley 526 de 1999, señala que las autoridades que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control, deben instruir a sus vigilados sobre las características, periodicidad y controles en relación con la información a reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF, de acuerdo con los criterios e indicaciones que de esta reciban, relacionados con la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

Por su parte, el artículo 2º del Decreto 1497 de 2002 dispone que las entidades públicas y privadas pertenecientes a sectores diferentes al financiero, asegurador y bursátil, deben reportar operaciones sospechosas a la UIAF, de acuerdo con el literal d) del numeral 2º del artículo 102 y los artículos 103 y 104 del estatuto orgánico del sistema financiero, cuando dicha unidad lo solicite, en la forma y oportunidad que les señale.

Adicionalmente, en los términos del artículo 131 de la Constitución Política y del artículo 1º de la Ley 588 de 2000. “El notariado es un servicio público que se presta por los notarios e implica el ejercicio de la fe pública o notarial” y habida consideración que los notarios son particulares que ejercen, entre otras, las funciones públicas descritas en el numeral primero del artículo 3º del Decreto-Ley 960 de 1970, las cuales se pueden prestar para la movilización y blanqueo de capitales producto de actividades ilícitas asociadas al lavado de activos y la financiación del terrorismo, es necesario adoptar mecanismos específicos tendientes a evitar que los actos solemnizados por escritura pública, sean aprovechados indebidamente por las organizaciones delincuenciales para dar apariencia de legalidad al producto de sus delitos.

Además, los artículos 209 y 210 del Decreto-Ley 960 de 1970 establecen que la vigilancia notarial será ejercida por medio de la Superintendencia de Notariado y Registro —adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho—, y que ella tiene por objeto velar porque el servicio notarial se preste oportuna y eficazmente, y conlleva el examen de la conducta de los notarios y el cuidado del cumplido desempeño de sus deberes, bajo el imperio de la ley, con la honestidad, rectitud e imparcialidad correspondientes a la naturaleza de su ministerio.

A su vez, el articulo 12 numeral 8º del Decreto 412 del 15 de febrero de 2007 modificado por el Decreto 2163 de 2011 (por el cual se reestructura la Superintendencia de Notariado y Registro) y el artículo 59 de la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único) disponen que la Superintendencia de Notariado y Registro tiene como función, entre otras, investigar y sancionar las faltas disciplinarias de los notarios y registradores de instrumentos públicos, en el desarrollo de sus funciones, sin perjuicio del poder preferente que podrá ejercer la Procuraduría General de la Nación.

Así mismo, los artículos 58 y 59 de la Ley 734 de 2002, disponen que el régimen disciplinario especial de los particulares, también se aplicará a los notarios y comprende el catálogo de faltas imputables a ellos. El numeral 3º del artículo 55 de la Ley 734 de 2002, en el libro tercero, capítulo primero “Régimen de los particulares”, estipula como falta gravísima “Desatender las instrucciones o directrices contenidas en los actos administrativos de los organismos de regulación, control y vigilancia o de la autoridad o entidad pública titular de la función”.

Por último, el artículo 63 de la Ley 734 de 2002 y el artículo 199 del Decreto-Ley 960 de 1970, facultan a la Superintendencia de Notariado y Registro a imponer a los notarios, sanciones consistentes en destitución, suspensión en el ejercicio del cargo y multas, dependiendo de la gravedad de la falta.

2. Ámbito de aplicación.

La presente circular externa está dirigida a todos los notarios, y tiene como objetivo proporcionar un marco normativo para que diseñen e implementen en sus notarías el sistema integral de prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo - (en adelante SIPLAFT), para lo cual deben remitirse al documento denominado “Guía sobre prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo en el sector notariado”, que se considera parte integral de la presente circular.

3. Definiciones.

Para la interpretación y aplicación de la presente circular se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Control del riesgo de LA/FT: Comprende la implementación de políticas, procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT en los actos y contratos que se realicen mediante escritura pública.

Debida Diligencia (Due Diligence en inglés): Para efectos de consolidar la información necesaria en relación con el conocimiento del usuario y con el fin de prevenir y controlar las actividades de lavado de activos y financiación del terrorismo, debida diligencia es el conjunto de procesos notariales para la incorporación de los documentos e información exigidos por la ley y suministradas por los usuarios que hace posible el ejercido de la función notarial en cumplimiento de los controles de constitucionalidad y legalidad.

Documento auténtico: Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. El documento público se presume auténtico, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad. La escritura pública es un documento auténtico.

Escritura pública: Instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización(4).

Evento: Incidente o situación de LA/FT que ocurre en la notaría durante un intervalo particular de tiempo.

Factores de riesgo: Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT, que aplican de acuerdo con la naturaleza de la actividad escrituraria.

Financiación del terrorismo: Delito que comete toda persona que incurra en alguna de las conductas descritas en el artículo 345 del Código Penal(5).

Grupo de Acción Financiera Internacional, GAFI: Organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el lavado de activos.

Gestión del riesgo de LA/FT: Consiste en la adopción de políticas y procedimientos que permitan prevenir y controlar el riesgo de LA/FT(6).

Herramientas: Son los medios que utiliza la notaría para prevenir y controlar que se presente el riesgo de LA/FT y para detectar operaciones inusuales o sospechosas. Dentro de dichas herramientas se deben mencionar, entre otras, las señales de alerta y los aplicativos tecnológicos.

Lavado de activos: Delito que comete toda persona que busca dar apariencia de legalidad a bienes o dinero provenientes de alguna de las actividades descritas en el artículo 323 del Código Penal(7).

Listas nacionales e internacionales: Relación de personas que de acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas por internet u otros medios técnicos las listas OFAC, Interpol, Policía Nacional, entre otras. En todo caso, si el usuario aparece allí mencionado, el notario no podrá rehusar la prestación del servicio, quedando obligado a reportar el acto notarial a la UIAF, como operación sospechosa (ROS).

Monitoreo: Evaluación periódica de las políticas y procedimientos empleados en la notaría, para optimizar la eficiencia de los reportes.

Omisión de denuncia de particular: Consiste en tener conocimiento de la comisión de los delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal(8) y no denunciarlos ante las autoridades competentes.

Operación sospechosa: Es aquella que por sus características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los trámites solemnizados por escritura pública y que genera una señal de alerta de LA/FT, que debe reportarse.

Personas expuestas políticamente (PEP’s): Son personas nacionales o extranjeras que por razón de su cargo manejan recursos públicos, o tienen poder de disposición sobre estos o gozan de reconocimiento público(9) y efectúan trámites a título privado en la notaría en su beneficio personal.

Prevención de riesgo LA/FT en el sector notarial: Es la implementación de políticas y procedimientos que incluyen mecanismos y controles de información, relacionados con la actividad de lavado de activos y financiación del terrorismo, con lo cual la gestión notarial genera una disuasión mediata, como prevención general dirigida a las personas y organizaciones involucradas en estas actividades.

Políticas: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan la prevención y el control del riesgo de LA/FT en la notaría.

Reportes externos: Son los reportes que deben hacer las notarías ante la UIAF, esto es, RON y ROS, negativos o positivos, según el caso, y el reporte de adjudicaciones en remates.

Reportes internos: Son aquellos que se manejan al interior de la notaría dirigidos al coordinador SIPLAFT o al notario, según el caso, y pueden ser efectuados verbalmente o por escrito y con carácter confidencial, por cualquier empleado o miembro de la notaría, que tenga conocimiento de una posible operación inusual.

Riesgo de LA/FT: Es el posible impacto negativo que puede sufrir una notaría por razón de la comisión de los delitos LA/FT por parle de los usuarios, por el hecho de no efectuar los reportes correspondientes ante la UIAF.

Riesgos asociados al LA/FT: Son aquellos a través de los cuales se puede llegar a materializar el riesgo de LA/FT, estos son: operativo, legal, reputacional y de contagio.

Riesgo operativo: Es la falta del recurso humano o técnico en los procesos relacionados con la actividad notarial.

Riesgo legal: Son la consecuencia de orden disciplinario que puede ocurrir en relación con los notarios, por la materialización del riesgo operativo.

Riesgo reputacional: Es el perjuicio que se le ocasiona a la notaría como consecuencia de la materialización de los riesgos operativo y legal.

Riesgo de contagio: Es el desprestigio que pueda sufrir indirectamente el sector notarial por el riesgo de LA/FT.

Señales de alerta: Son circunstancias particulares relacionadas con el proceso de los actos escriturarios advertidas al interior de la notaría y que pueden ameritar un reporte ante la UIAF.

Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF: Es una unidad administrativa especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el lavado de activos o la financiación del terrorismo. Así mismo, impone obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos.

Usuario: Es la persona natural o jurídica que solicita el servicio notarial, quien hace las declaraciones de voluntad propias del acto respectivo, da las informaciones y aporta los anexos necesarios para el proceso de celebración de la escritura pública.

Veracidad: Los notarios responden de la regularidad formal de los instrumentos que autorizan, pero no de la veracidad de las declaraciones de los interesados; tampoco responden de la capacidad o aptitud legal de estos para celebrar el acto o contrato respectivo, de conformidad con el artículo 9º del Decreto-Ley 960 de 1970.

4. Sistema integral de prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, SIPLAFT.

El SIPLAFT es el sistema integral de prevención y control del riesgo de LA/FT que deben implementar las notarías, para lo cual deberán adoptar políticas, procedimientos, mecanismos e instrumentos que contemplen las actividades que se realizan a través de escritura pública, en desarrollo de la función notarial, y que se ajusten al tamaño de la notaría, a la actividad económica de la región, a los trámites y demás características particulares, para hacer los reportes correspondientes ante la UIAF.

Lo anterior debe traducirse en reglas de conducta que orienten la actuación de la notaría y sus empleados.

La adopción del SIPLAFT debe cumplir con lo siguiente:

4.1. Etapas.

El SIPLAFT que implementen las notarías, a través de los manuales, debe comprender las siguientes etapas:

4.1.1. Prevención:

El SIPLAFT debe permitir a las notarías identificar los riesgos de LA/FT inherentes al desarrollo de su actividad, teniendo en cuenta los factores de riesgo y señales de alerta identificados en el documento denominado “Guía sobre prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo en el sector notariado”, sus actualizaciones y en el manual aprobado por el notario.

4.1.2. Control:

Las notarías no tienen el deber jurídico de impedir los resultados. Su obligación es diseñar mecanismos de prevención y control de actividades de LA/FT que minimicen los factores de riesgo. Para esto las notarías deben definir medidas de control del riesgo de LA/FT y efectuar los diferentes reportes de operaciones notariales, de adjudicación en remate y de operaciones sospechosas a la UIAF, cuando estas sean advertidas.

4.2. Políticas.

Son los lineamientos que deben adoptar las notarías en relación con el SIPLAFT. Durante cada una de sus dos etapas, prevención y control, se debe contar con políticas claras y aplicables.

4.2.1. Diseño de políticas.

El diseño de las políticas para la implementación del SIPLAFT es responsabilidad del notario.

4.2.2. Aprobación de las políticas.

El notario será el responsable de aprobar las políticas del SIPLAFT que se aplicarán para el cumplimiento de esta circular.

4.2.3. Constancia de la aprobación de las políticas.

La aprobación de las políticas del SIPLAFT, debe quedar debidamente documentada mediante acta o comunicado interno y deberá quedar incluida en las actividades que desarrollará la notaría.

4.2.4. Comunicación de políticas.

Las políticas y procedimientos adoptados para la implementación del SIPLAFT, deberán ser comunicados a todos los empleados y cualquier otra persona que tenga vinculación contractual con la notaría, con el fin de asegurar que sean entendidas, implementadas y mantenidas en todos sus niveles. Así mismo, las políticas deben incluirse en el reglamento interno de trabajo y/o manual de funciones o contrato de trabajo de cada notaría para que orienten el papel de los empleados, si fuere el caso, para el funcionamiento del SIPLAFT.

4.3. Procedimientos.

El SIPLAFT que adopten las notarías debe prever los procedimientos de prevención y control que permitan su implementación y funcionamiento, con el fin de atender y cumplir los distintos requerimientos traducidos en reportes a las diferentes autoridades.

4.3.1. Diseño y aprobación de procedimientos.

El diseño y aprobación de las medidas y procedimientos para la implementación del SIPLAFT, es responsabilidad del notario y debe incluir lo siguiente:

4.3.1.1. Identificar las situaciones que generen riesgo de LA/FT en los actos o contratos que se hacen mediante escritura pública.

Los procedimientos para la prevención y control del riesgo de LA/FT deben contemplar la revisión de las dos etapas del SIPLAFT y los trámites que se realizan mediante escritura pública, con el propósito de identificar situaciones que generen alertas.

Una vez identificadas las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT, según los mecanismos e instrumentos, el coordinador SIPLAFT o el notario, si fuere el caso, realizará el reporte a las autoridades correspondientes.

4.3.1.2. Acreditar procesos de debida diligencia.

Para poder acreditar los procesos de debida diligencia, los notarios deben obtener la información que legalmente se deba exigir a los usuarios, además de verificar las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional, en los siguientes casos:

4.3.1.2.1. Conocimiento de los usuarios:

La debida diligencia notarial en el conocimiento de los usuarios del acto o contrato que se realiza por escritura pública, será implementada según las características legales del trámite notarial respectivo. Para dotar de seguridad el proceso de conocimiento del usuario, deben solicitarse sus documentos legales de identificación, su dirección, teléfono, correo electrónico, de ser el caso, la actividad económica de los comparecientes, cuando el trámite así lo permita y cualquier otra información adicional necesaria para la autorización de la escritura pública. La información suministrada por el usuario, así como el nombre de la persona que la recibió, queda debidamente documentada en el instrumento para efectos probatorios de debida y oportuna diligencia. Cuando el otorgante presenta para su identificación el comprobante del documento en trámite expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, el notario procederá a hacer la identificación mediante la obtención electrónica de la huella dactilar, de conformidad con el artículo 18 del Decreto-Ley 19 de 2012.

4.3.1.2.2. Conocimiento de personas expuestas políticamente:

Si ante la notaría comparecieran personas expuestas políticamente, los procesos para el conocimiento de esta clase de usuarios deberán ser más estrictos. En este tema lo importante es que la notaría tome las medidas necesarias, para no ser utilizada en la canalización de recursos provenientes de actos de corrupción, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

4.3.1.2.3. Conocimiento de trabajadores o empleados:

La notaría debe verificar los antecedentes de sus trabajadores o empleados antes de su vinculación y actualizar en lo posible su confiabilidad.

4.3.1.2.4. Información mínima para efectuar el conocimiento del usuario.

En el trámite de escrituras los usuarios deben documentar la siguiente información:

Para personas jurídicas:

a) Certificado de existencia y representación legal

b) Firma, número de identificación y huella del solicitante.

Para personas naturales nacionales o extranjeras:

a) Documento de identidad;

b) Actividad económica;

c) Domicilio, dirección y teléfono;

d) Dirección de correo electrónico, de ser el caso;

e) Estado civil;

f) Firma y huella.

4.3.1.2.5. Establecer herramientas para identificar operaciones inusuales o sospechosas:

La notaría deberá establecer herramientas que permitan identificar operaciones inusuales o sospechosas. Dichas herramientas pueden consistir en aplicativos tecnológicos que generen alertas, hojas electrónicas cuya información pueda ser consolidada periódicamente y le permiten monitorear los actos escriturarios efectuadas por los usuarios.

Estas herramientas tecnológicas se adecuarán a la complejidad de cada notaría, teniendo en cuenta sus características particulares, tamaño, ubicación geográfica, diversos tipos de contratación y actuaciones notariales que solicita la comunidad, los tipos de usuarios o cualquier otro criterio que a su juicio resulte adecuado para controlar el riesgo de LA/FT.

Tanto las políticas como el manual de procedimientos de la notaría deben estar a disposición de la Superintendencia de Notariado y Registro para ser revisados y validar que cumple con lo establecido en la presente circular y con los parámetros mínimos en temas de prevención de lavado de activos y/o financiación del terrorismo.

5. De los órganos de control.

Sin perjuicio de otras funciones asignadas, para la implementación del SIPLAFT se deben establecer las siguientes funciones a cargo del notario y/o del coordinador SIPLAFT.

5.1. Notario.

Para la implementación del SIPLAFT se deberán asignar las siguientes funciones:

a) Aprobar las políticas para la prevención y control del riesgo de LA/FT que harán parte del SIPLAFT.

b) Ordenar bs recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en funcionamiento del SIPLAFT, teniendo en cuenta las características y el tamaño de la notaría.

c) Designar el coordinador SIPLAFT, cuando fuere el caso.

d) Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias responsables de la determinación y reporte de las operaciones sospechosas.

5.2. Coordinador SIPLAFT.

El coordinador SIPLAFT será, según el caso, el notario o empleado directo de la notaría que aquél designe y no podrán contratarse con terceros las funciones asignadas al coordinador SIPLAFT, ni aquellas relacionadas con la identificación, así como las relacionadas con la determinación y reporte de operaciones sospechosas. Así mismo, para efectos de reporte de operaciones a través del sistema Sirel, el coordinador SIPLAFT debe ser registrado ante la UIAF y podrá tener un suplente.

Al coordinador SIPLAFT le corresponde desempeñar las siguientes funciones:

a) Implementar y desarrollar los procesos a través de los cuales se llevarán a la práctica las políticas aprobadas para la implementación del SIPLAFT.

b) Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en los actos escriturarios.

c) Implementar y desarrollar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en los actos escriturarios.

d) Realizar seguimiento o monitoreo a la eficiencia y la eficacia de las políticas, procedimientos y controles establecidos.

e) Velar por la conservación adecuada del protocolo, con el fin de que este refleje la información relativa al riesgo de LA/FT de la notaría.

f) Participar en el diseño y desarrollo de los programas de capacitación sobre el riesgo de LA/FT y velar por su cumplimiento.

g) Proponer al notario los ajustes o modificaciones necesarios a las políticas del SIPLAFT.

h) Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales o sospechosas y realizar, cuando proceda, el reporte a la UIAF.

i) Presentar anualmente al notario un informe por escrito donde exponga el resultado de su gestión.

Estos informes son confidenciales y deben referirse a los siguientes aspectos.

• Los procesos establecidos para llevar a la práctica las políticas aprobadas, sus adiciones o modificaciones.

• Los resultados del seguimiento o monitoreo para determinar la eficiencia y la eficacia de las políticas, procedimientos y controles establecidos.

• Las medidas adoptadas para corregir las falencias encontradas al efectuar el monitoreo de los controles.

• El cumplimiento dado a los requerimientos de las diferentes autoridades, en caso de que estos se hubieran presentado.

• Las propuestas de ajustes o modificaciones a las políticas para la prevención y control del riesgo de LA/FT que considere pertinentes.

• El cumplimiento a los ajustes o modificaciones a las políticas de prevención y de control del riesgo de LA/FT aprobados por el notario.

• Las últimas normas o reglamentaciones expedidas sobre la prevención y control del riesgo de LA/FT y las medidas adoptadas para darles cumplimiento a las mismas.

La designación del coordinador SIPLAFT no exime a los demás empleados sobre la obligación de comunicarle internamente a éste, de acuerdo con el procedimiento que se haya establecido, la ocurrencia de operaciones inusuales o sospechosas.

6. Infraestructura tecnológica.

Las notarías deben disponer de la infraestructura tecnológica necesaria para garantizar la adecuada prevención y control del riesgo de LA/FT, al contar con soporte tecnológico acorde con sus actividades y que cumpla como mínimo la generación de los reportes internos y externos a la UIAF.

7. Reportes.

7.1. Reportes internos.

Los reportes internos son de uso exclusivo de la notaría.

7.2. Reportes a la UIAF.

Los reportes deben ser entregados en la forma y términos que disponga la UIAF, conforme con las instrucciones que impartan esta entidad.

7.2.1. Reporte de operaciones sospechosas, ROS.

Una operación sospechosa debe reportarse como ROS directamente a la UIAF y de manera inmediata, entendiéndose por inmediato el momento a partir del cual la notaría, consideró, con fundamento en las señales de alerta y la documentación allegada a la escritura pública que puede tenerse como sospechosa. Para el efecto, no se necesita que la notaría tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni de identificar el tipo penal o de verificar que los recursos tienen origen ilícito y tan solo se requiere que la operación pueda tenerse como sospechosa en los términos definidos en la presente circular, en el documento denominado “Guía sobre prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo en el sector notariado”, y/o dentro del manual de políticas de la misma notaría.

El envío de ROS a la UIAF no constituye una denuncia ni da lugar a ningún tipo de responsabilidad para la notaría reportante, ni para las personas que hayan participado en su detección o en su reporte, de conformidad con el artículo 42 de la Ley 190 de 1995.

Los soportes de la operación reportada son los allegados a la escritura pública y se deben conservar en el protocolo conforme a las leyes sobre el particular.

Ningún empleado de la notaría podrá dar a conocer que se ha efectuado el reporte de una operación sospechosa a la UIAF, según lo determina el inciso cuarto del artículo 11 de la Ley 526 de 1999.

Para efectos de lo dispuesto en el presente numeral, los sujetos obligados deberán entender por reporte de manera inmediata, el lapso que transcurre entre el momento en que el sujeto obligado consideró, con fundamento en las señales de alerta y la documentación allegada mediante la escritura pública, que el trámite puede tenerse como sospechoso, plazo que en ningún caso puede exceder de ocho (8) días calendario. Si en cualquier momento se conoce de una operación sospechosa ella se reportará con la inmediatez precitada.

Así mismo, las notarías no están obligadas a hacer los reportes de operaciones sospechosas cuando en el negocio jurídico intervenga una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera.

7.2.2. Reporte de ausencia de operaciones sospechosas, ROS.

Si durante el trimestre inmediatamente anterior la notaría no realizó ningún reporte de operación sospechosa a la UIAF, deberá reportar entonces que durante el trimestre anterior no efectuaron reportes de operaciones sospechosas en los plazos establecidos en el numeral 7.2.3 de esta circular.

7.2.3. Reporte de operaciones notariales, RON.

Se deberán reportar igualmente, todas las operaciones notariales solemnizadas a través de escritura pública trimestralmente, así:

Las operaciones de enero, febrero y marzo: dentro de la última quincena del mes de abril;

Las operaciones de abril, mayo y junio: dentro de la última quincena del mes de julio;

Las operaciones de julio, agosto y septiembre: dentro de la última quincena del mes de octubre y,

Las operaciones de octubre, noviembre y diciembre: dentro de la última quincena del mes de enero.

Si durante el trimestre correspondiente la notaría no solemnizó ninguna escritura pública, dentro de los mismos términos deberá reportar a la UIAF dicha circunstancia.

7.2.4. Reporte de adjudicaciones en remate.

Se deberán reportar todas las adjudicaciones en remate dentro de los mismos términos señalados en el numeral 7.2.3 de esta circular. No habrá lugar a reporte si no existe adjudicación.

7.2.5. Otros reportes.

La UIAF podrá establecer otros reportes y/o controles para ser entregados en los términos y periodicidad que determine, de acuerdo con los riesgos y vulnerabilidad de LA/FT detectados en la actividad escrituraria.

7.3. Control.

Una vez implementadas las políticas aprobadas y los controles, el notario deberá verificar permanentemente que estos están operando de manera oportuna y eficiente. En consecuencia, deberá adoptar las medidas necesarias para corregir las falencias encontradas y dar adecuado cumplimiento al SIPLAFT.

8. Capacitación.

La notaría debe brindar capacitación como mínimo una vez al año a todos sus empleados sobre las políticas, procedimientos, herramientas y controles adoptados para dar cumplimiento al SIPLAFT.

La capacitación debe ser implementada como una cultura de la notaría, debe realizarse anualmente y ser considerada en los procesos de inducción de los empleados nuevos. Se debe dejar constancia de las capacitaciones ejecutadas, donde se indique como mínimo la fecha, el tema tratado y el nombre de los asistentes.

Así mismo, como herramienta adicional de capacitación podrán utilizar la plataforma E-learning que ofrece la UIAF en su módulo general y el específico para el sector notariado.

9. Documentación.

La notaría debe mantener a disposición de la Superintendencia de Notariado y Registro los siguientes documentos:

• Los instructivos o manuales que contengan los procesos a través de los cuales se llevan a la práctica las políticas y procedimientos aprobados. Estos documentos deberán ser firmados por el notario y ser de fácil consulta y aplicación al interior de la notaría.

• Las actas donde conste la aprobación de las políticas y procedimientos del SIPLAFT contemplados en el manual SIPLAFT, así como las actas correspondientes a la aprobación de los ajustes o modificaciones que se efectúen.

• Los informes presentados por el coordinador SIPLAFT.

• Las constancias de envío de los reportes de operaciones sospechosas - ROS remitidos a la UIAF, y demás reportes solicitados por esta unidad (RON).

• Las constancias de la capacitación dada a todo el personal de la notaría sobre el SIPLAFT.

10. Disposiciones finales.

Las disposiciones contenidas en la presente circular se aplicarán sin perjuicio de aquellos sectores y/o actividades económicas que también tienen una obligación de reporte específica de acuerdo con las resoluciones expedidas por la unidad de información y análisis financiero, UIAF.

10.1. Vigencia.

La presente circular rige a partir de su promulgación. No obstante lo anterior, para la implementación del SIPLAFT por parte de las notarías, la superintendencia establece como plazo máximo el 31 de diciembre de 2013. Así mismo, los reportes (RON) y (RDS) [sic] contemplados en esta norma deberán ser enviados a partir del mes de enero de 2014.

Con el fin de generar equidad en los reportes entregados a la UIAF por el nuevo sistema de reporte Sirel, para el caso de ausencia de reporte de operaciones sospechosas se efectuará el reporte del periodo correspondiente a los meses de noviembre y diciembre de 2013 a través del sistema de reporte en línea, Sirel. Así mismo, el reporte de operaciones notariales (RON) correspondiente al mes de diciembre de 2013, se efectuará a través del sistema de reporte en línea, Sirel, en el mes de enero de 2014.

La Superintendencia de Notariado y Registro se encargará de socializar la presente circular.

10.2. Control al cumplimiento de la circular.

El incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente circular, dará lugar a la imposición de las sanciones administrativas y disciplinarias pertinentes.

Publíquese y cúmplase..

(Nota: Véase Circular 2173 de 2013 de la Ministerio de la Superintendencia de Notariado y Registro)

(Nota: Véase Circular 1812 de 2013 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

(Nota: Véase Circular 177 de 2014 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los notarios.

(1) GAFI (Grupo de Acción Financiera Internacional): Organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el lavado de activos.

(2) GAFISUD (Grupo de Acción Financiera de Sudamérica): Organismo intergubernamental conformado por los países sudamericanos cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el lavado de activos en Suramérica.

(3) GAFI (Grupo de Acción Financiera Internacional): Organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el lavado de activos.

(4) Artículo 13, Decreto 960 de 1970.

(5) Ley 599 de 2000 (Código Penal). Artículo 345, modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006, y por el artículo 16 de Ley 1453 de 2011.

Financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada y administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada. El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

(6) Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

(7) Ley 599 de 2000 (Código Penal), artículo 323: modificado por el artículo 8º de la Ley 747 de 2002, modificado a su vez por el artículo 7º de la Ley 1121 de 2006 y por el artículo 42 de la Ley 1453 de 2011:

Lavado de activos. El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de diez (10) a treinta (30) años y multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales vigentes.

(8) Ley 599 de 2000 (Código Penal), artículo 441. Modificado por el artículo 18 de la Ley 1121 de 2006. Omisión de denuncia de particular. El que teniendo conocimiento de la comisión de un delito de genocidio, desplazamiento forzado, tortura, desaparición forzada, homicidio, secuestro, secuestro extorsivo o extorsión, narcotráfico, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, terrorismo, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, enriquecimiento ilícito, testaferrato, lavado de activos, cualquiera de las conductas contempladas en el título II y en el capítulo IV del título IV de este libro, en este último caso cuando el sujeto pasivo sea un menor, omitiere sin justa causa informar de ello en forma inmediata a la autoridad, incurrirá en prisión de tres (3) a ocho (8) años (destacado fuera de texto).

(9) Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF. Ministerio de Hacienda y Crédito Público.