CIRCULAR EXTERNA 16 DE 2003 

(Octubre 17)

Asunto: Modificación a la circular básica contable y financiera (Cir. Externa 13/2003) con ocasión al procedimiento de la valoración del portafolio de inversiones y otros conceptos.

Damos alcance a la Circular Externa 13 de 2003, para hacer las siguientes aclaraciones:

En primer lugar es de resaltar que la Resolución 1515 del 27 de noviembre de 2001 no ha sido derogada de tal manera que todas las entidades sometidas al control y vigilancia por parte de esta superintendencia deben seguir aplicando la mencionada resolución.

De otra parte, es importante mencionar que todas las entidades del sector solidario deben tener en cuenta el reglamento general de la contabilidad con los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, expedidos mediante el Decreto 2649 de 1993.

Con ocasión de la expedición de la Circular Básica Contable y Financiera 13 de 2003 por la cual modificó el procedimiento de la valoración de las inversiones a las entidades del primer nivel de supervisión, es necesario mencionar que debido a que se tiene que implementar el nuevo modelo de valoración y el impacto que podría ocurrir por las provisiones adicionales, las cuales pudieran afectar notoriamente los excedentes del ejercicio, este despacho ha considerado necesario prorrogar el plazo contemplado en el numeral 10.5 del capítulo I de la mencionada circular, por lo que las entidades de primer nivel de supervisión deberán empezar a valorar sus inversiones a precios de mercado, oficialmente, a partir de 1º de abril de 2004, (pág. 19).

Con respecto al inciso quinto del numeral 6.1 del capítulo VIII de la circular básica contable y financiera, es preciso modificar el contenido indicado en la página 55.

Igualmente se corrige el literal c) del numeral 6.1.3.1 del capítulo I de la citada Circular Básica 13 de 2003, (pág. 13).

La presente circular externa rige a partir de la fecha de su publicación, modifica la disposición citada de la Circular Externa 13 de 2003 (Circular básica contable y financiera) en el capítulo I numeral 6.1.3.1. y numeral 10.5, capítulo VIII numeral 6.1, por tanto, se reemplaza e incorpora las páginas 13, 19 y 55 que se anexa.

c) Las restricciones jurídicas o económicas que afecten las inversiones, con indicación de las mismas, ya sea por pignoraciones, embargos, litigios o cualesquiera otras limitaciones al ejercicio de los derechos sobre las inversiones o que afecten la titularidad de las mismas.

10.4. Regla sobre revelación de información.

Las entidades que ejercen la actividad financiera deben diseñar y poner en práctica mecanismos adecuados de divulgación que les permitan a los asociados conocer permanentemente el valor de mercado de las inversiones que conforman su portafolio. Para el caso de inversiones forzosas y obligatorias clasificadas como hasta el vencimiento, se deberá indicar además el porcentaje de participación de las mismas en el portafolio.

10.5. Tratamiento contable de las pérdidas de valoración que surjan por efecto de la aplicación de esta norma.

Las entidades del primer nivel de supervisión deberán valorar las inversiones a partir del 1º de abril de 2004 y medir el impacto que ocasione las provisiones haciendo llegar a esta superintendencia el informe donde se refleje en forma clara y precisa la incidencia a los resultados de la entidad, a más tardar el 31 de marzo de 2004.

Por consiguiente durante el mes de diciembre de 2003 las entidades del primer nivel de supervisión tendrán que enviar los reportes de valoración o presentar modelos de valoración por cada clase de inversiones con el propósito de que sean previamente examinados por esta superintendencia.

Las pérdidas que se generen en la valoración del monto total de inversiones en la fecha de aplicación de la presente norma, y que se originen exclusivamente por efecto de los cambios introducidos por la misma, podrán ser amortizadas en alícuotas mensuales, hasta el 30 de junio de 2004.

En todo caso, las entidades vigiladas que se encuentran en el primer nivel de supervisión deben enviar, a la superintendencia, una relación detallada de su portafolio en la que se indique para cada clase de inversión el monto de la pérdida por amortizar, a más tardar el 31 de marzo de 2004.

Como la valoración de inversiones a precio de mercado rige a partir del 1º de abril de 2004, las entidades reportarán la información financiera bajo la nueva estructura del plan de cuentas de las inversiones de acuerdo con los parámetros establecidos en la presente circular en el reporte inmediatamente siguiente que se efectúe a Confecoop.

PAR. 1º—En ningún caso podrán diferirse pérdidas que se generen a partir del 1º de abril de 2004 por la valoración de inversiones mediante la utilización de metodologías que se aprueben para determinar precios, tasas de referencias y márgenes.

PAR. 2º—Las demás entidades, es decir, las de segundo y tercer nivel de supervisión, deberán continuar con la valoración del portafolio de inversiones como se venía realizando, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 1515 de 2001, plan único de cuentas.

RESUMEN:

Las entidades deberán empezar, a partir de la fecha de la expedición de la presente circular modificatoria, a implantar el modelo de valoración de inversiones a precio de mercado, es decir, que a 30 de noviembre de 2003 debe estar en funcionamiento dicho modelo sin efectuar en balance los registros contables respectivos.

Entre el 1º y el 31 de diciembre de 2003, se debe entregar a esta superintendencia un reporte de valoración de inversiones de acuerdo con lo previsto en el capítulo I de la presente circular y/o presentar el modelo de valoración con el propósito de hacer un dictamen previo sobre el mismo.

El 31 de marzo de 2004 se debe presentar a este despacho la incidencia en los resultados de la entidad. La pérdida ocasionada por la valoración del monto total de inversiones, se amortizará en alícuotas mensuales hasta el 30 de junio de 2004.

A partir del 1º de abril de 2004, comienza a regir la valoración a precios de mercado para las inversiones, y ya no se podrán diferir pérdidas que se generen a partir de esa fecha, y se haría la contabilización respectiva de acuerdo con la nueva estructura del plan único de cuentas, el cual se publicará antes de diciembre 31 de 2003.

Ahora bien, por el hecho de no haberse aprobado dicha revalorización o capitalización en los períodos anteriores, no se podrá realizar con retroactividad, toda vez que tales decisiones son imperativas y deben cumplirse en los términos fijados por la asamblea.

Este fondo puede ser alimentado con cargo al gasto, siempre y cuando la cooperativa no presente pérdidas y que dicho procedimiento debe estar debidamente aprobado por la asamblea general de acuerdo con el artículo 56 de la Ley 79 de 1988.

6. Retención y devolución de aportes.

En caso de retiro de un asociado, si la entidad presenta en esos momentos resultados económicos negativos, con el ánimo de socializar dichas pérdidas, se debe efectuar retención proporcional a los aportes mediante un factor determinado y entrar a disminuir las pérdidas acumuladas registradas en el balance, bien sea de ejercicios anteriores o del ejercicio en curso.

Para determinar el factor antes mencionado, se debe tener en cuenta el saldo de la reserva para protección de aportes, el total de las pérdidas acumuladas y el monto total de los aportes sociales. El factor obtenido, se aplicará al aporte individual del afiliado retirado.

A falta de normas estatutarias y reglamentarias especiales, el procedimiento para la aplicabilidad, según lo conceptuado por esta superintendencia cuando un asociado solicite el retiro, sería el siguiente:

Determinar el factor teniendo en cuenta las pérdidas acumuladas y las reservas previstas para enjugar dichas pérdidas como es el caso de la reserva para protección de aportes sociales.

Total de pérdidas = Se suma algebraicamente los resultados de ejercicios anteriores, con los resultados del ejercicio anual que se está cerrando menos la reserva para protección de aportes sociales únicamente.

Total de aportes = Se toma el total de los aportes sociales que tiene la entidad al cierre de ejercicio anual.

Si la “reserva para protección de aportes” es superior al total de las pérdidas acumuladas, no habría pérdidas para socializar. En este caso se devolverá al asociado el total de los aportes que tenga derecho.

Una vez determinado el factor global, se le aplica al valor de los aportes que tenga cada asociado en el momento del retiro o exclusión. Para tal efecto, la contabilidad deberá estar al día, es decir, al corte del mes inmediatamente anterior pues no sería admisible el reconocimiento de hechos económicos con base en estimaciones estadísticas.

Cuando un asociado se quiere desvincular de la entidad, esta deberá aceptar dicha solicitud en virtud del principio cooperativo y el derecho fundamental de libre asociación y podrá determinar un plazo para proceder a la devolución de los aportes, mediante procedimientos contemplados en reglamentos.

De otra parte, la proporcionalidad de las pérdidas de un ejercicio, solo se le aplica a los aportes de los asociados que únicamente soliciten el retiro, ya sea por exclusión o en caso de fallecimiento.

Los aportes sociales no pueden estar gravados a favor de terceros, pues contraviene lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley 79 de 1988.

Es dable concluir, que los aportes sociales sirven de garantía de las obligaciones que los asociados contraigan con la entidad, mas no de las obligaciones que la cooperativa tenga con terceros.

En consecuencia, las cooperativas deberán responder ante eventuales demandas con sus activos (bienes y derechos), y no con los aportes de sus asociados, máxime si se tiene en cuenta que los recursos de estos aportes están representados en dichos activos;

b) El valor del bono actualizado y capitalizado a la fecha de valoración, se capitaliza por el período comprendido entre la fecha de valoración y la de redención del mismo, con base en la tasa real del título;

c) El valor de mercado es el que resulte de descontar a la tasa real de negociación, de acuerdo con las categorías previstas en el literal b) del numeral 6.1.1.2 del presente capítulo, el valor de que trata el inciso anterior.

Para efectos de la actualización y capitalización se debe seguir el procedimiento establecido por la oficina de bonos pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

6.1.3.2. Títulos denominados en moneda extranjera, en unidades de valor real UVR u otras unidades. En primera instancia se determina el valor presente o el valor de mercado del respectivo valor o título en su moneda o unidad de denominación, utilizando el procedimiento establecido en los numerales 6.1.1 y 6.1.2 de la presente norma.

Si el valor o título se encuentra denominado en una moneda distinta del dólar de los Estados Unidos de Norteamérica, el valor determinado de conformidad con el inciso anterior se convierte a dicha moneda con base en las tasas de conversión de divisas autorizadas mediante acto de contenido general expedido por la Superintendencia Bancaria y la Superintendencia de Valores.

El valor obtenido de conformidad con lo dispuesto en los incisos precedentes se debe multiplicar por la tasa representativa del mercado, TRM, vigente para el día de la valoración y certificada por la Superintendencia Bancaria o por el valor de la unidad vigente para el mismo día, según sea el caso.

6.2. Valores o títulos participativos.

6.2.1. Valores o títulos participativos emitidos y negociados en Colombia.

Las participaciones en titularizaciones estructuradas a través de fondos o de patrimonios autónomos se valoran teniendo en cuenta el valor de la unidad calculado por la sociedad administradora el día inmediatamente anterior al de la fecha de valoración.

Los demás valores o títulos participativos se valoran de acuerdo con el índice de bursatilidad que mantengan en la fecha de valoración, según los cálculos efectuados o autorizados por la Superintendencia de Valores.

6.2.1.1. Alta bursatilidad.

Estas inversiones se valoran con base en el último precio promedio ponderado diario de negociación publicado por las bolsas de valores en las que se negocie. De no existir el precio calculado para el día de valoración, tales inversiones se valoran por el último valor registrado.

6.2.1.2. Media bursatilidad.

Estas inversiones se valoran con base en el precio promedio determinado y publicado por las bolsas de valores en las que se negocie. Dicho promedio corresponde al precio promedio ponderado por la cantidad transada de los últimos cinco (5) días en los que haya habido negociaciones, dentro de un lapso igual al de la duración del período móvil que se emplee para el cálculo del índice de bursatilidad, incluyendo el día de la valoración.

Durante el período ex dividendo, tales inversiones se deben valorar por el precio promedio ponderado diario de negociación más reciente, publicado por las bolsas de valores en las que se negocie, incluido el día de la valoración del respectivo valor o título.

Vencido dicho período, las inversiones se valoran por el precio promedio ponderado por la cantidad transada de los días en los que haya habido negociaciones desde el inicio del período ex dividendo, sin exceder de los cinco (5) días más recientes, dentro de un lapso igual al de la duración del período móvil que se emplee para el cálculo del índice de bursatilidad, incluyendo el día de la valoración.

En caso de que no se registren negociaciones desde el período ex dividendo, la valoración se debe efectuar con sujeción a lo previsto en el inciso primero del presente literal.

6.2.1.3. Baja o mínima bursatilidad o sin ninguna cotización.

Estas inversiones se deben valorar por alguno de los siguientes procedimientos:

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a miembros de los órganos de administración y vigilancia y asociados de las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

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