CIRCULAR EXTERNA 16 DE 2005 

(Abril 20)

Asunto: Instrucciones y requerimientos en materia de información financiera.

(Nota: Véase Circular Externa 32 de 2006 de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Derogada por la Resolución 724 de 2008 artículo 4° de la Superintendencia Nacional de Salud)

CAPÍTULO I

Generalidades

La Superintendencia Nacional de Salud, en desarrollo de sus funciones legales, principalmente de la facultad para impartir instrucciones, y con el fin de facilitar las acciones de vigilancia, inspección y control, establece a través de la presente circular externa las reglas para efectos de remitir la información de carácter financiero por parte de las entidades objeto del presente acto administrativo. Adicionalmente, instruye sobre otros aspectos.

Respecto de las normas y técnicas contables que se aplican a la información financiera, la Superintendencia Nacional de Salud señala que las disposiciones que se deben observar y adoptar son las consagradas en el Código de Comercio, las leyes 222 de 1995 y 603 de 2000, el Decreto 2649 de 1993, la Resolución 400 de 2000 de la Contaduría General de la Nación, y sus adiciones y modificaciones, actos administrativos de los cuales se extractaron y adicionaron los conceptos pertinentes en la Circular Externa 15 del 20 de abril de 2005, dirigida a las entidades vigiladas de naturaleza pública y en la Resolución 1804 del 24 de diciembre de 2004, plan único de cuentas para las entidades promotoras de salud y entidades de prepago privadas, expedidas por este organismo de control y el estatuto tributario, sin perjuicio de lo dispuesto en normas que regulan el sistema general de seguridad social en salud.

De otro lado, esta superintendencia acatando la Directiva Presidencial 02 de 2000 que corresponde a la agenda de conectividad, en cuanto al uso de internet como medio de contacto del gobierno con la ciudadanía, ha puesto en funcionamiento la entrega de información a través de internet de manera que las entidades objeto de esta circular deberán implementar los medios necesarios a fin de dar cumplimiento a las instrucciones aquí impartidas.

En este sentido y con el fin de garantizar un intercambio seguro y eficiente de los datos entre los vigilados y la entidad, evitar problemas de autenticidad, integridad y rechazo injustificado (repudiación) de la información, la Superintendencia Nacional de Salud, iniciará la aplicación de nuevas tecnologías de seguridad en la transmisión de documentos, en concordancia con los términos establecidos en la Ley 527 de 1999 que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos y en general el comercio electrónico.

En particular, se busca reducir al mínimo posible el flujo y refrendación de documentos físicos, asegurar la identificación plena de los emisores de los documentos, certificar la recepción efectiva y oportuna de los datos por parte del verdadero destinatario y garantizar la seguridad técnica y jurídica, dado el valor probatorio de la información.

Con ese objetivo, los archivos reportados a la superintendencia vía electrónica deberán llegar debidamente autenticados, a través de una firma digital, por parte del representante legal y contador (archivos tipo 01 y 07 al 028) relacionados en el numeral 1º. De igual forma los documentos a los cuales se hizo referencia en el numeral 2º deberán llegar debidamente autenticados por el representante legal, contador y revisor fiscal; en consecuencia, las entidades vigiladas deberán obtener un certificado digital expedido por una organización debidamente autorizada para actuar como entidad de certificación.

Las condiciones, restricciones y el procedimiento técnico para el uso de esta firma digital estarán determinados por las características de la solución que brinde la entidad certificadora. Esta obligación será efectiva a partir de la entrega correspondiente al corte del tercer trimestre de 2005.

En tanto se cumple el plazo establecido en el inciso anterior, las entidades objeto de esta circular deberán remitir la información debidamente certificada por el representante legal y el contador en original y con las firmas autógrafas.

La información se entenderá recibida en esta entidad únicamente cuando el indicador del resultado de la validación sea correcto, es decir, que no presente ningún error de datos, estructura ni en la firma digital, momento en el cual el sistema generará un número de radicación. Se entenderá como no recibida la información financiera que no esté debidamente certificada por el representante legal y el contador y dictaminada por el revisor fiscal de la respectiva entidad, según corresponda.

Igualmente, y en atención a las instrucciones impartidas en la Circular Conjunta 122 SNS 036 JCC de 2001, expedida por este organismo de control y la Junta Central de Contadores, los revisores fiscales de los entes vigilados deberán “Emitir con destino a la Superintendencia Nacional de Salud, un informe trimestral sobre la existencia de procedimientos adoptados por la administración para conducir adecuadamente la entidad, al igual que para asegurar su viabilidad financiera, incluido el aseguramiento de su continuidad como empresa en marcha y la capacidad para atender oportunamente las obligaciones y compromisos adquiridos”. Este informe deberá ser reportado en las mismas fechas que se han fijado en esta circular para el envío de los estados financieros con corte trimestral y en las condiciones antes señaladas.

La información solicitada deberá allegarse a esta superintendencia a la dirección electrónica financieroeps@supersalud.gov.co o a través del sitio web de esta entidad en la opción que esta habilite para tal fin, en las fechas y bajo la estructura que se relaciona en el anexo técnico, teniendo en cuenta que el sistema bloqueará el ingreso de la información a las 00:00 a.m. del día siguiente al vencimiento del plazo para remitirla.

En el evento de existir alguna modificación a los estados financieros ya remitidos con los presentados y aprobados por el máximo órgano social será necesario su reenvío a este despacho, previa solicitud de autorización para retransmitir, efectuada ante la dirección general de entidades promotoras de salud y entidades de prepago. Dicha solicitud deberá venir debidamente justificada indicando expresamente las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere el caso.

En relación con los documentos adjuntos, los archivos que no son solicitados en el anexo técnico se reportarán en archivos de office según las características de la información

Esta circular se podrá obtener en la página www.supersalud.gov.co y la ruta es la siguiente: NORMATIVIDAD/CIRCULARES EXTERNAS/2005.

De otro lado, es importante señalar que en aplicación del artículo 29 del Decreto 1485 de 1994, las entidades promotoras de salud están facultades para garantizar la prestación de servicios de salud a los afiliados del régimen de excepción, solo a través de los planes adicionales de salud que estén debidamente autorizados por los organismos de control respectivos.

CAPÍTULO II

Información a remitir

1. Estados financieros de períodos intermedios:

Las entidades destinatarias de esta circular presentarán con cortes trimestrales (marzo 31, junio 30, septiembre 30), la siguiente información financiera y administrativa, en archivo plano definido en el anexo técnico adjunto a este acto administrativo, el cual hace parte integral de la presente circular.

Archivo*Tipo entidadDescripción
Tipo 011, 2, 3Catálogo de cuentas
Tipo 071, 2, 3Bancos
Tipo 081, 2, 3Inversiones
Tipo 091Cuentas por cobrar régimen subsidiado contratos vigentes
Tipo 101Cuentas por cobrar régimen subsidiado vigencias anteriores
Tipo 112, 3Ingresos por cobrar cuotas planes de prepago y/o planes complementarios
Tipo 121, 2, 3Anticipos y avances
Tipo 131, 2, 3Propiedad, planta y equipo
Tipo 141, 2, 3Cargos diferidos
Tipo 151, 2, 3Cuentas de orden acreedoras-Facturas devueltas por glosas
Tipo 161, 2, 3Obligaciones financieras
Tipo 171, 2, 3Edad y morosidad de las cuentas por pagar-capitación
Tipo 181, 2, 3Edad y morosidad de las cuentas por pagar-evento
Tipo 191Porcentaje de contratación con la red privada-pública-régimen subsidiado
Tipo 201, 2, 3Pasivos estimados y provisiones
Tipo 212Ingresos recibidos por anticipado superiores a dos meses
Tipo 221, 2, 3Información sede principal, datos generales
Tipo 231, 2, 3Información de sucursales o regionales
Tipo 241, 2, 3Relación de accionistas para sociedades comerciales
Tipo 252Reporte mensual de recaudo cotizaciones (solo para régimen contributivo)
Tipo 262 y 3Reaseguro para enfermedades de alto costo
Tipo 272 y 3Relación de pagos de enfermedades de alto costo
Tipo 281Encargos fiduciarios.

1. Para entidades que administran recurso del régimen subsidiado.

2. Para entidades que administran recurso del régimen contributivo.

3. Para entidades de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados.

La información solicitada deberá allegarse a esta superintendencia en las siguientes fechas:

Fecha de corteFecha de reporte
31 de marzo30 de abril
30 de junio31 de julio
30 de septiembre31 de octubre

Adicionalmente, deberán remitir certificación de los estados financieros, de conformidad con las normas establecidas.

(Nota: Véase Circular Externa 19 de 2005 de la Superintendencia Nacional de Salud)

2. Estados financieros básicos

Para la presentación de estados financieros de fin de ejercicio que coinciden con el último trimestre, este despacho precisa el contenido mínimo de la información financiera y administrativa que deben remitir las entidades vigiladas, en archivo plano definido en el anexo técnico adjunto a este acto administrativo, el cual hace parte integral de la presente circular.

* ArchivoEstado financiero
02 PV y 02 PBBalance general consolidado
03 PV y 03 PBEstado de resultado (para el sector privado) estado de actividad financiera, económica y social (para el sector público)
04Estado de cambios en la situación financiera
05Estado de flujo de efectivo
06Estado de cambios en el patrimonio

* PV: Privado/PB: Público.

Se excluye a las entidades de carácter público a las cuales se dirige el presente instructivo, de la presentación del estado de cambios en la situación financiera.

Adicionalmente debe remitirse la misma información señalada en el numeral 1º del capítulo II de esta circular, denominados archivo tipo 01 y 07 a 028 de estados financieros de períodos intermedios.

Para la presentación de estos estados financieros, se establece como fecha de presentación el 25 de febrero del año siguiente al término del período contable.

Junto con los estados financieros y como parte integrante de los mismos, deben presentarse las notas a los estados financieros comparadas con el período inmediatamente anterior. Las notas a los estados financieros corresponden al ente económico; no obstante las mismas deben incluir las relacionadas con cada uno de sus programas de salud.

(Nota: Aclarado el inciso 3º del presente numeral por la Circular Externa 19 de 2005 artículo II numeral 1 de la Superintendencia Nacional de Salud)

2.1. Informes adicionales

Los estados financieros remitidos deben complementarse con los documentos de que tratan los artículos 46 y 47 de la Ley 222 de 1995, este último modificado por la Ley 603 de 2000, a saber:

a) Certificación de los estados financieros suscrita por el representante legal y el contador público de la entidad, de conformidad con las normas establecidas;

b) Dictamen del revisor fiscal correspondiente al ente económico. Se debe incluir un capítulo por cada programa, dependencia o negocio que administra dentro del sistema general de seguridad social en salud;

c) Informe de gestión suscrito por el representante legal de la entidad vigilada;

d) El proyecto de distribución de utilidades;

e) Copia del acta de la reunión del órgano colegiado que corresponda según la naturaleza de cada entidad, a la cual se sometieron a consideración los estados financieros básicos, así como el informe presentado por este órgano;

f) Copia de la convocatoria a la reunión ordinaria de asamblea general de accionistas o junta de socios.

3. Estados financieros consolidados

En cumplimiento del artículo 30 de la Ley 222 de 1995, las entidades destinatarias de esta circular, que sean matrices o controlantes deberán remitir certificado de cámara de comercio, donde conste la inscripción de control o grupo empresarial. Igual remisión deberá hacerse cuando se presente modificación a estas situaciones, conforme lo señala el parágrafo segundo del mencionado artículo.

Además de los estados financieros solicitados en los numerales anteriores, las matrices o controlantes objeto de esta circular, deberán remitir la información correspondiente a los estados financieros de propósito general consolidados en forma comparativa con el ejercicio anterior, así como la información relacionada con las sociedades subordinadas, a 31 de diciembre del último año, tanto de las filiales como subsidiarias.

Adicionalmente, el representante legal y el contador de la matriz o controlante deberán certificar la información solicitada en los anteriores incisos, y acompañarla del dictamen del revisor fiscal de la misma. Igualmente, certificarán que los estados financieros de propósito general consolidados a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, fueron sometidos a consideración del máximo órgano social. En caso de grupo empresarial remitirán copia del informe especial de que trata el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

4. Publicación de los estados financieros

La Superintendencia Nacional de Salud en cumplimiento de sus facultades, ordenará la publicación de los estados financieros, sin que en manera alguna esta se sujete a la realización de la asamblea general de accionistas o junta de socios ni constituye aprobación de los mismos, competencia exclusiva del órgano colegiado de la vigilada.

Ente este sentido, el organismo de control podrá hacer evaluaciones y análisis de dicha información en cualquier momento e iniciar las actuaciones administrativas que considere necesarias frente a las entidades vigiladas, incluso después de haber ordenado la publicación de los estados financieros referidos.

El balance general y el estado de resultados a 31 de diciembre de cada año, comparados a igual fecha del año anterior, deberán ser publicados en forma independiente por cada uno de los programas que tenga la entidad, en un periódico de amplia circulación nacional, dentro de los diez (10) días siguientes contados a partir de la fecha en que se expida la orden por parte de esta superintendencia, de acuerdo con las especificaciones definidas en el archivo tipo 02 y remitir la publicación a la dirección de entidades promotoras de salud y entidades de prepago del organismo de control en los cinco (5) días posteriores a la misma.

Ahora bien, si el máximo órgano social de la entidad vigilada, contraviniendo las claras disposiciones legales al respecto, no aprueba los estados financieros dentro de los términos legales, esta superintendencia podrá convocar a reunión extraordinaria de junta de socios o asamblea con el propósito de someter a aprobación los estados financieros y en cualquier caso, ordenará la publicación acogiendo los parámetros antes señalados.

5. Información administrativa y estadística.

La información de carácter general de la entidad vigilada, deberá ser remitida en los archivos tipo 22, 23 y 24. Adicionalmente, cuando se presenten modificaciones a esta información allegarán certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio del lugar de domicilio principal o el documento que haga sus veces para aquellas vigiladas que por su naturaleza jurídica no estén obligadas a este registro; con excepción de aquellas que surten este trámite ante la Superintendencia Nacional de Salud.

Cuando la entidad efectúe reformas que conlleven la modificación de los estatutos sociales, deberá informar detalladamente tal hecho a esta dirección y remitir copia auténtica de la escritura pública contentiva de la reforma así como el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio respectiva, o el documento que haga sus veces para aquellas entidades que por su naturaleza jurídica no estén obligadas a este registro, donde conste la inscripción de la reforma, en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia de la modificación.

Es importante tener en cuenta que dichas reformas estatutarias, en ningún caso, podrán contravenir las normas vigentes que regulan el sistema general de seguridad social en salud.

Igualmente, las entidades que administren el régimen contributivo y/o el régimen subsidiado, deberán reportar en los mismos plazos en que se remite la información financiera, la relacionada con la póliza para el reaseguro de los riesgos derivados de la atención de las enfermedades calificadas como de alto costo, para lo cual diligenciarán los archivos tipo 26 y 27.

En lo que tiene que ver con la información sobre encargos fiduciarios para manejo de recursos del régimen subsidiado, deberán reportar esta en el archivo tipo 28.

(Nota: Aclarado el inciso 1º del presente numeral por la Circular Externa 19 de 2005 artículo II numeral 2° de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Aclarado el inciso 2º del presente numeral por la Circular Externa 19 de 2005 artículo II numeral 3° de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Aclarado el inciso 5º del presente numeral por la Circular Externa 19 de 2005 artículo II numeral 4° de la Superintendencia Nacional de Salud)

CAPÍTULO III

Otras disposiciones

1. Patrimonio mínimo.

El monto del patrimonio mínimo que deben tener los destinatarios de esta circular, se determina de la siguiente forma:

CuentaValor
Capital social (*)XXXXXX
Reserva legalXXXXXX
Prima en colocación de accionesXXXXXX
Revalorización del patrimonioXXXXXX
Patrimonio mínimo antes de deducir pérdidas$ XXXXXX
Menos: pérdidas acumuladas a la fecha de corteXXXXXX
Patrimonio mínimo $ XXXXXX

(Nota: Suprimidoel concepto "Revalorización del patrimonio" por la Circular Externa 19 de 2005 artículo III de la Superintendencia Nacional de Salud)

(*) El capital social es equivalente a: capital suscrito y pagado o capital asignado a un programa o fondo social mutual.

1.1. Entidades promotoras de salud que administran el régimen contributivo y/o el régimen subsidiado.

Las entidades promotoras de salud que administren el régimen contributivo y/o el subsidiado deberán determinar y acreditar trimestralmente un patrimonio mínimo igual o superior al equivalente a diez mil (10.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv). Es decir que las EPS que administren los dos regímenes en total deben determinar y acreditar un patrimonio mínimo equivalente a veinte mil (20.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv).

Para las empresas solidarias de salud el capital social está conformado exclusivamente por los aportes sociales, el fondo social mutual, el fondo para amortización de aportes y fondo para revalorización de aportes. En el evento que exista superávit por auxilios y donaciones destinado para la adquisición de propiedad, planta y equipo orientados para la prestación de servicios de salud, forman parte del capital social. De otro lado, la reserva legal está comprendida exclusivamente por la reserva —protección de aportes sociales para las cooperativas y reserva— protección fondo social mutual para las asociaciones mutuales.

Las cajas de compensación familiar que administren simultáneamente los recursos del artículo 217 de la Ley 100 de 1993 y los demás recursos destinados a financiar al régimen subsidiado, deberán acreditar y mantener un patrimonio mínimo equivalente a 10.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes, de acuerdo con lo establecido en la presente circular.

1.2. (Modificado).*Entidades promotoras de salud indígenas.

Las entidades promotoras de salud indígenas, deberán acreditar un patrimonio mínimo equivalente a 150 salarios mínimos legales mensuales vigentes por cada 5.000 afiliados.

*(Nota: Modificado por la Circular Externa 19 de 2005 artículo IV de la Superintendencia Nacional de Salud)

1.3. Empresas de medicina prepagada.

Las entidades y programas de medicina prepagada con un número menor a seis mil (6.000) usuarios deberán determinar y acreditar un patrimonio mínimo equivalente a 10.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes a la fecha que se esté reportando. Para un número de usuarios superior al indicado, el monto será el establecido en el Decreto 1570 de 1993, así:

Rango del usuarioSMLMV *
Más de 6.00012.000
“ “ 25.00014.000
“ “ 75.00016.000
“ “ 150.00018.000
“ “ 250.00022.000

* Salario mínimo legal mensual vigente.

El monto de capital de las entidades de medicina prepagada en funcionamiento antes de la entrada en vigencia del Decreto 1570 de 1993, en ningún caso será inferior a cinco mil (5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

El número de usuarios que deben tener en cuenta las empresas de medicina prepagada para dar cumplimiento a esta exigencia de patrimonio mínimo, será el que registre la entidad a la fecha de entrada en vigencia de la presente circular. Las entidades que cambien de rango de usuarios, actualizarán su patrimonio mínimo de acuerdo con su nuevo número de usuarios en el siguiente reporte de información.

Cuando las empresas de medicina prepagada pretendan prestar servicios de ambulancia prepagados, acreditarán adicionalmente el patrimonio previsto en el Decreto 308 de 2004.

1.4. Servicios de ambulancia prepagados

De conformidad con el Decreto 308 de 2004, el patrimonio mínimo exigido para una entidad, programa o dependencia de servicio de ambulancias prepagado que se encuentre en funcionamiento, será mínimo de dos mil (2.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, en proporción a sus beneficiarios y número de ambulancias, así:

Rango de beneficiariosNúmero de ambulanciasPatrimonio en smmlv
Menos de 5.00022.000
Más de 5.000 y hasta 15.00033.000
Más de 15.000 y hasta 25.00043.500
Más de 25.000 y hasta 50.00054.000
Más de 50.000 y hasta 100.00075.000
Más de 10.000(sic) y hasta 170.00095.500
Más de 170.000 y hasta 250.000106.000
Más de 250.00011 e incorporar 2 más por cada 80.0 afiliados6.000 más 1.000 por cada 80.0 afiliados

1.5. Entidades promotoras de salud que administran planes de atención complementaria en salud (PACS).

Las entidades promotoras de salud que, adicionalmente a los regímenes contributivo y subsidiado, pretendan prestar o estén autorizados para ofrecer planes de atención complementaria de salud, deberán acreditar, para soportar la operación en la prestación de estos planes un monto de patrimonio adicional a las exigencias de sus respectivos regímenes, de cuatro mil (4.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, de conformidad con el artículo 2º del Decreto 800 de 2003.

1.6. Deficiencia del patrimonio mínimo.

Cuando la Superintendencia Nacional de Salud determine que el patrimonio mínimo de las entidades destinatarias de esta circular se encuentre por debajo de los límites mínimos establecidos en las disposiciones legales correspondientes, solicitará las explicaciones del caso y expedirá una orden a dicha entidad para que cubra la deficiencia dentro del término prudencial que se le señale en la misma.

En consecuencia, la vigilada que se encuentre en estas circunstancias con anterioridad a la fecha de corte de la información contenida en esta circular, deberá informar a este organismo de control, en los cinco (5) días siguientes a que se haya identificado tal situación, señalando las medidas previstas por el máximo órgano social para subsanar la deficiencia.

2. Método de participación patrimonial.

Es el procedimiento contable por el cual una persona jurídica o sucursal de sociedad extranjera registra su inversión ordinaria en otra, constituida en su subordinada o controlada, inicialmente al costo ajustado por inflación (siempre y cuando la matriz esté sometida a la inspección, vigilancia y control de otro organismo diferente a este y le obligue a la aplicación de los ajustes por inflación), para posteriormente aumentar o disminuir su valor de acuerdo con los cambios en el patrimonio de la subordinada subsecuentes a su adquisición, en lo que le corresponda según su porcentaje de participación.

Las contrapartidas de este ajuste en los estados financieros de la matriz o controlante deberán registrarse en el estado de resultados y/o en la cuenta 32 superávit de capital, para lo cual se creará la cuenta 3215 denominada crédito mercantil, conservando la misma composición de su contrapartida, cuenta 1605, intangibles, de la Resolución 1804 de 2004, expedida por esta superintendencia.

Todas aquellas entidades matrices o controlantes y cada una de las subordinadas que posean inversiones en sociedades que son subordinadas o están controladas por su matriz, deberán contabilizar sus inversiones por el método de participación patrimonial, registrando individualmente la contabilización de cada una de las inversiones.

Deben contabilizarse por el método de participación patrimonial, las inversiones permanentes en subordinadas, de acuerdo con los principios básicos de contabilidad de general aceptación, siempre y cuando cumplan los siguientes presupuestos de aplicación:

a) La matriz o controlante tenga el poder de disponer de los resultados de la subordinada en el período siguiente;

b) La matriz o controlante no tenga la intención de enajenar la inversión dentro de los doce (12) meses siguientes al corte respectivo. Se entenderá que existe la intención seria e inequívoca de enajenar dicha inversión cuando la decisión de enajenación haya sido tomada por el órgano competente y ello conste en las actas de reuniones correspondientes, y

c) La subordinada no tenga ninguna restricción para la distribución de sus utilidades.

El método de participación patrimonial debe ser aplicado al cierre del ejercicio de la matriz o controlante, del mes que se esté tomando como base para la elaboración de estados financieros extraordinarios o cuando sea requerido por este organismo de control.

Los cambios en las subsidiarias deberán reflejarse en la matriz o controlante a través de las filiales, para lo cual la matriz o controlante debe impartir las instrucciones pertinentes para que todas sus subordinadas apliquen el método de participación patrimonial ajustándose a un cronograma que le permita finalmente entregar oportunamente sus estados financieros.

La base de cálculo para el ajuste de la inversión es la diferencia entre las cuentas del patrimonio de la subordinada, correspondiente al período corriente con las del inmediatamente anterior. Tal base debe clasificarse en resultados del ejercicio y otras partidas patrimoniales.

De los resultados del ejercicio deben excluirse las utilidades o pérdidas originadas por operaciones entre las subordinadas y la matriz o controlante, que aún no hayan sido realizadas por esta a través de ventas a terceros. Las utilidades o pérdidas aún no realizadas deben reconocerse en cuentas de orden, código 839595, - diversas y deberán ser objeto de revelación en notas a los estados financieros. También deben excluirse las utilidades que corresponden al capital preferente, es decir, los aportes con dividendo garantizado.

El porcentaje de participación debe calcularse dividiendo el total del capital suscrito y pagado o capital social poseído por la matriz o controlante en la subordinada, entre el total del capital suscrito y pagado o capital social de esta última, excluyendo de una y otra base el capital correspondiente a los aportes con dividendo preferencial y sin derecho a voto.

Antes de calcular dicho porcentaje, el capital de la subordinada, así como la participación de la matriz o controlante, deben incrementarse en lo que corresponda a los aportes irrevocables, tales como dividendos pagaderos en acciones, que a pesar de haber sido decretados por la subordinada aún no estén reflejados en la cuenta de capital suscrito por estar pendiente el cumplimiento de requisitos legales.

Lo que corresponda a aportes preferenciales sin derecho a voto, recibirán el tratamiento de las demás inversiones permanentes, de acuerdo con las normas contables sobre la materia.

2.1. Procedimiento de registro de los cambios patrimoniales en las subordinadas.

2.1.1. Originados en resultados.

Los incrementos o decrementos en el patrimonio de la subordinada originados en sus resultados, una vez depurados conforme a lo dispuesto en la base de cálculo para el ajuste de la inversión, aumentan o reducen el último costo ajustado registrado de la inversión por la matriz o controlante, con abono o cargo a ingresos o gastos, según sea el caso.

2.1.2. Originados en otras partidas patrimoniales

Las variaciones originadas en partidas patrimoniales distintas de sus resultados, en el porcentaje de participación que posea la matriz, sean estas positivas o negativas, deben registrarse como un aumento o reducción del último costo ajustado de la inversión, con abono o cargo al superávit método de participación, según sea el caso. A estas variaciones debe restarse el valor de los ajustes por inflación que aplicó la controlante a la inversión durante el período.

En todo caso, en el primer período de aplicación del método el monto de los ajustes por inflación que deben ser excluidos del total de la variación patrimonial, corresponde a la acumulación de los mismos desde el momento en que se adquirió el control y el cierre del período o al corte de los estados financieros de períodos intermedios o extraordinarios.

En caso de no existir un saldo suficiente dentro del superávit método de participación registrado por parte de la matriz o controlante, el mayor valor de las disminuciones patrimoniales deberá reconocerse como pérdida, afectando directamente los resultados de la matriz o controlante, la cual no podrá ser objeto de recuperación en períodos futuros.

2.1.3. Originados en egresos.

Las participaciones o dividendos recibidos de la subordinada en efectivo que correspondan a períodos en los que se aplicó el método de participación patrimonial, reducen el costo de la inversión, hasta el monto en que su costo fue afectado. En caso contrario, se reconocen como ingresos del período en el cual se decretan.

Los dividendos o participaciones correspondientes a aportes preferenciales sin derecho a voto, deberán registrarse de acuerdo con las normas contables sobre causación de ingresos.

2.1.4. Ajuste a valor intrínseco.

De conformidad con lo establecido en el artículo 61 del Decreto 2649 de 1993, las inversiones cuyo registro haya sido efectuado por el método de participación patrimonial, serán objeto de ajuste al valor intrínseco.

Si el valor de la inversión, una vez aplicado el método de participación patrimonial, fuere inferior al valor intrínseco, la diferencia debe registrarse en la cuenta de valorización de inversiones, con su correspondiente contrapartida en el superávit por valorizaciones. En caso contrario tal diferencia deberá registrarse como una provisión.

2.1.5. Abandono del método de participación.

La matriz o controlante debe cesar en la aplicación del método de participación patrimonial, cuando:

a) La subordinada deje de serlo o no cumplan cualquiera de los presupuestos de aplicación del método, antes señalados;

b) En estos casos se regresará al método del costo y el valor registrado de la inversión a partir de la fecha en la cual la matriz o controlante no continúa con el uso del método de participación; sin embargo, los dividendos o participaciones recibidos de la subordinada en efectivo, que correspondan a utilidades que previamente la matriz hubiese reconocido bajo el método de participación patrimonial, deberán registrarse como menor valor de la inversión;

c) Del registro de pérdidas recurrentes o de disminuciones patrimoniales no originadas en resultados, el valor de la inversión en la subordinada llegare a cero. Si posteriormente la subordinada obtiene utilidades, la matriz o controlante reiniciará la utilización del método de participación patrimonial en esas utilidades, solo después de que su participación en ellas sea igual a su participación en las pérdidas netas no reconocidas en ejercicios anteriores. Entre tanto, se procederá a reconocer el valor de las pérdidas dentro de cuentas de orden, código 839595. Diversas, originadas en el exceso de las mismas con respecto al valor de la inversión contabilizada por el método de participación.

2.1.6. Revelaciones.

En el estado de resultados deberá presentarse en renglones separados las utilidades o pérdidas producto de la aplicación del método de participación, y en nota a los estados financieros revelar tales situaciones. Igualmente deberá incluirse la siguiente información adicional:

a) Descripción general de las inversiones contabilizadas por el método de participación, indicando razón social de las subordinadas (filiales y subsidiarias) objeto de la aplicación del método, porcentajes de participación, así como la composición patrimonial de las mismas al cierre del ejercicio objeto de la aplicación y ejercicio anterior, discriminando por cada una de las cuentas su denominación y valor;

b) Cuando existan inversiones ordinarias permanentes con las que no apliquen el método de participación, deberán indicar de cada una de ellas la razón social completa y participación, señalando la justificación para la no aplicación del método:

c) Informar de manera sucinta el efecto de la aplicación del método de participación en la estructura de los estados financieros de la matriz (activos, patrimonio y resultados).

2.2. Crédito mercantil adquirido.

El crédito mercantil adquirido, debe registrarse, siempre y cuando se cumplan los supuestos básicos establecidos en los presupuestos de aplicación, determinado en el método de participación patrimonial.

Para el efecto, las matrices o controlantes deben reconocer el crédito mercantil adquirido, en cada subordinada, en los siguientes casos:

a) Al momento de efectuar la inversión, siempre y cuando con ella adquiera el control del ente económico;

b) Al momento de incrementar su participación en el capital del ente económico, si el inversionista ya tenía el control del mismo.

En todo caso, en el evento de efectuar varias adquisiciones en una misma sociedad durante un período contable, el inversionista deberá totalizar el crédito mercantil originado desde la fecha en que adquirió el control en las mismas, a efectos de proceder a su amortización como si el intangible hubiere sido adquirido en un solo momento. Para determinar el número de meses de amortización durante el período inicial, debe ponderarse el monto del intangible originado en cada adquisición, de acuerdo con el número de meses transcurridos entre la fecha de ocurrencia de cada uno y el cierre del ejercicio.

Para la contabilización, al momento de efectuar el registro de la inversión, debe procederse a clasificar el monto del desembolso en lo que corresponda al valor de la inversión y al crédito mercantil adquirido.

Para efectos de determinar la suma que debe contabilizarse como crédito mercantil, al valor pagado por cada acción o cuota parte de interés social deberá restársele el valor intrínseco de las mismas, tomado al corte del mes inmediatamente anterior a la fecha de la transacción, el cual deberá ser informado al inversionista y estar debidamente certificado por el revisor fiscal.

No está sujeto a reconocimiento contable, como crédito mercantil negativo, cuando el inversionista tiene o adquiere el control pagando un precio inferior al valor intrínseco. En este caso el valor de la negociación se registrará como costo, y el ajuste de la inversión al valor intrínseco, se contabilizará en cuentas cruzadas de valuación.

Tampoco está sujeto a reconocimiento contable el crédito mercantil formado, aunque esté sustentado en estudios técnicos elaborados por profesionales idóneos.

Con base en el tiempo razonablemente estimado para la obtención de los beneficios económicos futuros, el cual en todo caso no puede ser superior a cinco (5) años, debe procederse a la amortización del intangible, de acuerdo con métodos de reconocido valor técnico.

La entidad matriz o controlante, para efectos de la evaluación periódica, al cierre de cada ejercicio contable o al corte del mes que esté tomando como base para la preparación de estados financieros extraordinarios, deberá evaluar el crédito mercantil originado en cada inversión, a efectos de verificar su procedencia dentro del balance general. En caso de concluirse que el crédito mercantil adquirido no generará beneficios económicos en otros períodos, debe procederse a la amortización total de su saldo en el respectivo período, revelando las razones que fundamentaron tal decisión.

De igual manera, si con base en los resultados obtenidos, el controlante concluye que el beneficio económico esperado ya fue logrado, debe proceder a la amortización del crédito mercantil en el respectivo período.

Revelación

Las entidades deben reflejar en notas a los estados financieros, los siguientes aspectos relacionados con el crédito mercantil adquirido:

a) Inversión que lo originó, indicando el valor de la adquisición y el valor intrínseco certificado;

b) Monto total del crédito mercantil adquirido y criterios utilizados para su determinación;

c) Tiempo estimado para la amortización;

d) Método contable de amortización;

e) Valor acumulado de la amortización;

f) Contingencias que puedan ajustar o acelerar su amortización.

2.3. (Nota: Adicionado por la Circular Externa 19 de 2005 artículo V de la Superintendencia Nacional de Salud).

3. Compensación.

Las entidades promotoras de salud obligadas a compensar deberán registrar y mantener una base de datos que permita identificar oportunamente las cotizaciones por cobrar del sistema general de seguridad social en salud. Una vez establecida la validación de la base de datos con las respectivas autoliquidaciones, las entidades obligadas a compensar (EOC) deben reconocer la cartera morosa (para el caso de dependientes, será por patrono o empleador y para el caso de los independientes por cotizante), registrando la misma por tercero en la cuenta de orden denominada: deudores de control —deudores POS-C— régimen contributivo.

La entidad que registre intereses de mora a cargo de los respectivos empleadores y trabajadores independientes por el pago de las cotizaciones al sistema general de seguridad social en salud deberá causar los mismos en la cuenta de orden denominada deudores POS-C y una vez recaudados dichos intereses, se procederá a su giro a las respectivas cuentas del administrador fiduciario.

3.1. Contabilización del recaudo de la cotización.

El documento soporte para dicho registro son las autoliquidaciones presentadas por los cotizantes, y el valor de las UPC adicionales. Su contabilización deberá ser la siguiente:

a) El valor total de aportes del período declarado se deberá causar y registrar, dependiendo del caso particular, en las cuentas denominadas cotizaciones a compensar y UPC adicional recaudada;

b) Las incapacidades pagadas y descontadas en la autoliquidación deberán registrarse en la cuenta denominada incapacidad por enfermedad general descontadas en autoliquidación (DB). Este registro deberá realizarse por beneficiario;

c) Las licencias de maternidad pagadas y descontadas de las autoliquidaciones se contabilizarán en la cuenta denominada licencias de maternidad por cobrar. Este registro deberá realizarse por beneficiario;

d) Los intereses de mora se registrarán en la cuenta denominada: interés de mora y sanciones;

e) El saldo a favor de períodos anteriores, con el total a pagar a favor del cotizante o patrono, se deberá registrar con cargo a la cuenta denominada acreedores varios - otros, en razón a que con anterioridad se debió haber registrado una autoliquidación;

f) Si el resultado del total a pagar de la autoliquidación es positivo, se registrará en la cuenta denominada caja o bancos - cotizaciones, según sea el caso;

g) Si el resultado del total a pagar de la autoliquidación es negativo, se registrará con abono a la cuenta denominada: acreedores varios - otros.

Contabilización de los recaudos cuando se realiza la conciliación bancaria:

En razón a que el artículo 182 de la Ley 100 de 1993, establece que las cotizaciones que recaudan las EOC son del sistema general de seguridad social en salud y que las mismas se deberán recaudar en cuentas independientes del resto de rentas y bienes de la entidad, las partidas conciliatorias de ingreso en estas cuentas, se deberán registrar de la siguiente forma, cuando no se hayan identificado plenamente en el mes en que se recaudó:

Aquellas partidas que en la conciliación bancaria se hayan identificado como ingresos a bancos, se deberán registrar en la cuenta denominada cotizaciones a compensar; en la medida que se vayan identificando estos valores se podrán clasificar en las diferentes subcuentas de la cuenta antes mencionada, según sea el caso; o en su defecto serán incluidas en las diferentes declaraciones de giro y compensación, de conformidad con el proceso descrito en el literal anterior.

3.2. Registro contable del proceso de compensación.

El registro contable del proceso de compensación solamente se podrá efectuar sobre las cotizaciones y UPC adicionales incluidas en la guía del proceso de giro y compensación, aprobadas por el administrador fiduciario.

3.2.1. Valor total de las cotizaciones.

Corresponde a las cotizaciones recaudadas en bancos y descontadas en las autoliquidaciones por concepto de incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad previamente registradas y causadas conforme a las instrucciones impartidas en la presente circular, por lo que la operación se deberá registrar en las cuentas por pagar al Fosyga —cotizaciones a compensar, debiendo registrar todo el proceso de liquidación de la compensación en las cuentas por pagar Fosyga— subcuenta de compensación, la cual tiene connotación de una cuenta corriente que arroja un resultado superavitario o deficitario para el administrador fiduciario.

3.2.2. Valor de solidaridad.

El monto que resulta de aplicar a los ingresos y/o salario base de cotización y el recaudo de la UPC adicionales el porcentaje establecido por ley para solidaridad, correspondiente a las cotizaciones del 8% y 12% de la guía del proceso de giro y compensación respectiva, registrando la obligación en las cuentas por pagar al Fosyga —subcuenta solidaridad, igualmente descargando el valor en las cuentas por pagar al Fosyga— subcuenta de compensación.

3.2.3. Valor de promoción y prevención.

El valor de promoción y prevención (según el porcentaje establecido por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud) de la cotización del 8% y 12% de la guía, se registrará en la cuenta que tiene la connotación de cuenta corriente por cuanto al final del registro de las operaciones de la guía del proceso de compensación arroja un resultado superavitario o deficitario en las cuentas por pagar al Fosyga —subcuenta promoción y prevención, descargando dicho valor de las cuentas por pagar al Fosyga— subcuenta de compensación.

3.2.4. Provisión para incapacidades.

El valor correspondiente al porcentaje autorizado por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud para el pago de incapacidades por enfermedad general se deberá contabilizar en la cuenta denominada cuentas por pagar al Fosyga —fondo - incapacidad por enfermedad general (IEG) descontando dicho valor de las cuentas por pagar al Fosyga— subcuenta de compensación.

3.2.5. Licencias de maternidad o paternidad.

El valor de licencias de maternidad/paternidad cobradas por las entidades obligadas a compensar en la guía del proceso de giro y compensación, las cuales deberán diferenciarse como deducidas y no deducidas de las autoliquidaciones, se deberá registrar en las cuentas por cobrar Fosyga —licencias de maternidad por cobrar y las cuentas por pagar al Fosyga— subcuenta de compensación.

3.3. Resultados del proceso de compensación.

3.3.1. Valor a reconocer por unidad de pago por capitación.

Es el valor que reconoce el sistema a las entidades obligadas a compensar (EOC), por concepto de unidades de pago por capitación diaria, vigente en el mes por el cual se compensa según estructura de costos, grupo etáreo y zona definida por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, para garantizar la atención en salud de los afiliados compensados, correspondiente a la cotización del 8% y 12%, debiendo registrar el ingreso en la cuenta UPC —régimen contributivo y las cuentas por pagar al Fosyga— subcuenta de compensación.

Este ingreso solo se puede causar una vez sea aprobada la declaración de giro y compensación por el administrador fiduciario del Fosyga.

3.3.2. Liquidación de promoción y prevención-valor a reconocer por promoción y prevención.

Es el valor correspondiente a la UPC diaria para actividades de promoción y prevención definida y reconocida por el CNSSS, se deberá registrar en la cuenta denominada otros ingresos operacionales —promoción y prevención y las cuentas por pagar al Fosyga— subcuenta promoción y prevención.

3.3.3. Valor a girar a la subcuenta de compensación registros glosados.

Corresponde al valor del recaudo correspondiente a la subcuenta de compensación de los afiliados glosados, como resultado de la validación del proceso de compensación, de acuerdo con la participación de la cotización, valor que se debe registrar en las cuentas por pagar al Fosyga —cotizaciones a compensar, descargando de las cuentas por pagar al Fosyga— subcuenta de compensación.

3.3.4. Valor a girar UPC por aportes miembros adicionales.

Son las sumas superiores a la UPC y que corresponden al afiliado adicional, una vez se valide la información presentada. Las entidades obligadas a compensar deberán girar el valor restante a la subcuenta de compensación del Fosyga a través del proceso de compensación, para lo cual deberá registrar en la cuenta UPC adicional recaudada y las cuentas por pagar al Fosyga-subcuenta de compensación.

3.3.5. Valor a cobrar UPC y UPC adicional sobre giro de registros glosados y de saldos no compensados.

El valor que por estos conceptos se reconoce a las entidades obligadas a compensar sobre el giro previo de recaudos por registros glosados y de saldos no compensados, se deberá registrar en la cuenta UPC —régimen contributivo o UPC adicional— régimen contributivo según corresponda y las cuentas por pagar al Fosyga - subcuenta de compensación.

3.3.6. Valor a cobrar provisiones-incapacidad por enfermedad general sobre giro de recursos por registros glosados y de saldos no compensados.

Es el valor que por estos conceptos se reconoce a las entidades obligadas a compensar sobre el giro previo de recaudos por registros glosados y de saldos no compensados, para lo cual se deberá registrar el valor en la cuenta fondo —incapacidades por enfermedad general y las cuentas por pagar al Fosyga— subcuenta de compensación.

De los anteriores registros se obtendrá un resultado final de la subcuenta de compensación, el cual será superavitario o deficitario. Para el primer caso se deberá debitar la cuenta por pagar al Fosyga - subcuenta de compensación, y acreditar el resultado por el giro en la cuenta bancaria de recaudos de la cotización. Para el caso deficitario se deberá acreditar las cuentas por pagar al Fosyga - subcuenta de compensación y debitar las cuentas por cobrar Fosyga - subcuenta de compensación.

3.3.7. Total subcuenta de solidaridad.

3.3.7.1. Valor a girar subcuenta de solidaridad registros glosados.

Se deberá registrar el valor en las cuentas por pagar al Fosyga - subcuenta solidaridad y las cuentas por pagar al Fosyga - cotizaciones a compensar.

3.3.7.2. Valor a girar por aportes miembros adicionales.

Se deberá registrar el valor en la cuenta UPC adicionales recaudadas y las cuentas por pagar Fosyga subcuenta de solidaridad.

3.3.7.3. Valor a girar por ajuste aporte subcuenta de solidaridad sobre giros de recursos por registros glosados.

Se deberá registrar el valor en las cuentas por pagar al Fosyga - subcuenta solidaridad y cuentas por pagar al Fosyga - cotizaciones a compensar.

3.3.7.4. Valor a girar por ajuste aporte subcuenta solidaridad sobre giros de saldos no compensados.

Se deberá registrar en las cuentas por pagar al Fosyga - subcuenta solidaridad y las cuentas por pagar al Fosyga - cotizaciones a compensar.

El resultado de la sumatoria de la subcuenta de solidaridad, deberá ser girado de bancos cotizaciones a la subcuenta de solidaridad del Fosyga y registrar las cuentas por pagar al Fosyga - subcuenta de solidaridad.

3.3.8. Valor a girar subcuenta de promoción y prevención registros glosados.

Es el valor del recaudo correspondiente a la subcuenta de promoción y prevención de los afiliados glosados como resultado de la validación del proceso de compensación, de acuerdo con la participación en la cotización. Las entidades obligadas a compensar deberán registrar el valor en las cuentas por pagar al Fosyga - subcuenta promoción y prevención y las cuentas por pagar al Fosyga - cotizaciones a compensar.

3.3.9. Valor a cobrar UPC y UPC adicional sobre giro de recursos por registros glosados y de saldos no compensados (subcuenta de promoción prevención).

Es el valor que por estos conceptos se reconoce a las entidades obligadas a compensar sobre el giro previo de recaudos por registros glosados y de saldos no compensados. Las entidades promotoras de salud registrarán un ingreso en la cuenta otros ingresos operacionales - promoción y prevención y la cuenta por pagar al Fosyga - subcuenta promoción y prevención.

De los anteriores registros en la subcuenta de promoción y prevención, se conocerá un resultado final superavitario o deficitario, registrando para el primer caso un débito a la cuenta por pagar Fosyga - subcuenta de promoción y prevención y acreditando las cuentas recaudadoras por el giro al administrador por esta subcuenta. Para el caso deficitario, se registrará un crédito a la cuenta por pagar Fosyga - subcuenta de promoción y prevención y un débito a la cuenta por cobrar - subcuenta de promoción y prevención.

Una vez aprobada la declaración de giro y compensación por parte del administrador fiduciario de los recursos del Fosyga y realizados los giros a las diferentes subcuentas, la entidad podrá girar los recursos a que tiene derecho por concepto de valor reconocido por UPC, valor provisión para incapacidades, valor de promoción y prevención y valor de licencias de maternidad/paternidad incluidas en la guía del proceso de giro y compensación, trasladando de las cuentas de recaudo de cotizaciones a las cuentas propias de las entidades o cuentas comerciales los valores respectivos.

Este procedimiento se surte siempre y cuando de estos traslados se descuente el valor deducido en autoliquidaciones (incapacidades por enfermedad general y/o licencias de maternidad), en razón a que estos recursos corresponden al pago de prestaciones económicas que el sistema ya ha reconocido para las incapacidades por enfermedad general a través de la provisión para incapacidades y el valor de las licencias de maternidad/paternidad que estarán a cargo de las entidades promotoras de salud obligadas a compensar, hasta tanto no sean aprobadas y reconocidas por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, en próximos procesos de compensación.

3.3.10. Disposición de recursos en el resultado provisional de la declaración de giro y compensación (medida excepcional autorizada por el Ministerio de la Protección Social).

Una vez el Ministerio de la Protección Social autorice a las EPS la comunicación de un resultado provisional de las declaraciones de giro y compensación, por los registros que las EOC hayan presentado, previo el giro de los recursos a la subcuenta de solidaridad, se procederá a realizar los siguientes registros contables.

El valor correspondiente a la subcuenta de solidaridad se girará de las cuentas de cotizaciones, registrando una contrapartida a la subcuenta de solidaridad, valor que estará pendiente de legalizar hasta tanto no se comunique el resultado definitivo del proceso de compensación, por lo cual se hará un control por guía de proceso de compensación.

Consecuentemente, podrá trasladar el valor comunicado en el resultado provisional, de las cuentas bancarias de recaudo de cotizaciones a las cuentas bancarias comerciales o propias de la EPS, el resultado provisional.

Cuando se haya comunicado el resultado final del proceso de compensación, para el giro de los recursos a que tiene derecho la EPS, deberá tener en cuenta los valores que apropió del resultado provisional y aplicar la siguiente ecuación de flujo de recursos:

Al valor que el Fosyga reconoce por concepto de doceava (1/12) del valor de la unidad de pago por capitación UPC vigente, (+) más el monto de la cotización obligatoria definido por el CNSSS con destino a la promoción y prevención, (+) más el monto de la cotización obligatoria determinado por el CNSSS para que asuman y paguen las incapacidades originadas por enfermedad general de los afiliados cotizantes, (+) más el valor de las licencias de maternidad y/o paternidad incluidas en la declaración, se le resta (-) el valor de los descuentos en las autoliquidaciones incluidas en las guía de declaración, menos (-) el valor apropiado y traslado a las cuentas de la EOC producto del resultado provisional aceptado anteriormente por el MPS.

Si el resultado es positivo, la entidad podrá trasladar dicho valor a sus cuentas propias o comerciales, pero si el resultado es negativo la entidad deberá reintegrar este valor a las cuentas de recaudo, por cuanto corresponde a cotizaciones apropiadas en exceso, del resultado provisional.

En relación con el resultado provisional de compensación sobre cotizaciones giradas al Fosyga sin compensar (registros glosados y saldos no compensados), podrán solicitar el giro de estos recursos al Fosyga con cargo a la cotizaciones sin compensar giradas al Fosyga con anterioridad, por lo anterior podrán registrar dicha reclamación registrando dicho valor una vez se reciba del consorcio los valores, ingresando a bancos cuentas comerciales y como contrapartida la cuenta de subcuenta de compensación.

En relación con el resultado provisional del proceso de compensación y, en el evento en que los recursos sean insuficientes, para completar la suma que con la comunicación del resultado provisional pueden apropiar las EOC, estas podrán incluir en dicha comunicación el valor que el Fosyga deberá girar a las EOC por concepto de los registros glosados y saldos no compensados. Para este caso solo se podrá registrar contablemente dicha operación al recibo de los recursos, registrando en bancos cuentas comerciales de la EOC y su contrapartida en la subcuenta de compensación, registro que se deberá tener en cuenta para el resultado y registro definitivo de la respectiva guía de declaración de giro y compensación definitiva, derivada del resultado provisional.

En virtud de las declaraciones giro y compensación presentadas al Fosyga y que corrigen las glosadas no aprobadas y no ajustadas a guías y que fueron presentadas con anterioridad a la vigencia del Decreto 2280 de 2004, y en razón a que estas fueron presentadas en aplicación del Decreto 1013 de 1998, se deberá realizar los ajustes contables pertinentes que corresponden a la declaración que reemplaza en su totalidad a la inicialmente presentada.

Es procedente aclarar que para el registro de las declaraciones del proceso de declaración de giro y compensación de corrección, se podrá ajustar la apropiación del flujo de recursos del resultado de la corrección aprobada por el Fosyga y, por consiguiente, el ajuste de los respectivos registros contables conforme a lo definitivamente aprobado.

3.3.11. Giro de los saldos no compensados.

En el caso en que las entidades obligadas a compensar informen sobre el giro de saldos no compensados en la guía del proceso de giro y compensación, y una vez el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga diligencie el módulo de confirmación de consignaciones efectuadas —saldos no compensados, confirmando el recaudo efectivo del valor de estos recursos, deberá registrar el valor en las cuentas por pagar Fosyga - cotizaciones a compensar y la cuenta por pagar al Fosyga— saldo no compensado por pagar, registrando un auxiliar por cada uno de los conceptos descritos en la guía, como corte de saldos no compensados, debiendo cancelar esta cuenta una vez se giren los recursos de las cuentas de recaudo de las cotizaciones.

3.3.12. Giro de diferencias matemáticas.

En el caso en que las entidades promotoras de salud obligadas a compensar (EOC) informen sobre el giro de diferencias matemáticas en la guía del proceso de giro y compensación, y una vez el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga diligencie el módulo confirmando las consignaciones efectuadas —diferencias, confirmando el recaudo efectivo del valor de estos recursos, deberá debitar las cuentas por pagar Fosyga— cotizaciones a compensar y en la cuenta por pagar Fosyga —otros, debiendo cancelar esta cuenta cuando se giren los recursos a las diferentes subcuentas, de recaudo de las cotizaciones.

3.3.13. Solicitud de reintegro de recursos

En el caso en el que las entidades promotoras de salud obligadas a compensar soliciten el reintegro de recursos que no corresponden a cotizaciones o UPC adicionales y que fueron girados previamente como saldos no compensados, y una vez el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga diligencie el módulo: valores a reintegrar por parte del Fosyga a las entidades promotoras de salud obligadas a compensar, e informe sobre el giro de los valores a reintegrar, el cual deberá hacerse efectivo una vez estas entidades acepten la guía resultado del proceso, registrarán un débito al banco a las cuentas propias o comerciales y un crédito a la cuenta que corresponda de los recursos identificados por la entidad.

3.3.14. Giro de los recursos del punto de cotización de solidaridad del régimen contributivo.

Las entidades promotoras de salud obligadas a compensar deberán girar mensualmente a la subcuenta de solidaridad del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el valor correspondiente al punto de solidaridad en las fechas establecidas.

Si en las fechas que se definan, existen recaudos no identificados, se girará una doceava de este, señalando el mes en que fue recaudado, sin perjuicio de los ajustes que deban efectuarse posteriormente una vez hayan sido identificados o aclarados los recaudos.

En las cuentas de las entidades obligadas a compensar, no podrán permanecer recursos del punto de solidaridad que no hayan sido girados al Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, en las fechas establecidas.

En los casos en los cuales se registre mora en el giro de los recursos del punto de cotización de solidaridad del régimen contributivo, se causarán intereses equivalentes a la tasa de interés moratorio establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

3.3.15. UPC adicionales.

El valor total de recaudo en la guía del proceso de giro y compensación por concepto de UPC adicionales, se contabilizará de la siguiente forma: El valor total de recaudo UPC adicionales, se registrará en las cuentas por pagar Fosyga —UPC adicionales recaudadas y las cuentas por pagar Fosyga— subcuenta de solidaridad (este registro ya esta incluido en la subcuenta de solidaridad como valor de solidaridad por aportes miembros adicionales). Así mismo registrará en la cuenta de ingresos administración del régimen de seguridad social en salud - otros ingresos operacionales, por concepto de los recursos de promoción y prevención recaudados por estas UPC adicionales y a la cuenta de ingresos administración del régimen de seguridad social en salud - unidad de pago por capitación adicional régimen contributivo UPC.

3.3.16. Incapacidades por enfermedad general.

Registra el valor o saldos pendientes por aplicar o descontar correspondientes a las incapacidades por enfermedad general establecidas por el sistema general de seguridad social en salud.

Fondo de incapacidades por enfermedad general. Registra el valor reconocido por el sistema general de seguridad social en salud para que las EOC paguen las prestaciones económicas derivadas de las incapacidades por enfermedad general de naturaleza crédito.

Incapacidades por enfermedad general descontadas de las autoliquidaciones: registra el valor por concepto de autoliquidaciones descontadas en la autoliquidaciones, con naturaleza débito cuyo valor descuenta los recursos que reconoce el sistema general de seguridad social en salud a las EPS o EOC, las cuales se deben registrar por beneficiario.

Incapacidad por enfermedad general pagadas: Registra el valor de naturaleza débito de las incapacidades pagadas por la EPS o EOC.

La Superintendencia Nacional de Salud verificará que los saldos a favor del SGSSS, no sean aplicados a ingresos del ejercicio, por conceptos de los recursos dejados de pagar o reconocer a los beneficiarios.

4. Margen de solvencia.

Para acreditar el margen de solvencia requerido a fin de asegurar la liquidez de las entidades objeto de esta circular, bajo los parámetros establecidos en las normas vigentes, es necesario:

a) Cuantificar el monto mensual de gastos, representados por las obligaciones con terceros; es decir, por concepto de las cuentas por pagar a proveedores de bienes o prestadores de servicios de salud o los usuarios (adquisición de bienes y servicios —compra de equipos, materiales y suministros e impresos y publicaciones— adquisición de servicios, así como de las prestaciones económicas a cargo de las entidades promotoras de salud —incapacidades— enfermedad general y licencias de maternidad), con fundamento en la información contable como fuente única de información confiable y útil para efectos de evaluar y hacer seguimiento a las entidades;

b) Establecer los procedimientos y mecanismos de control necesarios que le permitan disponer de la información individual por cada factura recibida de los proveedores, teniendo en cuenta las fechas de prestación del servicio, radicación, los plazos legales para el pago, las fechas de pago, los conceptos y los valores pagados y que a la vez le permitan clasificar por edad las cuentas por pagar a las que se ha hecho referencia, con base en las fechas de vencimiento;

c) Realizar mensualmente el flujo detallado de efectivo, que le permita establecer los pagos de las obligaciones y los ingresos con los cuales atenderán estos pasivos;

d) Para efectos de determinar la liquidez de las entidades objeto de esta circular y establecer el margen de solvencia, estas vigiladas deberán anular los cheques girados a proveedores y usuarios y reversarán el registro contable por medio del cual se haya causado el pago, cuando la fecha de su respectivo comprobante de egreso supere los quince (15) días calendario en poder de la tesorería o dependencia que haga sus veces. No obstante, las vigiladas deberán diseñar los mecanismos alternos que les permitan dar cumplimiento estricto a los términos pactados en los contratos en relación con el pago, los cuales no podrán exceder los señalados en las normas vigentes. Por mecanismos alternos debe entenderse, entre otros, los de giro directo, transferencias o consignación en la cuenta de los beneficiarios.

Dentro de los cinco (5) días siguientes a ejecutada esta operación, se informará al beneficiario del título valor anulado de tal situación remitiendo copia de este documento a la Superintendencia Nacional de Salud.

(Nota: El literal d del presente numeral 4 fue declarado nulo por el Consejo de Estado Sección Primera en Sentencia 2005-00285 de 2009, MP. Rafael E. Ostau de Lafont Pianeta)

5. Recobros por cumplimiento de sentencias judiciales y recobros por no POS autorizados por el comité técnico-científico (CTC).

(Las entidades administradoras del régimen contributivo y régimen subsidiado, deberán registrar los recobros por estos conceptos en la cuenta, otras cuentas deudoras de control, hasta tanto exista el reconocimiento de la reclamación por parte del administrador fiduciario o la entidad ante la cual se presente el recobro.

Una vez sean reconocidas, se podrán reclasificar en cuentas de balance, en la subcuenta de deudores del sistema, con contrapartida en ingreso operacionales, cuenta: administración del régimen de seguridad social en salud, subcuenta: otros ingresos operacionales.)*

Frente a los recobros o reclamaciones al Fosyga previamente reconocidos, las entidades deben constituir las respectivas provisiones. Para el efecto, al cierre de cada mes deben aplicar el porcentaje aceptado fiscalmente para las provisiones de acuerdo con el sistema general de cartera por edades según el siguiente cuadro, o el sistema individual del 33% para carteras mayores de 360 días.

Recobros% aceptado fiscalmente
De 1 a 90 días0%
De 91 a 180 días5%
De 181 a 360 días10%
De más de 360 días15%

(Nota: Suprimidoel inciso 3º y el cuadro que forma parte del mismo por la Circular Externa 19 de 2005 artículo VI de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Adicionado por la Circular Externa 24 de 2005 de la Superintendencia Nacional de Salud)

*(Nota: Se declaran nulos los dos primeros párrafos del presente numeral por el Consejo de Estado Sección Primera en Sentencia 2005-00365 de 2009, MP. Rafael E. Ostau de Lafont Pianeta)

CAPÍTULO IV

Sanciones

El incumplimiento o inoportunidad en el envío de la información aquí solicitada o de las instrucciones emitidas en la presente circular dará lugar al ejercicio de las facultades sancionatorias consagradas en los artículos 230 y 233 de la Ley 100 de 1993, y en el artículo 5º del Decreto 1259 de 1994, sin perjuicio de la aplicación de las medidas cautelares previstas en los artículos 2º y 3º del Decreto 882 de 1998 y en el Decreto 506 de 2005.

CAPÍTULO V

Vigencia y derogatoria

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, deroga las circulares externas 137 y 139 de 2002 y las demás que le sean contrarias.

Dada en Bogotá, D.C., a 20 de abril de 2005.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los representantes legales, juntas directivas, revisores fiscales y contadores de entidades promotoras de salud quienes administran el régimen contributivo y/o subsidiado, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados.

(Nota: Véase Circular Externa 32 de 2006 de la Superintendencia Nacional de Salud)

(Nota: Modificada por la Circular Externa 32 de 2006 de la Superintendencia Nacional de Salud)

NOTA: El anexo que hace parte de la presente circular externa puede ser consultado en la Superintendencia Nacional de Salud.

(Nota: Derogada por la Resolución 724 de 2008 artículo 4° de la Superintendencia Nacional de Salud)

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