Superintendencia de Puertos y Transporte

CIRCULAR EXTERNA 16 DE 2012 

(Junio 28)

Asunto: Notificación electrónica de actos administrativos. Ley 1437 del 18 de enero de 2012.

En virtud de las facultades legales conferidas por los artículos 40, 41 y 42 del Decreto 101 del 2 de febrero de 2000, el numeral 18 del artículo 7º del Decreto 1016 del 6 de junio de 2000 y el artículo 4º del Decreto 2741 del 20 de diciembre de 2001, y en aplicación de la facultad legal otorgada por los artículos 53, 56 y 67 numeral 1º de la Ley 1437 del 18 de enero de 2011 por medio de la cual se adopta el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la Superintendencia de Puertos y Transporte pone a disposición de sus vigilados el servicio de notificación electrónica de los actos administrativos, para lo cual los representantes legales de las entidades vigiladas que deseen hacer uso del servicio en mención, deberán manifestar expresamente su voluntad diligenciando en su integridad el formato de autorización anexo a la presente Circular, luego de lo cual deberán remitirlo a la Superintendencia de Puertos y Transporte, anexando a dicha autorización el certificado de existencia y representación legal. Este último documento no aplica para las personas naturales.

Mediante la implementación de esta herramienta tecnológica los vigilados de la Superintendencia de Puertos y Transporte contarán con la facilidad de surtir el trámite de la notificación personal de los actos administrativos sin tener la necesidad de desplazarse hasta la sede física de la Entidad, lo que ocasiona que el trámite en mención se lleve a cabo de una forma ágil, gratuita y de fácil acceso para los vigilados.

Para efectos de diligenciar la autorización de notificación electrónica de los actos administrativos y hacer uso de dicho servicio, los vigilados deberán tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. Diligenciar la autorización anexa a la presente circular de forma clara, legible (letra imprenta) y completa.

2. Individualizar la persona que otorga la autorización, con nombre y apellidos completos, tipo y número del documento de identificación.

3. Especificar toda la información del vigilado (sociedad, cooperativa, persona natural, etc.), respecto de la cual se autoriza la notificación electrónica de los actos administrativos expedidos por la Superintendencia de Puertos y Transporte, indicando su nombre o razón social, número de matrícula mercantil, NIT, dirección, teléfono, fax, ciudad y la dirección del correo electrónico a la cual deberá surtirse el trámite de notificación personal.

4. Mantener el buzón de la dirección electrónica suministrada con capacidad suficiente para la recepción de la notificación de los actos administrativos que profiera la Superintendencia de Puertos y Transporte.

5. Revisar diariamente el buzón de la dirección electrónica suministrada a la Superintendencia de Puertos y Transporte para la notificación de los actos administrativos.

6. Los actos administrativos objeto de notificación electrónica serán remitidos para su visualización en formato de imagen TIF o PDF, razón por la cual los vigilados deberán tener instalados en sus equipos el software que permita la correcta visualización de las imágenes que remita la superintendencia en formato TIF o PDF.

7. Asegurarse de contar con las medidas adecuadas y suficientes de protección de la información que será remitida a la dirección electrónica suministrada para efectos de la notificación de los actos administrativos proferidos por la entidad.

8. Para efectos de la aplicación del artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se entenderá que el vigilado ha “accedido al acto administrativo” y por ende se entiende notificado personalmente del mismo, en la fecha y hora en que el usuario reciba el correo electrónico remitido por la Superintendencia de Puertos y Transporte en el buzón de la dirección electrónica suministrada.

9. Los términos procesales para efectos de la presentación de descargos o interposición de recursos(1) anta la Superintendencia de Puertos y Transporte empezarán a transcurrir el día hábil siguiente de la notificación electrónica del acto administrativo correspondiente, según lo indicado en el numeral anterior.

10. Una vez el documento de la autorización haya sido impreso, leído, diligenciado y firmado, deberá ser remitido a la Superintendencia de Puertos y Transporte, y deberá llevar como anexo el certificado de existencia y representación legal, con excepción de las personas naturales, para quienes no aplica este último requisito.

Esta circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada el 28 de junio de 2012.

(1) “ART. 74.—Recursos contra los actos administrativos. Por regla general, contra los actos definitivos procederán los siguientes recursos:

1. El de reposición, ante quien expidió la decisión para que la aclare, modifique, adicione o revoque.

2. El de apelación, para ante el inmediato superior administrativo o funcional con el mismo propósito.

No habrá apelación de las decisiones de los Ministros, Directores de Departamento Administrativo, superintendentes y representantes legales de las entidades descentralizadas ni de los directores u organismos superiores de los órganos constitucionales autónomos.

Tampoco serán apelables aquellas decisiones proferidas por los representantes legales y jefes superiores de las entidades y organismos del nivel territorial.

3. El de queja, cuando se rechace el de apelación.

El recurso de queja es facultativo y podrá interponerse directamente ante el superior del funcionario que dictó la decisión, mediante escrito al que deberá acompañarse copia de la providencia que haya negado el recurso.

De este recurso se podrá hacer uso dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación de la decisión.

Recibido el escrito, el superior ordenará inmediatamente la remisión del expediente, y decidirá lo que sea del caso”.

“ARTÍ. 76.—Oportunidad y presentación. Los recursos de reposición y apelación deberán interponerse por escrito en la diligencia de notificación personal, o dentro de los diez (10) días siguientes a ella, o a la notificación por aviso, o al vencimiento del término de publicación, según el caso (...).

 

Autorización para realizar la notificación electrónica de los actos administrativos de carácter particular proferidos por la Superintendencia de Puertos y Transporte

____________________mayor de edad y vecino de la ciudad de _____________, identificado con _____________________ Nº__________________ de la ciudad de____________________, actuando en mi calidad de representante legal de __________________________________________ con NIT________________ con domicilio en_______________, entidad que en adelante y para los efectos de la presente autorización se denominará el usuario, autorizó a la Superintendencia de Puertos y Transporte, organismo de carácter administrativo y técnico, adscrito al Ministerio de Transporte, quien para efectos del presente documento se denominará Supertransporte, para que los actos administrativos de carácter particular que se profieran respecto de la entidad que represento, le sean notificados electrónicamente a mi representada, de acuerdo con lo previsto en los artículos 53(1), 56(2) y 67(3) numeral 1º de la Ley 1437 de 2011, los artículos 20 y 21 de la Ley 527 de 1999(4), el artículo 43 del Decreto 229 de 1995(5) y el artículo 10 del Decreto 75 de 1984, modificado por el artículo 1º del Decreto 2563 de 1985(6).

Para el efecto declaro que conozco y acepto los términos, condiciones e instrucciones que se establecen a continuación, sobre la notificación por medios electrónicos de los actos administrativos que profiere Supertransporte:

Primero – identificación del usuario

Para efectos de la presente autorización, el usuario se identificará con la información que se menciona en el siguiente cuadro. El correo electrónico que se incluye en el mismo será el que el usuario considera válido para que se le efectúe la notificación electrónica de los actos administrativos:

Nombre o razón social 
No. de matrícula mercantil 
NIT 
Dirección 
Teléfono 
Fax 
Ciudad 
Dirección electrónica de notificación (mail) 

Segundo – condiciones y términos de uso:

a) Por medio de la suscripción del presente documento el usuario identificado como se establece en el numeral primero del presente documento, autoriza a Supertransporte a realizar la notificación electrónica de los actos administrativos proferidos por cualquiera de las dependencias que integran la Superintendencia de Puertos y Transporte que deban ser objeto de notificación personal, a la dirección electrónica indicada en numeral primero del presente escrito.

b) A partir de la fecha de suscripción de la presente autorización, Supertransporte queda facultada para remitir vía correo electrónico a la dirección incluida en el presente documento, los actos administrativos proferidos por la entidad que deban ser objeto de notificación personal.

c) Para efectos de la aplicación del artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se entenderá que el usuario ha “accedido al acto administrativo” y por ende se entiende notificado personalmente del mismo, en la fecha y hora en que el usuario reciba el correo electrónico remitido por la Superintendencia de Puertos y Transporte en el buzón de la dirección electrónica diligenciada en el numeral Primero del presente documento. Dicho envío y recepción de los correos electrónicos generados en desarrollo de la presente autorización serán certificados con plena validez jurídica por Servicios Postales Nacionales S.A. con el respaldo de Certicámara S.A., operador oficial del servicio de Certimail. El envío de los actos administrativos al correo electrónico del usuario en las condiciones señaladas en este documento, tendrá las mismas consecuencias de la notificación personal prevista en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, según lo consagrado en el numeral 1º del artículo 67 del código en mención.

d) Los términos procesales para efectos de la presentación de descargos o interposición de recursos(7) ante Supertransporte empezarán a transcurrir el día hábil siguiente de la notificación del acto administrativo correspondiente, de conformidad con lo establecido en el literal c) del presente numeral.

e) El usuario se hace responsable de adoptar las medidas de seguridad idóneas para la administración de la cuenta de correo electrónico indicada en el numeral primero del presente documento, así como del manejo de la clave de ingreso al mismo y de mantener el buzón con la capacidad suficiente para la recepción de los actos administrativos que serán objeto de notificación; para lo anterior Supertransporte sugiere la creación de una dirección electrónica de uso exclusivo para el propósito de la presente autorización. En consecuencia, la omisión en el cumplimiento de dicha obligación por parte del usuario no invalidará el trámite de notificación realizada por medios electrónicos.

f) El usuario será responsable de revisar diariamente el buzón del correo electrónico indicado en el numeral primero del presente documento, razón por la cual la omisión en el cumplimiento de dicha obligación por parte del usuario no invalidará el trámite de notificación personal realizada por medios electrónicos.

g) Los actos administrativos objeto de notificación electrónica serán remitidos para su visualización en formato de imagen TIF o PDF, razón por la cual el usuario deberá tener instalado en su equipo el software que permita la correcta visualización de las imágenes que remita Supertransporte en formato TIF o PDF.

Tercero - vigencia de la autorización:

La presente autorización tendrá efectos a partir de la radicación de la misma en las oficinas de Supertransporte, y hasta tanto el usuario no comunique por escrito a Supertransporte que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el capítulo quinto del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Dicha comunicación deberá ser remitida por el usuario a Supertransporte con una antelación no inferior a ocho (8) días hábiles a la fecha a partir de la cual el usuario desee la cesación de la notificación de los actos administrativos por medios electrónicos.

Cuarto - Buena fe:

Con la suscripción de la presente autorización el usuario acepta en su totalidad los términos y condiciones establecidos en el presente documento y se compromete a actuar en todo momento bajo los postulados de la buena fe.

Quinto - Aceptación de la autorización: Declaro haber leído y entendido la totalidad de los términos y condiciones contenidos en el presente documento, en prueba de lo cual lo suscribo a los_____ días del mes de _____________ de 2012.

Firma: _________________________

Nombre: _______________________

C.C.____________________________

 

(1) “ART. 53—Procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos. Los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos”.

(2) “ART. 56.—Notificación electrónica. Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación”.

(3) “ART. 67.—Notificación personal. Las decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notificarán personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse.

(...).

La notificación personal para dar cumplimiento a todas las diligencias previstas en el inciso anterior también podrá efectuarse mediante una cualquiera de las siguientes modalidades:

1. Por medio electrónico. Procederá siempre y cuando el interesado acepte ser notificado de esta manera”.

(4) “ART. 20.—Acuse de recibo. Si al enviar o antes de enviar un mensaje de datos, el iniciador solicita o acuerda con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, pero no se ha acordado entre estos una forma o método determinado para efectuarlo, se podrá acusar recibo mediante:

a) Toda comunicación del destinatario, automatizada o no, o

b) Todo acto del destinatario que baste para indicar al iniciador que se ha recibido el mensaje de datos.

Si el iniciador ha solicitado o acordado con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, y expresamente aquel ha indicado que los efectos del mensaje de datos estarán condicionados a la recepción de un acuse de recibo, se considerará que el mensaje de datos no ha sido enviado en tanto que no se haya recepcionado el acuse de recibo.

ART. 21.—resunción de recepción de un mensaje de datos. Cuando el iniciador recepcione acuse recibo del destinatario, se presumirá que este ha recibido el mensaje de datos.

(5) “ART. 43.—Los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, institutos descentralizados y demás entidades oficiales y semioficiales del orden nacional, deberán transportar su correo nacional e internacional a través de la red oficial de correos de conformidad con el artículo 10 del Decreto 75 de 1984”.

(6) “ART. 1º—Modificase el artículo 10. Del Decreto 75 de 1984, así: “Sin perjuicio de lo establecido en el literal f) del artículo 7º del Decreto 75 de 1984, los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, las entidades territoriales y descentralizadas de todos los órdenes administrativos, deberán remitir los envíos de correspondencia y objetos postales incluidos dentro del monopolio postal a nivel urbano, nacional e internacional, a través de la Administración Postal Nacional Adpostal, de conformidad con las disposiciones reglamentarias que al efecto se dicten, para regular la prestación de diversas modalidades de correo.

(7) “ART. 74.—Recursos contra los actos administrativos. Por regla general, contra los actos definitivos procederán los siguientes recursos:

1. El de reposición, ante quien expidió la decisión para que la aclare, modifique, adicione o revoque.

2. El de apelación, para ante el inmediato superior administrativo o funcional con el mismo propósito

No habrá apelación de las decisiones de los ministros, directores de departamento administrativo, superintendentes y representantes legales de las entidades descentralizadas ni de los directores u organismos superiores de los órganos constitucionales autónomos.

Tampoco serán apelables aquellas decisiones proferidas por los representantes legales y jefes superiores de las entidades y organismos del nivel territorial.

3. El de queja, cuando se rechace el de apelación.

El recurso de queja es facultativo y podrá interponerse directamente ante el superior del funcionario que dictó la decisión, mediante escrito al que deberá acompañarse copia de la providencia que haya negado el recurso.

De este recurso se podrá hacer uso dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación de la decisión.

Recibido el escrito, el superior ordenará inmediatamente la remisión del expediente, y decidirá lo que sea del caso.

ART. 76.—Oportunidad y presentación. Los recursos de reposición y apelación deberán interponerse por escrito en la diligencia de notificación personal, o dentro de los diez (10) días siguientes a ella, o a la notificación por aviso, o al vencimiento del término de publicación, según el caso (...).

N. del D.: La presente circular externa va dirigida para los representantes legales entidades vigiladas por la Superintendencia de Puertos y Transporte.