CIRCULAR EXTERNA 16 DE 2014

 

Superintendencia Financiera

CIRCULAR EXTERNA 16 DE 2014 

(Junio 20)

Ref.: Por medio de la cual se imparten instrucciones relativas al procedimiento para el intercambio de información y la transferencia de recursos entre las administradoras del sistema general de pensiones y la administradora del mecanismo BEPS.

Este despacho en uso de las facultades establecidas en el numeral 9º del artículo 11.2.1.4.2. del Decreto 2555 de 2010, y en atención a lo dispuesto en parágrafo del artículo 16 del Decreto 604 de 2013, adicionado por el Decreto 2983 de 2013, considera necesario adicionar el numeral 12 al Capítulo Primero del Título IV de la Circular Básica Jurídica, para impartir instrucciones en relación con los plazos y el procedimiento para el intercambio de información y la transferencia de recursos entre las administradoras del sistema general de pensiones y la administradora del mecanismo BEPS.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

Se anexan las páginas objeto de modificación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los representantes legales y revisores fiscales de las administradoras del sistema general de pensiones y de la administradora del mecanismo BEPS.

Titulo IV – Capítulo primero

Instrucciones Generales Relacionadas con las entidades administradoras del sistema general de pensiones

Página 3-9

11.6. Marcación de la base de datos del ISS.

El ISS deberá realizar una marcación en su base de datos, identificando que los afiliados cuyo traslado se ha autorizado, son beneficiarios del régimen de transición.

11.7. Aplicación del procedimiento en otras administradoras del régimen de prima media con prestación definida.

El procedimiento señalado en este numeral será aplicable también a las administradoras del régimen de prima media con prestación definida diferentes del ISS, caso en el cual la respectiva entidad deberá convenir con las administradoras del régimen de ahorro individual el procedimiento requerido para cumplir con las disposiciones de esta circular, el cual deberá ser informado a esta superintendencia.

12. Procedimiento para el traslado de recursos e intercambio de información entre entidades administradoras del sistema general de pensiones (SGP) y la entidad administradora del servicio social complementario de beneficios económicos periódicos, BEPS.

Para efectos del presente numeral, las administradoras del sistema general de pensiones (SGP) y la entidad administradora del servicio social complementario de beneficios económicos periódicos, BEPS deberán informar a los afiliados o vinculados, según sea el caso, sobre la existencia y características del mecanismo BEPS, los requisitos de ingreso al mismo, los usos que pueden dar a los recursos ahorrados, y brindar la asesoría sobre sus potenciales riesgos y beneficios, en concordancia con lo establecido en los artículos 12 y 16 del Decreto 604 de 2013. Asimismo deberán suministrar la información respecto del procedimiento para solicitar el traslado de los recursos.

La persona (que para efectos de este numeral se denominará, el solicitante), que decida trasladar sus recursos del SGP a la administradora del mecanismo BEPS o viceversa, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 del Decreto 604 de 2013, deberá realizar la solicitud ante la administradora del mecanismo BEPS, o ante la administradora del SGP donde tenga los recursos, para lo cual deberá diligenciar el formulario único de traslado.

La administradora del mecanismo BEPS y las administradoras del SGP deberán acordar el contenido del referido formulario. Sin perjuicio de lo anterior, es responsabilidad de la administradora del mecanismo BEPS presentarlo ante esta Superintendencia con el fin de obtener la respectiva aprobación, de manera previa a su utilización.

En todo caso, el formulario deberá permitir la identificación de la causal de traslado de acuerdo con lo establecido en el artículo 16 del Decreto 604 de 2013, y deberá quedar constancia que el solicitante recibió de parte de la administradora la asesoría requerida así como la información suficiente, y que en consecuencia, entiende y acepta los efectos legales así como los potenciales riesgos y beneficios de su solicitud de traslado, en concordancia con los principios establecidos en las normas relacionadas con protección al consumidor financiero.

Se entiende que existe solicitud de traslado de recursos e información por parte del solicitante, desde el momento en que éste radique el mencionado formulario ante la respectiva administradora.

12.1. Reporte de solicitudes de traslado de recursos.

La administradora que reciba la solicitud de traslado deberá informar, a más tardar el tercer día hábil de cada mes, a la administradora a la cual se desean trasladar los recursos acerca de las solicitudes de traslado radicadas en el mes inmediatamente anterior. Para estos efectos, la administradora que recibió la solicitud de traslado elaborará un reporte relacionando los nombres de los solicitantes con su identificación, y adjuntará las copias de los respectivos formularios de solicitud de traslado, dejando constancia de la fecha en que se efectúa el reporte, atendiendo para el efecto las disposiciones aplicables en materia de protección de datos personales. El referido reporte podrá ser remitido en medio magnético o electrónico.

12.2. Informe sobre la evaluación de las solicitudes de traslado por parte de las administradoras.

La administradora a la cual se desea trasladar el solicitante, una vez reciba el reporte de solicitudes de traslado, deberá evaluar cada solicitud en relación con el cumplimiento de los requisitos establecidos para su procedencia. Realizada dicha evaluación deberá informar tanto al solicitante como a la administradora de la que se desean trasladar los recursos, acerca de la procedencia o no de la solicitud, a más tardar dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha en que recibió el mencionado reporte. Para estos efectos la administradora deberá elaborar una comunicación que contenga como mínimo la siguiente información, respecto de cada solicitud:

Página 3-10

• Fecha de recepción de la solicitud.

• Nombre y apellidos del solicitante.

• Género.

• Tipo y número del documento de identificación.

• Causal del traslado.

• Fecha de evaluación del cumplimiento de los requisitos asociados a la solicitud.

• Procedencia o improcedencia de la solicitud. En este último caso, se deberán indicar las razones por las cuales no procede.

• Nombre, cargo y firma del funcionario responsable de la evaluación.

La referida comunicación podrá ser remitida en medio magnético o electrónico.

12.3 Traslado de recursos e información entre administradoras.

La administradora responsable de realizar el traslado, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha en que recibió la comunicación acerca de la procedencia del mismo, deberá transferir los recursos e información a la otra administradora, dejando para el efecto el respectivo soporte, el cual deberá incluir como mínimo la siguiente información, respecto de cada solicitud:

• Fecha de traslado de los recursos.

• Nombre y apellidos del solicitante.

• Género.

• Tipo y número del documento de identificación.

• Monto de los recursos transferidos.

Tratándose de recursos relacionados con devolución de saldos e indemnización sustitutiva, el plazo para la evaluación y traslado será el establecido en la ley para efectos del reconocimiento de estas prestaciones.

Las administradoras mantendrán a disposición de la SFC la documentación e información a que hace referencia el presente numeral, permitiendo su revisión en cualquier momento.

12.4 Intercambio de información.

Entre las administradoras del SGP y la administradora del mecanismo BEPS se podrán suscribir convenios de intercambio de información con la finalidad exclusiva de facilitar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente numeral y de velar por los derechos de los vinculados y afiliados al sistema de protección para la vejez. Asimismo podrán implementar el uso de herramientas tecnológicas para garantizar la eficiencia del procedimiento de traslado y el funcionamiento adecuado del mecanismo BEPS.