CIRCULAR EXTERNA 17 DE 2006 

(Julio 5)

Ref.: Instrucciones relativas a la administración de fondos de pensiones voluntarias y a los planes de pensiones institucionales.

Este despacho, en uso de sus facultades legales y en particular de las establecidas en el numeral 9º del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005 y el literal k) del numeral 4º del artículo 173 del estatuto orgánico del sistema financiero, considera necesario impartir algunas instrucciones a las entidades administradoras de pensiones y cesantías, a las sociedades fiduciarias y a las compañías de seguros, para el adecuado cumplimiento del capítulo VI, parte quinta del estatuto orgánico del sistema financiero relativo a los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, especialmente del artículo 173, que contiene las normas reguladoras de los planes de pensiones.

En tal sentido, mediante la presente circular se adiciona al título cuarto de la circular básica jurídica el capítulo séptimo sobre “Disposiciones relativas a la administración de fondos de pensiones voluntarias”, en el cual se aclaran algunos aspectos que de conformidad con lo establecido en el numeral 4º del artículo 173 del estatuto orgánico del sistema financiero deben contener los planes de pensiones institucionales y se establecen las reglas a seguir en relación con la autorización que debe impartir la Superintendencia Financiera a los citados planes de pensiones.

Lo anterior teniendo en cuenta la naturaleza y las características esenciales de los planes de pensiones de jubilación y de vejez institucionales, cuyo objeto y finalidad, conforme a lo establecido en la ley, consiste en favorecer a los trabajadores o miembros de las entidades patrocinadoras, únicos posibles partícipes de esta clase de planes, según lo establece el literal b) del inciso segundo del numeral 2º del artículo 173 del estatuto orgánico del sistema financiero, y que por esa razón no pueden existir planes de pensiones sin partícipes.

De este modo, se exige que la definición de las condiciones de admisión de los partícipes a que se refiere el literal a) del numeral 4º ibídem, sea realizada por el patrocinador mediante la identificación de los nombres de las personas naturales a favor de las cuales se crea o mediante la determinación de las condiciones o requisitos que estas deben cumplir para ser partícipes; esta últimas no pueden involucrar condiciones imposibles o ininteligibles, así como aquellas que consistan tan solo en la posterior identificación por parte del patrocinador, en cualquier momento durante la ejecución del contrato, de los nombres de los partícipes o beneficiarios del plan.

Así mismo, la definición de las condiciones de admisión de los partícipes debe ir acompañada de la entrega a la sociedad fiduciaria, a la sociedad administradora de pensiones y cesantías o a la compañía de seguros, según el caso, de un listado en el que se identifiquen tanto los nombres de quienes al momento de la celebración del contrato gocen de esa calidad, el cual debe ser actualizado cada vez que se realice un aporte o se presente una novedad de ingreso o retiro de un nuevo partícipe.

De igual manera, se establece que los aportes que realice la entidad patrocinadora al fondo de pensiones voluntarias deben ir acompañados de la identificación del partícipe en cuyo favor se realizan.

Se exige que para los planes de prestación definida y mixtos, tanto el valor de los aportes a cargo de la entidad patrocinadora, como las reglas relativas al cálculo de las prestaciones derivadas del plan para los partícipes y/o beneficiarios, se encuentren debidamente soportadas en los cálculos actuariales correspondientes.

Se establece que de estipularse condiciones o requisitos para la consolidación de los derechos de los partícipes sobre los aportes efectuados por las entidades patrocinadoras, estas deberán constar en documento adjunto al respectivo plan de pensiones desde el momento de su celebración y deberán ser informadas a los partícipes del mismo.

Se deja en claro que aquellos aportes respecto de los cuales no se hayan cumplido aún los condiciones previstas en el plan para la consolidación de los derechos de los partícipes deben ser abonados a sus cuentas individuales y, que es obligación de la sociedad administradora identificar en la cuenta y en el extracto de cuenta que se envíe al partícipe aquellos aportes ya consolidados en su cabeza y aquellos que no se han consolidado por no haberse cumplido aún las condiciones establecidas en el plan. En relación con los últimos se debe advertir al partícipe que mientras no se cumplan las condiciones previstas en el plan no habrá adquirido derecho alguno sobre los mismos y sobre sus rendimientos. De igual manera, deberán informarse en el extracto al partícipe las condiciones cuyo cumplimiento está pendiente para la consolidación de sus derechos sobre los aportes efectuados por la entidad patrocinadora.

En relación con los derechos y obligaciones de las partes, se establece que los correspondientes planes de pensiones institucionales enumeren de manera clara y expresa los derechos y obligaciones de las entidades patrocinadoras, las cuales en ningún momento podrán retirar o solicitar la devolución de los aportes efectuados a favor de sus trabajadores o miembros, salvo en tres eventos particulares: (i) cuando en los planes de prestación definida o mixtos, los recursos aportados al fondo, incluidos los rendimientos, superen el cálculo actuarial a la fecha de la devolución, (ii) cuando se reputen fallidas las condiciones para la consolidación de los derechos de los partícipes sobre los aportes realizados en su favor y, (iii) cuando los partícipes del plan pierdan la calidad de tal, por verificarse las condiciones que se refiere el literal d) del numeral 4º del artículo 173 del estatuto orgánico del sistema financiero.

Se exige que se informe en el plan de pensiones cuál es el tratamiento tributario de los aportes de la entidad patrocinadora de acuerdo con la normatividad vigente sobre esta materia y que se indique de manera expresa que los aportes que haga la entidad patrocinadora en desarrollo del plan en ningún caso serán una inversión para la misma. Por último, se establece que en el plan se destaquen en caracteres visibles y en la primera página aquellas cláusulas que impliquen una limitación o restricción a los derechos de las entidades patrocinadoras y de los partícipes, como el pago de penalidades por retiro anticipado.

Ahora bien, en lo que respecta a la autorización que debe impartir la Superintendencia Financiera conforme a lo establecido por el numeral 8º del artículo 173 del estatuto orgánico del sistema financiero, se deja en claro que la misma se otorgará siempre que los planes de pensiones institucionales se ajusten a los requerimientos establecidos en el estatuto orgánico del sistema financiero y en la presente circular, previa evaluación del respectivo plan y del estudio actuarial que lo respalde. Lo anterior sin perjuicio de la obligación a cargo de las sociedades administradoras de informar trimestralmente a la Superintendencia Financiera las entidades patrocinadoras que se adhieran a cada uno de los planes autorizados.

Los planes de pensiones de jubilación y de vejez institucionales ya autorizados por la Superintendencia Bancaria deberán ser modificados conforme a lo establecido por esta circular y nuevamente autorizados por esta superintendencia. Para el efecto, las sociedades fiduciarias, administradoras de pensiones y cesantías y compañías de seguros contarán un plazo de seis (6) meses, contado a partir de la entrada en vigencia de esta circular para presentar la correspondiente solicitud.

Por último, en ejercicio de la facultad establecida en el literal a) del numeral 5º del artículo 326 del EOSF, y a partir de la entrada en vigencia de esta circular, se declaran como prácticas inseguras y no autorizadas el ofrecimiento y celebración de los planes de pensiones de jubilación e invalidez, así como la utilización de estos y de los fondos de pensiones de jubilación e invalidez autorizados por la Superintendencia Financiera como mecanismos destinados a la obtención de prestaciones no asociadas a la vejez, invalidez, viudez u orfandad de los partícipes o beneficiarios por ellos indicados, como por ejemplo para invertir los excedentes de liquidez de la entidad patrocinadora con el objeto de obtener rendimientos de los cuales esta misma sea la beneficiaria.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación. Se anexan las hojas correspondientes del capítulo séptimo del título cuarto de la Circular Externa 7 de 1996.

N. del D.: La presente carta circular va dirigida a representantes legales, miembros de juntas directivas y revisores fiscales de sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías, sociedades fiduciarias y compañías de seguros.

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TÍTULO IV

CAPÍTULO SÉPTIMO

Disposiciones relativas a la administración de fondos de pensiones voluntarias

1. Reglas sobre los planes de pensiones de jubilación e invalidez.

Los planes de pensiones de jubilación e invalidez son acuerdos por medio de los cuales a cambio de la obligación de contribuir a un fondo de pensiones de jubilación e invalidez se establece el derecho de las personas en cuyo favor se celebra, de percibir ciertas prestaciones, que pueden consistir en el pago de un capital, de una renta temporal o de una renta vitalicia.

Conforme a lo establecido por el numeral 2º del artículo 173 del estatuto orgánico del sistema financiero, los planes de pensiones de jubilación e invalidez pueden ser de prestación definida, de contribución definida y mixtos; también abiertos e institucionales.

Son planes de prestación definida aquellos en los cuales se define como objeto la cuantía de las prestaciones a percibir por los beneficiarios; son planes de contribución definida aquellos en los cuales se define como objeto la cuantía de los aportes de las patrocinadoras y, en su caso, de los partícipes en el plan, y son planes mixtos aquellos cuyo objeto es simultáneamente la cuantía de las prestaciones y de los aportes.

Por otra parte, son planes abiertos aquellos a los cuales puede vincularse como partícipe cualquier persona natural que manifieste su voluntad de adherir al plan y planes institucionales aquellos en los cuales solo pueden ser partícipes los trabajadores o miembros de las entidades patrocinadoras; entendiendo por partícipes aquellas personas naturales en cuyo interés se crea el plan y por entidades patrocinadoras las empresas, sociedades, sindicatos, asociaciones o gremios que participan en la creación y desarrollo del plan. Así las cosas, todo plan de pensiones requiere de los partícipes en cuyo favor se celebra, motivo por el cual es conveniente aclarar que no pueden existir planes de pensiones sin partícipes.

1.1. Reglas sobre los planes institucionales y su autorización por parte de la Superintendencia Financiera.

1.1.1. Contenido de los planes institucionales.

De conformidad con lo establecido por el numeral 4º del artículo 173 del estatuto orgánico del sistema financiero, en todo plan de pensiones de jubilación e invalidez deben estipularse:

a) Las condiciones de admisión de los partícipes:

Los planes de pensiones institucionales que se suscriban con las entidades patrocinadoras deberán indicar de manera clara y detallada las condiciones que deben cumplir los trabajadores o miembros de la entidad patrocinadora para ser partícipes. En ningún caso podrán pactarse condiciones cuya realización sea, en los términos del artículo 1532 del Código Civil, física y moralmente imposible; ni condiciones redactadas en términos ininteligibles. Tampoco podrán pactarse condiciones meramente potestativas ni aquellas que consistan tan solo en la posterior identificación por parte del patrocinador, en cualquier momento durante la ejecución del contrato, de los partícipes o beneficiarios del plan.

De esta manera, la estipulación de las condiciones de admisión de los partícipes debe permitir establecer desde un comienzo y durante la vigencia y ejecución del plan de pensiones, a favor de qué trabajadores o miembros de la entidad patrocinadora se realizan los aportes. Para el efecto, en el plan de pensiones deberá establecerse la obligación a cargo de la entidad patrocinadora de suministrar a la administradora del fondo, al momento de su suscripción, el listado de los partícipes, esto es, de aquellas personas en cuyo interés se celebra, el cual deberá ser actualizado cada vez que se realice un aporte o se presente una novedad de ingreso o retiro de un nuevo partícipe. Las novedades de retiro deberán ser informadas a la sociedad administradora acompañadas de la justificación de las mismas.

b) El monto del aporte de la patrocinadora y, si es el caso, de los partícipes:

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Como quiera que los aportes que en desarrollo del plan de pensiones haga la entidad patrocinadora estarán destinados al pago de las prestaciones previstas en el mismo, su valor deberá establecerse teniendo en cuenta si se trata de un plan de pensiones de prestación definida, de contribución definida o mixto.

De conformidad con lo dispuesto por el numeral 3º del artículo 173 del estatuto orgánico del sistema financiero: “Los planes de pensiones de jubilación e invalidez se establecerán mediante sistemas actuariales de capitalización que permitan establecer una equivalencia entre los aportes y las prestaciones futuras a que tienen derecho los beneficiarios”.

Por lo anterior, en los planes de prestación definida o mixtos deberá establecerse que cada aporte que realice la entidad patrocinadora deberá estar soportado en el cálculo actuarial correspondiente, que discriminará a cada uno de los partícipes debidamente identificados y en el que se especificarán por cada uno de ellos las condiciones que se tuvieron en cuenta para el cálculo.

En los planes de pensiones de contribución definida deberá definirse desde el momento de la adhesión al plan por parte de la entidad patrocinadora la forma de establecer la contribución y la periodicidad de la misma a cargo de la patrocinadora y, si es el caso, de los partícipes, de tal manera que en todo momento se pueda establecer de manera clara una equivalencia entre los aportes y las prestaciones futuras a que tienen derecho los beneficiarios.

Cada vez que la entidad patrocinadora realice un aporte, el mismo debe ir acompañado del listado de que trata el literal anterior, identificando a los partícipes a favor de quienes se hace y el valor que corresponde a cada uno de ellos, el cual deberá abonarse en sus cuentas individuales.

En los planes institucionales podrán estipularse condiciones o requisitos para la consolidación de los derechos de los partícipes sobre los aportes efectuados por las entidades patrocinadoras en su favor. Estas deberán constar en documento adjunto al respectivo plan de pensiones desde el momento de su celebración y deberán ser informadas a los partícipes del mismo. En ningún momento podrán pactarse condiciones cuya realización sea, en los términos del artículo 1532 del Código Civil, física y moralmente imposible, ni condiciones redactadas en términos ininteligibles. Tampoco podrán pactarse condiciones meramente potestativas.

En todo caso, en la cuentas individuales y en el extracto de cuenta que se envíe al partícipe se deberán identificar aquellos aportes ya consolidados en su cabeza y aquellos que no se han consolidado por no haberse cumplido aún las condiciones establecidas en el plan. En relación con los últimos se deberá advertir al partícipe que mientras no se cumplan las condiciones previstas en el plan no habrá adquirido derecho alguno sobre los mismos y sobre sus rendimientos. De igual manera, deberá llevarse un control de las respectivas cuentas individuales y del cumplimiento de las condiciones para la consolidación de los derechos de los partícipes sobre los aportes efectuados por la entidad patrocinadora e informar al partícipe en el extracto de cuenta las condiciones cuyo cumplimiento está pendiente.

c) Las reglas para el cálculo de las prestaciones y, si estas son reajustables, los mecanismos de reajuste:

Todo plan de pensiones debe indicar expresamente cuáles son las prestaciones a cambio de las cuales se hacen los aportes al fondo de pensiones de jubilación e invalidez, especificando si estas consisten en el pago de un capital, en una renta temporal o en una renta vitalicia, y la forma como se establecen los beneficiarios de las mismas.

De igual manera, el plan de pensiones debe contener las reglas para el cálculo de cada una de las prestaciones que se contemplen en el mismo, las cuales deben estar soportadas en la nota técnica que respalde el respectivo plan de pensiones, tomando en consideración las tablas de mortalidad previstas en la Resolución 585 del 11 de abril de 1994 expedida por la anterior Superintendencia Bancaria.

d) Las condiciones para la pérdida de la calidad de partícipe:

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La definición de las condiciones para la pérdida de la calidad de partícipe debe ser realizada de manera clara y detallada en el plan de pensiones y debe ir acompañada de la determinación de las consecuencias que se deriven de su ocurrencia en relación con el trabajador o miembro de la entidad patrocinadora, con esta y con los recursos aportados a favor de aquél y sus rendimientos.

e) Los derechos del partícipe en caso de retiro del plan antes del cumplimiento de las condiciones previstas para tener derecho a las prestaciones establecidas en el mismo.

f) Los demás derechos y obligaciones de los partícipes:

Dentro de los derechos de los partícipes, el plan de pensiones debe establecer expresamente las condiciones o requisitos para que estos tengan derecho a las prestaciones previstas en el mismo, esto es, para obtener el pago de un capital, de una renta temporal o de una renta vitalicia.

g) Las reglas para trasladar los derechos consolidados del partícipe a otro plan.

h) El fondo de pensiones a través del cual se desarrollará el plan de pensiones:

Debe indicarse que adjunto al plan se incluirá una copia del reglamento del fondo.

i) Las causas de terminación del plan y las reglas para su liquidación:

Dentro de las reglas aplicables a la liquidación del plan de pensiones como consecuencia de su terminación, deberá establecerse el procedimiento a seguir en relación con los aportes realizados a favor de los partícipes.

j) Las reglas para modificar el plan:

Dentro de las reglas debe incluirse que cualquier modificación al plan debe ser autorizada previamente por la Superintendencia Financiera de Colombia.

k) Adicionalmente, y conforme a lo establecido por el literal k) del numeral 4º del artículo 173 del estatuto orgánico del sistema financiero, los planes de pensiones institucionales deberán:

1. Establecer expresamente si se trata de un plan de prestación definida, de contribución definida o mixto.

2. Enumerar los derechos y obligaciones a cargo de las entidades patrocinadoras, los cuales deben prever cuando menos lo siguiente:

a) La obligación de suministrar y actualizar, en los términos establecidos en literal a) de este subnumeral, el listado de los partícipes.

b) De estipularse condiciones para la consolidación de los derechos de los partícipes sobre los aportes realizados en su favor, la obligación de la entidad patrocinadora de informar a la sociedad administradora el cumplimiento de las condiciones o requisitos estipulados en el plan.

c) La obligación de realizar los aportes a favor de los partícipes acompañados del nombre y el número de identificación de cada uno de ellos y con la indicación expresa del valor que corresponde a cada uno de ellos.

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d) Solo podrá pactarse que la entidad patrocinadora tendrá derecho a obtener la devolución o a realizar el retiro de los recursos aportados al fondo de pensiones voluntarias y sus rendimientos:

• Cuando se trate planes de prestación definida o mixtos y los recursos aportados al fondo, incluidos los rendimientos, superen el cálculo actuarial a la fecha de la devolución. En estos eventos solo podrá pactarse el retiro o devolución del exceso respecto de los aportes que aún no se han consolidado en cabeza de los partícipes, por no haber reunido las condiciones o requisitos previstos en el plan.

• Cuando las condiciones o requisitos estipulados en el plan para que se consoliden los derechos de los trabajadores o miembros de la entidad patrocinadora sobre los aportes efectuados en su favor se reputen fallidos en los términos establecidos por el artículo 1537 del Código Civil;

En todo caso, de reputarse fallidas las condiciones para la consolidación de los derechos de un partícipe, será obligación de la entidad patrocinadora retirar los recursos aportados y sus rendimientos, salvo que informe a la sociedad administradora a favor de qué partícipes deben ser abonados y la proporción que corresponderá a cada uno de ellos.

• Cuando los trabajadores o miembros de la entidad patrocinadora pierdan la calidad de partícipes, por verificarse las condiciones previstas sobre el particular en el plan y ello haya sido previsto como una de las consecuencias a que se refiere el literal d) de este subnumeral.

3. Informar el tratamiento tributario de los aportes que realice la entidad patrocinadora.

4. Indicar de manera expresa que los aportes que haga la entidad patrocinadora en desarrollo del plan en ningún caso serán una inversión para la misma.

5. Destacar en caracteres visibles y en la primera página aquellas cláusulas que impliquen una limitación o restricción a los derechos de las entidades patrocinadoras y de los partícipes, tales como el pago de penalidades por retiro anticipado.

1.1.2. De la autorización de los planes de pensiones por parte de la Superintendencia Financiera.

De conformidad con lo establecido por el numeral 8º del artículo 173 del estatuto orgánico del sistema financiero, corresponde a la Superintendencia Bancaria, hoy Superintendencia Financiera, autorizar previamente todo plan de pensiones de jubilación e invalidez.

Para efectos de otorgar la mencionada autorización, la Superintendencia Financiera debe verificar que el contenido de los planes institucionales se ajuste a los requerimientos establecidos en el estatuto orgánico del sistema financiero y en el presente capítulo.

De esta manera, a la solicitud de autorización que se formule ante la Superintendencia Financiera deberá adjuntarse:

1. El plan de pensiones de jubilación e invalidez institucional, que además de contener las estipulaciones a que se refiere el numeral 4º del artículo 173 del EOSF, se ajuste a las prescripciones contenidas en la presente circular, y

2. La nota técnica que respalde el cálculo de las prestaciones y los sistemas titlka actuariales de capitalización que permitan establecer una equivalencia entre los aportes a cargo de la entidad patrocinadora y las prestaciones futuras a que tienen derecho los beneficiarios.

Dicha nota técnica deberá indicar las consideraciones adicionales y particulares a tener en cuenta, como el número de mesadas, incrementos pensionales, beneficiarios si a ello hay lugar, etc. Así mismo, para efectos de la revisión del cálculo actuarial deben tenerse en consideración las siguientes variables: Fecha de nacimiento, género de los partícipes y de los beneficiarios en caso dado, parentesco de los mismos, y de existir beneficiarios en estado de invalidez indicarlo.

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Cualquier modificación del contenido de los planes de pensiones debe ser también autorizada previamente por la Superintendencia Financiera.

Ahora bien, sin perjuicio de la autorización a que se refiere este numeral, es obligación de las sociedades administradoras informar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al cierre de cada trimestre a la Superintendencia Financiera las entidades patrocinadoras que se adhirieron a cada uno de los planes institucionales autorizados.

2. Prácticas inseguras y no autorizadas.

Para los efectos del artículo 326, numeral 5º, literal a) del estatuto orgánico del sistema financiero, se consideran como prácticas inseguras y no autorizadas el ofrecimiento y celebración de los planes de pensiones de jubilación e invalidez, así como la utilización de estos y de los fondos de pensiones de jubilación e invalidez autorizados por la Superintendencia Financiera, como mecanismos destinados a la obtención de prestaciones no asociadas a la vejez, invalidez, viudez u orfandad de los partícipes o beneficiarios, como por ejemplo para invertir los excedentes de liquidez de la entidad patrocinadora con el objeto de obtener rendimientos de los cuales esta misma sea la beneficiaria.

3. Reglas aplicables a sociedades fiduciarias y compañías de seguros.

Como quiera que de conformidad con lo establecido por el numeral 1º del artículo 168 del estatuto orgánico del sistema financiero se encuentran legalmente autorizadas para administrar fondos de pensiones de jubilación e invalidez las sociedades fiduciarias y las compañías de seguros, las reglas contenidas en este capítulo son también aplicables a dichas sociedades en su actividad de administrar fondos de pensiones de jubilación e invalidez.

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