Superintendencia Financiera de Colombia

CIRCULAR EXTERNA 17 DE 2013 

(Junio 20)

Ref.: Modificación a los numerales 1.1.6 y 1.2.3.1 del capítulo segundo del título VI de la Circular Básica Jurídica respecto del envío de modificaciones a las notas técnicas y al depósito de pólizas y anexos.

Este despacho en uso de sus facultades, en particular las establecidas en el artículo 184 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y las conferidas en el numeral 9º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010; en desarrollo de la política nacional de racionalización de trámites y atendiendo lo dispuesto en la Directiva Presidencial 4 de 2012 por la cual el Gobierno Nacional señaló los lineamientos generales a seguir en la política de eficiencia administrativa y cero papel en la administración pública; considera oportuno modificar la Circular Básica Jurídica, en lo relativo al envío a la Superintendencia Financiera de Colombia de las modificaciones a las notas técnicas y anexos, y al depósito de las pólizas de seguros y sus anexos.

En consecuencia y considerando las facilidades tecnológicas actuales, se modifican los numerales 1.1.6 y 1.2.3.1 del capítulo segundo del título VI de la Circular Básica Jurídica para que en adelante las entidades aseguradoras remitan a esta superintendencia las modificaciones a las notas técnicas y anexos, y para que realicen el depósito público de las pólizas y sus anexos, únicamente en forma digital.

Se anexan las páginas que se modifican.

La presente circular rige a partir de su publicación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades aseguradoras.

TÍTULO VI

CAPÍTULO II-Disposiciones especiales aplicables a las entidades aseguradoras y reaseguradoras

Página 2

1.1.1. Acta de la junta directiva: Copia autorizada del acta de la junta directiva, en donde conste que la administración de la entidad aseguradora sometió a consideración de este órgano social el estudio de factibilidad que justifica abrir el ramo respectivo y que dicho órgano social aprobó su apertura.

1.1.2. Justificación: Explicación clara y concisa de los motivos que justifican la apertura del ramo e indicación de si con la misma se cumplen los objetivos del plan estratégico de la entidad.

1.1.3. Estudio de mercado: Breve descripción de los resultados del ramo a nivel nacional e internacional, cuando sea el caso, cuantificando el mercado potencial y el segmento de mercado que se pretende atender. Dicho estudio de mercado debe contener además la información relativa a la forma como se comercializará dicho producto.

1.1.4. Incidencia técnica, financiera y administrativa: Análisis y comentarios acerca del impacto de la apertura del ramo en la estructura operacional y financiera de la compañía.

Este documento debe contener cuando menos la siguiente información referente a las características de los recursos destinados al desarrollo de los procesos comercial, técnico, financiero y administrativo:

1.1.4.1. Descripción del perfil requerido para los cargos que se dedicarán a la administración del ramo y a la atención del cliente.

1.1.4.2. Descripción de los procesos, procedimientos y formatos que se emplearán para el desarrollo de la operación y control del ramo.

1.1.4.3. Señalamiento de las medidas y procedimientos de control interno previstos para la operación del ramo. En esta sección deben incluirse tanto las medidas que serán adoptadas para la prevención de actuaciones fraudulentas como para el tratamiento de operaciones fraudulentas detectadas.

1.1.4.4. Las proyecciones de los resultados esperados para los tres primeros años de operación del producto y su incidencia en los indicadores de capital mínimo, margen de solvencia, patrimonio requerido por ramos y patrimonio técnico. La proyección no debe limitarse a los resultados sino debe involucrar aquellas cuentas principales que permiten calcular dichos resultados o la utilidad del ramo. Igualmente, en la proyección de margen de solvencia y patrimonio técnico se deben desglosar las cuentas que llevan al cálculo de estos indicadores.

Para efectos del cálculo de los resultados del ramo se deben especificar las reservas que se constituirán, definiendo la metodología utilizada respecto de aquellas sobre las que el gobierno no haya adoptado un régimen uniforme. Adicionalmente, se debe presentar en forma separada la cuantificación de la reserva para siniestros ocurridos no avisados (IBNR) y de la reserva para siniestros ocurridos avisados de acuerdo con la metodología señalada para el efecto por el Gobierno Nacional.

1.1.5. Identificación de los reaseguros: Cuando resulte necesario, deben identificarse los tipos de contrato de reaseguro que respalden la operación del ramo e incluir la carta de intención de los reaseguradores de participar en tales contratos.

1.1.6. Modelos de las pólizas, tarifas y notas técnicas: Para efectos de su autorización se deben remitir los modelos de pólizas, anexos y certificados del producto que se pretenda explotar a través del ramo cuya aprobación se solicita, así como la tarifa inicial. Igualmente debe remitirse la nota técnica que la sustente. La nota técnica, además de cumplir con los requisitos señalados en las circulares externas expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia, deberá sustentar la tasa pura de riesgo, expresar de manera específica, los porcentajes por concepto de gastos de administración, comisión de intermediación y utilidad esperada por la aseguradora. Cuando el porcentaje de retención de riesgo resulte ser inferior al 20%, el componente de tasa pura de riesgo de la nota técnica podrá ser aquel que establezca el reasegurador. Cuando tal porcentaje sea mayor, dicho componente debe ser sustentado por la entidad aseguradora. Lo anterior se deberá cumplir siempre que después de aprobado el ramo cambien las políticas de reaseguro.

Tratándose de ramos que generen reserva matemática, las modificaciones que se introduzcan a la nota técnica con posterioridad a la aprobación del ramo, se deben remitir a esta entidad junto con sus anexos, en forma previa a su utilización, en la forma señalada en la nota 2 del numeral 1.2.3.1 del presente capítulo, sin que se entienda que las notas técnicas o sus anexos hagan parte del registro público a que hace referencia dicho numeral. Lo anterior debe entenderse sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 3.3.1 del presente capítulo, además del cumplimiento de los requisitos señalados en las circulares externas expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

1.2. Reglas generales sobre pólizas y tarifas.

De acuerdo con lo establecido en el inciso segundo, numeral 1º, artículo 184 EOSF, la aprobación previa de pólizas y tarifas por parte de la SBC solo es necesaria cuando se trata de la autorización inicial a una entidad aseguradora o de la correspondiente para la explotación de un nuevo ramo.

En cualquier caso, las pólizas y las tarifas deben cumplir en todo momento con los requisitos que se indican a continuación:

TÍTULO VI

CAPÍTULO II-Disposiciones especiales aplicables a las entidades aseguradoras y reaseguradoras

Página 4

1.2.2.1. Equidad: La prima y el riesgo deben presentar una correlación positiva, de acuerdo con las condiciones objetivas del riesgo.

1.2.2.2. Suficiencia: La tarifa debe cubrir razonablemente la tasa de riesgo y los costos propios de la operación, tales como los costos de adquisición y los administrativos, así como las utilidades.

1.2.2.3. Homogeneidad: Los elementos de la muestra objeto de estudio deben tener características comunes de tipo cualitativo y cuantitativo. Además, deben escogerse cumpliendo supuestos de aleatoriedad e independencia.

1.2.2.4. Representatividad: El tamaño de la muestra debe corresponder a un número objetivo de elementos de la población que garantice un nivel de significación razonable y cubra un período adecuado, de manera que el cálculo de los estimadores presente un bajo nivel de error.

1.2.2.5. Riesgos especiales o novedosos: En los términos de la letra c) numeral 3º del artículo 184 EOSF, solamente tratándose de riesgos especiales o de carácter novedoso respecto de los cuales no resulte viable obtener la información necesaria para efectuar el estudio estadístico pertinente, puede prescindirse de sustentar la tarifa con las exigencias enunciadas. En tales eventos, resultará necesario acreditar el respaldo de un reasegurador de reconocida solvencia técnica y financiera, el cual debe definir la tasa pura de riesgo siendo responsabilidad de la entidad aseguradora señalar el factor de gastos.

1.2.3. Remisión de pólizas y tarifas a la SFC.

1.2.3.1. Depósito de pólizas y anexos.

Del parágrafo del artículo 1047 C.Co se desprende que el asegurador debe depositar en la SFC el modelo de póliza y anexos del ramo o ramos que explota pues lo consignado en tales documentos se debe tener como condiciones del contrato en los casos en que no aparezca que hayan sido expresamente acordadas. Esta disposición debe interpretarse armónicamente con lo dispuesto en el numeral 1º, artículo 184 EOSF según el cual los modelos de las pólizas y tarifas deben ponerse a disposición de la SFC antes de su utilización en la forma y con la antelación que determine con carácter general.

Para efectos de lo dispuesto en dichas normas, las entidades aseguradoras deben enviar a la SFC, en la forma señalada en este numeral y en la nota 2 del mismo, el modelo de las pólizas con sus anexos que ofrecen habitualmente al público, con antelación a la fecha prevista para iniciar su utilización, indicando expresamente que se envían para efectos del cumplimiento del deber de depósito. Cuando se trate de modificaciones parciales en todo caso se debe enviar un ejemplar completo de la respectiva póliza, indicando de manera clara cuáles son los cambios introducidos y dejando constancia expresa e inequívoca de que no se efectúan modificaciones distintas a las expresamente anunciadas.

La SFC lleva el depósito de los modelos pólizas y anexos que se remiten en cumplimiento a dicho deber legal, los cuales, además de estar a disposición del público en general en los términos del artículo 19 del Código Contencioso Administrativo, obran para los efectos dispuestos en el artículo 1047 Código de Comercio. La SFC ordena de manera sistematizada las pólizas y anexos por entidad y ramo y en orden cronológico. Se entiende que el modelo vigente es el último depositado en orden cronológico. La SFC debe desarrollar mecanismos adecuados de atención en línea para la consulta de los modelos y anexos por parte del público en general así como para la consulta cuando se den los presupuestos indicados en el mencionado artículo 1047 Código de Comercio.

El acto de enviar los modelos de las pólizas y demás documentos, en sí mismo no supone un pronunciamiento de la SFC sobre la legalidad de los mismos y se lleva exclusivamente para los efectos del artículo 1047 Código de Comercio.

Lo anterior se debe entender sin perjuicio de la facultad que tiene esta entidad de control de verificar en cualquier momento las pólizas y tarifas en los términos del literal j), numeral 3º, artículo 326 EOSF, función que se lleva a cabo en los términos indicados en el siguiente numeral y sin perjuicio del deber que tiene la SFC de autorizar las pólizas y tarifas en los eventos en que se trate de la autorización inicial a una entidad aseguradora o de la correspondiente para la explotación de un nuevo ramo.

Los textos de las pólizas y documentos anexos deben enviarse en medio digital, en sus respectivas proformas, escaneados en formato PDF, de conformidad con lo señalado en la nota 2 de este numeral, registrando en la parte inferior de cada página del documento el código del clausulado de acuerdo con los siguientes criterios:

Campo12345
DescripciónFecha a partir de la cual se utilizaTipo y número de la entidadTipo de documentoRamo al cual accedeIdentificación interna de la proforma
Formato10 dígitos4 dígitos1 caracter2 dígitos16 caracteres

TÍTULO VI

CAPÍTULO II-Disposiciones especiales aplicables a las entidades aseguradoras y reaseguradoras

Página 5

 dd/mm/aaaa    

 

Campo 1: Indicación de la fecha a partir de la cual se utiliza el documento respectivo (Día/Mes/Año). Tratándose de pólizas enviadas para efectos de la autorización de un ramo, se entenderá que la fecha a partir de la cual se utiliza el documento corresponde a la del acto administrativo mediante el cual se imparte la respectiva autorización.

Campo 2: Código con el cual se identifica el tipo de entidad vigilada por la SFC, dependiendo de si se trata de compañías de seguros generales (13), de vida (14), o cooperativa (15) y el individual asignado a la entidad en la SFC.

Campo 3:

P Si corresponde a una póliza

A Si corresponde a un amparo adicional o anexo

C Si corresponde a una cláusula

Campo 4: Corresponde al código del ramo de acuerdo con lo previsto en el numeral 1.1 del presente capítulo.

Las cláusulas o anexos que se utilicen en varios ramos deben codificarse con el número 0.

Campo 5: Identificación de acuerdo con la codificación propia de la aseguradora.

Los campos deben estar separados entre sí por un guión (-).

Nota 1: En la parte inferior de cada página del documento debe registrarse el código de la nota técnica correspondiente, de acuerdo con lo definido en el subnumeral 1.8.2 del presente capítulo.

Nota 2: Envío electrónico y contenido de los archivos: El envío de la documentación a que hace referencia este numeral y el numeral 1.1.6 anterior, se hará desde los buzones creados por las empresas aseguradoras, de conformidad con las instrucciones complementarias que les serán remitidas a cada entidad por la oficina de correspondencia, a las cuentas de correo electrónico 360polizas@superfinanciera.gov.co para pólizas y anexos, amparo adicional o cláusula de la misma; y 422notastecnicas@superfinanciera.gov.co únicamente para las notas y sus anexos, según sea el caso.

El archivo que la aseguradora envíe mediante correo electrónico, debe venir claramente identificado con el tipo, código y nombre de la entidad. Solo se puede enviar un correo electrónico por cada trámite, sea este: una póliza, un anexo, un amparo adicional o una cláusula de la misma; o una nota técnica y sus anexos. El correo debe llevar los siguientes documentos:

a) Comunicación mediante la cual la aseguradora señale si remite los modelos de pólizas y anexos en cumplimiento del deber legal de depósito, o una nota técnica, que cumpla con los requisitos para el manejo de la correspondencia dirigida a la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) contendidas en la Circular 9 de 2006 mediante la cual se impartieron instrucciones para el diligenciamiento de las comunicaciones dirigidas a la Superintendencia Financiera de Colombia, actualizadas mediante la Circular Externa 5 de 2013, así como también de las instrucciones complementarias que les serán remitidas a cada entidad por la oficina de correspondencia.

b) Carátula en la cual se debe indicar la proforma de la póliza a la cual corresponde;

c) Formato de solicitud de seguro, cuando corresponda.

d) Formato de certificado individual de seguro, cuando corresponda.

e) Formato de declaración de asegurabilidad, cuando corresponda.

f) Póliza, anexo o amparo adicional o cláusula, según sea el caso, identificados de acuerdo con lo previsto para el campo 3.

g) Nota técnica, cuando corresponda. En este caso, se debe también anexar digitalmente mediante una hoja de cálculo en excel, la aplicación detallada de la formulación expuesta en el documento para el cálculo de las primas de riesgo, comercial, reservas, valores garantizados y participación de utilidades, así como cualquier otro desarrollo mostrado en la nota técnica. Así mismo, se debe registrar en la parte inferior de cada página del documento el código del clausulado, de acuerdo con los criterios señalados en el presente numeral. Los documentos referidos en los literales b) a f) no aplican para el envío de notas técnicas. Esta información no hace parte del registro público.

1.2.3.2. Evaluación de pólizas.

De acuerdo con el literal j), numeral 3º, artículo 326 EOSF, le corresponde a la SFC evaluar que las pólizas y tarifas que deban poner las entidades aseguradoras a disposición de esta entidad cumplan con los requisitos jurídicos y técnicos previstos en la ley.

TÍTULO VI

CAPÍTULO II-Disposiciones especiales aplicables a las entidades aseguradoras y reaseguradoras

Página 5-1

Para tal efecto, la SFCpuede evaluar los modelos de pólizas que son depositados en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 389 de 1997 a fin de verificar que las mismas cumplen con los requisitos señalados en el artículo 184 numeral 2º EOSF y con aquellos requisitos establecidos en el presente capítulo y puede en cualquier momento formular las observaciones a que haya lugar a fin de que se adecuen a lo prescrito en dicha normatividad. Con todo es de precisar que, en función de las necesidades y recursos, igual procedimiento puede ser adelantado en desarrollo de las visitas de supervisión in situ.

En los eventos en que se efectúen modificaciones a los modelos de las pólizas ya sea por orden de la SFC o por iniciativa de la entidad aseguradora, se debe remitir un nuevo ejemplar a fin de que este repose en el depósito, indicando claramente la variación introducida y dejando expresa constancia en el sentido de que el producto no ha sido objeto de modificaciones adicionales a las enunciadas.

1.2.3.3. Evaluación de tarifas.

De acuerdo con el literal j), numeral 3º, artículo 326 EOSF, le corresponde a la SFC evaluar que las tarifas que deban poner las entidades aseguradoras a disposición de esta entidad cumplan con los requisitos jurídicos y técnicos previstos en la ley.

Para efectos de la verificación permanente de los requisitos jurídicos y técnicos de las tarifas, las entidades aseguradoras deben mantenerlas a disposición de la SFC, clasificadas por ramos, junto con los elementos documentales y soportes estadísticos correspondientes, salvo cuando deban remitirse por tratarse de la autorización inicial a una entidad aseguradora o de la correspondiente para la explotación de un nuevo ramo.

Para efectos de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el literal a) del artículo 2.31.4.1.6 Decreto 2555 de 2010, cuando las compañías de seguros de vida envíen los productos de seguros con reserva matemática que van a comercializar, deben remitir las notas técnicas de los mismos, especificando el nombre comercial del producto al cual acceden, las bases técnicas y los factores de reserva, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1.8 del presente capítulo. Tratándose de seguros de vida de ahorro con participación resulta necesario informar la manera como se estructurará el fondo que se establece en el artículo 6º literal b) del Decreto 839 de 1991 y las reglas para su funcionamiento.

1.2.4. Incumplimiento de exigencias legales.

En los términos del artículo 184, numeral 4º EOSF, la ausencia de cualquiera de los requisitos legales los cuales deben cumplirse en la forma indicada en el presente capítulo, será causal para que la SFC prohiba la utilización de la póliza o tarifa correspondiente hasta tanto se acredite el cumplimiento del requisito respectivo o, incluso, pueda suspenderse el certificado de autorización de la entidad cuando tales deficiencias resulten sistemáticas, aparte de las sanciones legales procedentes.

1.3. Reglas sobre el manejo de negocios en coaseguro.

Para una adecuada gestión de los riesgos propios a los negocios que las entidades aseguradoras lleven en coaseguro deben acogerse al siguiente procedimiento: