Superintendencia de Subsidio Familiar

CIRCULAR EXTERNA 17 DE 2013 

(Octubre 29)

Asunto: Instrucciones frente al proceso de implementación de las normas de información financiera, NIF.

Dependencia: 3000

Con base en las facultades de vigilancia y control establecidas en las normas vigentes, en especial las previstas en el numeral 2º, artículo 10, de la Ley 1314 de 2009 y los numerales 4º, 7º, 11 y 12 del artículo 1º del Decreto 2595 de 2012, la Superintendencia del Subsidio Familiar imparte a las entidades bajo su vigilancia y, especialmente, a las clasificadas en el Grupo 1 las cuales en adelante para efectos de este acto administrativo se denominarán preparadores de información, las siguientes instrucciones en relación con el proceso de convergencia hacia los estándares de información financiera definidos por el Gobierno Nacional mediante el Decreto 2784 de 2012, reglamentario de la Ley 1314 de 2009.

1. Depuración de la contabilidad.

En forma previa al inicio de la aplicación del marco técnico normativo de información financiera contenido en el anexo del Decreto 2784 de 2012, los preparadores de información deberán verificar que los datos y demás elementos de la información contenida en la documentación de su proceso contable sea de alta calidad y suficiente, es decir, que cumpla con todas las características cualitativas de la información financiera útil, según lo establecido en el marco conceptual de las normas internacionales de información financiera, NIIF, ya que este será la materia prima del proceso.

Si una vez hecha la verificación se detectan errores o inconsistencias en la información elaborada bajo las normas vigentes o cambios que deban realizarse en las políticas o en las estimaciones contables, la administración debe proceder a realizar los ajustes necesarios para corregir las falencias detectadas.

2. Catálogo de cuentas.

De acuerdo con lo previsto en el Decreto 2784 de 2012, a partir del 1º de enero de 2015 cesan los efectos de los decretos 2649 y 2650 de 1993, para las empresas que pertenezcan al Grupo 1 y en consecuencia esta derogatoria se entiende igualmente aplicable a los demás planes contables existentes en torno a los principios de contabilidad generalmente aceptados, PCGA.

En este sentido es necesario precisar que para la implementación del nuevo marco técnico normativo bajo NIF las cajas de compensación familiar clasificadas en el Grupo 1 deberán establecer sus sistemas de información que les permita efectuar los correspondientes registros contables de conformidad con sus necesidades.

Igualmente, lo anterior se sustenta en lo dispuesto en el documento “Propuesta de norma del sistema documental contable” expuesto para comentarios por el consejo técnico de la contaduría pública, CTCP con fecha 19 de julio de 2013, que si bien es una propuesta, define la posición de este organismo de normalización contable, frente al tema de adoptar un sistema numérico apropiado, que sirva para el registro de las operaciones económicas.

La superintendencia está evaluando la definición del catálogo de cuentas único para la elaboración del Estado de situación de apertura y el registro de las operaciones económicas bajo el nuevo marco técnico normativo de aplicación de las NIF, para lo cual propiciará espacios de discusión con los vigilados, y en el marco de los acuerdos con las demás superintendencias utilizará los medios tecnológicos que para el efecto se definan, como el XBRL y las respectivas taxonomías de IFRS.

Finalmente, si por decisión del Gobierno Nacional en cabeza de los ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Comercio Industria y Turismo, como organismos de regulación contable en el país, se estableciera alguna disposición referente a un catálogo de cuentas homogéneo, para que sea utilizado por las empresas, esta superintendencia en ese momento emitirá las instrucciones que correspondan.

3. Presentación deinformación financiera bajo NIF.

Los primeros estados financieros de acuerdo con el nuevo marco técnico normativo de información financiera, serán aquellos que se elaboren con corte al 31 de diciembre de 2015 los cuales deberán presentarse en forma comparativa. Es de aclarar que los preparadores de información deberán presentar estados financieros intermedios con la periodicidad y con los requisitos que señale esta superintendencia.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1314 de 2009, en la actualidad las diferentes superintendencias están tratando de homologar criterios y unificar en lo posible la estructura de los informes y los mecanismos para la recepción de los reportes financieros.

4. Estado de situación financiera de apertura.

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 2784 de 2012, los preparadores de información deben elaborar un estado de situación financiera de apertura a 1º de enero de 2014, de conformidad con las directrices establecidas en la NIIF 1, Adopción por primera vez de las normas internacionales de ‘información financiera incluida en el marco técnico normativo de información financiera.

El referido estado de situación financiera y su correcta elaboración requieren una cuidadosa preparación y especial diligencia por parte de la administración, dado que se constituirá en el punto de partida para la contabilización bajo NIF.

El estado de situación financiera de apertura se enviará a esta superintendencia a más tardar el 30 de mayo de 2014, de conformidad con los formatos y mecanismos de reporte específicos que establecerá posteriormente esta entidad, de acuerdo con los resultados del trabajo entre las superintendencias.

5. Medición.

La medición de los activos y pasivos, tanto financieros como no financieros, se realizará según los criterios que establezca el estándar del marco técnico normativo de información financiera que resulte aplicable en cada caso, tanto para efectos del reconocimiento inicial como de las mediciones posteriores.

Cuando el estándar aplicable requiera o permita que las entidades midan o revelen sus activos, pasivos o instrumentos de patrimonio propios por su valor razonable, este se determinará a partir de la evidencia basada en los datos del mercado, mediante una valuación realizada de conformidad con los parámetros establecidos en la NIIF 13 y demás estándares que resulten aplicables, realizada por valuadores calificados profesionalmente, que cumplan los requisitos señalados en la Ley 1673 de 2013 y demás normas que la reglamenten, adicionen, modifiquen o sustituyan.

En la práctica del estudio de valuación respectivo y la presentación del informe deberán observarse las normas técnicas específicas adecuadas al objeto de cada avalúo, tomando como referencia las normas vigentes en Colombia que tienen relación con el tema y las mejores prácticas, tanto nacionales como internacionales.

6. Gobiernocorporativo y roles dentro del proceso de convergencia.

Los miembros del consejo directivo y directores administrativos de las cajas de compensación familiar son los principales responsables del éxito de la convergencia a las NIF en cada organización, en el marco de un gobierno corporativo adecuado, que incluya un sistema de control interno ajustado a las mejores prácticas internacionales.

6.1. Consejo directivo.

El consejo directivo u órgano equivalente tiene la responsabilidad de orientar y vigilar al personal directivo de la organización para garantizar la buena marcha del proceso de convergencia hacia los estándares que forman parte del marco técnico normativo de información financiera establecido mediante el Decreto 2784 de 2012 (en adelante el proceso de convergencia), lo cual incluye, entre otras, las siguientes funciones, que se entienden enmarcadas en el artículo 54 de la Ley 21 de 1982:

• Participar activamente en la planeación del proceso de convergencia, efectuar seguimiento al mismo y determinar las acciones correctivas que se necesiten para asegurar su cumplimiento, cuando sea del caso.

• Definir y aprobar las nuevas políticas contables de la organización, con fundamento en las recomendaciones del comité de auditoría.

• Definir las responsabilidades y atribuciones asignadas a los diferentes cargos y áreas respecto del proceso de convergencia.

• Conocer los requerimientos que sean formulados por los diferentes órganos de control o supervisión e impartir las órdenes necesarias para que se adopten las recomendaciones y correctivos a que haya lugar.

• Aprobar los recursos suficientes para la implementación efectiva del proceso de convergencia.

• Evaluar las recomendaciones relevantes sobre el proceso de convergencia que formulen el comité de auditoría, los órganos de control interno y externos y el grupo financiero, adoptar las medidas pertinentes y hacer seguimiento a su cumplimiento.

• Evaluar el estado de situación financiera de apertura y demás informes que se presenten de conformidad con el nuevo marco técnico normativo de información financiera, junto con sus revelaciones, antes de que sean presentados a las entidades de supervisión o al máximo órgano social, teniendo en cuenta los informes y recomendaciones que le presente el comité de auditoría y/o el revisor fiscal o auditor externo.

Todas las decisiones y actuaciones que se produzcan en desarrollo de las atribuciones antes mencionadas deberán constar por escrito, en el acta de la reunión respectiva y estar debidamente motivadas.

6.2. Comité independiente de auditoría.

Con respecto al proceso de convergencia y enmarcadas en la Resolución 23 de 2010 de la Superintendencia del Subsidio Familiar, corresponde al comité independiente de auditoría:

• Velar porque la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo dispuesto en el marco técnico normativo de información financiera establecido mediante el Decreto 2784 de 2012, verificando que existen los controles necesarios.

A consideración del consejo directivo, con base en la evaluación no sólo de los proyectos correspondientes, con sus revelaciones, sino también de los dictámenes, observaciones de las entidades de control, resultados de las evaluaciones efectuadas por los órganos competentes y demás documentos relacionados con los mismos.

6.3. Director administrativo.

En el marco de las obligaciones asignadas en las disposiciones legales vigentes, el director administrativo, como representante legal, es el responsable de:

• Implementar las estrategias y políticas aprobadas por el consejo directivo u órgano equivalente en relación con el proceso de convergencia.

• Comunicar las políticas y decisiones adoptadas en relación con el proceso de convergencia por el consejo directivo u órgano equivalente a todos los funcionarios dentro de la organización y a los grupos de interés externos.

• Poner en funcionamiento la estructura, procedimientos y metodologías relacionados con el proceso de convergencia, garantizando una adecuada segregación de funciones y asignación de responsabilidades.

• Revisar los manuales y procedimientos para adecuarlos al nuevo marco técnico normativo.

• Proporcionar a los órganos de control internos y externos, toda la información que requieran para el ejercicio de sus funciones respecto del proceso de convergencia.

• Proporcionar los recursos que se requieran para la adecuada implementación del proceso de convergencia, de conformidad con lo autorizado por el consejo directivo u órgano equivalente.

• Certificar que los estados financieros y otros informes relevantes para el público no contienen vicios, imprecisiones o errores que impidan conocer la verdadera situación patrimonial o las operaciones de la correspondiente entidad.

• Certificar los estados financieros de conformidad con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 del 1995, tomando como referencia las normas contenidas en el marco técnico normativo de información financiera establecido mediante el Decreto 2784 de 2012.

• Establecer y mantener adecuados sistemas de control interno, para lo cual deberán diseñar procedimientos de control y revelación que aseguren que la información financiera cumpla íntegramente con los requisitos establecidos y sea presentada en forma adecuada, de conformidad con las normas aplicables.

En general el director administrativo, como representante legal, es el responsable de dirigir la implementación del proceso de convergencia, verificar su operatividad al interior de la correspondiente entidad y su adecuado funcionamiento, para lo cual debe demostrar la ejecución de los controles que le corresponden.

La administración debe mantener a disposición del auditor interno, del revisor fiscal y demás órganos de supervisión o control los soportes necesarios para acreditar la correcta implementación del proceso de convergencia y el cumplimiento de lo señalado en el marco técnico normativo de información financiera establecido mediante el Decreto 2784 de 2012.

7. Verificación de los soportes del proceso.

Las políticas que se adopten, así como las decisiones, estimaciones, corrección de errores de períodos anteriores, análisis, memoria de cálculos, comprobantes, soportes contables, informes, estudios, información complementaria, fuentes de información y otros aspectos relevantes relacionados con la convergencia a los estándares del marco técnico normativo establecido mediante el Decreto 2784 de 2012 deberán estar debidamente sustentados, guardados y disponibles para consulta y revisión de esta superintendencia y de cualquier otra autoridad competente.

8. Función del revisor fiscal o auditor externo.

El revisor fiscal, auditor externo o su equivalente deben hacer seguimiento al proceso de convergencia a las nuevas normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la respectiva entidad, negocio u organización, según corresponda, incluyendo, lo relacionado con la preparación del estado de situación financiera de apertura.

En desarrollo de las funciones que le asigna el artículo 207, numeral 4º, del Código de Comercio, el revisor fiscal deberá verificar las políticas, los criterios, la metodología, los ajustes, las correcciones y los procedimientos utilizados en la preparación de los estados financieros y demás información de propósito general, así como la calidad y suficiencia de las revelaciones, no sólo respecto de la respectiva entidad sino también de los recursos de terceros que esta administre, para verificar que los registros y la divulgación de los respectivos hechos económicos sean correctos y cumplan todos los requisitos establecidos en el Decreto 2784 de 2012 y demás normas aplicables.

9. Informe sobre los avances en el proceso de convergencia a las nuevas normas de información financiera.

En adición a los informes enviados en respuesta a los requerimientos formulados en forma individual a cada caja de compensación familiar, los preparadores de información financiera que corresponden al Grupo 1,deberán informarle a esta superintendencia, a más tardar el 15 de noviembre del presente año, sus avances y grado de preparación para el proceso de convergencia a las normas de información financieras contenidas en el marco técnico normativo de información financiera establecido mediante el Decreto 2784 de 2012.

Para tal efecto se debe enviar una comunicación en la cual señalen, entre otras cosas:

Avance del cronograma, equipo de trabajo responsable del proceso, modalidad de contratación del equipo de trabajo, consultores contratados, recursos invertidos a la fecha, dificultades encontradas en el proceso, y cualquier otra información que se considere relevante suministrar sobre el proceso de convergencia.

Es de recordar que según lo establecido en el artículo 3º, numeral 1º, del Decreto 2784 de 2012, la obligación de atender en forma adecuada los requerimientos formulados mediante a presente circular conlleva todos los efectos legales establecidos en las normas vigentes.

10. Información del proceso de convergencia para aquellas entidades vigiladas que pertenecen al grupo 2.

Como es de conocimiento la normatividad contable para el Grupo 2 no ha sido expedida aún por el Gobierno Nacional. No obstante lo anterior, se solicita a las cajas de compensación familiar que hacen parte del Grupo 2 tomar estas orientaciones y avanzar en el proceso de convergencia para que una vez expedida la normatividad respectiva, se facilite su implementación.

11. Vigilancia concurrente.

En el marco de la coordinación institucional, las superintendencias vienen trabajando para definir procedimientos claros y vinculantes de supervisión y control cuando, para una misma entidad, organización o empresa deban concurrir dos o más superintendencias, para evitar el desgaste administrativo y de recursos que esta situación ocasiona tanto para el Estado como para el vigilado. El resultado de este trabajo coordinado; se dará a conocer con la debida oportunidad.

N. del D.: La presente circular va dirigida a destino a consejos directivos. directores administrativos, revisores fiscales. Auditores internos y contadores de las cajas de compensación familiar.