Superintendencia Financiera de Colombia

CIRCULAR EXTERNA 17 DE 2018

(Septiembre 4)

Ref.: Instrucciones sobre el reporte de información a la UIAF, relativa a la administración de los riesgos de lavado de activos y de financiación del terrorismo.

Conforme al artículo 10 de la Ley 526 de 1999, las autoridades que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control, instruirán a sus vigilados sobre las características, periodicidad y controles en relación con la información a recaudar para la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), de acuerdo con los criterios e indicaciones que reciban de esta sobre el particular. Mediante oficio del 16 de febrero de 2018, la UIAF remitió a esta superintendencia los nuevos anexos, mediante los cuales capturará la información de manera más eficiente para el cumplimiento de sus fines institucionales.

Con base en lo anterior, esta superintendencia, en ejercicio de sus facultades legales consagradas en el literal a) del numeral 3º del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el numeral 5º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010 y el artículo 10 de la Ley 526 de 1999, imparte las siguientes instrucciones:

1. Modificar los siguientes anexos del capítulo IV, título IV, parte I de la CBJ:

1. Anexo técnico 1 - Reporte operaciones sospechosas (ROS)
2. Anexo técnico 2 - Reporte de transacciones en efectivo
3. Anexo técnico 3 - Reporte de clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo
4. Anexo técnico 4 - Reporte de transacciones cambiarias
5. Anexo técnico 5 - Reporte de transacciones con tarjetas internacionales
6. Anexo técnico 6 - Reporte de productos de las entidades vigiladas
7. Anexo técnico 7 - Reporte de patrimonios autónomos
8. Anexo técnico 8 - Reporte de información de campañas y partidos políticos

2. Las entidades deben reportar la información conforme a los anexos modificados con la presente circular a partir del 1º de agosto de 2019.

Hasta tal fecha, las entidades vigiladas deben seguir reportando a la UIAF la información contenida en los anexos vigentes del capítulo IV, título IV, parte I de la CBJ.

3. Las entidades deben atenerse a las directrices de la UIAF en lo referente a pruebas y operatividad del reporte de información, con base en los anexos técnicos modificados por esta circular.

4. La presente circular rige a partir desde la fecha de su publicación.

Se anexan los documentos correspondientes a las modificaciones aquí relacionadas.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

ANEXO 1

Documento técnico e instructivo para el reporte operaciones sospechosas de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia

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Superintendencia Financiera de Colombia

Documento técnico e instructivo del anexo 1

Reporte de operaciones sospechosas de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia

Última actualización: agosto de 2018

Contenido

Contenido
1.Objetivo3
2.Descripción3
3.Reporte de operaciones sospechosas, intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas4
3.1.Información relacionada con la operación reportada4
3.2.Descripción de la operación4
3.3.Documentos de soporte6
3.4.Información de las personas naturales o jurídicas implicadas en la operación6
4.Especificaciones para el envío del ROS7
4.1.Envío del reporte7
4.2.Proceso de envío del reporte7
4.3.Certificado de cargue de los reportes8
5.Soporte9

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Advertencia legal

“Los sujetos obligados por el presente anexo técnico deberán dar cumplimiento a los principios en el tratamiento de datos personales señalados en la Ley 1581 de 2012, específicamente los principios de veracidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En ese orden, se entiende que la transmisión de información a la que se refiere el reporte de que trata este anexo técnico se hace cumpliendo con las obligaciones normativas contempladas en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero; 3º, 4º y 9º de la Ley 526 de 1999, y con el capítulo IV del título IV de la parte I de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, y las demás normas que aclaren, sustituyan, condicionen, modifiquen o adicionen las anteriores normas”.

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1. Objetivo.

Este documento presenta algunas consideraciones e instrucciones a seguir por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) para realizar y enviar el reporte de operaciones sospechosas (ROS) a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

2. Descripción.

Las entidades deben reportar en forma inmediata a la UIAF las operaciones que determinen como sospechosas, las cuales pueden ser operaciones realizadas u operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas.

Se debe entender por inmediato el momento a partir del cual la entidad toma la decisión de catalogar la operación como sospechosa, sea realizada o intentada. Para tal efecto, no se necesita que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o verificar que los recursos tienen un origen ilícito, tan solo se requiere que la operación sea sospechosa en los términos definidos en el presente instructivo y/o dentro del manual de políticas de la misma entidad.

El ROS debe ser elaborado por todas las entidades vigiladas por la SFC cuando se presente cualquier operación que por sus características particulares, tenga la condición de sospechosa o aquellas intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas, según lo indicado en el artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF), modificado por el artículo 1º de la Ley 1121 de 2006 y las instrucciones que imparta la SFC sobre el particular.

El envío de ROS a la UIAF no constituye una denuncia ni da lugar a ningún tipo de responsabilidad para la entidad reportante, ni para las personas que hayan participado en su detección o en su reporte, de conformidad con el artículo 42 de la Ley 190 de 1995.

De conformidad con el artículo 96 del EOSF, los soportes de la operación reportada se deben organizar y conservar como mínimo por 5 años, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.

Ninguna persona de la entidad reportante podrá dar a conocer que se ha efectuado un reporte de operación sospechosa a la UIAF, según lo determina el inciso 4º del artículo 11 de la Ley 526 de 1999.

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3. Reporte de operaciones sospechosas, intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas.

La entidad reportante debe diligenciar los campos obligatorios del formato de reporte de operaciones sospechosas, intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas, que se encuentre vigente en el sistema de reporte en línea (SIREL) de la UIAF.

A continuación se presentan algunas consideraciones para tener en cuenta a la hora realizar un reporte de operaciones sospechosas, intentadas o rechazadas.

3.1. Información relacionada con la operación reportada.

Las entidades deben procurar reportar el valor asociado con la operación reportada o el conjunto de operaciones reportadas. De igual manera, es importante identificar el tipo de moneda utilizada en la operación y el periodo (fecha inicial y final) de la operación analizada. En caso de que la operación reportada no tenga un valor asociado, como puede ser el caso de una operación intentada, se sugiere estimar el valor toda vez que la situación lo permita, de lo contrario, reportar el valor de la operación como cero.

3.2. Descripción de la operación.

La descripción de la operación reportada es uno de los insumos más relevantes del formato del ROS. Las entidades deben recordar la importancia de transmitir claramente el mensaje; recomendamos siempre ponerse en la posición del lector desprevenido toda vez que no se deben omitir los detalles de la operación particular al negocio o producto.

Por lo tanto, se recomienda utilizar la técnica de narración en donde el primer párrafo resuma para el lector la operación reportada. Dicho párrafo debe responder a “quién(es)”, “qué”, “por qué”, “cuándo” y “dónde”. Este primer párrafo, debe ser conciso al describir el motivo que generó la alerta para la entidad reportante. Los siguientes párrafos serán el cuerpo de la operación reportada y se sugiere que la descripción de los hechos sea realizada, en lo posible, en orden de importancia y cronológico.

Para realizar la descripción de la operación sospechosa, se recomienda a la entidad reportante responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué hace que la operación sea sospechosa?

• ¿Cómo se realizó la operación sospechosa? Por ejemplo, la persona utilizó determinado numeral cambiario para ingresar recursos del exterior en varias oportunidades en un determinado periodo de tiempo.

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• ¿Quiénes realizaron la operación sospechosa? Es importante incluir las personas naturales o jurídicas que participaron en la operación, así como los posibles vínculos que existan entre esas personas.

• ¿Dónde se realizó la operación sospechosa? Es recomendable incluir las direcciones, barrios, municipios, departamentos y países que sirvieron como espacio para realizar la operación, siempre y cuando se tenga conocimiento.

• ¿Cuándo se realizó la operación sospechosa? Al responder esta pregunta se debe tener en cuenta los hechos cronológicos de la operación.

Así las cosas, las entidades deberán realizar una descripción de los hechos de manera organizada, clara y completa, indicando los nombres y apellidos completos de las personas principales o directamente vinculadas en la operación sospechosa. Así mismo se debe describir claramente en qué consistió la operación sospechosa, el periodo donde se detectó, la ubicación (ciudad, municipio, direcciones, teléfonos, etc.), entre otros aspectos relevantes.

Adicionalmente, recuerde mencionar cualquier irregularidad que haya detectado con las personas o transacciones implicadas en la operación sospechosa, no omita ningún dato conocido de la operación e indique cualquier hecho adicional que contribuya al análisis de la misma.

En los párrafos del cuerpo del texto se puede explicar con mayor detalle aspectos, entre otros, como los siguientes:

• Características y montos de los ingresos y egresos, así como la información patrimonial, en caso de poseerse.

• Descripción del perfil financiero del cliente de acuerdo con lo establecido en el sistema de administración de riesgos de la entidad.

• Comparación del cliente con el sector económico al cual pertenece, de acuerdo con la segmentación contemplada en el sistema de administración de riesgos de la entidad.

• Enunciar, además de los productos vinculados a la operación sospechosa, los otros que posea el cliente en la misma entidad, distinguiendo entre unos y otros.

• Incremento patrimonial o de las operaciones no justificado o por fuera de los promedios del respectivo sector o actividad económica, de acuerdo con el sistema de administración de riesgos implementado por la entidad.

• Presunto uso indebido de identidades, por ejemplo: uso de números de identificación inexistentes, números de identificación de personas fallecidas, suplantación de personas, alteración de nombres.

• Presentación de documentos o datos presuntamente falsos.

• Actuación en nombre de terceros y uso de empresas aparentemente de fachada.

• Relación con personas vinculadas o presuntamente vinculadas a actividades delictivas.

• Relación con bienes de presunto origen ilícito.

• Fraccionamiento y/o inusualidades en el manejo del efectivo.

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• Otras señales de alerta.

Adicionalmente, la entidad debe indicar el procedimiento empleado para la detección de la operación reportada, ilustrando los motivos por los cuales fue inicialmente calificada como inusual y las razones por las cuales se determinó que era sospechosa. Si el procedimiento lo incluyó, se debe enunciar la tipología identificada o la señal de alerta activada en el sistema de administración de riesgos de la entidad.

Se recomienda a las entidades reportantes mencionar si la operación sospechosa se relaciona con algún reporte realizado anteriormente por la entidad o con otras operaciones.

En el caso de conocerse noticias de prensa, mencionar el titular o el link donde se encontró, no es necesario reescribir la noticia.

3.3. Documentos de soporte.

Recuerde adjuntar, al tiempo del envío del ROS, aquellos documentos que soporten la descripción de la operación sospechosa, esto podrá reducir los posibles requerimientos que la UIAF haga en el futuro, agilizando así las labores de inteligencia financiera y haciendo más eficiente las labores de cumplimiento en las entidades reportantes.

Si la entidad reportante recibió alguna declaración, explicación, justificación u otro, que los implicados hayan dado y que se relacionen con la operación sospechosa, menciónela e indique la forma en que se hizo (escrita, verbal, a partir de un requerimiento formal de la institución, otros) y si allegó los soportes correspondientes a la operación.

Los documentos soporte de la operación sospechosa pueden consistir en extractos bancarios, comprobantes de retiros o de consignaciones, cheques consignados y emitidos, documentos de vinculación a la entidad reportante (formularios y anexos), declaraciones de cambio, declaraciones de importaciones, declaraciones de exportaciones, contratos aportados por el cliente, declaraciones de renta, certificado de cámara y comercio, entre otros. Los documentos de soporte deben ser incluidos en el SIREL a través de la opción “Adjunte aquí los anexos”; cada archivo no debe superar las 20MB.

3.4. Información de las personas naturales o jurídicas implicadas en la operación.

Las entidades deben reportar en los campos estructurados la información solicitada sobre las personas y/o empresas relacionadas con la operación sospechosa. Es importante que los números de identificación y nombres se encuentren digitados de una manera correcta, evitando incluir caracteres especiales que no corresponda[n] al número de identificación reportado. Para el caso de las entidades que no cuentan con información sobre el número de identificación de las personas y/o empresas que intervinieron en la operación sospechosa, deben colocar “-1” en el campo número de identificación.

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4. Especificaciones para el envío del ROS.

4.1. Envío del reporte.

El único medio de envío del ROS es el sistema de reporte en línea (SIREL) de la UIAF; este reporte debe realizarse de manera inmediata según lo indicado en el numeral 2º del presente anexo.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que los campos marcados como obligatorios sean diligenciados, de lo contrario el sistema le indicará los campos pendientes por diligenciar, los cuales se deben completar con la información pertinente, para así proceder con el envío del reporte.

Siempre guarde una copia del ROS.

Si durante el mes no fueron identificadas operaciones sospechosas, operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorgue el carácter de sospechosas que deban ser de conocimiento inmediato de la UIAF, motivo de este anexo técnico, la entidad reportante debe realizar el reporte negativo (reporte de ausencia), a través de SIREL, durante los primeros 20 días del mes siguiente a aquel en el cual no se identificaron dichas operaciones.

Si una entidad realiza un reporte de operación sospechosa durante el mes de reporte, ya no debe realizar el reporte de ausencia en el mismo mes.

Si las entidades vigiladas por la SFC identificaron operaciones sospechosas que dan origen a este anexo técnico y no envían el ROS a la UIAF, estarán sujetas a las sanciones a las que haya lugar.

Recuerde que la fecha del reporte de operaciones sospechosas ROS corresponde al día en que realiza el envío del reporte y el sistema le genera el certificado de recibo de información, nada tiene que ver con la fecha del periodo de análisis de la operación sospechosa.

4.2. Proceso de envío del reporte.

Para enviar los reportes a la UIAF, cada entidad reportante debe contar con un usuario que le permitirá ingresar a SIREL y realizar el cargue de los reportes.

La entidad debe registrarse a través de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el enlace SIREL - solicitud de código en línea, seleccionando sector: financiero y el tipo de entidad correspondiente según el listado de la Superintendencia Financiera de Colombia. Luego de obtener el código de entidad, esta debe solicitar el usuario para acceder al SIREL a través del enlace SIREL - solicitud de usuario.

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Cada usuario está ligado al número de identificación de quien se registra. Por lo tanto, si la persona encargada de realizar el ingreso a SIREL cambia, la entidad reportante debe solicitar un nuevo usuario asociado al documento de identificación de la nueva persona encargada. Así mismo, la entidad debe solicitar la cancelación del anterior usuario a través del módulo de PQRSD dispuesto en la página web de la UIAF.

Recuerde solicitar las siguientes actualizaciones a través del módulo PQRSD:

• La actualización de datos de los usuarios en el SIREL: solo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto.

• La actualización de datos del oficial de cumplimiento: solo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto, nombres. En caso que no tenga un usuario en el SIREL debe solicitarlo a través de la opción mencionada con anterioridad.

• La cancelación de los usuarios retirados de la entidad reportante.

• La cancelación de la entidad reportante

• La asociación de entidades a un usuario registrado y activo en el SIREL.

4.3. Certificado de cargue de los reportes.

La entidad recibirá mediante el SIREL el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envió: exitoso o fallido; este certificado puede ser impreso o almacenado en formato .pdf.

A continuación encuentra un ejemplo de un certificado de cargue exitoso:

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5. Soporte

Con el objetivo de solucionar inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las entidades reportantes y/o sujetos obligados:

Línea telefónica: en Bogotá el PBX: 288 5222 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 018000 11 11 83.

Chat técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a. m. a 11:30 a. m. y de 2:30 p. m. a 4:00 p. m.

Módulo PQRSD (peticiones, quejas, reclamos y denuncias): en www.uiaf.gov.co/ contáctenos/ peticiones, quejas, reclamos y denuncias - (PQRSD).

ANEXO 2

Documento técnico e instructivo para el reporte de las transacciones en efectivo de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia

Página 1

Superintendencia Financiera de Colombia

Documento técnico e instructivo del anexo 2

Reporte de la[s] transacciones en efectivo de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia

Última actualización: agosto de 2018

Contenido
1.Objetivo3
2.Descripción3
2.1.Descripción de las transacciones3
3.Especificaciones del archivo4
3.1.Encabezado6
3.2.Cuerpo del formato6
3.3.Cola11
4.Consideraciones a la hora de realizar los reportes12
5.Especificaciones para el envío de los reportes13
5.1.Envío de los reportes13
5.2.Proceso de envío de los reportes13
5.3.Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío14
5.4.Solicitud de anulación para corrección de reporte15
5.5.Certificado de cargue de los reportes15
6.Soporte16

Figuras
Figura 1. Caracteres de la codificación ANSI para el formato alfanumérico5

Cuadros* 
Cuadro 1. Encabezado del archivo del reporte de transacciones en efectivo6
Cuadro 2. Cuerpo del archivo del reporte de transacciones en efectivo10
Cuadro 3. Cola del archivo del reporte de transacciones en efectivo12

*Los cuadros que no se encuentran en el presente documento técnico e instructivo pueden ser consultados por las entidades reportantes en el archivo “Cuadros complementarios del anexo 2”, el cual está a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

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Advertencia legal

“Los sujetos obligados por el presente anexo técnico deberán dar cumplimiento a los principios en el tratamiento de datos personales señalados en la Ley 1581 de 2012, específicamente los principios de veracidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En ese orden, se entiende que la transmisión de información a la que se refiere el reporte de que trata este anexo técnico se hace cumpliendo con las obligaciones normativas contempladas en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero; 3º, 4º y 9º de la Ley 526 de 1999, y con el capítulo IV del título IV de la Parte I de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, y las demás normas que aclaren, sustituyan, condicionen, modifiquen o adicionen las anteriores normas”.

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1. Objetivo.

Este documento presenta los lineamientos técnicos e instrucciones que deben seguir las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) para realizar y enviar el reporte de transacciones en efectivo en el sistema financiero a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

2. Descripción.

Las entidades vigiladas por la SFC deberán reportar mensualmente a la UIAF el informe sobre las transacciones individuales y múltiples en efectivo. Se entenderá por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo del giro ordinario de los negocios de los clientes involucren entrega o recibo de dinero en billetes y/o en moneda nacional o extranjera.

La entidad vigilada deberá en primer lugar calcular las transacciones múltiples en efectivo, es decir, aquellas que en su conjunto igualen o superen cincuenta millones de pesos ($50.000.000) si es moneda legal o su equivalente en otras monedas. Una vez calculadas las operaciones múltiples en efectivo, la entidad vigilada deberá reportar aquellas transacciones individuales que permitieron cumplir con el mencionado criterio.

En el mismo reporte, la entidad vigilada deberá reportar las transacciones individuales que no fueron reportadas como múltiples y que cumplan con el monto establecido, es decir, aquellas iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) si es moneda legal o su equivalente en otras monedas.

La entidad vigilada de la cual es cliente la persona también debe reportar los retiros en efectivo que realice su cliente a través de los canales de retiros de efectivo, tales como: cajeros electrónicos, IGT y demás operadores que funcionen como corresponsales. Ello incluye los retiros en efectivo producto de avances realizados con tarjeta de crédito de su cliente.

2.1. Descripción de las transacciones.

El reporte de transacciones en efectivo se compone de:

Transacciones múltiples en efectivo

Las entidades vigiladas deberán reportar todas las transacciones en efectivo que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de un mismo cliente o usuario y que en su conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($50.000.000) en moneda legal o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación, de acuerdo con la certificación de la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que expida la SFC.

Se encuentran exceptuadas del reporte de transacciones múltiples en efectivo, las siguientes:

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i. Recaudo de impuestos nacionales, distritales y municipales

ii. Recaudo de contribución de valorización

iii. Recaudo de aportes para salud y pensiones obligatorias

iv. Recaudo de servicios públicos domiciliarios

v. Recaudo de telefonía móvil celular

vi. Recaudo de aportes al sistema de riesgos laborales (ARL).

Para el caso del reporte de transacciones múltiples en efectivo, la entidad vigilada debe reportar la totalidad de las operaciones de recepción o entrega de efectivo en cabeza de un mismo cliente o usuario. Sin embargo, se aclara que aunque la entidad vigilada debe sumar las operaciones de recepción o entrega de efectivo para efectos de determinar y cumplir con el monto señalado para el reporte de transacción múltiples en efectivo, esta debe reportar de forma individual todas las operaciones.

Transacciones individuales en efectivo

Las entidades vigiladas deberán reportar las transacciones individuales en efectivo iguales o superiores a diez millones de pesos ($10.000.000) en moneda legal o su equivalente en otras monedas, según la tasa de conversión a dólares americanos del día en que se realice la operación de acuerdo con la certificación de la TCRM que expida la SFC.

Se encuentran exceptuadas del reporte de transacciones individuales en efectivo, las siguientes transacciones en efectivo:

i. Recaudo de impuestos nacionales, distritales y municipales

ii. Recaudo de contribución de valorización

iii. Recaudo de aportes para salud y pensiones obligatorias

iv. Recaudo de servicios públicos domiciliarios

v. Recaudo de telefonía móvil celular

vi. Recaudo de aportes al sistema de riesgos laborales (ARL).

Tanto las transacciones múltiples, como las transacciones individuales en efectivo se deben reportar en un solo archivo.

3. Especificaciones del archivo.

El archivo tipo texto que la entidad vigilada reportante debe enviar a la UIAF contiene información sobre cada una de las transacciones de efectivo. Dentro del archivo en mención se deben incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registros tipo 2) y cola (registro tipo 3).

El formato del archivo es: archivo plano.

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El formato para el nombre del archivo es: SSTTTCCCMMAA, donde SS identifica el sector, la TTT el tipo de entidad y CCC el código de la entidad, asignados por la SFC, MM para mes y AA para año.

El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI.

La información registrada puede tener los siguientes formatos:

Numérico: aquel que contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.

Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la figura 1.

Figura 1. Caracteres de la codificación ANSI para el formato alfanumérico

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Fecha: este formato contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones.

La longitud de registro es de 550 posiciones.

Todos los campos son obligatorios.

A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el archivo.

3.1. Encabezado.

Es el encabezado del archivo. Recoge la identificación de la entidad reportante. Solo existe un registro de este tipo por archivo. Es la cabecera del archivo.

Este registro se genera de acuerdo a la siguiente información:

Cuadro 1. Encabezado del archivo del reporte de transacciones en efectivo

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de la entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC
— Alineado a la izquierda
3Fecha de corte192810Fecha— Corresponde al último día del periodo reportado.
— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2021), MM es el mes (ej. 10) y DD es el día (ej. 31).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 1º del 2025 será 2025-01-31.
4Número total de transacciones reportadas293810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
5Fin de registro39550512Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 550 posiciones

3.2. Cuerpo del formato.

Son los registros de todas las transacciones reportadas. Contiene información referente a las transacciones. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como transacciones reportadas.

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Para cada uno de los registros debe reportar la información de los siguientes campos:

Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo.

Columna 2 - Fecha de la transacción: es la fecha en que se realizó la transacción bajo formato AAAA-MM-DD.

Columna 3 - Valor de la transacción: se registra, en pesos sin decimales, el valor de la transacción realizada. En el caso de que se haya efectuado en moneda extranjera, se debe convertir a pesos expresada con la TCRM vigente para el día en que se realizó la transacción certificada por la SFC.

Columna 4 - Tipo de moneda: se registra la moneda en que se efectuó la transacción de acuerdo a la codificación de divisas ISO 4217. Por ejemplo, si la transacción se hizo en pesos colombianos, debe ingresar el código “COP”. Los códigos ISO 4217 se pueden consultan en la página web de la UIAF.

Columna 5 - Código de la oficina: se registra el código asignado por la entidad a la oficina o sucursal donde se efectuó la transacción.

Columna 6 - Tipo de producto: se diligencia el código del producto mediante el cual se efectuó la transacción según el cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 2”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co). El producto reportado debe ser aquel que vincula la operación en efectivo con el cliente o usuario.

Columna 7 - Tipo de transacción: se selecciona el código del tipo de transacción efectuada del cuadro 2 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 2”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Columna 8 - Medio de la transacción: este campo busca identificar cuál fue el medio utilizado para realizar la transacción de efectivo. Esto es, en la transacción solo se utilizó efectivo (monedas y/o billetes), la transacción tuvo en cuenta el pago de un cheque en ventanilla, etc. Se debe seleccionar el código correspondiente al medio de la operación que se encuentra en el cuadro 3 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 2”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

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Columna 9 - Número del producto: se registra el número del producto con que se efectuó la transacción, sin incluir guiones, espacios en blanco, ni otro tipo de separadores. Es el número del producto financiero en donde se deposita efectivo o desde donde se retira efectivo. Es el número de identificación único que asigna la entidad reportante a cada producto financiero ofrecido y debe coincidir con el número único de producto con que se reporta el producto financiero en el anexo técnico 6.

Columna 10 - Tipo de identificación del titular del producto financiero: se debe registrar el tipo de documento del titular del producto financiero con que se efectuó la transacción. Cuando el producto financiero tiene más de un titular, solo debe reportarse la información de uno de los titulares del producto financiero con que se efectuó la transacción. El tipo de identificación del titular del producto financiero debe ser seleccionado del cuadro 4 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 2”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Para el caso de los fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor.

La información reportada en las columnas 10 a la 13 debe corresponder al mismo titular.

Cuando no se conozca la información del titular del producto financiero que se reporta en las columnas 10 a 13, debe ingresar el valor de “-1” en este campo. No debe dejar vacío este campo.

Columna 11 - Número de identificación del titular del producto financiero: se debe indicar el número del documento de identificación de uno de los titulares del producto financiero. En caso de ser una persona jurídica, sin incluir el dígito de verificación. Para el caso de los fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor.

Cuando no se conozca la información del titular del producto financiero que se reporta en las columnas 10 a 13, debe ingresar el valor de “-1” en este campo. No debe dejar vacío este campo.

Columna 12 - Dígito de verificación de la identificación del titular del producto financiero: en este campo debe reportar el dígito de verificación de la identificación tipo NIT reportada en la columna 11. Debe ingresar el valor de “-1” cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT o cuando el tipo de identificación es diferente a NIT.

Cuando no se conozca la información del titular del producto financiero que se reporta en las columnas 10 a 13, debe ingresar el valor de “-1” en este campo. No debe dejar vacío este campo.

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Columna 13 - Nombre del titular del producto financiero: se registra el nombre de uno de los titulares del producto financiero con que se efectuó la transacción. Para el caso de los fideicomisos inmobiliarios, se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor.

Para una persona natural, se incluyen los nombres y apellidos (respetando este orden). Para una persona jurídica, es la razón social.

Cuando no se conozca la información del titular del producto financiero que se reporta en las columnas 10 a 13, debe ingresar el valor de “-1” en este campo. No debe dejar vacío este campo.

Columna 14 - Código del municipio: se debe indicar el código del departamento y municipio donde se efectuó la transacción, de acuerdo con la codificación del Departamento Nacional de Estadística DANE. Tener en cuenta que Bogotá por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.

Columna 15 - Tipo de identificación de la persona que realiza la transacción individual: se debe registrar el tipo de documento o dato de identificación de la persona que realiza la transacción individual. Los códigos a utilizar deben ser seleccionado[s] del cuadro 4 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 2”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Columna 16 - Número de identificación de la persona que realiza la transacción individual: es el número de identificación del titular, apoderado o firmante del producto financiero reportado. En el caso de los NIT, no debe incluir el dígito de verificación.

Columna 17 - Dígito de verificación de la identificación de la persona que realiza la transacción individual: en este campo debe reportar el dígito de verificación de las identificaciones tipo NIT. Debe ingresar el valor de “-1” cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT o cuando el tipo de identificación es diferente a NIT.

Columna 18 - Nombre completo de la persona que realiza la transacción individual: es el nombre completo de la persona que realiza la transacción individual que está siendo reportada. Para una persona natural, se incluyen los nombres y apellidos (respetando este orden). Para una persona jurídica, es la razón social.

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Cuadro 2. Cuerpo del archivo del reporte de transacciones en efectivo

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Inicia en 1.
— No se puede repetir.
— Alineado a la derecha
2Fecha de la transacción112010Fecha— Fecha de la transacción
— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2018), MM es el mes (ej. 01) y DD es el día (ej. 08).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 2 del 2018 será 2018-01-G02.
3Valor de la transacción214020Numérico— Valor de la transacción, sin incluir decimales, ni separadores de miles
— Valores positivos
— Valor en pesos
— Alineado a la derecha
4Tipo de moneda41433Alfanumérico— Se debe ingresar el código alfabético de la divisa de acuerdo a los Códigos de Divisas (ISO 4217).
— Ej. si la transacción se realizó con pesos colombianos, el código es “COP”.
— Ej. si la transacción se realizó con dólares de Estados Unidos, el código es “USD”.
5Código de la oficina445815Alfanumérico— Oficina en donde se realiza la transacción
— Alineado a la izquierda
6Tipo de producto59602NuméricoCódigo seleccionado del cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 2”
7Tipo de transacción61611NuméricoCódigo seleccionado del cuadro 2 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 2”
8Medio de la transacción62621NuméricoCódigo seleccionado del cuadro 3 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 2”
9Número de la cuenta o producto638220Alfanumérico— Número que identifica la cuenta o producto
— No incluir guiones ni otros separadores
— Alineado a la izquierda
10Tipo de identificación del titular del producto financiero83842Numérico— Código seleccionado del cuadro 4 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 2”
— Para el caso de los fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor.
11Número de identificación del titular del producto financiero8510420Alfanumérico— Alineado a la izquierda
— Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco
12Dígito de verificación de la identificación del titular del 1051062Numérico— Para los NIT, debe ingresar el dígito de verificación precedido de un “0” (ej. un NIT con dígito de verificación 5, debe ingresar el valor “05”).

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 producto financiero    — Debe ingresar el valor “-1” cuando desconozca el dígito de verificación del NIT del individuo reportado o cuando el tipo de identificación del individuo reportado es diferente a un NIT. 
13Nombre del titular del producto financiero107361255Alfanumérico— Alineado a la izquierda
— Para el caso de los fideicomisos inmobiliarios se debe reportar por parte de las fiduciarias al comprador y no al constructor.
14Código del municipio3623665Numérico— De acuerdo con la codificación del DANE
— Alineado a la derecha
— Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.
15Tipo de Identificación de la persona que realiza la transacción individual3673682Numérico— Código seleccionado del cuadro 5 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 2”
— Si no conoce la información, debe ingresar el valor de “-1”. No debe dejar vacío este campo.
16Número identificación de la persona que realiza la transacción individual36938820Alfanumérico— Alineado a la izquierda
— Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco
— Si no conoce la información, debe ingresar el valor de “-1”. No debe dejar vacío este campo.
17Dígito de verificación de la persona que realiza la transacción individual3893902Numérico— Para los NIT, debe ingresar el dígito de verificación precedido de un “0” (ej. un NIT con dígito de verificación 5, debe ingresar el valor “05”).
— Debe ingresar el valor “-1” cuando desconozca el dígito de verificación del NIT del individuo reportado o cuando el tipo de identificación del individuo reportado es diferente a un NIT.
— No debe dejar vacío este campo.
18Nombre completo de la persona que realiza la transacción individual391550160Alfanumérico— Alineado a la izquierda
— Si no conoce la información, debe ingresar el valor de “-1”. No debe dejar vacío este campo.

3.3. Cola.

Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 del cuerpo del formato. Solo existe un registro de este tipo por archivo. Es la cola del archivo.

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Cuadro 3. Cola del archivo del reporte de transacciones en efectivo

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Número total de transacciones reportadas192810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
4Fin de registro29550522Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 550 posiciones

4. Consideraciones a la hora de realizar los reportes.

En general, para la escritura de variables con formato numérico se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.

• En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.

En general, para la escritura de variables con formato alfanumérico se debe tener en consideración lo siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.

• En ningún caso se debe completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.

• Todas las letras incluidas en la información relacionada deben ser escritas en mayúscula.

Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) podrá descargar:

• La codificación ISO 4217 de divisas

• Codificación DANE de los municipios

• Un archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido para realizar el reporte de transacciones en efectivo.

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5. Especificaciones para el envío de los reportes.

5.1. Envío de los reportes.

El medio de envío de los reportes realizados por las entidades vigiladas por la SFC es el sistema de reporte en línea (SIREL) de la UIAF.

La entidad usuaria de la información enviada por los reportantes es la UIAF.

Los reportes deben entregarse con una periodicidad mensual y contener la información solicitada correspondiente al mes inmediatamente anterior (es decir, la fecha de corte de la información es el último día del mes inmediatamente anterior).

La fecha de entrega de los reportes corresponde a los primeros 20 días calendario después de la fecha de corte del periodo mensual.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el solo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace el reporte.

Si durante el periodo de reporte no se presentó alguna transacción que haya dado lugar al reporte de transacciones en efectivo motivo de este anexo técnico, la entidad reportante debe realizar, a través de SIREL, el reporte negativo (reporte de ausencia) durante los primeros 20 días del mes siguiente al periodo de reporte.

Si las entidades vigiladas por la SFC presentan alguna transacción que da origen a este anexo técnico y no envían el reporte respectivo a la UIAF, estarán sujetas a las sanciones a las que haya lugar.

5.2. Proceso de envío de los reportes.

Para enviar los reportes a la UIAF, cada entidad reportante debe contar con un usuario que le permitirá ingresar a SIREL y realizar el cargue de los reportes.

La entidad debe registrarse a través de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el enlace SIREL - solicitud de código en línea, seleccionando sector: financiero y el tipo de entidad correspondiente según el listado de la Superintendencia Financiera de Colombia. Luego de obtener el código de entidad, esta debe solicitar el usuario para acceder al SIREL a través del enlace SIREL - solicitud de usuario.

Cada usuario está ligado al número de identificación de quien se registra. Por lo tanto, si la persona encargada de realizar el ingreso a SIREL cambia, la entidad reportante debe solicitar un nuevo usuario asociado al documento de identificación de la nueva persona

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encargada. Así mismo, la entidad debe solicitar la cancelación del anterior usuario a través del módulo de PQRSD dispuesto en la página web de la UIAF.

Recuerde solicitar las siguientes actualizaciones a través del módulo PQRSD:

• La actualización de datos de los usuarios en el SIREL: solo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto.

• La actualización de datos del oficial de cumplimiento: solo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto, nombres. En caso que no tenga un usuario en el SIREL debe solicitarlo a través de la opción mencionada con anterioridad.

• La cancelación de los usuarios retirados de la entidad reportante

• La cancelación de la entidad reportante

• La asociación de entidades a un usuario registrado y activo en el SIREL.

5.3. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío.

Los reportes enviados pueden presentar 3 situaciones:

Recibido: la UIAF considera que el reporte fue recibido a tiempo cuando el cargue exitoso fue realizado dentro del periodo estipulado y de conformidad con todas las exigencias y especificaciones establecidas en el presente anexo. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado con cargue fallido y al corregir tuvo cargue exitoso a más tardar 10 días después de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo, si debe reportar los primeros 20 días del mes siguiente a la fecha de corte y las correcciones se hacen hasta el día 30 del mes, el reporte queda clasificado como recibido a tiempo.

Recibido extemporáneo: la UIAF considera que el reporte fue recibido extemporáneo cuando el primer cargue exitoso fue realizado fuera del periodo estipulado. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado con cargue fallido y al corregir tuvo cargue exitoso después de los 10 días calendario que transcurren luego de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo, si la entidad reportante obtuvo cargue fallido el día 18 del mes y el cargue exitoso fue el día 2 del mes siguiente, el reporte queda clasificado como recibido extemporáneo.

• No recibido: la UIAF considera que un reporte fue no recibido cuando en la base de datos de la UIAF, no se encuentra ningún registro de reporte correspondiente a uno o más periodos.

El no recibido, el recibido extemporáneo y la mala calidad de los datos, afectan las labores de inteligencia que realiza la UIAF.

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5.4. Solicitud de anulación para corrección de reporte.

Puede suceder que una vez cargado el archivo en forma exitosa, la entidad reportante o la UIAF identifique inconsistencias en la información enviada. En este caso la entidad reportante debe corregir la información y retransmitir el archivo completo. Los pasos a seguir son los siguientes:

Paso 1: la entidad reportante debe diligenciar el formato de solicitud de anulación para la corrección de reportes que encontrará en la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, sección SIREL - formatos y tablas generales.

Paso 2: la entidad reportante debe ingresar al módulo PQRSD de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, en tipo de solicitud debe seleccionar “Peticiones”, luego “Soporte” y, por último, “Solicitud anulación para corrección de reportes” y adjuntar el formato. El módulo de PQRSD le entregará un código para hacer el seguimiento a su solicitud.

Paso 3: una vez que la UIAF recibe la solicitud y hace la verificación, pone en estado fallido el reporte y le comunica a la entidad reportante (respuesta a la PQRSD) que puede realizar nuevamente el cargue.

Paso 4: la entidad reportante debe realizar el cargue de información corregida tan pronto reciba respuesta a la PQRSD. Esta información quedará cargada como envío corregido.

Antes de enviar la información, cada entidad reportante debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas. Por ejemplo, solo el hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información. Asimismo, los reportantes deben verificar que sea incluida la información de los campos obligatorios.

5.5. Certificado de cargue de los reportes.

Una vez que la entidad reportante envíe cada uno de los reportes que le correspondan, recibirá mediante SIREL el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: exitoso o fallido. Este certificado puede ser impreso o almacenado en formato .pdf.

En el evento en el que el cargue sea fallido, el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea exitoso. La entidad reportante tendrá un plazo único de 10 días calendario para realizar el cargue exitoso de la información después de finalizado el plazo inicial.

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6. Soporte.

Con el objetivo de solucionar sus inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las entidades reportantes y/o sujetos obligados:

Línea telefónica: en Bogotá el PBX: 288 5222 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 01 8000 11 11 83.

Chat técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a. m. a 11:30 a. m. y de 2:30 p. m. a 4:00 p. m.

Módulo PQRSD (peticiones, quejas, reclamos y denuncias): en www.uiaf.gov.co/ contáctenos/ peticiones, quejas, reclamos y denuncias - (PQRSD).

ANEXO 3

Documento técnico e instructivo para el reporte de clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia

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Superintendencia Financiera de Colombia

Documento técnico e instructivo del anexo 3

Reporte de clientes exonerados del reporte de transacciones de efectivo de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia

Última actualización: agosto de 2018

Contenido

Contenido
1.Objetivo4
2.Descripción4
3.Especificaciones del archivo4
3.1.Encabezado6
3.2.Cuerpo del formato6
3.3.Cola8
4.Consideraciones a la hora de realizar el reporte8
5.Especificaciones para el envío de los reportes9
5.1.Envío de los reportes9
5.2.Proceso de envío de los reportes10
5.3.Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío10
5.4.Solicitud de anulación para corrección de reporte11
5.5.Certificado de cargue de los reportes12
6.Soporte12

Figuras
Figura 1. Caracteres de la codificación ANSI para el formato alfanumérico5

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Cuadros*
Cuadro 1. Encabezado del archivo del reporte de clientes exonerados del reporte de transacciones de efectivo6
Cuadro 2. Cuerpo del archivo del reporte de clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo7
Cuadro 3. Cola del archivo del reporte de clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo8

*Los cuadros que no se encuentran en el presente documento técnico e instructivo pueden ser consultados por las entidades reportantes en el archivo “Cuadros complementarios del anexo 3”, el cual está a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Página 3

Advertencia legal

“Los sujetos obligados por el presente anexo técnico deberán dar cumplimiento a los principios en el tratamiento de datos personales señalados en la Ley 1581 de 2012, específicamente los principios de veracidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En ese orden, se entiende que la transmisión de información a la que se refiere el reporte de que trata este anexo técnico se hace cumpliendo con las obligaciones normativas contempladas en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero; 3º, 4º y 9º de la Ley 526 de 1999, y con el capítulo IV del título IV de la parte I de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, y las demás normas que aclaren, sustituyan, condicionen, modifiquen o adicionen las anteriores normas”.

Página 4

1. Objetivo.

Este documento presenta los lineamientos técnicos e instrucciones a seguir por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) para realizar y enviar la información de los clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

2. Descripción.

Las entidades vigiladas por la SFC deben reportar trimestralmente a la UIAF la información (p. ej. nombres, identificación) de todos sus clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo.

Para cada periodo de reporte las entidades vigiladas deberán enviar la información de los clientes exonerados vigentes, de acuerdo con las especificaciones técnicas definidas en el presente anexo.

Las entidades vigiladas reportantes deben conservar una copia del estudio que soporte la existencia de las condiciones de exoneración, en caso que este sea requerido por la UIAF para adelantar las labores definidas en la ley.

3. Especificaciones del archivo.

El archivo que la entidad vigilada reportante debe enviar a la UIAF contiene información sobre los clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo. Dentro del archivo en mención se debe incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registro tipo 2) y cola (registro tipo 3).

El formato del archivo es: archivo plano.

Formato para el nombre del archivo: SSTTTCCCMMAA, donde S identifica el sector, la T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia, MM para mes y AA para año.

El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI.

La información registrada puede tener los siguientes formatos:

Numérico: aquel que contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.

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Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la figura 1.

Figura 1. Caracteres de la codificación ANSI para el formato alfanumérico

1
 

Fecha: este formato contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones.

La longitud de registro es de 299 posiciones.

Todos los campos son obligatorios.

A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el archivo.

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3.1. Encabezado.

Es el encabezado del archivo. Recoge la identificación de la entidad reportante. Solo existe un registro de este tipo por archivo.

Este registro se genera de acuerdo a la siguiente información:

Cuadro 1. Encabezado del archivo del reporte de clientes exonerados del reporte de transacciones de efectivo

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Fecha de corte192810Fecha— Corresponde al último día del periodo reportado.
— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2021), MM es el mes (ej. 10) y DD es el día (ej. 31).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 1º del 2025 será 2025-01-31.
4Número total de clientes reportados293810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
5Fin de registro39299261Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 299 posiciones

3.2. Cuerpo del formato.

Este tipo de registros contienen la información referente a los clientes exonerados del reporte de transacciones de efectivo. El archivo debe contener tantos registros de este tipo, como clientes exonerados a reportar.

Cada registro corresponde a un cliente exonerado por la entidad reportante.

Para cada uno de los registros debe reportar la información de los siguientes campos:

• Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo.

Fecha de exoneración: es la fecha en la cual la entidad reportante exonera al cliente para ser reportado en el reporte de transacciones de efectivo.

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• Tipo de identificación: corresponde al código de identificación del cliente exonerado del reporte de transacciones en efectivo que fue reportado en el archivo. Este código debe asignarse de acuerdo al cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 3”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Número de identificación: es el número de identificación del cliente exonerado del reporte de transacciones en efectivo. En el caso de los NIT, no debe incluir el dígito de verificación.

• Dígito de verificación: en este campo debe reportar el dígito de verificación de las identificaciones tipo NIT. Debe ingresar el valor de “-1” cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT o cuando el tipo de identificación es diferente a NIT.

Nombre: es el nombre con que se encuentra registrado el cliente exonerado del reporte de transacciones en efectivo. Para una persona natural, se incluyen los nombres y apellidos (respetando este orden). Para una persona jurídica, es la razón social.

La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:

Cuadro 2. Cuerpo del archivo del reporte de clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Inicia en 1.
— No se puede repetir.
— Alineado a la derecha
2Fecha de exoneración112010Fecha— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2021), MM es el mes (ej. 10) y DD es el día (ej. 01).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 1º del 2025 será 2025-01-01.
3Tipo de identificación21222Numérico— Código seleccionado del cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 3
4Número identificación234220Alfanumérico— Diligenciar sin guiones, puntos, comas, espacios en blanco o separadores.
— Alineado a la izquierda
— Para los NIT, no incluir el dígito de verificación
5Dígito de verificación43442Numérico— Para los NIT, debe ingresar el dígito de verificación precedido de un “0” (ej. un NIT con dígito de verificación 5, debe ingresar el valor “05”).
— Debe ingresar el valor “-1” cuando desconozca el dígito de verificación

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      del NIT del individuo reportado o cuando el tipo de identificación del individuo reportado es diferente a un NIT. 
6Nombre45299255Alfanumérico— Alineado a la izquierda

3.3. Cola.

Es el último registro del archivo. Tiene como objetivo realizar una verificación de la información entregada. Así, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 que contiene el archivo.

Este registro se elabora a partir de la siguiente información:

Cuadro 3. Cola del archivo del reporte de clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Número total de clientes reportados192810Numérico— Es el total de clientes exonerados reportados en el archivo.
— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
4Fin de registro29299271Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 299 posiciones

4. Consideraciones a la hora de realizar el reporte.

En general, para la escritura de variables con formato numérico se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.

• En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.

En general, para la escritura de variables con formato alfanumérico se debe tener en consideración lo siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.

• En ningún caso se debe completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.

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• Todas las letras incluidas en la información relacionada deben ser escritas en mayúscula.

Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) puede descargar:

• Un archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido para realizar el reporte de clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo.

Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF que el reporte sea oportuno, veraz y de calidad.

5. Especificaciones para el envío de los reportes.

5.1. Envío de los reportes.

El medio de envío de los reportes realizados por las entidades vigiladas por la SFC es el sistema de reporte en línea (SIREL) de la UIAF.

La entidad usuaria de la información enviada por los reportantes es la UIAF.

Los reportes deben entregarse con una periodicidad trimestral y contener la información solicitada correspondiente al trimestre inmediatamente anterior (es decir, la fecha de corte de la información es el último día de cada trimestre).

La fecha de entrega de los reportes corresponde a los primeros 20 días calendario del mes siguiente a la fecha de corte del periodo trimestral. Así, el reporte del primer trimestre del año (enero - marzo) se debe entregar los primeros 20 días calendario de mes de abril. El reporte del segundo trimestre del año (abril - junio) se debe entregar los primeros 20 días calendario de julio. El reporte del tercer trimestre del año (julio - septiembre) se debe entregar los primeros 20 días calendario de octubre y el reporte del cuarto trimestre del año (octubre - diciembre) se debe entregar los primeros 20 días calendario de mes de enero del siguiente año.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el solo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace el reporte.

Si durante el periodo de reporte no se contó con algún cliente que haya dado lugar al reporte de clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo motivo de este

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anexo técnico, la entidad reportante debe realizar, a través de SIREL, el reporte negativo (reporte de ausencia) durante los primeros 20 días del mes siguiente al periodo de reporte.

Si las entidades vigiladas por la SFC cuentan con un cliente exonerado del reporte de transacciones en efectivo que da origen a este anexo técnico y no envían el reporte respectivo a la UIAF, estarán sujetas a las sanciones a las que haya lugar.

5.2. Proceso de envío de los reportes.

Para enviar los reportes a la UIAF, cada entidad reportante debe contar con un usuario que le permitirá ingresar a SIREL y realizar el cargue de los reportes.

La entidad debe registrarse a través de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el enlace SIREL - solicitud de código en línea, seleccionando sector: financiero y el tipo de entidad correspondiente según el listado de la Superintendencia Financiera de Colombia. Luego de obtener el código de entidad, esta debe solicitar el usuario para acceder al SIREL a través del enlace SIREL - solicitud de usuario.

Cada usuario está ligado al número de identificación de quien se registra. Por lo tanto, si la persona encargada de realizar el ingreso a SIREL cambia, la entidad reportante debe solicitar un nuevo usuario asociado al documento de identificación de la nueva persona encargada. Así mismo, la entidad debe solicitar la cancelación del anterior usuario a través del módulo de PQRSD dispuesto en la página web de la UIAF.

Recuerde solicitar las siguientes actualizaciones a través del módulo PQRSD:

• La actualización de datos de los usuarios en el SIREL: solo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto.

• La actualización de datos del oficial de cumplimiento: solo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto, nombres. En caso que no tenga un usuario en el SIREL debe solicitarlo a través de la opción mencionada con anterioridad.

• La cancelación de los usuarios retirados de la entidad reportante

• La cancelación de la entidad reportante

• La asociación de entidades a un usuario registrado y activo en el SIREL.

5.3. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío.

Los reportes enviados pueden presentar 3 situaciones:

Recibido: la UIAF considera que el reporte fue recibido a tiempo cuando el cargue exitoso fue realizado dentro del periodo estipulado y de conformidad con todas las exigencias y especificaciones establecidas en el presente anexo. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado con cargue fallido y al corregir tuvo cargue exitoso a más tardar 10 días calendario después de la fecha límite de reporte.

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Por ejemplo, si debe reportar los primeros 20 días del mes siguiente a la fecha de corte y las correcciones se hacen hasta el día 30 del mes, el reporte queda clasificado como recibido a tiempo.

Recibido extemporáneo: la UIAF considera que el reporte fue recibido extemporáneo cuando el primer cargue exitoso fue realizado fuera del periodo estipulado. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado con cargue fallido y al corregir tuvo cargue exitoso después de los 10 días calendario que transcurren luego de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo, si la entidad reportante obtuvo cargue fallido el día 18 del mes y el cargue exitoso fue el día 2 del mes siguiente, el reporte queda clasificado como recibido extemporáneo.

No recibido: la UIAF considera que un reporte fue no recibido cuando en la base de datos de la UIAF, no se encuentra ningún registro de reporte correspondiente a uno o más periodos.

El no recibido, el recibido extemporáneo y la mala calidad de los datos, afectan las labores de inteligencia que realiza la UIAF.

5.4. Solicitud de anulación para corrección de reporte.

Puede suceder que una vez cargado el archivo en forma exitosa, la entidad reportante o la UIAF identifique inconsistencias en la información enviada. En este caso la entidad reportante debe corregir la información y retransmitir el archivo completo. Los pasos a seguir son los siguientes:

Paso 1: la entidad reportante debe diligenciar el formato de solicitud de anulación para la corrección de reportes que encontrará en la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, sección SIREL - formatos y tablas generales.

Paso 2: la entidad reportante debe ingresar al módulo PQRSD de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, en tipo de solicitud debe seleccionar “Peticiones”, luego “Soporte” y, por último, “Solicitud anulación para corrección de reportes” y adjuntar el formato. El módulo de PQRSD le entregará un código para hacer el seguimiento a su solicitud.

Paso 3: una vez que la UIAF recibe la solicitud y hace la verificación, pone en estado fallido el reporte y le comunica a la entidad reportante (respuesta a la PQRSD) que puede realizar nuevamente el cargue.

Paso 4: la entidad reportante debe realizar el cargue de información corregida tan pronto reciba respuesta a la PQRSD. Esta información quedará cargada como envío corregido.

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Antes de enviar la información, cada entidad reportante debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas. Por ejemplo, solo el hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información. Asimismo, los reportantes deben verificar que sea incluida la información de los campos obligatorios.

5.5. Certificado de cargue de los reportes.

Una vez que la entidad reportante envíe cada uno de los reportes que le correspondan, recibirá mediante SIREL el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: exitoso o fallido. Este certificado puede ser impreso o almacenado en formato .pdf.

En el evento en el que el cargue sea fallido, el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea exitoso. La entidad reportante tendrá un plazo único de 10 días calendario para realizar el cargue exitoso de la información después de finalizado el plazo inicial.

6. Soporte.

Con el objetivo de solucionar sus inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las entidades reportantes y/o sujetos obligados:

Línea telefónica: en Bogotá el PBX: 288 5222 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 018000 11 11 83.

Chat técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a. m. a 11:30 a. m. y de 2:30 p. m. a 4:00 p. m.

Módulo PQRSD (peticiones, quejas, reclamos y denuncias): en www.uiaf.gov.co/ contáctenos/ peticiones, quejas, reclamos y denuncias - (PQRSD).

ANEXO 4

Documento técnico e instructivo para el reporte de las operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia

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Superintendencia Financiera de Colombia

Documento técnico e instructivo del anexo 4

Reporte de las operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia

Última actualización: agosto de 2018

Contenido
1.Objetivo4
2.Descripción4
3.Especificaciones del archivo7
3.1.Encabezado8
3.2.Cuerpo del formato9
3.3.Cola22
4.Consideraciones a la hora de realizar los reportes22
5.Especificaciones para el envío de los reportes23
5.1.Envío de los reportes23
5.2.Proceso de envío de los reportes24
5.3.Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío24
5.4.Solicitud de anulación para corrección de reporte25
5.5.Certificado de cargue de los reportes26
6.Soporte26

Figuras
Figura 1. Ejemplos de operaciones cambiarias: envío de divisas hacia el exterior5
Figura 2. Ejemplos de operaciones cambiarias: divisas recibidas desde el exterior6
Figura 3. Caracteres de la codificación ANSI para el formato alfanumérico8

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Cuadros*
Cuadro 1. Encabezado del archivo del reporte de operaciones de transferencias, remesas, compras y venta de divisas9
Cuadro 2. Cuerpo del archivo del reporte de operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas17
Cuadro 3. Cola del archivo del reporte de operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas22

*Los cuadros que no se encuentran en el presente documento técnico e instructivo pueden ser consultados por las entidades reportantes en el archivo “Cuadros complementarios del anexo 4”, el cual está a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

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Advertencia legal

“Los sujetos obligados por el presente anexo técnico deberán dar cumplimiento a los principios en el tratamiento de datos personales señalados en la Ley 1581 de 2012, específicamente los principios de veracidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En ese orden, se entiende que la transmisión de información a la que se refiere el reporte de que trata este anexo técnico se hace cumpliendo con las obligaciones normativas contempladas en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero; 3º, 4º y 9º de la Ley 526 de 1999, y con el capítulo IV del título IV de la parte I de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, y las demás normas que aclaren, sustituyan, condicionen, modifiquen o adicionen las anteriores normas”.

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1. Objetivo.

Este documento presenta los lineamientos técnicos e instrucciones a seguir por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) para realizar y enviar el reporte de operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF).

2. Descripción.

Los intermediarios del mercado cambiario vigilados por la SFC deben remitir mensualmente a la UIAF la información correspondiente a las siguientes operaciones:

a) Operaciones individuales de transferencia de divisas desde o hacia el exterior. Es decir aquellas operaciones en virtud de las cuales salen o ingresan divisas al país mediante movimientos electrónicos o contables. Los intermediarios del mercado cambiario deben reportar bajo este concepto las operaciones de monetización de divisas desde o hacia el exterior.

b) Remesas de divisas desde o hacia el exterior, las cuales corresponden a las operaciones de traslado físico de divisas desde o hacia el exterior.

c) Operaciones de compra y venta de divisas por ventanilla. Corresponden a las operaciones de compra y venta de divisas efectuadas por ventanilla, realizadas por los intermediarios del mercado cambiario en las modalidades de efectivo o cheque, las cuales no implican movimiento electrónico de divisas.

Para tales efectos, las entidades deben incluir en el reporte:

• Las divisas que deben canalizarse en forma obligatoria a través de los intermediarios autorizados; así como aquellas que, no obstante encontrarse exentas de dicha obligación, se canalicen voluntariamente a través de los mismos.

• Las divisas no monetizadas, es decir aquellas que no son convertidas a moneda legal colombiana.

No se deben reportar operaciones de derivados sobre divisas, ni aquellas celebradas con el Banco de la República o con otras entidades vigiladas por la SFC.

Para realizar un adecuado reporte de las operaciones, las entidades reportantes deben tener en consideración todas las entidades y jurisdicciones que participan en la operación. Por ejemplo, en una operación de transferencia internacional de divisas pueden participar entidades en diferentes países que actúan como corresponsales, intermediarios, originador de la operación y destinatario final.

Este tipo de operaciones pueden verse gráficamente en las figuras 1 y 2.

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Figura 1. Ejemplos de operaciones cambiarias: envío de divisas hacia el exterior

1

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Figura 2. Ejemplos de operaciones cambiarias: divisas recibidas desde el exterior

1

Bajo la anterior descripción, en este reporte deben incluirse información sobre:

El cliente de la entidad: es el individuo que realiza la operación que está siendo reportada. Esta operación pueden ser: i) enviar o recibir divisas a través de una operación de transferencia o remesa, y ii) comprar o vender de divisas.

La entidad que envía/recibe las divisas: esta entidad es la que se relaciona directamente con la entidad reportante pues envía las divisas desde el exterior o recibe las divisas en el exterior. Puede ocurrir que la entidad que envía/recibe las divisas sea

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la misma entidad de origen/destino y en dicho caso la operación no contaría con una entidad intermediaria.

La entidad intermediaria que envía/recibe: es la entidad que se interpone entre la entidad que envía/recibe las divisas y la entidad de origen/destino cuando no existe un canal directo entre dichas entidades. No todas las operaciones cuentan con entidad intermediaria.

La entidad de origen/destino: es aquella entidad que se relaciona con el remitente que envía las divisas o con el beneficiario que recibe las divisas.

Remitente o beneficiario: es el individuo que remite las divisas desde el exterior hacia el cliente en Colombia o el individuo que recibe las divisas en el exterior que fueron enviadas por el cliente desde Colombia.

3. Especificaciones del archivo.

El archivo tipo texto que la entidad reportante debe enviar a la UIAF contiene información sobre cada una de las operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas. Dentro del archivo en mención se deben incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registros tipo 2) y cola (registro tipo 3).

El formato del archivo es: archivo plano.

El formato para el nombre del archivo es: SSTTTCCCMMAA, donde SS identifica el sector, la TTT el tipo de entidad y CCC el código de la entidad, asignados por la SFC, MM para mes y AA para año.

El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI.

La información registrada puede tener los siguientes formatos:

Numérico: aquel que contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar una valor negativo.

Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la figura 3.

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Figura 3. Caracteres de la codificación ANSI para el formato alfanumérico

1

Fecha: este formato contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones.

La longitud de registro es de 1760 posiciones.

Todos los campos son obligatorios.

A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el archivo.

3.1. Encabezado.

Recoge la identificación de la entidad reportante. Solo existe un registro de este tipo por archivo.

Este registro se genera a partir la siguiente información:

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Cuadro 1. Encabezado del archivo del reporte de operaciones de transferencias, remesas, compras y venta de divisas

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Fecha de corte192810Fecha— Corresponde al último día del periodo reportado.
— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2021), MM es el mes (ej. 10) y DD es el día (ej. 31).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 1º del 2025 será 2025-01-31.
4Número total de operaciones reportadas293810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
5Fin de registro3917601722Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 1760 posiciones

3.2. Cuerpo del formato.

Este tipo de registros contienen la información referente a cada una de las operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas. El archivo debe contener tantos registros de este tipo, como operaciones a reportar.

Para cada uno de los registros debe reportar la información de los siguientes campos:

Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo.

Columna 2 - Código de la sucursal donde se realiza la operación: se registra el código asignado por la entidad a la oficina o sucursal donde se realiza la operación.

Columna 3 - Fecha de la operación: es la fecha en se realizó la operación que está siendo reportada.

Columna 4 - Tipo de operación: en este campo debe registrarse el numeral cambiario al que corresponde la operación de acuerdo con la respectiva circular reglamentaria externa del Banco de la República. En caso de que a una operación correspondan varios numerales, se debe reportar un registro por cada numeral. En el caso en que la operación cambiaria sea una devolución, se deberá registrar el mismo numeral cambiario de la

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transacción inicial e indicar en el siguiente campo que la transacción reportada es una devolución.

Para las siguientes operaciones, que son diferentes a las incluidas en los numerales cambiarios, ingrese los siguientes códigos:

9001: la entidad reportante compra divisas por ventanilla al cliente

9002: la entidad reportante vende divisas por ventanilla al cliente

9003: operaciones no monetizadas (ingreso de divisas)

9004: operaciones no monetizadas (egreso de divisas)

Columna 5 - Devolución: este campo indica si la operación que está siendo reportada corresponde a una devolución. Si la transacción reportada es una devolución, ingrese “1”. Si la transacción reportada no es una devolución, ingrese “0”.

Columna 6 - Valor de la operación: es el monto de la transacción convertido a pesos corrientes colombianos según la tasa negociada en dicha operación. Para aquellas operaciones en que se reciben o entregan divisas (no monetización) se debe usar la certificación de la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo la operación que va a ser reportada. Las operaciones en divisas distintas al dólar de los Estados Unidos de América se deben convertir a dicha moneda empleando la tasa de conversión del día en que se realice la operación.

Columna 7 - Tipo de divisa: se registra el código alfabético de la divisa que interviene en la operación de acuerdo a la codificación de divisas ISO 4217. Si una operación reportada fue realizada con moneda legal y moneda extranjera, en este campo debe ingresar el código alfabético correspondiente a la moneda extranjera. Los códigos ISO 4217 se pueden consultan en la página web de la UIAF.

Columna 8 - Forma de pago: es el código del medio de pago que fue utilizado para realizar la operación. Este código debe ser seleccionado del cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 4”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Columna 9 - Tipo de producto: es el código del producto financiero donde se depositan o de donde se extraen los recursos de la operación. Este código debe ser seleccionado del cuadro 2 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 4”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

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Cuando se reporta una operación de compra o venta de divisas por ventanilla que no tuvo involucrado un producto financiero del cliente reportado en las columnas 12 a la 17, debe ingresar en este campo el valor de “-1”.

Cuando se reporta una operación en la cual el cliente reportado en las columnas 12 a la 17 no cuenta con productos financieros en la entidad que realiza el reporte, debe ingresar en este campo el valor de “-1”.

Columna 10 - Número del producto: es el número de identificación único que asigna la entidad reportante a cada producto financiero donde se depositan o de donde se extraen los recursos de la operación. Este número debe ser igual al número único del producto que es reportado en el reporte de productos (anexo 6).

Cuando se reporta una operación de compra o venta de divisas por ventanilla que no tuvo involucrado un producto financiero del cliente reportado en las columnas 12 a la 17, debe ingresar en este campo el valor de “-1”.

Cuando se reporta una operación en la cual el cliente reportado en las columnas 12 a la 17 no cuenta con productos financieros en la entidad que realiza el reporte, debe ingresar en este campo el valor de “-1”.

Columna 11 - Tipo de identificación del cliente: es el código que indica el tipo de documento de identificación del cliente de la entidad que realiza la operación que está siendo reportada. Esta operación pueden ser: i) enviar o recibir divisas a través de una operación de transferencia o remesa, y ii) comprar o vender de divisas. Este código debe asignarse de acuerdo al cuadro 3 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 4”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Columna 12 - Número de identificación del cliente: es el número de identificación del cliente que realiza la operación que está siendo reportada. En el caso de los NIT, no debe incluir el dígito de verificación.

Columna 13 - Dígito de verificación del cliente: este campo solo aplica para las identificaciones tipo NIT de la columna 12 que cuentan con el dígito de verificación. Debe ingresar el valor de “-1” cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT de la columna 12 o cuando el tipo de identificación de la columna 12 es diferente a NIT.

Columna 14 - Nombre del cliente: es el nombre con que se encuentra registrado el cliente que realiza la operación reportada. Para una persona natural, se incluyen los nombres y apellidos (respetando este orden). Para una persona jurídica, es la razón social.

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Columna 15 - Dirección del cliente: es la dirección de contacto del cliente que realiza la operación que está siendo reportada. Para la escritura de direcciones, las entidades deben consultar el documento dispuesto en la página web de la UIAF.

Columna 16 - Municipio donde se realiza la operación: es el código que representa el municipio en donde se realiza la operación que está siendo reportada. Este código debe asignarse de acuerdo con la codificación DANE de municipios. Es de destacar que Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001. Los códigos de municipios del DANE se pueden consultan en la página web de la UIAF. Si el accionista, socio y/o asociado reside o se ubica legalmente en el exterior, ingrese el valor -1.

Columna 17 - Teléfono del cliente: se registra el número completo del teléfono del cliente que realiza la operación que está siendo reportada. No incluya indicativos, extensiones ni códigos de operadores, separadores, espacios en blanco. Si no conoce esta información, el valor a ingresar en este campo es “-1”. No debe dejar vacío este campo.

Columna 18 - Tipo de identificación del remitente/beneficiario: es el código que indica el tipo de identificación del individuo (persona natural, persona jurídica, fondo, etc.) que remite las divisas desde el exterior hacia el cliente en Colombia o el individuo que recibe las divisas en el exterior que fueron enviadas por el cliente desde Colombia. Este código debe asignarse de acuerdo al cuadro 3 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 4”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas por ventanilla (donde el remitente/beneficiario es la entidad reportante que compra las divisas que el cliente está vendiendo o que vende las divisas que el cliente está comprando) o cuando no se conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor de “-1”.

Columna 19 - Número de identificación del remitente/beneficiario: es el número de identificación del individuo (persona natural, persona jurídica, fondo, etc.) que remite las divisas desde el exterior hacia el cliente en Colombia o el individuo que recibe las divisas en el exterior que fueron enviadas por el cliente desde Colombia. En el caso de los NIT, no debe incluir el dígito de verificación.

Esta información puede extraerse del mensaje Swift de la operación o desde otros medios. En el caso de los mensajes Swift, la identificación del remitente de las divisas desde el exterior se encuentra en el campo 50K: Ordering Customer del texto del mensaje y la identificación del beneficiario que recibe las divisas en el exterior corresponde al campo 59: Beneficiary Customer del texto del mensaje.

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Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas por ventanilla (donde el remitente/beneficiario es la entidad reportante que compra las divisas que el cliente está vendiendo o que vende las divisas que el cliente está comprando) o cuando no se conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor de “-1”.

Columna 20 - Dígito de verificación del remitente/beneficiario: este campo solo aplica para las identificaciones tipo NIT de la columna 19 que cuentan con el dígito de verificación. Debe ingresar el valor de “-1” cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT de la columna 19 o cuando el tipo de identificación de la columna 19 es diferente a NIT.

Columna 21 - Nombre del remitente/beneficiario: es el nombre del individuo (persona natural, persona jurídica, fondo, etc.) que remite las divisas desde el exterior hacia el cliente en Colombia o el individuo que recibe las divisas en el exterior que fueron enviadas por el cliente desde Colombia. Para una persona natural, se incluyen los nombres y apellidos (respetando este orden). Para una persona jurídica, es la razón social.

Esta información puede extraerse del mensaje Swift de la operación o desde otros medios. En el caso de los mensajes Swift, el nombre del remitente de las divisas desde el exterior se encuentra en el campo 50K: Ordering Customer del texto del mensaje y el nombre del beneficiario que recibe las divisas en el exterior corresponde al campo 59: Beneficiary Customer del texto del mensaje.

Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas por ventanilla (donde el remitente/beneficiario es la entidad reportante que compra las divisas que el cliente está vendiendo o que vende las divisas que el cliente está comprando) o cuando no se conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor de “-1”.

Columna 22 - Entidad que envía/recibe: en este campo se registra el nombre completo de la entidad que envía las divisas desde el exterior o que recibe las divisas en el exterior. Esta información puede extraerse del mensaje Swift de la operación o de otros medios.

En el caso de los mensajes Swift, el nombre de la entidad que envía se encuentra en el campo Sender de la cabecera del mensaje y el nombre de la entidad que recibe se encuentra en el campo Receiver de la cabecera del mensaje.

Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas entre el cliente y la entidad reportada, debe ingresar el valor de “-1” en este campo.

Columna 23 - País donde se ubica la entidad que envía/recibe: es el código del país donde se encuentra ubicada la entidad que envía las divisas desde el exterior o que recibe las divisas en el exterior. Es decir, es el país desde donde la entidad reportada en

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la columna 21 envía las divisas desde el exterior hacia Colombia o el país donde la entidad de la columna 21 recibe las divisas que fueron enviadas desde Colombia.

Esta información puede extraerse del mensaje Swift de la operación o de otros medios. En el caso de los mensajes Swift, el país donde se ubica la entidad que envía se encuentra en el campo Sender de la cabecera del mensaje y el país donde se ubica la entidad que recibe se encuentra en el campo Receiver de la cabecera del mensaje.

Este código se asigna de acuerdo a la codificación de divisas estándar ISO 3166 y debe corresponder al código alfabético de 2 dígitos.

Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas locales entre el cliente y la entidad reportada, debe ingresar el código alfabético “CO” en este campo.

Columna 24 - Ciudad donde se ubica la entidad que envía/recibe: es el nombre de la ciudad donde se encuentra ubicada la entidad que envía las divisas desde el exterior o que recibe las divisas en el exterior. Es decir, es la ciudad desde donde la entidad reportada en la columna 21 que envía las divisas desde el exterior hacia Colombia o la ciudad en el exterior donde la entidad de la columna 21 recibe las divisas que fueron enviadas desde Colombia.

Esta información puede extraerse del mensaje Swift de la operación o de otros medios. En el caso de los mensajes Swift, la ciudad donde se ubica la entidad que envía se encuentra en el campo Sender de la cabecera del mensaje y la ciudad donde se ubica la entidad que recibe se encuentra en el campo Receiver de la cabecera del mensaje.

Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas entre el cliente y la entidad reportada o cuando no se conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor de “-1”.

Columna 25 - Intermediario que envía/recibe: en este campo se registra el nombre completo de la entidad intermediaria que envía las divisas a la entidad reportada en la columna 21 o la entidad intermediaria que recibe las divisas que fueron enviadas por la entidad reportada en la columna 21.

Para las operaciones reportadas en donde se envían divisas desde el exterior hacia Colombia (divisas recibidas a nivel local) y se tuvo más de una entidad intermediaria involucrada, en las columnas 25 a 27 debe reportarse la información del intermediario que mandó las divisas a la entidad que envía. Por su parte, para las operaciones reportadas en donde se envían divisas desde Colombia hacia el exterior y se tuvo más de una entidad intermediaria involucrada, en las columnas 25 a 27 debe reportarse la información del intermediario que mandó las divisas a la entidad de destino cuyo cliente es el beneficiario de la operación.

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Esta información puede extraerse del mensaje Swift de la operación o de otros medios. En el caso de los mensajes Swift, esta información se encuentra en el campo 56: Intermediary Institution del texto del mensaje.

Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas entre el cliente y la entidad reportada o cuando no se conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor de “-1”.

Si la operación reportada no contó con un intermediario, el valor a ingresar es “-2”.

Columna 26 - País donde se ubica el intermediario que envía/recibe: es el código del país donde se encuentra ubicada la entidad intermediaria que envía las divisas a la entidad reportada en la columna 21 o la entidad intermediaria que recibe las divisas que fueron enviadas por la entidad reportada en la columna 21.

Esta información puede extraerse del mensaje Swift de la operación o de otros medios. En el caso de los mensajes Swift, esta información se encuentra en el campo 56: Intermediary Institution del texto del mensaje.

Este código se asigna de acuerdo a la codificación de divisas estándar ISO 3166 y debe corresponder al código alfabético de 2 dígitos.

Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas entre el cliente y la entidad reportada o cuando no se conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor de “-1”.

Si la operación reportada no contó con un intermediario, el valor a ingresar es “-2”.

Columna 27 - Ciudad donde se ubica el intermediario que envía/recibe: es el nombre de la ciudad donde se encuentra ubicada la entidad intermediaria que envía las divisas a la entidad reportada en la columna 21 o la entidad intermediaria que recibe las divisas que fueron enviadas por la entidad reportada en la columna 21.

Esta información puede extraerse del mensaje Swift de la operación o de otros medios. En el caso de los mensajes Swift, esta información se encuentra en el campo 56: Intermediary Institution del texto del mensaje.

Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas entre el cliente y la entidad reportada o cuando no se conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor de “-1”.

Si la operación reportada no contó con un intermediario, el valor a ingresar es “-2”.

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Columna 28 - Entidad de origen/destino: este campo corresponde al nombre completo de la entidad desde donde se origina el envío de las divisas desde el exterior hacia la entidad reportante en Colombia o el nombre de aquella entidad en el exterior hacia donde se dirigen finalmente las divisas que fueron enviadas por la entidad reportante en Colombia.

Esta información puede extraerse del mensaje Swift de la operación o de otros medios. En el caso de los mensajes Swift, el nombre de la entidad de origen de las divisas enviadas desde el exterior se puede encontrar en los campos 57: Account With Institution, 52: Ordering Institution o 53: Sender’s Correspondent del texto del mensaje.

Por su parte, el nombre de la entidad de destino final que recibe las divisas en el exterior puede identificarse en el campo 57: Account With Institution del texto del mensaje.

Si la entidad de origen/destino es la misma que la entidad que envía/recibe reportada en la columna 22, en este campo debe ingresar la misma información.

Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas entre el cliente y la entidad reportada o cuando no se conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor de “-1”.

Columna 29 - País donde se ubica la entidad de origen/destino: es el código del país donde se encuentra ubicada la entidad desde donde se origina el envío de las divisas desde el exterior hacia la entidad reportante en Colombia o el código del país donde se ubica la entidad hacia donde se dirigen finalmente las divisas que fueron enviadas por la entidad reportante en Colombia.

Esta información puede extraerse del mensaje Swift de la operación o de otros medios. En el caso de los mensajes Swift, es el país donde se ubica la entidad de origen de las divisas enviadas desde el exterior se puede encontrar en los campos 57: Account With Institution, 52: Ordering Institution o 53: Sender’s Correspondent del texto del mensaje. Entretanto, el país donde se ubica la entidad de destino final que recibe las divisas en el exterior puede identificarse en el campo 57: Account With Institution del texto del mensaje.

Este código se asigna de acuerdo a la codificación de divisas estándar ISO 3166 y debe corresponder al código alfabético de 2 dígitos.

Si el país donde se ubica la entidad de origen/destino es el mismo país donde se ubica la entidad que envía/recibe reportado en la columna 23, debe ingresar la misma información en este campo.

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Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas entre el cliente y la entidad reportada o cuando no se conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor de “-1”.

Columna 30 - Ciudad donde se ubica la entidad de origen/destino: es el nombre de la ciudad donde se encuentra ubicada la entidad desde donde se origina el envío de las divisas desde el exterior hacia la entidad reportante en Colombia o el nombre de la ciudad en el exterior donde se ubica la entidad hacia donde se dirigen finalmente las divisas que fueron enviadas desde por la entidad reportante en Colombia.

En el caso de los mensajes Swift, es la ciudad donde se ubica la entidad de origen de las divisas enviadas desde el exterior se puede encontrar en los campos 57: Account With Institution, 52: Ordering Institution o 53: Sender’s Correspondent del texto del mensaje. Por su parte, la ciudad donde se ubica la entidad de destino final que recibe las divisas en el exterior puede identificarse en el campo 57: Account With Institution del texto del mensaje.

Si la ciudad donde se ubica la entidad de origen/destino es la misma ciudad donde se ubica la entidad que envía/recibe reportada en la columna 24, debe ingresar la misma información en este campo.

Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas entre el cliente y la entidad reportada o cuando no se conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor de “-1”.

La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:

Cuadro 2. Cuerpo del archivo del reporte de operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Inicia en 1.
— No se puede repetir.
— Alineado a la derecha
2Código de la sucursal donde se realiza la operación11144Numérico— Código que identifique plenamente a la sucursal
— Alineado a la derecha
3Fecha de la operación152410Fecha— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2019), MM es el mes (ej. 01) y DD es el día (ej. 08).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 2 del 2019 será 2019-01-02.
4Tipo de operación25284Numérico— Numerales cambiarios de acuerdo con la circular reglamentaria expedida por el Banco de la

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      República.
— En caso de que a una operación correspondan varios numerales, se debe reportar un registro por cada numeral.
— Para las siguientes operaciones, que son diferentes a las incluidas en los numerales cambiarios, ingrese los siguientes códigos:
9001: la entidad reportante compra divisas por ventanilla al cliente
9002: la entidad reportante vende divisas por ventanilla al cliente
9003: operaciones no monetizadas (ingreso de divisas)
9004: operaciones no monetizadas (egreso de divisas)
— En el caso en que la transacción cambiaria sea una devolución, se deberá registrar el mismo numeral cambiario de la transacción inicial y en el siguiente campo debe indicar que es una devolución.
 
5Devolución29291Numérico— Si la transacción reportada es una devolución, ingrese “1”.
— Si la transacción reportada no es una devolución, ingrese “0”.
6Valor de la operación304920Numérico— Valor en pesos corrientes colombianos.
— No incluir decimales y tampoco separadores de miles
— Para aquellas operaciones en que se reciben o entregan divisas (no hay monetización), se debe convertir el valor de la operación a pesos colombianos tomando la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo la operación que va a ser reportada.
— Las operaciones en divisas distintas al dólar de los Estados Unidos de América se deben convertir a dicha moneda empleando la tasa de conversión del día en que se realice la operación publicada por la SFC.
— Alinear a la derecha
7Tipo de divisa50523Numérico— Se debe ingresar el código alfabético de la divisa de acuerdo a los Códigos de Divisas (ISO 4217).
— Si una operación reportada fue realizada con moneda legal y moneda extranjera, en este campo debe ingresar el código alfabético correspondiente a la moneda extranjera.
— Ej. si la operación se realizó con dólares de Estados Unidos, el código es “USD”.
— Ej. si la operación se realizó con euros, el código es “EUR”.

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8Forma de pago53542Numérico— Código seleccionado del cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 4”
9Tipo de producto55562Numérico— Código seleccionado del cuadro 2 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 4”
10Número del producto577620Alfanumérico— Número único del producto financiero en Colombia desde donde se extraen los recursos o en donde se depositan. Este número debe coincidir con el número único del producto con que se reporta el producto financiero en el reporte de productos.
— Si no se conoce esta información, el valor a ingresar en este campo es “-1”, no debe dejar vacío este campo.
— Alineado a la izquierda
11Tipo de identificación de quien recibe/envía77782Numérico— Código seleccionado del cuadro 3 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 4”.
12Número de identificación de quien envía/recibe799820Alfanumérico— Diligenciar sin guiones, puntos, comas, espacios en blanco o separadores
— Alineado a la izquierda
— Para los NIT, no incluir el dígito de verificación
13Dígito de verificación de quien envía/recibe991002Numérico— Para los NIT, debe ingresar el dígito de verificación precedido de un “0” (ej. un NIT con dígito de verificación 5, debe ingresar el valor “05”).
— Debe ingresar el valor “-1” cuando desconozca el dígito de verificación del NIT del individuo reportado que realiza la operación o cuando el tipo de identificación del individuo reportado que realiza la operación es diferente a un NIT.
14Nombre de quien envía/recibe101355255Alfanumérico— Alineado a la izquierda
15Dirección de quien envía/recibe35639540Alfanumérico— Se debe utilizar la nomenclatura catastral.
— Si no se conoce esta información, el valor a ingresar en este campo es “-1”, no debe dejar vacío este campo.
— Alineado a la izquierda
16Municipio donde se recibe/envía3964005Numérico— De acuerdo con la codificación DANE de municipios
— Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.
— Alineado a la derecha
17Teléfono de quien envía/recibe40141010Alfanumérico— Número completo sin incluir indicativos, prefijos, extensiones ni caracteres adicionales
— Solo 1 teléfono, en el cual se pueda contactar a la persona.

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      — Si no se conoce esta información, el valor a ingresar en este campo es “-1”. No debe dejar vacío este campo.
— Alineado a la izquierda
 
18Tipo de identificación del remitente/beneficiario4114122Numérico— Código seleccionado del cuadro 3 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 4”.
— Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas o cuando no conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor “-1”. No debe dejar vacío este campo.
19Número de identificación del remitente/beneficiario41343220Alfanumérico— Diligenciar sin guiones, puntos, comas, espacios en blanco o separadores
— Para los NIT, no incluir el dígito de verificación
— Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas o cuando no conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor “-1”. No debe dejar vacío este campo.
— Alineado a la izquierda
20Dígito de verificación del remitente/beneficiario4334342Numérico— Para los NIT, debe ingresar el dígito de verificación precedido de un “0” (ej. un NIT con dígito de verificación 5, debe ingresar el valor “05”).
— Debe ingresar el valor “-1” cuando desconozca el dígito de verificación del NIT del individuo reportado que realiza la operación o cuando el tipo de identificación del individuo reportado que realiza la operación es diferente a un NIT.
21Nombre del remitente/beneficiario435689255Alfanumérico— Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas o cuando no conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor “-1”. No debe dejar vacío este campo.
— Alineado a la izquierda
22Entidad que envía/recibe690944255Alfanumérico— Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas, debe ingresar el valor de “-1” en este campo.
— Alineado a la izquierda
23País donde se ubica la entidad que envía/recibe9459462Alfanumérico— Este código se asigna de acuerdo a la codificación de divisas estándar ISO 3166 y debe corresponder al código alfabético de 2 dígitos.
— Alineado a la izquierda
24Ciudad donde se ubica la entidad que envía/recibe9471046100Alfanumérico— Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas o cuando no conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor “-1”. No debe dejar vacío este campo.
— Alineado a la izquierda

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25Intermediario que envía/recibe10471301255Alfanumérico— Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas o cuando no conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor “-1”. No debe dejar vacío este campo.
— Si la operación reportada no contó con un intermediario, el valor a ingresar es “-2”.
— Alineado a la izquierda
26País donde se ubica el intermediario que envía/recibe130213032Alfanumérico— Este código se asigna de acuerdo a la codificación de divisas estándar ISO 3166 y debe corresponder al código alfabético de 2 dígitos.
— Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas o cuando no conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor “-1”. No debe dejar vacío este campo.
— Si la operación reportada no contó con un intermediario, el valor a ingresar es “-2”.
— Alineado a la izquierda
27Ciudad donde se ubica el intermediario que envía/recibe13041403100Alfanumérico— Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas o cuando no conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor “-1”. No debe dejar vacío este campo.
— Si la operación reportada no contó con un intermediario, el valor a ingresar es “-2”.
— Alineado a la izquierda
28Entidad de origen/destino14041658255Alfanumérico— Si la entidad de origen/destino es la misma que la entidad que envía/recibe reportada en la columna 22, en este campo debe ingresar la misma información.
— Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas o cuando no conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor “-1”. No debe dejar vacío este campo.
— Alineado a la izquierda
29País donde se ubica la entidad de origen/destino165916602Alfanumérico— Este código se asigna de acuerdo a la codificación de divisas estándar ISO 3166 y debe corresponder al código alfabético de 2 dígitos.
— Si el país donde se ubica la entidad de origen/destino es el mismo país donde se ubica la entidad que envía/recibe reportado en la columna 23, debe ingresar la misma información en este campo.
— Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas o cuando no conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor “-1”. No debe dejar vacío este

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      campo.
— Alineado a la izquierda
 
30Ciudad donde se ubica la entidad de origen/destino16611760100Alfanumérico— Si la ciudad donde se ubica la entidad de origen/destino es la misma ciudad donde se ubica la entidad que envía/recibe reportada en la columna 24, debe ingresar la misma información en este campo.
— Cuando se reporte una operación de compra o venta de divisas o cuando no conozca la información solicitada en este campo, debe ingresar el valor “-1”. No debe dejar vacío este campo.
— Alineado a la izquierda

3.3. Cola.

Es el último registro del archivo. Tiene como objetivo realizar una verificación de la información entregada. Así, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 que contiene el archivo.

Este registro se elabora de acuerdo a la siguiente información:

Cuadro 3. Cola del archivo del reporte de operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Consecutivo número de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Número total de operaciones reportadas192810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
4Fin de registro2917601732Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 1760 posiciones

4. Consideraciones a la hora de realizar los reportes.

En general, para la escritura de variables con formato numérico se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.

• En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.

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En general, para la escritura de variables con formato alfanumérico se debe tener en consideración lo siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.

• En ningún caso se debe completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.

• Todas las letras incluidas en la información relacionada deben ser escritas en mayúscula.

Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) puede descargar:

• Los numerales cambiarios de la Circular Reglamentaria Externa DCIN-83

• La codificación DANE de los municipios

• La codificación ISO 3166 de países

• La codificación ISO 4217 de divisas

• Un archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido en el reporte de las operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas

• Un documento de preguntas frecuentes para aclarar inquietudes relacionadas con este reporte.

Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF que el reporte sea oportuno, veraz y de calidad.

5. Especificaciones para el envío de los reportes.

5.1. Envío de los reportes.

El medio de envío de los reportes realizados por las entidades vigiladas por la SFC es el sistema de reporte en línea (SIREL) de la UIAF.

La entidad usuaria de la información enviada por los reportantes es la UIAF.

Los reportes deben entregarse con una periodicidad mensual y contener la información solicitada correspondiente al mes inmediatamente anterior (es decir, la fecha de corte de la información es el último día del mes inmediatamente anterior).

La fecha de entrega de los reportes corresponde a los primeros 20 días calendario después de la fecha de corte del periodo mensual.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el solo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace el reporte.

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Si durante el periodo de reporte no se presentó alguna operación que haya dado lugar al reporte de las operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas motivo de este anexo técnico, la entidad reportante debe realizar, a través de SIREL, el reporte negativo (reporte de ausencia) durante los primeros 20 días del mes siguiente al periodo de reporte.

Si las entidades vigiladas por la SFC presentan alguna operación que da origen a este anexo técnico y no envían el reporte respectivo a la UIAF, estarán sujetas a las sanciones a las que haya lugar.

5.2. Proceso de envío de los reportes.

Para enviar los reportes a la UIAF, cada entidad reportante debe contar con un usuario que le permitirá ingresar a SIREL y realizar el cargue de los reportes.

La entidad debe registrarse a través de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el enlace SIREL - solicitud de código en línea, seleccionando sector: financiero y el tipo de entidad correspondiente según el listado de la Superintendencia Financiera de Colombia. Luego de obtener el código de entidad, esta debe solicitar el usuario para acceder al SIREL a través del enlace SIREL - solicitud de usuario.

Cada usuario está ligado al número de identificación de quien se registra. Por lo tanto, si la persona encargada de realizar el ingreso a SIREL cambia, la entidad reportante debe solicitar un nuevo usuario asociado al documento de identificación de la nueva persona encargada. Así mismo, la entidad debe solicitar la cancelación del anterior usuario a través del módulo de PQRSD dispuesto en la página web de la UIAF.

Recuerde solicitar las siguientes actualizaciones a través del módulo PQRSD:

• La actualización de datos de los usuarios en el SIREL: solo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto.

• La actualización de datos del oficial de cumplimiento: solo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto, nombres. En caso que no tenga un usuario en el SIREL debe solicitarlo a través de la opción mencionada con anterioridad.

• La cancelación de los usuarios retirados de la entidad reportante

• La cancelación de la entidad reportante

• La asociación de entidades a un usuario registrado y activo en el SIREL.

5.3. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío.

Los reportes enviados pueden presentar 3 situaciones:

Recibido: la UIAF considera que el reporte fue recibido a tiempo cuando el cargue exitoso fue realizado dentro del periodo estipulado y de conformidad con todas las

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exigencias y especificaciones establecidas en el presente anexo. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado con cargue fallido y al corregir tuvo cargue exitoso a más tardar 10 días calendario después de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo, si debe reportar los primeros 20 días del mes siguiente a la fecha de corte y las correcciones se hacen hasta el día 30 del mes, el reporte queda clasificado como recibido a tiempo.

Recibido extemporáneo: la UIAF considera que el reporte fue recibido extemporáneo cuando el primer cargue exitoso fue realizado fuera del periodo estipulado. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado con cargue fallido y al corregir tuvo cargue exitoso después de los 10 días calendario que transcurren luego de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo, si la entidad reportante obtuvo cargue fallido el día 18 del mes y el cargue exitoso fue el día 2 del mes siguiente, el reporte queda clasificado como recibido extemporáneo.

No recibido: la UIAF considera que un reporte fue no recibido cuando en la base de datos de la UIAF, no se encuentra ningún registro de reporte correspondiente a uno o más periodos.

El no recibido, el recibido extemporáneo y la mala calidad de los datos, afectan las labores de inteligencia que realiza la UIAF.

5.4. Solicitud de anulación para corrección de reporte.

Puede suceder que una vez cargado el archivo en forma exitosa, la entidad reportante o la UIAF identifique inconsistencias en la información enviada. En este caso la entidad reportante debe corregir la información y retransmitir el archivo completo. Los pasos a seguir son los siguientes:

Paso 1: la entidad reportante debe diligenciar el formato de solicitud de anulación para la corrección de reportes que encontrará en la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co sección SIREL - formatos y tablas generales.

Paso 2: la entidad reportante debe ingresar al módulo PQRSD de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, en tipo de solicitud debe seleccionar “Peticiones”, luego “Soporte” y, por último, “Solicitud anulación para corrección de reportes” y adjuntar el formato. El módulo de PQRSD le entregará un código para hacer el seguimiento a su solicitud.

Paso 3: una vez que la UIAF recibe la solicitud y hace la verificación, pone en estado fallido el reporte y le comunica a la entidad reportante (respuesta a la PQRSD) que puede realizar nuevamente el cargue.

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Paso 4: la entidad reportante debe realizar el cargue de información corregida tan pronto reciba respuesta a la PQRSD. Esta información quedará cargada como envío corregido.

Antes de enviar la información, cada entidad reportante debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas. Por ejemplo, solo el hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información. Asimismo, los reportantes deben verificar que sea incluida la información de los campos obligatorios.

5.5. Certificado de cargue de los reportes.

Una vez que la entidad reportante envíe cada uno de los reportes que le correspondan, recibirá mediante SIREL el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: exitoso o fallido. Este certificado puede ser impreso o almacenado en formato .pdf.

En el evento en el que el cargue sea fallido, el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea exitoso. La entidad reportante tendrá un plazo único de 10 días calendario para realizar el cargue exitoso de la información después de finalizado el plazo inicial.

6. Soporte.

Con el objetivo de solucionar sus inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las entidades reportantes y/o sujetos obligados:

Línea telefónica: en Bogotá el PBX: 288 5222 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 018000 11 11 83.

Chat técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a. m. a 11:30 a. m. y de 2:30 p. m. a 4:00 p. m.

Módulo PQRSD (peticiones, quejas, reclamos y denuncias): en www.uiaf.gov.co/ contáctenos/ peticiones, quejas, reclamos y denuncias - (PQRSD).

ANEXO 5

Documento técnico e instructivo para el reporte de las transacciones con tarjetas internacionales a través de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia

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Superintendencia Financiera de Colombia

Documento técnico e instructivo del anexo 5

Reporte de las transacciones con tarjetas internacionales a través de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia

Última actualización: agosto de 2018

Contenido
1.Objetivo3
2.Descripción3
3.Especificaciones del archivo3
3.1.Encabezado4
3.2.Cuerpo del formato4
3.3.Cola8
4.Consideraciones a la hora de realizar los reportes8
5.Especificaciones para el envío de los reportes9
5.1.Envío de los reportes9
5.2.Proceso de envío de los reportes10
5.3.Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío10
5.4.Solicitud de anulación para corrección de reporte11
5.5.Certificado de cargue de los reportes12
6.Soporte12

Cuadros*
Cuadro 1. Encabezado del archivo de reporte de transacciones con tarjetas internacionales4
Cuadro 2. Cuerpo del archivo de reporte de transacciones con tarjetas internacionales6
Cuadro 3. Cola del archivo de reporte de transacciones con tarjetas internacionales8

*Los cuadros que no se encuentran en el presente documento técnico e instructivo pueden ser consultados por las entidades reportantes en el archivo “Cuadros complementarios del anexo 5”, el cual está a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

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Advertencia legal

“Los sujetos obligados por el presente anexo técnico deberán dar cumplimiento a los principios en el tratamiento de datos personales señalados en la Ley 1581 de 2012, específicamente los principios de veracidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En ese orden, se entiende que la transmisión de información a la que se refiere el reporte de que trata este anexo técnico se hace cumpliendo con las obligaciones normativas contempladas en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero; 3º, 4º y 9º de la Ley 526 de 1999, y con el capítulo IV del título IV de la parte I de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, y las demás normas que aclaren, sustituyan, condicionen, modifiquen o adicionen las anteriores normas”.

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1. Objetivo.

Este documento presenta los lineamientos técnicos e instrucciones que deben seguir las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) para realizar y enviar el reporte de transacciones con tarjetas internacionales en el sistema financiero a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

2. Descripción.

Las entidades vigiladas que administren o representen franquicias tales como: Visa, Diners, Master Card, American Express, Credencial, entre otras, deberán reportar a la UIAF mensualmente las operaciones compensadas con tarjetas crédito, débito y prepago expedidas en el exterior y realizadas a través de cajeros electrónicos y/o sistemas de pago de bajo valor.

Deben ser reportadas las transacciones que individualmente o sumadas en el periodo de reporte mensual, igualen o superen el valor de diez millones de ($10.000.000) si es moneda legal o su equivalente en otras monedas.

Solo deben reportarse las transacciones exitosas.

3. Especificaciones del archivo.

El archivo tipo texto que la entidad reportante debe enviar a la UIAF contiene información sobre cada una de las transacciones con tarjetas internacionales. Dentro del archivo en mención se deben incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registros tipo 2) y cola (registro tipo 3).

El formato del archivo es: archivo plano.

El formato para el nombre del archivo es: SSTTTCCCMMAA, donde SS identifica el sector, la TTT el tipo de entidad y CCC el código de la entidad, asignados por la SFC, MM para mes y AA para año.

El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI.

La información registrada puede tener los siguientes formatos:

Numérico: aquel que contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.

Alfanumérico: contiene cualquiera de los caracteres de la codificación ANSI.

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Fecha: este formato contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), ANSI 45 (-) y ANSI 58 (:). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, el guion como separador de estas posiciones, y los dos puntos como separador de las horas, minutos y segundos.

La longitud de registro es de 176 posiciones.

Todos los campos son obligatorios.

A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el archivo.

3.1. Encabezado.

Es el encabezado del archivo. Recoge la identificación de la entidad reportante. Solo existe un registro de este tipo por archivo. Es la cabecera del archivo.

Este registro se genera de acuerdo a la siguiente información:

Cuadro 1. Encabezado del archivo de reporte de transacciones con tarjetas internacionales

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de la entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Fecha de corte192810Fecha— Corresponde al último día del periodo reportado.
— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2021), MM es el mes (ej. 10) y DD es el día (ej. 31).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 1º del 2025 será 2025-01-31.
4Número total de transacciones reportadas293810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
5Fin de registro39176138Alfanumérico— Llenado con una X hasta completar las 176 posiciones

3.2. Cuerpo del formato.

Son los registros de todas las transacciones con tarjetas internacionales. El archivo debe contener tantos registros de este tipo, como transacciones a reportar.

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Para cada uno de los registros debe reportar la información de los siguientes campos:

Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo.

Columna 2 - Fecha y hora de la transacción: se registra la fecha y hora en la cual se realizó la transacción, bajo el formato AAAA-MM-DD-HH:MM:SS, donde AAAA es el año, MM es el mes, DD es el día, HH es la hora, MM son los minutos y SS son los segundos.

Columna 3 - Código de la red asignado a la entidad: se registra el código de la red a la que pertenece el cajero o dispositivo por donde se realiza la transacción, de acuerdo con la codificación asignada por la SFC en el momento de la autorización del permiso de funcionamiento de la institución financiera.

Este código debe registrarse bajo el formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01 para el sector financiero vigilado por la SFC), TTT es el número que identifica el tipo de entidad asignado por la SFC al momento de autorización del permiso de funcionamiento (ej. 021) y CCC es el número que identifica el código de la entidad asignado por la SFC al momento de autorización del permiso de funcionamiento (ej. 001).

Por ejemplo, si se realizó una transacción con una tarjeta internacional a través de un cajero ATH, el código de la red asignado a la entidad es el 01118002, pues la SFC identifica al sistema de pago de bajo valor ATH como tipo de entidad 118 y código de entidad 2.

Columna 4 - Código asignado al cajero o dispositivo de red: se registra el código que identifica al cajero o al dispositivo en la red. Si la transacción no se realizó por un cajero electrónico o por un dispositivo de red, el valor a ingresar en este campo es “-1”. No debe dejar vacío este campo.

Columna 5 - Número de la transacción: se registra el número que identifica la transacción en el dispositivo.

Columna 6 - Tipo de transacción: se diligencia el código del tipo de transacción efectuada. Este código debe ser seleccionado del cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 5”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Columna 7 - Código del país: en este campo debe registrar el código del país de expedición de la tarjeta, de acuerdo con el estándar ISO 3166. Los códigos de países ISO 3166 se pueden consulta[r] en la página web de la UIAF. Para las operaciones locales por ventanilla, el valor a ingresar en este campo es “-1”. No debe dejar vacío este campo.

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Columna 8 - Código BIN: se registra el número BIN de la tarjeta.

Columna 9 - Número de la tarjeta: se debe registrar el número que identifica la tarjeta.

Columna 10 - Valor de la transacción en pesos: es el monto exacto por el cual se hizo la transacción en pesos, sin incluir decimales, ni separadores de miles. Se debe convertir la transacción a pesos colombianos tomando la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo la operación que va a ser reportada. Las transacciones en divisas distintas al dólar de los Estados Unidos de América se deben convertir a dicha moneda empleando la tasa de conversión del día en que se realice la operación publicada por la SFC.

Columna 11 - Nombre del establecimiento: se registra el nombre del establecimiento donde se realiza la transacción. Esta información solo aplica para transacciones de compra con tarjeta debito/crédito. Cuando no se esté reportando una transacción de compra con tarjeta débito/crédito, el valor a ingresar en este campo es “-1”. No debe dejar vacío este campo.

Columna 12 - Código del municipio: se debe indicar el código del municipio donde se efectuó la transacción, de acuerdo con la codificación del Departamento Nacional de Estadística (DANE). Debe tener en cuenta que Bogotá por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.

La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:

Cuadro 2. Cuerpo del archivo de reporte de transacciones con tarjetas internacionales

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Inicia en 1.
— No se puede repetir.
— Alineado a la derecha
2Fecha y hora de la transacción112919Fecha— Formato AAAA-MM-DD-HH:MM:SS
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”, de igual forma para la hora. Ej. enero 1º del 2022 será 2022-01-01_08:30:15
3Código de la red asignado a la entidad30378Alfanumérico— Este código debe registrarse bajo el formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01 para el sector financiero vigilado por la SFC), TTT es el número que identifica el tipo de entidad asignado por la SFC al momento de autorización del permiso de funcionamiento (ej. 021) y CCC es el número que identifica el código de la entidad asignado por la SFC al momento de autorización del

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      permiso de funcionamiento (ej. 001).
— Por ejemplo, si se realizó una transacción con una tarjeta internacional a través de un cajero ATH, el código de la red asignado a la entidad es el 01118002, pues la SFC identifica al sistema de pago de bajo valor ATH como tipo de entidad 118 y código de entidad 2.
 
4Código asignado al cajero o dispositivo de red384710Numérico— Aplica para transacciones realizadas por cajero electrónico o dispositivo de red. Si la transacción no se realizó por un cajero electrónico o por un dispositivo de red, el valor a ingresar en este campo es “-1”. No debe dejar vacío este campo.
— Alineado a la derecha
Si
5Número de la transacción485710Numérico— Número que identifica la transacción en el dispositivo
— Alineado a la derecha
6Tipo de transacción58592Numérico— Código que identifica el tipo de transacción de acuerdo con la codificación del cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 5”
— Alineado a la derecha
7Código del país60612Alfanumérico— De acuerdo con el estándar ISO 3166
— Para las operaciones locales por ventanilla, el valor a ingresar en este campo es “-1”. No debe dejar vacío este campo.
8Código BIN627110Numérico— Alineado a la derecha
9Número de la tarjeta729120Numérico— Alineado a la derecha
10Valor de la transacción en pesos9211120Numérico— Valores positivos sin incluir decimales, ni separadores de miles
— Valor en pesos corrientes colombianos
— Se debe convertir la transacción a pesos colombianos tomando la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo la operación que va a ser reportada. Las transacciones en divisas distintas al dólar de los Estados Unidos de América se deben convertir a dicha moneda empleando la tasa de conversión del día en que se realice la operación publicada por la SFC.
— Alineado a la derecha
11Nombre del establecimiento11217160Alfanumérico— Aplica para transacciones de compra con tarjeta debito/crédito
— Cuando no se esté reportando una transacción de compra con tarjeta débito/crédito, el valor a ingresar

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      en este campo es “-1”. No debe dejar vacío este campo.
— Alineado a la izquierda
 
12Código del municipio1721765Numérico— De acuerdo con la codificación del DANE
— Alineado a la derecha
— Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001
— Alineado a la derecha

3.3. Cola.

Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 del cuerpo del formato. Solo existe un registro de este tipo por archivo. Es la cola del archivo.

Este registro se elabora de acuerdo a la siguiente información:

Cuadro 3. Cola del archivo de reporte de transacciones con tarjetas internacionales

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Consecutivo11010Numérico— Siempre el valor cero “0”
— Alineado a la izquierda
2Código de la entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (01), la “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia.
— Alineado a la izquierda
3Número total de transacciones reportadas192810Numérico— Total de registros tipo 2 reportados en el archivo
— Alineado a la derecha
4Fin de registro29176148Alfanumérico— Llenado con una X hasta completar las 176 posiciones

4. Consideraciones a la hora de realizar los reportes.

En general, para la escritura de variables con formato numérico se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.

• En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.

En general, para la escritura de variables con formato alfanumérico se debe tener en consideración lo siguiente:

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• Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.

• En ningún caso se debe completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.

• Todas las letras incluidas en la información relacionada deben ser escritas en mayúscula.

Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) podrá descargar:

• Codificación DANE de los municipios

• La codificación ISO 3166 de países

• Instrucciones para el correcto diligenciamiento de direcciones

• Un archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido para realizar el reporte de transacciones con tarjetas internacionales.

5. Especificaciones para el envío de los reportes.

5.1. Envío de los reportes.

El medio de envío de las entidades reportantes es el sistema de reporte en línea (SIREL) de la UIAF.

La entidad usuaria de la información enviada por los reportantes es la UIAF.

Los reportes deben entregarse con una periodicidad mensual y contener la información solicitada correspondiente al mes inmediatamente anterior (es decir, la fecha de corte de la información es el último día del mes inmediatamente anterior).

La fecha de entrega de los reportes corresponde a los primeros 20 días calendario después de la fecha de corte del periodo mensual.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el solo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace el reporte.

Si durante el periodo de reporte no se presentó alguna transacción que haya dado lugar al reporte de transacciones con tarjetas internacionales motivo de este anexo técnico, la entidad reportante no debe realizar el reporte negativo (reporte de ausencia) a través de SIREL.

Si las entidades vigiladas por la SFC presentan alguna transacción que da origen a este anexo técnico y no envían los reportes respectivos a la UIAF, estarán sujetas a las sanciones a las que haya lugar.

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5.2. Proceso de envío de los reportes.

Para enviar los reportes a la UIAF, cada entidad reportante debe contar con un usuario que le permitirá ingresar a SIREL y realizar el cargue de los reportes.

La entidad debe registrarse a través de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el enlace SIREL - solicitud de código en línea, seleccionando sector: financiero y el tipo de entidad correspondiente según el listado de la Superintendencia Financiera de Colombia. Luego de obtener el código de entidad, esta debe solicitar el usuario para acceder al SIREL a través del enlace SIREL - solicitud de usuario.

Cada usuario está ligado al número de identificación de quien se registra. Por lo tanto, si la persona encargada de realizar el ingreso a SIREL cambia, la entidad reportante debe solicitar un nuevo usuario asociado al documento de identificación de la nueva persona encargada. Así mismo, la entidad debe solicitar la cancelación del anterior usuario a través del módulo de PQRSD dispuesto en la página web de la UIAF.

Recuerde solicitar las siguientes actualizaciones a través del módulo PQRSD:

• La actualización de datos de los usuarios en el SIREL: solo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto.

• La actualización de datos del oficial de cumplimiento: solo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto, nombres. En caso que no tenga un usuario en el SIREL debe solicitarlo a través de la opción mencionada con anterioridad.

• La cancelación de los usuarios retirados de la entidad reportante

• La cancelación de la entidad reportante

• La asociación de entidades a un usuario registrado y activo en el SIREL.

5.3. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío.

Los reportes enviados pueden presentar 3 situaciones:

Recibido: la UIAF considera que el reporte fue recibido a tiempo cuando el cargue exitoso fue realizado dentro del periodo estipulado y de conformidad con todas las exigencias y especificaciones establecidas en el presente anexo. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado con cargue fallido y al corregir tuvo cargue exitoso a más tardar 10 días después de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo, si debe reportar los primeros 20 días del mes siguiente a la fecha de corte y las correcciones se hacen hasta el día 30 del mes, el reporte queda clasificado como recibido a tiempo.

Recibido extemporáneo: la UIAF considera que el reporte fue recibido extemporáneo cuando el primer cargue exitoso fue realizado fuera del periodo estipulado. También

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cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado con cargue fallido y al corregir tuvo cargue exitoso después de los 10 días calendario que transcurren luego de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo, si la entidad reportante obtuvo cargue fallido el día 18 del mes y el cargue exitoso fue el día 2 del mes siguiente, el reporte queda clasificado como recibido extemporáneo.

No recibido: la UIAF considera que un reporte fue no recibido cuando en la base de datos de la UIAF, no se encuentra ningún registro de reporte correspondiente a uno o más periodos.

El no recibido, el recibido extemporáneo y la mala calidad de los datos, afectan las labores de inteligencia que realiza la UIAF.

5.4. Solicitud de anulación para corrección de reporte.

Puede suceder que una vez cargado el archivo en forma exitosa, la entidad reportante o la UIAF identifique inconsistencias en la información enviada. En este caso la entidad reportante debe corregir la información y retransmitir el archivo completo. Los pasos a seguir son los siguientes:

Paso 1: la entidad reportante debe diligenciar el formato de solicitud de anulación para la corrección de reportes que encontrará en la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co sección SIREL - formatos y tablas generales.

Paso 2: la entidad reportante debe ingresar al módulo PQRSD de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, en tipo de solicitud debe seleccionar “Peticiones”, luego “Soporte” y, por último, “Solicitud anulación para corrección de reportes” y adjuntar el formato. El módulo de PQRSD le entregará un código para hacer el seguimiento a su solicitud.

Paso 3: una vez que la UIAF recibe la solicitud y hace la verificación, pone en estado fallido el reporte y le comunica a la entidad reportante (respuesta a la PQRSD) que puede realizar nuevamente el cargue.

Paso 4: la entidad reportante debe realizar el cargue de información corregida tan pronto reciba respuesta a la PQRSD. Esta información quedará cargada como envío corregido.

Antes de enviar la información, cada entidad reportante debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas. Por ejemplo, solo el hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información. Asimismo, los reportantes deben verificar que sea incluida la información de los campos obligatorios.

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5.5. Certificado de cargue de los reportes.

Una vez que la entidad reportante envíe cada uno de los reportes que le correspondan, recibirá mediante SIREL el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: exitoso o fallido. Este certificado puede ser impreso o almacenado en formato .pdf.

En el evento en el que el cargue sea fallido, el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea exitoso. La entidad reportante tendrá un plazo único de 10 días calendario para realizar el cargue exitoso de la información después de finalizado el plazo inicial.

6. Soporte.

Con el objetivo de solucionar sus inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las entidades reportantes y/o sujetos obligados:

Línea telefónica: en Bogotá el PBX: 288 5222 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 018000 11 11 83.

Chat técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a. m. a 11:30 a. m. y de 2:30 p. m. a 4:00 p. m.

Módulo PQRSD (peticiones, quejas, reclamos y denuncias): en www.uiaf.gov.co/ contáctenos/ peticiones, quejas, reclamos y denuncias - (PQRSD).

ANEXO 6

Documento técnico e instructivo para el reporte de los productos ofrecidos por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia

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Superintendencia Financiera de Colombia

Documento tecnico e instructivo del anexo 6

Reporte de los productos ofrecidos por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia

Última actualización: agosto de 2018

Contenido
1.Objetivo5
2.Descripción5
3.Reporte de productos general7
3.1.Generalidades7
3.2.Especificaciones del archivo 18
3.2.1.Encabezado10
3.2.2.Cuerpo del formato10
3.2.3.Cola14
3.3.Especificaciones del archivo 214
3.3.1.Encabezado15
3.3.2.Cuerpo del formato16
3.3.3.Cola18
4.Reporte de fondos19
4.1.Generalidades19
4.2.Especificaciones del archivo 121
4.2.1.Encabezado22
4.2.2.Cuerpo del formato22
4.2.3.Cola26
4.3.Especificaciones del archivo 226
4.3.1.Encabezado27
4.3.2.Cuerpo del formato28
4.3.3.Cola31
5.Reporte de los negocios fiduciarios32

Página 2

5.1.Generalidades32
5.2.Especificaciones del archivo 133
5.2.1.Encabezado34
5.2.2.Cuerpo del formato35
5.2.3.Cola39
5.3.Especificaciones del archivo 240
5.3.1.Encabezado41
5.3.2.Cuerpo del formato41
5.3.3.Cola45
6.Reporte de la industria aseguradora46
6.1.Generalidades46
6.2.Especificaciones del archivo 148
6.2.1.Encabezado48
6.2.2.Cuerpo del formato49
6.2.3.Cola53
6.3.Especificaciones del archivo 254
6.3.1.Encabezado55
6.3.2.Cuerpo del formato55
6.3.3.Cola57
7.Consideraciones a la hora de realizar los reportes58
8.Especificaciones para el envío de los reportes60
8.1.Envío de los reportes60
8.2.Proceso de envío de los reportes61
8.3.Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío61
8.4.Solicitud de anulación para corrección de reporte62
8.5.Certificado de cargue de los reportes63
9.Soporte63

Figuras 
Figura 1. Reporte de productos general8
Figura 2. Caracteres de la codificación ANSI para el formato alfanumérico9
Figura 3. Reporte de fondos20
Figura 4. Reporte de los negocios fiduciarios33
Figura 5. Reporte de la industria aseguradora47

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Cuadros*
Cuadro 1. Reporte de productos y tipo de entidad que debe reportar6
Cuadro 2. Encabezado del archivo 1 del reporte de productos general10
Cuadro 3. Cuerpo del archivo 1 del reporte de productos general13
Cuadro 4. Cola del archivo 1 del reporte de productos general14
Cuadro 5. Encabezado del archivo 2 del reporte de productos general15
Cuadro 6. Cuerpo del archivo 2 del reporte de productos general17
Cuadro 7. Cola del archivo 2 del reporte de productos general18
Cuadro 8. Encabezado del archivo 1 del reporte de fondos22
Cuadro 9. Cuerpo del archivo 1 del reporte de fondos25
Cuadro 10. Cola del archivo 1 del reporte de fondos26
Cuadro 11. Encabezado del archivo 2 del reporte de fondos27
Cuadro 12. Cuerpo del archivo 2 del reporte de fondos30
Cuadro 13. Cola del archivo 2 del reporte de fondos31
Cuadro 14. Encabezado del archivo 1 del reporte de los negocios fiduciarios34
Cuadro 15. Cuerpo del archivo 1 del reporte de los negocios fiduciarios38
Cuadro 16. Cola del archivo 1 del reporte de los negocios fiduciarios40
Cuadro 17. Encabezado del archivo 2 del reporte de los negocios fiduciarios41
Cuadro 18. Cuerpo del archivo 2 del reporte de los negocios fiduciarios44
Cuadro 19. Cola del archivo 2 del reporte de los negocios fiduciarios46
Cuadro 20. Encabezado del archivo 1 del reporte de la industria aseguradora49
Cuadro 21. Cuerpo del archivo 1 del reporte de la industria aseguradora52
Cuadro 22. Cola del archivo 1 del reporte de la industria aseguradora54
Cuadro 23. Encabezado del archivo 2 del reporte de la industria aseguradora55
Cuadro 24. Cuerpo del archivo 2 del reporte de la industria aseguradora57
Cuadro 25. Cola del archivo 2 del reporte de la industria aseguradora58

*Los cuadros que no se encuentran en el presente documento técnico e instructivo pueden ser consultados por las entidades reportantes en el archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual está a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

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Advertencia legal

“Los sujetos obligados por el presente anexo técnico deberán dar cumplimiento a los principios en el tratamiento de datos personales señalados en la Ley 1581 de 2012, específicamente los principios de veracidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En ese orden, se entiende que la transmisión de información a la que se refiere el reporte de que trata este anexo técnico se hace cumpliendo con las obligaciones normativas contempladas en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero; 3º, 4º y 9º de la Ley 526 de 1999, y con el capítulo IV del título IV de la parte I de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, y las demás normas que aclaren, sustituyan, condicionen, modifiquen o adicionen las anteriores normas”.

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1. Objetivo.

Este documento presenta los lineamientos técnicos e instrucciones a seguir por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) para realizar y enviar el reporte de productos ofrecidos a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

Las entidades vigiladas por la SFC deben reportar todos los productos vigentes, saldados, cancelados, en liquidación y liquidados durante todo el periodo reportado; los cuales representen operaciones activas y/o pasivas.

Se exceptúa del presente reporte los productos constituidos directamente entre entidades vigiladas por la SFC y aquellos constituidos con el Banco de la República. Es decir, solo debe reportarse la información correspondiente a productos constituidos en beneficio o por cuenta de un tercero diferente a una entidad vigilada por la SFC y al Banco de la República.

Todas las entidades quedarán exentas de entrega de información de operaciones activas y pasivas que se canalicen a través del mercado de valores colombiano que se encuentren inscritos en el Registro Nacional de Valores y emisores (compraventa de títulos valores).

2. Descripción.

La SFC vigila entidades financieras con diferente naturaleza y amplia diversidad de productos ofrecidos. Dichas características justifican la división del reporte de productos en cuatro categorías, los cuales se describen a continuación:

Reporte de productos general: las entidades vigiladas por la SFC deben reportar todos sus productos ofrecidos diferentes a los fondos administrados, a las cuentas ómnibus administradas, a los negocios fiduciarios, a los seguros y a los títulos de capitalización.

Reporte de fondos: en este reporte deben incluirse los fondos de inversión colectiva, fondos de capital privado, fondos mutuos, fondos de capital extranjero, fondos de pensiones voluntarias y demás fondos administrados por las entidades vigiladas por la SFC. También deben reportarse las cuentas ómnibus administradas a través de la actividad de distribución especializada.

Reporte del negocio fiduciario: es específico para todas las sociedades fiduciarias y deben reportarse todos los negocios fiduciarios de acuerdo con la clasificación utilizada por la SFC al momento de inscribir el negocio. Existen dos excepciones: i) los fondos de inversión colectiva administrados por las fiduciarias deben reportarse en el reporte de fondos; y ii) los negocios fiduciarios inscritos en el subtipo fondos de pensiones de jubilación e invalidez (fondos de pensiones voluntarias) del tipo recursos del sistema general de seguridad social y otros de la SFC, deben reportarse como fondos de pensiones voluntarias en el reporte de fondos.

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Reporte de la industria aseguradora: en este reporte se contemplan aquellos productos financieros con componente de ahorro-inversión, teniendo en cuenta las recomendaciones del GAFI en materia de seguros de vida. Así, deben registrarse los seguros de vida con componente de ahorro o inversión ofrecidos por las compañías y cooperativas de seguros, y los títulos de capitalización emitidos por las sociedades de capitalización.

Cada entidad vigilada por la SFC debe enviar a la UIAF los reportes en donde se encuentren sus productos ofrecidos. De acuerdo a la regulación vigente al cierre de 2017, en el siguiente cuadro de se indica qué categorías de reporte deben enviar las entidades vigiladas.

Cuadro 1. Reporte de productos y tipo de entidad que debe reportar

Entidad vigiladas por la SFCCategoría de reporte que debe enviar la entidad*
Reporte de productos generalReporte de fondosReporte del negocio fiduciarioReporte de la industria aseguradora
Establecimientos bancariosxx  
Corporaciones financierasx   
Compañías de financiamientox   
Cooperativas financierasx   
Instituciones oficiales especialesx   
Sociedades especializadas en depósitos y pagos electrónicosx   
Almacenes generales de depósitosx   
Sociedades administradoras de inversiónxx  
Sociedades comisionistas de bolsa de valoresxx  
Sociedades administradoras de pensiones y cesantías x  
Sociedades fiduciarias xx 
Compañías de seguros y reaseguros   x
Cooperativas de seguros   x
Sociedades de capitalización   x

* Con regulación vigente al cierre del año 2017.

Cabe destacar que la categoría de reporte que debe enviar cada entidad vigilada por la SFC puede cambiar en el tiempo, gracias a modificaciones regulatorias que permitan a las entidades ofrecer otro tipo de productos financieros y/o cambiar su naturaleza. Por lo tanto, el anterior cuadro es informativo y solo describe el tipo de reportes que debe enviar cada entidad vigilada por la SFC a la UIAF con la regulación vigente al corte de 2017. Por ello, cada entidad debe verificar constantemente cuáles productos ofrece y en qué categoría de reporte deben ser reportados a la UIAF.

En los casos del reporte de productos general y del reporte de la industria aseguradora, cada mes las entidades vigiladas por la SFC deben reportar a la UIAF todos los productos vigentes (activos e inactivos) correspondientes al mes inmediatamente anterior, aunque no presenten alguna modificación con respecto a lo reportado en el mes anterior. Por su parte, los productos saldados y/o cancelados solo deben reportarse en el mes en que tuvieron

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ese estado y posteriormente no deben reportarse a la UIAF. Las definiciones de los estados vigente, saldado y cancelado se encuentran en cada uno de los reportes.

En el reporte de fondos, cada mes las entidades vigiladas por la SFC deben reportar a la UIAF todos los productos vigentes correspondientes al mes inmediatamente anterior, aunque no presenten alguna modificación con respecto a lo reportado en el mes anterior. Si un fondo o cuenta ómnibus deja de existir en el mes de reporte, desde ese momento debe dejarse de reportar a la UIAF. La definición de los productos vigentes se encuentra en el mencionado reporte.

Para el reporte del negocio fiduciario, cada mes las entidades vigiladas por la SFC deben reportar a la UIAF todos los productos vigentes y/o en liquidación correspondientes al mes inmediatamente anterior, aunque no presenten alguna modificación con respecto a lo reportado en el mes anterior. Por su parte, los productos liquidados solo deben reportarse en el mes en que tuvieron ese estado y posteriormente no deben reportarse a la UIAF. Las definiciones de los estados vigente, en liquidación y liquidado se encuentran en dicho reporte.

3. Reporte de productos general.

3.1. Generalidades.

En este reporte deben registrarse todos los productos ofrecidos por las entidades vigiladas diferentes a: los fondos administrados y las cuentas ómnibus administradas (los cuales deben registrarse en el reporte de fondos), los negocios fiduciarios (los que se incluyen en el reporte de negocios fiduciarios), los seguros y los títulos de capitalización (los cuales deben reportarse en el reporte de la industria aseguradora). Deben ser reportados todos los productos del activo y del pasivo ofrecidos por las entidades reportantes; tales como: productos activos e inactivos (v. gr. cuentas y depósitos sin movimientos, créditos en mora) y productos que se encuentran al día en sus pagos y aquellos que presentan retraso en sus pagos.

Este reporte está conformado por 2 archivos, tal como se muestra a continuación:

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Figura 1. Reporte de productos general

1
1
 

Cada mes deben reportarse a la UIAF el archivo 1 y el archivo 2. Es decir, siempre tienen que enviarse los dos archivos, así uno de los dos o los dos archivos no presenten alguna modificación con respecto al reportado en el mes inmediatamente anterior. Por ejemplo, si el archivo 1 tuvo modificaciones y el archivo 2 no presentó cambios frente a los archivos enviados el mes inmediatamente anterior, el reportante debe enviar los 2 archivos que componen el reporte. Si el archivo 1 no tuvo modificaciones y el archivo 2 sí presentó cambios frente a los archivos enviados el mes inmediatamente anterior, el reportante debe enviar los 2 archivos que conforman el reporte. Finalmente, si tanto el archivo 1 como el archivo 2 presentaron cambios frente a los archivos enviados el mes inmediatamente anterior, el reportante debe enviar los 2 archivos que componen el reporte.

A la hora de realizar el cargue de cada archivo, el sistema de reporte en línea (SIREL) validará que los dos archivos estén cargados exitosamente. En caso que no sea así, se considerará que el reporte no fue exitoso.

3.2. Especificaciones del archivo 1.

El archivo 1 que la entidad reportante debe enviar a la UIAF contiene información sobre cada uno de sus productos ofrecidos. Dentro del archivo en mención se deben incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registros tipo 2) y cola (registro tipo 3).

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El formato del archivo es: archivo plano.

El formato para el nombre del archivo es: SSTTTCCCMMAA_1, donde SS identifica el sector, la TTT el tipo de entidad y CCC el código de la entidad, asignados por la SFC, MM para mes y AA para año.

El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI.

La información registrada puede tener los siguientes formatos:

Numérico: aquel que contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.

Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la figura 2.

Figura 2. Caracteres de la codificación ANSI para el formato alfanumérico

1

Página 10

Fecha: este formato contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones.

La longitud de registro es de 108 posiciones.

Todos los campos son obligatorios.

A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el archivo 1.

3.2.1. Encabezado.

Es el encabezado del archivo. Recoge la identificación de la entidad reportante. Solo existe un registro de este tipo por archivo.

Este registro se genera de acuerdo a la siguiente información:

Cuadro 2. Encabezado del archivo 1 del reporte de productos general

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo
obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Fecha de corte192810Fecha— Corresponde al último día del periodo reportado.
— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2021), MM es el mes (ej. 10) y DD es el día (ej. 31).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 1º del 2025 será 2025-01-31.
4Número total de productos reportados293810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
5Fin de registro3910870Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 108 posiciones

3.2.2. Cuerpo del formato.

Este tipo de registros contienen la información referente a los productos ofrecidos. El archivo debe contener tantos registros de este tipo, como productos ofrecidos a reportar.

Cada registro corresponde a un producto ofrecido por la entidad reportante.

Página 11

Para cada uno de los registros debe reportar la información de los siguientes campos:

Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo.

Columna 2 - Número del producto: es el número de identificación único que asigna la entidad reportante a cada producto financiero ofrecido. Este campo es la llave 1 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo número único del producto reportado en el archivo 2.

Columna 3 - Tipo de producto: es el código del producto financiero ofrecido por la entidad reportante. Este código debe ser seleccionado del cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Este campo es la llave 2 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo tipo de producto reportado en el archivo 2.

Columna 4 - Fecha de apertura: es la fecha en que el titular constituyó o aperturó el producto ofrecido por la entidad reportante.

Columna 5 - Municipio de apertura: es el código que representa el municipio en donde el producto financiero se constituyó o aperturó. Este código debe asignarse de acuerdo con la codificación del DANE de departamentos y municipios. Es de destacar que Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.

Columna 6 - Estado del producto: es un código que describe cómo se encuentra el producto ofrecido por la entidad reportante. Este código debe seleccionarse del cuadro 2 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Columna 7 - Entradas: corresponde a la suma de todos los movimientos crédito del producto durante todo el mes de reporte. Es decir, es la suma de todos los flujos financieros contables desde el titular(es) y/o un tercero hacia el producto financiero reportado en el mes de reporte. Debe incluir los costos financieros, costos administrativos y costos tributarios en que se incurre en este tipo de movimientos.

En el caso de los productos de captación, son todos los depósitos, consignaciones recibidas, ingresos por intereses, el valor de apertura de un CDAT, los rendimientos de un CDT en el momento en que sean pagados, etc.

Página 12

En el caso de los productos de colocación, son todos los pagos o abonos de la obligación adquirida, etc.

Para la administración de portafolios de terceros y las inversiones a nombre de un tercero, las entradas corresponden a los flujos entregados por los terceros a la entidad reportante para que sean administrados y/o invertidos.

Este valor debe reportarse en pesos corrientes colombianos. Si no hubo entradas, el valor a ingresar es “0”, no vacío.

Columna 8 - Salidas: es la suma de todos los movimientos débito del producto reportado durante todo el mes de reporte. Es decir, es la suma de todos los flujos financieros contables desde el producto financiero reportado que tienen como destinatario al titular(es) del producto y/o a un tercero. Debe incluir los costos financieros, costos administrativos y costos tributarios asociados a este tipo de movimientos.

En el caso de los productos de captación, son todos los retiros realizados por el titular y/o un tercero autorizado.

En el caso de productos de colocación, es el valor del crédito que es otorgado, el valor del crédito que es refinanciado y/o reestructurado.

Para la administración de portafolios de terceros y las inversiones a nombre de un tercero, son los dineros retirados por los titulares y/o un tercero autorizado.

Este valor debe reportarse en pesos corrientes colombianos. Si no hubo salidas, el valor a ingresar es “0”, no vacío.

Columna 9 - Saldo: es igual al saldo del producto al cierre del mes anterior (cierre contable). Es decir, es el valor contable del producto activo o pasivo ofrecido por la entidad reportante al final del periodo contable de reporte.

Para los productos de captación, la administración de portafolios de terceros y la inversión a nombre de un tercero, el saldo del producto es igual al saldo del producto al cierre del mes anterior más las entradas durante todo el mes de reporte menos las salidas durante todo el mes de reporte.

Para los productos de colocación, el saldo es igual al saldo del producto al cierre del mes anterior, más las salidas durante todo el mes de reporte menos las entradas durante todo el mes de reporte.

Este valor debe reportarse en pesos corrientes colombianos. Si el saldo es cero, el valor a ingresar es “0”, no vacío. Si el producto fue saldado, el saldo del producto debe ser “0”, no vacío.

Página 13

La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:

Cuadro 3. Cuerpo del archivo 1 del reporte de productos general

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Inicia en 1.
— No se puede repetir.
— Alineado a la derecha
2Número del producto113020Alfanumérico— Es la llave 1.
— No incluir separadores
— Número único, no se puede repetir.
— Alineado a la izquierda
3Tipo de producto31322Numérico— Es la llave 2.
— Código seleccionado del cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
4Fecha de apertura334210Fecha— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2018), MM es el mes (ej. 01) y DD es el día (ej. 08).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 2 del 2018 será 2018-01-02.
5Municipio de apertura43475Numérico— De acuerdo con la codificación del DANE
— Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.
— Alineado a la derecha
6Estado del producto48481Numérico— Código seleccionado del cuadro 2 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
7Entradas496820Numérico— Valor en pesos corrientes colombianos
— No incluir decimales y tampoco separadores de miles
— Alinear a la derecha
— Si el valor de una entrada se encuentra en otra divisa, debe convertirla a pesos colombianos tomando la certificación de la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo la entrada que va a ser reportada.
8Salidas698820Numérico— Valor en pesos corrientes colombianos
— No incluir decimales y tampoco separadores de miles
— Alinear a la derecha
— Si el valor de una salida se encuentra en otra divisa, debe convertirla a pesos colombianos tomando la certificación de la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo la salida que va a ser reportada.
9Saldo8910820Numérico— Valor en pesos corrientes colombianos

Página 14

      — No incluir decimales y tampoco separadores de miles
— Alinear a la derecha
— Si algún componente del saldo del producto se encuentra en otra divisa, debe convertirlo a pesos colombianos tomando la certificación de la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo el saldo que va a ser reportado.
 

3.2.3. Cola.

Es el último registro del archivo. Tiene como objetivo realizar una verificación de la información entregada. Así, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 que contiene el archivo.

Este registro se elabora de acuerdo a la siguiente información:

Cuadro 4. Cola del archivo 1 del reporte de productos general

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Número total de productos reportados192810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
4Fin de registro2910880Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 108 posiciones

3.3. Especificaciones del archivo 2.

El archivo 2 que debe enviarse contiene información sobre cada uno de los titulares, firmantes y apoderados de los productos ofrecidos que son reportados en el archivo 1. Dentro del archivo 2 también se deben incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registros tipo 2) y cola (registro tipo 3).

El formato del archivo es: archivo plano.

El formato para el nombre del archivo es: SSTTTCCCMMAA_2, donde SS identifica el sector, la TTT el tipo de entidad y CCC el código de la entidad, asignados por la SFC, MM para mes y AA para año.

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El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI.

La información registrada puede tener los siguientes formatos:

Numérico: aquel que contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.

Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la figura 2.

Fecha: este formato contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones.

La longitud de registro es de 312 posiciones.

Todos los campos son obligatorios.

A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el archivo 2.

3.3.1. Encabezado.

Recoge la identificación de la entidad reportante. Solo existe un registro de este tipo por archivo.

Este registro se genera de acuerdo a la siguiente información:

Cuadro 5. Encabezado del archivo 2 del reporte de productos general

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Fecha de corte192810Fecha— Corresponde al último día del periodo reportado.
— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2021), MM es el mes

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       (ej. 10) y DD es el día (ej. 31).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 1º del 2025 será 2025-01-31.
 
4Número total de reportados293810Numérico— Es el total de titulares, firmantes y apoderados de cada producto reportado en el archivo 1.
Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
5Fin de registro39312274Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 312 posiciones

3.3.2. Cuerpo del formato.

Este tipo de registros contienen la información referente a los titulares, firmantes y autorizados de los productos ofrecidos que son reportados en el archivo 1; los cuales generan movimientos (entradas, salidas y afectaciones al saldo) sobre los productos ofrecidos. El archivo contiene tantos registros de este tipo, como titulares, apoderados y firmantes tengan los productos reportados en el archivo 1.

Cada registro corresponde a un titular, firmante o apoderado de un producto ofrecido que es reportado en el archivo 1.

Para cada uno de los registros debe registrarse la información de los siguientes campos:

Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo.

Columna 2 - Número del producto: es el número de identificación único que asigna la entidad reportante a cada producto financiero ofrecido. Este campo es la llave 1 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo número único del producto reportado en el archivo 1.

Columna 3 - Tipo de producto: es el código del producto financiero ofrecido por la entidad reportante. Este código debe ser seleccionado del cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Este campo es la llave 2 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo tipo de producto reportado en el archivo 1.

Columna 4 - Rol: es el código que clasifica a los individuos (persona natural, persona jurídica, fondo, etc.) que pueden realizar movimientos sobre el producto ofrecido que es

Página 17

reportado en el archivo 1. Este código debe ser seleccionado del cuadro 3 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Deben reportarse todos los titulares, apoderados y firmantes que sean autorizados para generar movimientos en cada uno de los productos financieros ofrecidos. Puede reportarlos en cualquier orden.

Para el leasing, solo deben reportarse los titulares contractuales y los firmantes y apoderados que son autorizados.

Para las tarjetas de crédito amparadas se debe reportar a la persona que haga de titular.

Columna 5 - Tipo de identificación: corresponde al código de identificación del titular, firmante o apoderado del producto ofrecido que fue reportado en el archivo 1. Este código debe seleccionarse del cuadro 4 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Columna 6 - Número de identificación: es el número de identificación del titular, apoderado o firmante del producto financiero reportado. En el caso de los NIT, no debe incluir el dígito de verificación.

Columna 7 - Dígito de verificación: en este campo debe reportar el dígito de verificación de las identificaciones tipo NIT. Debe ingresar el valor de “-1” cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT o cuando el tipo de identificación es diferente a NIT.

Columna 8 - Nombre del titular: es el nombre con que se encuentra registrado el titular, apoderado o firmante que está siendo reportado. Para una persona natural, se incluyen los nombres y apellidos (respetando este orden). Para una persona jurídica, es la razón social.

La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:

Cuadro 6. Cuerpo del archivo 2 del reporte de productos general

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Inicia en 1.
— No se puede repetir.
— Alineado a la derecha

Página 18

2Número del producto113020Alfanumérico— Es la llave 1.
— No incluir separadores
— Alineado a la izquierda
3Tipo de producto31322Numérico— Es la llave 2.
— Código seleccionado del cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
4Rol33331Numérico— Código seleccionado del cuadro 3 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
5Tipo de identificación34352Numérico— Código seleccionado del cuadro 4 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
6Número de identificación365520Alfanumérico— Diligenciar sin guiones, puntos, comas, espacios en blanco o separadores
— Alineado a la izquierda
— Para los NIT, no incluir el dígito de verificación
7Dígito de verificación56572Numérico— Para los NIT, debe ingresar el dígito de verificación precedido de un “0” (ej. un NIT con dígito de verificación 5, debe ingresar el valor “05”).
— Debe ingresar el valor “-1” cuando desconozca el dígito de verificación del NIT del individuo reportado o cuando el tipo de identificación del individuo reportado es diferente a un NIT.
8Nombre58312255Alfanumérico— Alineado a la izquierda

3.3.3. Cola.

Es el último registro del archivo. Tiene como objetivo realizar una verificación de la información entregada. Así, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 que contiene el archivo.

Este registro se elabora a partir de la siguiente información:

Cuadro 7. Cola del archivo 2 del reporte de productos general

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Número total de
reportados
192810Numérico— Es el total de titulares, firmantes y apoderados de cada producto reportado en el archivo 1.
— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el

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      archivo.
— Alineado a la derecha
 
4Fin de registro29312284Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 312 posiciones

4. Reporte de fondos.

4.1. Generalidades.

En este reporte deben incluirse todos los fondos de inversión colectiva, fondos de capital privado, fondos mutuos, fondos de capital extranjero, fondos de pensiones voluntarias y demás fondos que sean administrados por las entidades vigiladas por la SFC. Estos productos deben ser reportados por las entidades vigiladas que ejercen la actividad de administración.

Las entidades no deben reportar los fondos en donde realizan actividades diferentes a la administración, tales como gestión, distribución y custodia, etc. Por ejemplo, una entidad debe reportar un fondo donde actúa como administrador y gestor. Por el contrario, una entidad no debe reportar un fondo que solo gestiona y que es administrado por otra entidad.

Si un fondo (o parte de un fondo) administrado se distribuye por medio de la actividad de distribución especializada en los términos establecidos en el capítulo 2 del título 4 del libro 1 de la parte 3 del Decreto 2555 de 2010:

— La entidad administradora debe reportar el fondo y los participantes del fondo que deben ser reportados son los distribuidores especializados administradores de las cuentas ómnibus, pues la identidad de los inversionistas-clientes finales solo son conocidas por ellos.

— El distribuidor especializado del fondo debe reportar las cuentas ómnibus a través de las cuales realiza la actividad de distribución especializada y los inversionistas-clientes finales.

Deben ser reportadas todas las cuentas ómnibus ofrecidas por medio de la actividad de distribución especializada.

Las cuentas ómnibus pueden realizar inversiones en participaciones de fondos de inversión colectiva y en fondos de inversión del exterior. Por lo tanto, los distribuidores especializados de los fondos de inversión del exterior regulados en los términos del Decreto 1756 de 2017 también deben realizar el reporte de las cuentas ómnibus administradas.

Deben reportarse todos los productos (fondos administrados y cuentas ómnibus) vigentes; lo que incluye productos activos, inactivos, embargados y congelados.

Página 20

Para cada fondo administrado y cada cuenta ómnibus administrada debe reportarse la información de todos los titulares y las personas que tengan autorización para realizar movimientos, tales como firmantes, ordenantes o apoderados.

Por ejemplo, una sociedad fiduciaria debe reportar todos los FIC que administre y todos los individuos titulares y autorizados para realizar movimientos; ya sean clientes de su negocio fiduciario (v. gr. un encargo fiduciario o un patrimonio autónomo manejado por la sociedad fiduciaria reportante invierte en un FIC administrado por la misma entidad reportante) o no. Esto implica que si un encargo fiduciario o un patrimonio autónomo envía (recibe) unos recursos a un FIC (el cual puede ser administrado o no por la misma sociedad fiduciaria), se deben reportar en el fondo como ingresos los recursos que el encargo fiduciario o patrimonio autónomo envió (recibió). Esta transacción afecta el saldo del fondo.

Este reporte está conformado por 2 archivos, tal como se presenta a continuación:

Figura 3. Reporte de fondos

1
1
 

Cada mes deben reportarse a la UIAF el archivo 1 y el archivo 2. Es decir, siempre tienen que enviarse los dos archivos, así uno de los dos o los dos archivos no presenten alguna

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modificación con respecto al reportado en el mes inmediatamente anterior. Por ejemplo, si el archivo 1 tuvo modificaciones y el archivo 2 no presentó cambios frente a los archivos enviados el mes inmediatamente anterior, el reportante debe enviar los 2 archivos que componen el reporte. Si el archivo 1 no tuvo modificaciones y el archivo 2 sí presentó cambios frente a los archivos enviados el mes inmediatamente anterior, el reportante debe enviar los 2 archivos que conforman el reporte. Finalmente, si tanto el archivo 1 como el archivo 2 sí presentaron cambios frente a los archivos enviados el mes inmediatamente anterior, el reportante debe enviar los 2 archivos que componen el reporte.

A la hora de realizar el cargue de cada archivo, el sistema de reporte en línea (SIREL) validará que los dos archivos estén cargados exitosamente. En caso que no sea así, se considerará que el reporte no fue exitoso.

4.2. Especificaciones del archivo 1.

El archivo 1 que la entidad reportante debe enviar a la UIAF contiene información sobre cada uno de sus fondos individuales administrados y cada una de sus cuentas ómnibus individuales administradas. Dentro del archivo en mención se deben incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registros tipo 2) y cola (registro tipo 3).

El formato del archivo es: archivo plano.

El formato para el nombre del archivo es: SSTTTCCCMMAA_1, donde SS identifica el sector, la TTT el tipo de entidad y CCC el código de la entidad, asignados por la SFC, MM para mes y AA para año.

El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI.

La información registrada puede tener los siguientes formatos:

Numérico: aquel que contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.

Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la figura 2.

Fecha: este formato contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones.

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La longitud de registro es de 113 posiciones.

Todos los campos son obligatorios.

A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el archivo.

4.2.1. Encabezado.

Corresponde al registro tipo 1. Recoge la identificación de la entidad reportante. Solo existe un registro de este tipo por archivo.

Este registro se genera de acuerdo a la siguiente información:

Cuadro 8. Encabezado del archivo 1 del reporte de fondos

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Fecha de corte192810Fecha— Corresponde al último día del periodo reportado.
— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2021), MM es el mes (ej. 10) y DD es el día (ej. 31).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 1º del 2025 será 2025-01-31.
4Número total de reportados293810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
5Fin de registro3911375Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 113 posiciones

4.2.2. Cuerpo del formato.

Son los registros tipo 2, los cuales contienen la información referente a los fondos individuales administrados y las cuentas ómnibus individuales administradas. El archivo debe contener tantos registros de este tipo, como fondos individuales a reportar.

Por ejemplo, la inversión que realiza un cliente en un fondo de inversión colectiva debe reportarse como un producto independiente. Con ello, el número de productos ofrecidos relacionados con un fondo de inversión colectiva es igual al número de clientes. Asimismo, el número de productos ofrecidos relacionados con un fondo de pensiones debe ser igual a la cantidad de clientes.

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Cada registro debe tener la siguiente información:

Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo.

Columna 2 - Número único del fondo o cuenta: es el número de identificación único que asigna la entidad reportante a cada fondo administrado o a la cuenta ómnibus administrada. En el caso de los fondos que deben inscribirse ante la SFC, debe incluirse el número único de inscripción que otorga la SFC.

El reporte de un fondo administrado que tenga compartimientos se debe realizar de manera agregada y el número único del fondo corresponde al número único de inscripción que otorga la SFC. Es decir, todos los compartimientos de un fondo deben tener el mismo número único del fondo.

Para las familias de fondos, cada uno los fondos pertenecientes a una familia de fondos de inversión debe reportarse con el mismo número único del fondo del primer fondo de inversión colectiva que obtuvo la autorización ante la SFC. Este número es el número único de inscripción que otorga la SFC.

Para los fondos que no tienen que inscribirse ante la SFC y las cuentas ómnibus administradas, el número único del fondo o cuenta es un número de identificación único que asigna la entidad reportante al fondo o a la cuenta ómnibus.

El número único del fondo será igual para todos los clientes de un fondo de inversión administrado, es decir, para todas las cuentas individuales de inversión que pertenecen a dicho fondo de inversión. Asimismo, el número único de la cuenta será igual para todos los clientes de una cuenta ómnibus administrada, es decir, para todas las cuentas individuales de inversión que pertenecen a dicha cuenta ómnibus.

Este campo es la llave 1 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo número único del fondo o cuenta reportado en el archivo 2.

Columna 3 - Número único del fondo individual o cuenta individual: es el número de identificación único que asigna la entidad reportante a cada producto financiero ofrecido de manera individual. Es decir, es el número único de identificación de la cuenta individual de cada cliente de los fondos administrados y/o de las cuentas ómnibus administradas. Este campo no puede repetirse.

Este campo es la llave 2 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo número único del fondo individual o cuenta individual reportado en el archivo 2.

Columna 4 - Tipo de producto: es el código del producto financiero ofrecido por la entidad reportante que está a nombre del titular(es). Este código debe ser seleccionado

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de acuerdo al cuadro 5 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Este campo es la llave 3 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo tipo de producto reportado en el archivo 2.

Columna 5 - Fecha de apertura: es la fecha en que el titular(es) constituyó o aperturó el producto ofrecido por la entidad reportante.

Columna 6 - Municipio de apertura: es el número que representa el municipio en donde el producto financiero se constituyó o aperturó. Este código debe asignarse de acuerdo a la codificación del DANE de departamentos y municipios. Es de destacar que Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.

Columna 7 - Entradas al fondo o cuenta individual: corresponde a la suma de todos los movimientos crédito del fondo o cuenta individual durante todo el mes de reporte, como depósitos o aportes. Es decir, es la suma de todos los flujos desde el titular del producto y/o un tercero hacia el producto financiero reportado en el mes de reporte. Los rendimientos (+ o -) generados por el fondo no deben ser incluidos como entradas (movimientos crédito). Este valor debe reportarse en pesos corrientes colombianos. Si no hubo entradas, el valor a ingresar es “0”. No debe dejar vacío este campo.

Los aportes por identificar se reportan en el mes que fueron identificados (aunque se sabe que contablemente en las sociedades fiduciarias entran en el mes que se realizó el aporte).

Columna 8 - Salidas desde el fondo o cuenta individual: es la suma de todos los movimientos débito del fondo o cuenta individual durante todo el mes de reporte, como por ejemplo los retiros. Es decir, es la suma de todos los flujos desde el producto financiero reportado que tenga como destinatario al titular del producto y/o a un tercero. Este valor debe reportarse en pesos corrientes colombianos. Si no hubo salidas, el valor a ingresar es “0”, no vacío.

Columna 9 - Saldo del fondo o cuenta individual: es igual al saldo del fondo o cuenta individual al cierre del mes anterior (cierre contable). Este valor debe reportarse en pesos corrientes colombianos.

Este valor debe reportarse en pesos corrientes colombianos. Si el saldo es cero, el valor a ingresar es “0”, no vacío.

La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:

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Cuadro 9. Cuerpo del archivo 1 del reporte de fondos

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Inicia en 1.
— No se puede repetir.
— Alineado a la derecha
2Número único del fondo o cuenta11166Alfanumérico— Es la llave 1.
— No incluir separadores
— Alineado a la izquierda
3Número único del fondo individual o cuenta individual173620Alfanumérico— Es la llave 2.
— No incluir separadores
— Número único, no se puede repetir.
— Alineado a la izquierda
4Tipo de producto37382Numérico— Es la llave 3.
— Código seleccionado del cuadro 5 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
5Fecha de apertura394810Fecha— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2018), MM es el mes (ej. 01) y DD es el día (ej. 08).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 2 del 2018 será 2018-01-02.
6Municipio de apertura49535Numérico— De acuerdo con la codificación del DANE
— Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.
— Alineado a la derecha
7Entradas al fondo o cuenta individual547320Numérico— Valor en pesos corrientes colombianos
— No incluir decimales y tampoco separadores de miles
— Alinear a la derecha
— Si el valor de una entrada se encuentra en otra divisa, debe convertirla a pesos colombianos tomando la certificación de la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo la entrada que va a ser reportada.
8Salidas desde el fondo o cuenta individual749320Numérico— Valor en pesos corrientes colombianos
— No incluir decimales y tampoco separadores de miles
— Alinear a la derecha
— Si el valor de una salida se encuentra en otra divisa, debe convertirla a pesos colombianos tomando la certificación de la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo la salida que va a ser reportada.

Página 26

9Saldo del fondo o cuenta individual9411320Numérico— Valor en pesos corrientes colombianos
— No incluir decimales y tampoco separadores de miles
— Alinear a la derecha
— Si algún componente del saldo del producto se encuentra en otra divisa, debe convertirlo a pesos colombianos tomando la certificación de la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo el saldo que va a ser reportado.

4.2.3. Cola.

Es el último registro del archivo 1. Tiene como objetivo realizar una verificación de la información entregada. Así, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 que contiene el archivo.

Este registro se elabora de acuerdo a la siguiente información:

Cuadro 10. Cola del archivo 1 del reporte de fondos

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Número total de productos reportados192810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
4Fin de registro2911385Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 133 posiciones

4.3. Especificaciones del archivo 2.

El archivo 2 contiene información sobre cada uno de los titulares, cotitulares, apoderados y demás personas que tengan autorización para modificar los productos ofrecidos que son reportados en el archivo 1. Dentro del archivo 2 también se deben incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registros tipo 2) y cola (registro tipo 3).El formato del archivo es: archivo plano.

El formato para el nombre del archivo es: SSTTTCCCMMAA_2, donde SS identifica el sector, la TTT el tipo de entidad y CCC el código de la entidad, asignados por la SFC, MM para mes y AA para año.

Página 27

El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI.

La información registrada puede tener los siguientes formatos:

Numérico: aquel que contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.

Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la figura 2.

Fecha: este formato contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones.

La longitud de registro es de 332 posiciones.

Todos los campos son obligatorios.

A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el archivo 2.

4.3.1. Encabezado.

Es el encabezado del archivo 2. Recoge la identificación de la entidad reportante. Solo existe un registro de este tipo por archivo.

Este registro se genera de acuerdo a la siguiente información:

Cuadro 11. Encabezado del archivo 2 del reporte de fondos

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda

Página 28

3Fecha de corte192810Fecha— Corresponde al último día del periodo reportado.
— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2021), MM es el mes (ej. 10) y DD es el día (ej. 31).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 1º del 2025 será 2025-01-31.
4Número total de participantes reportados293810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
5Fin de registro39332274Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 332 posiciones

4.3.2. Cuerpo del formato.

Son los registros tipo 2, los cuales contienen la información referente a cada uno de los titulares o individuos que están autorizados para modificar los recursos administrados en el fondo o en la cuenta ómnibus.

El archivo debe contener tantos registros de este tipo, como titulares, cotitulares, apoderados e individuos autorizados para realizar movimientos del fondo o de la cuenta ómnibus a reportar.

Cada registro debe tener la siguiente información:

Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo.

Columna 2 - Número único del fondo o cuenta: es el número de identificación único que asigna la entidad reportante a cada fondo administrado o a la cuenta ómnibus administrada. En el caso de los fondos que deben inscribirse ante la SFC, debe incluirse el número único de inscripción que otorga la SFC.

El reporte de un fondo administrado que tenga compartimientos se debe realizar de manera agregada y el número único del fondo corresponde al número único de inscripción que otorga la SFC. Es decir, todos los compartimientos de un fondo deben tener el mismo número único del fondo.

Para las familias de fondos, cada uno los fondos pertenecientes a una familia de fondos de inversión debe reportarse con el mismo número único del fondo del primer fondo de inversión colectiva que obtuvo la autorización ante la SFC. Este número es el número único de inscripción que otorga la SFC.

Página 29

Para los fondos que no tienen que inscribirse ante la SFC y las cuentas ómnibus administradas, el número único del fondo o cuenta es un número de identificación único que asigna la entidad reportante al fondo o a la cuenta ómnibus.

El número único del fondo será igual para todos los clientes de un fondo de inversión administrado, es decir, para todas las cuentas individuales de inversión que pertenecen a dicho fondo de inversión. Asimismo, el número único de la cuenta será igual para todos los clientes de una cuenta ómnibus administrada, es decir, para todas las cuentas individuales de inversión que pertenecen a dicha cuenta ómnibus.

Este campo es la llave 1 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo número único del fondo o cuenta reportado en el archivo 1.

Columna 3 - Número único del fondo individual o cuenta individual: es el número de identificación único que asigna la entidad reportante a cada producto financiero ofrecido de manera individual. Es decir, es el número único de identificación de la cuenta individual de cada cliente de los fondos administrados y/o de las cuentas ómnibus administradas. Este campo no puede repetirse.

Este campo es la llave 2 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo número único del fondo individual o cuenta individual reportado en el archivo 1.

Columna 4 - Tipo de producto: es el código del producto financiero ofrecido por la entidad reportante que está a nombre del titular(es). Este código debe asignarse de acuerdo al cuadro 5 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Este campo es la llave 3 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo tipo de producto reportado en el archivo 1.

Columna 5 - Rol: es el código que describe el tipo de titular(es), apoderado(s) o individuo(s) con autorización para modificar y/o realizar movimientos del producto individual que está siendo reportado. Este código debe asignarse de acuerdo al cuadro 6 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Deben relacionarse todos los titulares, cotitulares, firmantes, ordenantes y apoderados autorizados para realizar movimientos o modificaciones sobre el producto individual que está siendo reportado. Puede reportarlos en cualquier orden.

Página 30

Columna 6 - Tipo de identificación: corresponde al código de identificación del titular o individuo autorizado para realizar movimientos en el fondo o cuenta ómnibus que está siendo reportado. Este código debe asignarse de acuerdo al cuadro 4 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Columna 7 - Número de identificación: es el número de identificación del titular del producto financiero reportado. En el caso de los NIT, no incluir el dígito de verificación.

Columna 8 - Dígito de verificación: en este campo debe reportar el dígito de verificación de las identificaciones tipo NIT. Debe ingresar el valor de “-1” cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT o cuando el tipo de identificación es diferente a NIT.

Columna 9 - Nombre: es el nombre con que se encuentra registrado el titular, apoderado o individuo que está siendo reportado. Para una persona natural, se incluyen los nombres y apellidos (respetando este orden). Para una persona jurídica, es la razón social.

La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:

Cuadro 12. Cuerpo del archivo 2 del reporte de fondos

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Inicia en 1.
— No se puede repetir.
— Alineado a la derecha
2Número único del fondo o cuenta113020Alfanumérico— Es la llave 1.
— No incluir separadores
— Alineado a la izquierda
3Número único del fondo individual o cuenta individual315020Alfanumérico— Es la llave 2.
— No incluir separadores
— Alineado a la izquierda
4Tipo de producto51522Numérico— Es la llave 3.
— Código seleccionado del cuadro 5 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
5Rol53531Numérico— Código seleccionado del cuadro 6 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
6Tipo de identificación54552Numérico— Código seleccionado del cuadro 4 del archivo

Página 31

      “Cuadros complementarios del anexo 6” 
7Número de identificación567520Alfanumérico— Diligenciar sin guiones, puntos, comas, espacios en blanco o separadores
— Alineado a la izquierda
— Para los NIT, no incluir el dígito de verificación
8Dígito de verificación76772Numérico— Para los NIT, debe ingresarse el dígito de verificación precedido de un “0” (ej. un NIT con dígito de verificación 5, debe ingresar el valor “05”).
— Debe ingresar el valor “-1” cuando desconozca el dígito de verificación del NIT del titular, firmante o apoderado o cuando el tipo de identificación del titular, firmante o apoderado es diferente a un NIT.
9Nombre78332255Alfanumérico— Alineado a la izquierda

4.3.3. Cola.

Es el último registro del archivo. Tiene como objetivo realizar una verificación de la información entregada. Así, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 que contiene el archivo.

Este registro se elabora de acuerdo a la siguiente información:

Cuadro 13. Cola del archivo 2 del reporte de fondos

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Número total de participantes reportados192810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
4Fin de registro29332304Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 332 posiciones

Página 32

5. Reporte de los negocios fiduciarios.

5.1. Generalidades.

En esta categoría de reporte deben reportarse todos los negocios fiduciarios de acuerdo a la clasificación utilizada por la SFC al momento de inscribir el negocio. Existen dos excepciones para el reporte de estos productos: i) los fondos de inversión colectiva administrados por las fiduciarias deben reportarse en el reporte de fondos; y ii) los negocios fiduciarios inscritos en el subtipo fondos de pensiones de jubilación e invalidez (fondos de pensiones voluntarias) del tipo recursos del sistema general de seguridad social y otros de la SFC, deben reportarse como fondos de pensiones voluntarias en el reporte de fondos.

En el caso de los consorcios o uniones temporales, solo la entidad que figura como representante legal debe realizar este reporte, el cual debe incluir la información de todos los productos ofrecidos por este medio y de todos los actores-participantes del negocio fiduciario (de acuerdo a las especificaciones del archivo 1 y del archivo 2). Las otras entidades que también participan en el negocio, pero que no tienen la calidad de representante legal no deben reportar el negocio. Es decir, el reporte de los consorcios o uniones temporales debe ser realizado en todos los casos por los representantes legales. Por ejemplo, el reporte de un negocio fiduciario que es administrado bajo la unión temporal de tres sociedades fiduciarias debe ser realizado por la fiduciaria que funge como representante legal.

Cabe destacar que el reporte de un consorcio entre una sociedad fiduciaria y una sociedad administradora de fondos de pensiones y cesantías debe ser realizado por la entidad que sea la representante legal. Dicha información debe incluirse en el reporte de fondos, pues en este caso el consorcio o unión temporal solo puede realizarse para administrar fondos de pensiones voluntarias.

Este reporte está compuesto por 2 archivos, tal como se describen a continuación:

Página 33

Figura 4. Reporte de los negocios fiduciarios

1

Cada mes deben reportarse a la UIAF el archivo 1 y el archivo 2. Es decir, siempre tienen que enviarse los dos archivos, así uno de los dos o los dos archivos no presenten alguna modificación con respecto al reportado en el mes inmediatamente anterior. Por ejemplo, si el archivo 1 tuvo modificaciones y el archivo 2 no presentó cambios frente a los archivos enviados el mes inmediatamente anterior, el reportante debe enviar los 2 archivos que componen el reporte. Si el archivo 1 no tuvo modificaciones y el archivo 2 sí presentó cambios frente a los archivos enviados el mes inmediatamente anterior, el reportante debe enviar los 2 archivos que conforman el reporte. Finalmente, si tanto el archivo 1 como el archivo 2 sí presentaron cambios frente a los archivos enviados el mes inmediatamente anterior, el reportante debe enviar los 2 archivos que componen el reporte.

A la hora de realizar el cargue de cada archivo, el sistema de reporte en línea (SIREL) validará que los dos archivos estén cargados exitosamente. En caso que no sea así, se considerará que el reporte no fue exitoso.

5.2. Especificaciones del archivo 1.

El archivo 1 contiene información sobre cada uno de los negocios fiduciarios. Dentro del archivo en mención se deben incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registros tipo 2) y cola (registro tipo 3).

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El formato del archivo es: archivo plano.

El formato para el nombre del archivo es: SSTTTCCCMMAA_1, donde SS identifica el sector, la TTT el tipo de entidad y CCC el código de la entidad, asignados por la SFC, MM para mes y AA para año.

El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI.

La información registrada puede tener los siguientes formatos:

Numérico: aquel que contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.

Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la figura 2.

Fecha: este formato contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones.

La longitud de registro es de 868 posiciones.

Todos los campos son obligatorios.

A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el archivo 1.

5.2.1. Encabezado.

Es el encabezado del archivo. Recoge la identificación de la entidad reportante. Solo existe un registro de este tipo por archivo.

Este registro se genera de acuerdo a la siguiente información:

Cuadro 14. Encabezado del archivo 1 del reporte de los negocios fiduciarios

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha

Página 35

2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Fecha de corte192810Fecha— Corresponde al último día del periodo reportado.
— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2021), MM es el mes (ej. 10) y DD es el día (ej. 31).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 1º del 2025 será 2025-01-31.
4Número total de negocios reportados293810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
5Fin de registro39868830Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 868 posiciones

5.2.2. Cuerpo del formato.

Este tipo de registros contienen la información referente a los negocios fiduciarios. El archivo debe contener tantos registros de este tipo, como negocios fiduciarios a reportar.

Cada registro corresponde a un producto ofrecido por la entidad reportante.

Para cada uno de los registros debe reportar la información de los siguientes campos:

Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo.

Columna 2 - Código único SFC del negocio: es el código único que otorga la SFC al momento de la inscripción del negocio fiduciario ante dicha entidad. Este campo es la llave 1 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo código único SFC del negocio reportado en el archivo 2.

Columna 3 - Modalidad del negocio: es el código que identifica cómo fue conformado contractualmente el negocio fiduciario. Este código debe ser seleccionado de acuerdo con el cuadro 7 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Este campo es la llave 2 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo modalidad del negocio reportado en el archivo 2.

Hoja 36

Columna 4 - Tipo de producto: es el código que identifica el tipo y subtipo de negocio fiduciario de acuerdo a la clasificación de la SFC para la inscripción de negocios fiduciarios. Este código debe ser seleccionado de acuerdo con el cuadro 8 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Los fondos de inversión colectiva y los fondos de pensiones voluntarias de jubilación e invalidez (pertenecientes a los recursos del sistema general de seguridad y otros) deben reportarse en el reporte de fondos.

Este campo es la llave 3 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo tipo de producto reportado en el archivo 2.

Columna 5 - Porcentaje de administración: corresponde al porcentaje real aproximado administrado del negocio fiduciario por parte de la entidad reportante. Si no se puede determinar el cálculo del porcentaje real de administración aproximado, se debe reportar en este campo el porcentaje de administración definido en el contrato o acuerdo consorcial o de unión temporal.

Se ubica en el rango cero a cien (0-100), donde 100 indica que la entidad reportante administra el 100 % del negocio fiduciario. Si el negocio es administrado en consorcio o unión temporal, cada entidad reportante debe ingresar el porcentaje que administra del negocio fiduciario. Por ejemplo, si una entidad fiduciaria administra el 33.35 % de un consorcio conformado para administrar pasivos pensionales, en esta casilla debe ponerse 33.4.

Columna 6 - Nombre del negocio: es el nombre completo que fue utilizado para inscribir el negocio fiduciario ante la SFC.

Columna 7 - Objeto del negocio: corresponde al objeto del contrato que se reporta a la SFC al crear el negocio.

Columna 8 - Fecha de apertura: es la fecha de constitución del negocio fiduciario registrada ante la SFC.

Columna 9 - Código del municipio donde se aperturó el negocio fiduciario: es el número que representa el municipio en donde el negocio fiduciario se constituyó o aperturó. Este código debe asignarse de acuerdo a la codificación del DANE de departamentos y municipios. Es de destacar que Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.

Columna 10 - Estado del negocio fiduciario: es un código que describe cómo se encuentra el negocio fiduciario ofrecido por la entidad reportante. Este código debe

Página 37

asignarse de acuerdo al cuadro 9 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Columna 11 - Entradas: corresponde a la suma de todos los movimientos crédito del negocio fiduciario durante todo el mes de reporte. Por ejemplo, depósitos, aportes, consignaciones, pagos recibidos, bienes y activos entregados para administrar en el mes de reporte, etc. Es decir, es la suma de todos los flujos contables (incluye los flujos dinerarios y los flujos de todos los bienes y activos valorados contablemente) desde el fideicomitente(s) y/o un tercero(s) hacia el negocio fiduciario reportado durante todo el mes de reporte. En caso de que el negocio fiduciario genere rendimientos (+ o -), estos no deben ser incluidos como entradas (movimientos crédito). Este valor debe reportarse en pesos corrientes colombianos. Si no hubo entradas, el valor a ingresar es “0”, no vacío.

Los aportes por identificar se reportan en el mes que fueron identificados (aunque se sabe que contablemente en las sociedades fiduciarias entran en el mes que se realizó el aporte).

Columna 12 - Salidas: es la suma de todos los movimientos débito del negocio fiduciario durante todo el mes de reporte, como por ejemplo: retiros, compras y/o pagos realizados, costos financieros, costos tributarios, bienes y activos que dejan de ser administrados en el negocio fiduciario, etc. Es decir, es la suma de todos los flujos contables (incluye los flujos dinerarios y los flujos de todos los bienes y activos valorados contablemente) desde el negocio fiduciario reportado hacia el fideicomitente(s), el beneficiario(s), un tercero(s) y/o para la ejecución del objeto del contrato fiduciario. Este valor debe reportarse en pesos corrientes colombianos. Si no hubo salidas, el valor a ingresar es “0”, no vacío.

Columna 13 - Saldo: es igual al saldo del negocio fiduciario al cierre del mes anterior (cierre contable). Este valor debe reportarse en pesos corrientes colombianos. Si el negocio fiduciario fue liquidado, el saldo debe ser “0”, no vacío.

En este campo deben incluirse todos los bienes y activos que son administrados por la sociedad fiduciario (tales como: efectivo, títulos, participaciones en fondos, bienes muebles e inmuebles, etc.)

La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:

Página 38

Cuadro 15. Cuerpo del archivo 1 del reporte de los negocios fiduciarios

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Inicia en 1.
— No se puede repetir.
— Alineado a la derecha
2Código único SFC del negocio113020Alfanumérico— Es la llave 1.
— No incluir separadores
— Número único, no se puede repetir.
— Alineado a la izquierda
3Modalidad del negocio31311Numérico— Es la llave 2.
— Código seleccionado del cuadro 7 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
4Tipo de producto32332Numérico— Es la llave 3.
— Código seleccionado del cuadro 8 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
5Porcentaje administrado34374Alfanumérico— Se ubica en el rango cero a cien (0-100), donde 100 indica que la entidad reportante administra el 100 % del negocio fiduciario. Si el negocio es administrado en consorcio o unión temporal, cada entidad reportante debe ingresar el porcentaje que administra del negocio fiduciario.
— Ej. si una entidad fiduciaria administra el 33.35 % de un consorcio conformado para administrar pasivos pensionales, en esta casilla debe ponerse “33.4”.
— Ej. si una fiduciaria ofrece un negocio fiduciario de forma individual, en este campo el valor a ingresar es “0100”.
6 Nombre del negocio38292255Alfanumérico— Alineado a la izquierda
7 Objeto del negocio293792500Alfanumérico— Alineado a la izquierda
8Fecha de apertura79380210Fecha— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2018), MM es el mes (ej. 01) y DD es el día (ej. 08).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 2 del 2018 será 2018-01-02.
9Municipio de apertura8038075Numérico— De acuerdo con la codificación del DANE
— Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.
— Alineado a la derecha
10Estado del negocio8088081Numérico— Código seleccionado del cuadro 9 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”

Página 39

11Entradas80982820Numérico— Valor en pesos corrientes colombianos
— No incluir decimales y tampoco separadores de miles
— Alinear a la derecha
— Si el valor de una entrada se encuentra en otra divisa, debe convertirla a pesos colombianos tomando la certificación de la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo la entrada que va a ser reportada.
12Salidas82984820Numérico— Valor en pesos corrientes colombianos
— No incluir decimales y tampoco separadores de miles
— Alinear a la derecha
— Si el valor de una salida se encuentra en otra divisa, debe convertirla a pesos colombianos tomando la certificación de la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo la salida que va a ser reportada.
13Saldo84986820Numérico— Valor en pesos corrientes colombianos
— No incluir decimales y tampoco separadores de miles
— Alinear a la derecha
— Si algún componente del saldo del producto se encuentra en otra divisa, debe convertirlo a pesos colombianos tomando la certificación de la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo el saldo que va a ser reportado.

5.2.3. Cola.

Es el último registro del archivo. Tiene como objetivo realizar una verificación de la información entregada. Así, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 que contiene el archivo.

Este registro se elabora de acuerdo a la siguiente información:

Página 40

Cuadro 16. Cola del archivo 1 del reporte de los negocios fiduciarios

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Número total de productos reportados192810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
4Fin de registro29868840Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 868 posiciones

5.3. Especificaciones del archivo 2.

El archivo 2 contiene información sobre cada uno de participantes en los negocios fiduciarios reportados en el archivo 1. Dentro del archivo 2 también se deben incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registros tipo 2) y cola (registro tipo 3).

El formato del archivo es: archivo plano.

El formato para el nombre del archivo es: SSTTTCCCMMAA_2, donde SS identifica el sector, la TTT el tipo de entidad y CCC el código de la entidad, asignados por la SFC, MM para mes y AA para año.

El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI.

La información registrada puede tener los siguientes formatos:

Numérico: aquel que contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.

Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la figura 2.

Página 41

Fecha: este formato contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones.

La longitud de registro es de 318 posiciones.

Todos los campos son obligatorios.

A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el archivo 2.

5.3.1. Encabezado.

Es el encabezado del archivo. Recoge la identificación de la entidad reportante. Solo existe un registro de este tipo por archivo.

Este registro se genera de acuerdo a la siguiente información:

Cuadro 17. Encabezado del archivo 2 del reporte de los negocios fiduciarios

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Fecha de corte192810Fecha— Corresponde al último día del periodo reportado.
— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2021), MM es el mes (ej. 10) y DD es el día (ej. 31).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 1º del 2025 será 2025-01-31.
4Número total de participantes reportados293810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
5Fin de registro39318280Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 318 posiciones

5.3.2. Cuerpo del formato.

Este tipo de registros contienen la información referente a los participantes de los negocios fiduciarios que son reportados en el archivo 1. El archivo contiene tantos registros de este tipo, como participantes tengan todos los negocios fiduciarios reportados en el archivo 1.

Página 42

Cada registro corresponde a un participante del producto ofrecido que es reportado en el archivo 1.

Para cada uno de los registros debe reportarse la información de los siguientes campos:

Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo. Es un número interno de cada entidad.

Columna 2 - Código único SFC del negocio: es el código único que otorga la SFC al momento de la inscripción del negocio fiduciario ante dicha entidad. Este campo es la llave 1 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el código único SFC del negocio reportado en el archivo 1.

• Columna 3 - Modalidad del negocio: es el código que identifica cómo fue conformado contractualmente el negocio fiduciario. Este código debe asignarse de acuerdo al cuadro 7 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Este campo es la llave 2 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo modalidad del negocio reportado en el archivo 1.

Columna 4 - Tipo de producto: es el código que identifica el tipo y subtipo de negocio fiduciario de acuerdo a la clasificación de la SFC para la inscripción de negocios fiduciarios. Este código debe asignarse de acuerdo al cuadro 8 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Los fondos de inversión colectiva y los fondos de pensiones voluntarias de jubilación e invalidez (pertenecientes a los recursos del sistema general de seguridad y otros) deben reportarse en el reporte de fondos.

Este campo es la llave 3 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo tipo de producto reportado en el archivo 1.

Columna 5 - Rol del participante: es el código que describe qué función realiza el participante que está siendo reportado mientras se desarrolla el negocio fiduciario que fue reportado en el archivo 1. Este código debe asignarse de acuerdo al cuadro 10 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Página 43

Deben reportarse todos los actores del negocio fiduciario: fideicomitente(s), beneficiario(s), ordenador(es) del gasto, interventor(es) y supervisor(es). Si la fiduciaria no conoce la información del supervisor, no debe reportarlo. Puede reportarlos en cualquier orden.

Los ordenadores del gasto se definen como aquellos individuos diferentes a los fideicomitentes que son designados para disponer de los recursos del negocio fiduciario. Por ejemplo, un apoderado o un firmante con la facultad de disponer de los recursos fiduciarios.

A continuación se presentan algunos ejemplos:

a) Deben ser reportados todos los clientes de un contrato fiduciario y aquellos que son nuevos adherentes cuando sean conocidos por parte de la sociedad fiduciaria.

b) Deben ser reportados todos los titulares de los derechos de participación de una fiducia inmobiliaria constituida para estructurar, desarrollar y operar un hotel.

c) Debe ser reportada una persona jurídica que compra a una persona natural un derecho participativo en un fideicomiso conformado para construir un centro médico.

d) Suponga que un fideicomiso de administración pone a la venta 50 derechos fiduciarios de un proyecto en el mes de enero de 2019, vendiendo 10 derechos fiduciarios en febrero de 2019 y 20 en marzo de 2019. Esto implica que en febrero de 2019 debe reportar a la UIAF toda la información de los 10 compradores de los derechos fiduciarios (en este caso el rol de cada uno de los participantes es beneficiario). Posteriormente, en marzo de 2019 debe reportar a la UIAF toda la información actualizada de los 10 compradores de los derechos fiduciarios de febrero y la nueva información de los 20 compradores de los derechos fiduciarios de marzo.

Columna 6 - Tipo de identificación: corresponde al código de identificación del participante del negocio fiduciario ofrecido por la entidad reportante. Este código debe asignarse de acuerdo al cuadro 4 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Columna 7 - Número de identificación: es el número de identificación del participante del negocio fiduciario reportado. En el caso de los NIT, no incluir el dígito de verificación.

Columna 8 - Dígito de verificación: en este campo debe reportar el dígito de verificación de las identificaciones tipo NIT. Debe ingresar el valor de “-1” cuando se

Página 44

desconozca el dígito de verificación del NIT o cuando el tipo de identificación es diferente a NIT.

Columna 9 - Nombre: es el nombre con que se encuentra registrado el participante del negocio fiduciario reportado. Para una persona natural, se incluyen los nombres y apellidos. Para una persona jurídica es la razón social.

Columna 10 - Tipo de participación propietaria en el contrato fiduciario: código que indica la propiedad y/o titularidad del participante reportado sobre el negocio fiduciario. Este código debe asignarse de acuerdo con el cuadro 11 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Columna 11 - Participación propietaria en el contrato fiduciario: se ubica en el rango cero a cien (0-100), donde 0 implica que no tiene ninguna participación y 100 que el individuo reportado es propietario del 100 % del contrato fiduciario.

Si el código de la columna 10 referente al tipo de participación propietaria en el contrato fiduciario corresponde a un fideicomitente que no tiene una participación propietaria definida (cuando el fideicomitente y/o beneficiario que está siendo reportado tiene propiedad sobre el negocio fiduciario, pero no se tiene una participación propietaria definida) o a un participante en el negocio fiduciario sin propiedad y/o titularidad (es un participante del negocio fiduciario diferente a los fideicomitentes y beneficiarios que tienen propiedad sobre el negocio fiduciario, este participante no es propietario del negocio fiduciario y por lo tanto tienen un porcentaje de participación propietaria en el negocio fiduciario de 0.00), el valor a ingresar en este campo es “-1”.

Ejemplo: si una persona jurídica reportada es dueña del 40.55 % de una fiducia, en este campo debe ingresarse 40.6.

La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:

Cuadro 18. Cuerpo del archivo 2 del reporte de los negocios fiduciarios

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Inicia en 1.
— No se puede repetir.
— Alineado a la derecha
2Código único SFC del negocio113020Alfanumérico— Es la llave 1.
— No incluir separadores
— Alineado a la izquierda
3Modalidad del negocio31311Numérico— Es la llave 2.
— Código seleccionado del cuadro 7 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”

Página 45

4Tipo de producto32332Numérico— Es la llave 3.
— Código seleccionado del cuadro 8 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
5Rol34341Numérico— Código seleccionado del cuadro 10 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
6Tipo de identificación35362Numérico— Código seleccionado del cuadro 4 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
7Número de identificación375620Alfanumérico— Diligenciar sin guiones, puntos, comas, espacios en blanco o separadores
— Alineado a la izquierda
— Para los NIT, no incluir el dígito de verificación
8Dígito de verificación57582Numérico— Para los NIT, debe ingresar el dígito de verificación precedido de un “0” (ej. un NIT con dígito de verificación 5, debe ingresar el valor “05”).
— Debe ingresar el valor “-1” cuando desconozca el dígito de verificación del NIT del individuo reportado o cuando el tipo de identificación del individuo reportado es diferente a un NIT.
9Nombre59313255Alfanumérico— Alineado a la izquierda
10Tipo de participación3143141Numérico— Código seleccionado del cuadro 11 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
11Participación3153184Numérico— Se ubica en el rango cero a cien (0-100), donde 0 implica que no tiene ninguna participación y 100 que el individuo reportado es propietario del 100 % del contrato fiduciario.
— Si la participación propietaria no es definida, el valor a ingresar en este campo es “-1”.
— Ej. si la persona jurídica reportada es dueña del 40.55 % de una fiducia, en este campo debe ingresarse “40.6”.
— Ej. si un participante es dueño de 100 %, en este campo debe ingresarse “100”.
— Alineado a la derecha

5.3.3. Cola.

Es el último registro del archivo. Tiene como objetivo realizar una verificación de la información entregada y se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 que contiene el archivo.

Este registro se elabora a partir de la siguiente información:

Página 46

Cuadro 19. Cola del archivo 2 del reporte de los negocios fiduciarios

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Número total de participantes reportados192810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
4Fin de registro29318290Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 318 posiciones

6. Reporte de la industria aseguradora.

6.1. Generalidades.

En este reporte se contemplan aquellos productos financieros con componente de ahorro-inversión y capitalización, teniendo en cuenta las recomendaciones del GAFI en materia de seguros de vida. Los productos a reportar son los seguros de vida con componente de ahorro o inversión, y los títulos de capitalización ofrecidos por las entidades vigiladas por la SFC. Estos productos representan solo operaciones activas para la industria aseguradora.

En dichas operaciones activas deben incluirse los movimientos que se generan por los préstamos con garantías de pólizas o de títulos de capitalización, pues son operaciones asociadas a un producto (ya sea una póliza de seguro o un título de capitalización) y no se genera un nuevo producto ofrecido por la industria aseguradora. Es decir, el reporte de los préstamos con garantías de pólizas o de títulos de capitalización se realiza como el movimiento (salidas y/o entradas) de un producto y no como un nuevo producto u operación.

Deben reportarse todos los productos ofrecidos que cumplan con las condiciones solicitadas. Para cada producto ofrecido debe reportarse la información de todos los tomadores, asegurados y beneficiarios de los productos.

Este reporte está compuesto por 2 archivos, tal como se muestra a continuación:

Página 47

Figura 5. Reporte de la industria aseguradora

1

Cada mes deben reportarse a la UIAF el archivo 1 y el archivo 2. Es decir, siempre tienen que enviarse los dos archivos, así uno de los dos o los dos archivos no presenten alguna modificación con respecto al reportado en el mes inmediatamente anterior. Por ejemplo, si el archivo 1 tuvo modificaciones y el archivo 2 no presentó cambios frente a los archivos enviados el mes inmediatamente anterior, el reportante debe enviar los 2 archivos que componen el reporte. Si el archivo 1 no tuvo modificaciones y el archivo 2 sí presentó cambios frente a los archivos enviados el mes inmediatamente anterior, el reportante debe enviar los 2 archivos que conforman el reporte. Finalmente, si tanto el archivo 1 como el archivo 2 sí presentaron cambios frente a los archivos enviados el mes inmediatamente anterior, el reportante debe enviar los 2 archivos que componen el reporte.

A la hora de realizar el cargue de cada archivo, el sistema de reporte en línea (SIREL) validará que los dos archivos estén cargados exitosamente. En caso que no sea así, se considerará que el reporte no fue exitoso.

Página 48

6.2. Especificaciones del archivo 1.

El archivo que la entidad reportante debe enviar a la UIAF contiene información sobre cada uno de sus productos ofrecidos. Dentro del archivo en mención se deben incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registros tipo 2) y cola (registro tipo 3).

El formato del archivo es: archivo plano.

El formato para el nombre del archivo es: SSTTTCCCMMAA_1, donde SS identifica el sector, la TTT el tipo de entidad y CCC el código de la entidad, asignados por la SFC, MM para mes y AA para año.

El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI.

La información registrada puede tener los siguientes formatos:

Numérico: aquel que contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.

Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la figura 2.

Fecha: este formato contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones.

La longitud de registro es de 161 posiciones.

Todos los campos son obligatorios.

A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el archivo 1.

6.2.1. Encabezado.

Es el encabezado del archivo. Recoge la identificación de la entidad reportante. Solo existe un registro de este tipo por archivo.

Este registro se genera de acuerdo a la siguiente información:

Página 49

Cuadro 20. Encabezado del archivo 1 del reporte de la industria aseguradora

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Fecha de corte192810Fecha— Corresponde al último día del periodo reportado.
— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2021), MM es el mes (ej. 10) y DD es el día (ej. 31).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 1º del 2025 será 2025-01-31.
4Número total de reportados293810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
5Fin de registro39161123Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 161 posiciones

6.2.2. Cuerpo del formato.

Son los registros tipo 2, los cuales contienen la información referente a todos los productos ofrecidos. El archivo debe contener tantos registros de este tipo, como productos a reportar.

Cada registro debe tener la siguiente información:

Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo.

Columna 2 - Número del producto: es el número de identificación único que asigna la entidad reportante a cada producto financiero ofrecido. Este campo es la llave 1 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo número del producto reportado en el archivo 2.

Columna 3 - Tipo de producto: es el código del producto financiero ofrecido por la entidad reportante. Este código debe ser seleccionado del cuadro 12 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

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Este campo es la llave 2 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo tipo de producto reportado en el archivo 2.

Columna 4 - Fecha de apertura: es la fecha en que se constituyó o aperturó el producto ofrecido por la entidad reportante.

Columna 5 - Fecha de terminación: es la fecha de finalización de vigencia de la póliza o del título de capitalización ofrecido por la entidad reportante. Por ejemplo, es la fecha final que fue pactada para la devolución del valor garantizado o asegurado en el componente de ahorro de la póliza o el título. Si el producto tiene una vigencia indefinida, entonces debe ingresar el valor -1.

Columna 6 - Divisa: es el código que representa la moneda o índice en que fue pactado el producto. Este código debe asignarse de acuerdo a la codificación ISO 4217 de Código de Divisas. Por ejemplo, si se constituyó un seguro en UVT, el código numérico que debe ingresarse es “COU”. Si se pactó una meta de ahorro en pesos colombianos, el código alfabético es “COP”. Los Códigos de Divisas ISO 4217 pueden ser consultados en la página web de la UIAF.

Columna 7 - Municipio: es el código que representa el municipio en donde el producto financiero se constituyó o aperturó. Este código debe asignarse de acuerdo con la codificación del DANE de departamentos y municipios. Es de destacar que Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.

Columna 8 - Estado del producto: es un código que describe cómo se encuentra el producto ofrecido por la entidad reportante. Este código debe seleccionarse del cuadro 13 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Columna 9 - Valor potencial de rescate o rescisión: para los seguros, el valor total potencial de rescate es lo que podría reclamar el asegurado en caso de finalizar el contrato de manera anticipada en el mes de reporte. Para los títulos de capitalización, el valor total potencial de rescisión es lo que podría reclamar el ahorrador si el título se rescinde de forma anticipada en el mes de reporte. Este valor debe reportarse en pesos corrientes colombianos. Si el valor potencial de rescate o rescisión cambian frente a las pactadas inicialmente, se debe actualizar el valor de este campo.

Columna 10 - Valor asegurado o garantizado: para los seguros, el valor asegurado es la suma que recibiría(n) el (los) asegurado(s) o beneficiario(s) al momento de finalización de la póliza; ya sea por la ocurrencia del siniestro o por el cumplimiento del periodo de acumulación o ahorro. Es decir, deben incluirse el pago que se recibiría por la ocurrencia del siniestro más el valor de la meta de ahorro definida. Si el producto a reportar no tiene una meta de ahorro definida, solo debe reportar el pago que se recibiría

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por la ocurrencia del siniestro. Entretanto, si el producto a reportar no tiene un valor asegurado, solo debe reportar la meta de ahorro definida.

Para los productos de aporte voluntario sin una meta de ahorro definida y sin un valor asegurado, el valor a ingresar en este campo es “0”, no vacío.

Para los productos de capitalización, el valor garantizado corresponde a la suma que recibirá(n) el (los) titular(es) del producto al vencimiento del título.

Para los productos que en el periodo de reporte no se ha pactado el valor asegurado o garantizado (= valor a pagar por el siniestro + meta de ahorro definida), el valor a ingresar en este campo es “-1”, no cero y tampoco vacío. Cuando dicho valor sea pactado, debe ser modificado este campo y ser reportado el valor pactado en pesos corrientes colombianos.

Columna 11 - Entradas: corresponde al valor de la prima de ahorro, los aportes adicionales y/o las cuotas recibidas por la entidad, del producto ofrecido que está siendo reportado. Para los seguros corresponde al componente de ahorro de la prima y los aportes adicionales pagados en el mes de reporte (incluyendo los pagos de los préstamos con garantía de la póliza). Para los títulos de capitalización se refiere a las cuotas que paga el ahorrador en el mes de reporte (incluyendo los pagos de los préstamos con garantía del título). Este valor debe reportarse en pesos corrientes colombianos. Si no hubo entradas, el valor a ingresar es “0”, no vacío.

Columna 12 - Salidas: para los seguros, corresponde a los pagos por el valor de rescate, los pagos por el siniestro y/o los dineros entregados como préstamo con garantía en la póliza, que la entidad reportante entrega a los tomadores, asegurados y/o beneficiarios del producto en el mes de reporte. Para los títulos de capitalización, este campo se refiere a los pagos por rescisión del contrato, los dineros entregados a los ahorradores por ganar un sorteo, los pagos por el valor garantizado y/o el dinero recibido como préstamo con garantía del título, que entrega la entidad reportante a los titulares y/o cotitulares del producto en el mes de reporte. Este valor debe reportarse en pesos corrientes colombianos. Si no hubo salidas, el valor a ingresar es “0”, no vacío.

Columna 13 - Ahorro: es el ahorro neto del producto, el cual es igual a los ingresos menos los egresos por concepto de ahorro a lo largo de la vida del producto que está siendo reportado. Para los seguros, corresponde al valor acumulado en el mes de reporte del componente de ahorro de la prima y demás aportes con componentes de ahorro. Para los títulos de capitalización, este campo es igual al valor del componente de ahorro de las cuotas pagadas por el ahorrador y demás aportes con componente de ahorro.

Este valor debe reportarse en pesos corrientes colombianos. Si no hubo ahorro acumulado, el valor a ingresar es “0”, no vacío. Si el ahorro acumulado es retirado en el mes de reporte, el valor a ingresar es “0”, no vacío.

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La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:

Cuadro 21. Cuerpo del archivo 1 del reporte de la industria aseguradora

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Inicia en 1.
— No se puede repetir.
— Alineado a la derecha
2Número del producto113020Alfanumérico— No incluir separadores
— Número único, no se puede repetir.
— Alineado a la izquierda
3Tipo de producto31322Numérico— Código seleccionado cuadro 12 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
4Fecha de apertura334210Fecha— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2018), MM es el mes (ej. 01) y DD es el día (ej. 08).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 2 del 2018 será 2018-01-02.
5Fecha de terminación435210Fecha— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2018), MM es el mes (ej. 30) y DD es el día (ej. 08).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. diciembre 30 del 2018 será 2018-12-30.
6Divisa53553Alfanumérico— Es el código de la moneda o índice en que fue pactado el producto.
— Se debe ingresar el código alfabético de la divisa de acuerdo a los Códigos de Divisas (ISO 4217).
— Ej. si el producto fue pactado en UVR, el código es “COU”.
— Ej. si el producto fue pactado en pesos, el código es “COP”.
7Municipio56605Numérico— De acuerdo con la codificación del DANE
— Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001
— Alineado a la derecha
8Estado del producto61611Numérico— Código seleccionado del cuadro 13 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
9Valor potencial de rescate o rescisión628120Numérico— Valor en pesos corrientes colombianos
— No incluir decimales y tampoco separadores de miles
— Si algún componente del saldo del producto se encuentra en otra divisa, debe convertirlo a pesos colombianos tomando la certificación de la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo el valor que va a ser reportado.

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      — Alinear a la derecha 
10Valor asegurado o garantizado8210120Numérico— Valor en pesos corrientes colombianos
— No incluir decimales y tampoco separadores de miles
— Si algún componente del saldo del producto se encuentra en otra divisa, debe convertirlo a pesos colombianos tomando la certificación de la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo el valor que va a ser reportado.
— Alinear a la derecha
11Entradas10212120Numérico— Valor en pesos corrientes colombianos
— No incluir decimales y tampoco separadores de miles
— Si el valor de una entrada se encuentra en otra divisa, debe convertirla a pesos colombianos tomando la certificación de la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo la entrada que va a ser reportada.
— Alinear a la derecha
12Salidas12214120Numérico— Valor en pesos corrientes colombianos
— No incluir decimales y tampoco separadores de miles
— Si el valor de una salida se encuentra en otra divisa, debe convertirla a pesos colombianos tomando la certificación de la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo la salida que va a ser reportada.
— Alinear a la derecha
13Ahorro14216120Numérico— Valor en pesos corrientes colombianos
— No incluir decimales y tampoco separadores de miles
— Si el valor de una salida se encuentra en otra divisa, debe convertirla a pesos colombianos tomando la certificación de la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo el valor que va a ser reportado.
— Alinear a la derecha

6.2.3. Cola.

Es el último registro del archivo. Tiene como objetivo realizar una verificación de la información entregada. Así, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 que contiene el archivo.

Página 54

Este registro se elabora de acuerdo con la siguiente información:

Cuadro 22. Cola del archivo 1 del reporte de la industria aseguradora

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Número total de productos
reportados
192810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
4Fin de registro29161133Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 161 posiciones

6.3. Especificaciones del archivo 2.

El archivo 2 contiene información sobre cada uno de los tomadores, asegurados y beneficiarios de los productos ofrecidos que son reportados en el archivo 1. Dentro del archivo 2 también se deben incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registros tipo 2) y cola (registro tipo 3). El formato del archivo es: archivo plano.

El formato para el nombre del archivo es: SSTTTCCCMMAA_2, donde SS identifica el sector, la TTT el tipo de entidad y CCC el código de la entidad, asignados por la SFC, MM para mes y AA para año.

El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI.

La información registrada puede tener los siguientes formatos:

Numérico: aquel que contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.

Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la figura 2.

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Fecha: este formato contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones.

La longitud del registro es de 312 posiciones.

Todos los campos son obligatorios.

A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el archivo 2.

6.3.1. Encabezado.

Es el encabezado del archivo. Recoge la identificación de la entidad reportante. Solo existe un registro de este tipo por archivo.

Este registro se genera de acuerdo con la siguiente información:

Cuadro 23. Encabezado del archivo 2 del reporte de la industria aseguradora

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Fecha de corte final192810Fecha— Corresponde al último día del periodo reportado.
— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2021), MM es el mes (ej. 10) y DD es el día (ej. 31).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 1º del 2025 será 2025-01-31.
4Número total de participantes reportados293810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
5Fin de registro39312274Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 312 posiciones

6.3.2. Cuerpo del formato.

Este tipo de registros contienen la información referente a los tomadores, asegurados y beneficiarios de los productos ofrecidos que son reportados en el archivo 1. El archivo contiene tantos registros de este tipo, como tomadores, asegurados y beneficiarios tengan los productos reportados en el archivo 1.

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Cada registro corresponde a un titular, cotitular, apoderado o autorizado de un producto ofrecido que es reportado en el archivo 1.

Para cada uno de los registros debe ingresarse la información de los siguientes campos:

Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo.

Columna 2 - Número del producto: es el número de identificación único que asigna la entidad reportante a cada producto financiero ofrecido. Este campo es la llave 1 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo número del producto reportado en el archivo 1.

Columna 3 - Tipo de producto: es el código del producto financiero ofrecido por la entidad reportante. Este código debe ser seleccionado del cuadro 12 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Este campo es la llave 1 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo tipo de producto reportado en el archivo 1.

Columna 4 - Rol: es el código que describe a los individuos que se relacionan con los productos a reportar. Deben reportarse todos los tomadores, los asegurados y beneficiarios del producto que se reporta. Puede reportarlos en cualquier orden. Este código debe ser seleccionado del cuadro 14 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Columna 5 - Tipo de identificación: corresponde al código de identificación titular, apoderado o individuo con autorización para modificar y/o realizar movimientos del producto que está siendo reportado. Este código debe ser seleccionado del cuadro 4 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Columna 6 - Número de identificación: es el número de identificación del titular, apoderado o individuo con autorización para modificar y/o realizar movimientos del producto financiero reportado. En el caso de los NIT, no incluir el dígito de verificación.

Columna 7 - Dígito de verificación: en este campo debe reportar el dígito de verificación de las identificaciones tipo NIT. Debe ingresar el valor de “-1” cuando se

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desconozca el dígito de verificación del NIT o cuando el tipo de identificación es diferente a NIT.

Columna 8 - Nombre: es el nombre con que se encuentra registrado el titular, apoderado o individuo que está siendo reportado. Para una persona natural, se incluyen los nombres y apellidos (respetando este orden). Para una persona jurídica, es la razón social.

La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:

Cuadro 24. Cuerpo del archivo 2 del reporte de la industria aseguradora

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Inicia en 1.
— No se puede repetir.
— Alineado a la derecha
2Número del producto113020Alfanumérico— Es la llave 1.
— No incluir separadores
— Alineado a la izquierda
3Tipo de producto31322Numérico— Es la llave 2.
— Código seleccionado del cuadro 12 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
4Rol33331Numérico— Código seleccionado del cuadro 14 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
5Tipo de identificación34352Numérico— Código seleccionado del cuadro 4 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 6”
6Número de identificación365520Alfanumérico— Diligenciar sin guiones, puntos, comas, espacios en blanco o separadores
— Alineado a la izquierda
— Para los NIT, no incluir el dígito de verificación
7Dígito de verificación56572Numérico— Para los NIT, debe ingresar el dígito de verificación precedido de un “0” (ej. un NIT con dígito de verificación 5, debe ingresar el valor “05”).
— Debe ingresar el valor “-1” cuando desconozca el dígito de verificación del NIT del individuo reportado o cuando el tipo de identificación del individuo reportado es diferente a un NIT.
8Nombre58312257Alfanumérico— Alineado a la izquierda

6.3.3. Cola.

Es el último registro del archivo. Tiene como objetivo realizar una verificación de la información entregada. Así, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 que contiene el archivo.

Este registro se elabora a partir de la siguiente información:

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Cuadro 25. Cola del archivo 2 del reporte de la industria aseguradora

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Número total de participantes reportados192810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
4Fin de registro29312284Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 312 posiciones

7. Consideraciones a la hora de realizar los reportes.

Para cada producto ofrecido deben reportarte todos los titulares (incluye todos los cotitulares), apoderados, firmantes y ordenantes. Es decir, todos los individuos que tienen autorización para realizan movimientos sobre el producto ofrecido.

Las administradoras de sistemas de pago de bajo valor no deben reportar directamente las transferencias de fondos que se realizan a través de sus sistemas, pues dichas transacciones son utilizadas como un medio de transacción de los productos ofrecidos o como un servicio que prestan las entidades vigiladas. No obstante, las entidades reportantes del reporte de productos ofrecidos que da lugar a este documento, sí deben incluir el valor de todas las transacciones que se realicen a través de los sistemas de pago de bajo valor en los campos: i) entradas, salidas y saldo de los reportes de productos general, reporte de fondos y reporte de negocios fiduciarios; y ii) entradas, salidas y ahorro del reporte de la industria aseguradora.

Para cada negocio fiduciario ofrecido y/o administrado deben reportarse: todos los participantes (fideicomitentes, beneficiarios y ordenadores del gasto) que tienen un rol desde el inicio hasta el cierre del negocio fiduciario.

Los patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 2012 deben reportarse:

• En el reporte de patrimonios autónomos de la Ley 1508 de 2018 (anexo 7) al momento de su constitución

• En el reporte de productos (anexo 6) desde su constitución y durante toda su vida, lo cual implica reportar sus modificaciones.

Página 59

No deben reportarse:

• Operaciones realizadas por la entidad para cumplir con un propósito en particular, tales como: las operaciones que modifiquen la posición propia de la entidad vigilada, la compra-venta de divisas, las operaciones en el mercado monetario, los giros internacionales, etc.

• Productos financieros que no pueden ser ofrecidos por la entidad reportante. Por ejemplo, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente, una entidad fiduciaria no puede reportar cuentas de ahorro, una entidad bancaria no puede reportar fondos de inversión colectiva y una cooperativa de seguros no puede reportar una cuenta corriente, etc.

• Productos financieros donde la entidad reportante es un cliente y no es un oferente del producto. Por ejemplo, una cooperativa financiera no debe reportar una cuenta de ahorros que haya abierto a su nombre en un establecimiento bancario.

El reporte de los campos entradas, salidas y saldo debe realizarse desde la perspectiva del “extracto” del producto que la entidad reportante envía al cliente.

El reporte de los productos ofrecidos debe tener en consideración la titularidad de los participantes.

• Por ejemplo, en una fiducia inmobiliaria, los aportes que realizan los individuos durante la etapa de preventas son puestos en un fondo de inversión colectiva hasta que se cierra la preventa. Posteriormente, los recursos recogidos en la preventa son enviados a la fiducia inmobiliaria para proceder a la etapa de ejecución del proyecto. En este caso, durante la etapa de preventas deben reportarse como cuentas individuales en el reporte de fondos los aportes que está haciendo cada individuo. A su vez, en el reporte de los negocios fiduciarios tiene que reportarse la fiducia inmobiliaria sin las entradas por concepto de aportes que se están realizando en la preventa.

Cuando la preventa finaliza, las cuentas individuales de todos los aportantes se cierran y dejan de reportarse en el reporte de fondos. Entretanto, los aportes totales de la preventa serán una entrada para la fiducia inmobiliaria que ya viene siendo reportada.

En general, para la escritura de variables con formato numérico se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.

• En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.

En general, para la escritura de variables con formato alfanumérico se debe tener en consideración lo siguiente:

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• Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.

• En ningún caso se debe completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.

• Todas las letras incluidas en la información relacionada deben ser escritas en mayúscula.

Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) puede descargar:

• La codificación DANE de los municipios

• La codificación ISO 4217 de divisas

• Un archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción para cada uno de los archivos planos requeridos en las cuatro categorías del reporte de productos

• Un documento de preguntas frecuentes para aclarar inquietudes relacionadas con este reporte.

Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF que el reporte sea oportuno, veraz y de calidad.

8. Especificaciones para el envío de los reportes.

8.1. Envío de los reportes.

El medio de envío de los reportes realizados por las entidades vigiladas por la SFC es el sistema de reporte en línea (SIREL) de la UIAF.

La entidad usuaria de la información enviada por los reportantes es la UIAF.

Los reportes deben entregarse con una periodicidad mensual y contener la información solicitada correspondiente al mes inmediatamente anterior (es decir, la fecha de corte de la información es el último día del mes inmediatamente anterior).

La fecha de entrega de los reportes corresponde a los primeros 20 días calendario después de la fecha de corte del periodo mensual.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el solo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace el reporte.

Si durante el periodo de reporte no fue ofrecido algún producto que haya dado lugar al reporte de productos motivo de este anexo técnico, la entidad reportante debe realizar, a través de SIREL, el reporte negativo (reporte de ausencia) durante los primeros 20 días del mes siguiente al periodo de reporte.

Página 61

Si las entidades vigiladas por la SFC ofrecen algún producto que da origen a este anexo técnico y no envían el reporte respectivo a la UIAF, estarán sujetas a las sanciones a las que haya lugar.

8.2. Proceso de envío de los reportes.

Para enviar los reportes a la UIAF, cada entidad reportante debe contar con un usuario que le permitirá ingresar a SIREL y realizar el cargue de los reportes.

La entidad debe registrarse a través de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el enlace SIREL - solicitud de código en línea, seleccionando sector: financiero y el tipo de entidad correspondiente según el listado de la Superintendencia Financiera de Colombia. Luego de obtener el código de entidad, esta debe solicitar el usuario para acceder al SIREL a través del enlace SIREL - solicitud de usuario.

Cada usuario está ligado al número de identificación de quien se registra. Por lo tanto, si la persona encargada de realizar el ingreso a SIREL cambia, la entidad reportante debe solicitar un nuevo usuario asociado al documento de identificación de la nueva persona encargada. Así mismo, la entidad debe solicitar la cancelación del anterior usuario a través del módulo de PQRSD dispuesto en la página web de la UIAF.

Recuerde solicitar las siguientes actualizaciones a través del módulo PQRSD:

• La actualización de datos de los usuarios en el SIREL: solo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto.

• La actualización de datos del oficial de cumplimiento: solo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto, nombres. En caso que no tenga un usuario en el SIREL debe solicitarlo a través de la opción mencionada con anterioridad.

• La cancelación de los usuarios retirados de la entidad reportante

• La cancelación de la entidad reportante

• La asociación de entidades a un usuario registrado y activo en el SIREL.

8.3. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío.

Los reportes enviados pueden presentar 3 situaciones:

Recibido: la UIAF considera que el reporte fue recibido a tiempo cuando el cargue exitoso fue realizado dentro del periodo estipulado y de conformidad con todas las exigencias y especificaciones establecidas en el presente anexo. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado con cargue fallido y al corregir tuvo cargue exitoso a más tardar 10 días calendario después de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo, si debe reportar los primeros 20 días del mes siguiente a la fecha de corte y las correcciones se hacen hasta el día 30 del mes, el reporte queda clasificado como recibido a tiempo.

Página 62

Recibido extemporáneo: la UIAF considera que el reporte fue recibido extemporáneo cuando el primer cargue exitoso fue realizado fuera del periodo estipulado. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado con cargue fallido y al corregir tuvo cargue exitoso después de los 10 días calendario que transcurren luego de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo, si la entidad reportante obtuvo cargue fallido el día 18 del mes y el cargue exitoso fue el día 2 del mes siguiente, el reporte queda clasificado como recibido extemporáneo.

No recibido: la UIAF considera que un reporte fue no recibido cuando en la base de datos de la UIAF, no se encuentra ningún registro de reporte correspondiente a uno o más periodos.

El no recibido, el recibido extemporáneo y la mala calidad de los datos, afectan las labores de inteligencia que realiza la UIAF.

8.4. Solicitud de anulación para corrección de reporte.

Puede suceder que una vez cargado el archivo en forma exitosa, la entidad reportante o la UIAF identifique inconsistencias en la información enviada. En este caso la entidad reportante debe corregir la información y retransmitir el archivo completo. Los pasos a seguir son los siguientes:

Paso 1: la entidad reportante debe diligenciar el formato de solicitud de anulación para la corrección de reportes que encontrará en la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, sección SIREL - formatos y tablas generales.

Paso 2: la entidad reportante debe ingresar al módulo PQRSD de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, en tipo de solicitud debe seleccionar “Peticiones”, luego “Soporte” y, por último, “Solicitud anulación para corrección de reportes” y adjuntar el formato. El módulo de PQRSD le entregará un código para hacer el seguimiento a su solicitud.

Paso 3: una vez que la UIAF recibe la solicitud y hace la verificación, pone en estado fallido el reporte y le comunica a la entidad reportante (respuesta a la PQRSD) que puede realizar nuevamente el cargue.

Paso 4: la entidad reportante debe realizar el cargue de información corregida tan pronto reciba respuesta a la PQRSD. Esta información quedará cargada como envío corregido.

Antes de enviar la información, cada entidad reportante debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas. Por ejemplo, solo el hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado

Página 63

adecuadamente y se rechace la información. Asimismo, los reportantes deben verificar que sea incluida la información de los campos obligatorios.

8.5. Certificado de cargue de los reportes.

Una vez que la entidad reportante envíe cada uno de los reportes que le correspondan, recibirá mediante SIREL el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: exitoso o fallido. Este certificado puede ser impreso o almacenado en formato .pdf.

En el evento en el que el cargue sea fallido, el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea exitoso. La entidad reportante tendrá un plazo único de 10 días calendario para realizar el cargue exitoso de la información después de finalizado el plazo inicial.

9. Soporte.

Con el objetivo de solucionar sus inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las entidades reportantes y/o sujetos obligados:

Línea telefónica: en Bogotá el PBX: 288 5222 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 018000 11 11 83.

Chat técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a. m. a 11:30 a. m. y de 2:30 p. m. a 4:00 p. m.

Módulo PQRSD (peticiones, quejas, reclamos y denuncias): en www.uiaf.gov.co/ contáctenos/ peticiones, quejas, reclamos y denuncias - (PQRSD).

ANEXO 7

Documento técnico e instructivo para el reporte de los patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 2012 que son administrados por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia

Página 1

Superintendencia Financiera de Colombia

Documento técnico e instructivo del anexo 7

Reporte de los patrimonios autónomos constituido bajo la Ley 1508 de 2012 que son administrados por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia

Última actualización: agosto de 2018

Contenido  
1.Objetivo4
2.Descripción4
3.Reporte de patrimonios autónomos4
3.1.Generalidades4
3.2.Especificaciones del archivo 15
3.2.1.Encabezado7
3.2.2.Cuerpo del formato7
3.2.3.Cola10
3.3.Especificaciones del archivo 210
3.3.1.Encabezado11
3.3.2.Cuerpo del formato12
3.3.3.Cola14
4.Consideraciones a la hora de realizar los reportes14
5.Especificaciones para el envío de los reportes15
5.1.Envío de los reportes15
5.2.Proceso de envío de los reportes15
5.3.Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío16
5.4.Solicitud de anulación para corrección de reporte17
5.5.Certificado de cargue de los reportes17
6.Soporte18

Figuras
Figura 1. Reporte de los patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 20125
Figura 2. Caracteres de la codificación ANSI para el formato alfanumérico6

Página 2

Cuadros*
Cuadro 1. Encabezado del archivo 1 de reporte de patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 20127
Cuadro 2. Cuerpo del archivo 1 de reporte de patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 20129
Cuadro 3. Cola del archivo 1 de reporte de patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 201210
Cuadro 4. Encabezado del archivo 2 de reporte de patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 201211
Cuadro 5. Cuerpo del archivo 2 de reporte de patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 201213
Cuadro 6. Cola del archivo 2 de reporte de patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 201214

* Los cuadros que no se encuentran en el presente documento técnico e instructivo pueden ser consultados por las entidades reportantes en el archivo “Cuadros complementarios del anexo 7”, el cual está a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Página 3

Advertencia legal

“Los sujetos obligados por el presente anexo técnico deberán dar cumplimiento a los principios en el tratamiento de datos personales señalados en la Ley 1581 de 2012, específicamente los principios de veracidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En ese orden, se entiende que la transmisión de información a la que se refiere el reporte de que trata este anexo técnico se hace cumpliendo con las obligaciones normativas contempladas en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero; 3º, 4º y 9º de la Ley 526 de 1999, y con el capítulo IV del título IV de la parte I de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, y las demás normas que aclaren, sustituyan, condicionen, modifiquen o adicionen las anteriores normas”.

Página 4

1. Objetivo.

Este documento presenta los lineamientos técnicos e instrucciones que deben seguir las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) para realizar y enviar el reporte de los patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 2012 a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

2. Descripción.

Todas las entidades vigiladas por la SFC deberán entregar información a la UIAF sobre los patrimonios autónomos administrados que se constituyan bajo el modelo de asociaciones público privadas (APP), para cumplir con lo dispuesto en la Ley 1508 de 2012.

Esta información debe entregarse dentro de los tres 3 días hábiles siguientes a la constitución del patrimonio autónomo de que trata la Ley 1508 de 2012. Es decir, debe enviarse un reporte cada vez que se constituya un patrimonio autónomo bajo el modelo de APP.

Es importante aclarar que estos patrimonios autónomos también deben ser reportados en el reporte de productos (anexo 6), bajo las condiciones establecidas en el documento técnico e instructivo del reporte de productos ofrecidos por las entidades vigiladas por la SFC.

Esto implica que los patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 2012 deben reportarse:

• En el reporte de patrimonios autónomos bajo la Ley 1508 de 2012 (anexo 7) al momento de su constitución

• En el reporte de productos (anexo 6) desde su constitución y durante toda su vida, lo cual implica reportar sus modificaciones.

3. Reporte de patrimonios autónomos.

3.1. Generalidades.

En este reporte deben darse a conocer todos los patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 2012 que son administrados por las entidades vigiladas por la SFC.

Este reporte está compuesto por 2 archivos, tal como se describen a continuación:

Página 5

Figura 1. Reporte de los patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 2012

1

Los participantes en el patrimonio autónomo son todos aquellos actores o individuos (personas naturales y jurídicas) que están involucrados en todo el desarrollo de este tipo de negocio fiduciario.

A la hora de realizar el cargue de cada archivo, el sistema de reporte en línea (SIREL) validará que los dos archivos estén cargados exitosamente. En caso que no sea así, se considerará que el reporte no fue exitoso.

3.2. Especificaciones del archivo 1.

El archivo 1 contiene información sobre cada uno de los patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 2012 que son administrados por las entidades vigiladas. Dentro del archivo en mención se deben incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registros tipo 2) y cola (registro tipo 3).

El formato del archivo es: archivo plano.

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El formato para el nombre del archivo es: SSTTTCCCMMAA_1, donde SS identifica el sector, la TTT el tipo de entidad y CCC el código de la entidad, asignados por la SFC, MM para mes y AA para año.

El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI.

La información registrada puede tener los siguientes formatos:

Numérico: aquel que contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.

Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la figura 2.

Figura 2. Caracteres de la codificación ANSI para el formato alfanumérico

1
 

Página 7

Fecha: este formato contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones.

La longitud de registro es de 597 posiciones.

Todos los campos son obligatorios.

A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el archivo 1.

3.2.1 Encabezado

Es el encabezado del archivo. Recoge la identificación de la entidad reportante. Solo existe un registro de este tipo por archivo.

Este registro se genera de acuerdo a la siguiente información:

Cuadro 1. Encabezado del archivo 1 de reporte de patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 2012

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (01). La “T” el tipo de entidad (ej. 021) y la “C” el código de la entidad (ej. 001), asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Fecha de corte192810Fecha— Corresponde al último día del periodo reportado.
— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2021), MM es el mes (ej. 10) y DD es el día (ej. 01).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 1º del 2025 será 2025-01-01.
4Número total de patrimonios autónomos reportados293810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
5Fin de registro39597559Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 597 posiciones

3.2.2. Cuerpo del formato.

Son los registros de los patrimonios autónomos constituidos y contienen información referente a cada uno de ellos. Cada registro corresponde a un patrimonio autónomo a

Página 8

reportar. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como patrimonios autónomos constituidos a reportar.

Para cada uno de los registros debe reportar la información de los siguientes campos:

Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo.

Columna 2 - Código SFC del negocio: es el código único que otorga la SFC al momento de la inscripción del negocio fiduciario (patrimonio autónomo) ante dicha entidad. Este campo es la llave entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el código SFC del mismo patrimonio autónomo en el archivo 2.

Columna 3 - Número de identificación: se debe indicar el número del documento de identificación del patrimonio autónomo que está siendo reportado. En este caso el número de identificación será el NIT único del patrimonio autónomo individual que está siendo sujeto de reporte, el cual no debe incluir el dígito de verificación.

Columna 4 - Dígito de verificación: en este campo debe reportar el dígito de verificación de las identificaciones tipo NIT. Debe ingresar el valor de “-1” cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT de la columna 3 o cuando el tipo de identificación reportado en la columna 3 es diferente a un NIT.

Columna 5 - Fecha de constitución: es la fecha de constitución del patrimonio autónomo.

Columna 6 - Fecha de terminación: es la fecha de terminación del patrimonio autónomo establecida en el contrato.

Columna 7 - Municipio: es el código que identifica el municipio donde fue constituido el patrimonio autónomo. De acuerdo con la codificación del DANE. Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.

Columna 8 - Valor de los recursos administrados: corresponde al valor de los recursos administrados en pesos corrientes colombianos. Si el valor de los recursos administrados se encuentra en otra moneda, debe convertirla a pesos colombianos tomando la certificación de la tasa de cambio representativa del mercado (TCRM) que fue expedida por la SFC el día que se produjo la entrada que va a ser reportada.

Columna 9 - Objeto del contrato de asociación: corresponde al objeto del contrato que se reporta a la SFC al crear el negocio.

La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:

Página 9

Cuadro 2. Cuerpo del archivo 1 de reporte de patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 2012

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Inicia en 1.
— No se puede repetir.
— Alineado a la derecha
2Código SFC del negocio113020Alfanumérico— No incluir separadores
— Número único, no se puede repetir.
— Alineado a la izquierda
3Número de identificación315020Alfanumérico— Alineado a la izquierda
— Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco
— En caso de ser una persona jurídica, no incluir digito de verificación
4Dígito de verificación51522Numérico— Para los NIT, debe ingresar el dígito de verificación precedido de un “0” (ej. un NIT con dígito de verificación 5, debe ingresar el valor “05”).
— Debe ingresar el valor “-1” cuando desconozca el dígito de verificación del NIT del patrimonio autónomo reportado o cuando el tipo de identificación del patrimonio autónomo reportado es diferente a un NIT.
5Fecha de constitución536210Fecha— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2018), MM es el mes (ej. 01) y DD es el día (ej. 08).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 2 del 2018 será 2018-01-02.
6Fecha de terminación637210Fecha— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2018), MM es el mes (ej. 01) y DD es el día (Ej. 08).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 2 del 2018 será 2018-01-02.
7Municipio de constitución 73775Numérico— De acuerdo con la codificación del DANE
— Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.
— Alineado a la derecha
8Valor de los recursos administrados789720Numérico— Valor en pesos corrientes colombianos
— No incluir decimales y tampoco separadores de miles
— Alinear a la derecha
9Objeto del contrato98597500Alfanumérico— Alineado a la izquierda

Página 10

3.2.3. Cola.

Es el último registro del archivo. Tiene como objetivo realizar una verificación de la información entregada. Así, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 que contiene el archivo.

Este registro se elabora de acuerdo con la siguiente información:

Cuadro 3. Cola del archivo 1 de reporte de patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 2012

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (01). La “T” el tipo de entidad (ej. 021) y la “C” el código de la entidad (ej. 001), asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Número total de patrimonios autónomos reportados192810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
4Fin de registro29597569Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 597 posiciones

3.3. Especificaciones del archivo 2.

El archivo 2 contiene información sobre cada uno de los participantes en los patrimonios autónomos reportados en el archivo 1. Dentro del archivo 2 también se deben incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registros tipo 2) y cola (registro tipo 3).

El formato del archivo es: archivo plano.

El formato para el nombre del archivo es: SSTTTCCCMMAA_2, donde SS identifica el sector, la TTT el tipo de entidad y CCC el código de la entidad, asignados por la SFC, MM para mes y AA para año.

El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI.

La información registrada puede tener los siguientes formatos:

Numérico: aquel que contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.

Página 11

Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la figura 2.

Fecha: este formato contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones.

La longitud de registro es de 310 posiciones.

Todos los campos son obligatorios.

A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el archivo 2.

3.3.1. Encabezado.

Recoge la identificación de la entidad reportante. Solo existe un registro de este tipo por archivo.

Este registro se genera de acuerdo con la siguiente información:

Cuadro 4. Encabezado del archivo 2 de reporte de patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 2012

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (01), la “T” el tipo de entidad (ej. 021) y la “C” el código de la entidad (ej. 001), asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Fecha de corte192810Fecha— Corresponde al último día del periodo reportado.
— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2021), MM es el mes (ej. 10) y DD es el día (ej. 01).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 1º del 2025 será 2025-01-01.
4Número total de participantes reportados293810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha

Página 12

5Fin de registro39310272Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 310 posiciones

3.3.2. Cuerpo del formato.

Este tipo de registros contienen la información referente a los individuos involucrados en los patrimonios autónomos que son reportados en el archivo 1. Cada registro corresponde a un participante del patrimonio autónomo que es reportado en el archivo 1. El archivo contiene tantos registros de este tipo, como participantes tengan todos los patrimonios autónomos reportados en el archivo 1.

Para cada uno de los registros debe registrarse la información de los siguientes campos:

Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo.

Columna 2 - Código SFC del negocio: es el código único que otorga la SFC al momento de la inscripción del negocio fiduciario (patrimonio autónomo) ante dicha entidad. Este campo es la llave entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el código SFC del mismo patrimonio autónomo en el archivo 1.

Columna 3 - Rol del participante: es el código que describe qué función realiza el participante o actor que está siendo reportado en el patrimonio autónomo, que fue reportado en el archivo 1. Este código debe asignarse de acuerdo con el cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 7”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Deben reportarse todos los participantes o actores del patrimonio autónomo: fideicomitente(s), beneficiario(s), ordenador(es) del gasto, interventor(es) y supervisor(es). Puede reportarlos en cualquier orden.

Los ordenadores del gasto se definen como aquellos individuos diferentes a los fideicomitentes que son designados para disponer de los recursos del negocio fiduciario. Por ejemplo, un apoderado o un firmante con la facultad de disponer de los recursos del patrimonio autónomo.

Las entidades públicas que hagan parte del contrato de APP (celebren el contrato de asociación) deben ser reportadas bajo el rol de fideicomitente.

Columna 4 - Tipo de identificación: corresponde al código de identificación del participante del patrimonio autónomo administrado por la entidad reportante. Este código debe asignarse de acuerdo con el cuadro 2 del archivo “Cuadros complementarios del

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anexo 7”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Columna 5 - Número de identificación: es el número de identificación del participante del patrimonio autónomo reportado. En el caso de los NIT, no incluir el dígito de verificación.

Columna 6 - Dígito de verificación: en este campo debe reportar el dígito de verificación de las identificaciones tipo NIT del participante del patrimonio autónomo que está siendo reportado. Debe ingresar el valor de “-1” cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT de la columna 5 o cuando el tipo de identificación de la columna 5 es diferente a NIT.

Columna 7 - Nombre: es el nombre con que se encuentra registrado el participante del patrimonio autónomo reportado. Para una persona natural, se incluyen los nombres y apellidos (respetando este orden). Para una persona jurídica, es la razón social.

La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:

Cuadro 5. Cuerpo del archivo 2 de reporte de patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 2012

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Inicia en 1.
— No se puede repetir.
— Alineado a la derecha
2Código SFC del negocio113020Alfanumérico— No incluir separadores
— Alineado a la izquierda
3Rol31311Numérico— Código seleccionado del cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 7” 
4Tipo de identificación32332Numérico— Código seleccionado del cuadro 2 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 7”
5Número de identificación345320Alfanumérico— Diligenciar sin guiones, puntos, comas, espacios en blanco o separadores
— Alineado a la izquierda
— Para los NIT, no incluir el dígito de verificación
6Dígito de verificación54552Numérico— Para los NIT, debe ingresar el dígito de verificación precedido de un “0” (ej. un NIT con dígito de verificación 5, debe ingresar el valor “05”).
— Debe ingresar el valor “-1” cuando desconozca el dígito de verificación del NIT del individuo reportado o cuando el tipo de identificación del individuo reportado es diferente a un NIT.
7Nombre56310255Alfanumérico— Alineado a la izquierda

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3.3.3. Cola.

Es el último registro del archivo. Tiene como objetivo realizar una verificación de la información entregada y se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 que contiene el archivo.

Este registro se elabora a partir de la siguiente información:

Cuadro 6. Cola del archivo 2 de reporte de patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 2012

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (01). La “T” el tipo de entidad (ej. 021) y la “C” el código de la entidad (ej. 001), asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Número total de participantes reportados192810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
4Fin de registro29310282Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 310 posiciones

4. Consideraciones a la hora de realizar los reportes.

En general, para la escritura de variables con formato numérico se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.

• En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.

En general, para la escritura de variables con formato alfanumérico se debe tener en consideración lo siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.

• En ningún caso se debe completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.

• Todas las letras incluidas en la información relacionada deben ser escritas en mayúscula.

Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) podrá descargar:

• Codificación DANE de los municipios

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• Un archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido para realizar el reporte de patrimonios autónomos constituidos bajo la Ley 1508 de 2012.

5. Especificaciones para el envío de los reportes.

5.1. Envío de los reportes.

El medio de envío de los reportes realizados por las entidades vigiladas por la SFC es el sistema de reporte en línea (SIREL) de la UIAF.

La entidad usuaria de la información enviada por los reportantes es la UIAF.

Los reportes deben entregarse cada vez que se constituya un patrimonio autónomo de conformidad con la Ley 1508 de 2012. Dicha entrega debe realizarse dentro de los 3 días hábiles siguientes a la constitución del patrimonio autónomo de que trata la Ley 1508 de 2012.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el solo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace el reporte.

Si durante un mes no se constituyó algún patrimonio autónomo en los términos de la Ley 1508 de 2012 que haya dado lugar al reporte de patrimonios autónomos motivo de este anexo técnico, la entidad reportante debe realizar, a través de SIREL, el reporte negativo (reporte de ausencia) durante los primeros 20 días del mes siguiente.

Si las entidades vigiladas por la SFC participan en la constitución de algún patrimonio autónomo que da origen a este anexo técnico y no envían el reporte respectivo a la UIAF, estarán sujetas a las sanciones a las que haya lugar.

5.2. Proceso de envío de los reportes.

Para enviar los reportes a la UIAF, cada entidad reportante debe contar con un usuario que le permitirá ingresar a SIREL y realizar el cargue de los reportes.

La entidad debe registrarse a través de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el enlace SIREL - solicitud de código en línea, seleccionando sector: financiero y el tipo de entidad correspondiente según el listado de la Superintendencia Financiera de Colombia. Luego de obtener el código de entidad, esta debe solicitar el usuario para acceder al SIREL a través del enlace SIREL - solicitud de usuario.

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Cada usuario está ligado al número de identificación de quien se registra. Por lo tanto, si la persona encargada de realizar el ingreso a SIREL cambia, la entidad reportante debe solicitar un nuevo usuario asociado al documento de identificación de la nueva persona encargada. Así mismo, la entidad debe solicitar la cancelación del anterior usuario a través del módulo de PQRSD dispuesto en la página web de la UIAF.

Recuerde solicitar las siguientes actualizaciones a través del módulo PQRSD:

• La actualización de datos de los usuarios en el SIREL: solo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto.

• La actualización de datos del oficial de cumplimiento: solo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto, nombres. En caso que no tenga un usuario en el SIREL debe solicitarlo a través de la opción mencionada con anterioridad.

• La cancelación de los usuarios retirados de la entidad reportante

• La cancelación de la entidad reportante

• La asociación de entidades a un usuario registrado y activo en el SIREL.

5.3. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío.

Los reportes enviados pueden presentar 3 situaciones:

Recibido: la UIAF considera que el reporte fue recibido a tiempo cuando el cargue exitoso fue realizado dentro del periodo estipulado y de conformidad con todas las exigencias y especificaciones establecidas en el presente anexo. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado con cargue fallido y al corregir tuvo cargue exitoso a más tardar 10 días después de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo, si debe reportar los primeros 20 días del mes siguiente a la fecha de corte y las correcciones se hacen hasta el día 30 del mes, el reporte queda clasificado como recibido a tiempo.

Recibido extemporáneo: la UIAF considera que el reporte fue recibido extemporáneo cuando el primer cargue exitoso fue realizado fuera del periodo estipulado. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado con cargue fallido y al corregir tuvo cargue exitoso después de los 10 días calendario que transcurren luego de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo, si la entidad reportante obtuvo cargue fallido el día 18 del mes y el cargue exitoso fue el día 2 del mes siguiente, el reporte queda clasificado como recibido extemporáneo.

No recibido: la UIAF considera que un reporte fue no recibido cuando en la base de datos de la UIAF, no se encuentra ningún registro de reporte correspondiente a uno o más periodos.

Página 17

El no recibido, el recibido extemporáneo y la mala calidad de los datos, afectan las labores de inteligencia que realiza la UIAF.

5.4. Solicitud de anulación para corrección de reporte.

Puede suceder que una vez cargado el archivo en forma exitosa, la entidad reportante o la UIAF identifique inconsistencias en la información enviada. En este caso la entidad reportante debe corregir la información y retransmitir el archivo completo. Los pasos a seguir son los siguientes:

Paso 1: la entidad reportante debe diligenciar el formato de solicitud de anulación para la corrección de reportes que encontrará en la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co sección SIREL - formatos y tablas generales.

Paso 2: la entidad reportante debe ingresar al módulo PQRSD de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, en tipo de solicitud debe seleccionar “Peticiones”, luego “Soporte” y, por último, “Solicitud anulación para corrección de reportes” y adjuntar el formato. El módulo de PQRSD le entregará un código para hacer el seguimiento a su solicitud.

Paso 3: una vez que la UIAF recibe la solicitud y hace la verificación, pone en estado fallido el reporte y le comunica a la entidad reportante (respuesta a la PQRSD) que puede realizar nuevamente el cargue.

Paso 4: la entidad reportante debe realizar el cargue de información corregida tan pronto reciba respuesta a la PQRSD. Esta información quedará cargada como envío corregido.

Antes de enviar la información, cada entidad reportante debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas. Por ejemplo, solo el hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información. Asimismo, los reportantes deben verificar que sea incluida la información de los campos obligatorios.

5.5. Certificado de cargue de los reportes.

Una vez que la entidad reportante envíe cada uno de los reportes que le correspondan, recibirá mediante SIREL el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: exitoso o fallido. Este certificado puede ser impreso o almacenado en formato .pdf.

En el evento en el que el cargue sea fallido, el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea exitoso. La entidad reportante tendrá un plazo único de 10 días calendario para realizar el cargue exitoso de la información después de finalizado el plazo inicial.

Página 18

6. Soporte.

Con el objetivo de solucionar sus inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las entidades reportantes y/o sujetos obligados:

Línea telefónica: en Bogotá el PBX: 288 5222 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 018000 11 11 83.

Chat técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a. m. a 11:30 a. m. y de 2:30 p. m. a 4:00 p. m.

Módulo PQRSD (peticiones, quejas, reclamos y denuncias): en www.uiaf.gov.co/ contáctenos/ peticiones, quejas, reclamos y denuncias - (PQRSD)

ANEXO 8

Documento técnico e instructivo para el reporte de información de campañas políticas y partidos políticos por las entidades vigiladas por la Superintendencia (sic) de Colombia

Página 1

Superintendencia Financiera de Colombia

Documento técnico e instructivo del anexo 8

Reporte de información de campañas políticas y partidos políticos por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia

Última actualización: agosto de 2018

Contenido 
1.Objetivo4
2.Descripción4
3.Reporte de información de campañas políticas y partidos políticos4
3.1.Generalidades4
3.2.Especificaciones del archivo 16
3.2.1.Encabezado7
3.2.2.Cuerpo del formato8
3.2.3.Cola13
3.3.Especificaciones del archivo 214
3.3.1.Encabezado15
3.3.2.Cuerpo del formato15
3.3.3.Cola18
4.Consideraciones a la hora de realizar el reporte19
5.Especificaciones para el envío de los reportes20
5.1.Envío de los reportes20
5.2.Proceso de envío de los reportes20
5.3.Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío21
5.4.Solicitud de anulación para corrección de reporte22
5.5.Certificado de cargue de los reportes22
6.Soporte23

Figuras
Figura 1. Reporte de información de campañas políticas y partidos políticos5
Figura 2. Caracteres de la codificación ANSI para el formato alfanumérico7

Página 2

Cuadros*
Cuadro 1. Encabezado del archivo 1 reporte de información de campañas, grupos y partidos políticos8
Cuadro 2. Cuerpo del archivo 1 del reporte de información de campañas, grupos y partidos políticos11
Cuadro 3. Cola del archivo 1 del reporte de información de campañas, grupos y partidos políticos14
Cuadro 4. Encabezado del archivo 2 del reporte de información de campañas, grupos y partidos políticos15
Cuadro 5. Cuerpo del archivo 2 del reporte de información de campañas, grupos y partidos políticos18
Cuadro 6. Cola del archivo 2 del reporte de información de campañas, grupos y partidos políticos19

*Los cuadros que no se encuentran en el presente documento técnico e instructivo pueden ser consultados por las entidades reportantes en el archivo “Cuadros complementarios del anexo 8”, el cual está a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Página 3

Advertencia legal

“Los sujetos obligados por el presente anexo técnico deberán dar cumplimiento a los principios en el tratamiento de datos personales señalados en la Ley 1581 de 2012, específicamente los principios de veracidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En ese orden, se entiende que la transmisión de información a la que se refiere el reporte de que trata este anexo técnico se hace cumpliendo con las obligaciones normativas contempladas en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero; 3º, 4º y 9º de la Ley 526 de 1999, y con el capítulo IV del título IV de la parte I de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, y las demás normas que aclaren, sustituyan, condicionen, modifiquen o adicionen las anteriores normas”.

Página 4

1. Objetivo.

Este documento presenta los lineamientos técnicos e instrucciones a seguir por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) para realizar y enviar el reporte de información de campañas políticas y partidos políticos a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

2. Descripción.

Las entidades vigiladas por la SFC deben reportar mensualmente toda la información solicitada en el presente documento técnico e instructivo sobre los productos financieros de las campañas políticas, grupos políticos y partidos políticos.

3. Reporte de información de campañas políticas y partidos políticos.

3.1. Generalidades.

En este reporte debe registrarse la información solicitada acerca de los productos y servicios financieros de las campañas políticas y partidos políticos ofrecidos por las entidades vigiladas por la SFC.

Este reporte está conformado por 2 archivos, tal como se muestra a continuación:

Página 5

Figura 1. Reporte de información de campañas políticas y partidos políticos

1
 

Cada mes deben reportarse a la UIAF el archivo 1 y el archivo 2. Es decir, siempre tienen que enviarse los dos archivos, así uno de los dos o los dos archivos no presenten alguna modificación con respecto al reportado en el mes inmediatamente anterior. Por ejemplo, si el archivo 1 tuvo modificaciones y el archivo 2 no presentó cambios frente a los archivos enviados el mes inmediatamente anterior, el reportante debe enviar los 2 archivos que componen el reporte. Si el archivo 1 no tuvo modificaciones y el archivo 2 sí presentó cambios frente a los archivos enviados el mes inmediatamente anterior, el reportante debe enviar los 2 archivos que conforman el reporte. Finalmente, si tanto el archivo 1 como el archivo 2 sí presentaron cambios frente a los archivos enviados el mes inmediatamente anterior, el reportante debe enviar los 2 archivos que componen el reporte.

A la hora de realizar el cargue de cada archivo, el sistema de reporte en línea (SIREL) validará que los dos archivos estén cargados exitosamente. En caso que no sea así, se considerará que el reporte no fue exitoso.

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3.2. Especificaciones del archivo 1.

El archivo 1 que la entidad reportante debe enviar a la UIAF contiene información sobre campañas políticas y partidos políticos. Dentro del archivo en mención se debe incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registro tipo 2) y cola (registro tipo 3).

El formato del archivo es: archivo plano.

El formato para el nombre del archivo: SSTTTCCCMMAA_1, donde S identifica el sector, la T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignados por la SFC, MM para mes y AA para año.

El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI.

La información registrada puede tener los siguientes formatos:

Numérico: aquel que contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.

Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la figura 2.

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Figura 2. Caracteres de la codificación ANSI para el formato alfanumérico

1

Fecha: este formato contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones.

La longitud de registro es de 1396 posiciones.

Todos los campos son obligatorios.

A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el archivo 1.

3.2.1. Encabezado.

Es el encabezado del archivo. Recoge la identificación de la entidad reportante. Solo existe un registro de este tipo por archivo.

Este registro se genera de acuerdo a la siguiente información:

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Cuadro 1. Encabezado del archivo 1 reporte de información de campañas, grupos y partidos políticos

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (01). La “T” el tipo de entidad (ej. 021) y la “C” el código de la entidad (ej. 001), asignados. por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Fecha de corte192810Fecha— Corresponde al último día del periodo reportado.
— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2021), MM es el mes (ej. 10) y DD es el día (ej. 01).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 1º del 2025 será 2025-01-01.
4Número de registros reportados293810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
5Fin de registro3913961358Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 1396 posiciones

3.2.2. Cuerpo del formato.

Este tipo de registros contienen la información de las campañas, grupos y partidos políticos. Cada registro corresponde a la información requerida para cada campaña, grupo o partido político. El archivo debe contener tantos registros de este tipo, como campañas, grupos y partidos políticos se reporten.

Para cada uno de los registros debe reportar la información de los siguientes campos:

Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo.

Columna 2 - Tipo de identificación de la campaña, grupo o partido político: corresponde al código de identificación de la campaña, grupo o partido político que está siendo reportado. Este código debe asignarse de acuerdo con el cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 8”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Este campo es la llave 1 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo tipo de identificación de la campaña, grupo o partido político en el archivo 2.

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Columna 3 - Número de identificación de la campaña, grupo o partido político: es el número de identificación de la campaña, grupo o partido político que está siendo reportado. En el caso de los NIT, no debe incluir el dígito de verificación.

Este campo es la llave 2 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo número de identificación de la campaña, grupo o partido político en el archivo 2.

Columna 4 - Dígito de verificación de la campaña, grupo o partido político: en este campo debe reportar el dígito de verificación de la identificación tipo NIT de la campaña, grupo o partido político. Ingrese el valor de “-1” si desconoce el dígito de verificación del NIT de la campaña, grupo o partido o si el tipo de identificación de la campaña, grupo o partido es diferente de NIT.

Este campo es la llave 3 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo dígito de verificación de la campaña, grupo o partido político en el archivo 2.

Columna 5 - Nombre de la campaña, grupo o partido político: es el nombre completo de la campaña política, grupo político o partido político que está siendo reportado.

Columna 6 - Municipio de la sede principal: es el código que representa el municipio en donde se ubica la sede principal de la campaña, grupo o partido político. Este código debe asignarse de acuerdo con la codificación del DANE de municipios. Es de destacar que Bogotá, por ser distrito capital, tiene código especial de departamento y municipio = 11001.

Columna 7 - Dirección de la sede principal: en este campo debe ingresar la dirección completa de la sede principal donde opera la campaña, grupo o partido político. Para la escritura de direcciones, las entidades deben consultar el documento dispuesto en la página web de la UIAF.

Columna 8 - Teléfono: es el número telefónico en el cual se pueda contactar a la campaña, grupo o partido político. No se deben incluir indicativos, prefijos, extensiones ni caracteres adicionales. No incluya indicativos, extensiones ni códigos de operadores, separadores, espacios en blanco. Si no conoce esta información, el valor a ingresar en este campo es “-1”. No debe dejar vacío este campo.

Columna 9 - Tipo de identificación del representante legal: corresponde al código de identificación del representante legal de la campaña, grupo o partido político que está siendo reportado. Este código debe asignarse de acuerdo con el cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 8”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

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Columna 10 - Número de identificación del representante legal: es el número de identificación del representante legal de la campaña, grupo o partido político que está siendo reportado. En el caso de los NIT, no debe incluir el dígito de verificación.

Columna 11 - Dígito de verificación del representante legal: en este campo debe reportar el dígito de verificación de la identificación tipo NIT del representante legal. Debe ingresar el valor “-1” cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT o cuando el tipo de identificación es diferente a NIT.

Columna 12 - Nombre del representante legal: es el nombre con que se encuentra registrado el representante legal de la campaña, grupo o partido político que está siendo reportado. Para una persona natural, se incluyen los nombres y apellidos (respetando este orden). Para una persona jurídica, es la razón social.

Columna 13 - Tipo de identificación del tesorero: corresponde al código de identificación del tesorero de la campaña, grupo o partido político que está siendo reportado. Este código debe asignarse de acuerdo con el cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 8”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Columna 14 - Número de identificación del tesorero: es el número de identificación del tesorero de la campaña, grupo o partido político que está siendo reportado. En el caso de los NIT, no debe incluir el dígito de verificación.

Columna 15 - Dígito de verificación del tesorero: en este campo debe reportar el dígito de verificación de la identificación tipo NIT del tesorero. Debe ingresar el valor “-1” cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT o cuando el tipo de identificación es diferente a NIT.

Columna 16 - Nombre del tesorero: es el nombre con que se encuentra registrado el tesorero de la campaña, grupo o partido político que está siendo reportado. Para una persona natural, se incluyen los nombres y apellidos (respetando este orden). Para una persona jurídica, es la razón social.

Columna 17 - Tipo de identificación del revisor fiscal: corresponde al código de identificación del revisor fiscal de la campaña, grupo o partido político que está siendo reportado. Este código debe asignarse de acuerdo con el cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 8”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

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Columna 18 - Número de identificación del revisor fiscal: es el número de identificación del revisor fiscal de la campaña, grupo o partido político que está siendo reportado. En el caso de los NIT, no debe incluir el dígito de verificación.

Columna 19 - Dígito de verificación del revisor fiscal: en este campo debe reportar el dígito de verificación de la identificación tipo NIT del revisor fiscal. Debe ingresar el valor “-1” cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT o cuando el tipo de identificación es diferente a NIT.

Columna 20 - Nombre del revisor fiscal: es el nombre con que se encuentra registrado el revisor fiscal de la campaña, grupo o partido político que está siendo reportado. Para una persona natural, se incluyen los nombres y apellidos (respetando este orden). Para una persona jurídica, es la razón social.

La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:

Cuadro 2. Cuerpo del archivo 1 del reporte de información de campañas, grupos y partidos políticos

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Inicia en 1.
— No se puede repetir.
— Alineado a la derecha
2Tipo de identificación de la campaña, grupo o partido político 11122Numérico— Es la llave 1.
— Código seleccionado del cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 8”
3Número de identificación de la campaña, grupo o partido político133220Alfanumérico— Es la llave 2.
— Diligenciar sin guiones, puntos, comas, espacios en blanco o separadores
— Alineado a la izquierda
— Para los NIT, no incluir el dígito de verificación
4Dígito de verificación de la campaña, grupo o partido político33342Numérico— Es la llave 3.
— Para los NIT, debe ingresar el dígito de verificación precedido de un “0” (ej. un NIT con dígito de verificación 5, debe ingresar el valor “05”).
— Debe ingresar el valor “-1” cuando desconozca el dígito de verificación del NIT de la campaña, grupo o partido reportado o cuando el tipo de identificación de la campaña, grupo o partido reportado es diferente a un NIT.
5Nombre de la campaña, grupo o35289255Alfanumérico— Alineado a la izquierda

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 partido político       
6Municipio de la sede principal2902945Alfanumérico— Código del municipio donde se ubica la sede principal, según la codificación del DANE
— Campo obligatorio, alineado a la derecha
7Dirección de la sede principal295549255Alfanumérico— Se debe utilizar la nomenclatura catastral.
— Si no se conoce esta información, el valor a ingresar en este campo es “-1”, no debe dejar vacío este campo.
— Alineado a la izquierda
8Teléfono55055910Alfanumérico— Número completo sin incluir indicativos, prefijos, extensiones ni caracteres adicionales
— Solo 1 teléfono, en el cual se pueda contactar a la persona
— Si no se conoce esta información, el valor a ingresar en este campo es “-1”. No debe dejar vacío este campo.
— Alineado a la izquierda
9Tipo de identificación del representante legal5605612Numérico— Código seleccionado del cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 8”
10Número de identificación del representante legal56258120Alfanumérico— Diligenciar sin guiones, puntos, comas, espacios en blanco o separadores
— Alineado a la izquierda
— Para los NIT, no incluir el dígito de verificación
11Dígito de verificación del representante legal5825832Numérico— Para los NIT, debe ingresar el dígito de verificación precedido de un “0” (ej. un NIT con dígito de verificación 5, debe ingresar el valor “05”).
— Debe ingresar el valor “-1” cuando desconozca el dígito de verificación del NIT del individuo reportado o cuando el tipo de identificación del individuo reportado es diferente a un NIT.
12Nombre del representante legal584838255Alfanumérico— Alineado a la izquierda
13Tipo de identificación del tesorero8398402Numérico— Código seleccionado del cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 8”
14Número de identificación del tesorero84186020Alfanumérico— Diligenciar sin guiones, puntos, comas, espacios en blanco o separadores
— Alineado a la izquierda
— Para los NIT, no incluir el dígito de verificación
15Dígito de verificación del tesorero8618622Numérico— Para los NIT, debe ingresar el dígito de verificación precedido de un “0” (ej. un NIT con dígito de verificación 5, debe ingresar el valor

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      “05”).
— Debe ingresar el valor “-1” cuando desconozca el dígito de verificación del NIT del individuo reportado o cuando el tipo de identificación del individuo reportado es diferente a un NIT.
 
16Nombre del tesorero8631117255Alfanumérico— Alineado a la izquierda
17Tipo de identificación del revisor fiscal111811192Numérico— Código seleccionado del cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 8”
18Número de identificación del revisor fiscal1120113920Alfanumérico— Diligenciar sin guiones, puntos, comas, espacios en blanco o separadores
— Alineado a la izquierda
— Para los NIT, no incluir el dígito de verificación
19Dígito de verificación del revisor fiscal114011412Numérico— Para los NIT, debe ingresar el dígito de verificación precedido de un “0” (ej. un NIT con dígito de verificación 5, debe ingresar el valor “05”).
— Debe ingresar el valor “-1” cuando desconozca el dígito de verificación del NIT del individuo reportado o cuando el tipo de identificación del individuo reportado es diferente a un NIT.
20Nombre del revisor fiscal11421396255Alfanumérico— Alineado a la izquierda

3.2.3. Cola.

Es el último registro del archivo. Tiene como objetivo realizar una verificación de la información entregada. Así, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 que contiene el archivo.

Este registro se elabora a partir de la siguiente información:

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Cuadro 3. Cola del archivo 1 del reporte de información de campañas, grupos y partidos políticos

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo registro11010Numérico— Siempre el valor “0”
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Número de registros reportados192810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
4Fin de registro2913961368Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 1396 posiciones

3.3. Especificaciones del archivo 2.

El archivo 2 que la entidad reportante debe enviar a la UIAF contiene información sobre cada uno de los productos financieros que tienen las campañas, grupos y partidos políticos que son reportados en el archivo 1. Dentro del archivo en mención se debe incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registro tipo 2) y cola (registro tipo 3).

El formato del archivo es: archivo plano.

Formato para el nombre del archivo: SSTTTCCCMMAA_2, donde S identifica el sector, la T el tipo de entidad y la C el código de la entidad, asignados por la SFC, MM para mes y AA para año.

El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en codificación de texto ANSI.

La información registrada puede tener los siguientes formatos:

Numérico: aquel que contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), o ANSI 45 (-) y ANSI 46(.). Esto es: los numerales arábicos 0-9, el punto como indicador de la posición decimal, y el guion para indicar un valor negativo.

Alfanumérico: incluye los caracteres ANSI 32 (espacio en blanco), aquellos en el rango ANSI 65 a ANSI 90 (alfabeto inglés), ANSI 140 y ANSI 142 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), caracteres entre ANSI 192 y ANSI 214 caracteres especiales de algunas lenguas romances), entre ANSI 216 y ANSI 221 (caracteres especiales de algunas lenguas romances), y aquellos descritos en los datos de tipo numérico. Estos caracteres se resaltan en la figura 2.

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Fecha: este formato contiene únicamente caracteres de la codificación ANSI entre ANSI 48 (0) y ANSI 57 (9), y ANSI 45 (-). Esto es: los numerales arábicos 0-9 para los valores de año, mes y día, y el guion como separador de estas posiciones.

La longitud de registro es de 56 posiciones.

Todos los campos son obligatorios.

A continuación se presentan el diseño y la descripción detallada de los registros que contiene el archivo 2.

3.3.1. Encabezado.

Recoge la identificación de la entidad reportante. Solo existe un registro de este tipo por archivo.

Este registro se genera de acuerdo con la siguiente información:

Cuadro 4. Encabezado del archivo 2 del reporte de información de campañas, grupos y partidos políticos

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Siempre el valor 0
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (01). La “T” el tipo de entidad (ej. 021) y la “C” el código de la entidad (ej. 001), asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Fecha de corte192810Fecha— Corresponde al último día del periodo reportado.
— Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (ej. 2021), MM es el mes (ej. 10) y DD es el día (ej. 01).
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. enero 1º del 2025 será 2025-01-01.
4Número total de productos reportados293810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
5Fin de registro395618Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 56 posiciones

3.3.2. Cuerpo del formato.

Este tipo de registros contienen la información referente a los productos financieros que están cuyos titulares son las campañas, grupos y partidos políticos. Cada registro corresponde a un producto ofrecido por la entidad reportante. El archivo debe contener tantos registros de este tipo, como productos ofrecidos a reportar.

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Para cada uno de los registros debe reportar la información de los siguientes campos:

Columna 1 - Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los productos reportados en el archivo.

Columna 2 - Tipo de identificación de la campaña, grupo o partido político: corresponde al código de identificación de la campaña, grupo o partido político que está siendo reportado. Este código debe asignarse de acuerdo con el cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 8”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

Este campo es la llave 1 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo tipo de identificación de la campaña, grupo o partido político en el archivo 1.

Columna 3 - Número de identificación de la campaña, grupo o partido político: es el número de identificación de la campaña, grupo o partido político que está siendo reportado. En el caso de los NIT, no debe incluir el dígito de verificación.

Este campo es la llave 2 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo número de identificación de la campaña, grupo o partido político en el archivo 1.

Columna 4 - Dígito de verificación de la campaña, grupo o partido político: en este campo debe reportar el dígito de verificación de la identificación tipo NIT de la campaña, grupo o partidos político. Debe ingresar el valor de “-1” cuando se desconozca el dígito de verificación del NIT de la campaña, grupo o partido o cuando el tipo de identificación de la campaña, grupo o partido es diferente a NIT.

Este campo es la llave 3 entre los archivo 1 y archivo 2 y debe coincidir con el campo dígito de verificación de la campaña, grupo o partido político en el archivo 1.

Columna 5 - Número del producto: es el número de identificación único que asigna la entidad reportante a cada producto financiero ofrecido a las campañas, grupos o partidos políticos.

Este número debe ser igual al reportado en los archivos 1 y 2 del reporte de productos ofrecidos por las entidades vigiladas por la SFC (anexo 6); con el fin de obtener la información de cada uno de los productos (esto es: entradas, salidas, roles de los individuos que tienen la autorización para modificar el producto) de las campañas grupos o partidos políticos reportados. Específicamente:

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— En el reporte de productos general y en el reporte de la industria aseguradora del anexo 6, el campo llamado número del producto.

— En el reporte de fondos es el campo llamado número único del fondo individual o cuenta individual.

— En el reporte de negocios fiduciarios es el campo llamado código único SFC del negocio.

Debe reportar todos los productos ofrecidos a las campañas, grupos o partidos políticos que están siendo reportados en el archivo 1.

Columna 6 - Tipo de producto: es el código del producto financiero ofrecido por la entidad reportante. Este código debe ser seleccionado de acuerdo al cuadro 2 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 8”, el cual se encuentra a disposición de las entidades reportantes en la sección reportantes > Superintendencia Financiera de Colombia > anexos técnicos - utilidades, de la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co).

La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anteriores campos descritos es la siguiente:

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Cuadro 5. Cuerpo del archivo 2 del reporte de información de campañas, grupos y partidos políticos

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo de registro11010Numérico— Inicia en 1.
— No se puede repetir.
— Alineado a la derecha
2Tipo de identificación único de la campaña, grupo o partido político 11122Numérico— Es la llave 1.
— Código seleccionado del cuadro 1 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 8”
3Número de identificación de la campaña, grupo o partido político133220Alfanumérico— Es la llave 2.
— Diligenciar sin guiones, puntos, comas, espacios en blanco o separadores
— Alineado a la izquierda
— Para los NIT, no incluir el dígito de verificación
4Dígito de verificación de la campaña, grupo o partido político33342Numérico— Es la llave 3.
— Para los NIT, debe ingresar el dígito de verificación precedido de un “0” (ej. un NIT con dígito de verificación 5, debe ingresar el valor “05”).
— Debe ingresar el valor “-1” cuando desconozca el dígito de verificación del NIT de la campaña, grupo o partido reportado o cuando el tipo de identificación de la campaña, grupo o partido es diferente a un NIT.
5Número del producto35362Alfanumérico— No incluir separadores
— Alineado a la izquierda
6Tipo de producto375620Numérico— Código seleccionado del cuadro 2 del archivo “Cuadros complementarios del anexo 8”

3.3.3. Cola.

Es el último registro del archivo. Tiene como objetivo realizar una verificación de la información entregada. Así, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 que contiene el archivo.

Este registro se elabora a partir de la siguiente información:

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Cuadro 6. Cola del archivo 2 del reporte de información de campañas, grupos y partidos políticos

CampoPosición
inicial
Posición
final
LongitudFormatoContenidoCampo obligatorio
1Número consecutivo registro11010Numérico— Siempre el valor “0”
— Alineado a la derecha
2Código de entidad11188Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (ej. 01), TTT el tipo de entidad (ej. 021) y la CCC el código de la entidad (ej. 001) asignados por la SFC.
— Alineado a la izquierda
3Número de productos reportados192810Numérico— Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha
4Fin de registro295628Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 56 posiciones

4. Consideraciones a la hora de realizar el reporte.

En general, para la escritura de variables con formato numérico se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.

• En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.

En general, para la escritura de variables con formato alfanumérico se debe tener en consideración lo siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.

• En ningún caso se debe completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.

• Todas las letras incluidas en la información relacionada deben ser escritas en mayúscula.

Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) puede descargar:

• La codificación DANE de los municipios

• Instrucciones para el correcto diligenciamiento de direcciones

• Un archivo plano de ejemplo que sirve como guía para el diseño y construcción del archivo plano requerido del reporte de información de campañas políticas y partidos políticos.

Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF que el reporte sea oportuno, veraz y de calidad.

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5. Especificaciones para el envío de los reportes.

5.1. Envío de los reportes.

El medio de envío de los reportes realizados por las entidades vigiladas por la SFC es el sistema de reporte en línea (SIREL) de la UIAF.

La entidad usuaria de la información enviada por los reportantes es la UIAF.

Los reportes deben entregarse con una periodicidad mensual y contener la información solicitada correspondiente al mes inmediatamente anterior (es decir, la fecha de corte de la información es el último día del mes inmediatamente anterior).

La fecha de entrega de los reportes corresponde a los primeros 20 días calendario después de la fecha de corte del periodo mensual.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el solo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace el reporte.

Si durante el periodo de reporte la entidad no vinculó o tenía como cliente a una campaña, grupo o partido político que haya dado lugar al reporte de información de campañas políticas y partidos políticos motivo de este anexo técnico, la entidad reportante debe realizar, a través de SIREL, el reporte negativo (reporte de ausencia) durante los primeros 20 días del mes siguiente al periodo de reporte.

Si las entidades vigiladas por la SFC cuentan con información de clientes que son campañas, grupos o partidos políticos que dan origen a este anexo técnico y no envían el reporte respectivo a la UIAF, estarán sujetas a las sanciones a las que haya lugar.

5.2. Proceso de envío de los reportes.

Para enviar los reportes a la UIAF, cada entidad reportante debe contar con un usuario que le permitirá ingresar a SIREL y realizar el cargue de los reportes.

La entidad debe registrarse a través de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co en el enlace SIREL - solicitud de código en línea, seleccionando sector: financiero y el tipo de entidad correspondiente según el listado de la Superintendencia Financiera de Colombia. Luego de obtener el código de entidad, esta debe solicitar el usuario para acceder al SIREL a través del enlace SIREL - solicitud de usuario.

Cada usuario está ligado al número de identificación de quien se registra. Por lo tanto, si la persona encargada de realizar el ingreso a SIREL cambia, la entidad reportante debe solicitar un nuevo usuario asociado al documento de identificación de la nueva persona

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encargada. Así mismo, la entidad debe solicitar la cancelación del anterior usuario a través del módulo de PQRSD dispuesto en la página web de la UIAF.

Recuerde solicitar las siguientes actualizaciones a través del módulo PQRSD:

• La actualización de datos de los usuarios en el SIREL: solo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto.

• La actualización de datos del oficial de cumplimiento: solo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto, nombres. En caso que no tenga un usuario en el SIREL debe solicitarlo a través de la opción mencionada con anterioridad.

• La cancelación de los usuarios retirados de la entidad reportante

• La cancelación de la entidad reportante

• La asociación de entidades a un usuario registrado y activo en el SIREL.

5.3. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío.

Los reportes enviados pueden presentar 3 situaciones:

Recibido: la UIAF considera que el reporte fue recibido a tiempo cuando el cargue exitoso fue realizado dentro del periodo estipulado y de conformidad con todas las exigencias y especificaciones establecidas en el presente anexo. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado con cargue fallido y al corregir tuvo cargue exitoso a más tardar 10 días calendario después de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo, si debe reportar los primeros 20 días del mes siguiente a la fecha de corte y las correcciones se hacen hasta el día 30 del mes, el reporte queda clasificado como recibido a tiempo.

Recibido extemporáneo: la UIAF considera que el reporte fue recibido extemporáneo cuando el primer cargue exitoso fue realizado fuera del periodo estipulado. También cuando el reporte fue enviado dentro del periodo estipulado con cargue fallido y al corregir tuvo cargue exitoso después de los 10 días calendario que transcurren luego de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo, si la entidad reportante obtuvo cargue fallido el día 18 del mes y el cargue exitoso fue el día 2 del mes siguiente, el reporte queda clasificado como recibido extemporáneo.

No recibido: la UIAF considera que un reporte fue no recibido cuando en la base de datos de la UIAF, no se encuentra ningún registro de reporte correspondiente a uno o más periodos.

El no recibido, el recibido extemporáneo y la mala calidad de los datos, afectan las labores de inteligencia que realiza la UIAF.

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5.4. Solicitud de anulación para corrección de reporte.

Puede suceder que una vez cargado el archivo en forma exitosa, la entidad reportante o la UIAF identifique inconsistencias en la información enviada. En este caso la entidad reportante debe corregir la información y retransmitir el archivo completo. Los pasos a seguir son los siguientes:

Paso 1: la entidad reportante debe diligenciar el formato de solicitud de anulación para la corrección de reportes que encontrará en la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, sección SIREL - formatos y tablas generales.

Paso 2: la entidad reportante debe ingresar al módulo PQRSD de la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, en tipo de solicitud debe seleccionar “Peticiones”, luego “Soporte” y, por último, “Solicitud anulación para corrección de reportes” y adjuntar el formato. El módulo de PQRSD le entregará un código para hacer el seguimiento a su solicitud.

Paso 3: una vez que la UIAF recibe la solicitud y hace la verificación, pone en estado fallido el reporte y le comunica a la entidad reportante (respuesta a la PQRSD) que puede realizar nuevamente el cargue.

Paso 4: la entidad reportante debe realizar el cargue de información corregida tan pronto reciba respuesta a la PQRSD. Esta información quedará cargada como envío corregido.

Antes de enviar la información, cada entidad reportante debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas. Por ejemplo, solo el hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información. Asimismo, los reportantes deben verificar que sea incluida la información de los campos obligatorios.

5.5. Certificado de cargue de los reportes.

Una vez que la entidad reportante envíe cada uno de los reportes que le correspondan, recibirá mediante SIREL el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: exitoso o fallido. Este certificado puede ser impreso o almacenado en formato .pdf.

En el evento en el que el cargue sea fallido, el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea exitoso. La entidad reportante tendrá un plazo único de 10 días calendario para realizar el cargue exitoso de la información después de finalizado el plazo inicial.

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6. Soporte.

Con el objetivo de solucionar sus inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las entidades reportantes y/o sujetos obligados:

Línea telefónica: en Bogotá el PBX: 288 5222 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 018000 11 11 83.

Chat técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a. m. a 11:30 a. m. y de 2:30 p. m. a 4:00 p. m.

Módulo PQRSD (peticiones, quejas, reclamos y denuncias): en www.uiaf.gov.co/ contáctenos/ peticiones, quejas, reclamos y denuncias - (PQRSD).