CIRCULAR EXTERNA 18 DE 2000 

(Diciembre 15)

Asunto: Actos que requieren autorización previa de la Superintendencia. Registro de nuevos directivos.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 1 de 2002 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

Debido al gran número de consultas sobre el tema citado en el asunto, formuladas por los diferentes órganos de administración y control y por los propios asociados de las supervisadas, consideramos importante instruir a las mismas sobre la normatividad vigente al respecto.

1. En primer término, es necesario efectuar algunas precisiones sobre los actos de las entidades supervisadas, que requieren autorización previa de esta Superintendencia para su posterior registro ante la cámara de comercio.

Para el efecto, es necesario distinguir entre dos grupos de entidades vigiladas por esta Superintendencia que debido al ejercicio de su actividad, están sometidas a reglas e instrucciones diferentes.

a) Cooperativas que ejercen actividad financiera. La actividad financiera se encuentra definida en el inciso cuarto del artículo 39 de la Ley 454 de 1998. Según dicho inciso, “se entenderá como actividad financiera la captación de depósitos, a la vista o a término de asociados o de terceros para colocarlos nuevamente a través de préstamos, descuentos, anticipos u otras operaciones activas de crédito y, en general, el aprovechamiento o inversión de los recursos captados de los asociados o de terceros“.

Dentro de este grupo de cooperativas que ejercen actividad financiera encontramos las siguientes:

— Las cooperativas especializadas de ahorro y crédito.

— Las cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito, y

— Las cooperativas integrales con sección de ahorro y crédito.

Estas cooperativas para su constitución y ejercicio de la actividad financiera, deben obtener la autorización previa de esta superintendencia, siguiendo los parámetros y condiciones señalados en la Resolución 162 del 12 de noviembre de 1999 de esta entidad.

En igual forma, los miembros de los consejos de administración, juntas de vigilancia, representantes legales y revisores fiscales, tanto titulares como suplentes de las entidades cooperativas que ejercen actividad financiera, deben tomar posesión de sus cargos ante esta Superintendencia, bajo los términos y requisitos señalados en la Resolución 0201 de 1999, modificada por la Resolución 30 de 2000 de esta entidad;

b) Entidades que NO ejercen actividad financiera. Éstas por el contrario no ejercen actividad financiera, esto es, no captan ahorros de sus asociados. En este punto es preciso advertir que si una entidad sólo recibe aportes y otorga créditos a sus asociados, está catalogada como una entidad que no ejerce actividad financiera.

Tales entidades no necesitan autorización previa para constituirse ni sus miembros de los órganos de administración y vigilancia deben posesionarse ante esta Superintendencia, esto es, que no les resultan aplicables las resoluciones 0162 y 0201 de 1999 y 30 de 2000, pues sus actos y decisiones, por regla general, sólo deben registrarse en la cámara de comercio del domicilio principal de la cooperativa y enviarse posteriormente a esta Superintendencia para el estudio de legalidad posterior.

Caben dentro de este grupo de entidades las siguientes:

— Cooperativas que no ejercen actividad financiera.

— Fondos de empleados, y

— Asociaciones mutuales.

Únicamente en los casos de fusiones, transformaciones, incorporaciones y escisiones de las entidades supervisadas por esta entidad, en acatamiento a lo dispuesto en el numeral 21 artículo 36 de la Ley 454 de 1998 y el numeral 22 del artículo 5º del Decreto 1401 de 1999, deberán obtener autorización previa para realizar su inscripción en el registro.

Las demás reformas estatutarias no requieren autorización previa, serán válidas con la aprobación impartida por la asamblea general y oponibles frente a terceros a partir de su registro en la cámara de comercio.

2. Ahora bien, en cuanto al registro de los actos o decisiones de la asamblea general o del consejo de administración, para el caso concreto, el de "nuevos directivos", deben tenerse en cuenta las siguientes precisiones, por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988:

El artículo 163 del Código de Comercio preceptúa que la designación de los administradores está sujeta al registro mercantil; así mismo, el artículo 164 de la norma citada establece que “las personas inscritas en la cámara de comercio del domicilio social como representantes de una sociedad, así como sus revisores fiscales, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección.

“La simple confirmación o reelección de las personas ya inscritas no requerirá nueva inscripción” (se resalta).

En concordancia con el tema, el citado código señala en el artículo 442 que “las personas cuyos nombramientos figuren inscritos en el correspondiente registro mercantil como gerentes principales y suplentes serán los representantes de las sociedades para todos los efectos legales mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento" (se resalta).

Agrega el Código de Comercio en la parte final del artículo 485 “(...) ... las personas cuyos nombres figuren inscritos en la misma cámara como representante de la sociedad, tendrán dicho carácter para todos los efectos legales, mientras no se inscriba debidamente una nueva designación” (resaltamos).

Concordante con lo anterior, esta Superintendencia mediante la Resolución 041 de 21 de febrero de 2000, señaló lo siguiente: "De conformidad con lo previsto en los artículos 164 y 442 del código, en concordancia con el artículo 158 de la Ley 79 de 1988, los representantes legales, miembros de consejos de administración y de la junta de vigilancia y los revisores fiscales de las entidades vigiladas que figuren inscritos, lo seguirán siendo y ejerciendo sus funciones, para todos los efectos legales,mientras no se cancele su inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento" (el resaltado es nuestro).

En consecuencia, los nuevos miembros de los consejos de administración, juntas de vigilancia, representantes legales y revisores fiscales, tanto titulares como suplentes de las entidades cooperativas que ejercen actividad financiera, sólo pueden ejercer sus funciones legalmente una vez posesionados ante esta Superintendencia y posteriormente registrados en la cámara de comercio del domicilio principal de la entidad, pues hasta que no se haga dicho registro seguirán siendo los directivos y ejerciendo sus funciones, para todos los efectos legales, los que figuren inscritos.

Los directivos de las entidades que no ejercen actividad financiera sólo deben registrar sus nombramientos en la cámara de comercio del domicilio principal de la entidad y, enviar, luego, los documentos a esta Superintendencia en los términos previstos en la Resolución 41 del 21 de febrero de 2000. Igualmente, mientras no estén registrados en la cámara de comercio respectiva, no podrán ejercer sus funciones y para todos los efectos legales, quienes figuren inscritos seguirán siendo los directivos y continuarán ejerciendo sus funciones.

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales, miembros de los órganos de administración, control, vigilancia y asociados de las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 1 de 2002 de la Superintendencia de la Economía Solidaria)

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