CIRCULAR EXTERNA 18 DE 2003 

(Mayo 30)

Ref.: Proforma de declaración de ingresos efectivamente percibidos-Artículo 1º del Decreto 510 de 2003.

La Ley 100 de 1993 en su artículo 15, modificado por la Ley 797 de 2003, indica quién es afiliado en forma obligatoria o voluntaria al sistema general de pensiones. Respecto a los afiliados en forma obligatoria establece como sujetos de la norma, entre otros, a las personas naturales que prestan directamente servicios al Estado o a empresas del sector privado bajo la modalidad de contratos de prestación de servicios o cualquier otra modalidad de servicios que adopten.

A su vez el Decreto 510 de 2003, reglamentario de la Ley 797 de 2003, señala en sus artículos 1º y 3º la obligación para tales sujetos de declarar, ante la administradora en la cual se afilien, el monto de los ingresos que efectivamente perciben, con el fin de establecer la base de cotización al sistema general de pensiones, utilizando para ello la proforma que adopte la Superintendencia Bancaria.

Así las cosas, esta entidad en desarrollo de la facultad mencionada, considera necesario modificar la Circular Externa 7 de 1996 —Circular Básica Jurídica— y la Circular Externa 100 de 1995-Circular Básica Contable, en los apartes pertinentes, con el fin de adoptar la proforma que indica la información que deberá contener el formulario que diseñen las entidades administradoras del sistema de seguridad social para el cabal cumplimiento de la norma citada anteriormente.

Es necesario resaltar que el diligenciamiento del documento mencionado es de obligatoria observancia por parte de todas las personas que se encuentren en los supuestos descritos anteriormente, lo cual no impide que la proforma sea utilizada por los afiliados voluntarios al sistema general de pensiones para efectos de determinar su base de cotización.

Las entidades destinatarias de este instructivo, deberán remitir copia de la proforma adoptada bajo las especificaciones mencionadas, a la dirección de control legal para la seguridad social y otros servicios financieros de esta superintendencia, a más tardar el 6 de junio del presente año.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente el capítulo primero del título cuarto de la Circular Externa 7 de 1996 —Circular Básica Jurídica— y el anexo II de la Circular Externa 100 de 1995 —Circular Básica Contable y Financiera—, para lo cual se anexan las páginas respectivas.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades administradoras del sistema general de pensiones.

Véase: Superbancaria, Circ. Externa 23/2003.

TÍTULO IV

CAPÍTULO PRIMERO

Instrucciones generales relacionadas con las entidades administradoras del sistema general de pensiones

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consignados en el respectivo documento de identificación del trabajador, en cuanto a tipo y número del documento, nombres y apellidos completos y fecha de nacimiento.

Lo anterior, no exime a las entidades administradoras de su obligación de verificar el completo y adecuado diligenciamiento de los formularios de vinculación.

Igualmente y sin perjuicio del término legal dentro del cual surte efecto la afiliación al sistema general de pensiones, observarán el procedimiento que se indica a continuación, en relación con aquellas solicitudes que fueron diligenciadas señalando que se trataba de una vinculación inicial o en las que no se indicó el trámite de vinculación ni el de traslado.

6.9.1. Consulta de nuevas afiliaciones. Las entidades administradoras que reciban las solicitudes a que hace referencia el subnumeral 6.9 deberán consultar a las demás administradoras acerca de si el trabajador que presentó la solicitud figura o no como vinculado en alguna de ellas. La consulta deberá efectuarse por los medios previstos en el subnumeral 6.4 a más tardar el día veinte (20) de cada mes, respecto de las solicitudes recibidas en el mes inmediatamente anterior y contendrá el tipo y número del documento de identificación y los nombres y apellidos completos.

6.9.2. Respuesta a la consulta de nuevas afiliaciones. La administradora consultada deberá dar respuesta dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha en que la recibió, debiendo emplear el mismo medio utilizado para la consulta.

Para tales efectos, incluirá en su respuesta a todos los vinculados que cumplan las siguientes condiciones:

a) Números del documento de identificación totalmente coincidentes o que difieran a lo más en una cifra cambiada, una cifra de más, una cifra de menos o una transposición de dos cifras contiguas. No se compara el tipo de documento, y

b) Apellidos y nombres totalmente coincidentes o que presenten variaciones a lo más en dos letras de cualesquiera de sus componentes (apellido paterno, apellido materno y nombres). Si el apellido materno o uno de los nombres estuviere abreviado, la coincidencia de la primera letra será considerada como igualdad del apellido o del nombre.

Con la respuesta la administradora consultada deberá informar, como mínimo, el tipo y número del documento de identificación, los nombres y apellidos completos y la fecha de nacimiento del trabajador.

En caso de no existir ninguna de las coincidencias anotadas, la administradora consultada deberá informar en su respuesta tal circunstancia.

6.9.3. Revisión a la respuesta de consulta de nuevas afiliaciones. La administradora que realizó la consulta contará con un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recibo de la respuesta, para revisar la información que le remitieron y establecer, con base en ella, los trabajadores que ya se encuentren vinculados a otra administradora.

Si como resultado de la anterior revisión se establece que el trabajador ya se encontraba vinculado a otra administradora, dentro de los cinco días hábiles siguientes lo comunicará al solicitante y al empleador, si es del caso, advirtiéndoles que por tal razón deben seguir cotizando a la administradora donde lo venían haciendo antes de presentar la solicitud de vinculación.

En el evento en que la administradora que consulta haya recibido alguna cotización antes de establecer que el solicitante se encontraba vinculado a otra administradora, en el mismo plazo señalado en el párrafo anterior devolverá el valor de las cotizaciones abonadas en la cuenta individual o en las reservas para pensión de vejez, más el valor de la comisión de administración recibida.

Cuando se trate de una administradora del régimen de ahorro individual, la devolución de las cotizaciones se hará por un número igual a las unidades recibidas y acreditadas en la cuenta individual, al valor de la unidad vigente para las operaciones del día en que se realiza la devolución.

Tratándose del Instituto de Seguros Sociales la devolución se efectuará por el valor de las cotizaciones recibidas, actualizado con las rentabilidades mínimas para los fondos de pensiones obligatorias publicadas por la Superintendencia Bancaria. En el evento en que las cotizaciones a devolver hayan permanecido en el instituto un tiempo inferior a tres (3) años, deberán actualizarse con base en la rentabilidad mínima implícita del período de dicha permanencia.

7. Declaración de ingresos percibidos.

Teniendo en cuenta que la suma base de cotización al sistema general de pensiones debe corresponder al monto de los ingresos que efectivamente perciba el afiliado; las personas naturales que presten directamente sus servicios al Estado o a las entidades o empresas del sector privado, deben declarar a la administradora ante la cual se afilien, el monto de los ingresos que reciben para beneficio personal, bajo las condiciones señaladas por esta entidad, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 510 de 2003.

TÍTULO IV

CAPÍTULO PRIMERO

Instrucciones generales relacionadas con las entidades administradoras del sistema general de pensiones

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En consecuencia, es deber de las entidades administradoras del sistema general de pensiones, adoptar un formulario o documento que contenga en su totalidad la información y la descripción señaladas por esta superintendencia en la proforma B.6000.

ANEXO II

Información no remitida

Página 26

Tema:Sistema general de pensiones
Nombre de la proforma:Declaración de ingresos percibidos mensualmente
Número de la proforma:B.6000-10
Objetivo:Perfeccionar la afiliación al sistema general de pensiones.
Tipo de entidad a la que aplica:Aportantes y administradoras del sistema general de pensiones
Instructivo

Las instrucciones del formulario, que las entidades distribuyan dentro de sus afiliados, deben estar al respaldo de este y tanto el diseño como el instructivo guardarán correspondencia con lo aquí establecido.

Encabezado

Logotipo: En la parte superior izquierda la administradora de fondos de pensiones incluirá su logotipo (NIT, dirección y texto de operación).

Declaración inicial: Marque con una equis (X) si se trata de la declaración inicial de ingresos.

Actualización: Marque con una equis (X) si se trata de actualización de la declaración de ingresos.

Mixto

Dependiente-Independiente: Marque con una equis (X) si se trata de afiliados que tienen un vínculo laboral y realizan otra actividad por cuenta propia.

Independiente: Marque con una equis (X) si se trata de personas naturales que prestan directamente servicios al Estado o a entidades o empresas del sector privado bajo la modalidad de contratos de prestación de servicios o cualesquiera otra modalidad de servicios.

Diligenciamiento voluntario

Voluntario: Marque con una equis (X) si se trata de personas naturales residentes en el país y de colombianos residentes en el exterior que no tengan la calidad de afiliados obligatorios, según el numeral 2º del artículo 15 de la Ley 100 de 1993. En este caso el diligenciamiento del formulario es estrictamente voluntario.

Consecutivo: Corresponde a un consecutivo de ocho (8) dígitos, que inicia en 00000001, en forma ascendente.

Fecha de radicación: Se diligencia la fecha en que se esta radicando la declaración o actualización, bajo el formato AAAADDMM (año, mes, día).

I. Datos generales del afiliado o solicitante

Primer apellido: Escriba el primer apellido del afiliado o solicitante tal como figura en el documento de identidad.

Segundo apellido: Escriba el segundo apellido del afiliado o solicitante tal como figura en el documento de identidad.

Primer nombre: Escriba el primer nombre del afiliado o solicitante tal como figura en el documento de identidad.

Segundo nombre: Escriba el segundo nombre del afiliado o solicitante tal como figura en el documento de identidad.

Tipo de documento: Marque con una equis (X), según se trate, el tipo de documento de identificación del afiliado o solicitante: NUIP = Número único de identificación personal, C.C. = Cédula de ciudadanía, N = Número de identificación tributaria-NIT, T.I. = Tarjeta de identidad, CE = Cédula de extranjería, P = Pasaporte.

Nº de documento: Escriba en las casillas el número con el cual se identifica el afiliado o solicitante.

Fecha de expedición del documento: Se diligencia la fecha en que se esta expidiendo el documento de identidad al afiliado o solicitante, bajo el formato AAAADDMM (año, mes, día).

ANEXO II

Información no remitida

Página 27

II. Declaración de ingresos percibidos mensualmente

A. Contrato de prestación de servicios

Público: Marque con una equis (X) si el solicitante labora bajo este tipo de contrato en una empresa pública.

Privado: Marque con una equis (X) si el solicitante labora bajo este tipo de contrato en una empresa privada.

Fecha de inicio del contrato: Se diligencia la fecha en que se suscribió el contrato del solicitante, bajo el formato AAAADDMM (año, mes, día).

Fecha de terminación del contrato: Se diligencia la fecha en que se termina el contrato del solicitante, bajo el formato AAAADDMM (año, mes, día).

Duración del contrato: Se diligencia el tiempo de ejecución del contrato del solicitante, bajo el formato MM (sic) (mes, día).

Valor total del contrato: Registre el valor total del contrato de prestación de servicios.

Valor mensual del contrato: Registre el valor mensual del contrato de prestación de servicios, el cual se obtiene como resultado de dividir el valor total del contrato entre el número de días de vigencia del mismo, multiplicado por treinta (30). Por ejemplo, si el valor total del contrato se suscribió por $ 6.300.000 y la duración es por diez (10) meses y quince (15) días, divida 6.300.000 entre 315 y multiplique por 30, caso en cual el contrato mensual es por $ 600.000.

Ingreso mensual efectivamente percibido: Registre el valor mensual efectivamente percibido, el cual se obtiene como resultado de restar al valor mensual del contrato de prestación de servicios el valor de las erogaciones necesarias para el desarrollo de sus actividades lucrativas, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 1º del Decreto 510 de 2003.

Entidad contratante:

Tipo de documento: Marque con una equis (X), según se trate, el tipo de documento de identificación de la entidad, empresa o persona con la cual el solicitante celebró el contrato de prestación de servicios: NUIP = Número único de identificación personal, C.C. = Cédula de ciudadanía, N = Número de identificación tributaria-NIT, T.I. = Tarjeta de identidad, C.E. = Cédula de extranjería, P = Pasaporte.

Nº de documento: Escriba en las casillas el número que identifica la entidad, empresa o persona que contrató con la cual el solicitante suscribió el contrato de prestación de servicios.

Razón social: Escriba la razón social que identifica la entidad o empresa que contrató con la cual el solicitante suscribió el contrato de prestación de servicios.

Nombre: Escriba el nombre que identifica la entidad, empresa o persona que contrató con la cual el solicitante suscribió el contrato de prestación de servicios.

B. Otras modalidades

Honorarios: Marque con una equis (X) si el solicitante realiza actividades que le generan ingresos por concepto de honorarios.

Otros ingresos: Marque con una equis (X) si el solicitante realiza actividades que le generan ingresos por otros conceptos.

Actividad: Describa en este campo la actividad que le genera ingresos al solicitante, sea por concepto de honorarios o por otros conceptos.

Ingreso mensual efectivamente percibido: Registre el valor mensual que efectivamente percibe el solicitante, en desarrollo de sus actividades lucrativas.

Entidad contratante: Corresponde a la entidad, empresa o persona con la cual celebró el solicitante contrato.

Tipo de documento: Marque con una equis (X), según se trate, el tipo de documento de identificación de la entidad, empresa o persona con la cual el solicitante celebró contrato: NUIP = Número único de identificación personal, C.C = Cédula de ciudadanía, N = Número de identificación tributaria-NIT, T.I = Tarjeta de identidad, C.E = Cédula de extranjería, P = Pasaporte.

ANEXO II

Información no remitida

Página 28

Nº de documento: Escriba en las casillas el número que identifica la entidad, empresa o persona con la cual el solicitante celebró contrato.

Razón social: Escriba la razón social que identifica la entidad o empresa con la cual el solicitante celebró contrato.

Nombre: Escriba el nombre que identifica la entidad, empresa o persona con la cual el solicitante celebró contrato.

Este ejercicio deberá repetirse cuantas veces sea necesario para que el solicitante demuestre la cantidad de contratos celebrados.

Total ingreso mensual efectivamente percibido: Registre el valor total mensual que efectivamente percibe el solicitante, en desarrollo de sus actividades lucrativas, el cual se obtiene de un contrato o de la sumatoria de varios de ellos.

Firma del afiliado: Espacio para que el afiliado rubrique su firma.

Huella: Espacio para que el afiliado consigne su huella digital.

NOTA: Página 29. Formato, B.6000-10.

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