CIRCULAR EXTERNA 18 DE 2004 

(Mayo 27)

Ref.: Certificados de existencia y representación. Capítulo X Circular 100 de 1995.

(Nota: Véase Carta Circular 38 de 2005 de la Superintendencia Bancaria)

(Nota: Derogada por la Circular Externa 41 de 2006 de la Superintendencia Bancaria)

Este despacho en ejercicio de las facultades legales consagradas en el literal a), numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero, considera necesario modificar el capítulo X de la Circular 100 de 1995, adicionando el numeral 10 con el fin de implementar la obligación de las entidades vigiladas de remitir anualmente, con corte al 30 de abril, el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio, en el cual conste la inscripción de situaciones de control o de grupo empresarial en los términos del artículo 30 de la Ley 222 de 1995.

La remisión aludida debe llevarse a cabo a más tardar el último día hábil del mes de mayo.

Adicionalmente se señala que, en todo caso, toda modificación de la situación de control o de grupo empresarial, debe ser informada a esta superintendencia dentro del mes calendario inmediatamente siguiente a su ocurrencia, remitiendo el respectivo certificado de cámara de comercio en el que conste el registro de tal cambio.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y aplica para el corte al 30 de abril de 2004.

Para el cumplimiento de la obligación correspondiente al corte del 30 de abril de 2004, las entidades deben remitir el certificado de cámara de comercio a más tardar el 7 de junio de 2004.

Se anexan las páginas objeto de modificación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

CAPÍTULO X-Estados financieros consolidados

Página 10

7.5. Otros.

7.5.1. Los ajustes de transacciones ocurridas en la subordinada entre las fechas de corte y consolidación, cuando se presenten diferencias en esas fechas. Numeral 4.2.5.

7.5.2. En general, la información necesaria que permita a los usuarios formarse un concepto claro del estado de la situación financiera y del resultado de las operaciones del grupo consolidado.

8. Conversión de estados financieros.

Cuando en la consolidación se incluyan subordinadas del exterior, deberá remitirse un anexo explicativo sobre la conversión a pesos colombianos de cada uno de los rubros de los estados financieros, utilizando la denominación de los rubros incluidos en los formatos de consolidación, incluyendo lo correspondiente a los patrimonios históricos, las operaciones recíprocas, el ajuste por conversión de estados financieros y el ajuste en cambio realizado.

Tratándose de la uniformidad de las normas y procedimientos de contabilidad de las subordinadas del exterior, en el anexo se detallará su efecto en los estados financieros, sin perjuicio de que se revele en notas a los estados financieros consolidados.

En lo referente a las tasas de cambio empleadas en la conversión de las cuentas de los estados de resultados, se indicarán los criterios adoptados en su determinación, debidamente sustentados, incluido lo correspondiente a las operaciones recíprocas convertidas a pesos colombianos.

9. Papeles de trabajo.

Cada entidad deberá remitir los formatos o la información que las áreas de supervisión de esta superintendencia encargadas de su vigilancia les requieran, para efectos de ampliar las evaluaciones acerca de los diferentes rubros o tópicos inherentes al negocio, tales como: lista de chequeo, cartera de créditos, inversiones, bienes recibidos en pago, activos fijos, valorizaciones, depósitos y exigibilidades, gastos pagados por anticipado, cargos diferidos y conciliaciones bancarias, entre otros. Incluyendo lo correspondiente a las subordinadas del exterior.

Junto con los estados financieros consolidados se remitirá el detalle de la forma como se calcularon todos los valores patrimoniales proporcionales y los consecuentes excesos o defectos del valor de la inversión, indicando:

— Fechas de adquisición;

— Porcentaje adquirido —utilizado en la determinación del valor patrimonial proporcional—. Para el efecto se debe indicar la cantidad de aportes adquiridos, el número total de aportes poseídos y de aportes en circulación de la subordinada con posterioridad a cada adquisición;

— Valor y fecha del patrimonio de la subordinada, empleando para el efecto las denominaciones contenidas en los formatos;

— Valor patrimonial proporcional calculado, y

— Valor del exceso o defecto del costo de la inversión sobre el valor en libros.

Los papeles de trabajo y, en general, la documentación soporte de los estados financieros consolidados deberá archivarse y mantenerse a disposición de la Superintendencia Bancaria.

10. Certificado de existencia y representación.

Con el fin de contar con la información actualizada acerca de las situaciones de control o grupo empresarial, las entidades vigiladas deben remitir a la SBC, anualmente, con corte al 30 de abril, el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio, en el cual conste la inscripción de situaciones de control o de grupo empresarial. En todo caso, toda modificación de la situación de control o del grupo empresarial, debe ser informada a la SBC dentro del mes calendario inmediatamente siguiente a su ocurrencia, remitiendo el respectivo certificado de cámara de comercio en el cual conste el registro de tal cambio.

En uno y otro caso, los certificados deben ser remitidos a la subdirección de análisis de riesgos, citando para el efecto, el trámite 82 “Certificados - Cámara de comercio”.

(Nota: Véase Carta Circular 38 de 2005 de la Superintendencia Bancaria)

(Nota: Derogada por la Circular Externa 41 de 2006 de la Superintendencia Bancaria)

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