Superintendencia Financiera de Colombia

CIRCULAR EXTERNA 18 DE 2013 

(Junio 20)

Ref.: Incorporación de documento técnico, formato e instructivo relacionado con el reporte de información de cuentas y productos de campañas políticas y partidos políticos, a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero, UIAF/Precisión sobre el reporte de operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas.

La Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero, UIAF, en uso de sus facultades ha solicitado adicionar al capítulo décimo primero del título I de la CBJ, un reporte relacionado con la información de cuentas y productos de campañas políticas y partidos políticos.

Por lo anterior, este despacho en ejercicio de sus facultades legales, especialmente las consagradas en el numeral 9º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010 y en el artículo 10 de la Ley 526 de 1999, se permite adicionar el numeral 4.2.7.2.9 al capítulo citado en precedencia, e incorporar el anexo VIII, documento técnico, instructivo y formato “Información sobre campañas políticas y partidos políticos”.

El reporte de información con corte al 30 de junio de 2013 deberá realizarse hasta el 10 de agosto de 2013; los reportes correspondientes al corte del 31 de julio de 2013 y subsiguientes, deberán realizarse conforme con el plazo establecido en el correspondiente instructivo.

De otra parte, este despacho se permite precisar que los reportes de operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas correspondientes al período octubre-diciembre de 2013, deberán ser transmitidos durante los diez (10) primeros días calendario del mes de enero de 2014, en virtud de lo señalado en la Circular Externa 10 de 2013.

La presente circular externa rige a partir de la fecha de su publicación.

Se anexan las páginas correspondientes.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a miembros de junta directiva, representantes legales, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento de las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia.

ANEXO VIII

Documento técnico

Reporte de información sobre campañas políticas y partidos políticos

Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF

Junio 2013

Este documento establece las características esenciales que deben poseer los registros suministrados por las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera para el reporte de información de las cuentas e información general de las campañas políticas y el procedimiento para el suministro de la información a la UIAF.

1. Especificaciones iniciales.

Tema:Suministro de información de campañas políticas y partidos políticos
Nombre del procedimientoInformación sobre campañas políticas y partidos políticos
Formato:Archivo plano
Objetivo:Suministrar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero sobre las cuentas y productos de las campañas políticas y partidos políticos
Tipo de entidad a la que aplica:Entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia
Entidad usuaria:Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero-UIAF
Periodicidad:Mensual con actualización de la información, hasta terminación de la relación contractual
Fecha de corte de la información:Último día de cada mes
Fecha de entrega de la información:Dentro de los quince (15) primeros días calendario de cada mes
Medio de envío: 
Número de archivos:Entregar (2) archivos
— Campaña política o partido político
— Cuentas o productos
Longitud de registro:Para primer archivo: 541 posiciones
Para segundo archivo: 752 posiciones

 

2. Estructura de los archivos.

Se deben entregar (2) archivos tipo texto. La estructura de cada archivo contiene 3 tipos de registros:

Tipo 1: Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo).

Tipo 2: (Detalle del archivo).

El primer archivo contiene un registro por cada campaña política, grupo político o partido político que tenga productos en la entidad.

El segundo archivo contiene un registro por cada producto financiero que pertenezca a un grupo político, campaña política o partido político.

Tipo 3: Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye un registro en el que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2 (Cola del archivo).

3. Diseño de los registros.

3.1. Primer archivo - Campañas políticas y partidos políticos (Información sobre las campañas y los partidos).

Hoja 2

Registro tipo 1 - Cabecera (1 por archivo)

Nombre del campoPos inicialPos finalFormatoContenido
1Consecutivo número de registro110Numérico— Siempre el valor 0.
— Alineado a la derecha.
2Código de entidad1118Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia.
— Alineado a la izquierda.
— Campo obligatorio.
3Fecha de corte1928Numérico— Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del período reportado.
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 1 del 2013 será 2013-01-01.
— Campo obligatorio.
4Número de registros reportados2938Numérico— Total de registros tipo 2 reportadas en el archivo.
— Alineado a la derecha.
— Campo obligatorio.
5Tipo de información3939Numérico— (1) información sobre la campaña o partido político.
6Fin de registro40541Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 541 posiciones.
— Campo obligatorio.

 

Registro tipo 2 - Detalles (Incluir un registro por cada campaña política, grupo político o partido político que tenga productos en la entidad)

Nombre del campoPos inicialPos finalFormatoContenido
1Nombre de la campaña o partido político140Alfanumérico— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Nombre de la campaña, grupo político o partido político
2Número de identificación de la campaña o grupo político4160Alfanumérico— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Número de identificación del grupo político.
— No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.
3Nombre del representante legal61160Alfanumérico— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Nombre completo del representante legal (nombres y apellidos)
4Número de identificación del representante legal161180Alfanumérico— Número que identifica al representante legal del grupo político o partido político.
— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.
5Tipo de identificación del representante legal181182Numérico(11) Registro civil de nacimiento

 

Hoja 3

     (12) Tarjeta de identidad
(13) Cédula de ciudadanía
(21) Tarjeta de extranjería
(22) Cédula de extranjería
(31) NIT
(41) Pasaporte
(42) Tipo de documento extranjero
(00) Otro tipo de identificación
— Campo obligatorio.
6Dirección183282Alfanumérico— Dirección completa de la sede principal donde opera el grupo político o partido político.
— Campo obligatorio.
7Teléfono283292Alfanumérico— Número completo sin incluir indicativos, prefijos, extensiones ni caracteres adicionales.
— Únicamente un (1) teléfono, en el cual se contacte a la persona.
— Alineado a la izquierda.
— Campo obligatorio.
8Código departamento y municipio293297Alfanumérico— Código departamento y municipio donde se ubica la sede principal, según la codificación del DANE.
— Campo obligatorio, alineado a la derecha.
9Nombre tesorero298397Alfanumérico— Nombre completo del tesorero oficial de la campaña (apellidos y nombres).
— Campo obligatorio.
10Número de identificación tesorero398417Alfanumérico— Número que identifica al tesorero oficial de la campaña política o partido político.
— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.
11Tipo de identificación del tesorero418419Numérico(11) Registro civil de nacimiento
(12) Tarjeta de identidad
(13) Cédula de ciudadanía
(21) Tarjeta de extranjería
(22) Cédula de extranjería
(31) NIT
(41) Pasaporte
(42) Tipo de documento extranjero
(00) Otro tipo de identificación
— Campo obligatorio.
12Nombre revisor fiscal420519AlfanuméricoNombre completo del revisor fiscal oficial de la campaña política o partido político (nombres y apellidos).
13Número de identificación revisor fiscal520539Alfanumérico— Número que identifica al revisor fiscal oficial de la campaña política o partido político.
— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.
14Tipo de identificación del revisor fiscal540541Numérico(11) Registro civil de nacimiento
(12) Tarjeta de identidad
(13) Cédula de ciudadanía
(21) Tarjeta de extranjería

 

Hoja 4

     (22) Cédula de extranjería
(31) NIT
(41) Pasaporte
(42) Tipo de documento extranjero
(00) Otro tipo de identificación
— Campo obligatorio.

 

Registro tipo 3 – Cola (1 por archivo)

Nombre del campoPos inicialPos finalFormatoContenido
1Consecutivo número de registro110Numérico— Siempre el valor “0”.
— Alineado a la derecha.
2Código de entidad1118Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia.
— Alineado a la izquierda.
— Campo obligatorio.
3Número de registros reportados1928Numérico— Total de registros Tipo 2 reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha.
— Campo obligatorio.
4Fin de registro29541Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 541 posiciones.
— Campo obligatorio.

 

3.2. Segundo archivo - Cuentas (Información de las cuentas de la campaña política o del partido político)

Registro tipo 1 - Cabecera (1 por archivo)

Nombre del campoPos inicialPos finalFormatoContenido
1Consecutivo110Numérico— Siempre el valor cero “0”.
— Alineado a la derecha.
2Código de entidad1118Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia.
— Alineado a la izquierda.
— Campo obligatorio.
3Fecha de corte1928Numérico— Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del período reportado.
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con “0”. Ej. Enero 1 del 2013 será 2013-01-01.
— Campo obligatorio.
4Número de registros reportados2938Numérico— Total de registros Tipo 2 reportadas en el archivo.
— Alineado a la derecha.
— Campo obligatorio.
5Tipo de Información3939Numérico— (1) información sobre la campaña o partido político.
6Fin de registro40752Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 752 posiciones.
— Campo obligatorio.

 

Hoja 5

Registro tipo 2 - Detalles (Incluir un registro por cada producto financiero que pertenezca a un grupo político, campaña política o partido político).

Nombre del campoPos inicialPos finalFormatoContenido
1Nombre del grupo político1100Alfanumérico— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Nombre del grupo político o partido político.
2Número de identificación del grupo político101120Alfanumérico— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Número de identificación del grupo político.
— No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.
3Número de cuenta121140Alfanumérico— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Número de la cuenta o producto registrado por el grupo político o partido político.
4Tipo de producto141142Alfanumérico— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Tipo de producto registrado.
01 Cuenta corriente.
02 Cuenta de ahorros.
09 Otro.
5Número de identificación del titular143162Alfanumérico— Campo obligatorio, alineado a la izquierda.
— Número de identificación titular de la cuenta o producto.
— No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.
6Tipo de identificación del titular163164Numérico(11) Registro civil de nacimiento
(12) Tarjeta de identidad
(13) Cédula de ciudadanía
(21) Tarjeta de extranjería
(22) Cédula de extranjería
(31) NIT
(41) Pasaporte
(42) Tipo de documento extranjero
(00) Otro tipo de identificación
— Campo obligatorio.
7Nombre del titular165264Alfanumérico— Nombre completo.
— Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2.
— Letras mayúsculas.
— Sin tildes, ni caracteres especiales.
— Alineado a la izquierda.
— Campo obligatorio.
8Número de identificación firma autorizada 1265284Alfanumérico— Número de Identificación de la persona con firma autorizada de la cuenta o producto.
— No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.
— Campo obligatorio.

 

Hoja 6

9Tipo de Identificación de firma autorizada 1285286Numérico(11) Registro civil de nacimiento
(12) Tarjeta de identidad
(13) Cédula de ciudadanía
(21) Tarjeta de extranjería
(22) Cédula de extranjería
(31) NIT
(41) Pasaporte
(42) Tipo de documento extranjero
(00) Otro tipo de identificación
— Campo obligatorio.
10Nombre de firma autorizada 1287386Alfanumérico— Nombre completo.
— Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2.
— Letras mayúsculas.
— Sin tildes, ni caracteres especiales.
— Alineado a la izquierda.
— Campo obligatorio.
11Número de identificación firma autorizada 2387406Alfanumérico— Número de Identificación de la persona con firma Autorizada de la cuenta o producto.
— No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.
— Campo opcional.
12Tipo de identificación de firma autorizada 2407408Numérico(11) Registro civil de nacimiento
(12) Tarjeta de identidad
(13) Cédula de ciudadanía
(21) Tarjeta de extranjería
(22) Cédula de extranjería
(31) NIT
(41) Pasaporte
(42) Tipo de documento extranjero
(00) Otro tipo de identificación
— Campo opcional.
13Nombre de firma autorizada 2409508Alfanumérico— Nombre completo.
— Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2.
— Letras mayúsculas.
— Sin tildes, ni caracteres especiales.
— Alineado a la izquierda.
— Campo opcional.
14Número de identificación firma autorizada 3509528Alfanumérico— Número de identificación de la persona con firma autorizada de la cuenta o producto.
— No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.
— Campo opcional.
15Tipo de identificación de firma autorizada 3529530Numérico(11) Registro civil de nacimiento
(12) Tarjeta de identidad
(13) Cédula de ciudadanía
(21) Tarjeta de extranjería
(22) Cédula de extranjería
(31) NIT
(41) Pasaporte
(42) Tipo de documento extranjero
(00) Otro tipo de identificación
— Campo opcional.
16Nombre de firma autorizada 3531630Alfanumérico— Nombre completo.
— Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2.
— Letras mayúsculas.
— Sin tildes, ni caracteres especiales.

 

Hoja 7

     — Alineado a la izquierda.
— Campo opcional.
17Número de identificación firma autorizada 4631650Alfanumérico— Número de identificación de la persona con firma autorizada de la cuenta o producto.
— No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.
— Campo opcional.
18Tipo de identificación de firma autorizada 4651652Numérico(11) Registro civil de nacimiento
(12) Tarjeta de identidad
(13) Cédula de ciudadanía
(21) Tarjeta de extranjería
(22) Cédula de extranjería
(31) NIT
(41) Pasaporte
(42) Tipo de documento extranjero
(00) Otro tipo de identificación
— Campo opcional.
19Nombre de firma autorizada 4653752Alfanumérico— Nombre completo.
— Formato: apellido1 apellido2 nombre1, nombre2.
— Letras mayúsculas.
— Sin tildes, ni caracteres especiales.
— Alineado a la izquierda.
— Campo opcional.

 

Registro tipo 3 - Cola (1 por archivo)

Nombre del campoPos inicialPos finalFormatoContenido
1Consecutivo número de registro110Numérico— Siempre el valor “0”.
— Alineado a la derecha.
2Código de entidad1118Alfanumérico— Formato SSTTTCCC, donde “S” identifica el sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia.
— Alineado a la izquierda.
— Campo obligatorio.
3Número de registros reportados1928Numérico— Total de registros tipo 2 reportados en el archivo.
— Alineado a la derecha.
— Campo obligatorio.
4Fin de registro29752Alfanumérico— Llenado con X hasta completar las 752 posiciones.
— Campo obligatorio

 

4. Características adicionales de la información.

En general, para la escritura de variables alfanuméricas se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda.

• En ningún caso completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato.

• En ninguna de estas variables se deben incluir: comas, puntos, guiones, símbolos no alfabéticos tales como #, %, &, ¿, /, +, |, }, etc.

• Todas las letras incluidas en la información relacionada con cualquier variable deben ser escritas en mayúscula.

En general, para la escritura de variables numéricas se debe tener en cuenta lo siguiente:

Hoja 8

• Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha.

• En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agregar espacios después del dato.

• Si no es posible diligenciar un campo, por las características de la operación, este se debe dejar en blanco (por ningún motivo se deben incluir espacios en él).

Para que exista un adecuado análisis de la información, es de suma importancia para la UIAF no solo el reporte oportuno de esta sino también la veracidad y calidad de la misma.

Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) podrá descargar:

• Codificación DANE para departamentos y municipios.

• Instrucciones para el correcto diligenciamiento de direcciones.

• Utilidad en Excel para la generación de los archivos.

TÍTULO I

CAPÍTULO XI-Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO VIII

Página 1

Tema:Suministro de información de campañas políticas y partidos políticos
Nombre de proforma:Información sobre campañas políticas y partidos políticos
Objetivo:Suministrar información a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero —UIAF— sobre las cuentas y productos de las campañas políticas y partidos políticos
Tipo de entidad a la que aplica:Entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia
Periodicidad:Mensual con actualización de la información, hasta terminación de la relación contractual
Fecha de reporte:Dentro de los primeros quince (15) días calendario de cada mes
Fecha de corte de la información:Último día de cada mes
Medio de envío:Sistema de reporte en línea
Entidad usuaria:Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero - UIAF

 

Instructivo

Las entidades financieras deben reportar toda la información solicitada acerca de los productos y servicios financieros de las campañas políticas y partidos políticos, conforme lo indica el “Documento técnico reporte de información de campañas políticas y partidos políticos” el cual puede consultarse en nuestra página web: www.superfinanciera.gov.co, en el link: Normativa/Índice de reportes/Guías para el reporte de información/Documentos técnicos, archivo “Documento técnico reporte de información de campañas políticas y partidos políticos”.

En todos los casos la información debe ser enviada a la UIAF a través del sistema de reporte en línea https://reportes.uiaf.gov.co/reportesFSM.

Si durante el período de reporte no se presentó ninguna información que haya dado lugar al reporte, se deberá realizar el reporte de ausencia a través del sistema de reporte en línea.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que esta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el solo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información; así mismo, deberán verificar que sean incluidos los datos que son obligatorios.

La entidad recibirá mediante el sistema de reporte en línea el certificado de recibo de la información, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado del envío: “Satisfactorio” O “Fallido”. En el evento en el que el cargue sea “Fallido”, el sistema informará a la entidad los errores y esta deberá corregir la información y cargarla nuevamente hasta que el estado del envío sea “Satisfactorio”. La entidad tendrá un plazo único de diez (10) días calendario para realizar el cargue satisfactorio de la información después de finalizado el plazo inicial.

Estructura de los archivos

Archivo 1: Información sobre las campañas políticas y partidos políticos:

Encabezado

Entidad: Formato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. Alineado a la izquierda. Campo obligatorio.

TÍTULO I

CAPÍTULO XI-Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO VIII

Página 2

Fecha de corte: Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del mes reportado. Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con cero, Ej.: enero 1º del 2013 será 2013-01-01.

Número de registros reportados - Total de registros tipo 2 reportados en el archivo. Alineado a la derecha. Campo obligatorio.

Tipo de información: (1) Información sobre la campaña política y partido político.

Cuerpo del formato:

Columna 1 - Consecutivo: Se registra el número consecutivo de registro, inicia en 1.

Columna 2 - Nombre de la campaña o partido político: Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Nombre de la campaña, grupo político o partido político.

Columna 3 - Número de identificación de la campaña o grupo político: Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Número de NIT del grupo político. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.

Columna 4 - Nombre del representante legal: Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Nombre completo del representante legal (nombres y apellidos).

Columna 5 - Número de identificación del representante legal: Número que identifica al representante legal del grupo o partido político. Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.

Columna 6 - Tipo de identificación del representante legal: Utilizar la codificación: (11) Registro civil de nacimiento, (12) Tarjeta de identidad, (13) Cédula de ciudadanía, (21) Tarjeta de extranjería, (22) Cédula de extranjería, (31) NIT, (41) Pasaporte, (42) Tipo de documento extranjero, (00) Otro tipo de identificación. Campo obligatorio.

Columna 7 - Dirección: Dirección completa de la sede principal donde opera el grupo o partido político, campo obligatorio.

Columna 8 - Teléfono: Número completo sin incluir indicativos, prefijos, extensiones ni caracteres adicionales. Únicamente un (1) teléfono, en el cual se contacte a la persona. Alineado a la izquierda. Campo obligatorio.

Columna 9 - Código departamento y municipio: Código del departamento y municipio donde se ubica la sede principal, según la codificación del DANE. Campo obligatorio, alineado a la derecha.

Columna 10 - Nombre tesorero: Nombre completo del tesorero oficial de la campaña (apellidos y nombres), Campo obligatorio.

Columna 11 - Número de identificación: Número que identifica al tesorero oficial de la campaña política o partido político. Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.

Columna 12 - Tipo de identificación: Utilizar la codificación: (11) Registro civil de nacimiento, (12) Tarjeta de identidad, (13) Cédula de ciudadanía, (21) Tarjeta de extranjería, (22) Cédula de extranjería, (31) NIT, (41) Pasaporte, (42) Tipo de documento extranjero, (00) Otro tipo de identificación. Campo obligatorio.

Columna 13 - Nombre revisor fiscal: Nombre completo del revisor fiscal oficial de la campaña política o partido político (nombres y apellidos).

TÍTULO I

CAPÍTULO XI-Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO VIII

Página 3

Columna 14 - Número de identificación revisor fiscal: Número que identifica al revisor fiscal oficial de la campaña política o partido político. Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.

Columna 15 - Tipo de identificación del revisor fiscal: Utilizar la codificación: (11) Registro civil de nacimiento (12) Tarjeta de identidad (13) Cédula de ciudadanía (21) Tarjeta de extranjería (22) Cédula de extranjería (31) NIT (41) Pasaporte (42) Tipo de documento extranjero (00) Otro tipo de identificación. Campo obligatorio.

Archivo 2: Información sobre las cuentas o productos:

Encabezado:

Entidad: Formato SSTTTCCC donde “S” identifica al sector (01). La “T” el tipo de entidad y la “C” el código de la entidad, asignados por la Superintendencia Financiera de Colombia. Alineado a la izquierda. Campo obligatorio.

Fecha de corte: Formato AAAA-MM-DD, corresponde al último día del mes reportado. Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con cero, Ej.: enero 1º del 2013 será 2013-01-01.

Número de registros reportados: Total de registros Tipo 2 reportados en el archivo. Alineado a la derecha. Campo obligatorio.

Tipo de información: (2) Cuentas (Información sobre las cuentas de la campaña política o partido político).

Cuerpo del formato:

Columna 1 - Consecutivo: Se registra el número consecutivo de registro, inicia en 1.

Columna 2 - Nombre del grupo político: Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Nombre del grupo político o partido político.

Columna 3 - Número de identificación del grupo político: Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Número de identificación del grupo político. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.

Columna 4 - Número de cuenta: Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Número de la cuenta o producto registrado por el grupo político o partido político.

Columna 5 - Tipo de producto: Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Tipo de producto registrado: 01 Cuenta corriente, 02 Cuenta de ahorros y 09 Otro.

Columna 6 - Número de identificación del titular: Campo obligatorio, alineado a la izquierda. Número de identificación del titular de la cuenta o producto. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.

Columna 7 - Tipo de identificación del titular: Utilizar la codificación: (11) Registro civil de nacimiento, (12) Tarjeta de identidad, (13) Cédula de ciudadanía, (21) Tarjeta de extranjería, (22) Cédula de extranjería, (31) NIT, (41) Pasaporte, (42) Tipo de documento extranjero, (00) Otro tipo de identificación. Campo obligatorio.

Columna 8 - Nombre del titular: Nombre completo del titular, en formato: apellido1, apellido2, nombre1, nombre2, en letras mayúsculas, sin tildes, ni caracteres especiales, alineado a la izquierda. Campo obligatorio.

TÍTULO I

CAPÍTULO XI-Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO VIII

Página 4

Columna 9 - Número de identificación firma autorizada 1: Número de identificación de la persona con firma autorizada de la cuenta o producto. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación. Campo obligatorio.

Columna 10 - Tipo de identificación de firma autorizada 1 Utilizar la codificación: (11) Registro civil de nacimiento, (12) Tarjeta de identidad, (13) Cédula de ciudadanía, (21) Tarjeta de extranjería, (22) Cédula de extranjería, (31) NIT, (41) Pasaporte, (42) Tipo de documento extranjero, (00) Otro tipo de identificación. Campo obligatorio.

Columna 11 - Nombre de firma autorizada 1: Nombre completo, en formato: apellido1, apellido2, nombre1, nombre2, en letras mayúsculas, sin tildes, ni caracteres especiales, alineado a la izquierda. Campo obligatorio.

Columna 12 - Número de identificación firma autorizada 2: Número de Identificación de la persona con firma autorizada de la cuenta o producto. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.Campo opcional.

Columna 13 - Tipo de identificación de firma autorizada 2: Utilizar la codificación: (11) Registro civil de nacimiento, (12) Tarjeta de identidad, (13) Cédula de ciudadanía, (21) Tarjeta de extranjería, (22) Cédula de extranjería, (31) NIT, (41) Pasaporte, (42) Tipo de documento extranjero, (00) Otro tipo de identificación. Campo opcional.

Columna 14 - Nombre de firma autorizada 2: Nombre completo, en formato: apellido1, apellido2, nombre1, nombre2, en letras mayúsculas, sin tildes, ni caracteres especiales, alineado a la izquierda.Campo opcional.

Columna 15 - Número de identificación firma autorizada 3: Número de Identificación de la persona con firma autorizada de la cuenta o producto. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.Campo opcional.

Columna 16 - Tipo de identificación de firma autorizada 3: Utilizar la codificación: (11) Registro civil de nacimiento, (12) Tarjeta de identidad, (13) Cédula de ciudadanía, (21) Tarjeta de extranjería, (22) Cédula de extranjería, (31) NIT, (41) Pasaporte, (42) Tipo de documento extranjero, (00) Otro tipo de identificación. Campo opcional.

Columna 17 - Nombre de firma autorizada 3: Nombre completo, en formato: apellido1, apellido2, nombre1, nombre2, en letras mayúsculas, sin tildes, ni caracteres especiales, alineado a la izquierda. Campo opcional.

Columna 18 - Número de identificación firma autorizada 4: Número de identificación de la persona con firma autorizada de la cuenta o producto. No se deben incluir separadores (-) o caracteres entre el número de identificación.Campo opcional.

Columna 19 - Tipo de identificación de firma autorizada 4: Utilizar la codificación: (11) Registro civil de nacimiento, (12) Tarjeta de identidad, (13) Cédula de ciudadanía, (21) Tarjeta de extranjería, (22) Cédula de extranjería, (31) NIT, (41) Pasaporte, (42) Tipo de documento extranjero, (00) Otro tipo de identificación. Campo opcional.

Columna 20 - Nombre de firma autorizada 4: Nombre completo, en formato: apellido1, apellido2, nombre1, nombre2, en letras mayúsculas, sin tildes, ni caracteres especiales, alineado a la izquierda. Campo opcional.

TÍTULO I

CAPÍTULO XI-Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

ANEXO VIII

NOTA: Página 5. Información sobre campañas políticas y partidos políticos.

TÍTULO I

CAPÍTULO XI-Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

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CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO-Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

Contenido

— Consideraciones generales

1. Definiciones

2. Ámbito de aplicación

3. Definición del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

4. Alcance del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

4.1. Etapas del Sarlaft

4.1.1. Identificación

4.1.2. Medición o evaluación

4.1.3. Control

4.1.4. Monitoreo

4.2. Elementos del Sarlaft

4.2.1. Políticas

4.2.2. Procedimientos

4.2.2.1. Mecanismos

4.2.2.1.1. Conocimiento del cliente

4.2.2.1.1.1. Conocimiento del cliente por parte de grupos

4.2.2.1.1.2. Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de solicitud de vinculación de clientes y de realizar entrevista

4.2.2.1.1.3. Personas públicamente expuestas

4.2.2.1.1.4. Parámetros de los procedimientos de conocimiento del cliente

4.2.2.1.1.4.1. Procedimientos especiales para la realización de entrevistas

4.2.2.1.1.5. Reglas especiales sobre cuentas para el manejo de los recursos de las campañas políticas y partidos políticos

4.2.2.1.2. Conocimiento del mercado

4.2.2.1.3. Identificación y análisis de operaciones inusuales

4.2.2.1.4. Determinación y reporte de operaciones sospechosas

4.2.2.2. Instrumentos

4.2.2.2.1. Señales de alerta o alertas tempranas

4.2.2.2.2. Segmentación de los factores de riesgo

4.2.2.2.3. Seguimiento de operaciones

4.2.2.2.4. Consolidación electrónica de operaciones

4.2.3. Documentación

4.2.4. Estructura organizacional

4.2.4.1. Funciones de la junta directiva u órgano que haga sus veces

4.2.4.2. Funciones del representante legal

4.2.4.3. Requisitos y funciones del oficial de cumplimiento

4.2.5. Órganos de control

4.2.5.1. Revisoría fiscal

4.2.5.2. Auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces

4.2.6. Infraestructura tecnológica

4.2.7. Divulgación de la información

4.2.7.1. Reportes internos

4.2.7.1.1. Transacciones inusuales

4.2.7.1.2. Operaciones sospechosas

4.2.7.1.3. Reportes de la etapa de monitoreo

4.2.7.2. Reportes externos

4.2.7.2.1. Reporte de operaciones sospechosas (ROS)

4.2.7.2.2. Reporte de transacciones en efectivo

4.2.7.2.3. Reporte de clientes exonerados

4.2.7.2.4. Reporte sobre operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas

4.2.7.2.5. Reporte de información sobre transacciones realizadas en Colombia con tarjetas crédito o débito expedidas en el exterior

4.2.7.2.6. Reporte sobre productos ofrecidos por las entidades vigiladas

4.2.7.2.7. Reportes de los almacenes generales de depósito a otras autoridades

4.2.7.2.8. Reporte de patrimonios autónomos administrados por entidades vigiladas

4.2.7.2.9. Reporte de información sobre campañas políticas y partidos políticos

4.2.8. Capacitación

5. Reglas especiales para transferencias

5.1. Transferencias internacionales

5.1.1. Transferencias realizadas a través de Swift

5.1.1.1. Información del ordenante

5.1.1.2. Información del beneficiario

5.1.1.3. Pagos de transferencias

5.1.2. Transferencias realizadas a través de Money Remitters o cualquier otro sistema

5.1.2.1. Información del ordenante

5.1.2.2. Pagos de transferencias

5.2. Transferencias nacionales

6. Práctica insegura

TÍTULO I

CAPÍTULO XI-Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

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4.2.7.2.4. Reporte sobre operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas

Las entidades deben remitir a la UIAF la información correspondiente a las siguientes operaciones, de acuerdo con las instrucciones establecidas en el instructivo y la proforma del anexo IV del presente capítulo:

(i) Operaciones individuales de transferencia de divisas desde o hacia el exterior. Es decir, aquellas operaciones en virtud de las cuales salen o ingresan divisas al país mediante movimientos electrónicos o contables. Los intermediarios del mercado cambiario, también deben reportar bajo este concepto las operaciones de monetización de divisas desde o hacia el exterior.

(ii) Remesas de divisas desde o hacia el exterior, las cuales corresponden a las operaciones de traslado físico de divisas desde o hacia el exterior.

(iii) Operaciones de compra y venta de divisas por ventanilla. Corresponden a las operaciones de compra y venta de divisas efectuadas por ventanilla, realizadas por los intermediarios del mercado cambiario en las modalidades de efectivo o cheque, las cuales no implican movimiento electrónico de divisas.

Para tales efectos, las entidades deben incluir en el reporte:

a. Las divisas que deben canalizarse en forma obligatoria a través de los intermediarios autorizados, así como aquellas que, no obstante encontrarse exentas de dicha obligación, se canalicen voluntariamente a través de los mismos; y

b. Las divisas no monetizadas. Para los efectos de dicho reporte, se entiende por divisas no monetizadas, aquellas que no se han convertido a moneda legal colombiana.

Los intermediarios del mercado cambiario deben reportar bajo el concepto de transferencias internacionales, las operaciones de recepción o envío de giros de divisas desde o hacia el exterior. No se deben reportar operaciones de derivados sobre divisas, ni aquellas celebradas con el Banco de la República o con otras entidades vigiladas.

4.2.7.2.5. Reporte de Información sobre transacciones realizadas en Colombia con tarjetas crédito o débito expedidas en el exterior.

Las entidades vigiladas que administren o representen franquicias como: Visa, Diners, Master Card, American Express, Credencial, entre otras, deberán reportar a la UIAF de acuerdo con las indicaciones establecidas en el correspondiente instructivo del anexo V, las operaciones compensadas con tarjetas crédito o débito expedidas en el exterior y realizadas a través de cajeros electrónicos o sistemas de pago de bajo valor.

4.2.7.2.6. Reporte sobre productos ofrecidos por las entidades vigiladas.

Las entidades vigiladas deberán remitir a la UIAF la información correspondiente a la existencia de todos los productos vigentes, activos o inactivos, que representen operaciones activas y/o pasivas, diligenciando la proforma del anexo VI del presente capítulo, de acuerdo con las indicaciones establecidas en su correspondiente instructivo.

Se exceptúan del presente reporte, los productos constituidos con entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia incluyendo el Banco de la República.

4.2.7.2.7. Reportes de los almacenes generales de depósito a otras autoridades.

De acuerdo con las normas legales, los almacenes generales de depósito deben efectuar un reporte sobre operaciones sospechosas vinculadas con sustancias almacenadas, y remitirlo a la sección de control químico de la dirección antinarcóticos de la Policía Nacional, destacando los elementos esenciales en los que se funda la presunción.

4.2.7.2.8. Reporte de patrimonios autónomos administrados por entidades vigiladas.

Las sociedades fiduciarias que administren patrimonios autónomos en virtud de los proyectos dispuestos por la Ley 1508 de 2012, una vez constituido el patrimonio autónomo, deberán dentro de los tres (3) días hábiles siguientes reportar a la UIAF el nombre del fideicomitente, del beneficiario, el valor de los recursos administrados a través del patrimonio autónomo constituido por el contratista, diligenciando la proforma del anexo VII del presente capítulo, de acuerdo con las indicaciones establecidas en el correspondiente instructivo.

4.2.7.2.9. Reporte de información sobre campañas políticas y partidos políticos

Sin perjuicio de lo señalado en el numeral 4.2.2.1.1.5 del presente capítulo, las entidades vigiladas que manejen productos y servicios financieros para las campañas políticas y partidos políticos, deben reportar a la UIAF la información de que trata el anexo VIII del presente capítulo, de conformidad con el instructivo que allí se incorpora.