Superintendencia Financiera

CIRCULAR EXTERNA 18 DE 2015 

(Julio 3)

Ref.: Formato de presentación del estado de situación financiera de apertura (ESFA).

Como es de su conocimiento, la Ley 1314 de 2009 ordenó la convergencia hacia los estándares internacionales de mayor aceptación a nivel mundial en materia de contabilidad, divulgación de información financiera y aseguramiento de la información, y mediante los decretos 2784 de 2012 y sus modificatorios y el Decreto 3022 de 2013, se reglamentó la citada ley, estableciendo el marco técnico normativo para los preparadores de información financiera que conforman los grupos 1 y 2, así como el cronograma para su aplicación y los requisitos para la elaboración del Estado de situación financiera de apertura (ESFA), entre otras materias.

En el mismo orden, mediante el artículo 1º de la Resolución 743 de 2013, la Contaduría General de la Nación, CGNdecidió incorporar, como parte integrante del régimen de contabilidad pública, el marco normativo dispuesto en el anexo del Decreto 2784 de 2012, aplicable a las entidades definidas en el artículo segundo y en el artículo 4º de dicha resolución y estableció el cronograma de aplicación para los estados financieros consolidados y separados o individuales de los fondos de garantías y entidades financieras con regímenes especiales.

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 3022 de 2013 las entidades del grupo 2 podían voluntariamente aplicar el marco técnico normativo correspondiente al grupo 1 y sujetarse al cronograma establecido para las entidades del grupo 2; de tal decisión debían informar a la superintendencia correspondiente dentro de los 2 meses siguientes. En el mismo sentido, el Decreto 2129 de 2014 otorgó un nuevo plazo para que estas entidades pudieran dar cumplimiento a lo dispuesto en el parágrafo 4º del artículo 3º del Decreto 3022 de 2013, desde la fecha de vigencia del decreto y hasta el 31 de diciembre de 2014.

Según lo establecido en el numeral 3º del artículo 3º del Decreto 2784, que les resulta aplicable a las entidades del grupo 1, el ESFA será el estado financiero en el cual por primera vez se medirán de acuerdo con el nuevo marco técnico normativo los activos, pasivos y patrimonio de las entidades y negocios que hacen parte del grupo 1. Así mismo, de acuerdo con el cronograma del grupo 2 su fecha de preparación es la fecha de inicio del período de transición que corresponde al 1º de enero de 2015.

En consideración de lo anterior, para la adecuada transmisión del ESFA y en ejercicio de sus facultades, en especial de las establecidas en el literal a) numeral 3º del artículo 326, numeral 5 del artículo 97 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, lo dispuesto en los numerales 9º y 14 del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, esta Superintendencia imparte las siguientes instrucciones:

1. Presentación del ESFA y plazos de transmisión. Los preparadores de información financiera destinatarios de la presente circular, sujetos a la vigilancia y supervisión de esta Superintendencia deberán presentar el ESFA haciendo uso de los formatos anexos a la presente circular, con su correspondiente instructivo. Las instituciones oficiales especiales además de remitir su ESFA, deberán transmitir el ESFA de los negocios que administran en los formatos y plazos señalados en esta circular.

El plazo para transmitir el ESFA individual o separado que debe prepararse en concordancia con el marco técnico normativo anexo a los decretos 2784 de 2012 y sus modificatorios es el 31 de agosto de 2015. Para la transmisión del ESFA consolidado, los preparadores de información financiera tendrán plazo hasta el día 30 de septiembre de 2015.

PAR.—Los portafolios de terceros administrados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores, los negocios fiduciarios y cualquier otro vehículo de propósito especial destinatarios de la presente circular, deberán preparar su ESFA y mantenerlo a disposición de esta Superintendencia, de la revisoría fiscal o de los fideicomitentes, cuando cualquiera que estos los requieran.

1. Informe de auditoría. En virtud de lo establecido en el numeral 3º del artículo 207 del Código de Comercio, se requiere que el revisor fiscal evalúe que el proceso de convergencia cumpla con los requisitos previstos en el Decreto 2784 de 2012 y sus modificatorios, así como con las demás instrucciones que sobre esta materia expida esta Superintendencia.

De conformidad con lo anterior, los revisores fiscales de las entidades supervisadas y de los negocios administrados por las entidades vigiladas que de acuerdo con lo previsto en el numeral 3.3.3.7 del Capítulo III del Título I de la Parte I de la Circular Básica Jurídica expedida por esta Superintendencia, que sean destinatarios de la presente circular, deberán presentar un informe en el cual señalen expresamente sí las políticas contables se ajustan al marco técnico normativo anexo al Decreto 2784 de 2012, y que los criterios técnicos de medición utilizados y las estimaciones contables aplicadas son razonables para la preparación y presentación del ESFA.

El informe de auditoría al ESFA deberá ser elaborado por los revisores fiscales de las entidades supervisadas y por los negocios administrados por las entidades vigiladas, de acuerdo con lo previsto en el numeral 3.3.3.7 del Capítulo III del Título I de la Parte I de la Circular Básica Jurídica expedida por esta Superintendencia, que sean destinatarios de la presente circular, como alcance a sus funciones y responsabilidades, y en tal virtud, deberá ser preparado como una auditoría de propósito especial que cumpla con las indicaciones aquí establecidas.

Este trabajo de auditoría deberá comprender las pruebas que resulten necesarias que permitan al revisor fiscal proporcionar una base razonable para su opinión. Las actividades para esta auditoría son, como mínimo, las siguientes:

a) Planificación y ejecución que permita obtener la evidencia de auditoría suficiente y adecuada en la que fundamente su opinión sobre el ESFA;

b) La evaluación de los principios contables aplicados y de las estimaciones significativas realizadas por la administración;

c) Un examen mediante la realización de pruebas selectivas, de los saldos y desgloses del ESFA.

Así mismo, el informe de auditoría al ESFA deberá tener en cuenta, por lo menos, los siguientes aspectos:

a) Sí las políticas de contabilidad adoptadas y las estimaciones significativas del ESFA cumplen con las revelaciones y exigencias establecidas en el marco técnico normativo anexo al Decreto 2784 de 2012 y sus modificatorios así como con las instrucciones de la SFC y con el modelo de negocio de cada entidad o negocio;

b) Si los preparadores de información financiera han realizado y documentado las decisiones y las opciones pertinentes en el proceso de selección de las políticas y bases contables, incluidas las correspondientes para el estado de resultados;

c) Si las notas relacionadas con las políticas contables, las revelaciones y la información pertinente relativa a la conciliación patrimonial cumplen con lo establecido en la NIIF 1 y el marco técnico normativo anexo al Decreto 2784 de 2012 y demás normas que lo modifiquen;

d) Una evaluación de la suficiencia de las acciones ejecutadas por los preparadores de información financiera de cada entidad para la aplicación del marco técnico normativo anexo al Decreto 2784 de 2012; e

e) Informar, si a ello hubiere lugar, sobre los ajustes o acciones de mejora que se deberán tener en cuenta al momento de la elaboración de los primeros estados financieros en los cuales se aplique el marco técnico normativo.

En concordancia con lo anterior, el informe de auditoría al ESFA individual o separado y consolidado que debe ser elaborado por el revisor fiscal de acuerdo con las condiciones descritas en la presente circular deberá ser presentado a más tardar el 31 de octubre de 2015.

Las acciones de mejora y observaciones que el revisor fiscal incluya en su informe de auditoría al ESFA deberán ser tenidas en cuenta por los preparadores de información financiera vigilados por la SFC que sean destinatarios de la presente circular y estar definidos en un plan de acción que deberá concluir a más tardar al 31 de diciembre de 2015. Dicho plan de acción deberá permanecer a disposición de esta Superintendencia.

Al momento de definir el plan de acción antes mencionado se deberá tener en cuenta que para el año 2016 se aplicará el marco técnico normativo conforme a lo señalado en el Decreto 2784 de 2012 y sus modificatorios y la Resolución 743 de 2013 y sus modificatorias, y en consecuencia para su periodo de aplicación se deben haber adoptado las acciones y medidas para atender las observaciones presentadas por el revisor fiscal en el informe de auditoría al ESFA.

3. La remisión del ESFA deberá realizarse a través de la página web de la Superintendencia Financiera de Colombia www.superfinanciera.gov.co / interés del vigilado /trámites/ trámites en línea y remisión de información / 24. Proceso de autorizaciones, SIRI, opción estados financieros de apertura, firmado por el representante legal.

Se adjuntan las proformas correspondientes.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los representantes legales y revisores fiscales de los fondos de garantías y entidades financieras con regímenes especiales que deben aplicar las instrucciones del artículo 4º de la Resolución 743 de 2013 de la contaduría general de la nación, y representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC), portafolios de terceros administrados por las sociedades comisionistas de bolsa de valores, negocios fiduciarios y cualquier otro vehículo de propósito especial del grupo 2 administrados por entidades vigiladas que decidieron voluntariamente acogerse a las normas del grupo 1 BAJO NIIF.

Instructivo del estado de situación financiera de apertura para las entidades supervisadas por la SFC que hacen parte del grupo 1 con plazo del grupo 2 y entidades del grupo 2 que decidieron acogerse voluntariamente al grupo 1 y cumplir con el plazo del grupo 2, para la aplicación de las NIIF.

Introducción

La Superintendencia Financiera de Colombia, con el fin de velar para que sus entidades supervisadas que hacen parte del grupo 1 con plazo del grupo 2 y entidades grupo 2 que decidieron acogerse voluntariamente al grupo 1 y cumplir con el plazo del grupo 2 para aplicación de las NIIF, realicen en forma ordenada y planificada el proceso de implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera, NIIF.

La SFC de acuerdo con las facultades establecidas en los numerales 9º y 14 del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, presenta el siguiente instructivo el cual permitirá facilitar el proceso de preparación del ESFA, el cual deberá remitirse en las nuevas fechas establecidas en la circular externa que incluye este instructivo.

Consideraciones generales:

Para la elaboración del ESFA los preparadores de información financiera que hacen parte del Grupo 1 y demás referidos en esta circular deben efectuar las siguientes actividades:

• Realizar un análisis profundo de la información financiera del modelo de negocio.

• Identificar las diferencias que existen entre los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia (COLOMBIAN–GAAP) y los principios y conceptos de las NIIF, que les sean aplicables a sus operaciones y a cada uno de los elementos de sus estados financieros.

• Definir y documentar las políticas contables que se aplicarán bajo las Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF.

• Identificar las excepciones que son obligatorias y definir las exenciones a las cuales se acoge, de acuerdo con los requisitos de la NIIF 1. Los preparadores de información financiera deberán establecer un control adicional del detalle de los ajustes del proceso de aplicación por primera vez que generen efectos retroactivos.

• Realizar la depuración de la contabilidad para elaborar el estado de situación financiera de apertura (ESFA).

• Preparar cada ajuste en partida doble y reconocer dicho efecto en el detalle asignado como “ganancias en la aplicación por primera vez y/o pérdidas en la aplicación por primera vez”, para el efecto deberá diferenciar, de conformidad con la estructura del archivo dispuesto (hoja de trabajo según la naturaleza jurídica de cada preparador de información), el control diferenciado para cada uno de los ajustes del proceso de convergencia allí definidos. Así mismo, se considera necesario que los preparadores de información financiera cuenten con un control adicional que discrimine el impuesto diferido que se genere a partir de los ajustes del proceso de aplicación por primera vez.

• Realizar las mediciones y valoraciones de todas las partidas de sus estados financieros de acuerdo con lo establecido en las Normas Internacionales de Información Financiera y en especial en la NIIF 1.

• El ESFA debe ser remitido en el archivo que corresponda según la industria y plan único de cuentas vigente que resulte aplicable al corte del 31 de diciembre de 2014 para las entidades del grupo 1. En ese sentido, los preparadores de información financiera deberán diligenciar y remitir el formato Excel que les corresponda, reportando en miles de pesos y sin decimales.

Diligenciamiento del estado de situación financiera de apertura (ESFA) en formato Excel

El archivo en Excel del ESFA está compuesto de seis (6) hojas, las cuales se nombran a continuación:

1. Carátula

2. Hoja de trabajo

3. Estado situación financiera de apertura ESFA

4. Conciliación patrimonial

5. Notas de revelación de información financiera

6. Patrimonio técnico (Solvencia), cuando sea aplicable.

Se deberá tener en cuenta en el diligenciamiento de las diferentes columnas y filas que contiene la matriz, que las celdas que se encuentran formuladas, no deben ser modificadas por ninguna razón, para no alterar la información contenida en las diferentes hojas.

En virtud de la naturaleza jurídica y la capacidad legal de cada una de las entidades o negocios que deben diligenciar el formato habrá hojas que no estarán disponibles. En ese sentido, sólo deben diligenciar las hojas que se encuentren en cada uno de los formatos dispuestos por cada una de las industrias o clase del negocio.

A continuación se presenta por cada hoja la forma como deberá ser diligenciada:

1. Carátula: En esta hoja se presenta la información básica de la entidad. Es necesario que se diligencien en su totalidad todas las celdas requeridas; si algún concepto no aplica, se debe digitar en la fila o celda correspondiente las palabras “No Aplica”. Los siguientes son los datos que deberán incluirse en esta hoja:

• Tipo de entidad: Selecciónelo en la lista desplegable.

• Código y nombre de la entidad: Una vez usted marque el tipo de entidad, encontrará el código y nombre de la misma.

• Tipo de fondo, de inversión colectiva, universalidad, negocio fiduciario o administración de portafolios de terceros: Seleccione en la lista desplegable. Cuando se trate de un administrador de portafolios de terceros deberá indicarlo, marcando el campo con una “X” y proceder a digitar el nombre del mismo.

• Código y nombre del fondo, de inversión colectiva, universalidad, subtipo de negocio fiduciario o administración de portafolios de terceros: Seleccione en la lista desplegable. Si se trata de un administrador de portafolios de terceros deberá indicarlo, marcando el campo con una “X” y proceder a digitar el nombre del mismo.

• Código del fondo, patrimonio autónomo o prima media: Seleccione el código correspondiente de la lista desplegable.

• Tipo de reporte: Despliegue la ventana y encontrará el tipo de reporte que usted puede seleccionar: 1.1 Individual, 2.2 Separado y 3.3 Consolidado.

• Matriz, subordinada, independiente: Despliegue la ventana y encontrará el tipo al que usted pertenece 1.1 Matriz, 2.2 Subordinada y 3.3 Independiente.

• Nombre de la matriz (Si es subordinada): Diligencie el nombre de su matriz en caso de que aplique.

• Nombre del líder del proyecto de convergencia: Diligencie el nombre del responsable o líder del proyecto de convergencia en su entidad.

• Cargo del líder del proyecto de convergencia: Diligencie el cargo que tiene en la actualidad el responsable o líder del proyecto de convergencia en su entidad.

• Teléfono de contacto: Diligencie el número telefónico de contacto del líder del proyecto de convergencia en su entidad.

• Correo corporativo del líder del proyecto: Diligencie el correo electrónico del líder del proyecto en cada entidad.

2. Hoja de trabajo:

Consideraciones especiales:

• Las entidades supervisadas y negocios objeto del presente instructivo deberán diligenciar en la hoja de Excel, nombrada como “hoja de trabajo”, las columnas y las filas del balance general que corresponda al sector al que pertenece.

La primera parte, de esta hoja de trabajo consta de 10 columnas, a continuación se explica su diligenciamiento:

• Código de la cuenta: Este código corresponde al definido actualmente en el plan único de cuentas por sector o industria supervisada por esta Superintendencia.

• Nombre de la cuenta: Corresponde al definido en el correspondiente plan único de cuentas.

• Saldo inicial PCGA al 1 de enero de 2015: La entidad debe diligenciar aquí el saldo correspondiente al registrado con corte al 31 de diciembre de 2014.

• Ajustes por errores en PCGA débito: Una vez realizado el análisis de la información financiera, la entidad debe reportar aquí los ajustes que se generen atendiendo lo establecido en la NIIF 1 adopción por primera vez, los cuales deben ser registrados en la casilla correspondiente con naturaleza débito.

• Ajustes por errores en PCGA crédito: Una vez realizado el análisis de la información financiera la entidad debe registrar en esta columna los ajustes respectivos de naturaleza crédito que se originen por este concepto de acuerdo con lo establecido en la NIIF 1 - Adopción por primera vez.

• Ajustes por convergencia a NIIF débito: La entidad debe determinar y registrar los ajustes débito que resulten del proceso de convergencia a partir de la aplicación de la NIIF 1 - Adopción por primera vez para el grupo 1.

• Ajustes por convergencia a NIIF crédito: La entidad debe determinar y registrar los ajustes crédito que resulten del proceso de convergencia a partir de la aplicación de la NIIF 1 - Adopción por primera vez.

• Reclasificaciones por convergencia a NIIF débito: Si como resultado del proceso de aplicación por primera vez se identifican nuevas partidas o elementos de los estados financieros que deban reclasificarse, los efectos de naturaleza débito se deben reflejar en esta columna.

• Reclasificaciones por convergencia a NIIF crédito: Si como resultado del proceso de aplicación por primera vez se identifican nuevas partidas o elementos de los estados financieros que deban reclasificarse, los efectos de naturaleza crédito se deben reflejar en esta columna.

• Columna de control al 1º de enero de 2015: Esta columna deberá diligenciarse con los valores o saldos de los activos, pasivos y patrimonio que queden definidos al final del ejercicio de aplicación por primera vez de las NIIF. Las demás partidas que no conlleven su reconocimiento bajo NIIF deberán presentar al final del diligenciamiento, en todos los casos, un saldo igual cero (0).

Las hojas de trabajo contienen las agrupaciones a cuatro (4) dígitos por cada una de las cuentas mayores de balance de acuerdo al catálogo de cuentas respectivo, como por ejemplo:

• Subtotal disponible.

• Subtotal operaciones del mercado monetario.

• Subtotal inversiones. (etc.)

Se mantuvo el detalle de las cuentas de orden, debido a que muchas de ellas son susceptibles de ser reclasificadas al estado de situación financiera de apertura. Seguidamente esta hoja incluye tres (3) hojas adicionales en el que se muestra el detalle del estado de situación financiera (activo, pasivo y patrimonio).

Activo: Presenta el desglose del activo bajo NIIF, una vez reclasificado las cuentas, esta información se debe realizar manualmente.

Pasivo: Presenta el desglose del pasivo bajo NIIF, una vez habiendo reclasificado las cuentas, esta información se debe realizar manualmente.

Patrimonio: Presenta el desglose del patrimonio bajo NIIF, una vez habiendo reclasificado las cuentas, esta información se debe realizar manualmente.

3. Estado de situación financiera de apertura ESFA: Esta hoja de trabajo es el ESFA de la entidad, objetivo final de la NIIF 1, su proceso de presentación es el siguiente:

Automáticamente se traen los datos básicos de la hoja de carátula, contenidos en la primera hoja, la cual se encuentra debidamente formulada.

Dentro de esta hoja de trabajo, también se encuentra el desglose del activo, pasivo y patrimonio bajo NIIF, las cuentas están ordenadas por liquidez de acuerdo con la operatividad de cada sector e incluye los nombres de las cuentas que utiliza la taxonomía XBRL, recomendada por el IASB. (Esta información será remitida de la hoja de trabajo anteriormente diligenciada, la cual se encuentra formulada).

Esta hoja es el producto principal del ejercicio, pues incluye el Estado de Situación Financiera (ESFA) bajo NIIF.

4. Conciliación patrimonial: En esta hoja las entidades deberán presentar los ajustes que se originan del cambio en la situación financiera al dejar de aplicar los principios colombianos y la aplicación por primera vez de las NIIF; estos ajustes que de conformidad con los principios de la NIIF 1, deben reflejarse en el renglón “ganancias en la aplicación por primera vez y pérdidas en la aplicación por primera vez” del patrimonio.

La conciliación patrimonial muestra los siguientes campos, los cuales se encuentran formulados:

• Saldo del patrimonio bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados locales.

• Modificación en los activos

• Modificación en los pasivos

• Modificación en el patrimonio

• Total de la modificación por convergencia

• Modificación por errores

• Saldo del patrimonio bajo NIIF.

La hoja presenta la variación absoluta ($) y relativa (%), con los ajustes que afectan el patrimonio. Es importante mencionar que los saldos de esta conciliación no se deben reportar por su naturaleza, sino como resultado de las disminuciones y aumentos en el patrimonio.

Seguidamente, se presenta un desglose de la modificación en los activos, pasivos y patrimonio, renglones en los que se deben presentar los ajustes y eliminaciones realizados y finalmente remitir en una línea el valor total de los incrementos y disminuciones de los activos, pasivos y patrimonio.

Se agregaron filas adicionales que estarán disponibles en caso de que la entidad requiera hacer uso de un mayor detalle, como complemento a la información de los ajustes reconocidos.

Finalmente se solicita el detalle del efecto del reconocimiento de errores bajo principios contables locales y el impacto en el capital mínimo, cumplimiento con aplicación de las NIIF y el mínimo requerido año 2015, para que posteriormente se calcule y se presente el exceso o defecto en el cual la entidad incurre al aplicar los estándares internacionales.

5. Notas de revelación de información financiera: Las notas tienen como objetivo evidenciar el desglose de cada una de las operaciones y rubros de la entidad y como su nombre lo indica son las revelaciones de las decisiones que las entidades tomaron para la convergencia. Dentro de las respectivas celdas, la entidad supervisada debe exponer de una manera breve y clara cada una de los ajustes y reclasificaciones.

En el anexo de las políticas se deben exponer la política contable que acogió la sociedad en la convergencia a NIIF, así como las excepciones y exenciones, sus diversos impactos en el balance de apertura y las mediciones iniciales y posteriores, así como las repercusiones que esta situación tendría en la entidad al aplicar dicho estándar internacional.

A continuación se desglosa la siguiente información:

• Notas: En este campo debe diligenciar el número de la nota, la cual debe cruzar con las cuentas a nivel general presentadas en el correspondiente estado de situación financiera (ESFA).

• Activos, pasivos y patrimonio: En este campo se hace referencia a cada una de las partidas que conforman el balance, por cada una de las clasificaciones.

• Saldo NIIF a 01/01/2015: Este saldo es traído de la hoja de situación financiera de apertura.

• Políticas: La entidad debe diligenciar cada una de las políticas correspondientes de acuerdo con lo establecido en la normas internacionales de información financiera, NIIF, en especial lo dispuesto en la NIC 8 y la NIIF 1.

• Detalle de la nota: En este espacio, la entidad encontrará el formato adjunto en el cual debe detallar de una manera clara, sencilla y exacta las diferentes notas de las partidas bajo IFRS, con el fin de que exista una debida trazabilidad sobre el proceso realizado para la presentación del ESFA, la entidad deberá remitir en la casilla correspondiente la conciliación y explicación de todos los ajustes, errores y reclasificaciones realizados por grupos homogéneos de cada uno de los saldos bajo NIIF, incluyendo los impactos de la convergencia hacia los estándares internacionales.

6. Patrimonio técnico (relación de solvencia), según aplicabilidad.

En esta hoja las entidades vigiladas por la SFC que deban cumplir con relaciones de solvencia, deberán remitir el resultado de los impactos que conlleva la aplicación por primera vez de las NIIF. En ese orden, les corresponde diligenciar de manera explicativa el formato de acuerdo con los nuevos estados financieros.

La entidad que deba diligenciar esta hoja, le corresponde señalar el valor reportado una vez aplicadas las NIIF, así como el valor ponderado de cada uno de los activos.

Fin del instructivo

ESFAGRUPO 1-Res 743-VOLUNT PUC VALORES 

ESFA GRUPO1-Res 743 y VOLUNT. PUC NEG. FIDUCIARIOS 

ESFA GRUPO 1-Res 743-VOLUNT- PUC SEGUROS 

ESFA GRUPO 1-Res 743-VOLUNT. PUC FINANCIERO