CIRCULAR EXTERNA 19 DE 1995 

(Septiembre 14)

Con el propósito de evaluar el cumplimiento de las disposiciones a que aluden las resoluciones 96 y 209 de 1995, expedidas por la sala general de la Superintendencia de Valores, mediante la cual se fijaron los criterios y procedimientos para la valoración a precios de mercado de las inversiones que poseen las entidades vigiladas, la Superintendencia de Valores pondrá en operación una aplicación sistematizada que le permitirá recibir vía modem el estado de los portafolios de inversión.

La presente circular describe los aspectos de carácter administrativo relacionados con la transmisión, y el documento anexo denominado “definición del sistema de envío de información de portafolios financieros SV-EIP-01” señala los aspectos de orden técnico que deberán ser acogidos por las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de esta superintendencia que posean inversiones o administren portafolios de inversión.

1. Para efectos de la presente circular se entiende que la expresión portafolio de inversiones comprende los siguientes rubros:

1.1. Para las sociedades comisionistas de bolsa, las inversiones registradas en las siguientes cuentas del plan único de cuentas: 1204, 1206, 1216, 1220, 1225, 1230, 1296 y 1297.

1.2. Para las demás entidades vigiladas, las inversiones registradas en las cuentas del plan único de cuentas que se enumeran a continuación:

1204 y 1206

1.3. Para los fondos de valores administrados por las sociedades comisionistas de bolsa y para los fondos de inversión administrados por las sociedades administradoras de inversión, las inversiones registradas en las cuentas del plan único de cuentas que se relacionan a renglón seguido:

71205, 71206, 71210, 71215, 71240.

2. Pruebas.

Del 1º al 24 de noviembre del presente año y con fecha de corte al 31 de octubre de los corrientes, las entidades vigiladas deberán transmitir en calidad de prueba su propio portafolio, así como los portafolios por ellas administrados de conformidad con las disposiciones legales que rigen su actividad.

Todas las entidades deberán realizar al menos una prueba del 1º al 10 de noviembre. Si en este período no logran una transmisión libre de errores, del 14 al 24 de noviembre deberán hacer tantas pruebas como sea necesario hasta lograr obtener código de transmisión.

3. Transmisión de portafolios vía modem.

Cuando quiera que la Superintendencia de Valores así lo solicite, las entidades vigiladas deberán proceder a transmitir vía modem los portafolios a que alude el numeral 2º de la presente circular, con corte a las fechas que se indiquen y dentro del plazo que se establezca para el efecto.

4. Transmisión definitiva.

La información que se reporte a partir del 27 de noviembre de 1995, tendrá carácter oficial y se considerará como válida para todos los efectos legales.

5. Remisión de información impresa.

Como soporte a las transmisiones definitivas que se realicen durante el período comprendido entre el 27 de noviembre del presente y el 31 de enero de 1996, las entidades vigiladas deberán enviar a la Superintendencia de Valores dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de transmisión, la composición de los portafolios transmitidos vía modem, en los formatos que para el efecto establezca cada entidad.

6. Código de transmisión.

El sistema asignará un código de transmisión, CT, a cada portafolio transmitido vía modem que no presente errores de comunicación, de estructura o aritmético. Dicho código identifica en forma única el archivo de datos recibido, de manera que una vez transmitida y aceptada la información, no será posible retransmitir nuevamente el portafolio correspondiente a una fecha determinada sin previa autorización de la superintendencia.

7. Certificación.

Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la transmisión vía modem que haya obtenido código de transmisión, las entidades deberán radicar en la Superintendencia de Valores una comunicación firmada por el representante legal y por el revisor fiscal, en la que se indique el número de CT asignado y se certifique que la información transmitida corresponde fielmente a la composición del portafolio.

8. Horarios de transmisión.

Los computadores de la superintendencia estarán habilitados para recibir la información solicitada, dentro de los plazos asignados para ello, todos los días de 7:00 a.m. a 12 p.m.

9. Codificación en disquete.

Adjunto a la presente se entrega en disquete, a los destinatarios de la presente circular, los anexos del documento técnico SV-EIP-01. Para facilitar el manejo de los códigos utilizados por el sistema y su cargue a una base de datos, de cada anexo se entregan dos archivos: uno ascii separado por comas y otro en formato wks (lotus V1.0).

10. Teléfonos.

Para transmisión de información se han habilitado las siguientes líneas telefónicas: 2823765, 3347123, 2823734, 2831540, 3340070.

Las dudas relacionadas con la conformación y estructura del archivo y con la transmisión, serán absueltas por la división de sistemas y estadística en el teléfono 3410837.

Por su parte las consultas contables y operativas las resolverá la división de instituciones de inversión colectiva y la división de bolsas de valores e intermediarios, según se trate, en los teléfonos 2816601 y 2811691, respectivamente.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 3 de 1999 de la Superintendencia de Valores ).

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