CIRCULAR EXTERNA 19 DE 1998

 

CIRCULAR EXTERNA 19 DE 1998 

(Marzo 4 )

Referencia: Procedimiento para el traslado de afiliados entre entidades.

Teniendo en consideración los inconvenientes de tipo operativo que se han presentado para efectuar los traslados de afiliados entre las distintas entidades administradoras, esta superintendencia ha estimado necesario introducir algunas modificaciones al procedimiento señalado en la circular básica jurídica, con el propósito de dotarlo de más agilidad y seguridad, en beneficio de los usuarios del sistema general de pensiones y de las entidades mismas.

En consecuencia, se modifica el contenido del numeral 3º del capítulo primero del título IV de la citada circular, para lo cual se anexan las hojas correspondientes.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a los representantes legales y revisores fiscales de las entidades administradoras del sistema general de pensiones.

Título cuarto entidades administradoras de pensiones y cesantías.

Capítulo primero: Instrucciones generales relacionadas con las entidades administradoras del sistema general de pensiones.

1. Cálculo de reservas

Las entidades administradoras del sistema general de pensiones y las correspondientes entidades aseguradoras de vida al efectuar los cálculos que involucran la utilización de tablas de mortalidad, de invalidez de activos, de mortalidad de inválidos y de rentistas, indicadas en el subnumeral 6.3 del numeral 6º, capítulo segundo, título sexto de la presente circular, para efectos del cálculo de reservas, deberán emplear un interés técnico del cuatro por ciento (4%).

2. Tablas de mortalidad de invalidez de activos, de mortalidad de inválidos y de rentistas

Para estos efectos las entidades administradoras deberán remitirse a lo dispuesto en el subnumeral 6.3 del numeral 6º, Capítulo Segundo, Título Sexto de la presente Circular.

3. Procedimiento para el traslado de afiliados

De conformidad con lo previsto en los artículos 60, literal c), 113 y 114 de la Ley 100 de 1993, 15 y 16 del Decreto 692 de 1994, y con fundamento en el literal a) del numeral 3º. del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero, esta superintendencia se permite impartir las siguientes instrucciones sobre el procedimiento para el traslado entre regímenes pensionales y entre las diferentes administradoras del sistema general de pensiones.

3.1 Términos para los traslados

Este Despacho estima conveniente recordar los términos de tres (3) años y de seis (6) meses, ambos contados desde la selección anterior, para trasladarse de régimen o para cambiarse de sociedad administradora dentro del régimen de ahorro individual con solidaridad, respectivamente, previstos en los artículos 15 y 16 del Decreto 692 de 1994. Se entenderá que hubo selección desde el momento en que se presentó debidamente diligenciado el formulario correspondiente a la entidad administradora escogida, siempre que no se haya ejercido el derecho de retracto en los términos establecidos en el artículo 3º del Decreto 1161 de 1994.

3.2 Diligenciamiento del formulario

Cuando el afiliado decida trasladarse de régimen o de administradora, expresará su voluntad mediante el diligenciamiento del correspondiente formulario ante el empleador o ante la nueva entidad administradora, de conformidad con las disposiciones vigentes sobre el particular.

Con el fin de proceder al traslado entre regímenes o entre administradoras del régimen de ahorro individual, el respectivo formulario sólo se podrá presentar debidamente diligenciado a partir del primer día del trigésimo séptimo (37) mes de efectuada la selección de régimen en el primer caso, y a partir del primer día del séptimo (7º.) mes de seleccionada la administradora, en el segundo.

El formulario de vinculación deberá diligenciarse en original y dos copias, cuya distribución será la siguiente: original para la nueva administradora, una copia para el afiliado y una copia para el empleador, cuando se trate de trabajador dependiente. Tratándose de trabajadores independientes, sólo será necesario diligenciarlo en original y una copia, el primero para la nueva administradora y, la segunda, para el afiliado.

3.3 Solicitudes de retracto

El trabajador tiene el derecho a retractarse de su decisión manifestando su voluntad por escrito dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en la cual haya efectuado la correspondiente selección, según lo prevé el artículo 3º. del Decreto 1161 de 1994. Dicha solicitud de retracto tendrá validez siempre y cuando sea radicada en la entidad a la cual se desea trasladar el afiliado, dentro de los cinco (5) días hábiles anteriormente citados, sin perjuicio de que esta solicitud se envíe mediante correo certificado dentro del mismo plazo

3.4 Reporte de solicitudes de traslado a la administradora anterior

La nueva administradora deberá informar a la administradora anterior a más tardar el octavo (8º) día de cada mes, las solicitudes de traslado presentadas en el mes inmediatamente anterior. Si el plazo señalado vence un sábado, domingo o festivo, se entenderá prorrogado hasta el día hábil siguiente. Para tales efectos, la nueva administradora diligenciará un listado que contenga los nombres de los trabajadores y su identificación y anexará las fotocopias de los respectivos formularios de vinculación, dejando constancia expresa de la fecha en que se efectúa el reporte.

Los listados a que se refiere el presente subnumeral podrán ser presentados en medio magnético.

3.5 Informe de solicitudes de traslado

La administradora anterior, previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales, deberá informar a la nueva administradora, al afiliado y al empleador, si es del caso, acerca de la procedencia o no de las solicitudes de traslado reportadas en el respectivo mes, de acuerdo con el subnumeral precedente, a más tardar el veintitrés (23) del mismo mes en que se efectuó el reporte.

Para ello empleará un formato que contendrá como mínimo las siguientes especificaciones:

a. Nombre o razón social de la nueva entidad administradora;

b. Fechas del reporte de las solicitudes de traslado y del informe de verificación de los requisitos legales;

c. Nombres y apellidos del solicitante;

d. Documento de identificación;

e. Procedencia o improcedencia de la solicitud-causal, y

f. Nombre completo, cargo y firma del funcionario responsable.

Para efectos de lo dispuesto en el literal e), la administradora anterior estará en la obligación de verificar que el afiliado no esté incurso en alguna de las siguientes situaciones:

1. Fecha de la última selección menor a seis (6) meses (cambio entre administradoras del régimen de ahorro individual).

2. Fecha de la última selección menor a tres (3) años (traslado entre regímenes pensionales).

3. En disfrute de pensión.

4. Solicitud de pensión en trámite.

5. No afiliado.

Los plazos mencionados en los numerales 1) y 2) deberán contarse desde la fecha en que se seleccionó la administradora anterior, siempre que tal selección se haya realizado dentro de los términos legales.

En los eventos en que la administradora anterior verifique que se cumplieron los requisitos legales para que proceda el traslado, en el respectivo informe precisará la fecha a partir de la cual dicho traslado surte efectos, así como el mes a partir del cual deben efectuarse las cotizaciones a la nueva entidad.

En los eventos en que no proceda el traslado, el informe deberá expresar con claridad la causa de ello.

3.6 Traslado de la información y de los saldos del afiliado a la nueva entidad administradora

La administradora anterior tendrá como plazo máximo treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha en que recibió el correspondiente reporte de solicitudes de traslados, para transferir los recursos pertinentes y remitir la información respectiva a la nueva administradora, dejando expresa constancia de dicha transferencia.

La información a trasladar de la historia laboral del afiliado, la cual puede presentarse por medio magnético o electrónico, será como mínimo la siguiente: nombres y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, documento de identificación y por cada período cotizado el número de identificación del empleador, la administradora en la que se efectuaron las cotizaciones, el período correspondiente, salario base de cotización, semanas cotizadas, valor de las cotizaciones obligatorias, porcentaje de cotización de alto riesgo, aportes voluntarios, si a ellos hay lugar y la solicitud del bono pensional, así como toda información adicional que repose en la entidad.

Si en la fecha en que se efectúe el traslado de los saldos de un trabajador dependiente, la administradora anterior no ha recibido la última cotización, es decir, la que debió liquidarse en el mes en que se hizo efectivo el traslado, deberá proceder a la transferencia de ésta dentro de los veinte (20) días calendario siguientes a su recepción.

Si el traslado se produce del régimen de prima media al de ahorro individual, además del envío de la información aludida, habrá lugar a la transferencia del título pensional o del valor que corresponda a la reserva pensional entregada, en su caso, y a la emisión o entrega del bono pensional.

Tratándose de trabajadores independientes, la administradora anterior tendrá el mismo plazo máximo previsto en el primer inciso del presente subnumeral, para transferir los saldos y remitir la información respectiva a la nueva administradora.

3.7 Efectividad del traslado ante la nueva administradora

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 46 del Decreto 326 de 1996, modificado por el artículo 32 del Decreto 1818 del mismo año, el traslado surtirá efectos el primer día del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud de vinculación realizada por el afiliado ante la nueva administradora.

3.8 Primera cotización a la nueva administradora

En el caso de los trabajadores dependientes, la primera autoliquidación y consignación de aportes a la nueva administradora se realizará en el mes siguiente al cual se hace efectivo el traslado, dentro de los plazos legalmente previstos para ello. En este orden de ideas, si el traslado surte efectos el 1º de agosto de 1997, la autoliquidación y consignación de aportes a la nueva administradora se realizará en el mes de septiembre, correspondiente a los aportes del mes de agosto.

Tratándose de los trabajadores independientes, el primer pago de cotizaciones a la nueva administradora deberá efectuarse en el mes en el cual se hace efectivo el traslado. Así, según el ejemplo citado, la primera consignación a la nueva administradora se efectuará en el mes de agosto.

3.9 Documentos soporte de las solicitudes efectuadas

Tanto la nueva administradora como aquella en la cual se encontraba afiliado el trabajador, mantendrán a disposición de la Superintendencia Bancaria los documentos que soporten las solicitudes de traslado presentadas, con el propósito de que en cualquier momento pueda verificarse el cumplimiento efectivo de las instrucciones aquí contenidas.

3.10 Realización de convenios particulares

Las entidades administradoras de pensiones podrán celebrar convenios de carácter gremial o entre regímenes, con el propósito de lograr la agilización y seguridad del procedimiento, así como de la información que se obtenga en el trámite de los traslados.

En todo caso, las administradoras serán responsables del cumplimiento de los términos y condiciones establecidas en el presente numeral para los trámites de traslados.

3.11 Solicitudes de traslado formuladas con anterioridad a la vigencia del presente procedimiento

Las solicitudes de traslado que no hayan sido tramitadas a la entrada en vigencia del procedimiento contenido en el presente numeral, deberán ser consideradas por las respectivas administradoras como solicitudes del “mes inmediatamente anterior”, según lo dispuesto en el subnumeral 3.4 y, en consecuencia, tramitarse como lo establecen los subnumerales precedentes.

4. Beneficios tributarios

El Decreto 1729 de 1994, modificatorio del Decreto 903 del mismo año, define en su artículo 1º qué se entiende por beneficio pensional aquel que se otorga previo el cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley 100 de 1993 para acceder a la pensión de vejez en el régimen de prima media con prestación definida, o en el de ahorro individual con solidaridad bajo las modalidades de renta vitalicia, retiro programado, retiro programado con renta vitalicia y las demás que autorice esta Superintendencia para los afiliados al régimen de ahorro individual con solidaridad.

Por otra parte, los ingresos que se destinen como aportes obligatorios o voluntarios a los fondos de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad, a los fondos de reparto del régimen de prima media con prestación definida, al fondo de solidaridad pensional, a los fondos de pensiones de que trata el Decreto 2513 de 1987 y a los seguros privados de pensiones de jubilación o vejez, invalidez y sobrevivencia, se consideran ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional para el aportante y por tanto no se someterán a retención en la fuente, siempre que se retiren solamente para acceder al beneficio pensional en los términos antes descritos.

Por lo anteriormente expuesto, este despacho estima necesario recordar la importancia del decreto comentado a fin de que las disposiciones en él contenidas se acaten efectivamente en la práctica, lo cual se traduce, fundamentalmente, en que siempre que se retiren recursos de los fondos de pensiones, con fines distintos a los previstos en el decreto citado, deberá procederse a (...)

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