CIRCULAR EXTERNA 19 DE 2003 

(Noviembre 21)

Asunto: Complementación y modificación a la Circular Básica Jurídica (Circ. Externa 7/2003).

Esta superintendencia de acuerdo con sus facultades legales, complementa y modifica la Circular Básica Jurídica (Circ. Externa 7/2003), en los siguientes términos:

1. Para dar cumplimiento a lo ordenado en el artículo 11 de la Resolución 1121 del 31 de octubre de 2003 de esta superintendencia, por la cual se establecen las condiciones que deben cumplir los fondos de empleados en la constitución de las cuentas de ahorro programado para acceder al subsidio familiar de vivienda, se incorpora su contenido en el capítulo séptimo, título tercero de la circular básica jurídica.

2. Con el fin de agilizar y centralizar el proceso de inscripción de los candidatos a agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales de las entidades supervisadas por esta superintendencia, es necesario modificar las siguientes disposiciones contenidas en el capítulo décimo, título quinto de la Circular Básica Jurídica:

— Se modifica el subnumeral 3.1. del numeral 3º, el cual quedará así:

“3.1. Para las personas naturales.

Para la inscripción de personas naturales en la lista de agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales se requiere:

3.1.1. Título universitario en áreas jurídica, financiera, administrativa, económica, o contable.

3.1.2. Cuando se trate de organizaciones diferentes a las cooperativas de ahorro y crédito o multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito del primer y segundo nivel de supervisión, tener experiencia profesional superior a tres (3) años.

Para estas mismas organizaciones del tercer nivel de supervisión el superintendente podrá escoger a los agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales en forma discrecional atendiendo para ello el nivel de complejidad de la entidad.

Para las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, se atenderá a lo establecido en el estatuto orgánico del sistema financiero”.

— Se modifica el subnumeral 3.2.1, del subnumeral 3.2 del numeral 3º, el cual quedará así:

“3.2.1. Que la fecha de su constitución sea anterior a un (1) año, y que su objeto social contemple o sea compatible con la administración y/o liquidación de empresas o personas jurídicas”.

— Se modifica el numeral 5º, el cual quedará así:

“5. Presentación de la solicitud.

La correspondiente solicitud, acompañada de los documentos exigidos en este capítulo, deberá radicarse en la oficina de correspondencia de la Superintendencia de la Economía Solidaria y deberá ser dirigida a nombre de la secretaría general”.

— Se modifica el numeral 6º el cual quedará así:

“6. Inscripción.

En el caso del cumplimiento en la entrega de la documentación exigida en el numeral cuarto del presente capítulo, el grupo de talento humano de la Superintendencia de Economía Solidaria realizará la inscripción.

El grupo de talento humano se encargará del manejo y actualización de las hojas de vida inscritas y de la base de datos respectiva.

A las personas naturales y jurídicas registradas en la lista de candidatos, el grupo de talento humano les informará su inscripción mediante comunicación enviada al correo electrónico y/o a la dirección que figure en la documentación recibida”.

— Se modifica el numeral 9º, el cual quedará así:

“9. Designación. La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá designar y dar posesión como agentes especiales, liquidadores, contralores y/o revisores fiscales, a cualquiera de las personas que se encuentren inscritas en la lista, previa confirmación del cumplimiento de los requisitos de ley vigentes previstos para el efecto.

La confirmación a que se refiere el presente numeral estará a cargo de la delegatura de esta superintendencia que adelante el proceso de intervención.

Efectuada la designación, la respectiva delegatura tendrá a su cargo todos los trámites de comunicación al candidato seleccionado, así como todos aquellos relacionados con su posesión. Igualmente deberá informar al grupo de talento humano para la correspondiente anotación en la lista de candidatos”.

La presente circular externa rige a partir de la fecha de su publicación, complementa y modifica las disposiciones citadas de la Circular Externa 7 de 2003 (Circular Básica Jurídica) y, por tanto, se incorporan y reemplazan las páginas 70-1, 70-2, 120, 121 y 122 que se anexan.

Anexo

CAPÍTULO SÉPTIMO

Condiciones que deben cumplir los fondos de empleados en la constitución de las cuentas de ahorro programado para acceder al subsidio familiar de vivienda

1. Los fondos de empleados interesados en ser depositarios del ahorro programado para el subsidio familiar de vivienda, en los términos previstos en los decretos 2620 de 2000 y 2488 de 2002, deberán solicitar autorización a esta superintendencia, la cual solo será otorgada cuando se acredite la viabilidad administrativa y financiera de la respectiva entidad, así como los demás requisitos previstos en el presente capítulo.

Para adoptar lo anterior, las juntas directivas de los fondos de empleados deberán contar con la aprobación de la asamblea general de asociados.

En ningún caso los fondos de empleados podrán adelantar directamente planes de vivienda como constructores.

2. Los fondos de empleados deberán cumplir con las disposiciones que regulan el ahorro programado para el subsidio familiar de vivienda previstas especialmente en los citados decretos 2620 de 2000 y 2488 de 2002. Así mismo, los asociados de tales entidades que aspiren a ser beneficiarios de este subsidio deberán cumplir con los requisitos establecidos en dichos decretos, en la Ley 546 de 1999 y los del presente capítulo.

Por lo anterior, los fondos de empleados solo podrán autorizar la apertura de cuentas de ahorro programado a los asociados que quieran acceder al subsidio familiar de vivienda que cumplan con los requisitos previstos en la normatividad citada en este numeral.

3. La tasa de interés que se reconozca al ahorro programado será la fijada en el respectivo reglamento de cada fondo de empleados, la cual, en todo caso, no podrá ser inferior a la prevista para el ahorro permanente.

4. Con anterioridad a la apertura de la cuenta de ahorro programado, los fondos de empleados deberán estudiar la capacidad de endeudamiento de los asociados solicitantes, con el fin de determinar la viabilidad del tipo de vivienda a la cual aspiran y el monto del crédito que pueden asumir.

5. El monto que se obliga a ahorrar el asociado no podrá ser superior al treinta por ciento (30%) de su ingreso mensual o de los ingresos del grupo familiar.

6. Los asociados de los fondos de empleados podrán autorizar por escrito, siempre y cuando lo contemplen los estatutos, traslados de los ahorros permanentes (PUC, cód. 2130) a la cuenta de ahorro contractual (PUC, cód. 2125). El respectivo fondo dispondrá el correspondiente traslado en un plazo máximo de quince (15) días calendario posteriores a la solicitud.

7. Los fondos de empleados en su función de captadores de ahorro programado reportarán al sistema de información del subsidio familiar de vivienda dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de la apertura de la cuenta de ahorro programado.

8. Los fondos de empleados inscribirán en el registro de ahorradores y postulantes a los asociados que posean cuenta de ahorro programado y deberán actualizar ante la entidad operadora del registro de ahorradores del sistema de información del subsidio familiar de vivienda la información detallada de la antigüedad, el cumplimiento y los saldos de las cuentas de ahorro para vivienda de los últimos 4 meses.

9. Los fondos de empleados deberán reportar de manera trimestral y en medio magnético al registro de ahorradores y postulantes y a la Superintendencia de la Economía Solidaria, todo lo relacionado con el registro e inscripción de ahorradores, el monto de las captaciones obtenidas y financiación complementaria otorgada, según formato que establezca para el efecto esta entidad.

10. Los órganos de administración, control y vigilancia de los fondos de empleados serán responsables de la administración y manejo de los recursos de las cuentas de ahorro programado para el subsidio familiar de vivienda y del cumplimiento de las instrucciones impartidas en el presente capítulo.

CAPÍTULO DÉCIMO

Requisitos para la conformación de la lista de agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales para las entidades supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria

1. Selección de aspirantes y conformación de la lista de agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales.

Quienes aspiren a ser designados como agente especial, liquidador, contralor o revisor fiscal en los procesos de toma de posesión adelantados por la Superintendencia de Economía Solidaria deberán estar inscritos en una lista que para tal efecto conformará la entidad.

2. Inscripción.

Pueden ser inscritas en la lista de agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales, las personas naturales o jurídicas debidamente constituidas, que no se encuentren incursos en causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas en la ley y cumplan con los requisitos establecidos en el presente capítulo.

3. Requisitos para solicitar inscripción en lista.

3.1. Para las personas naturales.

Para la inscripción de personas naturales en la lista de agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales se requiere:

3.1.1. Título universitario en áreas jurídica, financiera, administrativa, económica, o contable.

3.1.2. Cuando se trate de organizaciones diferentes a las cooperativas de ahorro y crédito o multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito del primer y segundo nivel de supervisión, tener experiencia profesional superior a tres (3) años.

Para estas mismas organizaciones del tercer nivel de supervisión el superintendente podrá escoger a los agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales en forma discrecional atendiendo para ello el nivel de complejidad de la entidad.

Para las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, se atenderá a lo establecido en el estatuto orgánico del sistema financiero.

3.2. Para las personas jurídicas.

Para que las personas jurídicas puedan ser inscritas en la lista de agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales se requiere:

3.2.1. Que la fecha de su constitución sea anterior a un (1) año, y que su objeto social contemple o sea compatible con la administración y/o liquidación de empresas o personas jurídicas.

3.2.2. Experiencia empresarial no inferior a dos (2) años en áreas relacionadas con la administración y/o liquidación de empresas o personas jurídicas.

3.2.3. Nombre de los asociados y de los directivos de la respectiva persona jurídica, así como el del administrador, funcionario o asesor que en su nombre o por su cuenta desarrollará las funciones de agente especial, liquidador, contralor y/o revisor fiscal, quien deberá acreditar, igualmente, los requisitos exigidos en este capítulo para las personas naturales.

Cualquier cambio de información que se produzca con posterioridad a la inscripción respectiva, debe ser informado inmediatamente ante esta superintendencia para la correspondiente actualización del registro.

4. Documentos para la inscripción.

Para efectos de la inscripción, los aspirantes deberán presentar los siguientes documentos:

4.1. Personas naturales.

4.1.1. Solicitud de inscripción y hoja de vida según formato suministrado por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

4.1.2. Fotocopia del documento de identidad.

4.1.3. Fotocopia de los certificados que acrediten la formación académica y profesional.

4.1.4. Fotocopia de los certificados que acrediten la experiencia laboral.

4.2. Personas jurídicas.

4.2.1. Solicitud de inscripción y hoja de vida empresarial según formato suministrado por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

4.2.2. Certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad competente, con antigüedad no superior a quince (15) días.

4.2.3. Descripción de la infraestructura técnica y administrativa de que dispondrá la sociedad para desarrollar la gestión.

4.2.4. Los documentos requeridos en el punto 4.1 del presente capítulo, relacionados con las personas que en su nombre o por su cuenta ejecutarán las funciones respectivas.

4.2.4. (Sic) Fotocopia de los contratos, conceptos, estudios u otros documentos que demuestren la experiencia empresarial exigida en el artículo anterior.

5. Presentación de la solicitud.

La correspondiente solicitud, acompañada de los documentos exigidos en este capítulo, deberá radicarse en la oficina de correspondencia de la Superintendencia de la Economía Solidaria y deberá ser dirigida a nombre de la secretaría general.

6. Inscripción.

En el caso del cumplimiento en la entrega de la documentación exigida en el numeral cuarto del presente capítulo, el grupo de talento humano de la Superintendencia de Economía Solidaria realizará la inscripción.

El grupo de talento humano se encargará del manejo y actualización de las hojas de vida inscritas y de la base de datos respectiva.

A las personas naturales y jurídicas registradas en la lista de candidatos, el grupo de talento humano les informará su inscripción mediante comunicación enviada al correo electrónico y/o a la dirección que figure en la documentación recibida.

7. Conformación en la lista.

La lista de liquidadores, contralores, agentes especiales y revisores fiscales contendrá como mínimo la siguiente información: nombre y apellidos de la persona natural y/o nombre o razón social de la persona jurídica respectiva; número del documento de identificación y/o del NIT; dirección; teléfono; profesión y área de actividad económica en la cual ha acreditado experiencia.

8. Desistimiento.

Se entenderá desistida la solicitud de inscripción, cuando el aspirante respectivo no presente los documentos requeridos, en los términos previstos en el artículo 13 del Código Contencioso Administrativo.

Los agentes especiales, liquidadores, contralores y revisores fiscales designados con anterioridad a la expedición de la presente circular, deberán actualizar la información conforme a lo estipulado en los numerales 3º y 11 del presente capítulo.

9. Designación. La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá designar y dar posesión como agentes especiales, liquidadores, contralores y/o revisores fiscales, a cualquiera de las personas que se encuentren inscritas en la lista, previa confirmación del cumplimiento de los requisitos de ley vigentes previstos para el efecto.

La confirmación a que se refiere el presente numeral estará a cargo de la delegatura de esta superintendencia que adelante el proceso de intervención.

Efectuada la designación, la respectiva delegatura tendrá a su cargo todos los trámites de comunicación al candidato seleccionado, así como todos aquellos relacionados con su posesión. Igualmente deberá informar al grupo de talento humano para la correspondiente anotación en la lista de candidatos.

10. Límite en la designación de liquidadores y agentes especiales.

Ninguna persona natural o jurídica podrá ser designada como liquidador en más de cinco (5) organizaciones solidarias, directamente o como administrador de otras personas jurídicas inscritas en la lista.

11. Documentos para la posesión.

Para efectos de la posesión, los designados como liquidadores, contralores, agentes especiales y revisores fiscales deberán allegar a la Superintendencia de Economía Solidaria, los siguientes documentos:

11.1. Personas naturales.

11.1.1. Certificado de antecedentes disciplinarios vigente.

11.1.2. Certificado de antecedentes fiscales vigente.

11.1.3. Certificado de antecedentes judiciales vigente.

11.1.4. Declaración juramentada de bienes.

11.1.5. El agente especial o liquidador o contralor o revisor fiscal designado, bajo la gravedad del juramento, manifestará:

a) Si tiene algún vínculo con entidades solidarias cuya actividad sea similar o afín con el objeto social del organismo solidario sometido a toma de posesión o liquidación; dicho vínculo está referido a la calidad de socio, asociado, miembro de junta directiva o representación legal, y

b) Que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidad establecidas en la Ley 222 de 1995 y en el estatuto orgánico del sistema financiero.

11.2. Personas jurídicas.

En el caso de que la designación recaiga sobre una persona jurídica, se deberá allegar la información relacionada en el subnumeral 11.1 del presente capítulo, en lo relacionado con las personas naturales que en su nombre o por su cuenta van a cumplir las funciones respectivas.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales, miembros de los órganos de administración y vigilancia, revisores fiscales y asociados de las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria.

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