Superintendencia de Industria y Comercio

CIRCULAR EXTERNA 19 DE 2012 

(Agosto 31)

1. Objeto

Regular la integración e implementación del registro único empresarial y social (RUES) de que trata el artículo 166 del Decreto-Ley 19 de 2012.

2. Fundamento legal

2.1. El Decreto-Ley 19 del 10 de enero de 2012, corregido por el Decreto 53 del 13 de enero del mismo año.

El artículo 166 del Decreto-Ley 19 de 2012 se establece: que al registro único empresarial (RUE) de que trata el artículo 11 de la Ley 590 de 2000, que en el pasado integró el registro mercantil y el registro único de proponentes, se incorporarán e integrarán las operaciones del registro de entidades sin ánimo de lucro creado por el Decreto 2150 de 1995, del registro nacional público de las personas naturales y jurídicas que ejerzan la actividad de vendedores de juegos de suerte y azar de que trata la Ley 643 de 2001, del registro público de veedurías ciudadanas de que trata la Ley 850 de 2003, del registro nacional de turismo de que trata la Ley 1101 de 2006, del registro de entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior que establezcan negocios permanentes en Colombia de que trata el Decreto 2893 de 2011, y del registro de la economía solidaria de que trata la Ley 454 de 1998, que en lo sucesivo se denominará registro único empresarial y social (RUES), el cual será administrado por las cámaras de comercio atendiendo a criterios de eficiencia, economía y buena fe, para brindar al Estado, a la sociedad en general, a los empresarios, a los contratistas, a las entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta confiable de información unificada tanto en el orden nacional como en el internacional.

De igual manera, se establece que el organismo que ejerza el control y vigilancia de las cámaras de comercio, establecerá los formatos y la información requerida para la inscripción en el registro y la renovación de la misma, así como la integración e implementación del registro único empresarial y social (RUES), garantizando que específicamente, se reduzcan los trámites, requisitos e información a cargo de todos los usuarios de los registros públicos y, que todas las gestiones se puedan adelantar, además por Internet y otras formas electrónicas.

Así mismo, establece que la regulación que realice la autoridad competente deberá, en todo caso, hacerse en armonía con las disposiciones estatutarias y con las contenidas en códigos, respecto de los registros de que trata el artículo antes señalado.

2.2. Facultades propias de la Superintendencia de Industria y Comercio y las otorgadas en otras normas

De conformidad con lo establecido en el artículo 87 del Código de Comercio y en los numerales 17, 18 y 61 del artículo 1º del Decreto 4886 del 23 de diciembre de 2011, “por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Industria y Comercio, se determinan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones”, corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer las funciones de vigilancia, control e instrucción, respecto del desarrollo de las funciones propias de las Cámaras de Comercio, fijando criterios que faciliten su cumplimiento.

3. Instructivo

Con fundamento en las disposiciones mencionadas la Superintendencia de Industria y Comercio imparte las siguientes instrucciones:

3.1. Modificar el numeral 1.5 del capítulo primero del título VIII de la circular única, en los siguientes términos:

“1.5. Implementación del registro único empresarial y social (RUES)”

“1.5.1. Implementación del sistema único de registro empresarial y social (RUES). Las cámaras de comercio deberán dar cumplimiento a lo previsto en la presente circular y destinar los recursos a fin de que se implemente el registro único empresarial y social (RUES), de manera que se logren los objetivos previstos en los artículos 11 de la Ley 590 de 2000 y 166 del Decreto 19 de 2012 y, demás normas concordantes. Para el efecto, las cámaras de comercio deberán implementar un sistema único de registro empresarial y social (RUES), en adelante el sistema, de tal suerte que tales registros sean únicos y accesibles desde cualquier cámara o por medios electrónicos de acuerdo con los requerimientos funcionales que se establecen en el numeral 1.5.3 de este capítulo.

En virtud de lo anterior, deberán cumplir con el plan de trabajo que se prevé a fin de que el sistema se encuentre en operación el 1º de enero de 2013”.

“1.5.2. Adecuaciones del registro único empresarial y social (RUES). Para la integración e implementación de los nuevos registros al (RUES), se debe utilizar la infraestructura, software y esquema de servicios del (RUE) como base para el trabajo a desarrollar.

Se tomará el número de identificación tributaria (NIT) como número único a nivel nacional, por lo tanto, ningún usuario del registro podrá identificarse en el RUES con un número diferente.

Para la integración e implementación de los nuevos registros al RUES, se debe utilizar la infraestructura, software y esquema de servicios del RUE como base para el trabajo a desarrollar.

Se tomará el número de identificación tributaria (NIT) como número único a nivel nacional, por lo tanto, ningún usuario del registro podrá identificarse en el RUES con un número diferente.

Con el objeto de mantener la actualización del registro y garantizar la eficacia de los registros que integran el registro único empresarial y social (RUES), el titular de los registros de las entidades sin ánimo de lucro, de las entidades del sector solidario, de los vendedores de juegos de suerte y azar, delas veedurías ciudadanas, del registro nacional del turismo y de las entidades extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, lo renovarán o actualizarán anualmente dentro de los tres primeros meses de cada año.

El registro mercantil y de proponentes continuará renovándose de acuerdo con las normas vigentes.

Los derechos por la prestación de los servicios registrales serán los previstos por la ley para el registro mercantil, el registro único de proponentes y el registro de entidades sin ánimo de lucro, según el caso. Las cámaras de comercio no podrán cobrar derechos de inscripción y renovación sobre los registros que se le trasladan en virtud del Decreto 19 de 2012 y que a la entrada en vigencia del mismo no los causan.

La matrícula, la inscripción y la renovación y/o actualización, se efectuarán mediante la presentación del formulario único de registro empresarial y social (RUES), en su anexo correspondiente debidamente diligenciado. El formulario deberá ser organizado en cuatro anexos separables (mercantil, proponentes, turismo y entidades sin ánimo de lucro), que atiendan los requerimientos de cada registro que compone el RUES, de tal manera que se permita al usuario la utilización exclusiva del anexo o anexos de su interés.

Las cámaras de comercio, a través de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio (Confecámaras) presentarán a la Superintendencia de Industria y Comercio para su aprobación, el esquema gráfico del formulario, a más tardar dentro del mes siguiente a la publicación del presente acto administrativo. La Superintendencia impartirá la aprobación respectiva dentro de los quince (15) días siguientes a la presentación del formulario con los anexos correspondientes por parte de Confecámaras. El formulario único de registro empresarial y social (RUES), junto con sus anexos será uniforme en todas las cámaras de comercio”.

“1.5.3. Requerimientos funcionales. El sistema que implementen las cámaras de comercio deberá estar en capacidad de satisfacer las funciones que se relacionan en este capítulo. Las cámaras deberán adoptar y adecuar el actual sistema (RUE) para lograr estos propósitos. Para realizar los desarrollos y operar el sistema podrán emplear los mecanismos que consideren más eficientes y contratar asesorías o servicios externos. Podrán realizar acuerdos entre cámaras o con las confederaciones y federaciones para que los desarrollos necesarios los haga una por cuenta de la otra.

En todo caso, cualquier sistema que se emplee no implica traslado de la responsabilidad del cumplimiento de lo previsto en esta circular o de las obligaciones que acarrea operar el RUES de acuerdo con su competencia territorial”.

“1.5.3.1. Requerimientos de servicio. El sistema puede incluir procedimientos, equipos de cómputo, comunicaciones y seguridad, programas, archivos documentales físicos o electrónicos, sistemas de transporte o mensajería, reglamentos, sistemas de pagos o compensación o contratos que permitan cumplir con los requerimientos funcionales que se señalan:

a) Registro desde cualquier cámara: sujeto al cumplimiento de las previsiones legales y reglamentarias, las cámaras de comercio deberán llevar el RUES de tal forma que se permita a los comerciantes y usuarios de este registro tramitar los actos de matrícula, inscripción, renovación, inscripción de actos y documentos, consultas, certificación y consolidación de información desde cualquier cámara de comercio respecto de cualquier información o registro que repose o deba reposar en cualquier cámara de comercio del país.

El modelo a implementar debe contener servicios complementarios a favor de los empresarios verbi gracia, en aquellos casos en que las cámaras de comercio no recauden el impuesto de registro, deberán habilitar los links que sean necesarios para tal propósito;

b) Duplicidad de inscripciones: el sistema debe permitir que en los casos de múltiple inscripción, establecidos en la ley, el comerciante pueda solicitar que el acto o documentos inscritos en la cámara del domicilio principal de la sociedad, en cualquiera de los lugares de celebración o cumplimiento del acto o contrato, o de ubicación de los bienes, según corresponda, sea inscrito en las demás cámaras donde de acuerdo con la ley, también se requiera inscribir dicho acto o documento. El comerciante podrá solicitar la inscripción desde cualquier cámara de comercio del país.

Corresponderá exclusivamente a la cámara de comercio que de acuerdo con la ley realice la primera inscripción efectuar el control de legalidad y conocer de los recursos que se interpongan con ocasión del mismo.

Cuando el comerciante solicite la inscripción de un acto o documento previamente inscrito en otra cámara de comercio, se deberá informar esta circunstancia a la cámara ante la cual se solicita la nueva inscripción y suministrar los datos correspondientes;

c) Separación de responsabilidades: el sistema debe prever los mecanismos para que se separe la responsabilidad que le corresponde a cada una de las cámaras. Específicamente debe permitir distinguir si las responsabilidades se generan en las tareas meramente accesorias de las cámaras que lleguen a servir de intermediarias o le corresponden a la cámara que debe realizar el trámite de objeto de la solicitud. En esta medida el sistema debe incluir un procedimiento, sistema o control que le permita determinar, en caso de presentarse una anomalía, a qué cámara le corresponde qué tipo de responsabilidad;

d) Consulta de información por características: el sistema debe permitir a los comerciantes y al público en general la consulta a nivel nacional de la información que repose en el RUES permitiendo establecer criterios de búsqueda que involucren todos o algunos de los campos que componen el RUES. Los criterios de búsqueda deben permitir versatilidad y debe incluir por lo menos, búsquedas de texto y valores;

e) Acceso a la información a través de internet: el sistema debe permitir la consulta de información a través de Internet con las características señaladas en el numeral anterior. Las cámaras de comercio deberán establecer la prestación de servicios registrales además por Internet y otras formas electrónicas;

f) Recursos: sin perjuicio del cumplimiento del requisito relativo a la presentación personal, se debe permitir la presentación de los recursos previstos en las normas correspondientes desde cualquier cámara de comercio, quien deberá remitirlo a la cámara de destino, a más tardar el día hábil siguiente a su recepción;

g) Operación continua: el sistema RUES debe estar en operación continua durante los horarios de atención de las cámaras y durante 24 horas los 7 días de la semana para el servicio de Internet, salvo en los periodos que se requiera para mantenimiento, los cuales deben ser anunciados y contenidos en la página principal del sistema de consulta por Internet. El plan de contingencia debe prever un procedimiento para que, en caso de falla del sistema, se restituya la operación en un plazo no superior a 72 horas”.

“1.5.3.2 Funciones de verificación: el sistema que implemente la operación del RUES deberá permitir las siguientes verificaciones:

a) Control de número de operación: el sistema de información debe prever un procedimiento de numeración para cada operación que garantice la adjudicación de números únicos a nivel nacional para la prestación de los todos servicios del RUES;

b) Control de homonimia: el sistema de información debe permitir a partir de la fecha de entrada en operación, la verificación a nivel nacional del control de homonimia;

c) Control de inhabilidades, impedimentos y prohibiciones: el sistema debe contener la información necesaria para que puedan ser controlables los casos en que la ley prevea inhabilidades, impedimentos o prohibiciones a personas naturales o jurídicas respecto del ejercicio del comercio a nivel nacional;

d) Control de prendas: a través de la página web del RUES se deberá poder consultar los registros de contratos de prenda que se refieran a un mismo bien identificando todos los contratos registrados, las cámaras en que se registraron y el orden de prelación de las prendas de acuerdo con la fecha de su registro.

“1.5.3.3. Requerimientos de seguridad: el sistema deberá tener previstos los siguientes controles:

a) Roles: tanto en los procedimientos computacionales como en los manuales se deben definir los alcances y restricciones de cada uno de los involucrados. Se debe definir el nivel y control de acceso que tiene cada uno de los usuarios del sistema;

b) Auditoría: se debe garantizar un registro de todas las operaciones realizadas en el sistema de información de tal manera que se pueda identificar el responsable del registro u operación y la fecha en que los realiza. Se deben realizar programas anuales de auditoría que garanticen la revisión de los registros;

c) Copia de respaldo: se debe prever e instrumentar un procedimiento de copia de respaldo de la información que se encuentre en medio magnético y de los programas computacionales de tal suerte que se independicen los riesgos de uno y otro y de tal manera que sea posible su reconstrucción;

d) Seguridad de las instalaciones: el sistema de información debe contar con protecciones físicas tales que: solo se permita el ingreso a personas autorizadas, se controlen las condiciones físicoambientales y de operación que sean exigidas o recomendadas por los fabricantes del hardware. Adicionalmente se debe contar con equipo de protección y detección de incendios;

e) Control de acceso lógico en el sistema computacional: el sistema debe contener los componentes necesarios para restringir el acceso por vía electrónica solo a los componentes y usuarios del sistema autorizados y debe controlar que las operaciones que estos realicen se restrinjan a las permitidas. Estos componentes deben ser incluidos en el diseño del sistema;

f) Plan de contingencia: se debe diseñar, probar e implementar un plan de contingencia con el fin de controlar los riesgos y garantizar la continuidad de la operación del sistema de tal suerte que no se produzcan interrupciones de más de tres días”.

“1.5.3.4. Proyección de servicio. el sistema debe diseñarse de tal manera que permita atender el tráfico esperado en una proyección a 5 (cinco) años incluyendo los picos de demanda”.

“1.5.3.5. Requerimientos de integración. Las cámaras deberán diseñar un procedimiento para que se realice la integración de los nuevos registros al sistema de información. En todo caso estos procedimientos deben involucrar:

a) Control de homonimia de casos previos a la consolidación del sistema: al momento de la integración, el sistema debe reportar una alerta cuando encuentre homónimos a fin de que los registrados con el mismo nombre se enteren y puedan dirimir su conflicto de común acuerdo o ante las instancias competentes;

b) Registros anteriores: todos los registros de las entidades sin ánimo de lucro previos a la implementación de lo dispuesto en esta circular que se pudieran requerir para trámites de certificación, consulta o renovación deben estar incluidos dentro del sistema de información de tal manera que permita la operación adecuada del RUES de acuerdo con los requerimientos establecidos en esta circular;

c) Información básica y ubicación tributaria. En el desarrollo del proyecto, será necesario tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 63 del Decreto 19 de 2012, que señala: “Para efectos fiscales del orden nacional y territorial se deberán tener como mínimo la información básica de identificación, clasificación y ubicación de clientes, la utilizada por el sistema informático electrónico registro único tributario, que administra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), conservando la misma estructura y validación de datos. De igual manera deberán hacerlo las cámaras de comercio para efectos del registro mercantil.

Para el ejercicio de las funciones públicas, la información contenida en el registro único tributario podrá ser compartida con las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas.

PAR.—Lo dispuesto en este literal entrará a regir a partir del 1º de enero de 2013”.

3.2. Modifíquese el numeral 1.6 de la circular única así:

“1.6. Ejecución del proyecto”.

“1.6.1. Cronograma.

Las cámaras deberán concluir las etapas que se desarrollan a continuación antes de vencido el plazo que se señala:

EtapasInicioFin
Selección del equipo coordinador y de seguimientoSep. 3/2012Sep. 5/ 2012
Definición y diseño de requerimientos funcionales – controles de cambio y casos de usoSep. 5/2012Sep. 10/2012
Validación de infraestructura y comunicacionesSep. 10/2012Sep. 15/2012
Estimación del valor del proyecto y cronograma detallado de desarrolloSep. 5/2012Sep. 15/2012
Destinación de recursosSep. 16/2012Sep. 20/2012
Desarrollo de softwareOct. 1º/2012Nov. 30/012
Ajustes infraestructura y comunicacionesSep. 30/2012Oct. 30/2012
Pruebas cargue información cámarasOct. 31/2012Nov. 30/2012
Pruebas funcionalidad del RUESNov. 30/2012Dic. 15/2012
Integración y puesta en producciónDic. 16/2012Dic. 31/2012
Prestación de servicio al públicoEne. 1º/2013

 

“Otras actividades:

Presentación del modelo de formulario: dentro del mes siguiente a la publicación del presente acto administrativo.

Aprobación de los formularios: quince días contados desde la presentación de los modelos de formularios por parte de Confecámaras.

“Las actividades que comprende cada una de las etapas son las que se indican a continuación:

a) Selección del equipo de coordinación y seguimiento: las cámaras de comercio deberán establecer el equipo de coordinación y seguimiento del proyecto, que garantice la implementación del RUES en los términos y condiciones señaladas en esta circular;

b) Definición y diseño de requerimientos funcionales - controles de cambio y casos de uso: Elaboración de los documentos técnicos que describen cada una de las nuevas funcionalidades que debe contener el RUES y los resultados esperados. Este documento debe contar con la aprobación de las cámaras mediante el proceso que se haya determinado previamente;

c) Validación de infraestructura y comunicaciones: validación y definición de los equipos y medios de comunicación necesarios para soportar la funcionalidad del sistema de información;

d) Estimación del valor del proyecto y cronograma detallado de desarrollo: estimativo del costo total del proyecto y de la proporción que le corresponde pagar a cada cámara de comercio al igual que los tiempos en que se deberán efectuar los desembolsos. Cronograma oficial del proyecto detallado de las actividades que se desarrollarán. Dicho cronograma en todo caso deberá ajustarse de tal manera que debe dar cumplimiento por lo menos a las fechas señaladas en el cronograma general;

e) Destinación de recursos: destinación de los recursos necesarios para desarrollar el proyecto y que deberán ser aportados por parte de las cámaras de comercio. Cada cámara debe prever mecanismos o apropiaciones adicionales que permitan cubrir los sobrecostos o gastos no previstos;

f) Desarrollo de software: diseño y desarrollo de las nuevas funcionalidades a integrar al sistema de información;

g) Ajustes infraestructura y comunicaciones: implementación de las mejoras establecidas a la infraestructura y ajustes a la red de comunicaciones;

h) Pruebas y ajustes: diseño, programación e instalación del software y hardware, equipos de comunicaciones y en general las instalaciones donde operarán o donde se almacenará la información. Pruebas y cargue de la información de las cámaras al RUES. Realización de las pruebas del sistema de información sobre todas las operaciones y funciones previstas desde cada una de las cámaras de comercio. Los resultados de las pruebas deben garantizar que los servicios se puedan prestar dentro de los plazos establecidos en la presente circular;

i) Integración y puesta en producción: operatividad de todas las funcionalidades con la información cargada al sistema;

i)(sic) Prestación del servicio al público: Inicio prestación del servicio”.

“1.6.2. Interacción con la Superintendencia de Industria y Comercio”.

“El equipo coordinador y de seguimiento, deberá presentar los siguientes informes a fin de que la Superintendencia de Industria y Comercio pueda evaluar el cumplimiento de las tareas dentro de los tiempos y condiciones establecidas”.

“1.6.2.1. Reportes periódicos”

“Se debe informar el estado del proyecto en un reporte mensual iniciando el 28 de septiembre de 2012 que por lo menos debe contener:

a) Cronograma oficial detallado del proyecto y porcentaje de ejecución y retraso del proyecto. En todo caso se debe señalar las cámaras en las que recae directa o indirectamente la responsabilidad por los atrasos o incumplimientos;

b) Las medidas correctivas que se tomarán para adecuarse al cronograma previsto en caso de presentarse algún atraso, incluyendo la reprogramación de fechas con el fin de alcanzar a dar al menos cumplimiento a los plazos exigidos en esta circular”;

c) Documentación de las pruebas realizadas del sistema.

“1.6.3 Modelo funcional. El RUES está compuesto por los siguientes 8 registros.

“Para que a través del RUES se pueden prestar los servicios de consultas, control de homonimia y demás funcionalidades establecidas por la normatividad, se debe crear un índice general en el cual, estarán una sola vez cada uno de las matriculados e inscritos en los diferentes registros.

1. Registro mercantilMercantil
2. Registro juegos de suerte y azarJuegos (S y A)
3. Registro único de proponentesRUP
4. Registro de entidades sin ánimo de lucroEsales
5. Registro de entidades extranjerasExtranjeras
6. Registro de la economía solidariaE. Solidaria
7. Registro público de veedurías ciudadanasVeedurías
8. Registro nacional de turismoRNT

 

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3.3. Modifíquese el numeral 1.7 de la circular única, de la siguiente forma:

“1.7. Operación del registro único empresarial y social (RUES)”

“1.7.1. Suministro de información a través del RUES”

“De conformidad con lo dispuesto en el artículo 172 del Decreto 019 de 2012, en la página web del RUES podrá ser consultada la información básica de las personas incorporadas en su registro a saber: cámara de comercio donde se registra la persona, razón social, número de identificación tributaria, fecha de renovación, fecha de matrícula, fecha de vigencia, tipo de organización, categoría de la matrícula, estado de la matrícula, actividad económica, establecimientos, agencias o sucursales, representantes legales principales y suplentes, y limitaciones de su capacidad de contratar”.

“1.7.2. Suministro de Información a entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos”

“En aplicación a lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto 19 de 2012, las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos podrán acceder a la información de los certificados de las personas incorporadas en el RUES, para lo cual deberán diligenciar la solicitud virtual correspondiente, a fin de obtener un usuario y contraseña, a través del cual podrán consultar y realizar la lectura correspondiente, a efectos de obviar la solicitud de los mismos y para que sirvan como prueba bajo la anotación del funcionario que efectúe la consulta”.

4. Vigencia. La presente circular entrará a regir a partir de su publicación en el Diario Oficial.

Bogotá, D.C., 31 de agosto de 2012.