Superintendencia de Puertos y Transporte

CIRCULAR EXTERNA 19 DE 2014

(Octubre 2)

Asunto: Requerimiento de plan de acción de implementación normas internacionales de contabilidad e información financiera, supervisados entidades públicas estipuladas en la Resolución 414 de 2014 de la Contaduría General de la Nación.

1. Consideraciones.

La Ley 1314 de 2009, en su artículo 10 establece que son las autoridades de supervisión, las encargadas de vigilar que los entes económicos bajo inspección, vigilancia y control, así como los preparadores y profesionales de aseguramiento de información, cumplan con las normas en materia de contabilidad y de información financiera y aseguramiento de información.

Dentro de los objetivos de la Ley 1314, se establece el de conformar sistema único y homogéneo de alta calidad, comprensible y de forzosa observancia de normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información para entidades con o sin ánimo de lucro.

El Gobierno Nacional en cabeza de los ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Comercio, Industria y Turismo a través de la Contaduría General de la Nación, expidió la Resolución 414 del 8 de septiembre de 2014, por la cual se incorpora al régimen de contabilidad pública, el marco normativo aplicable para algunas empresas sujetas a su ámbito y se dictan otras disposiciones.

Ámbito de aplicación: La Resolución 414 en su artículo 2º, indica: “Ámbito de aplicación. El marco conceptual y las normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación, de los hechos económicos, dispuesto en el anexo de la presente resolución, serán aplicados para las empresas que se encuentran bajo el ámbito del régimen de contabilidad pública y que tengan las siguientes características: Que no coticen en el mercado de valores, que no capten ni administren ahorro del público y que hayan sido clasificadas como empresas por el comité interinstitucional de la comisión de estadísticas de finanzas públicas, según los criterios establecidos en el manual de estadísticas de las finanzas públicas.

Las entidades podrán verificar si fueron clasificadas como empresas por el comité interinstitucional de la comisión de estadísticas de finanzas públicas en la página de la Contaduría General de la Nación.

Adicionalmente, la Resolución 414 de septiembre de 2014, en el parágrafo 2º del artículo 2º, indica que las sociedades de economía mixta y las que se le asimilen, en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al 50% e inferior al 90% podrá optar por aplicar el marco normativo anexo al Decreto 3022 de 2013, es decir aplicar las NIIF para Pymes, siempre que participen en condiciones de mercado en competencia con entidades del sector privado, para lo cual allegarán la información que sustente esta condición y la justificación para aplicar dicho marco normativo en términos de costo beneficio. Lo anterior, sin perjuicio del reporte de información que deberán efectuar a la Contaduría General de la Nación en las condiciones y plazos que establezca.

En virtud de lo estipulado en el parágrafo 1º del artículo 2º de la Resolución 743 del 17 de diciembre de 2013, según la cual las empresas y los negocios fiduciarios distintos de los señalados desde el literal a) al h) del mismo artículo 2º, deben continuar aplicando el plan general de contabilidad, el manual de procedimientos y la doctrina contable pública del régimen de contabilidad pública, hasta tanto la Contaduría General de la Nación expida el modelo de contabilidad que les será aplicable.

De acuerdo con lo anterior, las entidades que no cumplan con las características señaladas en la Resolución 414 del 8 de septiembre de 2014, deberán continuar aplicando el plan general de contabilidad pública y el manual de procedimientos y la doctrina contable pública del régimen de contabilidad pública.

2. Cronograma de aplicación establecido por los reguladores, para las entidades públicas estipuladas en la Resolución 414 de 2014.

Las entidades que se acojan y las que cumplan los requisitos establecidos en la Resolución 414 de 2014 y el Decreto 3022 del 27 de diciembre de 2013, que reglamentó la Ley 1314 de 2009, deberán dar cumplimiento al mismo y a los presentes requerimientos de información y cronograma.

Actividad Período
1Período de preparación obligatorio8 de septiembre de 2014 a 31 diciembre de 2014
2Período de transición1º de enero de 2015 a 31 diciembre de 2015
3Estado de situación financiera de apertura1º de enero de 2015
4Fecha de aplicación1º enero de 2016

PAR.—La realización de todas las actividades relacionadas con el proceso de convergencia, son responsabilidad absoluta de los preparadores de información financiera y deben realizarse dentro de los plazos previstos en el cronograma, esta superintendencia no tiene facultades para prorrogar o ampliar dichos plazos.

3. Elaboración del plan de acción de las entidades públicas estipuladas en la Resolución 414 de 2014.

Con el fin de que la entidad clasificada dentro de este marco normativo adelante en mejores condiciones la aplicación, deberá preparar plan de acción para el proceso de convergencia a normas internacionales de contabilidad e información financiera, NIIF, tendiente a lograr la capacitación y preparación en estos temas, incluyendo a directivos, adecuación de programas, cambios de procesos empresariales y evaluación de los impactos financieros en las entidades que faciliten este proceso, que como mínimo deberá contener:

— Conformar al interior de la organización un equipo encargado del proyecto de conversión a NIIF, liderado por un profesional del más alto nivel, incluyendo las subsidiarias, asociadas y participadas.

— Adelantar ejercicio de comprensión del negocio y de la actividad de la compañía, con el fin de definir cronograma y formular la hoja de ruta del proyecto.

— Dar a conocer a los líderes y coordinadores del proyecto, las áreas involucradas, el equipo de trabajo, el plan de capacitación a cumplir, la identificación de las etapas del proceso y los plazos de aprobación del plan.

— Capacitar a todos los empleados de la compañía, con el fin de atender las necesidades de cambio en el conocimiento técnico, en los procesos y procedimientos revisados asociados con el negocio y facilitar la implementación de nuevas políticas contables.

— Evaluar los impactos en los sistemas de información, en el recurso humano involucrado y en los datos.

— Diseñar nuevos sistemas de información y mejoras en el proceso de presentación de informes financieros.

— Analizar y proyectar las nuevas políticas contables acordes con la exigencia de las NIIF.

— Preparar los manuales y procedimientos internos, teniendo en cuenta los efectos operacionales y funcionales en los procesos y estructuras.

— Determinar el impacto operacional, financiero y tecnológico.

— Evaluar e identificar los ajustes requeridos en los sistemas de información (hardware y software) de la entidad por la aplicación de las NIIF. El lenguaje XBRL es el seleccionado para el reporte de los estados financieros con sus revelaciones y demás información complementaria a esta superintendencia en su período de aplicación.

4. Reporte del plan de implementación. Entidades públicas referidas en la Resolución 414 de 2014.

Las entidades públicas que no cotizan en bolsa y que no captan ni administran ahorro del público en los términos referidos en la Resolución 414 de 2014 y sometidas a la supervisión de esta superintendencia, deberán preparar plan de implementación de las normas de contabilidad e información financiera (NIIF), el cual deberá incluir como mínimo las actividades descritas en el formato denominado “Anexo 1. Plan de implementación NIIF” referido más adelante incluyendo dentro de sus componentes esenciales la capacitación, la identificación de un responsable del proceso y en general cumplir con las condiciones necesarias para alcanzar el objetivo fijado y debe establecer las herramientas de control y monitoreo para su adecuado cumplimiento.

Con el fin de acompañar el proceso de implementación y verificar que el ente económico se encuentre debidamente preparado para iniciar la aplicación, tales entidades deben presentar a esta superintendencia, a más tardar el 31 de octubre de 2014, información sobre el plan de implementación de las nuevas normas, utilizando el formato descrito en el siguiente numeral, sin realizar ninguna modificación, indicando para cada actividad o grupo de actividades la fecha de inicio y de terminación, ya sea que esté finalizada, en curso o pendiente de inicio o ejecución.

Seguimiento al proceso. Sin perjuicio de la función de inspección, vigilancia y control atribuido a la superintendencia, para el seguimiento de las actividades del plan de acción de las entidades clasificadas según Resolución 414 de 2014, podrá en cualquier tiempo requerir la información que considere necesaria para asegurar un adecuado avance del proceso y cumplimiento de las disposiciones legales.

6.(sic) Aprobación y comunicación del plan de implementación.

El plan de Implementación a que se refiere esta circular deberá aprobarse en junta directiva, consejo de administración (directivo) u órgano que ejerza las funciones equivalentes en la entidad.

Requerimientos de información. Para el seguimiento al proceso de aplicación de las normas internacionales de contabilidad e información financiera, las entidades vigiladas durante el período de preparación obligatoria deberán diligenciar y reportar el (los) formato(s) denominado(s), “Plan de implementación”.

Ingrese al sitio web de la entidad www.supertransporte.gov.co, en la sección de abajo encontrará la opción “Normas internacionales de información financiera”, una vez aquí seleccione la opción de “Envío de información plan de implementación NIIF para la entidades públicas que no cotizan en bolsa”, donde podrá diligenciar su plan de implementación.

Estarán dispuestos los mecanismos de soporte, ingresando a la sección de envío de información plan de implementación NIC-NIIF y para atención telefónica en Bogotá a los números 35267000, extensiones 157 y 243 o a la línea gratuita 018000915615.

El plan de implementación que establezca la matriz debe corresponder con el que definan sus subsidiarias, en razón a que las entidades que conforman un grupo económico deben aplicar políticas contables uniformes.

Las inquietudes que surjan en desarrollo de la adecuada aplicación del marco técnico normativo de información financiera para los preparadores de información financiera, en relación con la aplicación de dicho marco técnico, serán atendidas por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública.

Vigencia. La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales, revisores fiscales y profesionales de la contaduría pública de las entidades sometidas a inspección, vigilancia y control de la superintendencia.