CIRCULAR EXTERNA 2 DE 1998 

(Enero 14)

“Por la cual se dan lineamientos generales acerca de la implementación del plan de contabilidad y del sistema unificado de costos y gastos para entes prestadores de servicios públicos domiciliarios”.

La Superintendencia de Servicios Públicos,

en cumplimiento de las funciones establecidas en el artículo 79.3 de la Ley 142 de 1994, estableció los sistemas uniformes de información y contabilidad que deben aplicar quienes presten servicios públicos, según la naturaleza del servicio y monto de sus activos, y con sujeción siempre a los principios de contabilidad generalmente aceptados, para lo cual desarrolló el plan de contabilidad y el sistema unificado de costos y gastos para entes prestadores de servicios públicos domiciliarios, expedidos y adoptados mediante resoluciones 2863 del 9 de octubre de 1996, aplicable a los entes prestadores del servicio público domiciliario de las telecomunicaciones; 1416 del 18 de abril de 1997, aplicable a los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado, aseo, energía, gas combustible y telecomunicaciones y 1417 del 18 de abril de 1997, aplicable a los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado, aseo, energía y gas combustible, sistemas que deben ser aplicados por los entes sujetos a su inspección, control y vigilancia a partir del 1º de enero de 1998 independientemente de que su naturaleza jurídica sea pública, privada o mixta.

1. Separación contable

La Ley 142 de 1994, en sus artículos 6.4 y 18, contempla la obligatoriedad de llevar contabilidad separada por servicio o actividad complementaria. Dado lo anterior y para una mejor comprensión del tema en comento, se presenta el siguiente lineamiento:

Los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios constituidos como un ente económico, deben llevar una sola contabilidad, la cual deberá registrase acorde con las circulares externas números 7 y 10 de 1996 de la Contaduría eneral de la Nación, así como los libros respectivos.

Por lo expuesto se hace necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones:

“Ente económico. El ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes”. (D. 2649/93, art. 6º).

La finalidad de la exigencia de llevar contabilidad separada no es otra que la de conocer el costo y rentabilidad de la prestación de los servicios públicos domiciliarios y/o de sus actividades complementarias por parte de una entidad, logrando tener dicha información con la estructura del estado de resultados por cada uno de los servicios, negocios, o actividades complementarias. Esto no implica una separación de tipo jurídico, a menos que la comisión de regulación respectiva considere conveniente ordenar ante la ausencia de economías de escala, la separación del ente jurídico por servicios.

por lo expuesto, la Superintendencia de Servicios Públicos para los fines de inspección, control y vigilancia, solicitará el balance general del ente económico y el estado de resultados por cada servicio, negocio o actividad complementaria que presten, como también este último en forma corporativa.

Además, podrá solicitar a los entes prestadores que presenten a nivel de reporte el balance general por servicio, negocio o actividad complementaria, haciendo una separación de los activos, pasivos y patrimonio sobre bases comprensibles de contabilidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 31 del Decreto 2649 de 1993.

Es importante anotar que los rubros del balance general que en la estructura del plan de contabilidad desarrollado por esta superintendencia están codificados por servicio o actividad complementaria deben mantenerse, como por ejemplo el grupo 14 deudores.

En cuanto al estado de resultados, éste contiene las cuentas y su respectiva codificación de ingresos, costos y gastos clasificadas por servicio o actividad complementaria, acorde al documento desarrollado por esta superintendencia “plan de contabilidad para entes prestadores de servicios públicos domiciliarios”, las cuales permiten la separación contable en cumplimiento de lo establecido en la Ley 142 de 1994.

Los demás estados financieros (estado de cambios en la situación financiera, estado de cambios en el patrimonio y estado de flujos de efectivo), deberán presentarse solamente a nivel corporativo.

2. Posibles prórrogas para la aplicación efectiva del plan de contabilidad desarrollado por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

Respecto de este tema, es necesario clarificar que las mismas son competencia del Contador General de la Nación, en razón a que nuestro documento descansa sobre la base de la Resolución 4444 de 1995 de la Contaduría General de la Nación, CGN.

Sin embargo, se precisa que si existiere tal solicitud por parte de las entidades prestadoras sujetas al control, inspección y vigilancia de esta superintendencia, las mismas deben ser tramitadas directamente ante la Contaduría General de la Nación, CGN.

3. Posibles prórrogas para la aplicación efectiva del sistema unificado de costos y gastos

Aun cuando es competencia de esta superintendencia estudiar plazos adicionales para la aplicación efectiva del sistema unificado de costos y gastos, de obligatorio cumplimiento por parte de los entes prestadores de servicios públicos domiciliarios, una posible prórroga debe ser solicitada por escrito, de manera individual, suscrita por el representante legal de la entidad prestadora y sustentada con cronogramas (incluyendo el avance logrado o la etapa culminada), argumentos legales y técnicos que soporten dicha solicitud.

La superintendencia estudiará los argumentos y bases presentadas con el fin de pronunciarse al respectivo prestador.

La solicitud de la prórroga no obliga a esta entidad a concederla, sin embargo, de ser aprobada, se constituye en un compromiso del ente prestador para con la superintendencia, con el objeto de darle el cabal cumplimiento a lo que en ésta se contemple.

NOTA: Las solicitudes de prórroga del punto 3 anteriormente mencionado serán recibidas en esta superintendencia hasta el 6 de marzo de 1998. Aquellas que se reciban con posterioridad a esta fecha, no se considerarán.

4. Reporte de información de estados financieros ante la Superintendencia de Servicios Públicos

Las entidades oficiales prestadoras de servicios públicos domiciliarios deberán presentar los estados financieros básicos a 31 de diciembre de 1997 (balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera y estado de flujos de efectivo, así como las notas a los estados financieros), de acuerdo con las fechas establecidas en la Resolución 25 del 7 de enero de 1998 de la SSP, esto es:

Las entidades oficiales prestadoras de servicios públicos domiciliarios deberán presentar la información de los estados financieros de 1997, a más tardar el 27 de febrero de 1998. Los demás entes prestadores de servicios públicos domiciliarios deberán presentar dichos estados financieros, a más tardar el 30 de abril de 1998.

Cabe recordar que el balance general y el estado de resultados, con corte a 31 de diciembre de 1997, deben presentarse con la codificación del plan general de contabilidad, PGCP, de acuerdo con lo establecido en la Circular 23 del 23 de diciembre de 1996 de la SSP. No obstante lo anterior, aquellos entes prestadores que dispongan de tal información bajo la estructura del plan de contabilidad desarrollado por esta superintendencia, podrán enviarlo de esta manera.

5. Plan de contabilidad para comunidades organizadas, asociaciones de usuarios, juntas administradoras locales

Según concepto emitido por la Contaduría General de la Nación en diciembre 31 de 1997, los anteriores prestadores no tendrán que llevar en un todo el plan de contabilidad estructurado por esta superintendencia. Sin embargo, en la primera semana de marzo de 1998 se les remitirán unos formatos para el control y seguimiento de la parte contable, los cuales se estructurarán con la asesoría de la Contaduría General de la Nación, CGN.

Cuando las organizaciones cuenten con aportes públicos deberán enviar estos formatos diligenciados a nivel de reporte, ante la Contaduría General de la Nación, CGN, en las fechas que esta entidad estime pertinente.

6. Lineamiento específico para las empresas prestadoras de los servicios de energía y gas combustible

En el caso de que se presenten inquietudes en materia de regulación, especialmente en lo relativo a la definición y fronteras entre las actividades de generación, transmisión, distribución y comercialización de energía; transporte, distribución y comercialización de gas combustible, las empresas deberán solicitar las aclaraciones pertinentes a la Comisión de Regulación de Energía y Gas, CREG.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el diario oficial.

Públíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D. C., 14 de enero de 1998.

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales de entidades prestadoras de servicios públicos.

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