CIRCULAR EXTERNA 2 DE 1998 

(Enero 28)

Asunto: instrucciones básicas en materia contable y de suministro de información para emisores de valores.

La Superintendencia de Valores, en uso de sus atribuciones legales, en especial de las contenidas en el numeral 19 del artículo 3º del Decreto 2739 de 1991, el artículo 4º del Decreto 2115 de 1992, el artículo 137 del Decreto 2649 de 1993 y el artículo 5º del Decreto 2337 de 1995, con el propósito de propender porque la información que los emisores de valores divulguen al mercado público de valores cumpla con los requisitos de calidad, oportunidad y suficiencia, se permite, sin perjuicio de las disposiciones especiales que en uso de sus facultades legales expidan las entidades que ejerzan inspección y vigilancia sobre el respectivo ente económico, impartir las siguientes instrucciones, que tienen como propósito:

1. Reglamentar aquellos aspectos contables en que no existe claridad, y en los cuales la Superintendencia de Valores ha detectado la comisión reiterada de errores, que pueden incidir en forma significativa en los estados financieros que se presentan al mercado público de valores.

2. Ajustar algunos aspectos normativos actuales a la legislación vigente.

3. Integrar temas que en la legislación actual están dispersos.

4. Reducir las faltas a las normas contables, originadas por desconocimiento o inadecuada interpretación de la reglamentación. Los temas que se tratan en esta circular externa están organizados de la siguiente forma:

TABLA DE CONTENIDO

TÍTULO PRIMERO5
De los estados financieros5
CAPÍTULO I5
Estados financieros individuales5
1. Definición5
2. Clases5
2.1. Estados financieros intermedios6
2.2. Estados financieros extraordinarios6
2.3. Estados financieros de fin de ejercicio6
3. Normas comunes a todos los estados financieros7
4. De cuáles son los estados financieros individuales8
5. De la comparación y reexpresión de estados financieros8
5.1. Del factor de reexpresión de los estados financieros9
5.2. Metodología de reexpresión de los estados financieros10
5.3. Estados financieros a reexpresar10
5.4. Revelaciones asociadas10
CAPÍTULO II11
Estados financieros consolidados11
1. Definición11
2. Clases de control11
2.1. Del control directo y el control indirecto11
2.2. Del control exclusivo y el control conjunto o compartido11
3. De cuáles son los estados financieros consolidados12
4. De la reexpresión de los estados financieros consolidados12
5. Metodología para la consolidación de estados financieros12
5.1. Generalidades12
5.2. De los estados financieros involucrados en el proceso de consolidación13
5.3. Excepciones a la inclusión de estados financieros dentro del proceso de consolidación13
5.4. Requisitos previos a la consolidación14
5.5. Procedimiento para la consolidación15
5.6. De algunas eliminaciones comunes16
6. Métodos de integración para la elaboración de estados financieros consolidados para matrices o controlantes sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores17
6.1. Método de integración global18
6.2. Método de integración proporcional18
6.3. Determinación de la proporción18
6.4. Disposiciones comunes a uno y otro método19
7. Papeles de trabajo20
7.1. Diseño y contenido20
8. Aplicación de otras normas21
9. Revelaciones asociadas21
CAPÍTULO III22
Transacciones entre vinculados económicos22
1. Definición22
2. Contabilización23
3. Periodicidad23
4. Revelaciones asociadas24
CAPÍTULO IV24
Avalúos24
1. Definición24
2. Obligatoriedad de avalúos24
3. Requisitos de los avalúos25
3.1. Generalidades25
3.2. Práctica del avalúo25
3.3. Requisitos para el avaluador27
3.4. Documentación que debe proporcionar el avaluador27
4. Avalúos sometidos a la autorización de la Superintendencia de Valores28
4.1. Requisitos para estar incluidos en el régimen de autorización general de avalúos29
4.2. Requisitos para estar incluidos en el régimen de autorización específica de avalúos29
4.3. Régimen aplicable a los avalúos de autorización general29
4.4. Régimen aplicable a los avalúos de autorización específica30
5. Avalúos de sociedades para efectos de fusiones, escisiones y determinación del crédito mercantil adquirido30
CAPÍTULO V31
Envío de información financiera trimestral vía módem31
1. Claves de acceso31
2. Plazos para la transmisión31
3. Grupos establecidos para efectos de la transmisión32
4. Archivo de notas34
5. Entidades receptoras de la información transmitida vía módem35
5.1. Bolsas de valores35
5.2. Superintendencia de Valores35
6. Código de transmisión35
7. Recepción oficial de los informes trimestrales transmitidos35
8. Horarios de transmisión36
9. Transmisión de prueba36
10. Aspectos técnicos36
11. Teléfonos a través de los cuales puede hacerse la transmisión36
12. Atención de consultas36
13. Procedimiento en caso que con posterioridad a la transmisión se detecten errores en la información.37
14. Suministro de la información financiera a través de medio impreso37
15. Calidades que debe reunir la información transmitida vía módem37
16. Emisores sometidos a inspección y vigilancia de la Superintendencia Bancaria37
17. Verificación de la información por parte de la entidad emisora38
TÍTULO SEGUNDO38
De los elementos de los estados financieros38
CAPÍTULO I38
Del activo38
1. Inversiones38
1.1. Definición38
1.2. Clases39
1.3. Contabilización40
1.4. Realización contable41
1.5. Valuación42
1.5.1. Métodos42
1.5.2. Periodicidad43
1.5.3. Provisión43
1.5.4. Periodicidad43
1.6. Valorización43
1.6.1. Periodicidad44
1.7. Presentación en los estados financieros44
1.8. Revelaciones asociadas44
2. Cuentas y documentos por cobrar45
2.1. Definición45
2.2. Clases45
2.3. Contabilización46
2.4. Valuación46
2.4.1. Métodos46
2.4.2. Periodicidad46
2.5. Provisión46
2.5.1. Métodos47
2.5.2. Criterios47
2.5.3. Monto de las provisiones47
2.5.4. Periodicidad47
2.6. Dinámica de las cuentas48
2.7. Presentación en los estados financieros48
2.8. Revelaciones asociadas48
3. Propiedades, planta y equipo49
3.1. Definición49
3.2. Clases49
3.3. Contabilización49
3.4. Valuación50
3.4.1. Métodos50
3.4.2. Criterios50
3.4.3. Periodicidad50
3.4.4. Provisión51
3.4.5. Periodicidad51
3.5. Valorización52
3.6. Periodicidad52
3.7. Asociación52
3.7.1. Métodos52
3.7.2. Criterios52
3.7.3. Periodicidad53
3.8. Clasificación contable53
3.9. Presentación en los estados financieros53
3.10. Revelaciones asociadas53
CAPÍTULO II54
Del pasivo54
1. Pasivos estimados y provisiones54
1.1. Definición54
1.2. Contabilización54
1.3. Realización contable54
1.4. Valuación54
1.4.1. Métodos54
1.4.2. Periodicidad55
1.5. Presentación en los estados financieros55
1.6. Revelaciones asociadas55
2. Pensiones de jubilación56
2.1. Definición56
2.2. Contabilización56
2.3. Realización contable57
2.4. Valuación57
2.5. Criterios57
2.6. Periodicidad58
2.7. Presentación en los estados financieros59
2.8. Revelaciones asociadas59
TÍTULO TERCERO59
Disposiciones finales59
1. Régimen sancionatorio59
2. Vigencia y derogatoria60

TÍTULO PRIMERO

De los estados financieros

CAPÍTULO I

Estados financieros individuales

1. Definición.

Se denominan estados financieros individuales los informes contables de un ente económico individualmente considerado que, bajo la responsabilidad de los administradores y el contador del mismo, se preparan, presentan y difunden como medio principal de información para quienes no tienen acceso a los registros contables.

Su elaboración, mediante la tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de los registros contables, se rige por los principios contables generalmente aceptados establecidos en el Decreto 2649 de 1993 y demás normas que lo adicionen, complemente o modifiquen, o en las normas que expida la entidad estatal competente para el efecto y se debe efectuar únicamente con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes de contabilidad del ente económico.

2. Clases.

Sin perjuicio de la clasificación establecida en la sección I del capítulo IV del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, para los efectos que les sean propios en esta circular externa, los estados financieros individuales se clasifican en atención a la periodicidad de su suministro, en cumplimiento del deber legal de mantener actualizado el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, según lo establecido en el capítulo tercero del título primero de la Resolución 400 de 1995 de la sala general de la Superintendencia de Valores, y al propósito para el cual se elaboran.

Con fundamento en lo anteriormente enunciado, los estados financieros individuales se clasifican en:

a) Estados financieros intermedios;

b) Estados financieros extraordinarios, y

c) Estados financieros de fin de ejercicio.

2.1. Estados financieros intermedios.

Son estados financieros intermedios aquellos que se elaboran con el propósito de mantener actualizado el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, con una fecha de corte trimestral al final de marzo, junio y septiembre de cada año calendario. En caso de que cualquiera de los cortes enunciados anteriormente coincida con el corte del ejercicio contable establecido en los estatutos del ente económico, tales estados financieros se consideran de fin de ejercicio.

Teniendo en cuenta que según el dispositivo legal contenido en el artículo 34 de la Ley 222 de 1995, los estados financieros intermedios son idóneos para todos los efectos legales, excepto para la distribución de utilidades, en su elaboración deben ser tenidos en cuenta los principios contables aplicables a los estados financieros de fin de ejercicio.

Tales estados financieros deben estar certificados, en los términos establecidos en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 y el numeral 7º del capítulo V del título primero de la presente circular externa. Si el revisor fiscal del ente no manifiesta de forma expresa en la certificación alguna salvedad respecto de tales estados financieros, se entiende su total conformidad con los mismos.

2.2. Estados financieros extraordinarios.

Son estados financieros extraordinarios aquellos que se preparan durante el transcurso de un ejercicio contable, cuya fecha de corte puede o no coincidir con los cortes trimestrales ordenados para los estados financieros intermedios, que se elaboran de forma expresa con la finalidad de adelantar ciertas actividades y que requieren, necesariamente, la aprobación del máximo órgano social del ente económico.

Al igual que los estados financieros intermedios, los extraordinarios no son idóneos para la distribución de utilidades.

La fecha de los estados financieros extraordinarios no puede ser anterior a un mes a la actividad o situación para la cual se preparan, su elaboración exige la aplicación de los principios contables de general aceptación empleados para los estados financieros de fin de ejercicio, requieren de la aprobación del máximo órgano social, deben estar certificados y dictaminados, en los términos establecidos en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, e incluir las notas a los estados financieros que se requieran.

2.3. Estados financieros de fin de ejercicio.

Son estados financieros de fin de ejercicio aquellos que se elaboran en la fecha de corte establecida en los estatutos del ente económico para tal fin, y en silencio de ésta, con corte al 31 de diciembre de cada año. En todo caso, deben existir estados financieros con corte al 31 de diciembre de cada año.

Tales estados financieros son idóneos para todos los efectos legales, su elaboración exige la aplicación de los principios contables de general aceptación, requieren de la aprobación del máximo órgano social, deben estar certificados y dictaminados, en los términos establecidos en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, ser presentados en forma comparativa con los del ejercicio inmediatamente anterior, los cuales deben ser reexpresados para el efecto, e incluir las notas a los estados financieros que se requieran.

Sin perjuicio de las revelaciones a que haya lugar, no hay lugar a la presentación comparativa de tales estados financieros cuando quiera que en el ejercicio a que hacen referencia se haya adelantado alguna reforma estatutaria relativa a escisiones, fusiones o cambios de objeto social, o durante el mismo se hayan descontinuado operaciones que afecten de forma material los resultados y la estructura financiera del ente económico.

3. Normas comunes a todos los estados financieros.

Los estados financieros individuales, sea que se trate de intermedios, extraordinarios o de fin de ejercicio, deben cumplir con los siguientes requisitos:

3.1. Elaborarse con sujeción a los principios contables generalmente aceptados.

3.2. Elaborarse con fundamento en los libros en los que se hubieren asentado los comprobantes de contabilidad del ente económico.

3.3. Dar cumplimiento al principio de revelación plena a través de notas a los estados financieros, que forman parte integral de los mismos, desarrollando las revelaciones asociadas establecidas en la presente circular externa, las ordenadas en los artículos 114 a 121, inclusive, del Decreto Reglamentario 2649 de 1993 y en las normas expedidas sobre la materia por autoridad estatal competente. Entre otros aspectos, se deben incluir los siguientes:

a) Procesos importantes de reorganización del emisor, tales como fusiones o escisiones, y la incidencia de los mismos respecto al monto de los activos, pasivo, patrimonio, número de acciones en circulación y el valor patrimonial de las mismas;

b) Inversiones en sociedades realizadas durante el período, que representen más del 5% del valor total de los activos de la entidad inversora;

c) Cambios en procedimientos o principios contables que se hayan realizado para la elaboración de los estados financieros del período objeto del informe, con respecto a los utilizados en el período anterior, indicando su naturaleza y justificación, así como su efecto, actual o prospectivo sobre la información contable; d) Cambios significativos que se presenten en el monto de las cuentas incluidas en el informe con respecto a su valor al corte del ejercicio inmediatamente anterior, o del porcentaje de participación de una cuenta dentro del valor total de su respectivo grupo;

e) Partidas extraordinarias de cuantía significativa registradas en el período, con indicación de su efecto en la determinación de las utilidades del mismo. Para tal fin se entiende por partidas extraordinarias las que se originen en actividades distintas a las comprendidas en el objeto social principal del emisor;

f) Explicación o relación de hechos económicos o contables que afecten la contabilidad, procedimientos contables o cuentas;

g) Relación de métodos o procedimientos que afecten partidas contables, como por ejemplo los métodos utilizados para la contabilización y para la valuación de los principales activos, indicando la periodicidad de su aplicación, y

h) Indicadores financieros de liquidez, rentabilidad, endeudamiento, eficiencia operativa y cualquier otro tipo de razones que se considere relevante para ilustrar adecuadamente acerca de la evolución de la entidad, con el análisis correspondiente.

3.4. Criterio de materialidad fijado. La norma básica de importancia relativa o materialidad constituye uno de los factores que inciden directamente en la revelación que, a través de los rubros de los estados financieros y las notas a los mismos, se hace de la información financiera de un ente económico. Por tal razón, para efectos del cabal y completo entendimiento de la misma, se hace necesario dotar al lector de un adecuado conocimiento sobre dichas bases, a fin de que éste evalúe la información presentada teniendo en cuenta los parámetros que la entidad ha determinado en lo referente a la utilización de la norma señalada, los cuales deben quedar expresamente incluidos en las notas que acompañen, tanto a los estados financieros individuales como a los consolidados.

4. De cuáles son los estados financieros individuales.

Para todos los efectos que les sean aplicables en esta circular externa, cuando se haga referencia a estados financieros individuales, se entiende por éstos los denominados estados financieros básicos establecidos en el artículo 22 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, esto es:

a) Balance general;

b) Estado de resultados;

c) Estado de cambios en el patrimonio;

d) Estado de cambios en la situación financiera, y

e) Estado de flujos de efectivo.

5. De la comparación y reexpresión de estados financieros.

De acuerdo con el artículo 4º del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, la información contable debe cumplir con ciertas cualidades, a fin de satisfacer adecuadamente sus objetivos. Dentro de tales cualidades se encuentra la de ser comparable, lo cual se logra a través de la preparación de la información contable sobre bases uniformes.

Teniendo en cuenta que dentro de los hechos económicos actuales, la variación del poder adquisitivo en el tiempo con ocasión del proceso inflacionario se convierte en factor que incide de manera directa en la comparación de los estados financieros, se hace necesario actualizar en términos financieros las cifras de períodos anteriores, a fin de establecer bases homogéneas que hagan comparable la información que se suministra.

De otra parte, el artículo 32 del ordenamiento en cita, establece la obligatoriedad de preparar y presentar los estados financieros de propósito general en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre y cuando los períodos que cubren tales estados hubieren tenido la misma duración. En igual sentido, el numeral 2.3. del presente capítulo establece la presentación de estados financieros de fin de ejercicio de forma comparativa.

En este orden de ideas, se hace necesaria la aplicación de un factor que actualice la información correspondiente al ejercicio inmediatamente anterior, a fin de dotar al lector de los estados financieros de un marco homogéneo de comparación, y de esta manera lograr establecer las variaciones reales que de un período a otro presenten los distintos estados financieros.

Para el logro del objetivo propuesto, debe procederse, de acuerdo con el principio de revelación plena, a informar de manera clara y completa en las notas a los estados financieros el factor utilizado para la reexpresión de la información del período anterior, manifestando que tal procedimiento no implica registro contable alguno y sólo busca presentar las cifras en valores constantes y comparables.

Así las cosas, sólo para efectos comparativos, cuando se deban presentar estados financieros de forma comparativa, los correspondientes al ejercicio inmediatamente anterior deben ser reexpresados.

5.1. Del factor de reexpresión de los estados financieros.

Habida cuenta que en nuestro medio existe un factor general que mide la pérdida de poder adquisitivo de la moneda por efectos de la inflación, denominado Porcentaje de Ajuste del Año, PAAG, éste es el factor que debe ser empleado para la reexpresión de los estados financieros del ejercicio inmediatamente anterior, cuando quiera que tales informes se deban presentar de forma comparativa.

El PAAG a emplear es el anual, para el caso de ejercicios contables con esta duración, o, en términos generales, el PAAG acumulado que corresponda al período transcurrido entre el corte del ejercicio contable anterior y el actual, con cuyos estados financieros se efectúa la comparación.

Para los efectos propios de la presente circular externa, se entiende por PAAG anual el equivalente a la variación porcentual del índice de precios al consumidor para ingresos medios, establecido por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, registrado entre el 1º de diciembre del año anterior y el 30 de noviembre del respectivo año.

Se entiende por PAAG acumulado, el equivalente a la variación porcentual del índice de precios al consumidor para ingresos medios, establecido por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, registrado entre el primer día del mes de corte de los estados financieros del ejercicio anterior que se pretende reexpresar y el último día del mes inmediatamente anterior del estado financiero del presente ejercicio, con el que se pretende efectuar la comparación.

5.2. Metodología de reexpresión de los estados financieros.

Para efectos de reexpresar los estados financieros de ejercicios anteriores, todos y cada uno de los rubros que los componen deben incrementarse en el PAAG correspondiente, de tal manera que el valor de la reexpresión se acumula en el mismo rubro que lo genera.

Se excluye de la metodología general establecida el patrimonio, dado que respecto del mismo se presenta como circunstancia especial, de una parte, la existencia de una norma legal que obliga a mantener dentro de los registros contables sus rubros a valor histórico, y de otra, la obligación de ajustar por inflación su valor en un rubro específico que acumula el monto del ajuste de las partidas que lo componen.

Por tales razones, utilizando el PAAG correspondiente para su reexpresión, el monto que ésta represente se debe revelar como mayor valor de la cuenta revalorización del patrimonio, exceptuando de esta metodología el superávit por valorizaciones, el cual se debe ajustar por el PAAG, pero acumulando dentro del mismo rubro el valor de su reexpresión.

(Nota: Modificado por la Circular 11 de 1998 numeral 1º de la Superintendencia de Valores).

5.3. Estados financieros a reexpresar.

Por regla general se deben reexpresar los estados financieros individuales que se presenten de forma comparativa, establecidos en el numeral 1.4 de la presente circular externa.

Se exceptúa de esta obligación, el estado de cambios en el patrimonio, pues al ser el objetivo de este estado financiero, mostrar los cambios que sufre el patrimonio de un período a otro, el mismo no debe ser objeto de reexpresión. La razón fundamental radica en que dentro de la estructura del estado en mención, se encuentra un rubro específico que mide la consecuencia de la exposición a la inflación del patrimonio, cuenta de revalorización del patrimonio, lo que permite el logro del objetivo, no sólo de actualizar por este factor el valor del patrimonio, si no además, de revelar cuál es la consecuencia que se deriva para un ente económico, por el mantenimiento de estructuras financieras determinadas.

5.4. Revelaciones asociadas.

A efectos de dar cabal cumplimiento al principio de revelación plena, consagrado en el Decreto Reglamentario 2649 de 1993, en nota individual a los estados financieros, deben revelarse tanto la metodología de reexpresión de los estados financieros del período anterior, como el factor utilizado y la incidencia que dentro de los resultados y el patrimonio del ente económico representa.

De igual manera, debe quedar claramente establecido el alcance de la reexpresión, en el sentido de que la misma se efectúa exclusivamente para efectos de dotar de bases homogéneas los estados financieros que se presentan en forma comparativa, su reexpresión no implica registro contable alguno y por lo tanto los estados financieros del período anterior permanecen inmodificables para todos los efectos legales.

CAPÍTULO II

Estados financieros consolidados

1. Definición.

Se denominan estados financieros consolidados aquellos que, con sujeción al marco de responsabilidad y elaboración indicados en el numeral 1.1 de la presente circular externa, presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio, así como los flujos de efectivo de la matriz o controlante y sus subordinados o dominados, como si fuesen los de un solo ente económico.

Para todos los efectos, se entiende por ente subordinado o dominado aquel respecto del cual se cumplan cualquiera de los presupuestos establecidos en los artículos 260 y 261 de Código de Comercio, modificados por los artículos 26 y 27 de la Ley 222 de 1995, respectivamente.

2. Clases de control.

2.1. Del control directo y el control indirecto. Con sujeción a lo establecido en el artículo 260 del Código de Comercio, modificado por el artículo 26 de la Ley 222 de 1995, desde el punto de vista de la manera como se ejerce en relación con la subordinada, el control puede ser directo o indirecto.

Así las cosas, reciben el nombre de filiales aquellas subordinadas sobre las cuales la matriz o controlante ejerce un control directo, en tanto que serán subsidiarias, las sociedades sobre las que la matriz o controlante ejerce un control indirecto. A su vez, el control indirecto se puede ejercer bajo dos mecanismos, cuales son un control de la matriz a través de otras sociedades que le son subordinadas, sin que ésta tenga participación directa en la sociedad que subordina, sino que actuando bajo su control las subordinadas que si cuentan con tal participación, ejercen el control en la subsidiaria; o con el concurso de otras subordinadas, en cuyo caso la matriz aparece de forma directa como asociada de la subordinada, pero la causal o hecho fáctico del que deriva el control no lo detenta de forma individual, sino que se sirve de otras sociedades que le son subordinadas, para que con su concurso o apoyo someta a su voluntad a la que será su subsidiaria.

2.2. Del control exclusivo y el control conjunto o compartido. En atención a que el parágrafo primero del artículo 27 de la Ley 222 de 1995, modificatorio del artículo 261 del Código de Comercio, establece la posibilidad de que el control sea ejercido por un número singular o por un número plural de personas, para efectos de la presente circular externa el primero de los casos se denomina control exclusivo, en tanto que el segundo se denomina control conjunto o compartido.

En este orden de ideas, el ejercicio del control bajo alguna de las modalidades descritas tiene consecuencias de carácter contable propias, como más adelante se establece, dado que la información que se debe revelar a través de los estados financieros se encuentra determinada por la calidad de quien tiene el deber legal de prepararla y difundirla. Adicionalmente, no es técnico ni apropiado dar alcances idénticos a formas de control diferentes, por cuanto los recursos y responsabilidades revelados por la información contable, no tienen similares magnitudes en los casos propuestos.

3. De cuales son los estados financieros consolidados.

Para todos los efectos que les sean aplicables en esta circular externa, cuando se haga referencia a estados financieros consolidados, se entiende por éstos los que conforman los denominados estados financieros básicos establecidos en el artículo 22 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, pero referidos a un ente matriz o controlante y sus subordinadas o controladas, esto es:

a) Balance general consolidado;

b) Estado de resultados consolidado;

c) Estado de cambios en el patrimonio consolidado;

d) Estado de cambios en la situación financiera consolidado, y

e) Estado de flujos de efectivo consolidado.

4. De la reexpresión de los estados financieros consolidados.

En todos los casos en que haya lugar a la presentación comparativa de los estados financieros consolidados, se deben aplicar las reglas de reexpresión establecidas en el numeral 5º del capítulo I del título primero de la presente circular externa.

Para los efectos propios de la presente circular externa, hay lugar a formulación y presentación de estados financieros consolidados comparativos, en las mismas fechas en que se presenten los estados financieros individuales de fin de ejercicio.

5. Metodología para la consolidación de estados financieros.

5.1. Generalidades. Partiendo de los principios fundamentales consagrados en el artículo 122 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, según los cuales “un ente económico no puede poseerse ni deberse a sí mismo, ni puede realizar utilidades o excedentes o pérdidas por operaciones efectuadas consigo mismo”, es de la naturaleza de los estados financieros consolidados, eliminar la totalidad de saldos y operaciones recíprocas a la fecha de corte de tales informes y por el período a que hagan referencia.

Así mismo, por ser la información contable ante todo un sistema, el diseño y presentación de los estados financieros consolidados debe obedecer a unas reglas o principios que lo hagan ordenado, armonioso y homogéneo, razón por la cual no se limita a la presentación de la sumatoria matemática de rubros similares o a cálculos aritméticos básicos, sin determinar la naturaleza de los componentes de cada estado financiero, en relación con el conjunto de sociedades partícipes del proceso.

5.2. De los estados financieros involucrados en el proceso de consolidación. Los estados financieros individuales, una vez depurados con las eliminaciones por saldos y operaciones recíprocas desarrolladas entre las entidades económicas involucradas en la consolidación, son la base para la formulación de los consolidados.

En atención a la naturaleza jurídica y contable de los estados financieros consolidados, es imprescindible que los mismos cumplan con las cualidades de la información contable, razón por la cual los estados financieros individuales y/o consolidados involucrados en la consolidación de estados financieros, deben reunir, como mínimo, los siguientes requisitos:

a) Corresponder a una misma fecha de corte y hacer referencia a un mismo período contable, para el último caso no solo en el tiempo, sino además en su duración;

b) Haber sido preparados bajo principios, políticas, métodos y procedimientos contables uniformes, respecto de eventos y transacciones similares;

c) Para estados financieros correspondientes a entidades ubicadas en el exterior, estar convertidos a la moneda funcional y expresados de acuerdo con las normas de contabilidad aplicables en Colombia, y

d) Tener analizados y conciliados los saldos recíprocos.

5.3. Excepciones a la inclusión de estados financieros dentro del proceso de consolidación. El ordenamiento jurídico que reglamenta la contabilidad en Colombia y establece sus principios o normas generalmente aceptados, establece algunas excepciones o limitaciones en la inclusión de estados financieros individuales para la formulación de los consolidados. Tales limitaciones se encuentran consagradas en el artículo 122 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, las cuales mantienen su vigencia en razón de que las mismas no menoscaban la obligación que en ese sentido tiene toda persona matriz o controlante, sino que, por el contrario, hacen comprensible y útil la información contable y financiera que tales estados reportan.

Estas excepciones, para los entes matrices o controlantes sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores, son:

a) Subsidiarias en las que el control solo sea temporal, debido a que su inclusión en la consolidación distorsionaría las cifras de un período a otro. Para el efecto, la inversión debe cumplir con los requisitos señalados en el numeral 1.2 del capítulo I del título segundo de la presente circular externa para considerar una inversión como temporal;

b) Subsidiarias en que se haya perdido el control por haber sido intervenida por autoridad competente y tal medida tenga ésta consecuencia, por encontrarse en estado de liquidación, se esté adelantando un proceso concordatario, de liquidación administrativa, de liquidación obligatoria o cualquier otro proceso universal;

c) Subsidiarias que se encuentren en etapa preoperativa, y

d) Subsidiarias en otros países, en donde existan restricciones para la remisión de utilidades o inestabilidad monetaria o política.

No obstante que las notas a los estados financieros no son un sustituto de los mismos, la revelación de las especiales situaciones que motivan la exclusión de los estados financieros individuales de ciertos entes, en la formulación de los consolidados de la matriz o controlante, aporta suficientes elementos que permiten el entendimiento de las mismas, las incidencias de orden patrimonial que para la matriz puedan tener tales circunstancias y la formación de un juicio adecuado en el destinatario de la información contable, razón por la cual, éstas se deben revelar a través de dicho medio.

5.4. Requisitos previos a la consolidación. Antes de efectuar la consolidación, se deben tener en cuenta los siguientes requisitos:

a) Para efectos de la consolidación de estados financieros, la matriz y sus subordinadas deben preparar estados financieros a una misma fecha y por el mismo período.

En todo caso, se deben elaborar estados financieros consolidados, a las mismas fechas de corte establecidas para los estados financieros individuales de fin de ejercicio.

En casos excepcionales y por razones justificadas plenamente ante la Superintendencia de Valores, se podrá consolidar estados financieros preparados a fechas diferentes, siempre y cuando éstos no superen tres meses y se considere que dichos estados financieros no se ven afectados en forma significativa posteriormente;

b) La información a utilizar en la consolidación de los estados financieros debe estar expresada bajo los mismos criterios y métodos contables. Este requisito puede no ser aplicable cuando existan disposiciones contables o principios contables diferentes a aquellas normas y principios seguidos por la compañía matriz.

Cuando ello se presente deben efectuarse los ajustes correspondientes, afectando únicamente los estados financieros consolidados, excepto cuando el efecto de dicha situación no sea significativo.

Los estados financieros consolidados se deben preparar usando políticas contables uniformes para transacciones y eventos semejantes en circunstancias similares. Si no es práctico usar políticas contables uniformes en la preparación de los estados financieros consolidados, este hecho se debe revelar, junto con las proporciones respecto de cada una de las cuentas mayores, las partidas de los estados financieros consolidados a las que se aplicaron políticas contables diferentes.

La compañía matriz y sus subordinadas deben aplicar uniformemente los principios de contabilidad para transacciones y eventos semejantes en circunstancias similares. Por ejemplo, todas las compañías que integran los estados financieros consolidados deben aplicar el mismo método para la valuación de sus inventarios, activos fijos, etc.

En caso de estados financieros que hayan sido preparados sobre bases diferentes a principios de contabilidad generalmente aceptados, deberán convertirse a éstos antes de su consolidación;

c) Los estados financieros de cada una de las compañías a consolidar deben estar suscritos por el respectivo representante legal y certificados o dictaminados por el revisor fiscal, en los términos establecidos en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995. En caso de no existir revisor fiscal en alguna de las empresas a consolidar, los estados financieros deben ser certificados, y

d) Se deben efectuar conciliaciones de las operaciones y saldos recíprocas con el fin de evitar la existencia de diferencias en el momento de su eliminación.

5.5. Procedimiento para la consolidación. Para la preparación de los estados financieros consolidados, los emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores deben seguir el procedimiento que se señala a continuación:

a) Determinar cuál es la matriz y cuáles las compañías subordinadas;

b) Obtener los estados financieros tanto de la matriz como de las compañías a consolidar;

c) Comprobar la homogeneidad de las bases contables utilizadas por las compañías a consolidar. Si se detectan diferencias y son significativas se deben efectuar los ajustes correspondientes al consolidado;

d) Si existen compañías subordinadas en el exterior, sus estados financieros deben convertirse a pesos colombianos antes de iniciar el proceso de consolidación. Igualmente, se deben expresar de acuerdo con las normas de contabilidad aplicadas en Colombia;

e) Comprobar que los saldos recíprocos entre compañías coincidan. Si no coinciden preparar los ajustes correspondientes;

f) Determinar el tipo de vinculación, para establecer la forma de realizar la consolidación. Si se trata de una vinculación directa, el procedimiento consiste en tomar los estados financieros de la matriz y consolidar con sus subordinadas directamente. Si se trata de una vinculación indirecta el proceso se lleva a cabo por etapas, esto es, se determinan cuáles son las compañías controladoras de segundo y tercer nivel (o subgrupos) para consolidar a esos niveles y posteriormente reunir el consolidado de cada subgrupo y proceder a su consolidación con la matriz final del grupo;

g) Cuando en un grupo empresarial que deba consolidarse existan entidades pertenecientes al sector financiero y entidades no financieras, se deben consolidar inicialmente por separado las entidades financieras de las no financieras. Dichos subconsolidados sirven como base para la elaboración del consolidado total, el cual se podrá elaborar a nivel de grupo de PUC (dos dígitos). En este caso, a la asamblea de accionistas y a la Superintendencia de Valores se deben presentar tanto el consolidado total como los subconsolidados, utilizando los formatos establecidos con tal fin;

h) Preparar la hoja de trabajo para la consolidación;

i) Los saldos y las transacciones entre las compañías consolidadas se deben eliminar en su totalidad;

j) Determinar el interés minoritario o la propiedad ajena al controlante, según sea el caso de acuerdo con lo establecido en los numerales 6.3. y 6.4. del capítulo II del título primero de la presente circular externa, los cuales se deben presentar en el balance general consolidado separados de los pasivos y del capital contable, y

k) Preparar los estados financieros consolidados con sus respectivas notas.

5.6. De algunas eliminaciones comunes. Sin pretender hacer una relación exhaustiva de los saldos y transacciones que se deben eliminar en la elaboración de los estados financieros consolidados, a continuación se relacionan algunas de frecuente aparición.

a) La inversión en acciones debe ser eliminada contra el patrimonio de la subordinada; b) Las ventas de mercancía, el costo de ventas, los gastos y los dividendos entre las compañías consolidadas;

c) La utilidad o pérdida en la venta de activos fijos entre compañías consolidadas;

d) Los saldos por cobrar y por pagar que tengan entre sí las compañías a consolidar;

e) Los ingresos y gastos que por cualquier otro concepto se hayan registrado durante el período contable respectivo entre las entidades consolidadas, y

f) Cualquiera otra transacción u operación entre las entidades a consolidar que implique su duplicidad en el momento de presentar los estados financieros consolidados.

6. Métodos de integración para la elaboración de estados financieros consolidados para matrices o controlantes sometidos al control exclusivo de la Superintendencias de Valores.

Establecidos los fundamentos técnicos de la consolidación de estados financieros, es necesario determinar el método de integración de los estados financieros individuales en la elaboración de los consolidados.

En primera instancia, podría decirse que la elaboración de los estados financieros consolidados se reduciría a la agregación de los individuales de todas las subordinadas a los de la matriz o controlante, eso sí, por rubros homogéneos dentro de cada estado financiero.

Pues bien, no obstante que en esencia es esa la mecánica de elaboración de los consolidados, no puede aceptarse de plano que se integren en su totalidad a los estados financieros individuales de la matriz los de las subordinadas, sin entrar a analizar si el control ejercido por la primera sobre las segundas es exclusivo o compartido.

Lo anterior en razón a que si la información contable revela los recursos controlados por un ente, la magnitud de éstos no puede ser la misma, para aquellos casos en los cuales la autonomía de la voluntad de una sola persona rige los destinos de tales recursos, frente a otros en los que, existiendo unidad de voluntades, hay pluralidad de sujetos involucrados, sin vínculos de subordinación entre ellos.

Por lo tanto, no es claro que, a pesar de la predicada solidaridad e ilimitación en la responsabilidad de los administradores, con ocasión de los perjuicios que por su culpa o dolo causen a la sociedad, sus socios o terceros, se dé el mismo tratamiento contable, para efectos de la elaboración de los estados financieros consolidados, al ejercicio del control exclusivo y al compartido o conjunto.

Por esta razón, se hace necesario establecer métodos contables autónomos e independientes que, con sujeción a los objetivos y cualidades de la información contable, reporten las consecuencias naturales de cada una de las modalidades de control en análisis (exclusivo y compartido o conjunto), a fin de revelar de manera más adecuada la magnitud de los recursos controlados por cada ente y, así, aportar mejores elementos de juicio al usuario de la información contable, que le permitan la formación de un criterio racional.

Los análisis efectuados al respecto, permiten el establecimiento de distintos métodos que reconozcan un efecto contable al ejercicio del control exclusivo distinto del que le pueda corresponder al control compartido o conjunto; teniendo en cuenta que la consolidación de estados financieros pretende que esta clase de informes refleje el poder que una persona tiene de disponer de los recursos de otra, como si fuesen propios.

En este orden de ideas, todo ente emisor de valores matriz o controlante sometido al control exclusivo de la Superintendencia de Valores que, respecto de otro ente económico, ejerza control exclusivo, debe elaborar los estados financieros consolidados bajo el método de integración global, en tanto que para el caso del control conjunto o compartido, debe emplear el método de integración proporcional, conforme a lo indicado en los siguientes numerales.

6.1. Método de integración global. Se entiende por método de integración global aquel mediante el cual se incorporan a los estados financieros de la matriz o controlante, la totalidad de los activos, pasivos, patrimonio y resultados de las sociedades subordinadas, previa eliminación, en la matriz o controlante, de la inversión efectuada por ella en el patrimonio de la subordinada, así como de las operaciones y saldos recíprocos existentes a la fecha de corte de los estados financieros consolidados.

Así las cosas, los estados financieros consolidados revelan de manera adecuada la magnitud de los recursos bajo control exclusivo, con lo cual, además, se consigue establecer un factor aproximado del nivel económico de la responsabilidad que le compete a la matriz o controlante.

6.2. Método de integración proporcional. Se entiende por método de integración proporcional, aquel por el cual se incorporan a los estados financieros de los controlantes, el porcentaje de los activos, pasivos, patrimonio y resultados, que corresponda a la proporción determinada de acuerdo con lo previsto en el numeral 6.3 del presente capítulo, previa la eliminación, en la matriz o controlante, de la inversión efectuada por ella en el patrimonio de la subordinada, así como de los saldos y operaciones recíprocas existentes a la fecha de corte.

6.3. Determinación de la proporción. Para determinar la proporción en que cada matriz o controlante sometido al control exclusivo de la Superintendencia de Valores deberá consolidar sus estados financieros con los de sus subordinadas o controladas, cuando deba utilizar el método de integración proporcional, se procederá de la siguiente manera:

a) Determinar el número de controlantes;

b) Determinar el porcentaje de participación de cada uno de los controlantes, en el capital o en las decisiones de la asamblea o junta de socios. En los casos en que el controlante participa tanto en el capital como en las decisiones de la asamblea o junta de socios, se debe tomar el mayor de los porcentajes;

c) Totalizar los porcentajes determinados conforme al literal anterior, y

d) Establecer la proporción que sobre el total a que se refiere el literal anterior, representa el porcentaje determinado en el literal b).

Cuando no pueda determinarse el porcentaje de participación de los controlantes en las decisiones de la asamblea general de accionistas o junta de socios, la proporción se determinará dividiendo el cien por ciento por el número de controlantes. Pudiéndose probar la participación de por lo menos alguno de los controlantes, la de los demás se establecerá dividiendo el porcentaje restante por el número de controlantes cuya proporción se pretende determinar.

En todo caso podrá probarse a la Superintendencia de Valores que la proporción que, sobre el total, corresponde a cada uno de ellos, es diferente a la prevista en el inciso anterior, caso en el cual, la integración se hará en el porcentaje probado por cada controlante.

La diferencia entre la proporción a que se refiere este numeral y el porcentaje de propiedad de cada controlante, se debe revelar como interés minoritario o propiedad ajena al controlante, según sea el caso.

Para el efecto, si el porcentaje de propiedad o participación de terceros es mayor que el que corresponde al ente matriz o controlante, tal participación se debe revelar como propiedad ajena al controlante. En caso contrario, será interés minoritario.

6.4. Disposiciones comunes a uno y otro método. Teniendo en cuenta que con base en las definiciones precitadas se puede concluir, válidamente, que la diferencia en la mecánica de los métodos en examen se reduce al porcentaje que la matriz o controlante ha de aplicar a cada uno de los rubros de los estados financieros individuales de sus subordinadas, para integrarlos con los suyos, previas las eliminaciones requeridas, existen conceptos y disposiciones que deben ser observados, independientemente del método a utilizar.

Tal es el caso que hace referencia a la revelación del monto de los recursos que no pertenezcan al ente matriz o controlante.

El interés de los propietarios de las subordinadas, diferente al de la matriz o controlante, deberá revelarse en un rubro aparte después del pasivo y antes del patrimonio, denominado interés minoritario.

De igual manera, cuando la matriz o controlante no tenga participación en el capital de la subordinada, procederá la eliminación de los saldos y las operaciones recíprocas existentes a la fecha de corte de los estados financieros de propósito general consolidados. En este caso el patrimonio de la controlada se presentará, en los estados financieros consolidados, como propiedad ajena al controlante.

Será entonces, en concordancia con lo establecido en el inciso final del numeral 6.3 del presente capítulo, interés minoritario la denominación genérica que represente el monto de los recursos ajenos a la propiedad de la matriz o controlante, en tanto que propiedad ajena al controlante, se utilizará para los casos en los que se detenta control sobre una sociedad, sin poseer propiedad en el capital de la misma o ésta representa una menor proporción frente a la de terceros.

7. Papeles de trabajo.

Dado que el máximo órgano de una sociedad es el competente para la aprobación o improbación de los estados financieros consolidados de un ente económico matriz o controlante, en virtud de lo establecido en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, que consagra a los socios el derecho de inspección sobre los libros y papeles sociales, aquellos que hagan referencia a los estados financieros en general, y los consolidados en particular, deben ponerse a disposición de los mismos.

La elaboración de los documentos necesarios para una adecuada ilustración de los procedimientos adelantados, en los cuales además de los cálculos efectuados deben figurar las bases utilizadas, las variables incorporadas y, en general, las condiciones de las que dependan los resultados obtenidos, cumplen con el objetivo de informar de manera detallada no solo a quien los elabora, sino además a los administradores bajo cuya responsabilidad se elaboran, a los accionistas, a la revisoría fiscal y a las entidades de inspección, vigilancia o control del Estado, que requieran de su exhibición.

En consecuencia, en virtud de las normas precitadas los papeles de trabajo, como soportes de los resultados obtenidos en la consolidación de estados financieros, constituyen una obligación legal que genera efectos favorables para la información contable en general y los usuarios de la misma.

7.1. Diseño y contenido. El diseño de los papeles de trabajo se debe implementar de tal manera que los haga funcionales, fáciles de entender y de consultar, inclusive por personas que no hayan intervenido en su elaboración.

Respecto del contenido de los papeles de trabajo, a fin de que los mismos cumplan con su cometido de soportar los resultados obtenidos en la aplicación de los métodos o procedimientos contables a los que hagan referencia, de tal manera que quien los inspeccione obtenga de ellos una información suficiente respecto de los factores tenidos en cuenta en cada caso particular, éstos deben contener como mínimo:

a) Los estados financieros individuales de todas y cada una de las entidades económicas involucradas en la consolidación y/o los estados financieros consolidados que sirvan a su vez para la formulación de los de la matriz o controlante;

b) Los ajustes efectuados a los estados financieros individuales de las entidades subordinadas, originados en la homologación a los principios y prácticas contables utilizados por la matriz o controlante;

c) La conversión de los estados financieros correspondientes a entidades económicas ubicadas en el exterior, indicando los métodos utilizados para el efecto y el tipo de cambio empleado;

d) Las operaciones desarrolladas entre las entidades económicas involucradas en la consolidación, durante el ejercicio a que hagan referencia los estados financieros consolidados;

e) Las conciliaciones de los saldos recíprocos de las entidades a consolidar;

f) Las eliminaciones de los saldos y operaciones recíprocas entre las entidades objeto de consolidación;

g) La eliminación de la inversión poseída por la matriz o controlante en el patrimonio de las subordinadas;

h) La determinación de la proporción a utilizar para la integración de los estados financieros de las subordinadas con los de la matriz o controlante, cuando se deba emplear el método de integración proporcional.

i) La determinación del interés minoritario y de la propiedad ajena al controlante en todas y cada una de las entidades subordinadas, y

j) Los estados financieros consolidados.

8. Aplicación de otras normas.

Los eventos que surjan en la elaboración de los estados financieros consolidados no contemplados en esta circular externa, se deben sujetar a lo previsto en las normas internacionales de contabilidad emitidas por IASC, siempre y cuando no se contraríen las disposiciones de la presente circular externa, ni las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, señaladas en el Decreto 2649 de 1993 y demás normas que lo complementen, modifiquen o sustituyan, que sean aplicables a tales informes.

9. Revelaciones asociadas.

Sin perjuicio de las disposiciones establecidas en el numeral 3º del capítulo I del presente título que les sean aplicables, a través de notas a los estados financieros consolidados se debe revelar como mínimo:

9.1. El nombre, el objeto social, el domicilio, la nacionalidad, el área geográfica donde desarrolla sus actividades y la fecha de constitución, tanto de la matriz o controlante como los de las subordinadas incluidas en la consolidación.

9.2. La proporción en que participa, directa o indirectamente, la matriz o controlante en cada una de las subordinadas que consolida, el método de consolidación empleado en cada caso y el valor total del activo, pasivo y resultados del ejercicio, tanto de la matriz o controlante como de las subordinadas.

9.3. Si existen subordinadas o controladas no incluidas en la consolidación, se debe revelar el nombre, el objeto social, el domicilio, la nacionalidad, el área geográfica donde desarrollan sus actividades y la fecha de constitución de cada una de ellas, junto con la proporción en que participa, directa o indirectamente, la matriz o controlante, indicando las razones por las cuales no se incluyen en la consolidación.

9.4. Para el caso del control conjunto, se debe revelar el nombre de los entes económicos con quienes éste se comparte y el porcentaje de participación de cada uno de ellos.

9.5. El valor de los pasivos consolidados cuya duración residual sea superior a cinco (5) años, así como el de los pasivos con garantías otorgadas por entes comprendidos en la consolidación, revelando su naturaleza y condiciones.

9.6. El monto consolidado de las obligaciones pensionales.

9.7. El número de personas empleadas durante el ejercicio por la matriz o controlante y sus subordinadas, clasificado entre empleados de dirección y confianza y otros y los gastos de personal generados para cada una de estas categorías.

9.8. El monto de los anticipos, créditos y garantías otorgados a los administradores y a los integrantes de los órganos de vigilancia de la matriz o controlante y de sus subordinadas, por ésta o por sus subordinadas, indicando las condiciones esenciales y el tipo de interés.

9.9. Cuando la fecha de corte de los estados financieros individuales de alguna de las subordinadas difiera de la fecha de consolidación, se debe revelar tal situación, indicando el corte utilizado y los hechos significados(sic) ocurridos en el período no coincidente.

9.10. Un resumen de las prácticas y políticas empleadas para cada uno de los conceptos relevados en los estados financieros consolidados.

9.11. Un informe que revele de manera sucinta pero clara y completa el efecto de la consolidación en los activos, pasivos, patrimonio y resultado de la matriz o controlante.

9.12. Una explicación clara y detallada de los ajustes efectuados con el fin de unificar los procedimientos y las normas de contabilidad, indicando sus efectos en los estados financieros consolidados, en la medida en que éstos sean representativos, revelando los procedimientos utilizados.

CAPÍTULO III

Transacciones entre vinculados económicos

1. Definición.

Se denominan transacciones entre vinculados económicos todo hecho económico que, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, deba ser reconocido dentro del sistema de información contable por los emisores de valores y en el que sea deudor, acreedor, beneficiario o, en general, parte del hecho o negocio jurídico cualquiera de los que a continuación se relacionan:

a) Accionistas que sean beneficiarios reales del 10% o más del total de acciones en circulación;

b) Miembros de junta directiva;

c) Representantes legales;

d) Administradores, y

e) Sociedades donde cualquiera de los anteriormente enunciados, tenga una participación, directa o indirecta, igual o superior al 10% de sus acciones en circulación o de sus cuotas partes de interés social.

2. Contabilización.

Con sujeción a los principios contables de realización y causación, las transacciones entre vinculados económicos se deben registrar en el período de su ocurrencia.

Para efectos de su registro contable, los emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores deben contar de forma previa con los soportes internos o externos necesarios, los cuales deben contener, además de los requisitos legales que a cada uno en particular le corresponda, como mínimo lo siguiente:

a) Fecha de elaboración o expedición;

b) Identificación de quien emite o expide el documento;

c) Concepto de la transacción, operación, contrato o negocio;

d) Condiciones de la operación, cuantía, impuestos que genere, base de liquidación, forma de pago;

e) Identificación del deudor, acreedor, beneficiario o, en general, parte del hecho o negocio jurídico;

f) Obligaciones de las partes, garantías otorgadas o recibidas, y

g) Cualquier otra condición especial y/o información que proporcione claridad sobre la operación registrada.

3. Periodicidad.

Las operaciones con vinculados económicos deben ser reveladas como parte integral de los estados financieros intermedios, extraordinarios y de fin de ejercicio, en la época establecida para cada uno de éstos, según el numeral 2º del capítulo I del título primero de la presente circular externa.

4. Revelaciones asociadas.

A través de notas a los estados financieros, se debe revelar como mínimo lo siguiente:

a) Concepto y cuantía acumulada de las operaciones celebradas durante el ejercicio;

b) Condiciones en que se celebraron las operaciones, manifestando si existieron o no diferencias respecto de las condiciones generales vigentes en el mercado para operaciones similares a las celebradas;

c) De ser el caso, razones por las cuales se celebraron las operaciones en condiciones distintas a las generales del mercado, señalando los efectos que sobre los resultados de la sociedad emisora tienen las operaciones celebradas, y

d) En general, toda aquella información que permita a los socios o accionistas y al mercado en general, evaluar el efecto de estas operaciones en la situación económica y administrativa de la sociedad, así como en sus intereses particulares.

CAPÍTULO IV

Avalúos

1. Definición.

Se denomina avalúo el estudio de carácter técnico, artístico o científico, según corresponda, adelantado por personas naturales o jurídicas de reconocida trayectoria e idoneidad, con la finalidad específica, para los efectos propios de esta circular externa, de determinar el valor de un ente económico, de un bien o un conjunto de bienes, materiales o inmateriales, de un hecho económico o de una obligación.

2. Obligatoriedad de avalúos.

Todo emisor de valores sometido al control exclusivo de la Superintendencia de Valores debe preparar avalúos en los eventos que a continuación se relacionan, con la periodicidad establecida para la contabilización y/o valuación, que sean aplicables, indicada en el título segundo de la presente circular externa, respecto de un ente económico, de un bien o un conjunto de bienes, materiales o inmateriales, de un hecho económico o de una obligación, lo que constituye el objeto del avalúo, para los efectos propios de la presente circular externa:

a) Para determinar el costo del crédito mercantil adquirido;

b) Para determinar el monto de la provisión para cuentas y documentos por cobrar;

c) Para determinar el monto de las valorizaciones y/o provisiones relativas a la propiedad, planta y equipo;

d) Para determinar el valor de las pensiones de jubilación;

e) Para determinar el monto de las provisiones relativas a los pasivos estimados;

f) Para determinar las bases de la relación de intercambio, en los procesos de reorganización de sociedades que impliquen intercambio de acciones o cuotas partes de interés social;

g) Para determinar el valor de los aportes en especie, y

h) En general, en todos aquellos casos en los que se deban aprobar estados financieros extraordinarios.

3. Requisitos de los avalúos.

Los avalúos que se realicen para las entidades emisoras de valores sometidas al control exclusivo de la Superintendencia de Valores, deben observar los criterios que se establecen a continuación:

3.1. Generalidades. Todo avalúo debe reunir los requisitos generales que a continuación se señalan, sin perjuicio de los específicos indicados en los siguientes numerales o en las normas correspondientes al trámite específico para cuyos efectos se elabore el avalúo:

a) El avalúo debe ser claro, preciso y detallado. Es claro cuando quiera que no admite duda respecto del objeto del avalúo, ni del valor asignado; es preciso en la medida en que asigna el valor del objeto del avalúo, indicando sus fundamentos y es detallado, siempre y cuando indique las características del objeto del avalúo, sus condiciones actuales, usos, restricciones, unidad de medida aplicable, medidas o dimensiones totales, precio por unidad de medida, etc.;

b) Debe indicar de manera resumida los exámenes, experimentos, investigaciones y cálculos realizados para determinar el valor asignado al objeto del avalúo;

c) Debe tener fundamentos técnicos, artísticos o científicos, según el objeto del avalúo, y

d) Deben constar de manera expresa las conclusiones obtenidas por el avaluador, las cuales deben armonizar con los fundamentos enunciados.

3.2. Práctica del avalúo.

a) En la práctica de los avalúos se deben observar las normas técnicas específicas adecuadas al objeto de cada avalúo, según lo establecido en el capítulo II, sección I, del Decreto 2649 de 1993 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan; salvo en los casos en que al respecto exista una reglamentación especial por parte de esta superintendencia;

b) En todos los casos, el avalúo debe reconocer las contingencias de pérdida que afecten el objeto del mismo, cualificarlas y cuantificarlas de conformidad con la información disponible al momento de formular el respectivo avalúo;

c) Ningún avalúo se puede practicar con base exclusiva en relaciones analíticas o documentación relativa al objeto, que presente el contratante, ni sobre avalúos practicados por otro avaluador. Esto es, cuando se trate de bienes materiales, los avalúos se deben estructurar, de acuerdo con lo determinado en la inspección física del objeto, la cual deber ser hecha de forma directa por el avaluador, pudiendo utilizar como complemento cualquier otra información adicional de que disponga y que según su criterio le resulte útil;

d) Por tanto, cuando se trate de bienes tangibles, la práctica del avalúo debe comprender la verificación de éstos a través de una inspección ocular del 100% de los mismos, según la relación proporcionada por el contratante, con el fin de constatar su existencia y recabar información sobre el estado físico que presenten, sus condiciones de conservación o deterioro, así como para estructurar el correspondiente avalúo según los bienes inspeccionados físicamente;

e) El contratante del avalúo, debe suministrar al avaluador la información que éste considere pertinente para adelantar el estudio respectivo. Dicha información debe ser comprensible, suficiente, pertinente y confiable, e incluir los elementos necesarios para que el avaluador establezca los factores esenciales de su análisis, tales como la vida útil remanente probable y el grado de conservación y obsolescencia de los bienes, tomando en consideración el período restante en que serán económicamente productivos;

f) Todo avalúo se debe adelantar con métodos de reconocido valor técnico, acordes a la naturaleza del objeto del avalúo, a criterio de la Superintendencia de Valores. Para el efecto, en el documento en que consten los resultados del avalúo, deberá incluirse una descripción detallada de la metodología utilizada. Copia del citado documento podrá ser solicitada por la Superintendencia de Valores cuando así lo considere pertinente para efectos de velar por la calidad de la información que se suministra al mercado de valores;

g) En todos los casos, el objeto del avalúo debe ser valuado en función de su uso actual y no de acuerdo con el uso probable, salvo que se acredite de forma plena ante la Superintendencia de Valores, que se encuentran en marcha proyectos que en el corto plazo cambien dicha destinación. En tal caso se deben adjuntar a la solicitud copias de los estudios, presupuestos y demás documentos que demuestren la factibilidad del proyecto, y

h) El avaluador junto con el contratante de sus servicios, deben señalar los criterios a seguir para resolver problemas específicos del avalúo, de acuerdo con las características del sector económico o actividad a que pertenezca la entidad interesada en el estudio. Una breve reseña de los problemas significativos encontrados, así como de la solución que se les dio debe ser incluida en el informe del avalúo.

3.3. Requisitos para el avaluador.

a) El avaluador no debe tener con el contratante de sus servicios ninguna relación que pueda dar origen a conflictos de interés. Se entiende como causa de conflicto de interés, toda situación en la que existan, entre el avaluador y el contratante, nexos, relaciones u operaciones paralelas que involucren un interés que, real o potencialmente, impidan un pronunciamiento justo y equitativo, ajustado a la realidad del objeto del avalúo;

b) Por lo anterior, salvo en los casos expresamente autorizados en esta circular externa, no se permite la realización del avalúo por parte de funcionarios de la entidad solicitante, de su matriz o de sus subordinadas, directa o indirectamente;

c) En todos los casos, el avaluador debe contar con los conocimientos técnicos, artísticos o científicos necesarios de acuerdo con el objeto del avalúo;

d) Si del objeto del avalúo existe alguna agremiación que agrupe profesionales dedicados a esta actividad, la persona o entidad que pretenda adelantar el respectivo avalúo debe estar inscrita en la agremiación respectiva. En caso de no existir, el avalúo puede ser efectuado por quien acredite los conocimientos a que hace referencia el literal anterior, probando la formación académica requerida para el efecto, así como la experiencia en la elaboración de estudios de esta naturaleza y de similar magnitud, a juicio de la Superintendencia de Valores;

e) Los avalúos cuyo objeto sean terrenos y/o construcciones, deben ser realizados por avaluadores miembros de agremiaciones debidamente constituidas y acreditadas, que agrupen profesionales en finca raíz, peritazgo o avalúos de esta clase de bienes, o por el Instituto Agustín Codazzi, y

f) Los avalúos de cuentas y documentos por cobrar, así como de inventarios e inversiones, podrán ser efectuados por funcionarios de la entidad propietaria de los bienes o de la entidad receptora de los mismos, siempre y cuando se acredite a satisfacción de la Superintendencia de Valores que dichos funcionarios poseen los conocimientos y experiencia requeridos para el efecto.

g) (Nota: Adicionado por la Circular Externa 2 de 2002 de la Superintendencia de Valores).

3.4.(Derogado).* Documentación que debe proporcionar el avaluador.

Las entidades emisoras deberán exigir a las personas naturales o jurídicas a quienes encarguen la realización de avalúos, los documentos que se señalan a continuación, los cuales pueden ser requeridos en cualquier momento por parte de la Superintendencia de Valores:

a) Certificación expedida por la respectiva agremiación en donde se halle inscrito el avaluador, si es del caso, adjuntado un certificado de existencia y representación legal de la misma;

b) Una relación detallada en la que indique las entidades para las cuales haya elaborado avalúos similares, indicando su dirección y teléfono, la fecha del respectivo estudio, el objeto del avalúo y el valor asignado al mismo;

c) En el caso de avaluadores personas jurídicas, certificado de existencia y representación legal, con una antigüedad no superior a tres (3) meses;

d) En los casos en que el avaluador sea una persona natural, hoja de vida y copia de los títulos y demás documentos que acrediten sus conocimientos y experiencia relacionados con la clase de activos objetos del avalúo, y

e) Cualquier otro documento que acredite ante la Superintendencia de Valores la idoneidad del avaluador.

En los casos en que se trate de avalúos de inmuebles efectuados por el Instituto Agustín Codazzi, no se requerirá adjuntar a la solicitud ninguno de los documentos señalados en este numeral.

*(Nota: Derogado por la Circular Externa 2 de 2005 de la Superintendencia de Valores)

4. Avalúos sometidos a la autorización de la Superintendencia de Valores.

Teniendo en cuenta que de acuerdo con lo establecido en el numeral 11 del artículo 4º del Decreto 2115 de 1992, corresponde a la Superintendencia de Valores autorizar los avalúos de los aportes en especie, y según el artículo 9º del Decreto Reglamentario 331 de 1976, aprobar los cálculos actuariales que determinan el monto de los pasivos estimados de las reservas para pensiones de jubilación, los avalúos cuyo objeto sea uno de los anteriores, requieren aprobación de esta superintendencia.

Los avalúos correspondientes a los cálculos actuariales que determinan el monto de los pasivos estimados de las reservas para pensiones de jubilación, se regulan por lo previsto en el numeral 3.1 del presente capítulo y en el numeral 2º del capítulo II del título segundo de la presente circular externa. La aprobación de los avalúos de aportes en especie adelantados por las entidades emisoras de valores sometidas al control exclusivo de la Superintendencia de Valores, se sujetará al régimen de autorización general o al de autorización específica, de acuerdo con los parámetros que se indican a continuación.

Al respecto se recuerda que adicionalmente la respectiva sociedad deberá cumplir con los deberes de suministro de información eventual establecidos en el artículo 1.1.3.4 de la Resolución 400 de 1995 y en la Circular Externa 12 del mismo año, o en las demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan.

4.1. Requisitos para estar incluidos en el régimen de autorización general de avalúos.

Son avalúos de autorización general, aquellos que cumplen con las siguientes condiciones:

a) El valor total del objeto del avalúo no representa más del cinco por ciento (5%) del valor del capital suscrito más el superávit por prima en colocación de acciones del respectivo emisor, y

b) El valor total del objeto del avalúo no excede la suma equivalente a dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales.

4.2. Requisitos para estar incluidos en el régimen de autorización específica de avalúos.

Son avalúos de autorización específica, aquellos que cumplen una cualquiera de las siguientes condiciones:

a) El valor total del objeto del avalúo representa el cinco por ciento (5%) o más del valor del capital suscrito más el superávit por prima en colocación de acciones del respectivo emisor;

b) El valor total del objeto del avalúo no excede la suma equivalente a dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales, o

c) El avalúo se enmarcó inicialmente dentro de los avalúos de autorización general, pero fueron objetados por la Superintendencia de Valores.

4.3. Régimen aplicable a los avalúos de autorización general.

Sin perjuicio de las observaciones que, con motivo de los análisis y estudios que adelante, la Superintendencia de Valores pueda llegar a efectuar respecto de los avalúos que cumplan con los requisitos señalados en el numeral 3.4 del presente capítulo, éstos se entienden autorizados por vía general, razón por la cual no se requiere de un pronunciamiento previo de esta entidad.

No obstante, una vez culminado el respectivo proceso para el cual se adelantó el avalúo correspondiente, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, se debe allegar a la Superintendencia de Valores los siguientes documentos:

a) De ser el caso, copia autorizada del acta del máximo órgano social, en los términos establecidos en el artículo 189 del Código de Comercio, donde conste de manera expresa la aprobación impartida al avalúo presentado a su consideración, indicando los motivos y soportes técnicos que justifiquen el valor asignado al objeto del avalúo;

b) Copia de las escrituras públicas necesarias para la solemnización del acto o hecho para el cual se adelantó el avalúo, de ser el caso;

c) Certificado suscrito por el representante legal y el revisor fiscal, en el que conste la cuantía y participación porcentual del objeto del avalúo, calculada respecto al valor del capital suscrito más el superávit por prima en colocación de acciones del respectivo emisor;

d) Copia de los avalúos realizados para la determinación del valor de su objeto, elaborados de conformidad con los criterios establecidos por este organismo, cuya antigüedad no debe ser mayor de un año con respecto a la fecha del acto o hecho para el cual fueron elaborados, y

e) Los documentos que acrediten la idoneidad y trayectoria del avaluador, con sujeción a lo establecido en el numeral 11.5.4 de la presente circular externa.

Si como resultado de los análisis adelantados por la Superintendencia de Valores se llegare a presentar alguna objeción a los avalúos, éstos deberán adelantarse como avalúos de autorización específica.

4.4. Régimen aplicable a los avalúos de autorización específica.

En los eventos en que el avalúo se enmarque en cualquiera de los presupuestos establecidos para el régimen de autorización específica, es necesaria la aprobación de la Superintendencia de Valores, para lo cual el representante legal o un apoderado debidamente constituido, debe elevar ante esta superintendencia la solicitud pertinente, anexando los documentos que se señalan a continuación, a menos que los mismos reposen en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, en cuyo caso debe consignarse tal hecho en el oficio de solicitud:

a) Copia del acta de la reunión del máximo órgano social en la cual se aprobó el avalúo, junto con los anexos y documentos a que haya lugar. En dicha acta deben constar expresamente la fijación y aprobación del valor del objeto del avalúo, indicando las justificaciones necesarias en cada caso;

b) Copia del avalúo realizado, elaborado de conformidad con los criterios establecidos por este organismo, cuya antigüedad no debe ser mayor de un año con respecto a la fecha de presentación de la respectiva solicitud de aprobación ante la Superintendencia de Valores, y

c) Los documentos que acrediten la idoneidad y trayectoria del avaluador, según lo establecido en el numeral 3.4 del presente capítulo.

5. Avalúos de sociedades para efectos de fusiones, escisiones y determinación del crédito mercantil adquirido.

Sin perjuicio de los requisitos establecidos en el numeral 3º del presente capítulo, los avalúos de los entes económicos adelantados con el propósito de determinar las relaciones de intercambio a que hay lugar en el caso de fusiones y escisiones, o el monto del crédito mercantil adquirido, según lo dispuesto en el literal a) del numeral 2º del presente capítulo, deben adelantarse empleando métodos de reconocido valor técnico, adecuados a la naturaleza, características específicas, situación actual y perspectivas de la sociedad objeto del avalúo, teniendo en cuenta que el ente respectivo debe valorarse como empresa en marcha, salvo que se pueda demostrar que sólo se adquieren los activos del mismo y que no se continuará con las actividades que ejercía en desarrollo de su objeto social. Por lo tanto, sólo en este último caso se aceptará por parte de la Superintendencia de Valores la utilización del valor en libros de las acciones o valor de liquidación como método para la valoración de la respectiva entidad, o cuando se trate de escisiones en las que los accionistas de la sociedad originaria participen en igual proporción a la que mantenían en ésta, en todas y cada una de las sociedades beneficiarias.

Dentro de los criterios que se deben considerar para efectos de la valuación, entre otros, se encuentran los siguientes: participación en el mercado; programas de desarrollo e inversión en ejecución y proyectados; contratos, franquicias, concesiones y, en general, todo factor o acuerdo público o privado que obligue o garantice el suministro y/o prestación de bienes y/o servicios durante un lapso determinado o determinable, y que incida en la determinación del potencial de utilidades que puede generar en el futuro la entidad, así como en la de su flujo de efectivo.

En consecuencia, con el objeto de permitir la verificación por parte de los funcionarios de la Superintendencia de Valores del cumplimiento dado a lo dispuesto en el presente numeral, a las solicitudes que se presenten para obtener la autorización de la protocolización de las reformas estatutarias consistentes en fusiones y/o escisiones, deberá adjuntarse copia completa del estudio elaborado para efectos de la determinación de la relación de intercambio y/o el valor de las acciones o cuotas partes de interés social que se deban entregar como resultado del respectivo proceso. El documento deberá indicar en forma detallada, clara y concreta, los supuestos y la metodología utilizados, las bases del estudio y los resultados obtenidos, y deberá acompañarse de los documentos que acrediten la idoneidad y trayectoria de la persona que lo elaboró.

(Nota: Modificado por la Circular 11 de 1998 numeral 2º de la Superintendencia de Valores).

d) (Nota: Adicionado por la Circular Externa 2 de 2002 de la Superintendencia de Valores).

(Nota: El inciso tercero del presente numeral fue modificado por la Circular Externa 2 de 2002 de la Superintendencia de Valores).

CAPÍTULO V

Envío de información financiera trimestral vía módem

Las entidades emisoras de títulos inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios que no estén sujetas a inspección y vigilancia de la Superintendencia Bancaria, deberán enviar vía módem los informes trimestrales a que se refiere el artículo 1.1.3.3 de la Resolución 400 de 1995, de conformidad con el plan único de cuentas del sector real establecido en los decretos 2650 de 1993, 2894 de 1994 y demás normas que los adicionen o modifiquen, siguiendo las instrucciones establecidas para el efecto por la delegatura para emisores de la Superintendencia de Valores.

1. Claves de acceso.

Para poder transmitir la información trimestral vía módem, a cada emisor la Superintendencia de Valores le asignará una clave, la cual tendrá el carácter de confidencial.

2. Plazos para la transmisión.

De conformidad con lo establecido en el artículo 1.1.3.3 de la Resolución 400 de 1995, los informes financieros trimestrales se suministrarán dentro de los términos que a continuación se indican:

2.1. El informe trimestral con corte a diciembre, a más tardar el 1º de marzo del año inmediatamente siguiente, incluyendo las notas a los estados financieros y el informe del revisor fiscal.

2.2. Los informes trimestrales con corte a marzo, junio y septiembre, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la terminación del período respectivo.

2.3. Como regla general, los emisores que tengan la calidad de matrices deberán transmitir a la Superintendencia de Valores, vía módem, los estados financieros consolidados de fin de ejercicio, en los formatos, con los anexos y según las instrucciones impartidas para tal fin por esta superintendencia, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de celebración de la reunión del máximo órgano social en que se aprueben los estados financieros de fin de ejercicio del respectivo emisor. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la transmisión vía módem de los estados financieros consolidados, la matriz deberá radicar en la Superintendencia de Valores la certificación del representante legal y del revisor fiscal a que se hace referencia en el numeral 7º del capítulo IV del presente título.

No obstante lo anterior, con el fin de garantizar un acceso ordenado al sistema, para la transmisión vía módem de los informes trimestrales se ha dividido a los emisores de valores en tres grupos, de conformidad con lo que se indica en el numeral 3º del presente capítulo. En tal sentido, los plazos máximos para la transmisión de cada uno de los grupos se hará teniendo en cuenta las siguientes fechas límites:

Primer grupo: quinto y cuarto día hábil previos a la fecha máxima establecida en los numerales 2.1 y 2.2 del presente numeral.

Segundo grupo: tercero y segundo día hábil previos a la fecha máxima establecida en los numerales 2.1 y 2.2 del presente numeral.

Tercer grupo: penúltimo y último día hábil establecidos como fecha máxima establecida en los numerales 2.1 y 2.2 del presente numeral.

Es de advertir, que las anteriores fechas constituyen los plazos máximos, pero que la información podrá ser enviada con antelación a los mismos.

3. Grupos establecidos para efectos de la transmisión.

Primer grupo
SectorCódigo
Agricultura024
Ganadería025
Silvicultura y reforestación026
Caza y pesca027
Extracción de petróleo, gas natural y carbón028
Extracción de hierro y metales ferrosos029
Extracción de oro y otros metales no ferrosos030
Fabricación de alimentos031
Bebidas032
Tabaco033
Textiles y confecciones034
Calzado y otros artículos de cuero035
Segundo grupo
SectorCódigo
Productos de madera y corcho036
Papel y pulpa de papel037
Imprenta y editoriales038
Productos químicos y petroquímicos039
Caucho y plástico040
Objetos de barro, loza y porcelana041
Vidrio y productos de vidrio042
Cemento043
Otros productos minerales no metálicos044
Siderúrgica045
Metalmecánica046
Maquinaria, equipos y suministros eléctricos047
Equipos de transporte048
Fabricación de productos diversos049
Generación y distribución de electricidad052
Distribución de gas y otros combustibles053
Tercer grupo
SectorCódigo
Acueducto, aseo y alcantarillado054
Construcción de edificaciones para vivienda, oficinas y bodegas055
Construcción de obras civiles056
Otras construcciones057
Comercialización de artículos varios de consumo popular058
Comercialización de vehículos y repuestos059
Comercialización de otros productos060
Transporte aéreo061
Transporte marítimo y fluvial062
Transporte terrestre063
Comunicaciones064
Administración de inmuebles065
Compañías inversoras y holdings066
Clínicas y similares068
Otros servicios de salud privados069
Hoteles, moteles y similares070
Agencias de viajes y turismo071
Otros establecimientos de turismo072
Colegios073
Universidades y centros de educación superior074
Otros establecimientos educativos075
Bolsas de productos076
Centrales de abastos077
Centros de convenciones078
Terminales de transporte079
Otros servicios ofrecidos por empresas080

4. Archivo de notas.

En cumplimiento de las normas sobre revelaciones establecidas en el Decreto 2649 de 1993, todos los emisores deberán transmitir, como complemento de la información financiera trimestral, un archivo texto de máximo 5000 caracteres en el que se informen y expliquen, en forma resumida pero completa, los siguientes aspectos:

• Procesos importantes de reorganización del emisor, tales como fusiones o escisiones, y la incidencia de los mismos respecto al número de acciones en circulación y el valor patrimonial de las mismas.

• Inversiones en sociedades realizadas durante el período, que representen más del 5% del valor total de los activos de la entidad emisora que presenta el reporte.

• Cambios en procedimientos o principios contables que se hayan realizado para la elaboración de los estados financieros del trimestre objeto del informe, con respecto a los utilizados en el mismo trimestre del año anterior, indicando su naturaleza y justificación, así como su efecto, actual o prospectivo sobre la información contable.

• Cambios significativos que se presenten en el monto de las cuentas incluidas en el informe con respecto a su valor al mismo trimestre del año inmediatamente anterior, o del porcentaje de participación de una cuenta dentro del valor total de su respectivo grupo.

• Partidas extraordinarias de cuantía significativa registradas en el trimestre, con indicación de su efecto en la determinación de las utilidades del período. Para tal fin se entiende por partidas extraordinarias las que se originen en actividades distintas a las comprendidas en el objeto social principal del emisor.

• Explicación o relación de hechos económicos o contables que afecten la contabilidad, procedimientos contables o cuentas.

• Relación de métodos o procedimientos que afecten partidas contables, como por ejemplo los métodos utilizados para la contabilización y para la valuación de los principales activos, indicando la periodicidad de su aplicación.

En caso de no presentarse ninguno de los anteriores aspectos, este archivo no debe transmitirse en blanco, sino que debe contener una constancia sobre la no existencia de hechos o situaciones que por su naturaleza ameriten revelación especial. La transmisión y retransmisión del archivo de notas se hará de conformidad con las instrucciones impartidas para el efecto por esta superintendencia.

5. Entidades receptoras de la información transmitida vía módem.

Los emisores de valores obligados transmitirán la información a la entidad que les corresponda según los criterios que se señalan a continuación:

5.1. Bolsas de valores. Si el emisor tiene títulos inscritos en la Bolsa de Bogotá o en la Bolsa de Medellín, deberá hacer la transmisión vía módem de la información financiera trimestral individual a aquella bolsa en que tenga inscritos sus títulos que quede geográficamente más cercana a su domicilio principal. Si tiene los títulos inscritos únicamente en la Bolsa de Occidente deberá transmitir a la entidad que la Superintendencia de Valores designe para el efecto.

Los estados financieros consolidados deberán transmitirse directamente a la Superintendencia de Valores.

5.2. Superintendencia de Valores. Los emisores con títulos inscritos únicamente en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, así como aquellos emisores que recientemente hayan adquirido tal calidad y realicen su primera transmisión vía módem, aun teniendo títulos inscritos en las bolsas de valores, deberán enviar la transmisión de sus estados financieros a la Superintendencia de Valores.

Adicionalmente, todos los emisores que tengan la calidad de matrices o controlantes, según lo establecido en los artículos 26 y 27 de la Ley 222 de 1995, deberán transmitir directamente a la Superintendencia de Valores sus estados financieros consolidados.

6. Código de transmisión.

Para cada transmisión que se efectúe vía módem y que no presente errores de comunicación, estructura de archivo, evidentes equivocaciones aritméticas o contables, el sistema le asignará un código de transmisión, CT, el cual identificará en forma única el archivo de datos recibido. Una vez la entidad transmita la información financiera y se le haya asignado el código de transmisión, CT, no será posible retransmitir, sin previa autorización de la División de Registro Nacional de Valores de la Superintendencia de Valores.

7. Recepción oficial de los informes trimestrales transmitidos.

Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de asignación del código de transmisión a que se hace referencia en el numeral anterior, las entidades deberán radicar en la Superintendencia de Valores o en la bolsa de valores que tenga asignada como receptora de la información trimestral, una certificación acerca de que la información transmitida en el corte correspondiente es fiel copia de la situación financiera de la empresa, según sus libros oficiales de contabilidad, a la misma fecha, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 289 del Código de Comercio y en el artículo 10 de la Ley 43 de 1990.

Dicha certificación, con la cual se registrará la recepción oficial de los informes trimestrales transmitidos, deberá estar suscrita por el representante legal, el contador público que elaboró los respectivos estados financieros y el revisor fiscal de la entidad emisora, indicando claramente el nombre completo, documento de identidad y número de tarjeta profesional de cada uno.

8. Horarios de transmisión.

La recepción de la información financiera trimestral vía módem se hará entre las 5 y las 24 horas del día, en los períodos establecidos para cada grupo, teniendo en cuenta que para el último día de dicho plazo, ésta se recepcionará únicamente hasta las 6:30 de la tarde.

9. Transmisión de prueba.

Las entidades que no estén sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Bancaria, e inscriban por primera vez sus títulos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, deberán solicitar a la División de Registro Nacional de Valores e Intermediarios de Superintendencia de Valores, con la suficiente antelación respecto a la fecha prevista para su primera transmisión vía módem según los plazos previstos en el numeral 2º del presente capítulo, una cita para efectos de recibir las instrucciones pertinentes, aclarar dudas y acordar la fecha para realizar la transmisión de prueba correspondiente.

10. Aspectos técnicos.

Para la realización de la transmisión deberán seguirse las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Valores en el documento “Definición del sistema de envío de información contable”, SV-EIC-03, así como en las adiciones y modificaciones que se realicen al mismo.

11. Teléfonos a través de los cuales puede hacerse la transmisión.

Superintendencia de Valores: PBX 4 27 04 11 de Santafé de Bogotá

Bolsa de Bogotá: 3 34 75 11 de Santafé de Bogotá Bolsa de Medellín: 3 81 81 16 de Medellín

12. Atención de consultas.

Las consultas relacionadas con aspectos de sistemas, tales como la conformación y estructura del archivo y problemas en la transmisión, serán absueltas por la división de sistemas y estadísticas de la Superintendencia de Valores, en el teléfono 4 27 04 58 y 4 27 04 80.

Las consultas sobre aspectos netamente contables, serán atendidas por la división de seguimiento de emisores, en el teléfono 4 27 06 91.

Las consultas sobre los formatos a utilizar, procedimiento a seguir para autorización de retransmisiones y cualquier otro aspecto relacionado con la transmisión de información financiera, serán absueltas por la división de Registro Nacional de Valores e Intermediarios, en el teléfono 4 27 06 80.

13. Procedimiento en caso que con posterioridad a la transmisión se detecten errores en la información.

Cuando por cualquier medio se detecte que la información transmitida adolece de errores aritméticos, contables o de cualquier otro tipo, tal hecho deberá ser comunicado en forma inmediata por el representante legal de la entidad emisora a la División de Registro Nacional de Valores e Intermediarios de la Superintendencia de Valores, indicando la naturaleza del error, su cuantía, causa y principales cambios que origina en los estados financieros presentados anteriormente por el emisor. Con base en la anterior información la Superintendencia de Valores determinará si se hace necesaria o no la retransmisión de la información, debidamente corregida.

14. Suministro de la información financiera a través de medio impreso.

La información financiera que se transmite trimestralmente vía módem no deberá ser enviada por escrito a la Superintendencia de Valores ni a las bolsas en que se encuentren inscritos los títulos del respectivo emisor, excepto cuando se trate de los estados financieros de fin de ejercicio, respecto a los cuales, además de lo dispuesto en la presente circular, debe darse cumplimiento a lo establecido en el artículo 1.1.3.2, numeral 2º, de la Resolución 400 de 1995.

15. Calidades que debe reunir la información transmitida vía módem.

La información financiera que se transmita vía módem a la Superintendencia de Valores o a las bolsas de conformidad con lo previsto en la presente circular, debe cumplir con todas las normas que en materia contable establecen los decretos 2649 de 1993, 2650 de 1993, los decretos que los adicionen, modifiquen o sustituyan, y las normas que en la materia respectiva imparta la Superintendencia de Valores, incluidas las contenidas en la presente circular. Así mismo, dicha información deberá coincidir con la que figure a la fecha respectiva en los libros oficiales de contabilidad de la entidad y la que se presente a consideración de la asamblea de accionistas o del máximo órgano social de la entidad.

De conformidad con lo establecido en el numeral 4º del artículo 4º del Decreto 2115 de 1992, con el fin de confirmar la calidad, suficiencia y oportunidad de la información suministrada, la Superintendencia de Valores podrá decretar y practicar visitas, en las cuales podrá examinar todos los libros y papeles de las entidades emisoras, los cuales deberán ser colocados a su disposición.

16. Emisores sometidos a inspección y vigilancia de la Superintendencia Bancaria.

Las entidades emisoras de títulos inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, que se encuentren sometidas a inspección y vigilancia de la Superintendencia Bancaria, no deberán transmitir ni a la Superintendencia de Valores ni a las bolsas sus estados financieros básicos, toda vez que esta superintendencia tomará directamente tal información de la base única general reportada por las diferentes entidades a la Superintendencia Bancaria.

No obstante lo anterior, las modificaciones a tales estados financieros que se realicen con posterioridad y revistan materialidad, deberán ser informadas inmediatamente como información eventual por el representante legal de la entidad emisora a la División de Registro Nacional de Valores e Intermediarios de la Superintendencia de Valores, indicando la naturaleza del ajuste, su cuantía, causa y principales cambios que origina en los estados financieros presentados anteriormente por el emisor. Con base en la anterior información la Superintendencia de Valores determinará si se hace necesario o no solicitar la retransmisión de la información, debidamente corregida.

Igualmente el emisor deberá informar a la Superintendencia de Valores inmediatamente cualquier prórroga que haya recibido por parte de la Superintendencia Bancaria para efectos de la transmisión de su información financiera.

Adicionalmente a los estados financieros, las entidades financieras deberán suministrar a la Superintendencia de Valores la información suplementaria que esta considere necesaria para garantizar la transparencia del mercado, en la forma y oportunidad que la entidad establezca para tal fin.

17. Verificación de la información por parte de la entidad emisora.

Para efectos de garantizar la calidad de la información recibida vía módem por la Superintendencia y las bolsas de valores, se solicita a los representantes legales de las entidades emisoras verificar la exactitud de la misma, consultando el reporte generado en la página de internet de la Superintendencia de Valores (www.supervalores.gov.co), módulo de emisores de valores, según el sector económico al que pertenezca la entidad, e informar a la división de Registro Nacional de Valores e Intermediarios, teléfono 4 27 06 80 de Santafé de Bogotá, cualquier deficiencia o inexactitud.

TÍTULO II

De los elementos de los estados financieros

CAPÍTULO I

Del activo

1. Inversiones

1.1. Definición. Se denomina inversión todo recurso propio de un ente económico que se encuentre representado en títulos valores u otros documentos de naturaleza similar, emitidos por otro ente económico.

1.2. Clases. Para los efectos propios de esta circular externa, las inversiones efectuadas por los emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores se clasifican con sujeción a cinco factores: a) Permanencia en poder del mismo inversionista; b) Rentas asociadas a cada título o documento en particular en que se hallare representada la inversión; c) Ejercicio del control por parte del inversionista sobre el ente emisor del título o documento; d) Causa de la inversión, y e) Derecho incorporado en el título o documento.

(Nota: Modificado por la Circular 11 de 1998 numeral 3º de la Superintendencia de Valores).

1.2.1. De acuerdo con la permanencia de la inversión en poder del mismo inversionista, éstas son temporales o permanentes. Son inversiones temporales aquellas que se hallen representadas en títulos o documentos de fácil enajenación sobre los que el inversionista tiene el serio propósito de realizar el derecho económico que incorporen con un tercero ajeno al grupo empresarial o con el que no mantenga vínculo de subordinación, ni como matriz o controlante ni como subordinado, en un lapso no superior a un año calendario, o con plazo de maduración o redención igual o inferior a un año calendario, en uno y otro casos, contado a partir de la fecha de corte del balance general en que se revelen.

Son inversiones permanentes aquellas respecto de las cuales el inversionista no tiene el propósito serio de realizar el derecho económico que incorporan en un lapso igual o inferior a un año calendario, o con plazo de maduración o redención superior a un año calendario, en uno y otro casos, contado a partir de la fecha de corte del balance general en que se revelen.

En todo caso, no podrá aparecer como temporal una inversión en los estados financieros durante más de un año calendario. Toda inversión revelada como temporal, que durante el año calendario siguiente a la fecha de corte del estado financiero en el que por primera vez se haya clasificado como tal y sobre la cual no se haya realizado el derecho incorporado conforme a lo establecido anteriormente, se debe revelar como inversión permanente y en notas a los estados financieros, dar a conocer los actos o hechos que impidieron realizar dicha inversión.

Para los efectos propios de esta circular externa, se entiende por propósito serio de realización la intensión positiva e inequívoca de transferir a un tercero o redimir el título o documento, de tal manera que los derechos en él incorporados se entiendan agotados de manera definitiva en cabeza del tradente.

(Nota: Modificado por la Circular 11 de 1998 numeral 3º de la Superintendencia de Valores).

1.2.2. Teniendo en cuenta la modalidad de las rentas asociadas a las inversiones, éstas son de renta fija, de renta variable o de renta mixta. Son inversiones de renta fija los títulos o documentos que mantengan asociado un rendimiento fijo, ya sea que se encuentre expresado de manera relativa o absoluta, que permita determinar al inversionista el valor del mismo, independientemente de la denominación que reciba.

Son inversiones de renta variable los títulos o documentos que mantengan asociado un rendimiento cuyo monto o cuantía dependa de la cotización del factor que se utilice para su determinación, independientemente de la denominación que reciba.

Son inversiones de renta mixta los títulos o documentos que mantengan asociado un rendimiento compuesto por una parte fija y otra variable, según lo expresado anteriormente, independientemente de la denominación que éste reciba.

(Nota: Modificado por la Circular 11 de 1998 numeral 3º de la Superintendencia de Valores).

1.2.3. En relación con el ejercicio del control por parte del inversionista sobre el ente emisor del título o documento, las inversiones son de controlantes o de no controlantes.

Son inversiones de controlantes aquellas mantenidas por un inversionista que, con sujeción a lo establecido por los artículos 260 y 261 del Código de Comercio, modificados por los artículos 26 y 27 de la Ley 222 de 1995, y por las demás normas que lo reglamenten, modifiquen, complementen o sustituyan, tenga la calidad de matriz o controlante respecto del ente emisor del título o documento en que se halle representada la inversión, sea que tal calidad se origine o no con motivo de la inversión efectuada.

Son inversiones de no controlantes aquellas mantenidas por un inversionista en un ente económico respecto del cual no detente la calidad de matriz o controlante, por no cumplir con ninguno de los presupuestos establecidos en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio, modificados por los artículo 26 y 27 de la Ley 222 de 1995, y por las demás normas que lo reglamenten, modifiquen, complementen o sustituyan.

(Nota: Modificado por la Circular 11 de 1998 numeral 3º de la Superintendencia de Valores).

1.2.4. Con fundamento en la causa o razón que motive la inversión, éstas son voluntarias o forzosas. Son inversiones voluntarias aquellas que se efectúen por mera liberalidad o voluntad del inversionista.

Son inversiones forzosas aquellas que el inversionista efectúe en cumplimiento de un deber legal o contractual.

(Nota: Modificado por la Circular 11 de 1998 numeral 3º de la Superintendencia de Valores).

1.2.5. En atención al derecho que incorpore el título o documento en que se halle representada la inversión, éstas son participativas y no participativas. Son inversiones participativas, aquellas cuyos títulos que las amparan representen participación en el capital del ente económico que las emite. En caso contrario, la inversión deberá clasificarse como no participativa.

Las categorías establecidas según la clasificación anterior no son excluyentes entre sí y, por lo tanto, una inversión puede reunir varias de las calidades anteriormente enunciadas, que no sean contrarias por su naturaleza.

(Nota: Modificado por la Circular 11 de 1998 numeral 3º de la Superintendencia de Valores).

1.3. Contabilización

La contabilización de las inversiones se efectúa teniendo en cuenta la clase de inversión de que se trate, según los numerales 1.2.4 y 1.2.5 del numeral anterior.

Así las cosas, las inversiones participativas de controlantes se contabilizan por el método de participación patrimonial, según lo establecido en la Circular Externa 13 de 1996 de la Superintendencia de Valores, expedida de forma conjunta con la Superintendencia de Sociedades, y las demás que la sustituyan, modifiquen, adicionen o complementen. La contabilización de las inversiones por el método de participación patrimonial, implica su valuación al valor intrínseco.

Si al momento de efectuar la inversión participativa de controlantes, se paga un valor adicional sobre el valor en libros, la diferencia se debe tratar conforme a lo establecido en la Circular Externa 7 de 1997 de la Superintendencia de Valores, expedida de forma conjunta con la Superintendencia de Sociedades, y las demás que la sustituyan, modifiquen, adicionen o complementen, en concordancia con lo establecido en el numeral 5º del capítulo IV del título primero de la presente circular externa.

Las inversiones no participativas de controlantes y, en general, las inversiones de no controlantes se contabilizan al costo, reexpresado con sujeción al procedimiento establecido por el sistema integral de ajustes por inflación, aplicado con periodicidad mensual.

Los títulos representativos de moneda extranjera se contabilizan al costo, convertido a pesos de acuerdo con el tipo de cambio de la fecha en que se efectúe la inversión. Dicho costo se actualiza al tipo de cambio de cierre de cada mes, durante el tiempo en que se mantenga la inversión. Al final del período de maduración del título o en la fecha de negociación de éste, se debe actualizar al tipo de cambio vigente en la misma.

Para todos los efectos, se entiende por tipo de cambio vigente la tasa representativa del mercado, publicada por la Superintendencia Bancaria, correspondiente a la fecha de cada negociación o evento.

En todo caso, las inversiones que representen derechos a redimir o realizar en pesos, independientemente de la moneda en que se haya adelantado la negociación inicial de adquisición, se deben mantener en pesos colombianos.

1.4. Realización contable. Los ingresos provenientes de las inversiones, sea que se trate de los financieros asociados a cada título o documento o de utilidades originadas en su enajenación, se entienden realizados, y por tanto son objeto de reconocimiento contable:

a) Desde el momento en que han sido decretados por el emisor;

b) Cuando se perfeccione el negocio jurídico celebrado para la enajenación de la inversión, y

c) Cuando el emisor del título o documento elabore y difunda sus estados financieros de fin de ejercicio o extraordinarios. También sirven para este propósito los estados financieros de los emisores de valores que se envíen a las bolsas de valores o a la Superintendencia de Valores.

Las causales a) y b) determinan la obligación de contabilizar el ingreso en el mes en que se produzca el hecho. La causal c) origina la obligación de registro del ingreso, en concordancia con lo establecido para la periodicidad de la valuación de inversiones. Los gastos que se originen con motivo de la valuación de las inversiones, se entienden realizados desde la fecha en que se deba valuar la inversión, sin perjuicio de su reversión durante el ejercicio contable en que se causen, con motivo de recuperaciones en su valor durante el mismo lapso.

En el caso de reorganizaciones empresariales que impliquen cambio y/o entrega de nuevos títulos participativos, tales como las fusiones y escisiones, se entiende como fecha de realización contable para efectos de los registros, que se reducen al reconocimiento en los libros auxiliares del nuevo ente emisor, la fecha de inscripción en el registro mercantil de la escritura pública contentiva de la respectiva reforma estatutaria. En tal sentido, se entiende tales procesos en sí mismos no generan un registro contable que altere el valor de la inversión.

Los dividendos en acciones no son objeto de reconocimiento contable como ingreso, habida cuenta que al momento de valuar la inversión participativa que los origina, los resultados del ente emisor quedan incluidos en el costo de la misma, cualquiera sea el factor que se utilice como valor de realización, esto es, promedio de cotización en bolsa de valores o valor intrínseco, conforme se indica en el numeral 1.5.1 del presente capítulo. Consecuentemente, sólo los dividendos recibidos en efectivos ameritan registro contable por parte del inversionista, pues los mismos constituyen una disminución patrimonial en el ente emisor del título y, por lo tanto, un menor valor en la participación del inversionista.

De igual manera, la capitalización de partidas patrimoniales no origina variaciones patrimoniales y, por lo tanto, no son objeto de registro contable que modifique el valor de la inversión participativa en los estados financieros del inversionista.

1.5. Valuación. La valuación de las inversiones efectuadas por los emisores de valores sometidos a control exclusivo de la Superintendencia de Valores, se cumple teniendo en cuenta la naturaleza de la inversión según la clase de que se trate, de acuerdo con la clasificación del numeral 1.2 del presente capítulo, de manera individual y con sujeción a lo siguiente:

1.5.1. Métodos. Las inversiones no participativas de renta fija de controlantes y de no controlantes se valúan al costo, reexpresado como consecuencia de la inflación, cuando sea el caso.

Para los efectos del presente numeral, el término controlante se emplea de manera genérica para designar entes que tengan la calidad de matrices o controlantes de otras sociedades.

Las inversiones participativas de renta variable de no controlantes se valúan a su valor de realización, el cual equivale al promedio de cotización representativa en las bolsas de valores del mes de corte del balance general que las revele y, a falta de éste, al valor intrínseco calculado a la fecha de corte del balance general que las revele.

Las inversiones participativas de renta variable de controlantes se valúan al valor intrínseco.

(Nota: Modificado por la Circular 11 de 1998 numeral 4º de la Superintendencia de Valores).

1.5.2. Periodicidad. Toda inversión se debe valuar cuando ocurra cualquiera de los siguientes eventos:

a) Al cierre de cada ejercicio contable o del mes que se esté tomando como base para la preparación de estados financieros extraordinarios, y

b) A la fecha de corte de los estados financieros que se remitan a las bolsas de valores o a la Superintendencia de Valores en cumplimiento del deber de mantener actualizado el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, sean éstos intermedios o de cierre de ejercicio. Si por alguna circunstancia ajena a su voluntad el ente inversionista no cuenta con la información necesaria para la valuación de cualquiera de sus inversiones, debe presentarla por su último costo ajustado por inflación, de ser el caso, y proceder a revelar en notas a los estados financieros tal hecho, identificando claramente la inversión de que se trate, según lo establecido en los literales a) y g) del numeral 1.8 del presente capítulo.

1.5.3. Provisión. En aquellos casos en los que el valor de la inversión, contabilizado de acuerdo con la naturaleza de la misma, sea mayor al que corresponda según el método de valuación a utilizar, el inversionista debe ajustar el costo de cada inversión mediante provisiones para protección de inversiones que afectan sus resultados.

No obstante, antes de proceder al reconocimiento de las provisiones, se debe agotar el valor de las valorizaciones que figuren a la fecha de corte del estado financiero en que se vayan a valuar las inversiones.

(Nota: Modificado por la Circular 11 de 1998 numeral 5º de la Superintendencia de Valores).

1.5.4. Periodicidad. El registro de las provisiones a que halla lugar, se efectúa en la misma época en que se valúe cada inversión.

1.6. Valorización 

En aquellos casos en los que el valor de la inversión, contabilizado de acuerdo con la naturaleza de la misma, sea menor al que corresponda según el método de valuación a utilizar, el inversionista deberá ajustar el costo de su inversión mediante valorizaciones que afectarán directamente su patrimonio. 

No obstante, antes de proceder al reconocimiento de las valorizaciones, se deberá reversar el valor del gasto originado en el reconocimiento de la provisión para protección de inversiones, siempre y cuando los cambios experimentados se hayan producido durante el mismo ejercicio contable. En caso de que tales cambios correspondan a ejercicios anteriores, se debe reconocer, hasta el monto en que se afectó el estado de resultados, la recuperación de gastos, en cuenta aparte con sujeción a lo establecido en el Plan Único de Cuentas para comerciantes. 

1.6.1. Periodicidad. El registro de las valorizaciones a que halla lugar, se debe efectuar en la misma época en que se valúe cada inversión. 

1.7. Presentación en los estados financieros 

La presentación de las inversiones en el balance general se debe efectuar con sujeción a su naturaleza de temporales o permanentes, de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.2 del presente capítulo. 

En consecuencia, aquellas inversiones cuya enajenación o realización por cumplimiento del plazo o período de maduración se efectúe en el año inmediatamente siguiente al de la fecha de corte del balance general en que se revelen, se deben presentar como parte del activo corriente. En caso contrario, la inversión se debe presentar como parte del activo no corriente. 

1.8. Revelaciones asociadas 

Debe revelarse a través de notas a los estados financieros, como mínimo lo siguiente: 

a) Las inversiones agrupadas de acuerdo con la clase a la que corresponda cada una, presentando en forma discriminada, para el caso de las inversiones en acciones, la siguiente información: 

— Nombre o razón social y actividad económica del ente emisor. 

— Número y clase de acciones poseídas. 

— Porcentaje de participación que representan las acciones poseídas con respecto al total del capital suscrito del respectivo ente emisor; 

b) El método de contabilización y el método de valuación utilizado para cada clase de inversión; 

c) Restricciones o gravámenes, para cada inversión, indicando la obligación que garantizan y el valor de la misma; 

d) Utilidades causadas durante el ejercicio, para cada inversión; 

e) La reclasificación o traslado de las inversiones, para efectos de su presentación en el balance general, de permanentes a temporales, o viceversa, con indicación de los motivos o razones que fundamenten tal hecho; 

f) Monto de la inversiones a redimir durante los siguientes cinco (5) años calendario o condiciones de conversión, según sea el caso, y 

g) Las inversiones valuadas con fundamento en los estados financieros del ente emisor del título o documento, indicando la fecha de tales informes, para el caso en que los mismos no correspondan a la fecha de corte del ente inversionista, enunciando las razones que justifiquen la diferencia entre las fechas de los estados financieros del emisor y el inversionista. 

2. Cuentas y documentos por cobrar 

2.1. Definición. Se denominan cuentas y documentos por cobrar los recursos controlados por un ente económico, que le otorgan al titular o tenedor legítimo la facultad de reclamar a un tercero la satisfacción del derecho que incorporan, sea en dinero, bienes o servicios, según lo acordado entre las partes, como consecuencia de un negocio jurídico con modalidad de pago a crédito. 

En tal sentido, un ente económico sólo pueden incluir en su contabilidad y revelar en sus estados financieros cuentas y documentos por cobrar a su nombre, sea que originalmente así se hayan constituido o que en virtud de un negocio jurídico posterior a la creación de la cuenta o documento por cobrar respectiva, el beneficiario original o su tenedor legítimo anterior le haya subrogado el derecho que éstas incorporan. 

2.2. Clases. Para los efectos propios de esta circular externa, las cuentas por cobrar se clasifican en atención a tres criterios: a) Relación con el objeto social del acreedor; b) Naturaleza de la relación o vínculo con el deudor, y c) Concepto de la cuenta o documento por cobrar. 

a) En atención al objeto social del acreedor, las cuentas por cobrar pueden ser comerciales y no comerciales. 

Son cuentas por cobrar comerciales, aquellas que se originen con ocasión de las actividades propias del objeto social. 

Son cuentas por cobrar no comerciales aquellas que se originen con ocasión de actividades distintas del objeto social o de la novación de cuentas por cobrar comerciales. 

La clasificación de las cuentas por cobrar en comerciales y no comerciales debe ser utilizada para efectos de la revelación de las mismas en el balance general; 

b) Con relación a la naturaleza de la relación o vínculo con el deudor, las cuentas por cobrar se clasifican con sujeción a lo establecido en el Plan Único de Cuentas para comerciantes, y c) En atención al concepto de la cuenta o documento por cobrar, éstas se clasifican con sujeción a lo establecido en el Plan Único de Cuentas para comerciantes, en aquellos casos en los cuales el hecho económico no requiera ser reconocido bajo el factor anterior. 

2.3. Contabilización. Las cuentas y documentos por cobrar se contabilizan bajo el método del costo, el cual, cuando sea del caso, se ajusta de acuerdo con la unidad de medida o moneda funcional pactada para su pago. 

2.4. Valuación. Los emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores deben efectuar la valuación de los documentos y cuentas por cobrar según la clase de que se trate, de manera individual y con sujeción a lo siguiente: 

2.4.1. Métodos. Las cuentas y documentos por cobrar se valúan al costo, ajustado, cuando sea el caso, al tipo de cambio o valor de cotización de la moneda funcional o unidad de medida pactada para su cobro. 

En el evento en que el derecho incorporado al documento represente pagos en cuotas periódicas, el método de valuación aplicable es el valor presente. 

2.4.2. Periodicidad. Todo documento o cuenta por cobrar se debe valuar, en cualquiera de los siguientes eventos: 

a) Al cierre de cada ejercicio contable; 

b) Al mes que se esté tomando como base para la preparación de estados financieros extraordinarios, y 

c) A la fecha de corte de los estados financieros que se remitan a las bolsas de valores o a la Superintendencia de Valores en cumplimiento del deber de mantener actualizado el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, sean éstos intermedios o de cierre de ejercicio. 

2.5. Provisión. 

La valuación de las cuentas y documentos por cobrar comporta el análisis de la recuperabilidad de los recursos que representen, según la clase de que se trate, de manera individual y con sujeción a lo siguiente: 

2.5.1. Métodos. Para efectos de la procedencia del registro de provisiones sobre cuentas y documentos por cobrar, el ente económico debe tener en cuenta el plazo o término que de acuerdo con sus propias políticas de crédito ha otorgado al tercero deudor, que en todo caso deben estar previamente establecidas en los manuales internos del ente económico. 

Vencido el plazo para la exigibilidad del derecho incorporado o representado en el título o documento sin obtener su satisfacción o cumplimiento por parte del tercero, procede la evaluación de su recuperabilidad, a efectos de determinar la necesidad de la provisión y su monto. 

2.5.2. Criterios. Dentro de los factores que determinan el reconocimiento de la provisión se debe incluir la eficacia jurídica del título o documento, de acuerdo con las formalidades que para el efecto determine la ley en cada caso; los avales o garantías a favor del ente económico que, adicionales al título o documento mismo, minimicen el nivel de riesgo de pérdida; el resultado esperado de las actividades judiciales y extrajudiciales adelantadas para su cobro, según el criterio de un profesional en la materia, y el tiempo transcurrido desde la fecha en que se haya hecho exigible el derecho incorporado o representado en el título o documento y la de evaluación de la recuperabilidad. 

2.5.3. Monto de las provisiones. Todo documento o cuenta por cobrar cuya recuperación constituya una pérdida probable, se debe provisionar en su totalidad o, cuando menos, en la parte que de acuerdo con los análisis efectuados constituya una contingencia probable de pérdida. 

Sólo procede el castigo del valor de las cuentas o documentos por cobrar contra la provisión, siempre y cuando se tenga la certeza jurídica o material de la pérdida total o parcial del derecho incorporado o representado. 

2.5.4. Periodicidad. El registro contable de las provisiones necesarias, como resultado del análisis de la recuperabilidad de todo documento o cuenta por cobrar, se debe efectuar en cualquiera de los siguientes eventos: 

a) Al cierre de cada ejercicio contable; 

b) Al mes que se esté tomando como base para la preparación de estados financieros extraordinarios, y 

c) A la fecha de corte de los estados financieros que se remitan a las bolsas de valores o a la Superintendencia de Valores en cumplimiento del deber de mantener actualizado el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, sean éstos intermedios o de cierre de ejercicio. 

2.6. Dinámica de las cuentas. 

Los documentos o cuentas por cobrar que requieran provisión, se deben reclasificar a la cuenta del Plan Único de Cuentas para comerciantes que agrupe las cuentas de difícil cobro. 

De igual manera, el valor de las provisiones se debe registrar en la cuenta de provisiones correspondiente, con indicación de la clase de cuenta que se provisiona. 

2.7. Presentación en los estados financieros. 

La presentación de los documentos y cuentas por cobrar en el balance general se debe efectuar con sujeción al plazo o término pactado para su realización o recuperación. 

En consecuencia, todo documento o cuenta por cobrar cuya realización o recuperación por cumplimiento del plazo para su pago se efectúe en el año inmediatamente siguiente al de la fecha de corte del balance general en que se revelen, se deben presentar como parte del activo corriente. En caso contrario, su valor se debe presentar como parte del activo no corriente. 

2.8. Revelaciones asociadas. 

Debe revelarse a través de notas a los estados financieros, como mínimo, lo siguiente: 

a) El valor y concepto de las cuentas de difícil cobro y su provisión; 

b) El valor castigado de las cuentas de difícil cobro, contra su provisión, durante el ejercicio; 

c) El valor provisionado durante el ejercicio contable; 

d) El valor de aquellas cuentas y documentos por cobrar que presenten un año o más de edad, contado a partir de su fecha de expedición, con indicación de la operación que le dio origen y la fecha estimada o pactada de recuperación; 

e) El monto corriente y no corriente, revelando, para cada caso, su valor en la moneda pactada para el pago, junto con su conversión a pesos, de ser el caso; 

f) Para las cuentas y documentos por cobrar a largo plazo, el valor recuperable en cada uno de los cinco (5) años calendario siguientes a la fecha de corte del estado financiero en que se presenten, indicando la tasa de interés que les sea aplicable; 

g) Restricciones o gravámenes, indicando la obligación que garantizan y el valor de la misma, y 

h) La reclasificación o traslado de las cuentas y documentos por cobrar, para efectos de su presentación en el balance general, de no corriente a corriente, o viceversa, con indicación de los motivos o razones que fundamenten tal hecho. 

3. Propiedades, planta y equipo 

3.1. Definición. 

Se denominan propiedades, planta y equipo todo recurso tangible controlado por un ente económico; obtenido, construido o en proceso de construcción; empleado dentro del giro ordinario de sus actividades para la producción de otros bienes o para la prestación de servicios destinados para el consumo propio o el de terceros; y cuya contribución en la generación de ingresos excede de un año calendario. 

3.2. Clases. 

Para los efectos propios de esta circular externa las propiedades, planta y equipo se clasifican en atención a dos criterios: a) Titularidad del dominio o propiedad sobre el bien, y b) Naturaleza del bien. 

a) En atención a la titularidad del derecho de dominio o propiedad sobre el bien objeto de control, las propiedades, planta y equipo se dividen en bienes de plena propiedad y bienes de propiedad condicional. 

Son bienes de plena propiedad aquellos sobre los cuales el ente económico detenta el derecho de dominio sin condición u opción alguna que dependa de forma exclusiva del tercero en favor de quien se otorga. 

Son bienes de propiedad condicional aquellos sobre los cuales el ente económico ejerce dominio, sometido a condición u opción a favor de un tercero, de tal manera que si éste ejerce el derecho, indefectiblemente el ente económico debe transferir el dominio del bien, y 

b) Con respecto a la naturaleza del bien, las propiedades, planta y equipo se clasifican de acuerdo con el Plan Único de Cuentas para comerciantes. 

3.3. Contabilización. 

Las propiedades, planta y equipo se contabilizan bajo el método del costo, reexpresado de acuerdo con la dinámica establecida por el sistema integral de ajustes por inflación. 

El costo de las propiedades, planta y equipo incluye el valor de todos los conceptos necesarios para su puesta en marcha o funcionamiento. Por tal razón, una vez el bien pueda potencialmente ser usado, cesa el reconocimiento como mayor costo del bien, del valor de los conceptos causados o erogados con posterioridad a tal fecha, distintos de su propia reexpresión por inflación o de las adiciones al mismo. 

En tal sentido, gastos ocasionados con motivo de la adquisición, montaje o construcción del bien tangible tales como ingeniería, supervisión, impuestos, intereses y corrección monetaria, por los emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores, son susceptibles de constituir parte del costo del mismo sólo hasta que el bien se encuentre en condiciones de utilización. Desde la fecha en la cual el bien pueda ser utilizado, tales conceptos conforman parte de los gastos del ejercicio en que se causen o desembolsen, lo que sea primero. 

Por tal razón, si la adquisición, montaje o construcción del bien se adelanta, total o parcialmente, con créditos u obligaciones que impliquen intereses, diferencia en cambio, corrección monetaria o cualquier otro tipo de rendimiento generado por el crédito o la obligación, tales montos constituyen gasto y no costo, a partir de la fecha de terminación de la adquisición, construcción o montaje y, en todo caso, a partir de la fecha en que tal bien sea susceptible de utilización, independientemente de su uso real o material. 

3.4. Valuación. 

La valuación de las propiedades, planta y equipo por los emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores, se efectúa en atención a la naturaleza del bien, con sujeción a lo siguiente: 

3.4.1. Métodos. La propiedad, planta y equipo de propiedad condicional se valúa al costo, reexpresado por inflación. 

La propiedad, planta y equipo de plena propiedad se valúa al valor de realización. 

3.4.2. Criterios. Para efectos de la valuación al valor de realización, éste se determina con sujeción a los estudios a que hace referencia el capítulo IV del título primero de la presente circular externa. 

3.4.3. Periodicidad. a) Por regla general, la propiedad, planta y equipo se valúa por el método que corresponda según el numeral anterior, con una periodicidad máxima de tres años calendario, salvo los casos señalados en los literales b) y c) siguientes. Durante el lapso que transcurra entre un avalúo y otro, para efectos de revelación en los estados financieros que se deban elaborar y presentar, sean éstos intermedios o de fin de ejercicio, el valor de realización más reciente de las propiedades, planta y equipo de plena propiedad, determinado conforme a los estudios a que hace referencia el capítulo IV del título primero de la presente circular externa, se debe presentar ajustado por inflación;

b) No obstante lo anterior, si se llegaren a presentar hechos o acontecimientos, naturales o provocados, que influyan de manera material en el valor de realización de las propiedades, planta y equipo, se debe proceder de forma inmediata a efectuar un avalúo que involucre tal hecho, conforme a lo establecido en el capítulo IV del título primero de la presente circular externa, y

c) Para efectos de los avalúos que se presenten dentro de los trámites de fusiones, escisiones y/o aprobación de aportes en especie, por regla general los avalúos no pueden tener un período de antelación superior a un año calendario, con respecto a la fecha en que el máximo órgano social apruebe la decisión del caso.

Sin embargo, se podrán considerar avalúos con períodos de elaboración anteriores al establecido, ajustados por inflación conforme al literal a) del presente numeral, con autorización previa de la Superintendencia de Valores, siempre y cuando se den las condiciones que se señalan a continuación:

— Se demuestre que no han ocurrido hechos o eventos que alteren de forma material el valor de realización de tales bienes, ajustado por inflación, y en consecuencia, la base para la determinación de la relación de intercambio, si a ella hubiere lugar, no sufre alteraciones significativas, de lo cual deberá dejarse constancia en un documento firmado por el representante legal de la entidad emisora, su revisor fiscal y el representante legal de la entidad que realizó el avalúo que se actualiza.

— Los máximos órganos sociales de todas las sociedades partícipes en los procesos que se estén adelantando aprueben el valor actualizado del avalúo y se les haya comunicado expresamente la fecha de su realización.

— Se acredite ante la Superintendencia de Valores que existen razones de tipo económico, administrativo u operativa que imposibiliten la realización de un avalúo nuevo.

(Nota: Véase Circular Externa 54 de 2008 de la Superintendencia Financiera)

3.4.4. Provisión. En aquellos casos en que el valor de la propiedad, planta y equipo, determinado conforme a los métodos que le son propios, sea inferior al costo contable del mismo, este último se ajusta mediante provisiones, que afectan los resultados del ente económico que controla el bien tangible.

Sólo se reconocen provisiones una vez agotado el monto de las valorizaciones, si las hay.

El monto de la provisión es la diferencia entre el valor del bien y su costo contable neto de depreciación.

3.4.5. Periodicidad. El reconocimiento contable de la provisión se efectúa en la misma periodicidad de la valuación de las propiedades, planta y equipo.

3.5. Valorización.

En aquellos casos en que el valor de la propiedad, planta y equipo, determinado conforme a los métodos que le son propios, sea superior al costo contable del mismo, este último se ajusta mediante valorizaciones, que afectan directamente el patrimonio del ente económico que control el bien tangible.

El monto de la valorización es la diferencia entre el valor del bien y su costo contable neto de depreciación.

3.6. Periodicidad.

El reconocimiento contable de la valorización se efectúa en la misma periodicidad de la valuación de las propiedades, planta y equipo.

3.7. Asociación.

Para efectos de la determinación del método de depreciación a emplear en el reconocimiento de la contribución de la propiedad, planta y equipo a la generación de ingresos en el ente económico controlante del recurso tangible, se procede con sujeción a lo siguiente:

3.7.1. Métodos. El método a utilizar es aquel que guarde mejor relación entre los ingresos de cada período y la utilización del activo, de tal manera que se cumpla a cabalidad el principio de asociación.

Así las cosas, el reconocimiento de la depreciación se efectúa de manera sistemática, de tal manera que los resultados de cada período se afecten de manera racional por este concepto.

3.7.2. Criterios. Dentro de los factores que motiven la determinación del método a utilizar se tienen en cuenta:

a) Las especificaciones del fabricante del bien objeto de depreciación, respecto del estimado de producción o servicio del bien, sea este estimado en unidades o en períodos de tiempo;

b) El deterioro del bien por razones del uso natural que de él se haga, así como por la acción de factores naturales o del medio ambiente que incidan en la duración del mismo;

c) La necesidad de reemplazo por efectos de obsolescencia tecnológica, siempre y cuando ésta sea un factor determinante dentro del proceso productivo;

d) Las incidencias del mantenimiento preventivo y correctivo del bien, sus implicaciones en las calidades del mismo y sus consecuencias directas en el servicio o uso que éste preste, y

e) El valor residual de cada bien, fijado de acuerdo con la materialidad del mismo.

3.7.3. Periodicidad. El cargo a resultados por concepto de depreciación se efectúa con periodicidad mensual. En caso de suspenderse temporalmente la generación de un ingreso atribuible a un activo en particular, el cargo se suspende durante el mismo lapso. Una vez cese la situación o hecho que motive tal suspensión, se reanuda el reconocimiento periódico de los cargos por depreciación, previa evaluación de la tasa empleada para su determinación, a efectos de verificar si existe cambio o modificación de alguno de los factores que incida en la magnitud de la misma.

3.8. Clasificación contable.

Con sujeción a lo establecido en el Plan Único de Cuentas para comerciantes, la depreciación de la propiedad, planta y equipo se clasifica teniendo en cuenta la clase de cada activo, según la naturaleza de los mismos.

3.9. Presentación en los estados financieros.

El costo y la depreciación acumulada de las propiedades, planta y equipo forman parte del activo no corriente, dentro del rubro denominado activos fijos.

Se presentan desagrados en propiedad, planta y equipo bajo propiedad plena y bajo propiedad condicionada, revelando de forma independiente el costo ajustado de los activos y la depreciación acumulada de los mismos.

3.10. Revelaciones asociadas.

Como mínimo se debe revelar, a través de notas a los estados financieros:

a) Para los bienes de propiedad condicional, el negocio jurídico en virtud del cual se haya condicionada la misma, con indicación de la fecha pactada o estimada en que el tercero ejercerá la condición u opción a su favor. Para este último efecto, se debe revelar por cada clase de activos, el valor total a transferir en los cinco (5) años calendario siguientes a la fecha de corte del balance general en que se presenten los bienes de propiedad condicional;

b) Las obligaciones, propias o de terceros, que estén garantizadas con esta clase de activos, indicando el valor del activo y el monto de la obligación que garantiza;

c) La vida útil empleada para efectos de la depreciación de cada clase de bien, junto con el valor residual estimado, revelado en valores absolutos o relativos;

d) El método de valuación empleado, para cada clase de activos, con indicación de la periodicidad con que se adelantan los avalúos técnicos y la fecha del último avalúo efectuado;

e) Un cuadro comparativo, clasificado por clase de activos, que presente el costo ajustado de los mismos, su depreciación acumulada, el valor de realización y las valorizaciones y/o desvalorizaciones a que haya lugar, y

f) Restricciones o gravámenes para cada clase de propiedad, planta y equipo, indicando la obligación que garantizan y el valor de la misma.

CAPÍTULO II

Del pasivo

1. Pasivos estimados y provisiones.

1.1. Definición.

Son pasivos estimados todas las obligaciones presentes a cargo de un ente económico, cuyo monto definitivo depende de un hecho futuro pero cierto, y que en atención a los principios de realización, prudencia y causación requieren de reconocimiento contable a través de provisiones.

1.2. Contabilización.

El reconocimiento contable de los pasivos estimados se efectúa durante el período en que éstos se realizan, afectando los activos y/o resultados del ente económico, según sea el caso.

1.3. Realización contable.

Se entiende realizado un pasivo y hay lugar al cálculo y reconocimiento contable de su monto estimado, cuando quiera que como resultado de un hecho económico se genera una obligación de hacer o dar a cargo del ente económico, pero que por razones temporales no se conoce con certeza su cuantía definitiva, aunque se poseen suficientes elementos para calcular de forma razonable su valor.

1.4. Valuación.

La valuación de los pasivos estimados por los emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores, se debe efectuar teniendo en cuenta la clase de obligación que representa, de manera individual y con sujeción a lo siguiente:

1.4.1. Métodos. En atención a la clase de obligación de que se trate, los pasivos estimados se valúan al costo, al valor presente o al valor de reposición.

Los pasivos estimados se valúan al costo, reexpresado cuando sea el caso al tipo de cambio o valor de cotización de la moneda funcional o unidad de medida en que se deba efectuar su pago o asumir el sacrificio económico o utilizar los recursos para tal fin, cuando represente una obligación a extinguir mediante pago en dinero.

Los pasivos estimados se valúan al valor presente, cuando quiera que representen obligaciones a extinguir mediante pago en dinero, pero en sumas periódicas y sucesivas, cuya duración depende de factores ajenos a la voluntad del ente económico obligado.

Los pasivos estimados se valúan al valor de reposición en aquellos eventos en los que la obligación se extingue mediante el pago de dinero o su equivalente, pero el monto se fija con base en el valor actual de una especie.

1.4.2. Periodicidad. Todo pasivo estimado se debe valuar en cualquiera de los siguientes eventos:

a) Al cierre del ejercicio contable;

b) Al mes que se esté tomando como base para la preparación de estados financieros extraordinarios, y

c) A la fecha de corte de los estados financieros que se remitan a las bolsa de valores o a la Superintendencia de Valores en cumplimiento del deber de mantener actualizado el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, sea que se trate de estados financieros intermedios o de fin de ejercicio.

1.5. Presentación en los estados financieros.

Los pasivos estimados se presentan de forma independiente a los demás pasivos, con sujeción al criterio de exigibilidad para efectos de su clasificación en corriente y largo plazo.

En este orden de ideas la parte de las obligaciones estimadas exigible en el año calendario inmediatamente siguiente a la fecha de corte del balance general, se presenta como pasivo corriente.

La parte de las obligaciones estimadas exigibles en un tiempo superior a un año calendario, contado a partir de la fecha de corte de los estados financieros en que se revelen, se presentan como parte del pasivo a largo plazo.

1.6. Revelaciones asociadas.

A través de notas a los estados financieros se revela como mínimo:

a) Concepto del pasivo estimado.

b) Método de valuación empleado.

c) Ajustes originados en la determinación final del valor del pasivo y el provisionado.

2. Pensiones de jubilación.

2.1. Definición. Se denomina pensión de jubilación la prestación laboral de carácter especial que, a favor de los empleados y a cargo del ente económico empleador, se genera en virtud de normas legales o contractuales y consiste en el pago mensual de una suma de dinero, reajustable de acuerdo con los índices establecidos por el Gobierno Nacional o las partes, durante la vida del titular del derecho o sus beneficiarios legales, según los parámetros y procedimientos establecidos en las normas legales o contractuales.

2.2. Contabilización. Para efectos del reconocimiento contable del pasivo pensional, es necesaria la elaboración de cálculos actuariales que determinen su valor, de acuerdo con el método indicado más adelante.

Al cierre de cada año calendario, el cálculo actuarial correspondiente debe estar amortizado en su totalidad. Por tal razón, entre tanto se culminan los estudios técnicos que determinen el valor del pasivo pensional al cierre de cada año, la base para la contabilización del pasivo pensional de los emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores, entendida ésta como la amortización gradual y sistemática de dicho cálculo efectuada con periodicidad mensual, será el cálculo actuarial del año inmediatamente anterior incrementado en el porcentaje de inflación esperado.

La amortización gradual y sistemática implica que los cargos mensuales al estado de resultados, incluyendo los pagos que no afecten la provisión del pasivo pensional, mantengan regularidad en su monto, evitando, en lo posible, comportamientos con marcados incrementos o disminuciones.

Así las cosas, los estados financieros intermedios, los estados financieros extraordinarios y los que se remitan a las bolsas de valores y a la Superintendencia de Valores en cumplimiento del deber de mantener actualizado el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, sean intermedios o de fin de ejercicio, deben incluir cálculo actuarial por pensiones de jubilación amortizado de manera proporcional, de acuerdo con lo anteriormente expresado.

Todos aquellos entes emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores a cuyo cargo se encuentre esta obligación, que no tengan amortizado el ciento por ciento del cálculo actuarial, deberán establecer un plan de amortización que permita la amortización total de dicho cálculo en un período que no puede exceder del año 2005. En tal sentido, dicho plan deberá ser gradual y sistemático, durante el período que éste cubra. En todo caso, el porcentaje acumulado de la amortización deberá incrementarse en por lo menos cuatro puntos porcentuales por cada año calendario.

No obstante lo anterior, las sociedades obligadas pueden estructurar la amortización mensual del cálculo actuarial sobre una base diferente a la establecida, siempre y cuando cuenten con los estudios respectivos que sirvan de fundamento para este objeto y cuenten con la aprobación previa de la Superintendencia de Valores.

Los entes económicos que tengan amortizado la totalidad del pasivo pensional, deberán mantenerlo de esta manera y por tal razón, no es posible efectuar reversiones al valor acumulado de la amortización ni dejar de causar los cargos correspondientes a su actualización.

2.3. Realización contable. Para los efectos propios de la presente circular externa, se entiende realizado el pasivo pensional y hay lugar a su reconocimiento contable, cuando quiera que como resultado del cumplimiento de cualquiera de los hechos fácticos contemplados en las normas legales se genera la obligación a cargo del ente empleador o en virtud de acuerdos contractuales éste la asume.

2.4. Valuación. La valuación del pasivo por pensiones de jubilación se efectúa a valor presente.

2.5. Criterios. Para efectos de la elaboración y presentación de los cálculos actuariales, los emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores deben tener en cuenta, como mínimo, lo siguiente:

a) La solicitud de aprobación del cálculo actuarial que los emisores de valores deben presentar a esta Superintendencia, deberá estar suscrita por el representante legal de la entidad o, en su defecto, por apoderado debidamente constituido, y acompañarse de los documentos que se señalan en los literales d) a g) del presente numeral.

b) La petición de aprobación deberá indicar el número de identificación tributaria del emisor y la oficina de la Dirección de Impuestos y Aduanas que le corresponda, incluyendo la dirección de la misma.

c) El estudio actuarial remitido, deberá indicar de forma clara el monto total del pasivo pensional estimado a cargo del ente emisor de valores y estar suscrito por el representante legal del mismo, su revisor fiscal y el actuario que elaboró el estudio.

d) El cálculo actuarial remitido deberá incluir una nota técnica en la que se mencionen y expliquen detalladamente los parámetros técnicos utilizados, tales como tasa de interés utilizadas, tablas de mortalidad empleadas, grupos poblacionales incluidos, condiciones del régimen de pensiones y, en general, toda aquella información necesaria para una adecuada comprensión del estudio remitido.

e) Un anexo explicativo que indique todos los cambios de la información básica respecto del cálculo anterior, tales como cambios o modificaciones en los grupos poblacionales por ingreso o retiro de beneficiarios, traslados de régimen pensional y, en general, toda aquella información necesaria para la determinación de los cambios introducidos que afecten el monto del cálculo efectuado.

f) Copias de los pactos o convenciones colectivas de trabajo vigentes a la fecha de corte del cálculo actuarial presentado o manifestación expresa de no tener celebrados tales acuerdos.

g) El actuario que haya efectuado el estudio correspondiente, deberá estar inscrito en una agremiación de actuarios y acreditar ante esta superintendencia prueba de su idoneidad, para cuyo efecto podrá utilizar cualquiera de los siguientes medios:

1. Enviar una certificación expedida por la agremiación de actuarios en donde se halle inscrito.

2. Tener un mínimo de cinco (5) años de experiencia en la elaboración de estudios de esta naturaleza, acreditada a través de certificaciones expedidas por la sociedad o sociedades en las cuales haya elaborado los mencionados estudios o, en su defecto, por declaración conferida bajo la gravedad de juramento en donde conste que tiene una experiencia superior a cinco (5) años en la elaboración de cálculos actuariales.

La presentación de la solicitud de aprobación del cálculo actuarial, hace responsables tanto al representante legal del ente económico, como a su revisor fiscal y a la persona que elaboró el estudio actuarial, por la información contenida en el aludido estudio y por el cumplimiento de las normas que reglamentan lo relacionado con el cálculo actuarial por pensiones de jubilación.

No obstante, teniendo en cuenta que de conformidad con lo dispuesto por el artículo 7º del Decreto 1283 de 1994 le compete a la Superintendencia Bancaria la aprobación de los cálculos actuariales preparados por las empresas de transporte aéreo relativos a los aviadores civiles actualmente pensionados por la Caja de Auxilios y Prestaciones de la Asociación Colombiana de Aviadores Civiles “CAXDAC”, a la Superintendencia de Valores le compete ejercer las funciones relacionadas con los cálculos actuariales de las empresas de transporte aéreo que tengan sus valores inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios. Esta excepción se predica de forma exclusiva respecto del personal distinto de los aviadores.

(Nota: Modificado por la Circular 11 de 1998 numeral 6º de la Superintendencia de Valores).

2.6. Periodicidad. Las pensiones de jubilación se valúan por lo menos una vez al año, cada 31 de diciembre.

La amortización del cálculo actuarial se efectúa con periodicidad mensual, de acuerdo con lo establecido en el acápite de contabilización.

2.7. Presentación en los estados financieros. Con sujeción a lo establecido en el Plan Único de Cuentas para comerciantes, el pasivo por pensiones de jubilación se debe presentar en rubro independiente.

La presentación del pasivo por pensiones de jubilación en el balance general, se debe efectuar con sujeción al criterio de exigibilidad.

En este orden de ideas, la parte del pasivo pensional exigible dentro del año calendario siguiente a la fecha de corte del estado financiero en que se revelen, forma parte del pasivo a corto plazo. El exceso, forma parte del pasivo a largo plazo.

2.8. Revelaciones asociadas. Debe revelarse a través de notas a los estados financieros, como mínimo lo siguiente:

a) Método actuarial utilizado.

b) Número de personas cobijadas.

c) Los beneficios cubiertos.

d) El movimiento acumulado de las cuentas durante el período objeto de información.

e) El porcentaje acumulado amortizado del cálculo actuarial a la fecha de corte del estado financiero, con indicación del porcentaje acumulado amortizado al cierre del ejercicio inmediatamente anterior.

f) El plan de amortización del cálculo actuarial, hasta lograr el cien por ciento de amortización acumulada.

g) Valor de los bonos pensionales emitidos y período de redención, de ser el caso.

h) Compañía de seguros con la que se haya contratado el pago de las pensiones, de ser el caso.

i) Fondos o garantías específicas, destinadas a respaldar el pago del pasivo, de ser el caso.

TÍTULO III

Disposiciones finales

1. Régimen sancionatorio.

El incumplimiento a lo dispuesto en la presente Circular Externa dará lugar a la aplicación de las sanciones que establecen las normas legales y en especial las consagradas en el artículo 6º de la Ley 27 de 1990, sobre la entidad emisora, sus representantes legales, revisores fiscales, contadores y/o sobre cualquier otro funcionario que se encuentre responsable por tal incumplimiento.

2. Vigencia y derogatoria.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Circular Externa 16 de 1995, el numeral 2 de la Circular Externa 1 de 1996, el numeral 4º de la Circular Externa 6 de 1997 y cualquier otra norma que le sea contraria.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales, directivos, otros administradores y revisores fiscales de entidades emisoras de títulos inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios.

(Nota: Modificada y adicionada por la Circular 11 de 1998 de la Superintendencia de Valores).

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