CIRCULAR EXTERNA 2 DE 1998 

(Marzo 2)

De conformidad con lo estipulado en los numerales 1º y 2º del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, en concordancia con el numeral 1º y 14 del Decreto 1080 de 1996, le corresponde a la Superintendencia de Sociedades unificar las reglas de contabilidad a que deben sujetarse las sociedades comerciales sometidas a su inspección, vigilancia y control, y dar apoyo en los asuntos de su competencia al sector empresarial.

En virtud de lo anterior y con el propósito de alertar y prevenir a fin de que se adopten las medidas conducentes a subsanar los inconvenientes que se puedan presentar en los diferentes sistemas de información y cómputo de las sociedades vigiladas ante el cambio del milenio, esta superintendencia ha estimado conveniente impartir las siguientes instrucciones, previa descripción del origen del problema, así como de los riesgos y situaciones que se podrían generar.

(Nota: Derogada por la Circular 4 de 1998 de la Superintendencia de Sociedades).

1. Origen del problema del año 2000.

Para ahorrar espacio de almacenamiento y mejorar la eficiencia de los programas de computador, muchas empresas utilizaron para guardar en la información de fechas, únicamente los dos (2) últimos dígitos del año. Con el cambio de siglo (que coincide con el cambio de milenio), el año 2000 sería almacenado como "00" y cualquier operación sobre estas fechas presentará errores. A manera de ejemplo, si uno de estos sistemas calcula el número de años que hay entre 1997 y 2000, el sistema calcularía 00-97, obteniendo como resultado -97 años, es decir, una cifra negativa.

Así mismo, el calendario actual señala el año como un período de 365.25 días, generándose cada cuatro años, un año bisiesto con un día más producto de la acumulación de las fracciones restantes. Adicionalmente, el primer año de cada siglo no se considera como bisiesto, excepto cada cuatro siglos, como es el caso del año 2000. No obstante lo anterior, muchos fabricantes de software no han considerado este hecho.

(Nota: Derogada por la Circular 4 de 1998 de la Superintendencia de Sociedades).

2. Implicaciones del problema del año 2000.

La solución del problema aparentemente es fácil, se podría pensar simplemente en realizar un seguimiento de los sistemas de información para detectar los campos donde se almacenan fechas y ampliar su longitud. Sin embargo, la solución no es tan sencilla, debido a las siguientes razones:

2.1. El cambio implica la actualización de información histórica que puede superar los millones de registros, además, esta información puede estar almacenada en archivos magnéticos como cintas, disquetes o discos duros ubicados en diferentes sitios.

2.2. La existencia de sistemas de información que fueron adquiridos a casas de software que ya no existen y de los cuales no se posee el código fuente para realizar los cambios.

2.3. El problema del año 2000 se extiende a sistemas basados en microprocesadores como: sistemas de comunicaciones, sistemas de red, sistemas de control de acceso, bóvedas de seguridad y en general a cualquier sistema que utilice dos (2) dígitos para almacenar el año.

(Nota: Derogada por la Circular 4 de 1998 de la Superintendencia de Sociedades).

3. Riesgos potenciales con la llegada del año 2000.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995, los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios, por lo tanto, el desconocimiento o la falta de diligencia de los administradores de las sociedades en la adopción de medidas, en la planeación y ejecución de proyectos tendientes a solucionar los problemas que ocasionará el cambio de milenio en los sistemas de información, responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 200 del Código de comercio modificado por el artículo 24 de la Ley 222 de 1995.

A continuación se mencionan algunos riesgos que podrían presentarse:

3.1. Parálisis temporal o permanente de los sistemas de información e incluso de la misma sociedad.

3.2. Pérdida de dinero por cálculos errados en vencimientos, intereses, proyecciones, facturaciones, amortizaciones y depreciaciones entre otros.

3.3. Pérdida de clientes y deterioro de la imagen por graves deficiencias en la prestación de los servicios.

3.4. Altos costos ocasionados por la demora en definir un plan a seguir para detectar y corregir oportunamente los problemas del cambio de milenio.

3.5. Multas y sanciones de las entidades que ejercen inspección, vigilancia y control a las sociedades debido a que la información requerida no está disponible.

(Nota: Derogada por la Circular 4 de 1998 de la Superintendencia de Sociedades).

4. Plan de trabajo institucional para solucionar el problema del año 2000.

Los efectos del problema del año 2000 se comenzarán a manifestar claramente a partir del primero de enero del 2000. Es posible que algunas entidades ya lo estén viviendo como resultado de operaciones con fechas futuras que se encuentran ya en el siglo 21.

Con el objetivo de realizar una evaluación adecuada de los riesgos potenciales y desarrollar un plan de acción apropiado, las sociedades deberán considerar al menos los siguientes aspectos en su plan de trabajo:

4.1. Establecer equipo de trabajo y responsabilidades individuales definiendo si se trabajará con recursos propios o se contratará asesoría externa.

4.2. Adelantar inventario de hardware/software y todo equipo susceptible de falla.

4.3. Identificar claramente los riesgos a que se expone la sociedad.

4.4. Definir prioridades de solución.

4.5. Elaborar cronograma de actividades.

4.6. Definir recursos necesarios.

4.7. Preparar presupuesto del proyecto.

4.8. Establecer plazo para la entrega de los anteriores puntos.

El plan de trabajo debe ser discutido y aprobado por el personal directivo de cada sociedad, designando como responsable para su ejecución y cumplimiento al representante legal o al revisor fiscal.

(Nota: Derogada por la Circular 4 de 1998 de la Superintendencia de Sociedades).

5. Desarrollo del plan de trabajo.

Debe iniciarse, con una evaluación que determine prioridades y considerando al menos los siguientes aspectos:

5.1. involucrar a todos los funcionarios de la sociedad.

5.2. Definir alternativas de solución.

5.3. Revisar contratos con proveedores.

5.4. Preparar plan de contingencia.

5.5. Preparar plan de pruebas.

5.6. Validación de cumplimiento de los estándares en todos los equipos.

5.7. Preparar plan de seguimiento.

5.8. Ejecución de alternativa seleccionada.

El plan de trabajo y los informes del responsable del seguimiento y ejecución deberán estar a disposición de la Superintendencia de Sociedades, quien los podrá solicitar en cualquier momento, sin perjuicio de las visitas que programe con el fin de verificar el cumplimiento de las instrucciones impartidas.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a: representantes legales, revisores fiscales y contadores de sociedades inspeccionadas vigiladas o controladas.

(Nota: Derogada por la Circular 4 de 1998 de la Superintendencia de Sociedades).

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