CIRCULAR EXTERNA 2 DE 2001 

(Febrero 27)

Ref.: Solicitud de información financiera del año 2000.

Conforme a lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, y el artículo 2º del Decreto 1080 de junio 19 de 1996, así como en el Decreto 3100 del 30 de diciembre de 1997, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales extranjeras y empresas unipersonales, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones. Con base en los mismos la entidad está facultada para “solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de cualquier sociedad” salvo aquellas sujetas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria.

1. Obligatoriedad para el diligenciamiento y presentación de la información financiera.

Esta circular imparte instrucciones para el diligenciamiento de los formatos de remisión de información utilizando el software de la Superintendencia de Sociedades, el cual constituye el formulario oficial para la presentación de los estados financieros del período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año 2000.

La información financiera requerida deberá ser diligenciada y enviada por todas las sociedades comerciales, sucursales extranjeras y empresas unipersonales, vigiladas y controladas por esta superintendencia, aun cuando estén adelantando un proceso concordatario. Así mismo, están obligadas a remitir la información requerida, las sociedades comerciales inspeccionadas que reciban esta solicitud.

2. Formas de envío de la información financiera.

2.1. Envío a través de internet.

La Superintendencia de Sociedades acatando la directiva presidencial 02, que corresponde a la agenda de conectividad, en cuanto al uso de internet como medio de contacto del gobierno con la ciudadanía, ha puesto en funcionamiento la entrega de información a través de internet.

De manera que las sociedades que NO reciban el disquete con el software de diligenciamiento deberán obtenerlo, ingresando al sitio internet que ha previsto la superintendencia: www2.supersociedades.gov.co o en la dirección física 200.21.21.150, utilizando el NIT de la sociedad y la contraseña que se encuentra en el rótulo o sticker adherido en la parte superior de esta circular. Las instrucciones para el manejo del sitio internet, se encuentran en la guía básica para la instalación del software de diligenciamiento anexa a esta circular.

Estas sociedades deberán utilizar el mismo medio (internet), para enviar el archivo generado por el software de diligenciamiento, el cual sólo se dará por recibido en la entidad cuando el indicador del resultado de la validación sea correcto, es decir, que no presente ningún error en la validación de los datos y en la estructura del archivo, momento en el cual el sistema generará un número de radicación (ver num. 8º de la guía básica para la instalación del software de diligenciamiento).

Las sociedades que tengan inconvenientes para bajar el software de diligenciamiento del sitio internet pueden solicitar la ayuda de esta superintendencia a través de los medios descritos en el numeral 9.7 de esta circular o acercarse a una de las sedes de la entidad para reclamar el disquete con el software respectivo, de la misma manera, pueden proceder si se presentan dificultades para el envío del archivo resultado.

2.2. Envío en disquete.

Las sociedades que reciban junto con esta circular, el disquete que contiene el software de diligenciamiento, podrán remitir a cualquiera de las sedes de la Superintendencia de Sociedades, en disquete, el archivo generado por dicho software, acompañado de los documentos adicionales que son requeridos en el numeral 3º de esta circular.

Si la sociedad posee los medios tecnológicos para acceder a internet, podrá utilizar este medio de envío, es decir, a través del sitio www2.supersociedades.gov.co o en la dirección física 200.21.21.150, siguiendo las instrucciones aquí descritas.

Nota: Para la instalación y manejo del software se adjunta la guía básica para la instalación del software de diligenciamiento.

3. Documentos adicionales.

Independiente de la forma de envío de los estados financieros, internet o disquete, éstos deben complementarse con los documentos de que tratan los artículos 37, 38 y 45 a 47 de la Ley 222 de 1995, a saber:

a) La certificación del representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina;

b) El dictamen del revisor fiscal;

c) El informe de gestión. Con relación a este punto, es importante mencionar que la Ley 603 del año 2000, modificó el artículo 47 de la Ley 222 de 1995, incluyendo el numeral 4º relacionado con “El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad” (ver apéndice 9 de la guía para diligenciar el formulario oficial de estados financieros y anexos - año 2000 donde encontrarán la Circ. 01/2000 de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor);

d) Las notas a los estados financieros, y

e) El proyecto de distribución de utilidades.

Nota. Para radicar estos documentos, las sociedades que enviaron a través de internet deben tener en cuenta el número de radicación de recepción de los estados financieros (ver num. 8º de la guía básica para la instalación del software de diligenciamiento).

4. Plazos.

La información deberá ser entregada en las fechas que a continuación se indican, para lo cual se ha tenido en cuenta el último dígito del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Último dígito del NITEnvío en disquete y presentación de documentos adicionalesEnvío por internetPresentación documentos adicionales para quienes enviaron por internet
016 de abril de 200116 de abril de 200119 de abril de 2001
117 de abril de 200117 de abril de 200120 de abril de 2001
218 de abril de 200118 de abril de 200123 de abril de 2001
319 de abril de 200119 de abril de 200124 de abril de 2001
420 de abril de 200120 de abril de 200125 de abril de 2001
523 de abril de 200123 de abril de 200126 de abril de 2001
624 de abril de 200124 de abril de 200127 de abril de 2001
725 de abril de 200125 de abril de 200120 de abril de 2001
826 de abril de 200126 de abril de 20012 de mayo de 2001
927 de abril de 200127 de abril de 20013 de mayo de 2001

Con el propósito de dar cumplimiento a lo exigido en el artículo 40 de la Ley 222 de 1995, es importante que su representada remita dentro de los plazos establecidos y en forma completa la documentación exigida, máxime si se tiene en cuenta que el término para que esta entidad ordene la rectificación de los estados financieros, se contará a partir de la fecha en que se reciban la totalidad de dichos documentos.

Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta entidad en las fechas señaladas anteriormente.

La atención al público se efectuará de lunes a viernes en jornada continua de 8:00 a.m. a 5.00 p.m. en todas las sedes de la Superintendencia de Sociedades y para el envío a través de internet, se encontrará disponible las veinticuatro (24) horas del día, desde el primero de abril del presente año.

5. Presentación de los estados financieros de las sociedades que se encuentren en estado de liquidación.

Las sociedades vigiladas que se encuentren adelantando un proceso de liquidación voluntaria a 31 de diciembre de 2000, enviarán los estados financieros de fin de ejercicio en formato comercial, durante los días 3 y 4 de mayo de 2001, diligenciados en miles de pesos y debidamente certificados y dictaminados.

Las sociedades inspeccionadas a las cuales se les solicite la información financiera y se encuentren adelantando un proceso de liquidación voluntaria, quedarán exentas de diligenciar y remitir la misma, si antes del 16 de abril del año en curso remiten un certificado de la Cámara de Comercio donde conste tal hecho.

Las sociedades que se encuentren en liquidación obligatoria deberán proceder de conformidad con lo establecido en el artículo 168 de la Ley 222 de 1995, para la rendición de cuentas.

6. Presentación de los estados financieros consolidados.

Las personas jurídicas vinculadas en situación de control o grupo empresarial a 31 de diciembre de 2000, que no hayan acreditado ante esta superintendencia la correspondiente inscripción de control o grupo empresarial de que trata el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, deberán presentar el certificado de la Cámara de Comercio donde conste tal inscripción. Así mismo, remitirán el certificado por toda modificación de la situación de control o de grupo empresarial (par. 2º del citado artículo).

Las matrices o controlantes que reciban esta solicitud, deberán enviar al grupo de conglomerados de esta entidad, la información que se detalla más adelante, comparativa de los últimos tres años, relacionada con los estados financieros de propósito general consolidados, correspondientes a los ejercicios cortados a 31 de diciembre de 1998, 1999 y 2000, utilizando el siguiente formato:

Saldos de información de estados financieros consolidados

DetalleSaldos a 31-12-2000 $ (miles)Saldos a 31-12-1999 $ (miles)Saldos a 31-12-1998 $ (miles)
Activo corriente   
Activo no corriente   
Total activo   
Pasivo corriente   
Pasivo no corriente   
Total pasivo   
Interés minoritario   
Capital   
Resultados del ejercicio   
Total patrimonio   
Ingresos operacionales   
Utilidad operativa   
Ajustes por inflación   
Impuesto de renta   
Utilidad o pérdida   
Nº Sociedades subordinadas   

Igualmente, se debe remitir la siguiente información de las sociedades subordinadas a 31 de diciembre de 2000:

Información sobre subordinadas

NITRazón socialDirección de domicilioCiudad de domicilioActividad económica (CIIU)
     

La anterior información deberá ser diligenciada, en miles de pesos, en los formatos Microsoft Excel que se encuentran en el sitio de internet www2.supersociedades.gov.co o en la dirección física 200.21.21.150 opción consolidados.

La información correspondiente deberá ser certificada por el representante legal y el contador de la matriz o controlante, y acompañarse del dictamen del revisor fiscal de la misma. Igualmente, deberá adjuntarse la certificación de que los estados financieros de propósito general consolidados a 31 de diciembre de 2000, fueron sometidos a consideración del máximo órgano social.

Plazo: La información consolidada y los demás documentos exigidos en este numeral deberán presentarse los días 7 y 8 de mayo del año en curso.

7. Presentación del estudio actuarial.

Las sociedades que por ley o convención colectiva están obligadas a pagar pensiones de jubilación o a emitir bonos y/o títulos pensionales, y que hasta la fecha no hayan remitido el estudio actuarial a 31 de diciembre de 2000 y la información de que trata la Circular Externa 07 del 30 de diciembre de 1998, deberán hacerlo a más tardar en las fechas fijadas en la primera columna del numeral 4º de esta circular.

Se le solicita hacer la remisión o radicación de forma independiente a la de los estados financieros.

8. Sanciones.

Los plazos señalados se consideran suficientemente amplios y por lo tanto serán improrrogables.

El incumplimiento de las órdenes impartidas en esta circular para el envío de la información financiera dará lugar a la imposición de multas hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, de conformidad con el numeral 29, artículo 2º del Decreto 1080 de 1996, independiente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada en que se encuentre el ente económico.

Así mismo, habrá lugar a la sanción cuando no se diligencien los formatos de solicitud siguiendo las instrucciones y pasos señalados por esta superintendencia, y atendiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados contenidos en el Decreto 2649 de 1993 y sus modificatorios.

Por cuanto la información financiera remitida a la superintendencia deberá venir certificada por el representante legal y el contador, y dictaminada por el revisor fiscal de la sociedad, tales personas serán responsables de las inexactitudes o errores que en su revisión se determinen y podrán ser sancionados conforme a lo previsto en la ley.

9. Generalidades.

9.1. Es importante resaltar que la información suministrada por las sociedades y que sea enviada a esta superintendencia, por cualquiera de los dos medios, internet o disquete, mantiene la reserva que la ley obliga y por tal razón no será de uso público.

9.2. No se tendrán por recibidos aquellos archivos que presenten errores en la validación de sus datos o de su estructura, igualmente, los disquetes que presenten daños físicos.

9.3. Carecerán de validez oficial los estados financieros que no se acompañen del escrito mediante el cual el representante legal y contador los certifican y el revisor fiscal los dictamina (Circ. Ext. 17, oct. 30/97).

9.4. Cuando el envío se efectúa en disquete, éste deberá venir marcado con un rótulo que indique el NIT y la denominación completa de la sociedad o empresa unipersonal o matriz o controlante a la cual corresponde dicha información y la fecha de corte de los respectivos estados financieros.

9.5. No se podrán hacer modificaciones al programa obtenido vía internet o por disquete, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

9.6. Es de recordar que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, serán sancionados con prisión de uno a seis años (L. 222/95, art. 43).

9.7. Esta superintendencia atenderá todas las consultas que se susciten sobre el diligenciamiento y remisión de la información a esta entidad, de lunes a viernes, en jornada continua de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. de la siguiente manera:

• Correo electrónico: ef2000@supersociedades.gov.co

• Bogotá D.C., teléfonos directos 2224214, 2224865, 2220971, 2220475, 2221208, 2223553 o 9800-911121 o por el conmutador 2220566 extensiones 339, 323, 371, 340, 374 y 375

• Barranquilla: 3454495 y 3454506

• Bucaramanga: 6454266 y 6321541

• Cartagena: 6646051 y 6642429

• Cali: 5141674 y 5141791

• Cúcuta: 5716190 y 5717985

• Medellín: 2518854 y 2518855, y

• Manizales: 8847393 y 8847810

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales revisores fiscales contadores públicos, sociedades comerciales, sucursales extranjeras y empresas unipersonales.

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