CIRCULAR EXTERNA 2 DE 2003

 

CIRCULAR EXTERNA 2 DE 2003 

(Enero 15)

Ref.: Reporte de contingencias pasivas.

Este despacho en uso de sus facultades legales y en especial de las que le confieren los literales a) y b) del numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero, considera necesario efectuar las siguientes precisiones a las instrucciones contenidas en la Circular Externa 066 de diciembre 28 de 2001, en relación con la información que las entidades vigiladas deben remitir en las proformas F.0000-81 y F.0000-82:

I. Proforma F.0000-81

1. Para efectos de lo dispuesto en los numerales 1º y 2º del instructivo, se deberá tener en cuenta el patrimonio técnico de la entidad al cierre del correspondiente ejercicio y, sólo en caso de no existir normas sobre patrimonio técnico, el respectivo patrimonio contable.

2. La información a reportar se deberá presentar en forma individual para cada proceso. No será necesario reportar información respecto de contingencias que individualmente consideradas sean inferiores al 1% del patrimonio técnico o contable, según sea el caso, a menos que sumadas en conjunto el valor de las contingencias supere este porcentaje.

3. En la columna 4 – “Fecha de Proceso” se deberá incluir la fecha de notificación de la demanda y no la de su presentación.

4. En la columna 6 – “Pretensiones” deberá incluirse adicionalmente la estimación del valor de las pretensiones por parte del actor.

5. Para uso exclusivo de las entidades aseguradoras se adiciona a la actual proforma una columna en la que se revele el valor asegurado.

II. Proforma F.0000-82

Las entidades aseguradoras no deberán diligenciar ni remitir a esta superintendencia la proforma F.0000-82.

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III. Periodicidad

No obstante la periodicidad establecida en la Proforma F.0000-81, esta superintendencia, en los casos en que lo estime pertinente, podrá exigir la remisión de la información requerida en la misma con una periodicidad diferente.

Las instrucciones contenidas en la presente circular, modifican en lo pertinente las proformas F.0000-81 y F.00082 del anexo I, Circular Externa 100 de 1995, páginas 179 a 182, cuyas hojas se anexan.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y se aplica a partir del cierre de ejercicio correspondiente al 31 de diciembre de 2002.

N. del D.: La presente circular va dirigida a los representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

Anexo I

Remisión de información

PARTE I

Proforma F.0000

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Tema:Contingencias pasivas y provisiones
Nombre de proformaReporte de contingencias pasivas y provisiones derivadas de procesos judiciales en contra, pronunciamientos de autoridades administrativas y/o jurisdiccionales y reclamaciones presentadas.
Número de proforma:F.0000-81
Número de formato:N.A.
Objetivo:Unificar la información que se reporta a esta Superintendencia, relacionada con las contingencias de procesos judiciales en contra, pronunciamientos de autoridades administrativas y/o jurisdiccionales y reclamaciones presentadas.
Tipo de entidad a la que aplica:Entidades vigiladas.
Trámite:16 balances corte de ejercicio
Periodicidad:Cada cierre de ejercicio (por lo menos una vez al año) y con una periodicidad diferente en los casos en que la Superintendencia Bancaria lo estime pertinente.
Fecha de reporte:Con treinta (30) días comunes de anticipación a la fecha de celebración de la asamblea de accionistas u órgano social equivalente.
Fecha de corte de la información:La misma del respectivo corte de fin de ejercicio
Documento técnico:N.A.
Tipo y número del informeN.A.
Medio de envío:Papel y medio magnético cuando el reporte sea superior a 10 páginas.
Dependencia usuaria:Direcciones de Superintendencia
Instructivo:

Encabezado:

Entidad: Identificación de la entidad vigilada reportante que diligencia este formato. Con este fin indique el código del tipo de entidad al que pertenece, el código de la entidad, asignado por la Superintendencia Bancaria y el nombre o sigla de la entidad.

Fecha de corte: Se debe señalar bajo el formato DD (día), MM (mes) y AAAA (año a cuatro dígitos), la fecha de corte a la que corresponde la información reportada.

Fecha de reporte: Se debe señalar bajo el formato DD (día), MM (mes) y AAAA (año a cuatro dígitos), la fecha de reporte a la que corresponde la información reportada.

Cuerpo del formato:

1. Reporte individual de las contingencias iguales o superiores al 1% del patrimonio técnico o patrimonio contable de la entidad.

En esta parte deben relacionarse los procesos judiciales en contra, pronunciamientos de autoridades administrativas y/o jurisdiccionales y reclamaciones cuyas pretensiones estimadas por el actor sean iguales o superiores al uno por ciento (1%) del patrimonio técnico al cierre del ejercicio y sólo en caso de no existir normas sobre patrimonio técnico, el respectivo patrimonio contable de la entidad. En los casos en que no exista estimación del valor de las pretensiones por parte del actor, se tendrá como referencia la valoración de la contingencia efectuada por la entidad vigilada.

Columna 1 Nº orden: Se registra el número consecutivo de cada uno de los procesos judiciales, pronunciamiento judicial o administrativo, etc.; siempre debe comenzar en 1.

Columna 2 clase de proceso: Se debe señalar la clase de actuación que se adelanta contra la entidad, de acuerdo con la siguiente clasificación: 1. Civil ordinario, 2. Ejecutivo, 3. Laboral, 4. Parte civil en proceso penal, 5. Administrativo en vía gubernativa, 6. Administrativo en etapa contenciosa, 7. Arbitramento, 8. Reclamación, 9. Otros.

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Columna 3 instancia de proceso: Se debe indicar la instancia en la que se encuentra el proceso, así: 1. Primera instancia, 2. Segunda instancia, 3. Casación, 4. Única (para procesos judiciales y reclamaciones).

Columna 4 fecha de proceso: Se debe señalar bajo el formato DD (día), MM (mes) y AAAA (año a cuatro dígitos), la fecha de notificación de la demanda o presentación del reclamo.

Columna 5 actor: Se debe indicar el nombre de la persona natural o jurídica que actúa contra la entidad.

Columna 6 pretensiones: Se relaciona una síntesis de las pretensiones del actor, mencionando el fundamento normativo así como el valor de las mismas. Para el caso de las multas impuestas por las autoridades administrativas se deberá indicar el origen de la sanción mencionando su fundamento normativo.

Columna 7 valoración: Se debe indicar en millones de pesos el valor estimado de la contingencia.

Columna 8 resumen de la contingencia: Se hace una síntesis de los argumentos de derecho y de hecho más importantes que dieron origen a la contingencia; los factores que iniciden a favor y en contra de la entidad, y la sustentación del concepto del abogado.

Columna 9 calificación motivos: Si no ha habido pronunciamiento en una instancia previa, se relacionan las razones de índole fáctico, probatorio, jurisprudencial, etc., por las cuales la entidad clasifica la contingencia como probable, eventual o remota.

En el evento en el que se haya producido fallo en una instancia anterior, bastará con indicar en letras mayúsculas si fue favorable o no a la entidad y la fecha de la providencia, v. gr. fallo favorable en primera instancia 30/03/2000. sin embargo, en el caso en el que existiendo un pronunciamiento favorable en la instancia previa, la entidad concluya que existe probabilidad de pérdida, se deberán relacionar las razones que motivan tal conclusión.

Si dentro del proceso existen varios fallos proferidos por diferentes instancias, se deberán relacionar ambos en la forma indicada en el inciso anterior, para lo cual se deberá justificar la clasificación de la contingencia como probable, eventual o remota.

Para el caso de las multas impuestas por las autoridades administrativas y que fueron demandadas ante la jurisdicción contenciosa administrativa sin que se haya producido pronunciamiento en primera instancia, bastará con indicar en letras mayúsculas el número y la fecha del acto administrativo que agotó la vía gubernativa confirmando la multa.

Columna 10 calificación clase: Se indica la categoría en la que con fundamento en los motivos relacionados en la columna 9 se calificó la contingencia como: 1. Probable, 2. Eventual o 3. Remota.

Columna 11 monto provisión: Se debe indicar en millones de pesos el monto de la provisión registrada.

Columna 12 valor asegurado: Exclusivamente para el caso de las entidades aseguradoras, en esta columna deberá indicarse en millones de pesos el monto del valor asegurado.

2. Reporte individual de procesos inferiores al 1% del patrimonio técnico o patrimonio contable de la entidad, según sea el caso, cuyas contingencias sumadas en conjunto superen este porcentaje .

En esta parte deben relacionarse igualmente en forma individual, los procesos judiciales en contra, pronunciamientos de autoridades administrativas y/o jurisdiccionales y reclamaciones cuyas pretensiones estimadas por el actor individualmente consideradas sean inferiores al 1% del patrimonio técnico al cierre del correspondiente ejercicio y, sólo en caso de no existir normas sobre patrimonio técnico, el respectivo patrimonio contable de la entidad, pero que sumadas en conjunto superen el uno por ciento (1%) del patrimonio técnico o contable, respectivamente, según lo anteriormente indicado. Para este efecto se tendrán en cuenta las instrucciones impartidas para cada columna en el numeral 1º de este instructivo.

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Tema:Contingencias pasivas y provisiones
Nombre de proformaReporte de contingencias pasivas y provisiones derivadas de reclamaciones no presentadas.
Número de proforma:F.0000-82
Número de formato:N.A.
Objetivo:Unificar la información que se reporta a esta Superintendencia, relacionada con las contingencias pasivas derivadas de reclamaciones no presentadas.
Tipo de entidad a la que aplica:Entidades vigiladas (excepto entidades aseguradoras).
Trámite:16 balances corte de ejercicio
Periodicidad:Cada cierre de ejercicio (por lo menos una vez al año) y con una periodicidad diferente en los casos en que la Superintendencia Bancaria lo estime pertinente.
Fecha de reporte:Con treinta (30) días comunes de anticipación a la fecha de celebración de la asamblea de accionistas u órgano social equivalente.
Fecha de corte de la información:La misma del respectivo corte de fin de ejercicio
Documento técnico:N.A.
Tipo y número del informeN.A.
Medio de envío:Papel y medio magnético cuando el reporte sea superior a 10 páginas
Dependencia usuaria:Direcciones de Superintendencia.
Instructivo:

Encabezado:

Entidad: Identificación de la entidad vigilada reportante que diligencia este formato. Con este fin indique el código del tipo de entidad al que pertenece, el código de la entidad, asignado por la Superintendencia Bancaria y el nombre o sigla de la entidad.

Fecha de corte: Se debe señalar bajo el formato DD (día), MM (mes) y AAAA (año a cuatro dígitos), la fecha de corte a la que corresponde la información reportada.

Fecha de reporte: Se debe señalar bajo el formato DD (día), MM (mes) y AAAA (año a cuatro dígitos), la fecha de reporte a la que corresponde la información reportada.

Cuerpo del formato:

Columna 1 Nº orden: Se registra el número consecutivo de cada una de las reclamaciones no presentadas; siempre debe comenzar en 1.

Columna 2 posible actor: Se debe indicar el nombre de la persona natural o jurídica que puede tener interés en presentar la reclamación a la entidad.

Columna 3 causa: Se hace mención a las circunstancias que pueden dar origen a la reclamación.

Columna 4 valoración: Se debe indicar en millones de pesos el valor que pueden alcanzar las pretensiones de la reclamación no presentada.

Columna 5 resumen de la contingencia: Se hace una síntesis de los argumentos de derecho y de hecho más importantes que dieron origen a la contingencia; los factores que iniciden a favor y en contra de la entidad, y la sustentación del concepto del abogado.

Columna 6 clasificación motivos: Se relacionan las razones de índole fáctico, probatorio, jurisprudencial, etc., por las cuales la entidad clasifica la contingencia como probable, eventual o remota.

Columna 7 calificación clase: Se indica la categoría en la que con fundamento en los motivos relacionados en la columna 6 se clasificó la contingencia como: 1. Probable, 2. Eventual o 3. Remota.

Columna 8 monto provisión: Se debe indicar en millones de pesos el monto de la provisión registrada.

NOTA: El formato “reporte de contingencias pasivas y provisiones derivadas de procesos judiciales en contra, pronunciamientos de autoridades administrativas y/o jurisdiccionales y de reclamaciones presentadas”, puede ser consultado en el Boletín Ministerio de Hacienda, capítulo SB Nº 706 de enero 17 de 2003.

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