CIRCULAR EXTERNA 2 DE 2004 

(Junio 4)

Asunto: Políticas para la comercialización de inmuebles a través de terceros - agentes de venta.

Agentes de venta:

La comercialización de los inmuebles la podrá realizar Fogacoop en forma directa, a través de personas dedicadas de manera exclusiva a la comercialización o por intermedio de agentes de venta (personas naturales o jurídicas) a quienes se les reconocerá una comisión sobre el valor efectivo de la venta, en los términos que se mencionan más adelante.

Las personas naturales o jurídicas que deseen actuar como agentes de venta del fondo, deberán cumplir con un mínimo de requisitos para que el fondo los considere agente autorizado, con lo cual el fondo no confiere ningún derecho distinto a la opción de presentar al fondo, a cambio de una comisión de éxito, ofertas de negocios de venta de inmuebles para ser consideradas con autonomía por el fondo, de acuerdo con sus políticas y reglamentaciones y sin obligación de ser aceptadas.

Con el fin de organizar una lista de las personas naturales o jurídicas autorizadas para actuar como agentes de venta, el fondo podrá realizar invitaciones a personas determinadas de las que se tenga conocimiento que cuentan con la idoneidad y experiencia requeridas al efecto, o recibirá solicitudes presentadas por interesados. No existe límite de tiempo para la presentación o estudio de propuestas. En tal caso, una vez realizadas las verificaciones previstas en esta guía, el fondo comunicará por escrito el hecho de ser agente de venta autorizado.

Con la presentación de la propuesta, el interesado manifestará que conoce y acepta en su totalidad y sin reservas las reglas previstas por el fondo para la comercialización de sus inmuebles.

Requisitos

Para actuar como agentes de venta autorizados, las personas naturales o jurídicas deberán cumplir con los siguientes requisitos mínimos, sin perjuicio de la información adicional que se considere exigir:

• Copia de la cédula de ciudadanía de la persona natural o del representante legal de la persona jurídica.

• Certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica, expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio social con una antelación no mayor a 30 días.

• Certificación del pago de los aportes al sistema de seguridad social y parafiscales de la persona jurídica, emitida conforme a lo previsto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

• Certificado de antecedentes disciplinarios vigente de la persona natural o de los representantes legales de la persona jurídica expedido por la Procuraduría General de la Nación.

• Certificado de responsables fiscales vigente de la persona natural o de los representantes legales de la persona jurídica y de esta expedido por la Contraloría General de la República.

• Certificado de antecedentes judiciales vigente de la persona natural o de los representantes legales de la persona jurídica expedido por el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS.

• Hoja de vida según formato suministrado por el fondo junto con la documentación que acredite la experiencia de la persona natural o jurídica, o de algún socio o directivo de esta, como comisionista inmobiliario, agente de finca raíz o actividades relacionadas.

• Autorización de consulta a las centrales de información Cifín y Datacrédito, según formato suministrado por el fondo, respecto de la persona natural o de los representantes legales de la persona jurídica y de esta.

• Inscripción al Registro Único Tributario, RUT, en los términos previstos en el artículo 555-2 del estatuto tributario y en el decreto reglamentario que para el efecto el Gobierno Nacional expida.

Con base en la documentación allegada y para efectos de que las personas naturales o jurídicas puedan actuar como agentes de venta, se verificará lo siguiente:

• La persona natural o los representantes legales de la persona jurídica no deben tener antecedentes disciplinarios, fiscales o judiciales.

• La persona natural o los representantes legales de la persona jurídica no deben tener registros negativos de materialidad en la Cifín y Datacrédito, salvo que medie justificación atendible.

• La persona natural o los representantes legales de la persona jurídica no deben estar incluidos en instrumentos internacionales de control de actividades ilícitas como la Lista Clinton.

• La persona natural o los representantes legales de la persona jurídica no deben aparecer relacionados en el boletín de deudores morosos de la Contaduría General de la Nación.

Principios básicos de la relación con los agentes de venta:

• Como regla general para la comercialización de los inmuebles, Fogacoop no otorgará exclusividad a ningún agente de venta, salvo que la misma se determine dentro de un proceso de contratación que se adelante al efecto. Por lo tanto, si varios comisionistas tuvieren clientes interesados en adquirir un inmueble, el fondo podrá considerarlas conjuntamente y optar por la más conveniente. Así mismo, el fondo podrá poner en conocimiento el monto de las ofertas recibidas, con el fin de que el oferente iguale o mejore su propuesta. Si dos o más de las ofertas hicieran referencia al mismo cliente, el fondo las considerará en el orden de llegada según fecha de radicación en Fogacoop, pudiendo el fondo solicitar las aclaraciones o complementaciones a la oferta que considere necesarias antes de su aceptación o rechazo.

• Independientemente de lo anterior, en los casos que defina el director o la gerencia financiera, Fogacoop podrá dar a un agente de venta específico, por períodos hasta de tres (3) meses, prorrogables por períodos iguales, la exclusividad de colocar el “aviso” con sus datos en la planta física del inmueble, lo cual le dará facilidades de ser el contacto para que los potenciales compradores consulten sobre el inmueble.

• Solo se reconocerá comisión de éxito respecto de los negocios que se formalicen debida y definitivamente, cuya totalidad del precio pactado hubiere sido efectivamente recibido por el fondo, y después de haberse escriturado y registrado la venta del inmueble y efectuada su entrega física.

• El monto de la comisión de éxito será el que defina el fondo e informe periódicamente a los interesados, para lo cual se tendrá en cuenta el análisis del mercado en la materia.

• Los inmobiliarios comercializadores de un inmueble no podrán ser peritos avaluadores del fondo o viceversa.

• No podrá realizarse ninguna venta de inmuebles a funcionarios de Fogacoop o familiares de estos hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil.

• El agente de ventas no podrá presentar ofertas en donde el oferente tenga con él algún vínculo familiar inmediato dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o único civil.

• El precio de la compraventa de los inmuebles deberá estar cancelado al momento de su entrega.

Responsabilidades de los agentes de venta:

Los agentes de venta tendrán a su cargo las siguientes actividades y responsabilidades generales, sin perjuicio de todas aquellas necesarias para el buen desarrollo de su gestión:

a) Identificar al cliente potencial de un inmueble y presentarlo por escrito al fondo para desarrollar el negocio. En ningún caso el fondo le reconocerá los gastos por él incurridos; su remuneración provendrá solo de la comisión que se obtenga del desarrollo del negocio;

b) Desarrollar todas las actividades necesarias para lograr que la negociación se lleve a cabo dentro de las mejores condiciones para el fondo, teniendo en cuenta los precios base de los inmuebles determinados por el fondo;

c) Atender todas las responsabilidades, salvo aquellas que el fondo decida adelantar directamente, que se derivan del desarrollo de un negocio inmobiliario hasta su culminación satisfactoria y que incluyen:

— Hacer seguimiento a las ofertas y negocios presentados.

— Coordinar y acompañar al cliente durante las visitas que se hagan al inmueble.

— Atender todas las inquietudes que el cliente tenga y satisfacer los requerimientos con respecto a los inmuebles de su interés siempre protegiendo los intereses del fondo.

— Hacer de interlocutor en las comunicaciones que el cliente tenga con el fondo y viceversa.

— La relación con el cliente debe estar enmarcada en criterios de transparencia, verdad y honestidad.

— Presentar el formulario de oferta debidamente diligenciado, firmado por el cliente y por sí mismo, indicando si el cliente ha efectuado visitas al inmueble, de tal modo que conozca bien su estado actual de conservación.

— Informar al fondo de novedades que se detecten en los inmuebles visitados para tomar los correctivos oportunamente.

— Colaborar en el trámite de las promesas y/o escrituras de venta y colaborar en el trámite de paz y salvos que se requieran para la escrituración.

— Colaborar cuando se le requiera en el seguimiento al plan de pagos y en obtener y allegar las consignaciones de los pagos realizados por el cliente.

— En el desarrollo del negocio y acompañamiento de la negociación, realizar la consecución de folios, escrituras u otros documentos que se requieran para el desarrollo del negocio, gastos que serán reembolsables cuando hayan sido autorizados por el fondo.

— Apoyar y acompañar cuando se le requiera al cliente en la presentación de documentos y requisitos de las entidades financieras, compañías de cesantías, cajas de compensación, entre otros, cuando el cliente solicita financiación, retiro de ahorros o cualquier otra fuente de recursos.

— Someter a reparto la minuta de compra venta en la Superintendencia de Notariado y Registro y entregar al fondo copia del documento de radicación que entrega la oficina de reparto.

— Entregar al fondo copia de la escritura y el folio de matrícula del inmueble, una vez se haya registrado la venta del mismo, donde conste su propiedad a nombre del cliente.

— Colaborar cuando se le requiera en la entrega real y material del inmueble.

— Las demás que se le soliciten para el desarrollo favorable del negocio.

Para el cumplimiento de sus responsabilidades el agente de venta podrá subcontratar a terceros pero en ningún caso el fondo le reconocerá los gastos en que incurra por esta subcontratación, manteniéndose la relación contractual y comercial exclusivamente entre el fondo y el agente de venta y sin que la misma genere ningún vínculo laboral con este, los subcontratistas o sus dependientes.

El agente de venta acepta que el fondo se reserva el derecho de atender directamente la comercialización de cualquiera de sus inmuebles de acuerdo con sus políticas, programas comerciales o conveniencia.

Causas para la exclusión de un agente de venta autorizado

El fondo podrá retirar de su lista de agentes de venta autorizados a un agente de venta, de manera unilateral, cuando a su juicio el agente haya presentado faltas de diligencia o alguna de las siguientes conductas:

— Que obre de mala fe.

— Que se confabule con un avaluador para alterar las condiciones comerciales en un negocio.

— Que incumpla sus obligaciones o responsabilidades o los principios básicos de relación con el fondo.

— Que el fondo reciba quejas debidamente soportadas por parte de los clientes por incumplimiento de las responsabilidades del agente.

— Por la no presentación de negocios en el último semestre.

— A criterio del fondo, sin necesidad de motivación.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a personas naturales o jurídicas que deseen actuar como agentes de venta del fondo de garantías de entidades cooperativas, Fogacoop.

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