CIRCULAR EXTERNA 2 DE 2005 

(...).

Solicitud de información financiera.

Conforme a lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, y 2º del Decreto 1080 de junio 19 de 1996, así como en el Decreto 3100 del 30 de diciembre de 1997, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones.

1. Obligatoriedad para el diligenciamiento y presentación de la información financiera.

Los estados financieros del período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del año 2004, deberán ser diligenciados en los formatos diseñados por la entidad para la remisión de información financiera, utilizando el software de la Superintendencia de Sociedades, para lo cual seguirán las instrucciones impartidas en el numeral 2º de esta circular.

La información financiera requerida deberá ser enviada por todas las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas y controladas por esta superintendencia, aun cuando estén en concordato o en acuerdo de reestructuración. Así mismo, están obligadas a remitir la información requerida, las sociedades comerciales inspeccionadas que reciban esta solicitud, excepto aquellas que estén en liquidación voluntaria, para lo cual dentro del plazo señalado más adelante, deberán remitir al grupo de estadística un certificado de la cámara de comercio donde conste tal hecho.

2. Envío de la información financiera.

La Superintendencia,de Sociedades, acatando la Directiva Presidencial 02 de 2000, que corresponde a la agenda de conectividad en cuanto al uso de internet como medio de contacto del gobierno con la ciudadanía, ha puesto en funcionamiento la entrega de información a través de internet, de manera que las sociedades deben obtener el software de diligenciamiento ingresando al portal en internet de la superintendencia: www.supersociedades.gov.co o en la dirección física 216.72.6.56, en la sección Envío de Información, opción Software, aplicativo cuyo nombre es Superef.

Las sociedades deben remitir la información requerida ingresando al portal en internet, utilizando para tal efecto el NIT de la sociedad y la contraseña asignada, la cual está adherida al stiker de esta circular. Es recomendable al ingresar, el cambio de dicha contraseña y no olvidarla, ya que esta es la llave para cualquier envío de información o de consulta a la superintendencia.

Las sociedades deberán enviar el archivo generado por el software de diligenciamiento, el cual quedará recibido en la entidad, únicamente cuando el indicador del resultado de la validación sea correcto, es decir, que no presente ningún error en los datos ni en la estructura del archivo, momento en el cual el sistema generará un número de radicación (ver el instructivo adjunto).

Las sociedades que tengan inconvenientes para bajar el software de diligenciamiento del sitio internet pueden solicitar la ayuda de esta superintendencia a través de los medios descritos en el último numeral de esta circular o acercarse con un disquete a una de las sedes de la entidad para copiárselo. De la misma manera, pueden proceder si encuentran dificultades para el envío del archivo resultado.

Nota: Para el manejo del software ver las instrucciones adjuntas, las cuales también pueden obtenerse a través de internet.

3. Documentos adicionales.

Los estados financieros remitidos deben complementarse con los documentos de que tratan los artículos 37, 38 y 45 a 47 de la Ley 222 de 1995, este último modificado por la Ley 603 de 2000, a saber:

a) La certificación de los estados financieros, del representante legal y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina, si lo hubiere; (en original y con las firmas autógrafas);

b) El dictamen del revisor fiscal;

c) El informe de gestión. Es importante incluir adicionalmente, lo relacionado con “El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad” (ver apéndice 9 de la guía para diligenciar el formulario oficial de estados financieros y anexos —donde encontrarán la Circular 1 de 2000 de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derechos de Autor);

d) Las notas a los estados financieros, y

e) El proyecto de distribución de utilidades.

Nota: Los literales c), y, e) no aplican para las sucursales de sociedades extranjeras.

Para radicar estos documentos, las sociedades que enviaron a través de internet deben relacionar el número que genera el sistema en la recepción de los estados financieros

4. Plazos.

La información deberá ser entregada en las fechas del año 2005, señaladas a continuación, para lo cual esta entidad ha tenido en cuenta el último dígito del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV):

Último dígito del NITEnvío en disquete y presentaciones de documentos adicionalesEnvío por internetPresentación documentos adicionales para quienes enviaron por internet
021 de febrero21 de febrero23 de febrero
122 de febrero22 de febrero24 de febrero
223 de febrero23 de febrero25 de febrero
324 de febrero24 de febrero28 de febrero
425 de febrero25 de febrero01 de marzo
528 de febrero28 de febrero02 de marzo
601 de marzo01 de marzo03 de marzo
702 de marzo02 de marzo04 de marzo
803 de marzo03 de marzo07 de marzo
904 de marzo04 de marzo08 de marzo

Con el fin de dar cumplimiento a lo exigido en el artículo 40 de la Ley 222 de 1995, es importante remitir dentro de los plazos establecidos y en forma completa la documentación exigida, por cuanto el término para que esta entidad ordene la rectificación de los estados financieros empieza a contarse a partir de la fecha en que reciba la totalidad de dichos documentos.

Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla a esta entidad en las fechas señaladas anteriormente.

La atención al público será de lunes a viernes en jornada continua de 8:00 a.m. a 5.00 p.m. en todas las sedes de la Superintendencia de Sociedades y el envío a través de internet estará disponible, a partir de la fecha, las veinticuatro (24) horas del día.

5. Presentación de los estados financieros de las sociedades en proceso de liquidación voluntaria a 31 de diciembre de 2004.

Las sociedades vigiladas y controladas que estén en proceso de liquidación voluntaria, enviarán los estados financieros de fin de ejercicio, en el aplicativo diseñado por la superintendencia para tal efecto a más tardar el tercer día hábil del mes de mayo, de acuerdo con las instrucciones para el diligenciamiento y presentación de la información dadas mediante Circular Externa 165-004 del 2 de marzo de 2004.

6. Presentación de estados financieros de las sociedades que hayan sido admitidas a la promoción de un acuerdo de reestructuración o estén adelantando un proceso concordatario.

Además de la información de fin de ejercicio, las sociedades que hayan sido admitidas a la promoción de un acuerdo de reestructuración ante esta entidad o estén adelantando un concordato, deberán remitir estados financieros de períodos intermedios a marzo, junio y septiembre conforme a lo establecido en el numeral 5º de la Circular Externa 1 del 12 de febrero de 2003, la cual puede ser consultada en nuestra página de internet.

7. Presentación de los estados financieros consolidados.

Las matrices o controlantes que no hayan acreditado ante esta superintendencia la correspondiente inscripción de control o grupo empresarial de que trata el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, deberán enviar el certificado de la cámara de comercio donde conste tal inscripción. Así mismo, en el evento que hayan modificado la situación de control o grupo empresarial (par. 2º del citado artículo), remitirán el certificado respectivo.

Las matrices o controlantes que reciban esta circular, además de los estados financieros individuales, deberán enviar, la información correspondiente a los estados financieros de propósito general consolidados, en forma comparativa con el ejercicio anterior y remitir la información relacionada con las sociedades subordinadas a 31 de diciembre del último año, tanto de las filiales como subsidiarias.

La anterior información deberá ser diligenciada, en miles de pesos, en el tipo de informe “estados financieros consolidados”, utilizando el sistema de información financiera, DataSIFI, disponible en el sitio de internet www.supersociedades.gov.co, o en la dirección física 216.72.6.56, siguiendo las indicaciones contenidas en el instructivo guía para el diligenciamiento.

De conformidad con la Circular Externa 5 de 2000, la información correspondiente deberá ser certificada por el representante legal y el contador de la matriz o controlante, y acompañarse del dictamen del revisor fiscal de la misma. Igualmente deberá adjuntarse la certificación de que los estados financieros de propósito general consolidados a 31 de diciembre de 2004, fueron sometidos a consideración del máximo órgano social. En caso de grupo empresarial remitirán copia del informe especial de que trata el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

Plazo: la información consolidada y los demás documentos exigidos en este numeral deberán presentarse dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de mayo de cada año.

8. Sanciones.

Los plazos señalados para el envío de la información serán improrrogables.

El incumplimiento de las órdenes impartidas en esta circular para el envío de la información financiera dará lugar a la imposición de multas hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, de conformidad con lo previsto en el numeral 3º del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionada, vigilada o controlada del ente económico.

Así mismo, habrá lugar a la sanción cuando no diligencien los formatos de solicitud siguiendo las instrucciones y pasos señalados por esta superintendencia.

Por cuanto la información financiera remitida a la superintendencia debe venir certificada por el representante legal y el contador, y dictaminada por el revisor fiscal de la sociedad, serán responsables de las inexactitudes o errores que en su revisión determine la entidad y podrán ser sancionados conforme a lo previsto en la ley.

9. Generalidades.

9.1. Es importante resaltar que la información enviada a esta superintendencia por cualquiera de los medios, internet o disquete, mantiene la reserva en los términos que la ley establece y, por tal razón, no será de uso público.

9.2. No serán recibidos aquellos archivos que presenten errores en la validación de sus datos o de su estructura, así como, los disquetes que presenten daños físicos.

9.3. Carecerán de validez oficial los estados financieros que no estén acompañados del escrito mediante el cual el representante legal y contador los certifican y el revisor fiscal los dictamina (Circ. Externa 17, oct. 30/97).

9.4. Cuando el envío sea en disquete, este deberá venir marcado con un rótulo que indique el NIT y, la denominación completa de la sociedad, sucursal o empresa unipersonal a la cual corresponde la información y la fecha de corte o cierre de los respectivos estados financieros.

9.5. No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía internet o por disquete, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

9.6. Es de recordar que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, podrán ser sancionados con prisión de uno a seis años (L. 222/95, art. 43).

9.7. En el evento de existir alguna modificación a los estados financieros ya remitidos, con los presentados y aprobados por el máximo órgano social, será necesario su reenvío a la Superintendencia de Sociedades, previa solicitud de autorización para retransmitir, efectuada ante el coordinador del grupo de estudios e investigación contable o el intendente regional respectivo. Dicha solicitud deberá venir debidamente justificada, indicando expresamente las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere el caso.

9.8. Es importante consultar en nuestro portal en internet la sección Envío de Información- vínculo Preguntas Frecuentes, las respuestas a las preguntas más frecuentes, así como los errores en que más incurren al diligenciar la información.

9.9. Las sociedades que tengan inconvenientes para el diligenciamiento, generación o envío del archivo resultado, pueden solicitar asesoría al grupo de sistemas en la parte técnica o al grupo de estudios e investigación contable, en lo relacionado con el diligenciamiento y consultas contables, las cuales serán atendidas de lunes a viernes, en jornada continua de 8 a.m. a 5 p.m. de la siguiente manera:

Correo electrónico: efinancieros@supersociedades.gov.co;

Bogotá, D.C.:

Grupo de estudios e investigación contable, teléfonos directos 3245145, 3245105, 3245860, 3245152 y/o 018000-911121 o por el conmutador 3245777 extensiones 395 y 362.

Grupo de sistemas: 3245521 o al conmutador 3245777, extensiones 320, 327 y 332.

Barranquilla: 3454495 y 3454506;

Bucaramanga: 6454266 y 6321541;

Cartagena: 6646051 y 6642429;

Cali: 5141674 y 5141791;

Cúcuta: 5716190 y 5717985;

Medellín: 2518854 y 2518855

Manizales: 8847393 y 8847810.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales, revisores fiscales, contadores públicos, sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales.

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