CIRCULAR EXTERNA 2 DE 2005 

(Enero 26)

Asunto: Envío de información a la Superintendencia de Valores.

En concordancia con el numeral 2º del artículo 12 del Decreto 203 de enero de 2004, a través del cual se modifica la estructura y se asignan funciones a la Superintendencia de Valores, a continuación se establece la forma de identificar y enviar la documentación a la Superintendencia de Valores, de tal manera que se pueda registrar y controlar adecuadamente la información que ingresa a la entidad.

Canales para el envío de información

Documentos físicos. Enviados a través de las diferentes empresas de mensajería a la Superintendencia de Valores o entregados directamente en el centro de documentación.

Vía internet. Se podrá enviar por este medio la información que se encuentre habilitada en el sitio web de la entidad (www.supervalores.gov.co o www.superintendenciadevalores.gov.co) en la opción tramites ante la superintendencia/Trámites por internet.

Vía fax. Por este medio solo se debe enviar información urgente y breve (máximo 3 hojas), diferente a los informes periódicos que deberán ser enviados por internet o físicamente según las fechas establecidas.

Correo electrónico. Solo podrá ser utilizado para aquellos trámites que la Superintendencia de Valores disponga.

El envío de documentos debe realizarse por un solo canal, evitando la duplicidad de información en la entidad.

Radicación de la información

Documentos físicos y vía fax. La información enviada a través de estos medios a la Superintendencia de Valores ingresa al centro de documentación para ser registrada. En el rótulo que se adhiere al documento figura el número de radicación asignado (número en negrilla), la fecha, hora, código y nombre del trámite, código y nombre de la actividad como también el código y nombre de la dependencia que atenderá el asunto.

Vía internet. Cuando la información es transmitida a través de este medio, se genera un número de radicación con fecha y hora de envío.

Correo electrónico. La información solicitada por la superintendencia a través de este medio es radicada electrónicamente y por el mismo canal el remitente recibirá el número de radicación indicando la fecha y hora de recibo.

Cuando la comunicación presentada haga referencia a un trámite en curso, se debe indicar el número de radicación asignado en el asunto de la carta remisoria. El mismo número se debe tener en cuenta para solicitar información sobre el estado del trámite.

Presentación de la información

En forma física. Los documentos físicos que se envíen o se presenten deben estar acompañados de una carta remisoria (anexo 1), en original y copia. La copia será devuelta al remitente con la persona que hace la entrega o en su defecto se dejará a su disposición en el casillero asignado por la superintendencia a la respectiva entidad.

Vía internet. El envío de la información vía internet se específica en el sitio web de la entidad (www.supervalores.gov.co o www.superintendenciadevalores.gov.co) bajo el icono “Trámites ante la superintendencia” en el enlace “Trámites por internet”.

Los anexos que se adjunten a cualquier comunicación deberán ser relacionados en la carta remisoria.

Codificación de la documentación

Se han definido códigos que permiten la clasificación de la información al interior de la superintendencia, por lo tanto, en todas las comunicaciones se deben incluir, en el campo correspondiente al “asunto”, los siguientes códigos:

Código de la entidad. Código asignado por la Superintendencia de Valores para identificar las sociedades emisoras, los intermediarios y las entidades o personas naturales sujetas a su inspección, vigilancia o control.

Código del trámite. Identifica el tema o materia que el remitente adelanta o solicita ante la Superintendencia de Valores. Ejemplo: oferta pública (código180), informes fin de ejercicio (código 20). Ver anexo 2.

Código de actividad. Determina las etapas contenidas en cada uno de los trámites, brindándole la dinámica que requiere en su ejecución, por ejemplo: solicitud de prórroga (código 7), respuesta a requerimiento (código 6). Ver anexo 3.

Firmas autorizadas

Toda documentación que se radique ante la superintendencia debe ser firmada por quienes actúan como representantes legales de las entidades o sus apoderados debidamente constituidos y, eventualmente, por los revisores fiscales cuando así se requiera.

Casilleros

La superintendencia de Valores ha asignado un casillero en el centro de documentación, a cada una de las entidades sujetas a su inspección, vigilancia o control, para que acudan a recoger periódicamente su correspondencia. Se exceptúan los requerimientos y notificaciones que por mandato de la ley deberán ser enviados por correo certificado.

Vigencia

La presente circular deroga la número 11 de julio 27 de 1994 y rige a partir de la fecha de su publicación.

Anexos:

Anexo 1: ejemplo de la carta remisoria

Anexo 2: códigos de trámites

Anexo 3: códigos de actividades

ANEXO 1

Ejemplo de la carta remisoria

Ciudad y fecha

Señor

Nombre

Cargo

Superintendencia de Valores 

Av. El dorado 68 B-85 piso 2

Bogotá D.C.

Asunto:200410-1Número de radicación anterior (cuando aplique)
 64 - 10Código de la entidad
 90Código del trámite
 01Código de la actividad

Saludo,

 
 

Atentamente,

Firma

Nombre

Cargo

Anexos: (relación de anexos)

Anexo 2

Códigos de trámites

Cod.Nombre del trámiteAsunto
20Informes de fin de ejercicio-EmisoresInformación enviada por los emisores con valores inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, dando cumplimiento a lo establecido en la Resolución 400 de 1995 referente a información previa y posterior a la asamblea general de accionistas.
25Informes de asamblea entidades vigiladasInformación relacionada con las convocatorias a sesiones ordinarias o extraordinarias de la asamblea general de accionistas, y/o suscriptores de fondos, así como de la información que debe ser sometida a su aprobación o improbación y las actas de las sesiones desarrolladas.
30Informes trimestrales emisoresCorresponde a las solicitudes de retransmisión, prórrogas para el envío de estados financieros y envío de anexos financieros.
35Estados financieros entidades vigiladasIdentifican la información contable y financiera que remiten las entidades vigiladas, incluyendo los anexos, informes de operaciones y demás documentos relacionados con la misma.
41Informes mensuales, entidades no vigiladas, personas naturales y jurídicas.Corresponde a las solicitudes de transmisión, prórrogas para el envío de estados financieros y envío de anexos financieros.
47Informes semanales comisionistas de bolsaLas sociedades comisionistas de bolsa envían los informes sobre operaciones cruzadas del fondo de valores con bocas (boceas) y acciones.
48Inscripción automáticaTrámite que adelantan los emisores del sector financiero, la nación y el Banco de la República ante el Registro Nacional de Valores e Intermediarios para que los valores que emiten gocen de inscripción automática en el mismo, de conformidad con lo establecido en la Resolución 400 de 1995.
49Inscripción de valores en el RNVIIdentifica las solicitudes de inscripción de valores en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios de acuerdo con lo establecido en la Resolución 400 de 1995
50Inscripción de intermediarios en el RNVISe utiliza para solicitar la inscripción en el RNVI de una persona natural o jurídica.
51Inscripción temporalSe utiliza para los procesos de enajenación de acciones de las entidades de carácter público u oficial y las sociedades en proceso de liquidación o en concordato.
52Inscripción anticipadaSe utiliza para adelantar los trámites de autorización de inscripción anticipada en el RNVI de una persona natural o jurídica.
53Actualización información de internet en el RNVIMediante este código las bolsas de valores, sociedades comisionistas de bolsa, sociedades comisionistas independientes de valores, sociedades administradoras de fondos de inversión y demás entidades sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia de Valores, envían la información para su actualización en el RNVI.
58Información eventualCorresponde a la información relacionada con cualquier hecho jurídico, económico o financiero que sea de trascendencia respecto de los emisores, de sus negocios o para la determinación del precio o para la circulación en el mercado de los valores que tengan inscritos en el RNVI.
59Solicitud de reserva información eventualPetición formal realizada por el emisor en el formato diseñado para tal fin. Formato anexo Circular Externa 1 de enero 24 de 2002.
60Cancelación voluntaria de la inscripción de valores en el RNVIEste código identifica las solicitudes de los emisores para cancelar la inscripción de valores en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios.
70Cancelación voluntaria de inscripción de intermediarios en el RNVILo utilizan los intermediarios para cancelar su inscripción en el RNVI.
75Régimen de autorización individual de actividadesSe utiliza para el estudio y eventual autorización de actividades cuando las entidades vigiladas no cumplen con los requisitos para acogerse al régimen de autorización general o se encuentran sancionadas.
76Régimen de autorización general de actividadesSe utiliza para la remisión de información sobre trámites respecto de las cuales las entidades controladas y/o vigiladas cumplen con los requisitos establecidos para la autorización general. Se refiere a los trámites de publicidad, tarifas (para el caso de las bolsas de valores), cierre de oficinas, y negociación de acciones en porcentajes inferiores al 10%.
80Constitución de nuevas entidades vigiladasSe utiliza para autorizar la constitución de sociedades que de conformidad con las normas legales estén sujetas a la inspección y vigilancia que corresponde a Supervalores, como lo son las entidades dedicadas a intermediación en el desarrollo de contrato de comisión para la compra y venta de valores, titularizadoras, calificadoras, cámaras de compensación, depósitos centralizados, entre otras.
85Autorización fondos de valoresHace referencia a los documentos que deben enviar las sociedades comisionistas de bolsa que solicitan autorización de la superintendencia para constituir y administrar un fondo de valores (contratos de suscripción de derechos y prospectos de inversión).
90Reformas estatutariasSe utiliza para autorizar las reformas estatutarias, contratos de suscripción de derechos y prospectos de inversión de sociedades bajo inspección, vigilancia o control exclusivo de esta superintendencia.
95Reglamentos de emisión y colocación de accionesSe utiliza para autorizar los reglamentos de emisión y colocación de acciones de las entidades sometidas a inspección, vigilancia o control exclusivo de la Superintendencia de Valores.
100Reforma de reglamentos internos de las bolsas de valores, fondos de garantía y comisionistas independientesA través de este trámite las bolsas de valores, los fondos de garantía y las comisionistas independientes someten a aprobación de esta superintendencia las reformas de sus respectivos reglamentos.
101Autorización de reglamentos de las cámaras disciplinarias y de códigos de conducta de las bolsas de valoresSe utiliza para la autorización de los reglamentos relativos a las cámaras disciplinarias y los códigos de conducta de las Bolsas de Valores.
111MartillosIdentifica el envío de los documentos (aviso de oferta, reglamento operativo y cuadernillo) que deben envían las bolsas de valores a fin de obtener el visto bueno de la superintendencia, sobre los martillos a realizar.
115VisitasSe utiliza en los eventos en que se ordena la practica de una visita de inspección, bien sea a una entidad sujeta a la inspección y vigilancia permanente de la superintendencia, a un emisor de valores o a cualquier participante en el mercado de valores.
120InvestigacionesIdentifica las actuaciones de la Superintendencia de Valores encaminadas a establecer, dentro del ámbito de su competencia investigativa y sancionatoria, la responsabilidad de quienes intervienen en el mercado público de valores, con ocasión de la presunta trasgresión de las normas legales que les resulten aplicables. La actuación administrativa se puede originar en queja, visita, conocimiento directo o información dada a la Superintendencia de Valores sobre hechos que conforme a las normas que regulan el mercado público de valores puedan ser susceptibles de sanción.
130QuejasLa superintendencia resolverá las quejas que se formulen, por escrito, contra las entidades sobre las cuales ejerce inspección, vigilancia, control y/o contra sus directores, representantes legales, y revisores fiscales y que se relacionen con: a) Las posibles violaciones a normas por cuyo cumplimiento deba velar. b) Los incumplimientos a las decisiones que adopte la superintendencia en ejercicio de sus funciones. c) Las decisiones de la asamblea general de accionistas, junta directiva o representantes legales de las sociedades emisoras que, de manera directa o indirecta, puedan lesionar los derechos de los accionistas minoritarios de conformidad con lo dispuesto en la Ley 446 de 1998.
140ConsultasSolicitud de concepto o aclaración sobre un asunto específico cualquiera, siempre y cuando sea de competencia de la Superintendencia de Valores, sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales.
150Remisión documentación para inicio de operaciones por parte de fondos de capital extranjeroSe utiliza para remitir la documentación establecida por el Decreto 2080 de 2000, con el propósito de informar el inicio de operaciones en Colombia de los fondos de capital extranjero.
160Orden de cierre de operaciones por parte de fondos de capital extranjeroSe utiliza para ordenar la liquidación de posiciones y el cierre de operaciones en Colombia de un fondo de capital extranjero, por incumplimiento de los requisitos establecidos en el Decreto 2080 de 2000.
165Autorización inversiones participativas de comisionistas y bolsas de valoresSe utiliza para autorizar inversiones de capital que pretendan realizar en otras sociedades o entidades las comisionistas y las bolsas de valores.
180Ofertas públicas en el mercado primarioHace referencia a la solicitud de autorización para colocar mediante oferta pública de valores en el mercado primario, acciones, bonos, papeles comerciales u otros títulos.
183Autorización de titularizaciónSe utiliza para autorización de ofertas públicas y/o inscripción en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios de procesos de titularización.
185Modificación de autorización de ofertaHace referencia a la solicitud de modificación de las condiciones bajo las cuales se expidió una autorización de oferta de valores en el mercado.
190Autorización en el mercado secundarioMediante este código se envían los documentos requeridos por esta superintendencia, con el fin de obtener autorización para un traspaso de acciones o boceas inscritos en bolsa en el mercado secundario.
201Informes de colocación, de títulos en circulación y avisos de oferta, de ofertas públicas de valores autorizadasIdentifica el trámite mediante el cual los emisores a los que se ha autorizado una oferta pública cumplen con su deber de informar sobre la colocación, los títulos en circulación, la publicación de los avisos de oferta y la certificación sobre el cumplimiento del mecanismo de colocación cuando sea del caso. Usar formato 2 (dos) anexo a Resolución 459 de 2001 disponible en internet.
202Reportes de enajenación de accionesSe utiliza para informar transferencia de acciones que no requieren autorización. Circular Externa 7 de 1998.
206Autorización publicidadSe utiliza para dar autorización a los programas publicitarios para la promoción de valores que se ofrezcan al público por sus emisores o por conducto de intermediarios, cuando les ha sido suspendido el régimen de autorización general.
210Certificación inscripción en el RNVISolicitud que personas naturales o jurídicas hacen al Registro Nacional de Valores e Intermediarios para que certifique su inscripción o que se encuentran a paz y salvo con esta superintendencia.
220Constancias de ejecutoriaPara solicitar a la secretaría general de la superintendencia, la constancia sobre la firmeza de una acto administrativo proferido por la entidad.
230Certificados existencia y representación legalSe utiliza para solicitar a la Secretaría General de la Superintendencia de Valores, la expedición del documento que certifique la existencia y representación legal de una entidad sometida a la inspección y vigilancia de esta entidad.
240Reconocimiento de apoderadosSe emplea para solicitar a la Secretaría General el reconocimiento como apoderado ante la Superintendencia de Valores de una determinada persona, cuando así se requiera.
250Posesiones, directivos y revisores fiscales de entidades vigiladasAdelantar el trámite de posesión de directivos, representantes legales y revisores fiscales.
260Petición de información-solicitud de copiasEste código se usa para solicitar y obtener acceso a la información y a la expedición de fotocopias de documentos que reposan en la Superintendencia de Valores, autenticadas o simples. (CCA, art. 17)
290Solicitud de información esporádicaSe utiliza para solicitar información general relacionada con las actividades y competencias de los agentes del mercado. Adicionalmente incluye informes, designación de peritos y demás requerimientos que formulen otras entidades del poder público
340Fondos especialesMediante este código se tramita todo lo relacionado con los ingresos del Fondo Especial, tales como cuotas, derechos de inscripción en el RNVI, derechos de oferta pública, multas, fotocopias, certificados de existencia y representación legal y publicaciones.
370Autorización adquisición de accionesEste código identifica la información enviada con el propósito de que esta superintendencia autorice las transacciones de inversionistas que tengan por objeto la adquisición del 10% o más, de las acciones suscritas de una sociedad comisionista, o aquellas por medio de las cuales se incremente dicho porcentaje.
380Autorización individual publicidadSe utiliza para autorizar a los intermediarios y demás entidades vigiladas los textos de los programas publicitarios que proyectan utilizar para promocionar valores que se ofrezcan al público o para promover sus servicios.
400Autorización utilización red de oficinaMediante este código las sociedades comisionistas de bolsa envían a esta superintendencia los contratos que celebren con establecimientos de crédito, para la utilización de servicios bancarios.
410Informe representante legal tenedores de títulosMediante este código las entidades que actúan como representantes legales de tenedores de títulos, presentan a la superintendencia los informes semestrales correspondientes, en abril y septiembre,
411Convocatoria asamblea tenedores de títulosSe utiliza para la autorización de los proyectos de convocatorias a asambleas de tenedores de títulos que presentan los emisores
431Autorización operaciones de reorganizaciónCorresponde a las solicitudes que eleven las sociedades emisoras de valores para que se les autorice la solemnización de las reformas estatutarias referentes a la fusión, a la escisión, a la segregación de las mismas u otros procesos con efectos similares.
432Otras reformas estatutarias de emisoresHace referencia a las solicitudes que presentaren los emisores de valores para que se les autorice la solemnización de reformas estatutarias referentes a la disolución anticipada, la transformación, disminución de capital, la conversión de acciones y otras que realicen los emisores de valores y requieran la autorización de la entidad.
433Autorización cálculo actuarial y relacionadosCorresponde a las solicitudes para aprobación del cálculo actuarial de las provisiones para pensiones de jubilación que presenten las sociedades emisoras de valores y otras solicitudes sobre temas relacionados con el pasivo pensional.
434Avalúos de aportes en especieHace referencia a las solicitudes que presentaren los emisores de valores para que se les autorice el avalúo de aportes en especie que reciban de sus accionistas.
440Actuaciones generales control sobre emisoresEste código lo utilizará la Superintendencia de Valores para dar trámite a comunicaciones relativas a los emisores de valores, especialmente de carácter informativo, formular requerimientos, impartir órdenes o adoptar las medidas administrativas que resulten pertinentes.
441Procesos especiales de controlEste código se utilizará en general para verificar el adecuado cumplimiento de los emisores a las normas por las cuales corresponde velar a la Superintendencia de Valores, diferentes al suministro de información; impartir órdenes o adoptar las medidas administrativas que resulten pertinentes.
442Sistema de seguimiento a emisoresComprende las labores que ejecute la superintendencia en ejercicio de su función de mantener un sistema de seguimiento a la evolución financiera de los emisores de títulos inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios.
444Verificación general cumplimiento deberes de informaciónIncluye todas las comunicaciones que envíe o reciba la División de Supervisión a Emisores para efectos de verificar el adecuado cumplimiento a las normas en materia de la calidad de la información divulgada al mercado por los emisores de valores.
445Control normas subordinación y grupo empresarialComprende las actuaciones que adelante la Superintendencia de Valores con el propósito de declarar situaciones de subordinación o existencia de grupos empresariales, ordenar su inscripción en el registro mercantil o cualquiera de las otras funciones asignadas a la entidad relacionadas con la Ley 222 de 1995 y demás normas que la adicionen, modifique o sustituyan.
446Promoción acuerdo de reestructuraciónMediante este código se dará trámite a las solicitudes de admisión de un emisor de valores a un acuerdo de reestructuración bajo la Ley 550 de 1999, ya sea de oficio o a solicitud del emisor o de sus acreedores.
447Autorización operaciones especiales Ley 550/99Mediante este código se presentarán a la Superintendencia de Valores, las solicitudes para efectuar, dentro de un acuerdo de reestructuración, las operaciones a que se refieren los artículos 17 y 41 de la Ley 550 de 1999. La solicitud puede ser presentada por las sociedades emisoras de valores, los promotores del acuerdo o los acreedores interesados.
448Solicitudes especiales accionistasComprende las solicitudes que presenten ante la Superintendencia de Valores accionistas de sociedades emisoras para que se designen peritos para el reembolso de aportes o cualquier otra función encaminada a la protección de los derechos de los accionistas que corresponda a la delegatura para emisores.
490Derecho de peticiónSe utiliza para las comunicaciones que cualquier persona presenta a esta entidad en virtud del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Nacional.

Anexo 3

Códigos de actividades

Códigos de actividades que pueden ser usados por los destinatarios de esta circular

01 Solicitud/Presentación. Con este código se inicia un trámite presentado a la Superintendencia de Valores. Por ser un nuevo trámite no tiene asignado un número de radicación anterior.

04 Envío de información. Se da alcance a un trámite ya radicado y que a juicio del remitente debe ser complementado.

06 Respuesta a requerimientos. Se contestan los requerimientos formulados por la Superintendencia de Valores.

07 Solicitud de prórroga. Se solicita ampliación a los plazos fijados, en cumplimiento con el deber de información o para cumplir requerimientos relacionados con trámites adelantados.

10 Recurso. Utilizado para recurrir los actos administrativos emanados de la Superintendencia de Valores.

Códigos para uso de la Superintendencia de Valores

02 Aviso de notificación. Se informa sobre los actos administrativos de carácter particular proferidos por la Superintendencia de Valores.

05 Requerimientos. Se usa para solicitar información, explicaciones o formular glosas para ser respondidos dentro de unos plazos establecidos en el oficio.

08 Respuesta afirmativa a solicitud de prórroga. Usado para informar que se ha concedido la prórroga.

09 Respuesta negativa a solicitud de prórroga. Usado para informar que se ha negado la prórroga.

11 Respuesta final. Utilizado para aquellos casos en que la Superintendencia de Valores responde y da por concluido un trámite.

13 Traslado de competencia-Externo. Utilizado cuando la Superintendencia de Valores hace traslado de un trámite a otra entidad que, en razón de sus funciones, tiene la competencia para atender la solicitud.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a entidades sujetas a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de Valores.

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