CIRCULAR EXTERNA 2 DE 2006 

(Enero 30)

Asunto: Formatos para el diligenciamiento de la información estadística.

De la unificación de criterios en el manejo de la información estadística y el trabajo adelantado en forma conjunta con las cajas, se deriva la necesidad de realizar el ajuste a los formatos que actualmente nos permiten la descripción eficiente de la población afiliada y los servicios prestados por cada una de estas corporaciones, por lo tanto, se realizaron nuevas modificaciones en algunas variables por medio de las cuales se pretende describir el actuar de las cajas de compensación familiar y en general del sistema del subsidio.

De otra parte, teniendo en cuenta el ajuste en algunas variables y las diferentes fechas establecidas para su envío a esta superintendencia, se anexan a esta carta circular los formatos, con el fin de facilitar la labor de captura de datos por parte de las cajas y contribuir al eficiente procesamiento por parte de esta entidad.

Es preciso aclarar, que el proyecto relacionado con el módulo I – población, sobre el cual se adelantan adecuaciones por parte de la oficina de informática, postergadas por motivos presupuestales, no será aplicado hasta tanto no termine dicho proceso de ajuste y sea implantado oficialmente.

En consecuencia, a continuación se relacionan los diferentes formatos con las fechas establecidas para su respectivo envío:

1. Formatos mensuales de población.

Está compuesto por 6 cuadros, de la siguiente forma:

1. Variables trazadoras del sistema del subsidio familiar (41 ítems).

2. Afiliados según actividad económica de las empresas.

3. Afiliados por tipo sector de las empresas.

4. Afiliados según tamaño de las empresas.

5. Afiliados por nivel de ingreso.

6. Personas a cargo por rangos de edad.

Se anexan a estos formatos, las definiciones de cada una de las variables con los soportes jurídicos o legales y las respectivas tablas que se deben utilizar en cada uno de ellos.

El reporte de estos formatos vence el 20 del mes siguiente al que se refiere la información a excepción del mes de diciembre que vence el 15 de enero de cada año.

2. Formatos trimestrales de servicios sociales.

Está compuesto por 15 cuadros, de la siguiente forma:

1. Subsidio en especie.

2. Servicio de salud.

3. Adulto mayor y discapacitados.

4. Servicio de nutrición.

5. Servicio de educación formal.

6. Servicio de educación no formal e informal.

7. Servicio de cultura.

8. Guarderías.

9. Programas de vivienda - soluciones entregadas.

10. Servicio de subsidio de fondo de vivienda - recursos del Estado.

11. Servicio de crédito de Mypymes para industrias familiares.

12. Servicio de crédito en servicios sociales.

13. Servicio de recreación y turismo social.

14. Servicio de biblioteca.

15. Atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria.

Se anexan a estos formatos, las definiciones de variables con los soportes jurídicos o legales y las tablas que deben ser utilizadas en cada uno de ellos.

El reporte de estos formatos vence de la siguiente manera:

Trimestre enero a marzo el 20 de abril.

Trimestre de abril a junio el 20 de julio.

Trimestre de julio a septiembre el 20 de octubre.

Trimestre de octubre a diciembre el 20 de enero del año siguiente.

3. Formatos semestrales de recurso humano.

Está compuesto por 3 cuadros, así:

1. Recurso humano personal de planta (a término fijo).

2. Recurso humano personal de planta (a término indefinido).

3. Recurso humano por prestación de servicios.

El reporte de estos formatos vence de la siguiente manera:

Semestre enero a junio el 20 de julio.

Semestre de julio a diciembre el 20 de enero del siguiente año.

4. Formatos anuales:

Está compuesto por 9 cuadros, así:

1. Vinculación EPS/ARS y cobertura geográfica en salud.

2. Infraestructura recreación utilización recurso cama en centros vacacionales y vacacionales/recreacionales.

3. Infraestructura recreación y cultura.

4. Concesiones en mercadeo.

5. Infraestructura en mercadeo.

6. Infraestructura en salud.

7. Infraestructura centros salud ocupacional, adulto mayor y discapacitados.

8. Infraestructura educación formal - centro educativo - capacidad total.

9. Infraestructura educación no formal e informal - capacidad total.

El reporte de estos formatos vence el 28 de febrero del año siguiente a la vigencia reportada.

Notas importantes:

1. Con estos reportes anuales deben anexar los formatos 2 al 6 de población, y por única vez, con corte a diciembre 2005, es decir, se debe clasificar la información reportada en el mes de diciembre de 2005, clasificada por actividad económica, sector, tamaño de las empresas, nivel de ingreso de los trabajadores y rangos de edad de las personas a cargo.

2. Ajustarse a los formatos, no cambiar su estructura y diligenciarlo completamente incluyendo la parte de identificación de la caja.

3. En los formatos relacionados con datos financieros, enviar las cifras en miles de pesos.

4. Estricto cumplimiento con las fechas establecidas en la presente circular.

5. Responder obligatoriamente las diferentes validaciones que se envíen dentro de los plazos establecidos.

Definicionesytablasservsoc.doc

1. Formato mensuales población 2006 (REV).xls

2. Formatostrimestralesservsociales2006(REV).xls

3. Formatossemestralesrecursohumano2006(REV).xls

4. Formatos anuales manual de especificaciones 2006 (REV).xls

definiciondevariablesPOB2006.doc

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a directores administrativos, revisores fiscales y contadores.

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