CIRCULAR EXTERNA 2 DE 2008 

(Junio 26)

Asunto: Registro y reconocimiento de las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado.

El 30 de mayo de 2008 expiró el plazo conferido por el Decreto 3758 del 27 de septiembre de 2007, para que las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado ajustaran sus estatutos y regímenes de trabajo asociado y de compensaciones al Decreto 4588 de 2006. Asímismo, para que solicitaran al Ministerio de la Protección Social la autorización de los regímenes y ante la Superintendencia de la Economía Solidaria el registro e inscripción de la organización.

En consecuencia, a partir del 31 de mayo de 2008, esta superintendencia es la competente para expedir el certificado de existencia y representación legal de las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado.

Con el fin de ilustrar a estas organizaciones sobre el trámite de registro y la expedición de certificados de existencia y representación legal, la superintendencia imparte las siguientes instrucciones, las cuales serán de obligatoria observancia:

1. Solicitud de registro e inscripción.

Las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado reguladas por Decreto 4588 de 2006, que por su actividad estén supervisadas por esta superintendencia, deberán inscribir y registrar sus actos ante esta entidad.

Para el efecto, los documentos de constitución, reformas estatutarias y demás actos que requieran registro, deberán contener, entre otros, los requisitos establecidos por la Superintendencia de la Economía Solidaria en las circulares externas 5 y 6 de 2007.

Las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado que ajustaron sus estatutos y regímenes de trabajo asociado y de compensaciones, y además, radicaron la solicitud para su autorización en el Ministerio de la Protección Social dentro del término establecido, podrán radicar las solicitudes de registro e inscripción con posterioridad al 30 de mayo de 2008 ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, para tal efecto deben allegar los siguientes documentos:

a) Solicitud escrita de registro;

b) Copia del acta de la asamblea general de constitución o reforma;

c) Copia de texto completo de los estatutos;

d) Constancia de pago de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) de los aportes sociales iniciales suscritos por los fundadores, expedida por el representante legal de la cooperativa;

e) Acreditación del curso básico de cooperativismo con énfasis en trabajo asociado para los fundadores y quienes se adhieran con posterioridad con una intensidad no inferior a veinte (20) horas;

f) Copia del acto de autorización del régimen de trabajo asociado y de compensaciones expedido por el Ministerio de la Protección Social.

La solicitud de registro deberá efectuarse, únicamente, ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, para tal efecto deberán remitir la información por correo tradicional o por los medios electrónicos que la misma autorice o ponga a disposición del público usuario.

2. Término para efectuar el registro e inscripción.

De conformidad con lo dispuesto en artículo 16 de la Ley 79 de 1988, la Superintendencia de la Economía Solidaria atenderá el trámite de registro de las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado, dentro de los sesenta (60) días hábiles siguientes al recibo de la documentación que deberá ser presentada en forma completa para efectuar el registro.

3. Expedición del certificado de existencia y representación legal.

La Superintendencia de la Economía Solidaria expedirá los certificados de existencia y representación legal de las precooperativas y cooperativas de trabajo asociado, inscritas ante la superintendencia, en un término que no excederá los 15 días hábiles siguientes al recibo de la respectiva solicitud.

De organizaciones que aún no han concluido el trámite de autorización de los regímenes de trabajo asociado y de compensaciones ante el Ministerio de la Protección Social y del registro ante la Superintendencia de la Economía Solidaria, pero que radicaron su solicitud antes del 30 de mayo de 2008.

Para el efecto, se debe tener en cuenta lo siguiente:

• A las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado que ya obtuvieron su registro ante la superintendencia, se les expedirá el correspondiente certificado.

• A las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado que radicaron su solicitud ante el Ministerio de la Protección Social o ante la Superintendencia de la Economía Solidaria antes del 30 de mayo de 2008, se les expedirá el certificado, advirtiendo que el mismo contendrá la información suministrada por la correspondiente cámara de comercio y los datos registrados en la misma hasta esa fecha.

Adicionalmente, que la entidad solidaria presentó oportunamente ante el Ministerio de la Protección Social y/o ante esta superintendencia, las solicitudes de autorización de los regímenes y de registro e inscripción respectivamente, y que para la fecha de expedición del certificado se encuentran en trámite.

• A las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado que no solicitaron la autorización y registro ante el ministerio y la superintendencia, se les expedirá certificado de existencia y representación legal de acuerdo con la información suministrada por las cámaras de comercio, el cual sólo surtirá efectos para iniciar el proceso de disolución y liquidación correspondiente, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 107 de la Ley 79 de 1989 y el numeral 7º de la Circular Externa 6 de 2007.

4. Actos y libros sujetos a registro e inscripción ante la superintendencia.

Conforme a lo dispuesto por el artículo 7º del Decreto 4588 de 2006, las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado deben registrar en esta superintendencia:

4.1. Actos.

• Constitución y reformas estatutarias.

• Disolución y liquidación.

• Tomas de posesión por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria, para administrar o para liquidar.

• Creación de oficinas, sucursales o agencias.

• Procesos de insolvencia económica.

• Nombramiento de cuerpos directivos, órganos de control, revisores fiscales y representantes legales.

• Poderes generales para administrar establecimientos o bienes.

• Embargos y demandas civiles que recaigan sobre sus bienes.

• Contratos de prenda sin tenencia.

• Contratos de compraventa comercial con reserva de dominio.

• Fusiones, incorporaciones, escisiones y transformaciones.

• Conversiones de precooperativa a cooperativa.

4.2. Libros.

• Libro diario.

• Libro mayor y balances.

• Libro de inventarios y balances.

• Libro de actas de asamblea general.

• Libro de actas de consejo de administración u órgano equivalente.

• Libro de registro social.

• Los demás actos y documentos cuya inscripción sea ordenada por la ley.

5. Recursos que proceden contra los actos de registro e inscripción.

Contra los actos administrativos de fondo relacionados con el registro de las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado de que trata el Decreto 4588 de 2006, procederá el recurso de reposición ante la Superintendencia de la Economía Solidaria.

6. Tarifas para la expedición del certificado de existencia y representación legal.

La Superintendencia de la Economía Solidaria expedirá próximamente el acto administrativo que fijará las tarifas que se cobrarán a las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado, en relación con los actos de registro, inscripción y expedición de certificados, las cuales se sujetarán a lo establecido en las disposiciones legales que regulan el tema.

Así mismo, implantará mecanismos de información y pagos virtuales, procedimiento que se comunicará a los interesados una vez se surtan los trámites correspondientes para su puesta en marcha.

La Superintendencia de la Economía Solidaria publicará cada mes en su página web: www.supersolidaria.gov.co, la lista actualizada de las entidades inscritas hasta dicha fecha y las que han suministrado información relacionada con los aportes al sistema de seguridad social. Esta lista mencionará la razón social, sigla, NIT y domicilio de las entidades inscritas, sin alusión al contenido de sus estatutos.

Toda la información relacionada con el tema podrá ser consultada en nuestra página web www.supersolidaria.gov.co o a través del correo electrónico cau@supersolidaria.gov.co; igualmente la base de datos de las entidades inscritas con registro, se encuentra en la página referida (base de datos / cooperativas y precooperativas de trabajo asociado).

Las circulares externas 5, 6 y 8 de 2007 expedidas por esta superintendencia continúan vigentes para todos los efectos.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a cooperativas y precooperativas de trabajo asociado.

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