Superintendencia del Subsidio Familiar

CIRCULAR EXTERNA 2 DE 2012 

(Febrero 17)

Dependencia: 0140

Asunto: Formatos para el diligenciamiento de la información estadística.

Atento saludo:

Con el fin de unificar criterios sobre el manejo de la información estadística y previo el trabajo conjunto adelantado con las cajas de compensación familiar, se derivó la necesidad de adecuar el Manual de Especificaciones Técnicas, ajustando algunos formatos que permitan describir con mayor propiedad la población y los servicios prestados.

Junto con el manual de especificaciones, se anexan los formatos que deben ser diligenciados obligatoriamente por las cajas de compensación familiar, con el fin de facilitar la captura y procesamiento de la información.

Es importante dar cumplimiento a las fechas establecidas a continuación, toda vez que se debe dar prioridad a los compromisos adquiridos por el Gobierno Nacional para la actualización del Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno, Sismeg, y Sistema de Información de la Protección Social, Sispro.

A continuación se relacionan los diferentes formatos con las fechas indicadas para su respectiva presentación.

I. Variables trazadoras

Compuesto por 7 formatos:

1.1. Variables trazadoras del sistema del subsidio familiar (47 ítems)

1.2. Afiliados según actividad económica de las empresas

1.3. Afiliados por tipo de sector de las empresas

1.4. Afiliados según tamaño de las empresas

1.5. Afiliados por nivel de ingreso

1.6. Afiliados por rango de edad y categorías

1.7. Personas a cargo por rangos de edad

Se anexan a estos formatos las definiciones de cada una de las variables con los soportes jurídicos o legales.

 

La presentación del reporte de estos formatos vence el 10 del mes siguiente al que se refiere la información

LA PRESENTACIÓN DEL REPORTE DE ESTOS FORMATOS VENCE EL 10 DEL MES SIGUIENTE AL QUE SE REFIERE LA INFORMACIÓN

 

II. Formatos trimestrales de servicios sociales

Está compuesto por 18 cuadros:

2.1. Subsidio en especie

2.2. Servicio de salud

2.2.1. Actividades salud

2.2.2. Coberturas EPS y EPS (afiliados)

2.3. Adulto mayor y discapacitado

2.3.1. Programas de bienestar y educación familiar

2.4. Servicio de nutrición

2.5. Servicio de educación formal

2.6.1. Servicio de educación para el trabajo, desarrollo humano

2.6.2. Educación informal

2.7. Servicio de cultura

2.8. Guarderías

2.9. Programas de vivienda - Soluciones entregadas

2.10. Servicios de subsidio de fondo de vivienda - Recursos del Estado

2.11.1. Servicio de créditos para industrias familiares

2.11.2. Otros créditos

2.12. Servicio de crédito en servicios sociales

2.13. Servicio de recreación y turismo social

2.14. Servicio de biblioteca

2.15. Gestión de recursos de cooperación nacional e internacional.

Se anexan a estos formatos, las definiciones de variables con los soportes jurídicos o legales y las tablas que deben ser utilizadas en cada uno de ellos.

El reporte de estos formatos vence en las siguientes fechas:

Información delCorrespondiente aFecha límite de presentación
Primer trimestreEnero – Marzo:Enero 20
Segundo trimestreAbril – junio:Julio 20
Tercer trimestreJulio – septiembre:Octubre 20
Cuarto trimestreOctubre – diciembre:Enero 20 año siguiente

 

III. Formatos semestrales de recurso humano

Compuesto por 3 cuadros:

3.1. Recurso humano personal de planta (a término fijo)

3.2. Recurso humano personal de planta (a término indefinido)

3.3. Recurso humano por prestación de servicios

 

El reporte de estos formatos vence en las siguientes fechas:

Información delCorrespondiente aFecha límite de presentación
Primer trimestreEnero – junioJulio 20
Segundo trimestreJulio – diciembreEnero 20 año siguiente

 

IV. Formatos semestrales de infraestructura

Compuesto por 10 cuadros:

4.1. Infraestructura en bibliotecas

4.2. Infraestructura recreación y turismo

4.3. Concesiones en mercadeo

4.4. Infraestructura en mercadeo

4.5. Infraestructura en salud

4.6. Infraestructura centros de salud ocupacional, adulto mayor y discapacitados

4.7. Infraestructura Educación formal - Centro educativo - Capacidad total

4.8. Infraestructura Educación para el trabajo y desarrollo humano e informal

4.9. Gestión de recursos de cooperación nacional e internacional

4.10. Infraestructura administración de los jardines sociales (Foniñez)

 

EL REPORTE DE ESTOS FORMATOS VENCE EL 28 DE FEBRERO DEL AÑO SIGUIENTE A LA VIGENCIA REPORTADA

 

Notas importantes

1. Se deben ajustar a los formatos, no cambiar su estructura y diligenciarlos completamente incluyendo la parte de identificación de la caja.

2. En los formatos de Población, servicios sociales, recurso humano e infraestructura, que se relacionan con datos financieros, enviar las cifras en pesos.

3. Responder obligatoriamente las diferentes validaciones que se envíen dentro de los plazos establecidos.

4. Tanto los informes, como las validaciones, deben ser enviados vía e-mail (formatos en excel) y documento físico (en el formato) debidamente firmado en caso de presentarse alguna modificación; la información suministrada en medio electrónico debe ser igual a la reportada físicamente. Los reportes estadísticos, que se envíen por medio electrónico, deben ser presentados utilizando los archivos de reportes establecidos por esta Superintendencia, diseñados en MS excel, los cuales no deben ser modificados en su estructura, para lo cual cuentan con la debida protección.

5. Para la definición del cociente nacional, particular y la cuota de referencia, se tomará la información reportada al grupo de estadística durante la vigencia. Las diferencias que se presenten entre la información reportada al grupo de estadística y la división financiero contable, serán reportadas a la división legal de esta superintendencia, para su respectivo trámite.

6. Los formatos relacionados con variables trazadoras del subsidio familiar y otros presenta algunos ajustes originados en la Ley 1429 de 2010, por tal razón para el reporte de la información correspondiente al mes de enero, que se hará en el mes de febrero, se utilizarán los formatos de la Circular Externa 1 de 2011. Para el reporte de la información del mes de febrero que se hará en el mes de marzo, se debe enviar la información en los formatos anexos en esta circular, al igual que la correspondiente al mes de enero actualizada.

 

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N. del D.: La presente circular externa va dirigida a las cajas de compensación familiar.

NOTA: Los formatos anexos a la presente circular externa pueden ser consultados en la Superintendencia de Subsidio Familiar.