Superintendencia del Subsidio Familiar

CIRCULAR EXTERNA 2 DE 2013 

(Febrero 21)

Asunto: Aclaración de la Circular Externa 13 de 2012

Teniendo en cuenta que del 15 al 17 de noviembre de 2012 se celebró el seminario de abogados, revisores fiscales y jefes de subsidio familiar de las cajas de compensación familiar se abrió un espacio de concertación para la discusión de la Circular 013 de 2012, en desarrollo del mismo se concluyó la procedencia de dar alcance a dicha circular en algunos aspectos, sobre los cuales me refiero a continuación:

1. Dentro del texto de la Circular 013 de 2012 se repite en diferentes acápites lo siguiente: “Documento de identificación del trabajador, si es por primera vez: realizar consulta a la Registraduría Nacional del Estado Civil”. Se aclara que debe quedar así: “documento de identificación del trabajador, si es por primera vez o realizar consulta a la Registraduría Nacional del Estado Civil”, es decir, se incluye la “o” disyuntiva.

2. Dentro del texto de la Circular 013 de 2012 se repite en diferentes acápites lo siguiente: “Certificado del médico de la EPS donde conste la discapacidad, indicando tipo de discapacidad no se debe exigir porcentaje de discapacidad. Se aclara que el certificado del médico no solamente es de la eps, sino de cualquier entidad competente para certificar la discapacidad que le impida trabajar.

3. Dentro del texto de la Circular 013 de 2012, al referirse a la custodia se indicó que para ello se podía utilizar formato establecido por el Ministerio del Trabajo. Se aclara que debe solicitarse el documento de la custodia legal emitida por la correspondiente entidad competente (ICBF, comisaría de familia, juzgado de familia, etc.).

4. Dentro del texto de la Circular 013 de 2012 se indica para efectos del pago del subsidio la Caja puede exigir “Copia de la cédula de ciudadanía de la madre o el padre biológico que no estén recibiendo subsidio familiar”, documento que se consideró por parte de los asistentes al seminario que debía excluirse de la Circular 013 de 2012, en consecuencia, se elimina expresamente este documento.

5. Teniendo en cuenta que la Circular 013 de 2012 señala los documentos exigibles para efectos de la afiliación de los trabajadores a la caja de compensación familiar, se permite que las cajas de compensación Familiar soliciten la copia de la tarjeta de identidad para los niños mayores de siete (7) años, pero solo para efectos de la inscripción a la caja y posterior reporte a las entidades gubernamentales que lo requieran, no para el pago del subsidio monetario a los trabajadores.

Se reitera que las caja de compensación familiar que no cuenten a la fecha con la consulta a la Registraduría Nacional del Estado Civil, podrán solicitar copia de la cédula de ciudadanía, pero deben gestionar a la mayor brevedad la consulta en línea, para que todas las cajas de compensación familiar cuenten con este servicio que redunda en beneficio de los trabajadores afiliados. Así mismo, se debe propender por establecer mecanismos de consulta en línea de los certificados escolares de los hijos mayores de 12 años, con el fin de no generar costos adicionales a la familia del trabajador beneficiario.

Finalmente, es necesario resaltar que la Circular 013 de 2012 fue producto igualmente de un proceso concertado entre las cajas de compensación familiar y la superintendencia del subsidio familiar, se buscó una línea media para definir los documentos que requieren las cajas de compensación familiar, no obstante, en la práctica se observa que existen cajas de compensación familiar que solicitan menos documentos que los consagrados en la Circular 013 de 2012, por lo que se aclara que dichas cajas de compensación familiar cumplen con la normatividad vigente y con el espíritu de dicha circular, que no ha sido otro que dar cumplimiento al estatuto antitrámites, buscando el beneficio de los trabajadores, facilitándole su relación con la caja de compensación familiar y que esté presente la mínima cantidad de documentos frente a la misma. En este orden de ideas, las cajas que venían solicitando menos documentos, facilitan al trabajador su inscripción a la caja de compensación familiar y en esa medida es más benéfico para el mismo.

N. del D.: La presente circular va dirigida a los consejos directivos, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar.