CIRCULAR EXTERNA 2 DE 2009 

(Abril 17)

Asunto: Modificación del numeral 1.2. del título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

(Nota: Véase Circular Externa 6 de 2009 de la Superintendencia de Industria y Comercio)

1. Objeto.

Impartir instrucciones a las cámaras de comercio sobre la función de llevar el registro único de proponentes, su inscripción, renovación, actualización o modificación, cancelación o revocación y definir el formato y mecanismo a través del cual las entidades estatales deben reportar la información a las cámaras de comercio sobre contratos, multas y sanciones.

2. Fundamento legal.

Conforme a lo previsto en los numerales 7º y 21 del artículo 2º del Decreto 2153 de 1992, corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer control y vigilancia de las cámaras de comercio e instruirlas sobre la manera como deben cumplir las disposiciones en las materias objeto de su competencia, fijando los criterios que faciliten su cumplimiento y señalando los procedimientos para su cabal aplicación.

La Ley 1150 de 2007 establece que todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el registro único de proponentes del registro único empresarial de la cámara de comercio con jurisdicción en su domicilio principal.

Así mismo, crea la obligación por parte de las entidades estatales de reportar mensualmente a la cámara de comercio de su domicilio la información concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados. Igualmente señala que el servidor público encargado de remitir la información, que incumpla esta obligación incurrirá en causal de mala conducta.

Por su parte, el Decreto 4881 de diciembre 31 de 2008, en su artículo 14, establece la información que debe ser remitida por medios electrónicos a las cámaras de comercio que tengan jurisdicción en el domicilio del inscrito e indica que tal información debe enviarse en forma mensual, a más tardar el día 15 de cada mes.

A su vez, en su artículo 9º establece que la Superintendencia de Industria y Comercio determinará los libros necesarios para cumplir con la finalidad del registro único de proponentes y dará las instrucciones que tiendan a que se lleve de acuerdo con la ley y los reglamentos que lo regulen.

3. Instructivo.

Modificar el numeral 1.2. del capítulo I del título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, el cual quedará así:

“1.2. Registro único de proponentes(1).

1.2.1. Libros de registro de proponentes.

Para efectos del registro único de proponentes, las cámaras de comercio llevarán el libro I denominado “De los Proponentes”, en el cual se inscribirá:

• El formulario único mediante el cual la persona natural o jurídica efectúe su inscripción en el registro de proponentes.

• El formulario a través del cual el proponente renueve su inscripción en el registro de proponentes.

• El formulario contentivo de la actualización o modificación de los datos que figuren en el registro de proponentes

• El formulario mediante el cual la persona natural o jurídica cancele su inscripción en el registro de proponentes.

• El acto administrativo o la providencia judicial debidamente ejecutoriados, mediante los cuales se modifique la clasificación o calificación del proponente.

• El acto administrativo debidamente ejecutoriado, en que se ordene la cancelación del registro único de proponentes.

• El acto administrativo o la providencia judicial debidamente ejecutoriados, mediante los cuales se aclare, revoque parcial o totalmente la inscripción contenida en el registro único de proponentes.

• El acto administrativo debidamente ejecutoriado por el cual se declare la inhabilidad del proponente.

• Los formatos en los cuales las entidades estatales suministren la información concerniente a contratos adjudicados, en ejecución y ejecutados, multas y sanciones en firme.

• La cesación de efectos del registro único de proponentes.

1.2.2. Procedimiento para llevar el registro único de proponentes.

1.2.2.1. Instrucciones generales.

Los formularios y modelos de certificación serán uniformes en todas las cámaras de comercio.

Un ejemplar de los instructivos para el diligenciamiento del formulario deberá ser suministrado gratuitamente junto con el mismo.

Adicionalmente, las cámaras podrán ofrecer a los proponentes, el diligenciamiento de los formularios a través de medios virtuales y la información requerida para que puedan realizar cualquiera de los trámites enunciados en el párrafo anterior.

Las cámaras de comercio a través de Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, Confecámaras, podrán determinar modelos estándar para las certificaciones que el interesado debe anexar a la solicitud de registro ante el registro único de proponentes, los cuales estarán a disposición de los proponentes en el portal del registro único empresarial y en los portales de las cámaras de comercio.

Al momento de ser presentado el formulario y los documentos soporte para registro, las cámaras de comercio los radicarán con la indicación de la hora y la fecha de recepción.

Una vez efectuada la inscripción el secretario o quien haga sus veces insertará una constancia en el formulario que contendrá los siguientes datos:

• Cámara de comercio correspondiente.

• Fecha de inscripción.

• Número de inscripción en el libro respectivo.

• Resumen de la inscripción y modificaciones efectuadas (para el caso de la renovación o actualización), o cancelación, según el caso.

Las cámaras de comercio, asignarán a cada proponente un número único a nivel nacional, el cual corresponderá al número de identificación tributaria, NIT. En el caso de cambio de domicilio el proponente conservará este número lo anterior independiente de que cada cámara asigne un número de registro interno a los proponentes de su jurisdicción.

A cada proponente se le abrirá un expediente en el cual se archivarán en orden cronológico, el formulario y los documentos relacionados con su inscripción, renovación, actualización o modificación y cancelación. Las cámaras de comercio conservarán los documentos de soporte de la información suministrada por los proponentes; en aquellos casos en los que se almacenen de manera digital, se podrá prescindir de los documentos físicos y la cámara podrá destruirlos en cualquier tiempo siempre que garantice su reproducción exacta de acuerdo con lo establecido en el artículo 5º del Acuerdo 16 de 2002 del Archivo General de la Nación.

Cuando el proponente cambie de domicilio, la cámara de comercio en donde repose el expediente, entregará al interesado que así lo solicite copia autenticada por el secretario o quien haga sus veces, de los documentos soporte y de los formatos contentivos de la información suministrada por las entidades estatales, previa cancelación de los derechos que origine la expedición de copias.

La cámara de comercio liquidará los derechos a que haya lugar por concepto del registro del formulario de inscripción, de renovación, modificación y actualización del proponente y de las certificaciones correspondientes.

Los proponentes podrán solicitar su inscripción ante cualquier cámara de comercio, pero la inscripción la realizará aquella donde esté fijado el domicilio principal del proponente. En este caso, las cámaras de comercio remitirán la documentación a la cámara competente de conformidad con lo señalado en el artículo 33 del Código Contencioso Administrativo.

La recepción que realicen las cámaras de comercio de los formularios, anexos y documentos soporte, en la caja, no implica la aceptación del registro de la actuación del proponente por cuanto dicha solicitud está sujeta a la verificación documental que sobre el particular se haga con el fin de determinar que se encuentre correctamente diligenciado y que se allegue la documentación completa, según lo que establece para cada caso el Decreto 4881 de 2008.

La inscripción en el registro único de proponentes no implica la inscripción en el registro mercantil, ni en el registro de entidades sin ánimo de lucro.

Cuando se trate de entidades sin ánimo de lucro no sujetas a inscripción en los registros que llevan las cámaras de comercio, de que trata el artículo 45 del Decreto-Ley 2150 de 1995 y el artículo 3º del Decreto 427 de 1996, y de entidades con legislaciones especiales, el proponente deberá anexar un certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad correspondiente, con los siguientes datos:

• Nombre o razón social completa del proponente.

• Modificaciones de la razón social.

• Tipo, número y fecha del documento de constitución o creación.

• Fecha y clase de documento por el cual se reconoce la personería jurídica.

• Duración de la entidad.

• Domicilio de la entidad.

• Nombre e identificación del representante legal.

• Facultades y limitaciones del representante legal, si las tuviere.

Las sociedades extranjeras se inscribirán en el registro único de proponentes ante la cámara de comercio donde haya establecido el domicilio de sus sucursal, para lo cual aportarán los documentos soporte requeridos en el Decreto 4881 de 2008, cumpliendo las formalidades establecidas.

Cuando una persona natural tenga más de un domicilio, deberá inscribirse ante la cámara de comercio con jurisdicción en el municipio en el cual tenga el asiento principal de sus negocios.

Cuando el proponente actualice la información establecida en el artículo 17 del Decreto 4881 de 2008 en el registro mercantil o en el registro de entidades sin ánimo de lucro, las cámaras de comercio actualizarán la información correspondiente, sin necesidad de actuación alguna por parte del proponente. Las demás modificaciones deberán realizarse a través del formulario, previo el pago de los derechos correspondientes.

En los sitios de atención al público, las cámaras de comercio mantendrán a disposición de los usuarios un número suficiente de todos los documentos ilustrativos necesarios para el diligenciamiento de los formularios y las tarifas actualizadas. La legislación sobre el registro de proponentes estará a disposición de los usuarios en la página web de las cámaras.

1.2.2.2. Vigencia de los documentos.

Para efectos de renovación, actualización o modificación, se considera que los documentos no pierden su vigencia salvo disposición legal en contrario. Por lo anterior, las cámaras de comercio no se podrán abstener de inscribir en el registro de proponentes información con base en la fecha en la cual los documentos en los que se sustentan hayan sido expedidos.

1.2.2.3. Aproximación y redondeo de cifras.

Cuando como resultado de expresar la capacidad técnica, el patrimonio del proponente y el contrato de mayor valor en términos de smmlv, las cifras arrojen datos con decimales, las cámaras de comercio verificarán que el resultado haya sido aproximado al valor entero más cercano.

Para efectos del cálculo de la capacidad de organización y de la capacidad máxima de contratación (K), las cifras se expresarán con máximo dos decimales.

1.2.2.4. Puntaje por liquidez capacidad financiera proveedores.

Para efectos de la asignación del puntaje correspondiente a la liquidez de proveedores, prevista en el artículo 37 del Decreto 4881 de 2008, el cuarto rango de la tabla va desde 1.000 a 1.499 veces y los puntos que corresponden son 30.

1.2.2.5. Capacidad técnica.

Para la verificación de la capacidad técnica de los proponentes personas jurídicas con menos de 24 meses de constituidas o las personas naturales profesionales con menos de 24 meses de ejercicio de la profesión, las cámaras de comercio solo podrán solicitar información relacionada con el personal vinculado del último año y así mismo lo certificarán. Las personas que tengan menos de 12 meses de actividad tomarán la información del personal vinculado en el tiempo de actividad que tenga.

1.2.3. Tarifas.

Cuando el proponente en un mismo acto se clasifique en varias actividades, especialidades o grupos, las cámaras de comercio cobrarán los derechos correspondientes a una sola inscripción.

1.2.4. Recursos e impugnaciones.

La cámara de comercio competente para conocer del recurso y de la impugnación, será aquella en la que se haya inscrito la información respecto de la cual esta se presenta con los requisitos establecidos en el Decreto 4881 de 2008.

En el evento en que prospere el recurso de reposición se revocará total o parcialmente la inscripción contenida en el registro de proponentes y la cámara de comercio procederá de oficio a modificar el registro en lo conducente.

1.2.5. Reporte de información de las entidades estatales sobre contratos, multas, sanciones, licitaciones y concursos de proponentes.

1.2.5.1. Especificaciones técnicas para el reporte de información sobre contratos, multas y sanciones de los proponentes.

1.2.5.1.1. Envío de información.

El diligenciamiento o envío de los reportes concernientes a los contratos, multas y sanciones a los que hace mención la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 4881 de 2008, se debe llevar a cabo a través de la página web de cada cámara de comercio y/o del sitio web que para el efecto las cámaras de comercio dispongan.

1.2.5.1.2. Aspectos generales para el reporte de información.

1.2.5.1.2.1. Identificación del contrato.

Cada entidad que reporte información deberá garantizar que la identificación o número de contrato sea único, es decir, no debe repetirse por entidad. La identificación del contrato, en conjunto con el número del NIT de la entidad estatal, seccional y la fecha de adjudicación del mismo, garantizarán la unicidad de un contrato entre el universo que reportarán las entidades del Estado, teniendo en cuenta que varias entidades pueden manejar la misma estructura de numeración.

1.2.5.1.2.2. Estructura del reporte.

Hace referencia a la forma como se organiza la información para el correspondiente reporte. Al respecto se define que sea un formato XML (Extensible Markup Language (“lenguaje de marcas ampliable”)) como estándar de intercambio de información para contratos, multas y sanciones. La adopción de un reporte en formato XML le permitirá a las entidades estatales utilizar diferentes mecanismos de generación del mismo, desde la utilización de editores de texto (wordpad, notepad, edit), pasando por la implementación de mecanismos en sus sistemas internos para la generación de los XML y/o elaborando el software que les permita controlar y generar este tipo de reportes.

1.2.5.1.2.3. Medio utilizado para el envío de la información.

La remisión de la información relacionada con los contratos, sanciones y multas de los proponentes, deberá realizarse a través de internet. Para lograr este alcance, las cámaras de comercio proveerán un servicio web al cual podrán conectarse las entidades estatales para diligenciar o enviar el reporte correspondiente.

1.2.5.1.2.4. Seguridad.

Las cámaras de comercio establecerán los mecanismos de seguridad para la recepción de la información, teniendo en cuenta los avances tecnológicos existentes que hay para ello. Podrán utilizar algoritmos para encriptar la información, protocolo para transferencia segura de datos HTTPS utilizando un cifrado basado en SSL (Secure Socket Layers validando su origen y su contenido), contraseñas seguras, certificados de firma digital expedidos por una entidad de certificación autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, o cualquier otro método que a juicio de esta entidad sea tan confiable como apropiado para estos efectos. Para la implementación de procedimientos descritos en este numeral que involucren costos que tengan que asumir las entidades estatales, estos deben estar aprobados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las entidades del Estado deberán remitir a la cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio de la entidad, la “Solicitud de uso de medios electrónicos para la remisión de la información de contratos, multas y sanciones”, Anexo 4.10 de la presente circular, documento que deberá ser descargado de la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio o del RUE, para que sea diligenciado, firmado por el representante legal y enviado en original, con la asignación de un usuario para el reporte de la información.

La cámara de comercio enviará la respuesta con el nombre de usuario y la clave o contraseña asignada y las instrucciones para el reporte de la información a la dirección de correo electrónico indicada en el oficio. Esta respuesta deberá ser remitida máximo 3 días hábiles después de recibida la solicitud enviada por la entidad estatal.

1.2.5.1.2.5. Estampado cronológico.

Hace referencia a la constancia del momento o instante de tiempo (fecha y hora) en que un documento electrónico es generado, transmitido y recibido. En tal sentido la cámara de comercio firma el mensaje de datos con un estampado de tiempo en el momento en que es recibido un reporte (aceptado para su registro) y/o el momento en que dicho reporte es rechazado - conforme a lo indicado en el numeral de causales de rechazo por parte de la cámara de comercio. Para establecer los momentos requeridos de envío y revisión, entre otros, las cámaras de comercio deben utilizar certificados de firma digital expedidos por una entidad de certificación autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, que cumplan estos criterios.

1.2.5.1.2.6. Constancia de la información recibida.

Como constancia de la remisión de la información relacionada con los contratos, sanciones y multas de los proponentes por parte de las entidades del Estado, la cámara de comercio receptora de tal información enviará por correo electrónico una constancia de recepción en donde se indique como mínimo la siguiente información:

— Cámara de comercio receptora.

— Entidad del Estado que remitió la información (NIT y nombre).

— Nombre del funcionario o servidor público que remitió la información.

— Fecha y hora de recepción a satisfacción de la información.

— Número total de contratos remitidos.

— Número total de multas remitidas.

— Número total de sanciones remitidas.

— Número único que identifique esta transacción (se debe contemplar como mínimo el año y un secuencial).

1.2.5.1.2.7. Reporte de inconsistencias.

Como constancia de la remisión de la información relacionada con los contratos, sanciones y multas de los proponentes por parte de las entidades del Estado, la cámara de comercio receptora, enviará por correo electrónico las inconsistencias o errores encontrados al momento de validarla. Se debe indicar como mínimo la siguiente información:

— Cámara de comercio receptora.

— Entidad del estado que remitió la información (NIT y nombre).

— Nombre del funcionario o servidor público que remitió la información.

— Fecha y hora de envío de la información.

— Número total de contratos remitidos.

— Número total de multas remitidas.

— Número total de sanciones remitidas.

Relación de inconsistencias o errores:

i) Tipo de error.

ii) Número de registro en donde se encuentra el error, identificando la etiqueta.

— Total de errores presentados.

1.2.5.1.2.8. Formato utilizado para el envío de la información.

Para el envío de la información de contratos, multas y sanciones, se estableció el formato estructurado XML (Extensible Markup Language (“lenguaje de marcas ampliable”)). El siguiente formato XML está compuesto por 5 elementos: encabezado, contratos, multas y sanciones, que permitirán el envío de la información estructurada de contratos, multas y sanciones por parte de las entidades del Estado a las cámaras de comercio de su respectivo domicilio.

Encabezado
Contrato Nº 1
Contrato Nº 2
Contrato Nº 3
...
...
Multa Nº 1
Multa Nº 2
...
...
...
Sanción Nº 1
Sanción Nº 2
...
...
...
 

a) El documento deberá cumplir con la especificación 1.0 tercera edición;

b) Se deberá utilizar un conjunto de caracteres ISO-8859-1 (Encoding);

c) El archivo debe contener un formato XML bien formado y válido con el esquema XSD que se incluye en esta especificación;

d) El elemento debe contener un elemento único raíz llamado “reporte” que a su vez contendrá toda la información del archivo, tanto el encabezado como los demás registros.

1.2.5.1.3. Estructura del archivo.

1.2.5.1.3.1. Formato del encabezado.

El encabezado del archivo viene en el elemento “encabezado” y contiene los siguientes datos, todos de carácter obligatorio:

EtiquetaDenominaciónTipoLongitud máximaObservaciones
Fecha reporteFecha en que se envía el reporteDate8Formato AAAAMMDD
Código cámaraCódigo de la cámara de comercioNumérico2Código de la cámara de comercio destinataria del reporte.
NIT entidadNIT de la entidad oficialNumérico20NIT de la entidad incluyendo dígito de verificación, justificado a la izquierda.
Nombre entidadNombre de la entidad oficialAlfanumérico255Nombre de la entidad.
Seccional entidadSeccional, división, departamento, unidad, área dentro de la entidad contratanteAlfanumérico128En caso de entidades con seccionales/regionales, unidades de contratación distribuidos, indicarán el nombre respectivo. Por ejemplo, una entidad tiene 3 unidades en Bogotá, denominadas Bogotá-Centro, Bogotá-Sur y Bogotá-Norte y la que está remitiendo en Bogotá-Sur, entonces en esta parte debe ir Bogotá-Sur.
Municipio entidadCódigo DANE del municipioNumérico5Corresponde al municipio en que se encuentra la entidad del Estado. Si está reportando una seccional, debe remitirse el código del municipio de la seccional. Validado contra la tabla Divipola del DANE.
Dirección entidadDirección de la entidadAlfanumérico128Corresponde a la dirección de la entidad del Estado. Si está reportando una seccional, debe remitirse la dirección de la seccional.
Identificación funcionarioNúmero de identificación del funcionario que reportaNumérico20Número de cédula del funcionario responsable del reporte de la información.
Nombre funcionarioNombre del funcionario que reporta la informaciónAlfanumérico128Nombre del funcionario responsable del reporte.
Cargo funcionarioCargo del funcionario que reporta la informaciónAlfanumérico128Cargo del funcionario responsable por el reporte de la información.
Periodo reportadoAño y mes del periodo reportadoNumérico6En formato AAAAMM donde AAAA indica el año que se está reportando y MM el mes. Para el reporte de los contratos, multas y sanciones de que trata el parágrafo transitorio del artículo 14 del Decreto 4881 de 2008, en este campo se reportará “999999”.
Total contratosNúmero de registros reportados del tipo “contrato”Numérico3Sumatoria total de los registros tipo "contrato" que vienen en el reporte.
Total multasNúmero de registros reportados del tipo “multa”Numérico3Sumatoria total de los registros tipo "multa" que vienen en el reporte.
Total sancionesNúmero de registros reportados del tipo “sanción”Numérico3Sumatoria total de los registros tipo "sanción" que vienen en el reporte.
Id usuarioIdentificador del usuarioAlfanumérico20Identificador del usuario que reporta por parte de la entidad estatal.

Todos los campos del registro tipo “encabezado” son de obligatorio diligenciamiento.

1.2.5.1.3.2. Formato de contratos.

Por cada contrato que se reporte deberá enviarse un elemento denominado “contrato” que contiene los siguientes datos:

EtiquetaDenominaciónTipoLongitud máximaObservaciones
Inscripción proponenteNúmero de inscripción del proponenteNumérico10Número interno que la cámara de comercio asigna al proponente. Este campo es de obligatorio diligenciamiento.
Número contratoNúmero del contratoAlfanumérico120Número único dentro de la entidad estatal que identifica el contrato. Campo de obligatorio diligenciamiento.
NIT proponenteNIT del proponenteNumérico20NIT del proponente a quien se adjudicó el contrato. Incluye el dígito de verificación. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Nombre proponenteNombre del proponenteAlfanumérico128Nombre del proponente a quien se adjudicó el contrato. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Fecha adjudicaciónFecha en que fue adjudicado el contratoFecha8En formato AAAAMMDD. Siempre deberá venir reportada. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Fecha inicioFecha en que se dio inicio al contratoFecha8En formato AAAAMMDD. Podrá venir en blancos si el contrato no ha sido iniciado.
Fecha terminaciónFecha en que se termina el contratoFecha8En formato AAAAMMDD. Podrá venir en blancos si el contrato no ha terminado.
Especialidad proponenteEspecialidad del proponenteAlfanumérico1024Es la ubicación del proponente que este mismo hace, dentro de la actividad, especialidad y grupo que le corresponde. Códigos de clasificación del contrato, separados por comas. Deberá venir por lo menos una clasificación, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 4881 de 2008.
Clasificación contratoClasificación de contratosNumérico1Códigos de clasificación de contratos, separados por comas. Deberá venir por lo menos una clasificación. Los códigos son:
1. Contratos de consultoría.
2. Contratos de proveeduría.
3. Contratos de obra.
Valor contratoValor del contratoNumérico20Valor del contrato en pesos, sin puntos, comas, ni decimales. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Indicador cumplimientoIndicador de cumplimiento del contratoAlfanumérico1S. Indica que el contrato se cumplió a satisfacción o se viene ejecutando cumplidamente.
N. No se ha cumplido o no se cumplió satisfactoriamente el contrato. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Estado contratoEstado del contratoNumérico10. Adjudicado (no ha iniciado la ejecución)
1. En ejecución (inició la ejecución y no ha terminado).
2. Ejecutado/terminado. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Indicador envíoIndicador de envío del contratoNumérico10. Indica que el contrato que se está reportando no se está modificando.
1. Indica que el contrato que se está reportando sí se está modificando porque fue reportado con errores en el anterior envío. Campo de obligatorio diligenciamiento.

1.2.5.1.3.3. Formato de multas.

Por cada multa que se reporte deberá enviarse un elemento denominado “multa” que contiene los siguientes datos:

EtiquetaDenominaciónTipoLongitud máximaObservaciones
Número contratoNúmero del contrato afectadoAlfanumérico120Número del contrato que se afecta con la multa. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Inscripción proponenteNúmero de inscripción del proponenteNumérico10Número interno que cada cámara de comercio asigna al proponente. Campo de obligatorio diligenciamiento.
NIT proponenteNIT del proponenteNumérico20NIT del proponente afectado con la multa. Incluye el dígito de verificación. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Nombre proponenteNombre del proponenteAlfanumérico128Nombre del proponente afectado con la multa. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Acto administrativoNúmero del acto administrativo con el cual se impone la multaAlfanumérico40Número del acto administrativo con el cual se impone la multa. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Fecha acto administrativoFecha del acto administrativoFecha8En formato AAAAMMDD. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Valor multaValor de la multaNumérico15Valor de la multa en pesos, sin puntos, comas ni decimales. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Valor pagado multaCuantía pagada de la multaNumérico15Valor pagado de la multa en pesos, sin puntos, comas ni decimales. Campo de obligatorio diligenciamiento para cuando el estado multa sea pagada.
Estado multaEstado de la multaAlfanumérico10. En firme (la multa será certificada).
1. En firme sin pago multa y se encuentra en mora (la multa será certificada).
2. Pagada (la multa se certificará).
3. Revocada (la multa no será certificada). Campo de obligatorio diligenciamiento.
Acto revocaciónNúmero de acto administrativo de revocación de la multaAlfanumérico40Número de acto administrativo a través del cual se revoca la multa, solo en caso de multas revocadas. Campo de obligatorio diligenciamiento solo en el caso en que el estado de la multa sea revocada.
Fecha acto revocaciónFecha del número de acto administrativo que revoca la multaFecha8En formato AAAAMMDD. Campo de obligatorio diligenciamiento solo en el caso en que el estado de la multa sea revocada.
Indicador envíoIndicador de envío del contratoNumérico10. Indica que la multa que se está reportando no se está modificando.
1. Indica que la multa que se está reportando sí se está modificando porque fue reportada con errores en el anterior envío. Campo de obligatorio diligenciamiento.

1.2.5.1.3.4. Formato de sanciones.

Por cada sanción que se reporte deberá enviarse un elemento denominado “sanción” que contiene los siguientes datos:

EtiquetaDenominaciónTipoLongitud máximaObservaciones
Número contratoNúmero del contrato afectadoAlfanumérico120Número del contrato que se afecta con la sanción. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Inscripción proponenteNúmero de inscripción del proponenteNumérico10Número interno que la cámara de comercio asigna al proponente. Campo de obligatorio diligenciamiento.
NIT proponenteNIT del proponenteNumérico20NIT del proponente afectado con la sanción. Incluye el dígito de verificación. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Nombre proponenteNombre del proponenteAlfanumérico128Nombre del proponente afectado con la sanción. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Acto administrativoNúmero del acto administrativo con el cual se impone la sanciónAlfanumérico40Número del acto administrativo con el cual se impone la sanción. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Fecha acto administrativoFecha del acto administrativoFecha8Formato AAAAMMDD. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Descripción sanciónDescripción de la sanciónAlfanumérico512Descripción de la sanción. Campo de obligatorio diligenciamiento.
Estado sanciónEstado de la sanciónNumérico10. En firme (se certifica).
2. Revocada (No se certifica) Campo de obligatorio diligenciamiento.
Cumplimiento sanciónIndicador de cumplimiento de la sanciónAlfanumérico10 - Cumplió sanción.
1 - No cumplió la sanción impuesta.
2 - Pendiente de cumplimiento (No se ha vencido aún el tiempo para cumplir la sanción).
Campo de obligatorio diligenciamiento.
Acto revocaciónNúmero de acto administrativo de revocación de la sanciónAlfanumérico40Número de acto administrativo a través del cual se revoca la sanción. Campo de obligatorio diligenciamiento solo en el caso en que el estado de la sanción sea revocada.
Fecha acto revocaciónFecha del acto administrativo que revoca la sanciónFecha8Formato AAAAMMDD. Campo de obligatorio diligenciamiento solo en el caso en que el estado de la sanción sea revocada.
Indicador envíoIndicador de envío de la sanciónNumérico10. Indica que la sanción que se está reportando no se está modificando.
1. Indica que la sanción que se está reportando sí se está modificando porque fue reportada con errores en el anterior envío. Campo de obligatorio diligenciamiento.

1.2.5.1.4. Ejemplo del reporte en XML.

A continuación se presenta un ejemplo de reporte de entidades estatales:

<?xml versión=”1.0” encoding=”iso-8859-1” ?>

<reporte>

<encabezado>

<fechaReporte>2009-04-17</fechaReporte>

<codigoCamara>21</codigoCamara>

<nitentidad>8603503201</nitEntidad>

<nombreEntidad>SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA</nombreEntidad>

<seccionalEntidad>NIVEL CENTRAL</seccionalEntidad>

<municipioEntidad>11001</municipioEntidad>

<direccionEntidad>CL 57 NO 10 – 43</direccionEntidad>

<identificacionFuncionario>79867432</identificacionFuncionario>

<nombreFuncionario>JOSE IVAN NIETO TABARES</nombreFuncionario>

<cargoFuncionario>JEFE DE COMPRAS</cargoFuncionario>

<totalContratos>3</totalContratos>

<totalMultas>2</totalMultas>

<totalSanciones>1</totalSanciones>

</encabezado>

<contrato>

<numeroContrato>LP-001-2009</numeroContrato>

<inscripcionProponente>1041</inscripcionProponente>

<nitProponente>8600256140</nitProponente>

<nombreProponente>CONFEDERACION COLOMBIANA DE CAMARAS DE COMERCIO</nombreProponente>

<fechaAdjudicacion>20090315</fechaAdjudicacion>

<fechaInicio>20090319</fechaInicio>

<fechaTerminacion>20090319</fechaTerminacion>

<clasificacionContrato>31501,31602</clasificacionContrato>  

<valorContrato>1500</valorContrato>

<indicadorCumplimiento>0</indicadorCumplimiento>

</contrato>

<contrato>

<numeroContrato>CM-005-2009</numeroContrato>

<inscripcionProponente>2114</inscripcionProponente>

<nitProponente>8004105671</nitProponente>

<nombreProponente>COMSAT LTDA</nombreProponente>

<fechaAdjudicacion>20090317</fechaAdjudicacion>

<fechaInicio>20090319</fechaInicio>

<fechaTerminacion></fechaTerminacion>

<clasificacionContrato>21002</clasificacionContrato>

<valorContrato>700</valorContrato>

<indicadorCumplimiento>1</indicadorCumplimiento>

</contrato>

<contrato>

<numeroContrato>LP-003-2009</numeroContrato>

<inscripcionProponente>910</inscripcionProponente>

<nitProponente>790485062</nitProponente>

<nombreProponente>TELLEZ CARLOS ALBERTO</nombreProponente>

<fechaAdjudicacion>20090321</fechaAdjudicacion>

<fechaInicio></fechaInicio>

<fechaTerminacion></fechaTerminacion>

<clasificacionContrato>30503</clasificacionContrato>

<valorContrato>12000</valorContrato>

<indicadorCumplimiento>1</indicadorCumplimiento>

</contrato>

<multa>

<numeroContrato>LP-024-2008</numeroContrato>

<inscripcionProponente>3571</inscripcionProponente>

<nitProponente>8253506718</nitProponente>

<nombreProponente>TELECOM S.A.</nombreProponente>

<actoAdministrativo>OF-M-10-2009</numeroActoAdministrativo>

<fechaActoAdministrativo>20090325</fechaActoAdministrativo>

<valorMulta>300</valorMulta>

<estadoMulta>2</estadoMulta>

<actoRevocacion></actoRevocacion>

<fechaActoRevocacion></fechaActoRevocacion>

</multa>

<multa>

<numeroContrato>LP-024-2008</numeroContrato>

<inscripcionProponente>1041</inscripcionProponente>

<nitProponente>8253506718</nitProponente>

<nombreProponente>TELECOM S.A.</nombreProponente>

<actoAdministrativo>OF-M-10-2009</numeroActoAdministrativo>

<fechaActoAdministrativo>20090325</fechaActoAdministrativo>

<valorMulta>300</valorMulta>

<estadoMulta>3</estadoMulta>

<actoRevocacion>OF3117 de 2009</actoRevocacion>

<fechaActoRevocacion>20090415</fechaActoRevocacion>

</multa>

<sancion>

<numeroContrato>CM-023-2009</numeroContrato>

<inscripcionProponente>2117</inscripcionProponente>

<nitProponente>517112513</nitProponente>

<nombreProponente>BARRERA LUISA FERNANDA</nombreProponente>

<numeroActoAdministrativo>OF-15-23</numeroActoAdministrativo>

<fechaActoAdministrativo>20090327</fechaActoAdministrativo>

<descripcionSancion>INHABILIDAD CONTRATAR 5 AÑOS</descripcionSancion>

<estadoSancion>1</estadoSancion>

<actoRevocacion></actoRevocacion>

<fechaActoRevocacion></fechaActoRevocacion>

</sancion>

</reporte>

1.2.5.1.5. Causales de rechazo por parte de la cámara de comercio.

a) Si es un documento XML que no está bien formado de acuerdo con las especificaciones técnicas y de contenido establecidas en la presente circular.

b) Cuando el número de la cámara de comercio no sea un código válido.

c) Cuando el usuario que reporta la información (registro encabezado) no concuerde con el usuario asignado por la cámara de comercio a la entidad estatal.

d) Cuando la clave de usuario enviada en el reporte (registro encabezado) no concuerde con la clave asignada al usuario.

e) Cuando el funcionario que reporta la información no concuerde con el funcionario que se encuentre en la base de datos (funcionario autorizado para realizar el reporte). Esta validación se hace contra el número de identificación reportado en el registro encabezado.

f) En caso de contratos.

— Cuando el número del contrato esté en blanco o vacío.

— Cuando la fecha de adjudicación esté en blanco, vacío o no concuerde con el formato establecido.

— Cuando el número de inscripción del proponente no esté registrado en la cámara de comercio o esté diligenciado en blanco, vacío o cero.

— Cuando el NIT del proponente no corresponda en la base de datos de la cámara de comercio con el del número del proponente.

— Cuando el nombre del proponente esté en blanco o vacío.

— Cuando se reporte estado terminado y la fecha de terminación esté en blanco, vacío, en ceros o no corresponda con el formato establecido para los campos tipo fecha.

— Cuando no se reporten códigos de clasificación o no correspondan con los códigos establecidos en el Decreto 4881 de 2008.

— Cuando el valor del contrato esté vacío, en ceros o contenga caracteres diferentes a números (comas, puntos, signos pesos, etc.).

— Cuando el indicador de cumplimiento sea diferente de 0, 1, 2, 3.

— Si falta alguno de los tags (etiquetas) establecido en el formato.

g) En caso de multas.

— Si alguno de los campos (tags) del formato falta o es reportado vacío o en ceros.

— Cuando el número de inscripción del proponente sea reportado en ceros, vacío o no corresponda con un número de proponente que exista en la base de datos de la cámara de comercio.

— Cuando el NIT del proponente sea reportado vacío, en ceros o no corresponda con el NIT que repose en la base de datos de la cámara de comercio para el número de proponente indicado.

— Cuando la fecha del acto administrativo sea reportada en ceros, vacío o no corresponda con el formato establecido para los campos tipo fecha.

— Cuando el número del acto administrativo sea reportado en blanco, vacío o ceros.

— Cuando el valor de la multa sea reportado en ceros, vacío o contenga caracteres no numéricos (puntos, comas, guiones, signos, letras).

— Cuando el estado de la multa sea diferente de 0, 1 o 2.

— Cuando siendo 2 el estado de la multa no se reporte la fecha del acto de revocación o esta sea reportada en un formato erróneo.

— Cuando siendo 2 el estado de la multa no se reporte el número del acto administrativo de revocación.

h) En caso de sanciones.

— Si alguno de los campos (tags) del formato falta o es reportado vacío o en ceros.

— Cuando el número de inscripción del proponente sea reportado en ceros, vacío o no corresponda con un número de proponente que exista en la base de datos de la cámara de comercio.

— Cuando el NIT del proponente sea reportado vacío, en ceros o no corresponda con el NIT que repose en la base de datos de la cámara de comercio para el número de proponente indicado.

— Cuando la fecha del acto administrativo sea reportada en ceros, vacío o no corresponda con el formato establecido para los campos tipo fecha.

— Cuando el número del acto administrativo sea reportado en blanco, vacío o ceros.

— Cuando la descripción de la sanción sea reportada en blancos o vacío.

— Cuando el estado de la sanción sea diferente de 0 o 2.

— Cuando siendo 2 el estado de la sanción no se reporte la fecha del acto de revocación o esta sea reportada en un formato erróneo.

— Cuando siendo 2 el estado de la sanción no se reporte el número del acto administrativo de revocación.

Un contrato podrá ser reportado tantas veces como sea necesario en reportes o meses diferentes dado que cambien las condiciones del mismo: Inicio, terminación.

En todos los casos un reporte (archivo XML) será tratado en forma completa, es decir, si alguno de los registros no cumple con las especificaciones técnicas o de contenido, el reporte será rechazado por completo, no se harán recepciones parciales de un reporte.

1.2.5.1.6. Manejo de la información recibida por parte de las cámaras de comercio.

1.2.5.1.6.1. Inscripción en el libro de los proponentes.

Realizadas las validaciones de forma y contenido de un reporte enviado por las entidades estatales, las cámaras de comercio procederán a realizar su registro en el libro primero de los proponentes, teniendo especial cuidado en realizar una inscripción por cada uno de los registros enviados en el reporte.

1.2.5.1.6.2. Almacenamiento y archivo de la información enviada por las entidades públicas a las cámaras de comercio.

Las cámaras de comercio deberán almacenar el documento XML recibido, sin alteraciones del mismo y garantizar su permanencia en el tiempo, dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.

1.2.5.1.7. Reporte de multas y sanciones de los últimos cinco años.

Indica el parágrafo 3º del artículo 14 del Decreto 4881 de diciembre 31 de 2008 que dentro de los seis (6) meses siguientes a la expedición del decreto (es decir, hasta junio 30 de 2009), las entidades del Estado informarán a las cámaras de comercio que tengan jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito sobre multas y sanciones impuestas a contratistas que no estaban obligados a inscribirse en el registro único de proponentes, RUP, antes del 16 de enero de 2009. Concreta igualmente que deberá reportarse la información de los últimos cinco (5) años.

Para el reporte de esta información, las entidades del Estado deberán utilizar las mismas especificaciones técnicas definidas en el numeral 1.2.5.3. del presente capítulo.

1.2.5.1.8. Reporte de contratos, multas y sanciones del período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de mayo de 2009.

En el parágrafo transitorio del artículo 14 del Decreto 4881 de 2008, modificado por el artículo 6º del Decreto 836 de 2009, se indica que las entidades estatales deberán reportar la información de contratos multas y sanciones del período comprendido entre el 1º de enero de 2009 y el 31 de mayo de 2009 a más tardar el 16 de junio del mismo año.

Para el reporte de esta información, las entidades del Estado deberán utilizar las mismas especificaciones técnicas definidas en el numeral 1.2.5.3 del presente capítulo”.

1.2.5.2. Especificaciones técnicas para el reporte de información sobre licitaciones.

La información general sobre licitaciones que las entidades estatales pretendan abrir, deberá remitirse a la cámara de comercio de la entidad estatal correspondiente.

a) El formato que deberán diligenciar las entidades estatales para suministrar la información relativa a licitaciones incluirá lo siguiente:

i) Datos generales

— Cámara de comercio destinataria.

— Nombre completo de la entidad informante y NIT.

— Domicilio de la entidad informante.

— Fecha de reporte de la información, y

— Nombre del funcionario que suministra la información, cargo y firma.

ii) Datos especiales.

— Fecha aproximada de apertura de la licitación y plazo aproximado en que pretende tenerse abierta.

— Objeto de la licitación con indicación de la actividad, especialidad y grupo.

— Requisitos generales para participar.

— Cuantía, y

— Lugar y fecha aproximada de las propuestas.

b) La información de licitaciones que las entidades del Estado deben remitir a las cámaras de comercio es la siguiente:

— Código de la cámara de comercio.

— Fecha de reporte.

— NIT.

— Nombre de la entidad oficial.

— Código de la ciudad o municipio.

— Dirección de la entidad oficial que reporta la información.

— Nombre del funcionario.

— Procedimiento de selección.

— Fecha aproximada de cierre de la licitación.

— Objeto de la licitación.

— Clasificación de la licitación.

— Requisitos generales para participar.

— Dirección de entrega de la propuesta, y

— Fecha aproximada de entrega de la propuesta.

c) Descripción del archivo de envío de información de licitaciones: La información a remitir (en medio magnético disquetes formato 5 ¼” o 3.5”) dentro de los plazos que establece la norma, estará compuesta por un conjunto de registros de diferente tipo y ordenados en forma preestablecida que contenga la información de licitaciones.

d) Los disquetes que se remitan deben marcarse con un autoadhesivo que contenga la siguiente información:

— Entidad remitente.

— Nombre del archivo que se está remitiendo.

— Clase de información (licitaciones).

— Fecha de reporte.

— Nombre de quien remite, y

— Teléfono.

e) Descripción general de los registros: El envío de información de licitaciones, se efectuará mediante un archivo tipo ASCII remitido en medio magnético a la cámara de comercio correspondiente.

El archivo estará conformado por los siguientes tipos de registros:

i) Registro tipo_A: Control y encabezado

Permite identificar datos básicos, tales como la entidad oficial que reporta la información, fecha de envío de la información y el número de registros de licitaciones reportados.

En un archivo de información existirá un único registro tipo_A y debe ser el primero en el archivo.

Este registro está estructurado de la siguiente manera:

CampoLongitudContenido
1 Numérico4Número de secuencia del registro
2 Alfanumérico1Tipo de registro (“A” en este caso)
3 Numérico2Código cámara de comercio destinataria (anexo 4.7)
4 Numérico8Fecha de reporte
5 Numérico12NIT
6 Alfanumérico65Nombre de la entidad oficial
7 Numérico8Código de la ciudad o municipio
8 Numérico4Número de registros de licitaciones
9 Alfanumérico40Nombre del funcionario que reporta la información
10 Alfanumérico30Cargo del funcionario que reporta la información
11 Alfanumérico166Espacios en blanco
Total340Caracteres

— Número secuencia del registro: indica el número o secuencia del registro remitido.

— Tipo de registro: Indica el tipo de registro, el cual es usado para control.

— Código de la cámara de comercio destinataria: Código que identifica la cámara de comercio a la que va destinada la información. Este código debe corresponder al asignado a cada una de las cámaras de comercio por Confecámaras (anexo 4.7).

— Fecha de reporte: Corresponde a la fecha de envío del archivo magnético a la cámara de comercio. Debe presentarse en formato AAAA que indica el año, MM que corresponde al mes y DD que corresponde al día.

— NIT: Número de identificación tributaria de la entidad oficial que reporta la información; contiene el número con su correspondiente dígito de chequeo asignado por la administración de impuestos nacionales a cada una de las entidades.

— Nombre de la entidad oficial: Corresponde al nombre completo de entidad oficial que reporta la información a la cámara de comercio.

— Código de la ciudad o municipio: Corresponde al código donde se encuentre ubicada la entidad oficial, según código de la división política colombiana (Divipola) elaborado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE.

— Número de registros de licitaciones: Corresponde al número de registros de licitaciones reportados como tipo_B, enviados a continuación del registro tipo_A.

— Nombre del funcionario que reporta la información: Corresponde al nombre del funcionario perteneciente a la entidad oficial que elabora y verifica la información reportada a las cámaras de comercio.

— Cargo del funcionario que reporta la información: Corresponde al cargo que ocupa el funcionario en la entidad oficial que reporta la información.

Secuencia y posición de los campos:

Número de secuencia del registroDígitos1 al 4
Tipo de registro (“A” en este caso)Dígito5
Código cámara de comercio destinatariaDígitos6 y 7
Fecha de reporteDígitos8 y 15
NITDígitos16 al 27
Nombre de la entidad oficialDígitos28 al 92
Código de la ciudad o municipioDígitos93 al 100
Número de registros de licitacionesDígitos101 al 104
Nombre del funcionario que reporta la informaciónDígitos105 al 144
Cargo del funcionario que reporta la informaciónDígitos145 al 174
Espacio en blancoDígitos175 al 340

ii) Registro tipo_ B: Información básica de licitaciones.

Contiene la información básica de cada una de las licitaciones que se proyectan dentro de un período determinado en una entidad oficial.

Este registro está estructurado de la siguiente manera:

CampoLongitudContenido
1 Numérico4Número de secuencia del registro
2 Alfanumérico1Tipo de registro (“B” en este caso)
3 Alfanumérico1Procedimiento de selección
4 Numérico8Fecha aproximada de apertura
5 Numérico8Fecha aproximada de cierre
6 Alfanumérico256Requisitos generales
7 Numérico15Cuantía de la licitación
8 Alfanumérico30Dirección de entrega de las propuestas
9 Numérico8Código de la ciudad o municipio
10 Numérico8Fecha aproximada de entrega de las propuestas
11 Alfanumérico1Espacios en blanco
Total340Caracteres

— Número de secuencias del registro: Indica el número o secuencia del registro remitido.

— Tipo de registro: Indica el tipo de registro, el cual es usado para control.

— Procedimiento de selección: Corresponde al procedimiento de selección a que se refiere el registro. Deberá identificarse con L cuando se trate de una licitación y A cuando se trate de un adendo.

— Fecha aproximada de apertura: Corresponde a la fecha aproximada de apertura de la licitación. Debe presentarse en formato AAAA que indica el año, MM que corresponde al mes y DD que corresponde al día.

— Fecha aproximada de cierre: Corresponde a la fecha aproximada de cierre de la licitación. Debe presentarse en formato AAAA que indica el año, MM que corresponde al mes y DD que corresponde al día.

— Registros generales: Corresponde a la descripción o resumen de los requisitos generales que deben cumplir los proponentes que deseen participar en la licitación, presentado en un campo alfanumérico de máximo 256 caracteres.

— Cuantía de la licitación: Corresponde al valor de la licitación expresado en moneda nacional y sin centavos.

— Dirección de entrega de las propuestas: Corresponde a la dirección a la cual pueden dirigirse los proponentes que deseen participar en la licitación en busca de información, compra o consulta de pliegos de condiciones y para hacer entrega de las propuestas respectivas.

— Código de la ciudad o municipio: Corresponde al código de la ciudad o municipio que identifica plenamente la dirección a la cual pueden dirigirse los proponentes que deseen participar en la licitación. Expresado según el código de la división política colombiana (Divipola) elaborado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE.

— Fecha aproximada de entrega de las propuestas: Corresponde a la fecha aproximada hasta la cual la entidad estatal recibe las propuestas. Debe presentarse en formato AAAA que indica el año, MM que corresponde al mes y DD que corresponde al día.

Secuencia y posición de los campos:

Número de secuencia del registroDígitos1 al 4
Tipo de registro (“B” en este caso)Dígito5
Procedimiento de selecciónDígito6
Fecha aproximada de aperturaDígitos7 y 14
Fecha aproximada de cierreDígitos15 al 22
Requisitos generalesDígitos23 al 278
Cuantía de la licitaciónDígitos279 al 293
Dirección de entrega de las propuestasDígitos294 al 323
Código de la ciudadDígitos324 al 331
Fecha aproximada entrega de las propuestasDígitos332 al 339
Espacio en blancoDígito340

iii) Registro tipo_C: Información complementaria de licitaciones

Contiene la información concerniente al objetivo y clasificación de licitaciones.

En un archivo de información deberán reportarse, tantos reportes tipo_C como componentes en términos de actividad, especialidad y grupo se involucren en la licitación, según la clasificación en el registro de proponentes establecida en el Decreto 4881 de 2008. Este o estos registros deben reportarse a continuación de cada uno de los registros tipo_B.

Este registro está estructurado de la siguiente manera:

CampoLongitudContenido
1 Numérico4Número de secuencia del registro
2 Alfanumérico1Tipo de registro (“C” en este caso)
3 Alfanumérico256Objeto de la licitación
4 Numérico5Clasificación de la licitación
5 Alfanumérico74Espacios en blanco
Total340Caracteres

— Número secuencia del registro: Indica el número o secuencia del registro remitido.

— Tipo de registro: Indica el tipo de registro, el cual es usado para control.

— Objeto de la licitación: Corresponde a la descripción o resumen del propósito de la licitación, expresado de acuerdo, la actividad, especialidad y grupo que se reporte en el campo clasificación de la licitación. Presentado en un campo alfanumérico de máximo 256 caracteres.

— Clasificación de la licitación: Corresponde a la clasificación a que pertenece la licitación, del cual se está reportando información.

Secuencia y posición de los campos:

Número de secuencia del registroDígitos1 al 4
Tipo de registro (“C” en este caso)Dígito75
Objeto de la licitaciónDígitos6 al 261
Clasificacioón de la licitaciónDígitos262 al 266
Espacio en blancoDígitos267 al 340

iv) Registro Tipo_D: Fin de archivo

Permite identificar el final del archivo. Este registro está estructurado de la siguiente manera:

CampoLongitudContenido
1 Numérico4Número de secuencia del registro
2 Alfanumérico1Tipo de registro (“D” en este caso)
3 Alfanumérico335Espacios en blanco

Indica que un archivo sobre licitaciones remitido por una entidad estatal ha llegado a su fin.

f) Reglas generales.

— Todos los campos de información son constituidos por caracteres ASCII.

— Se debe reportar con ceros (0) el campo clasificación de la licitación del registro tipo_C, cuando se reporte información de una licitación que no se puede identificar en dicha clasificación.

— Todos los valores deben ser reportados en moneda nacional y sin centavos.

— Los tipos de registro que conforman el archivo remitido por las entidades oficiales a las cámaras de comercio, respecto de las licitaciones, deben enviarse en el siguiente orden:

Registro tipo_A (control y encabezado)

Registro tipo_B (información básica de licitaciones)

Registro tipo_C (Información complementaria de licitaciones)

... ... 

... ... 

... ... 

Registro tipo_B (Información básica de licitaciones)

Registro tipo_C (Información complementaria de licitaciones)

Registro tipo_D (Fin de archivo)

— El registro tipo_A, debe ser único y el primero de los registros reportados en el archivo.

— Por cada registro tipo_B, debe existir como mínimo un registro tipo_C.

— Todos los registros tipo_C pertenecientes a un registro tipo_B, deben ir uno a continuación del otro numerados secuencialmente, inmediatamente después de haberse reportado el registro tipo_B.

— Los registros tipo_A, _B, _C y _D son obligatorios para cada archivo remitido.

— Todos los datos de tipo numérico a reportar, deben ir justificados a la derecha.

— Todos los datos de tipo alfanuméricos a reportar, deben ir justificados a la izquierda.

— En los campos de tipo numérico no se deben reportar datos alfanuméricos.

— En los campos de tipo alfanumérico donde no exista información, debe reportarse con espacios en blanco.

— En los campos de tipo numérico donde no exista información, debe reportarse con ceros.

— La numeración de los registros en el archivo debe estar en forma secuencial ascendente y no se deben reportar registros fuera de secuencia, ni repetidos.

— La secuencia del número de registro debe iniciar en uno (1) en el registro tipo_A e ir ascendiendo de uno (1) en uno (1) en la medida en que se reporten registros en el archivo.

— Cuando se reporte una fecha con el formato AAAAMMMDD, el mes debe reportarse como el número de este a que corresponda: Ej.: El mes de enero corresponde al 01, diciembre al 12, etc.

— El contenido de datos numéricos que sean menores al tamaño del campo definido, debe ser rellenado con ceros a la izquierda.

— El número de identificación tributaria (NIT), debe reportarse sin el guión (-) que posee antes del digito de chequeo.

— Al final del archivo debe existir un único registro tipo_D.

g) Ejemplo.

A continuación se presenta un ejemplo para aclarar el envío de la información:

Es de anotar que las divisiones entre cada campo (/) y la indicación del tipo de registro que aparecen en los ejemplos, no se deben tener en cuenta ya que son utilizados únicamente para dar claridad y una mejor visibilidad a los datos y grupos de registros.

Registro tipo A /00001/A/ ... datos identificación de la entidad...

Registro tipo B /00002/B/ ... datos básicos de licitación...

Registro tipo C /00003/C/ ... datos complementarios de licitación...

Registro tipo B /00004/B/ ... datos básicos de la licitación...

Registro tipo C /00005/C/ ... datos complementarios de licitación...

Registro tipo B /00006/C/ ... datos complementarios de licitación...

Registro tipo C /00007/C/ ... datos complementarios de licitación...

Registro tipo B /00008/C/ ... datos complementarios de licitación...

Registro tipo C /00009/C/ ... datos complementarios de licitación...

Registro tipo B/00010/B/ ... datos básicos de la licitación...

Registro tipo C/00011/C/ ... datos complementarios de licitación...

Registro tipo C/00012/C/ ... datos complementarios de licitación...

Registro tipo D/00013/D/ ... fin de archivo

1.2.7. Publicación del boletín sobre licitaciones.

Confecámaras se encargará de efectuar la publicación del boletín sobre licitaciones dentro del término establecido en el Decreto 2474 de 2008.

Igualmente, Confecámaras deberá remitir dentro de los dos (2) días siguientes a su publicación, el número de ejemplares del boletín sobre licitaciones que cada cámara de comercio solicite, para ser suministrado a los interesados previa cancelación de los derechos establecidos para el efecto.

No obstante lo anterior, Confecámaras suministrará ejemplares del boletín sobre licitaciones directamente a los interesados que así lo soliciten, previa cancelación de los derechos establecidos para el efecto.

1.2.8. Efectos de la no inscripción en el registro de los proponentes registrados con anterioridad al 1º de abril de 2009.

Si el proponente no presenta su formulario de inscripción dentro de los plazos señalados en el artículo 53 del Decreto 4881 de 2008, modificado por el Decreto 836 de 2009, cesarán automáticamente los efectos del registro. La cesación implica la no expedición de certificados.

Si presentada la solicitud de inscripción en los términos del inciso anterior, y esta fuere rechazada, cesarán automáticamente los efectos del registro. Sin embargo, el proponente podrá inscribirse en cualquier tiempo.

1.2.9. Efectos de la no renovación de la inscripción en el registro.

Si el proponente no renueva su inscripción dentro del término establecido en el artículo 6º del Decreto 4881 de 2008, cesarán sus efectos hasta tanto vuelva a inscribirse. De dicha circunstancia se dejará constancia en el libro de proponentes.

Sin embargo, el proponente podrá solicitar la nueva inscripción en cualquier tiempo sin presentar las certificaciones de que trata el artículo 39 del Decreto 4881 de 2008, siempre que las cámaras de comercio las tengan en su poder en documento físico o digitalizadas.

1.2.10. Certificaciones.

Las cámaras de comercio deberán adoptar de manera uniforme el esquema gráfico de certificación aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Los certificados podrán ser solicitados a las cámaras de comercio en cualquiera de las oficinas o seccionales y serán expedidos dentro de los cinco días siguientes a la radicación de la petición, previa cancelación de los derechos previstos para el efecto.

1.2.11. Horario y lugar de atención al público.

Para efectos del registro de proponentes, las cámaras de comercio deberán prestar el servicio dentro del mismo horario de atención al público previsto para el registro mercantil y en todas sus oficinas y seccionales.

1.2.12. Factor de paridad internacional(2).

El factor de paridad internacional (FPI) para determinar la capacidad máxima de contratación de constructores y consultores para el año 2009, es 2.04”.

4. Vigencia.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Anexo 4.10

Solicitud uso de medios electrónicos para el servicio de remisión de información de contratos, multas y sanciones por parte de las entidades del Estado

La Ley 1150 de 2007 en el artículo 6º, numeral 6.2, crea la obligación por parte de las entidades estatales de reportar mensualmente a la cámara de comercio de su domicilio la información concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados. Igualmente señala que el servidor público encargado de remitir la información, que incumpla esta obligación incurrirá en causal de mala conducta.

Por su parte, el Decreto 4881 de diciembre 31 de 2008 en su artículo 14, establece la información que deberá ser remitida por medios electrónicos a las cámaras de comercio que tengan jurisdicción en el domicilio del inscrito e indica que tal información debe enviarse en forma mensual, a más tardar el día 15 de cada mes.

Para la remisión de la información relacionada con los contratos, sanciones y multas, que deberá realizarse a través de Internet, las cámaras de comercio proporcionan un servicio web al cual podrán conectarse las entidades estatales para diligenciar o enviar el reporte correspondiente.

Señores cámara de comercio de ______________________________________ solicitamos la creación de un usuario para la remisión de la información de contratos, multas y sanciones en cumplimiento al artículo 14 del Decreto 4881 de 2008. Los datos relacionados con el funcionario que remitirá la información son los siguientes:

Nombre completo de la entidad: ________________________________________

NIT de la entidad: ____________________________________________________

Dirección de la entidad: ______________________________________________

Teléfono: __________________________________________________________

Municipio del domicilio de la entidad: ____________________________________

Nombre del servidor público encargado de remitir la información: _________________________________________________________________

Tipo de identificación del servidor público (cédula, pasaporte, cédula de extranjería, etc.): ____________________________________________________

Número de identificación del servidor público: _____________________________

Cargo del funcionario: _______________________________________________

Dirección de correo electrónico: ________________________________________

Nombre del representante legal: ______________________________________

Cédula del representante legal: _______________________________________

Cargo del representante legal: ________________________________________

El objetivo de esta clave es proporcionar seguridad en la realización de cualquier transacción que involucre el traspaso de información confidencial. No obstante, la confidencialidad de la información depende también de usted, por lo que le solicitamos cuidar y resguardar adecuadamente su clave secreta. En caso de que usted decida comunicar su clave secreta a un tercero, se asumirá que dicha persona ha sido autorizada por usted para remitir la información respectiva.

Una vez que ingrese la clave secreta, toda la información transmitida y recibida viaja en forma segura a través de un sistema confiable y de una tecnología llamada “Encriptación”, que codifica los datos con código secreto de manera que nadie puede encontrar sentido al mensaje mientras se está transmitiendo. Cuando el mensaje llega a su destino, el programa decodifica la información.

El servidor público asume la responsabilidad total del uso, tanto de la clave de usuario, así como de la veracidad de la información en el cumplimiento de sus obligaciones, otros deberes formales y la utilización de los servicios que se ponga a su disposición a través de internet para el reporte de la información a que hace mención el artículo 14 del Decreto 4881 de 2008.

El envío del presente documento implicará la aceptación de todas y cada una de las disposiciones establecidas para el uso adecuado de servicio de envío de información a las cámaras de comercio, la responsabilidad indicada en el numeral 6.2 del artículo 6º de la Ley 1150 de 2007.

Firmas:

_______________________________

Representante legal

Entidad

Aceptación servidor público

Firma: __________________________

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a cámaras de comercio.

(1) Anexo 4.8. formulario único empresarial - anexo registro de proponentes 1020-F07 aprobado mediante Resolución 11092 de 2009 publicada en el Diario Oficial 47.286 del 9 de marzo de 2009.

(2) Resolución 10819 del 4 de marzo de 2009. ART. 4º—“La presente resolución rige a partir de la fecha de publicación en el Diario Oficial”. Publicada en el Diario Oficial 47.283 de marzo 6 de 2009.

(Nota: Véase Circular Externa 6 de 2009 de la Superintendencia de Industria y Comercio)

________________________________________