Superintendencia de la Economía Solidaria

CIRCULAR EXTERNA 2 DE 2015

(Enero 26)

Asunto: Modificación numeral 3º del capítulo XII de la Circular Básica Contable y Financiera 4 de 2008 - documentos previos a la presentación de estados financieros de cierre de ejercicio.

En cumplimiento a lo establecido en el literal e) del numeral 2º del artículo 3º del Decreto 186 de enero 26 de 2004, la Superintendencia de la Economía Solidaria debe pronunciarse sobre los estados financieros presentados por las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de crédito e impartir autorización para su aprobación por las asambleas de asociados.

Por lo tanto, se hace necesario modificar el numeral 3º del capítulo XII de la Circular Básica Contable y Financiera 4 de 2008 el cual quedará de la siguiente manera:

“3. Documentos previos a la presentación de estados financieros de cierre de ejercicio.

Para efectos de analizar los estados financieros de cierre de ejercicio, facultad que está prevista en el ordinal e) numeral 2º del artículo 3º del Decreto 186 de 2004, y con el ánimo de agilizar la autorización por parte de esta superintendencia, las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán remitir con anterioridad a la celebración de la asamblea general la información establecida por la superintendencia así:

3.1. Fecha programada para la realización de la asamblea general.

A más tardar el 30 de enero o el último día hábil del mes de enero de cada año, las cooperativas deberán informar por escrito a la superintendencia la fecha de realización de la asamblea.

Para la programación de la fecha de la asamblea, las cooperativas deberán tener en cuenta que los estados financieros y el informe de gestión deben estar a disposición de los asociados (derecho de inspección) con una antelación mínima de 15 días hábiles o en el término establecido en el estatuto, que en ningún caso podrá ser inferior al establecido en el artículo 422 del Código de Comercio.

3.2. Información que se debe enviar a la superintendencia en formato PDF (debidamente foliada).

3.2.1. Copia del acta del consejo de administración donde conste la convocatoria a la asamblea general, la fecha y el medio a través del cual se informa de la misma.

3.2.2. Balance y estado de resultados comparativo certificado y dictaminado.

3.2.3. Certificación de los estados financieros.

3.2.4. Dictamen e informe del revisor fiscal a los estados financieros de cierre de ejercicio.

3.2.5. Notas a los estados financieros.

3.2.6. Proyecto de distribución de excedentes aprobado por el consejo de administración donde se contemple la aplicación de lo señalado en los artículos 10, 54 y 55 de la Ley 79 de 1988, indicando claramente la propuesta de la destinación del remanente.

3.2.7. Informe de gestión con el contenido previsto en el artículo 47 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 1º de la Ley 603 de 2000 y por remisión del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, con el objetivo de que los asociados tengan una información detallada del funcionamiento de la organización cooperativa.

3.2.8. Informe o memorando de control interno, suscrito por revisor fiscal, jefe de control interno o auditor interno correspondiente al último trimestre de cada ejercicio y la respuesta enviada por la administración.

Para la remisión de la anterior información se tendrá en cuenta la fecha de realización de la asamblea así:

• Las cooperativas que realicen asamblea entre enero y febrero deberán remitir la información con una antelación de treinta (30) días calendario a la fecha de realización de la asamblea.

• Las cooperativas que realicen asamblea en marzo, deberán remitir la información a más tardar dentro de los cinco (5) primeros días calendario del mes de febrero.

Es importante aclarar que se entenderán como no recibidos los informes que se remitan de manera parcial o incompleta, lo que implicará que la cooperativa no podrá presentar estados financieros de cierre de ejercicio a consideración de la asamblea general para su aprobación o improbación.

Solo se podrán presentar los estados financieros a consideración de la asamblea, una vez haya sido autorizada su presentación por parte de esta superintendencia.

3.3. Reporte vía Internet del formulado oficial de rendición de cuentas a través del software Sigcoop versión 8.5.

La fecha límite del reporte del formulario oficial de rendición de cuentas para las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, será el 30 de enero o el último día hábil del mes de enero de cada año.

Las cooperativas que tengan previsto realizar la asamblea en enero y febrero, deberán reportar el formulario oficial de rendición de cuentas con una antelación de treinta (30) días calendario a la fecha de realización de la asamblea.

El reporte del formulario oficial de rendición de cuentas se realizará directamente a la superintendencia vía Internet al correo electrónico efinancieros@supersolidaria.gov.co.”.

En el caso de necesitar información o soporte técnico, las organizaciones vigiladas podrán presentar sus solicitudes a través de los siguientes medios:

Vía Internet: correo electrónico preguntascapturador@supersolidaria.gov.co.

Google talk preguntascapturador@supersolidaria.gob.co (esta modalidad de chat opera tanto para dispositivos móviles como aplicaciones google de escritorio).

Skype con la cuenta: capturadorsupersolidaria.

Vía telefónica línea 4895009 opción 1.

La presente circular se expide con fundamento en las facultades consagradas en los numerales 2º, 3º y 22 del artículo 36 de la Ley 454 de 1998. Las normas establecidas en la presente circular deberán ser cumplidas en lo pertinente por todas las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito vigiladas por esta superintendencia, de conformidad con los objetivos y finalidades previstos en el artículo 35 de la Ley 454 de 1998.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales, miembros del consejo de administración y revisores fiscales de las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas o integrales con sección de ahorro y crédito.