CIRCULAR EXTERNA 2 DE 2007 

(Marzo 23)

Asunto: Información base para efectuar seguimiento a los procesos de liquidación.

I. Objetivos

• Complementar la Circular Externa 2 del 12 de marzo de 2003 sobre la información base para efectuar el seguimiento a los procesos de liquidación forzosa administrativa.

• Complementar la Circular Externa 2 del 19 de octubre de 2006 sobre la información base para efectuar el seguimiento a los procesos de liquidación voluntaria de instituciones financieras.

• Obtener la información histórica, actualizada y unificada de las instituciones financieras en liquidación que se encuentran bajo el seguimiento del Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, consolidando la misma a la terminación de la existencia legal de la entidad, con el fin de contar con la documentación necesaria para poder atender los requerimientos y las necesidades de información en general de los entes de control y de los acreedores.

II. Marco legal

En virtud de lo previsto en el literal b) del artículo 60 de la Ley 795 de 2003 y el Decreto 281 de 2006, corresponde al Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, llevar a cabo el seguimiento a la actividad de los liquidadores tanto en las instituciones financieras objeto de liquidación forzosa administrativa dispuesta por la Superintendencia Financiera de Colombia, como en la liquidación de instituciones financieras que se desarrollen bajo cualquiera de las modalidades previstas en la legislación, efecto para el cual tendrá en cualquier tiempo, acceso a los libros y papeles de la entidad y a los documentos y actuaciones de la liquidación, sin que le sea oponible reserva alguna.

Las disposiciones legales citadas en esta circular solo constituyen un marco de referencia sobre el tema que ellas tratan y no eximen al liquidador de observar el régimen legal aplicable a los procesos de liquidación.

Lo dispuesto en la presente circular y la obligación de remisión de información al fondo se establece en virtud de la función de seguimiento que le corresponde adelantar a este último, y no exoneran de responsabilidad al liquidador en el cumplimiento de sus funciones.

III. Remisión de documentación

Sin perjuicio de la documentación que debe remitirse por ley al Fondo y, adicionalmente a los informes contemplados en las circulares 2 de 2003 y 2 de 2006, a partir de la fecha de publicación de la presente circular, los liquidadores deberán remitir al fondo, la siguiente información en la forma y fechas que a continuación se detallan:

1. Terminación de la existencia legal de la entidad.

El liquidador deberá remitir al fondo a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de inscripción en la cámara de comercio del acto mediante el cual se ordena la terminación de la existencia legal de la entidad, la siguiente información:

Entidades en liquidación forzosa administrativa

En caso de que la entidad sea entregada a sus accionistas se deberá remitir la siguiente información:

a) Copia impresa y en medio digital del directorio de acreedores, debidamente actualizado;

b) Relación detallada de los créditos entregados como venta y/o cesión de cartera, indicando dirección y teléfono del comprador;

c) Listado de créditos cancelados durante la liquidación, indicando si los gravámenes que pesaban sobre las garantías (hipotecas, pignoración, etc.) fueron o no levantados;

d) Certificado de cámara de comercio en el cual conste la inscripción del acta de asamblea de accionistas;

e) Relación de todos los ex funcionarios de la institución financiera, indicando si recibieron o no, copia de su hoja de vida;

f) Datos de la escritura de protocolización de las hojas de vida, si es del caso.

En caso de terminación de la existencia legal de la entidad, se deberá remitir adicionalmente:

a) Copia de la escritura pública, mediante la cual se protocoliza la rendición final de cuentas presentada por el liquidador;

b) Copia de la resolución de terminación de existencia legal expedida por el liquidador;

c) Copia del aviso de publicación, en un diario de amplia circulación nacional, de la resolución por la cual se declara la terminación de la existencia legal de la entidad;

d) Certificado de Cámara de Comercio en el cual conste la inscripción de la resolución de terminación de existencia legal de la entidad;

e) Copia del formulario mediante el cual se solicita la cancelación del RUT ante la DIAN;

f) Copia del formulario mediante el cual se solicita la cancelación del NIT ante el registro mercantil;

g) Copia de los contratos de administración de archivo, adjuntando relación detallada de los documentos entregados en custodia. En caso que el contrato para guarda y conservación del archivo se encuentre garantizado con póliza de cumplimiento, remitir copia de la misma;

h) Copia de todos los contratos de mandato o fiducia celebrados.

Entidades en liquidación voluntaria

a) Relación detallada de los créditos entregados como venta y/o cesión de cartera indicando dirección y teléfono del comprador;

b) Listado de créditos cancelados durante la liquidación, indicando si los gravámenes que pesaban sobre las garantías (hipotecas, pignoración, etc.) fueron o no levantados;

c) Relación de todos los ex funcionarios de la institución financiera, indicando si recibieron o no, copia de su hoja de vida;

d) Datos de la escritura de protocolización de las hojas de vida, si es del caso;

e) Copia de la escritura pública mediante la cual se protocoliza el acta final de la liquidación;

f) Certificado de cámara de comercio en el cual conste la inscripción de la terminación de la existencia legal de la entidad;

g) Copia del formulario mediante el cual se solicita la cancelación del RUT ante la DIAN;

h) Copia del formulario mediante el cual se solicita la cancelación del NIT ante el registro mercantil;

i) Copia de los contratos de administración de archivo, adjuntando relación detallada de los documentos entregados en custodia. En caso que el contrato para guarda y conservación del archivo se encuentre garantizado con póliza de cumplimiento, remitir copia de la misma;

j) Copia de todos los contratos de mandato o fiducia celebrados.

Entidades en liquidación por decreto

a) Copia impresa y en medio digital del directorio de acreedores debidamente actualizado, si es del caso;

b) Relación detallada de los créditos entregados como venta y/o cesión de cartera indicando dirección, teléfono del comprador;

c) Listado de créditos cancelados durante la liquidación, indicando si los gravámenes que pesaban sobre las garantías (hipotecas, pignoración, etc.) fueron o no levantadas;

d) Relación de las hojas de vida de los ex funcionarios, entregadas al ministerio al cual se encontraba adscrita la entidad;

e) Copia de la escritura pública, mediante la cual se protocoliza la rendición final de cuentas presentada por el liquidador;

f) Copia de la resolución de terminación de existencia legal expedida por el liquidador;

g) Copia del aviso de publicación, en un diario de amplia circulación nacional, de la resolución por la cual se declara la terminación de la existencia legal de la entidad;

h) Certificado de cámara de comercio en el cual conste la inscripción de la resolución de terminación de existencia legal de la entidad;

i) Copia del formulario mediante el cual se solicita la cancelación del RUT ante la DIAN;

j) Copia del formulario mediante el cual se solicita la cancelación del NIT ante el registro mercantil;

k) Copia de todos los contratos de mandato, administración o fiducia celebrados.

2. Actas de asamblea ordinarias y extraordinarias.

Una vez celebrada la Asamblea de accionistas ordinaria o extraordinaria, el liquidador deberá remitir al Fondo copia del acta respectiva, debidamente suscrita por el presidente y secretario de la misma, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su realización.

IV. Vigencia

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: Esta circular va dirigida a los gerentes liquidadores, liquidadores, contralores y/o revisores fiscales de las entidades financieras en liquidación.

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